Nr postępowania 3/POKL/7.2.2-PIIES2 Specyfikacja zapytania ofertowego CZĘŚĆ 1 INFORMACJE OGÓLNE I. Informacje o zamawiającym 1. Zamawiający: Związek Młodzieży Wiejskiej 2. Siedziba: ul. Nowy świat 19 lok. 17, 00-029 Warszawa 3. NIP: 525-19-16-873 4. REGON: 000866930 5. E-mail: zkzmw@zmw.pl; magdalena.misiaszek@zmw.pl 6. Strona internetowa: www.zmw.pl; 7. Telefon: +48 22 826 11 68 8. Fax: +48 22 826 44 55 II. Oferty częściowe, wariantowe, zamówienia uzupełniające. 1. Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 3. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających. III. Sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami. 1. Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są: a) Magdalena Misiaszek koordynator projektu: +48 694 492 974, 2. Wykonawcy mogą porozumiewać się z Zamawiającym w dni robocze w godzinach 9.00 17.00. 3. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub osobiście za potwierdzeniem odbioru. 4. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania CZĘŚĆ 2 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA REALIZATOR: ZWIĄZEK MŁODZIEŻY WIEJSKIEJ 00-029 WARSZAWA UL. NOWY ŚWIAT 19 LOK. 17 TEL. (0-22) 826-11-68, FAX (0-22) 826 44 55 www.zmw.pl; e-mail: zkzmw@zmw.pl BIURO PROJEKTU: INKUBATOR EKONOMII SPOŁECZNEJ 18-106 TUROŚŃ KOŚCIELNA, UL. BIAŁOSTOCKA 5, TEL. (085) 715 21 84
IV. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem postępowania jest wybór wykonawcy usługi polegającej na udzieleniu doradztwa księgowego (organizowanego w sposób stacjonarny), w ramach współpracy z Inkubatorem Ekonomii Społecznej Związku Młodzieży Wiejskiej funkcjonującym w miejscowości Augustów. Wsparcie eksperta skierowane do osób prawnych wymienionych w art. 4 ust. 2 pkt. 2 i 3 ustawy z dnia 27 kwietnia 2006r. o spółdzielniach socjalnych (m.in. organizacje pozarządowe w rozumieniu przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie lub jednostki samorządu terytorialnego, kościelne osoby prawne) w ramach projektu: Podlaskie Inkubatory Inicjatyw Ekonomii Społecznej 2, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej e ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. V. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. 1. Świadczenie usług doradztwa księgowego dla podmiotów Ekonomii Społecznej w otwartym punkcie doradczym. 2. Punkt zlokalizowany będzie 1 dzień w tygodniu w Augustowie, ul. Rynek Zygmunta Augusta 22, 16 300 Augustów. Doradca ma być dostępny w punkcie doradczym 2 godziny tygodniowo przez 10 tygodni, tj. 20 godzin. 3. Rozliczanie będzie następowało w trybie kwartalnym. 4. Spotkania doradcze będą realizowane oraz rozliczane w cyklach godzinnych (60 minut pracy eksperta). 5. Ekspert zatrudniony przez zamawiającego w celu realizacji zadania zobowiązuje się do jego wykonania w terminach ustalonych we współpracy z pracownikiem Inkubatora Ekonomi Społecznej w Augustowie, według ustalonego harmonogramu obejmującego ilość godzin doradczych do przeprowadzenia w ramach danego kwartału. 6. Szczegółowa tematyka prowadzonego doradztwa obejmuję m.in.: a) Doradztwo dotyczące podstaw rachunkowości podmiotów ekonomii społecznej b) Porady dotyczące ogólnych zasad rozliczania dotacji c) Wsparcie dotyczące aspektów finansowych funkcjonowania podmiotów ekonomii społecznej d) Koordynowanie działań i prowadzenie konsultacji przy pozyskiwaniu funduszy krajowych oraz europejskich przeznaczonych na realizację zadań statutowych Strona 2
podmiotów ekonomii społecznej e) Koordynowanie działań i prowadzenie konsultacji w zakresie przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów ze środków europejskich i krajowych; f) Wsparcie doradcze w zakresie oszacowania możliwości oraz kierunków pozyskiwania środków ze źródeł zewnętrznych; g) Wsparcie doradcze i prowadzenie konsultacji w zakresie realizacji sprawozdawczości dotyczącej realizacji projektów; h) Doradztwo w poszukiwaniu źródeł finansowania projektów organizacji pozarządowych (środki krajowe, środki unijne, programy Unii Europejskiej i inne); i) Konsultacje założeń projektowych (cele, działania, rezultaty, harmonogram, budżet); j) Doradztwo finansowe z zakresu sporządzania list płac; k) Doradztwo finansowe w zakresie przygotowywania biznes planów l) Ogólne doradztwo finansowo księgowe. VI. Termin wykonania zamówienia: 1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: w przedziale czasowym od 07 maja do 31 grudnia CZĘŚĆ 3 OFERTA VII. Sposób przygotowania oferty. Przygotowując ofertę oferent winien zastosować się do niniejszych wymogów: 1. Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymaganiami niniejszej Specyfikacji (formularz ofertowy musi być zgodny w treści ze wzorem formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej Specyfikacji). 2. Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. 3. Oferta musi być sporządzona w formie pisemnej z własnoręcznym podpisem osoby upoważnionej. 4. Miejsca naniesienia ewentualnych poprawek w treści oferty i przesłanych załączników muszą być podpisane przez osobę podpisująca ofertę. Strona 3
5. Ofertę należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie lub innym zabezpieczonym opakowaniu, które bez konieczności uszkodzenia zabezpieczenia lub koperty, uniemożliwi zapoznanie się z treścią oferty przed upływem terminu jej otwarcia. Na kopercie lub innym opakowaniu powinny być umieszczone w sposób widoczny następujące informację: a. Nazwa i adres zamawiającego: Związek Młodzieży Wiejskiej, ul. Nowy Świat 19, lok. 17, 00-029 Warszawa b. Dopisek: Oferta dotycząca realizacji usługi doradztwa z zakresu księgowości, w ramach działalności Inkubatora Ekonomii Społecznej w Augustowie. 6. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za przedwczesne otwarcie oferty, jeżeli koperta lub inne opakowanie nie będą trwale zabezpieczone przed przypadkowym ich otwarciem lub niewłaściwie oznakowane. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo, przed upływem terminu do składania ofert, do ewentualnej zmiany lub wycofania niniejszego zapytania ofertowego. 8. Oferent może zastrzec, że załączone do oferty dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. Nr 47, poz.2011 z późn. zm.) nie mogą być udostępnione innym uczestnikom postępowania. Zastrzeżone dokumenty powinny być załączone do końca oferty i opatrzone napisem następującej treści: Informacja stanowiąca tajemnicę przedsiębiorstwa. 9. Wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i złożeniem oferty ponosi oferent. VIII. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert. 1. Termin składania ofert upływa 30 kwietnia 2012 o godzinie 15.00 Decyduje data wpływu. 2. Oferty należy składać w siedzibie zamawiającego przy ul. Nowy Świat 19 lok. 17 w Warszawie osobiście lub na poniższy adres pocztowy: Związek Młodzieży Wiejskiej Ul. Nowy Świat 19, lok. 17, Strona 4
00 029 Warszawa 3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 30 kwietnia 2012r o godzinie 16.00, w siedzibie zamawiającego. 4. Oferty zostaną otwarte w kolejności, w jakiej zostały złożone u zamawiającego. 5. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za brak dotrzymania terminu wymienionego w pkt VIII. 1 dotyczącego dostarczenia ofert wysłanych za pośrednictwem poczty lub kuriera. IX. Termin związania z ofertą. 1. Zamawiający jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. CZĘŚĆ 4 WYBÓR OFERTY PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO X. Opis kryteriów i sposobu oceny ofert. Do oferty należy załączyć: 1. Dokument potwierdzający status prawny podmiotu ( w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą) 2. CV doradcy wraz z następującą klauzulą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych: Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997r., Dz. Ust. nr 133, poz. 883, wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb projektu pt. Podlaskie Inkubatory Inicjatyw Ekonomii Społecznej 2 realizowanego w ramach poddziałania 7.2.2. Administratorem danych osobowych w rozumieniu ww. ustawy będzie Związek Młodzieży Wiejskiej. 3. Dokumenty potwierdzające posiadane uprawnienia 4. Formularz ofertowy zgodnie z załącznikiem nr 1 5. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych zgodnie z załącznikiem nr 2 Nie dołączenie do ofert ww. dokumentów będzie podstawa do odrzucenia oferty. Wymogi dotyczące kwalifikacji doradcy księgowego: Strona 5
1. Wykształcenie wyższe i/lub uprawnienia do wykonania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 76a ust.4 Ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2009 nr 152 poz. 1223), czyli: Osoby posiadające certyfikat księgowy lub Osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub Osoby wpisane na listę doradców podatkowych Doradztwo powinno być wykonywane osobiście w przypadku powstania przeszkód w osobistym wykonaniu zlecenia Wykonawca za uprzednią zgoda zamawiającego może powierzyć zastępstwo osobie o kwalifikacjach nie niższych niż posiadane przez Wykonawcę i w ramach wynagrodzenia określonego umową cywilnoprawną. Kryterium oceny ofert: 1. Pierwszym kryterium oceny nadesłanych ofert jest jasna cena waga 75% 2. Na potrzeby dokonania oceny nadesłanych ofert zostaną zestawione ze sobą jednostkowe ceny brutto realizacji usługi doradczej przeprowadzonej w trakcie 1 godziny. 3. Oferta zawierająca najniższą cenę brutto zostanie uznana za najkorzystniejszą. 4. W kryterium cena maksymalna liczbę punktów (75) otrzyma oferta zawierającą najniższą cenę. Liczba punktów dla każdej następnej oferty zostanie obliczona w następujący sposób: Cena najniższa Liczba punktów = -------------------------------------- x 75 Cena oferty ocenionej 5. Drugim kryterium jest doświadczenie zawodowe w pracy w Podmiotach Ekonomii Społecznej maksymalnie 25% 6. W kryterium Doświadczenie maksymalnie można uzyskać 25 pkt: Brak doświadczenia 0 pkt Do roku 5 pkt Do 1-2 lat 10 pkt. Powyżej 2 lat do 3 lata 15 pkt. Strona 6
Powyżej 3 lat do 5 lat 20 pkt. Powyżej 5 lat 25 pkt. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji przedstawionych w ofercie informacji. Zamówienie zostanie udzielone na realizację doradztwa przez oferenta, który zdobył największą liczbę punktów. XI. Opis sposobu obliczania ceny. 1. Oferent jest zobowiązany wskazać cenę oferty z uwzględnieniem warunków zawartych w niniejszej Specyfikacji zapytania ofertowego. 2. Wszystkie ceny podane w formularzu ofertowym powinny być prezentowane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. Wszelkie rozliczenia będą prowadzone wyłącznie w walucie polskiej. 4. Wskazana cena musi być ceną brutto. XII. Tryb ogłoszenia wyników i zawarcia umowy. 1. Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, który zdobył największą liczbę punktów. 2. Przed terminem upływu związania z ofertą Zamawiający powiadomi mailem lub faksem Oferenta o przyznaniu mu zamówienia. W powiadomieniu zostanie podany termin zawarcia umowy oraz cena. 3. O wyniku Zawiadamiający powiadomi niezwłocznie mailem lub faksem wszystkich oferentów, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia. UWAGA!! Zamawiający zastrzega sobie prawo ponownego wszczęcia postępowania ofertowego, w przypadku, gdy oferta z najniższą ceną przewyższa cenę dostępną w budżecie projektu. Załączniki: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych Załącznik nr 1 do Specyfikacji zapytania ofertowego nr 3/POKL/7.2.2-PIIES2 FORMULARZ OFERTOWY Strona 7
Imię i nazwisko oferenta/nazwa Firmy Adres oferenta. Adres do korespondencji. Nr. Telefonu/faksu Adres e-mail. Skierowany do Związek Młodzieży Wiejskiej Ul. Nowy Świat 19, lok. 17. 00 029 Warszawa Niniejszym, składając ofertę dotyczącą realizacji usługi doradztwa w ramach działalności Inkubatora Ekonomii Społecznej w miejscowości Augustów, funkcjonującego w ramach projektu: Podlaskie Inkubatory Inicjatyw Ekonomii Społecznej 2 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, oświadczam, że: 1. Zapoznałem/łam się z treścią Specyfikacji zapytania ofertowego oraz załącznikami do niej, akceptuje jej treść i nie wnoszę żadnych zastrzeżeń. 2. Potwierdzam, iż posiadam niezbędne kwalifikację uzasadniające mój udział w postępowaniu i w przypadku akceptacji mojej oferty, jestem zainteresowany/a prowadzeniem doradztwa dla osób prawnych wymienionych w art. 4 ust. 2 pkt. 2 i 3 ustawy z dnia 27 kwietnia 2006r. o spółdzielniach socjalnych (m.in. organizacje pozarządowe w rozumieniu przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie lub jednostki samorządu terytorialnego, kościelne osoby prawne) 3. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę jednostkową.. zł. brutto 1 za godzinę doradztwa (60 minut pracy eksperta) 4. Doświadczenie zawodowe w pracy w Podmiotach Ekonomii Społecznej: Brak doświadczenia 1 Cena brutto podana przez oferenta obejmuję całkowity koszt ponoszony przez Zamawiającego: 1. W przypadku osób fizycznych - cena netto powiększona o podatek dochodowy pracownika oraz składki ZUS pracownika i ewentualnie pracodawcy 2. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą o podatek VAT` Strona 8
Do roku Do 1-2 lat Powyżej 2 lat do 3 lat Powyżej 3 lat do 5 lat Powyżej 5 lat Oświadczam, iż moje doświadczenie zawodowe w Podmiotach Ekonomii Społecznej miało następujący przebieg 2 : (podpis Oferenta) Przebieg doświadczenia zawodowego: Termin Do kogo skierowane było Liczba osób, które Liczba przeprowadzonego doradztwo skorzystały z doradztwa przeprowadzonych doradztwa godzin doradztwa Potwierdzam prawdziwość informacji zawartych w niniejszej ofercie i zobowiązuję się do przedstawienia dokumentów je potwierdzających na żądanie zamawiającego. 2 Należy wymienić okres oraz miejsce zatrudnienia Strona 9
.. (data i podpis Oferenta) Wymagane załączniki, które należy obowiązkowo załączyć do niniejszego formularza ofertowego: 1. CV doradcy 2. Dokumenty potwierdzające posiadane uprawnienia (certyfikaty, zaświadczenia, itp.) Liczba załączników 3. Dokument potwierdzający status prawny podmiotu (w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą) Załącznik nr 2 do Specyfikacji zapytania ofertowego nr 3/POKL/7.2.2-PIIES2 Strona 10
Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych Imię i nazwisko oferenta/nazwa Firmy.. Adres oferenta. Adres do korespondencji. świadomy/a odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 233 1 kodeksu karnego przewidującego karę pozbawienia wolności do lat 3 za składanie fałszywych zeznań Oświadczam Iż, brak jest powiązań z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: Uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej Posiadanie udziałów, co najmniej 10% akcji Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli....... (miejscowość, data) (czytelny podpis oferenta/osób upoważnionych) Strona 11