Sage ERP X3 I Broszura informacyjna Zwiększanie użyteczności rozwiązań ERP: W jaki sposób intuicyjne rozwiązanie ERP zwiększa produktywność, poprawia zwrot z inwestycji (ROI) oraz pobudza współpracę 1 Sage ERP X3 I Zwiększanie użyteczności rozwiązań ERP:
Spis treści 1. Streszczenie 3 2. Tradycyjne rozwiązanie ERP 4 3. Poprawa doświadczeń użytkowników 5 4. Korzyści 8 5. Wnioski 9 2 Sage ERP X3 I Zwiększanie użyteczności rozwiązań ERP:
1. Streszczenie Rozwiązania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP - Enterprise Resource Planning) zawsze oferowały wszechstronne funkcje umożliwiające zarządzanie danymi operacyjnymi i podnoszenie efektywności przedsiębiorstw. Współczesne firmy zdają sobie sprawę z tego, że systemy ERP są kluczowym narzędziem wspomagającym ich w obsłudze klientów w całym cyklu życia oraz, że mogą one na bieżąco dostarczać dokładnych i aktualnych informacji umożliwiających szybsze podejmowanie trafniejszych decyzji. Nowoczesne rozwiązania ERP oferują takie możliwości, dając także większą łatwość obsługi, co dodatkowo zwiększa ich zalety i przyspiesza zwrot z inwestycji. Najlepsi dostawcy rozwiązań ERP zaspokajają wymagania klientów wzbogacając swoje rozwiązania o szeroką gamę funkcji poprawiających ich efektywność. Niniejszy dokument opisuje wpływ nowoczesnych usprawnień z dziedziny użyteczności, obejmujących wizualne procesy, konsole informacyjne i intuicyjny interfejs użytkownika, ujednolicony wygląd i interakcję, rozbudowane możliwości konfiguracji, architekturę SOA, interfejsy mobilne, integrację z narzędziami ecommerce oraz funkcje do analityki na działalność firm. Rozwiązania ERP, które posiadają takie możliwości, pozwalają skrócić czas szkoleń i wdrożeń, przyczyniając się do przyspieszenia zwrotu z inwestycji i umożliwiając ograniczenie całkowitych kosztów posiadania, zwiększanie produktywności, elastyczności zatrudnienia i wspieranie współpracy. 3 Sage ERP X3 I Zwiększanie użyteczności rozwiązań ERP:
2. Tradycyjne rozwiązania ERP; Zaawansowana funkcjonalność; skomplikowana obsługa Skomplikowana funkcjonalność oferowana przez rozwiązania ERP od zawsze wiązała się z ich znaczną złożonością. Użyteczność rozwiązań ERP ograniczana była przez: Trudną naukę Według czasopisma CFO Magazine (1) 20% użytkowników oprogramowania korporacyjnego uczestniczących w badaniu stwierdziło, że głównym powodem straty czasu była w ich przypadku konieczność opanowania różnych modułów i aplikacji i samo poszukiwanie informacji dotyczących wykonywanych zadań. Użytkownicy wymagali szczegółowego przeszkolenia i nie byli w stanie wykonywać nieznanych im zadań w momencie obejmowania nowych obowiązków lub zastępowania innego pracownika. Często, użytkownicy, nie byli w stanie zrealizować powierzonego im zadania i zwracali się z prośba o pomoc do bardziej doświadczonych użytkowników w ich firmie. Wpływało to na spadek produktywności zarówno użytkowników końcowych, jak i doświadczonych. Nieznajomość terminologii, która pogłębiała trudności w opanowaniu i użytkowaniu rozwiązania. Niepotrzebne informacje na ekranie. Często informacje wyświetlane na ekranie były dla zadań wykonywanych w danym momencie przez nieistotne, co mogło prowadzić do dość dużych nieporozumień, zwłaszcza w przypadku nowych użytkowników. Zadania realizowane na wielu ekranach sprawiały użytkownikom trudności w nawigacji lub nawet w zrozumieniu na jakim etapie danego procesu aktualnie się znajują. Trudności w korzystaniu z systemów pomocy i w zrozumieniu zawartych w nich treści. Złożoność i trudności związane z nawigacją i korzystaniem z aplikacji firmowych były jednymi z głównych barier uniemożliwiających wykorzystanie potencjalnych zalet systemów ERP. W wielu przypadkach uniemożliwiały one również wdrażanie automatyzacji procesów. Obecnie firmy poszukują rozwiązań ERP, które pomogą większej liczbie użytkowników sprawniej i efektywniej wykonywać swoje codzienne zadania związane z wdrażaniem zmian i usprawnień. Firmy myślące strategicznie wymagają, aby rozwiązania ERP pomagały w rozszerzaniu tradycyjnych procesów biznesowych o obsługę pełnego cyklu życia klienta - począwszy od pierwszego kontaktu aż po zapłatę i opiekę po sprzedaży. Aby wesprzeć to nowe podejście, rozwiązania ERP muszą udostępniać pracownikom w całej firmie precyzyjne i aktualne informacje zarówno w łatwo dostępnym formacie jak i łatwiejszej do rozpowszechniania formie. Rozwiązania ERP muszą również pomagać firmom w doskonaleniu umiejętności analizowanie informacji, co sprawi, że podejmowanie decyzji będzie znacznie szybsze, dokładniejsze i trafniejsze. Użytkownicy nie chcą już poświęcać swojego czasu na wnikliwe analizowanie raportów czy na uciążliwą obsługę trudnych zagadnień. (1) ERP Made Easy?, CFO Magazine, February 2009, http://www.cfo.com/article.cfm/13010304 4 Sage ERP X3 I Zwiększanie użyteczności rozwiązań ERP:
3. Poprawa doświadczeń użytkowników Dostawcy nowoczesnych systemów ERP odpowiadają na wymagania użytkowników wprowadzając szeroką gamę możliwości. Przyspiesza to i ułatwia użytkownikom realizowanie procesów biznesowych oraz zdobywanie i analizowanie informacji umożliwiających podejmowanie bardziej merytorycznych i skutecznych decyzji. Możliwości te obejmują: Procesy wizualne Wcześniejsze rozwiązania sprawiały użytkownikom trudności w poruszaniu się po procesach. Nowe wizualne procesy umożliwiają użytkownikom znacznie szybsze zorientowanie się w postępach swojej pracy w ramach całego procesu, poprzez wizualną (graficzną) mapę określonego przepływu zadań (workflow). Użytkownicy w łatwy sposób poznają cały proces i są w stanie błyskawicznie ustalić, w którym jego miejscu się obecnie znajdują oraz jakie kroki muszą wykonać, aby sfinalizować proces. Zamiast przechodzić przez złożone menu, użytkownicy przechodzą bezpośrednio do obszaru z którego chcieliby skorzystać. Po kliknięciu pojawia się odpowiedni ekran. Ekran ten może przedstawiać funkcje ERP, raporty, kwerendy, dane podmiotów zlecających, statystyki lub inne strony procesu. Procesy wizualne znacznie ułatwiają nowym użytkownikom systemu opanowanie i płynne wykonywanie czynności. Procesy predefiniowane dostarczane przez dostawcę rozwiązania ERP ułatwiają początki pracy z tymi przepływami zadań. Niektóre systemy udostępniają również narzędzia graficzne umożliwiające użytkownikom modyfikowanie tych predefiniowanych procesów lub tworzenie nowych, specyficznych dla ich dziedzin działalności, co dodatkowo zwiększa łatwość obsługi. Graficzne konsole Zmodernizowany interfejs użytkownika systemu ERP daje kadrze kierowniczej i menadżerom w całej firmie dostęp do kluczowych wskaźników wydajności (KPI). Są one prezentowane w łatwych do interpretacji formatach elementów tekstowych i graficznych w środowisku konsoli (dashboard). Osoby mało zaznajomione z systemem ERP mogą w prosty sposób uzyskać dostęp do kluczowych informacji poprzez konsolę - co ułatwi udostępnianie i wymianę informacji (współpracę) w całej firmie. Zarówno kadra kierownicza jak i menadżerowie nie muszą już korzystać z arkuszy kalkulacyjnych lub z raportów, często sporządzanych na podstawie danych pochodzących z różnych źródeł w celu wysyłki ich poza system ERP. Mogą oni uzyskać bezpośredni dostęp do informacji, co przyczynia się to do tworzenia pojedynczego źródła aktualnych informacji i co ułatwia podejmowanie szybszych i bardziej trafnych decyzji. Dla przykładu kadra kierownicza i menadżerowie mają dostęp do wysokiej jakości obrazu, prezentujących sytuację w danym czasie z poziomu, z którego mogą przechodzić do szczegółowych raportów źródłowych i uzyskać bliższe informacje. Intuicyjne tekstowe i graficzne konsole informacyjne zapewniają menadżerom i kadrze kierowniczej dostęp do tych informacji bez konieczności uczestniczenia w intensywnych szkoleniach. 5 Sage ERP X3 I Zwiększanie użyteczności rozwiązań ERP:
Analityka biznesowa Podczas, gdy graficzne portale użytkowników i konsole informacyjne udostępniają wysokiej jakości informacje umożliwiające monitorowanie działalności i zarządzanie sytuacjami wyjątkowymi, rozwiązania ERP oferujące zintegrowane narzędzia typu business intelligence pozwalają użytkownikom na przeprowadzanie bardziej szczegółowych analiz. Dzięki zintegrowanym narzędziom do analizy biznesowej, użytkownicy mogą na bieżąco analizować skuteczność swojej firmy i tworzyć przekonujące raporty. Korzystając z techniki przeciągnij i upuść mogą przenosić do raportu dane aktualizowane na bieżąco, w toku codziennej działalności. Systemy z wbudowanymi hurtowniami danych dodatkowo upraszczają czynności konfiguracyjne i utrzymaniowe wykonywane przez administratorów systemów. Jedną z zasad budowy nowoczesnych systemów ERP jest koncepcja mówiąca, że system ERP jest łatwiejszy w obsłudze, jeśli udostępnia on użytkownikom znajomy interfejs, w szczególności interfejs typu przeglądarkowego. Systemy webowe zawierają w sobie wszystkie instrukcje niezbędne do wykorzystania funkcji interfejsu aplikacji. Zasoby w sieci www projektowane są z założeniem dostępu do nich przy użyciu standardowych i przewidywalnych metod, czyli takich struktur nawigacyjnych, jak: przechodzenie do przodu i wstecz, dostęp do historii miejsc pracy użytkownika w aplikacji i pasków wyszukiwania. Inne elementy graficzne, które dodatkowo poprawiają łatwość użycia, to przyciski, komunikaty, elementy graficzne, obrazy oraz ikony. Znajomy, graficzny interfejs znacznie redukuje potrzeby szkoleniowe. Intuicyjne interfejsy użytkownika Nowocześni dostawcy systemów ERP, którzy chcą aby ich interfejsy były intuicyjne, stosują skupione na użytkowniku zasady projektowania. Podczas tworzenia projektów systemów skupionych na użytkowniku, projektanci zwracają szczególną uwagę na potrzeby, chęci i ograniczenia użytkowników końcowych ich produktów w toku całego procesu projektowania. Projektanci nie tylko starają się ustalić, w jaki sposób użytkownicy mogą korzystać z ich produktów, ale również weryfikują swoje założenia korzystając z opinii rzeczywistych użytkowników. Celem jest więc zoptymalizowanie produktu, aby uwzględniał on sposoby, których użytkownicy chcieliby i są zobligowani używać, zamiast zmuszania użytkowników do zmiany stylu pracy i zaadaptowania się do nowego produktu. 6 Sage ERP X3 I Zwiększanie użyteczności rozwiązań ERP:
Ujednolicony wygląd i interakcja Niektórzy dostawcy systemów ERP zwiększają funkcjonalność swoich rozwiązań kupując i integrując dodatkowe, najlepsze w swojej klasie, funkcje i produkty. Rozwiązania takie często mają niespójne i niekonsekwentne interfejsy, co powoduje, że każdy moduł systemu ERP wykorzystuje inne komendy, inne struktury i inną organizację danych i plików. Rozwiązania i dodatki z ujednoliconym interfejsem dla całej aplikacji są dla użytkowników znacznie łatwiejsze do opanowania i do obsługi. Rozwiązanie powinno udostępniać globalną platformę aplikacyjną - na której wszystkie placówki firmy miałyby dostęp do wspólnej funkcjonalności, procesów i danych. Platforma uwzględniałaby różne języki, wymogi prawne i waluty, umożliwiając stosowanie jej w różnych placówkach, krajach i regionach. Rozwiązanie z globalną platformą aplikacyjną ułatwia wykrywanie na bieżąco krytycznych informacji biznesowych, nie zmuszając przy tym użytkowników do oczekiwania aż oddziały ich firmy sporządzą i prześlą im niezbędne informacje. Na przykład, pojedyncze wdrożenie systemu ERP w centrali firmy w Paryżu powinno być w stanie łączyć się z oddziałami firmy na całym świecie i obsługiwać różne waluty, uwzględniając różne zasady prowadzenia działalności i wymogi prawne. Możliwości konfiguracji System, który łatwo się konfiguruje, umożliwiając użytkownikom definiowanie swoich preferencji, włączanie lub wyłączanie różnych funkcji lub zmianę wyglądu i sposobu interakcji z systemem, umożliwia użytkownikom pracę z systemem w sposób, jaki najbardziej im odpowiada, bez konieczności intensywnych przeróbek oprogramowania. Umożliwia on również usuwanie zbędnych informacji z ekranów aplikacji, w celu uniknięcia niejasności. Interfejs mobilny Użytkownicy coraz bardziej potrzebują dostępu do swoich rozwiązań ERP, spoza firmy, np. gdy są w podróży. System ERP, który zapewnia bezpieczne, przeglądarkowe i mobilne konsole informacyjne, ułatwia swoim użytkownikom dostęp do niezbędnych danych, z których mogą korzystać na swoich laptopach lub urządzeniach mobilnych poza biurem. Użytkownicy powinni móc wyszukiwać informacje i korzystać z funkcji aplikacji umożliwiających wykonywanie takich zadań, jak sprawdzanie stanów magazynowych lub składanie zleceń zakupu. Komponent rozbudowujący system ERP o obsługę urządzeń mobilnych pomaga w poszerzaniu bazy o użytkowników niewyspecjalizowanych w obsłudze systemu ERP - co zwiększa elastyczność i poprawia współpracę. Aplikacje ecommerce Wiele organizacji musi zapewnić osobom spoza firmy, jak klientom, partnerom, dostęp do danych z systemów zaplecza. System ERP, który umożliwia obsługę takich danych może również łączyć się z systemami osób spoza firmy, np. z systemami klientów i partnerów poprzez Web Services umożliwiając jego wykorzystanie w e-handlu. Dzięki temu, na przykład, kiedy klient dokonuje zakupu za pośrednictwem systemu ecommerce, system dba o zgodność stanów magazynowych z procesami systemów zaplecza. 7 Sage ERP X3 I Zwiększanie użyteczności rozwiązań ERP:
4. Korzyści Dzięki zastosowaniu rozwiązania ERP zaprojektowanego pod kątem zwiększenie efektywności, firmy mogą osiągać następujące korzyści: Skrócenie czasu szkoleń i wdrożeń przyspieszające zwrot z inwestycji Użytkownicy mogą opanować obsługę systemu, który jest intuicyjny i łatwy, znacznie szybciej, niż byłoby to możliwe w przypadku złożonych i zagmatwanych systemów. Ogranicza to wymagane nakłady na szkolenia oraz czas ich trwania, przyczyniając się do poprawy wskaźników przyjmowania się systemu i poprawy morale pracowników. Ponadto, im użytkownicy szybciej pracują w systemie, tym szybciej system ERP umożliwi zrealizowanie spodziewanych korzyści i tym szybszy nastąpi zwrot z inwestycji. Obniżanie całkowitych kosztów posiadania Łatwy w obsłudze system dla osób z większym doświadczeniem z prośbą o pomoc w wykonywaniu nieznanych do tej pory czynności. To obniża koszty utrzymania/serwisu. Poprawa produktywności Dzięki systemowi ERP, który jest intuicyjny i który umożliwia użytkownikom łatwe poruszanie się po złożonych procesach biznesowych, użytkownicy mogą poświęcić więcej czasu na analizowanie informacji, które pozwolą im na podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych i na wprowadzanie usprawnień w firmie. Proces wizualny powoduje, że użytkownik zastępujący pracownika, będącego np. na urlopie nie musi znać dobrze systemu aby móc go zastąpić. W łatwy sposób i bez konieczności przechodzenia rozbudowanych szkoleń poświęconych modułowi lub procesowi systemu ERP związanemu z nowym zadaniem jest on w stanie wykonywać bezbłędnie powierzone mu zadania. To samo dotyczy użytkowników obejmujących nowe obowiązki. W ten sposób łatwy w obsłudze system zwiększa elastyczność całej firmy. Wzbogacanie współpracy z interesariuszami Kadra kierownicza i menadżerowie mogą korzystać z intuicyjnego interfejsu użytkownika, z konsoli danych i przechodzić na bardziej szczegółowe poziomy informacji uzyskując dostęp do kluczowych danych, zamiast czekać aż ich pracownicy i podwładni prześlą im wymagane raporty. Usprawnia to współpracę i wymianę informacji w całej firmie. Poprawa elastyczności zatrudnienia 8 Sage ERP X3 I Zwiększanie użyteczności rozwiązań ERP:
5. Wnioski Współczesne - myślące strategicznie - firmy oczekują od swoich rozwiązań ERP automatyzacji i wsparcia w procesach decyzyjnych w całym cyklu życia klienta, począwszy od jego zdobycia, po serwis. Nowoczesne rozwiązania ERP uwzględniają potrzeby klientów, oferując szeroki wachlarz funkcji i możliwości, które zwiększają ich efektywność. Firmy, które stosują bardziej intuicyjne rozwiązania ERP, mogą liczyć na skrócenie czasu szkoleń i wdrożeń, co przekłada się na przyspieszenie zwrotu z inwestycji, obniżenie całkowitych kosztów posiadania, zwiększenie produktywności, elastyczności wykorzystania pracowników i usprawnienie współpracy z zainteresowanymi stronami. 9 Sage ERP X3 I Zwiększanie użyteczności rozwiązań ERP:
Sage Sp. z o.o. ul. Kolejowa 5/7 01-217 Warszawa Tel. +48 22 455 58 59, email: x3@sage.com.pl www.sage.com.pl/erp-x3 Informacje o spółce Sage Sage sp. z o.o. jest członkiem grupy the Sage Group plc, wiodącego globalnego dostawcy usług i oprogramowania do zarządzania w biznesie, jednego z 3 największych dostawców rozwiązań ERP na świecie. *Firma Sage z pasją pomaga swoim klientom w realizowaniu ich ambicji. Opracowując nowe rozwiązania i odpowiedzi na potrzeby klientówcały czas zwiększa ofertę swoich programów i usług dla biznesu. Rozwiązania Sage są wykorzystywane w księgowości, działalności operacyjnej, zarządzaniu stosunkami z klientami, zarządzaniu zasobami ludzkimi, do kontroli czasu pracy oraz w instytucjach zajmujących się zarządzaniem aktywami, a także spełniają specyficzne potrzeby sektora budowlanego, dystrybucji, służby zdrowia, produkcji, organizacji typu non-profit oraz sektora obrotu nieruchomościami. Sage sp. z o.o. zatrudnia ponad 300 osób i obsługuje prawie 70 tysięcy klientów z segmentu małych i średnich firm w Polsce. Sage Group plc. została założona w 1981 roku, a już od 1989 roku jest notowana na Londyńskiej Giełdzie Papierów Wartościowych. Na całym świecie w chwili obecnej zatrudnia 13.100 pracowników i obsługuje 6,2 milionów klientów. Więcej informacji można uzyskać na stronach firmy pod adresem: www.sage.com.pl lub telefonicznie, pod numerem +48 22 455 56 00. 2014 Sage Group plc. Wszelkie prawa zastrzeżone. Nazwa Sage, logotypy firmy Sage oraz nazwy produktów i usług firmy Sage tutaj przywołane są zastrzeżonymi znakami towarowymi lub zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Sage Group Inc. lub jej spółek zależnych. Wszelkie inne znaki towarowe należą do konkretnych właścicieli. Prawa do zdjęć: K. Harrison - CA-inspire_02_MME_07-14