Kontrole systemu zarządzania i kontroli ZPORR

Kontrole systemu zarządzania i kontroli ZPORR 1

Podstawa prawna kontroli art. 4 rozporządzenia Komisji (WE) nr 438/2001 art. 50 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o Narodowym Planie Rozwoju Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń 2

Cele kontroli z art. 4 rozporządzenia 438/2001 (1) Za zapewnienie właściwie działającego systemu zarządzania odpowiedzialna jest Instytucja Zarządzająca ZPORR. Aby uzyskać to zapewnienie, zgodnie z art. 7 Rozporządzenia Rady (WE) nr 438/2001, Instytucja Zarządzająca ZPORR kontroluje prawidłowość działania systemu zarządzania i kontroli poprzez: akceptację podręczników procedur wewnętrznych Instytucji Pośredniczących, weryfikację rocznych planów kontroli Instytucji Pośredniczących, kontrolę stosowania wewnętrznych procedur oraz istnienia systemów zarządzania i kontroli na miejscu, weryfikację i poświadczanie wniosków o płatność, przedstawianie rekomendacji dot. usprawniania systemu na podstawie informacji o wszelkich kontrolach/audytach przeprowadzonych w instytucjach zaangażowanych we wdrażanie ZPORR, weryfikację sprawozdań i monitoring, weryfikację wyników audytu i kontroli innych instytucji przeprowadzanych w instytucjach zajmujących się wdrażaniem ZPORR. 3

Cele kontroli z art. 4 rozporządzenia 438/2001 (2) Kontrole systemu zarządzania i kontroli mają na celu uzyskanie uzasadnionej pewności, że system zarządzania i kontroli ZPORR funkcjonuje prawidłowo, efektywnie i zgodnie z prawem. Kontrola systemu zarządzania i kontroli ocenia przede wszystkim stopień współpracy instytucji zaangażowanych we wdrażanie ZPORR na poziomie regionu, przede wszystkim w zakresie wymiany informacji na temat m.in. nowych wytycznych i ich interpretacji. 4

Cele kontroli z art. 4 rozporządzenia 438/2001 (3) W zakresie kontroli projektów, kontrola pomocy dotyczy sprawdzenia: faktycznego dostarczenia współfinansowanych produktów i usług; faktycznie poniesionych wydatków (wnioski o płatność); zgodności realizowanej pomocy z warunkami decyzji Komisji o finansowaniu z funduszy strukturalnych, o której mowa w art. 28 Rozporządzenia 1260/1999; zgodności realizowanej pomocy z przepisami krajowymi i wspólnotowymi. Artykuł 4 rozporządzenia Komisji nr 438/2001 przewiduje w szczególności wymóg udowodnienia funkcjonowania projektu lub wymóg wizyt monitorujących na miejscu. W kontroli projektów istotna jest kontrola dowodów istnienia, czyli upewnienie się czy dany projekt istnieje i czy są akta umożliwiające weryfikację informacji zawartych we wniosku o dofinansowanie, wnioskach o płatność i sprawozdaniach z realizacji projektu. 5

Art. 4 IZ Kontrola systemu Zarządzania i kontroli w UW, UM, WUP, RIF + 1 projekt z EFRR i 1 projekt z EFS Art. 4 system I Poś Kontrola systemu zarządzania i kontroli w UM, WUP, RIF + próba projektów 5% z P II i Dz. 3.4 na miejscu realizacji oraz Kontrola projektów z P I i III (bez Dz. 3.4) Art. 4 system i projekty IW Kontrola projektów (PII i Dz. 3.4) Art. 4 projekty 6

Instytucje kontrolowane przez IZ ZPORR Instytucja Zarządzająca przeprowadzi przynajmniej jedną kontrolę systemu zarządzania i kontroli w województwie w latach 2004-2008. Kontrola systemu zarządzania i kontroli przeprowadzana przez IZ ZPORR obejmuje: Urząd Marszałkowski - pełniący rolę instytucji uczestniczącej we wdrażaniu komponentu regionalnego ZPORR Instytucja Pośrednicząca Instytucja Wdrażająca (co najmniej jedna) Wybrany projekt na miejscu realizacji (EFRR) Wybrany projekt na miejscu realizacji (EFS) 7

Metodologia przeprowadzania kontroli przez IZ Kontrola na poziomie Programu jest wykonywana przez Instytucję Zarządzającą ZPORR zgodnie z rocznym planem kontroli na dany rok kalendarzowy. Instytucja Zarządzająca ZPORR w ramach kontroli systemu zarządzania i kontroli tworząc plan kontroli wybiera województwa zgodnie z analizą ryzyka. Przed kontrolą wybierane jest co najmniej jedno działanie, w ramach którego dobiera się próbę projektów, na podstawie której dokonuje się sprawdzenia stosowania procedur i wytycznych IZ ZPORR. 8

Metodologia wyboru działania do kontroli stosowania procedur przez kontrolowane instytucje. Analiza ryzyka do W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności możliwa jest zmiana lub dodanie kategorii ryzyka do wyboru działania do kontroli w województwie. Jeśli wskutek wywiadów oraz analizy na próbie dokumentacji zostanie sprawozdaniach z realizacji, umowach lub aneksach). Koncentracja na Instytucja Zarządzająca ZPORR wybiera co najmniej jedno działanie, w ramach którego dobiera próbę projektów, na podstawie której dokonuje sprawdzenia wyboru działania uwzględnia między innymi następujące kategorie: płatności w odniesieniu do poziomu alokacji, podpisane umowy jako % alokacji, ilość nieprawidłowości, zawartość i realizacja rocznego planu kontroli, przeprowadzone zadania audytowe, typ beneficjentów ostatecznych. stwierdzone odchylenie od stosowanych procedur, możliwe jest skupienie się na pewnym określonym wycinku próby (wnioskach o płatność, pewnym rodzaju dokumentów wynikać będzie z obszarów ryzyka, określonych przed rozpoczęciem kontroli. 9

Metodologia wyboru próby projektów do kontroli na dokumentach oraz na miejscu (1) W celu zapewnienia wszechstronności procesu kontroli sytemu zarządzania i Projekty do kontroli w ramach systemu zarządzania i kontroli mogą być dobrane na podstawie: analizy ryzyka, osądu profesjonalnego, losowego wyboru. kontroli przyjmuje się zasadę wyboru różnorodnych projektów tj. - projekty odrzucone na etapie oceny formalnej, - projekty odrzucone na etapie oceny merytorycznej/ merytoryczno technicznej, - projekty realizowane, - projekty zakończone. W ramach próby projektów realizowanych uwzględnia się projekty skontrolowane przez instytucję pośredniczącą/wdrażającą, by sprawdzić proces przeprowadzania kontroli i informowania o nieprawidłowościach zgodnie z kompetencjami. 10

Analizy ryzyka do wyboru projektów do kontroli (1) Analiza ryzyka dotycząca wyboru projektów powinna uwzględniać fakt, iż projekty oceniane jako ryzykowne pod względem finansowym lub realizacyjnym muszą być weryfikowane i/lub kontrolowane w każdym przypadku tak, aby można było przystąpić do działań korygujących albo dokonać zwrotów udzielonego wsparcia w trakcie realizacji projektu. Za projekty, które powinny podlegać kontroli (projekty ryzykowne pod względem finansowym lub realizacyjnym) należy uważać projekty: o znacznej wartości, w ramach których składane wnioski o płatność zawierają błędy, niejasności i braki, w ramach których przedstawiane przez beneficjentów faktury są źle opisane i nie ma powiązań pomiędzy kwotami zawartymi w zestawieniu we wniosku, a kwotami w dokumentach finansowych załączonych do wniosku bądź, gdy faktury wystawiane są na okrągłe kwoty, które realizowane są przez nowopowstałe organizacje pozarządowe lub nowo powstałe jednostki nie mające doświadczenia w wykorzystywaniu środków UE, które uzyskały stosunkowo niską ilość punktów podczas procesu wyboru projektu przez Komisję Oceny Projektów/PE 11

Analizy ryzyka do wyboru projektów do kontroli (2) które realizowane są przez beneficjenta, u którego wykryto nieprawidłowości we wcześniejszych projektach, w ramach których realizowana jest pomoc publiczna, w ramach których dokonuje się zakupu sprzętu, w ramach których są realizowane nie zaplanowane działania, inne ocenione jako ryzykowne przez Instytucję Pośredniczącą/Wdrażającą. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w trakcie kontroli na próbie projektów, kontrola na próbie projektów w określonym Działaniu powinna zostać pogłębiona. 12

Realizacja planu kontroli IZ ZPORR Plan kontroli IZ na 2006 rok został zrealizowany. Przeprowadzono 7 założonych kontroli systemu zarządzania i kontroli. Od początku istnienia Wydziału Kontroli DRR (06.05.2005r.), przeprowadzono 15 kontroli systemu zarządzania i kontroli ZPORR. Z realizacji planu kontroli sporządza się sprawozdania. Sprawozdania z realizacji planu kontroli stanowią załącznik do sprawozdania z realizacji programu w województwie oraz sprawozdania z realizacji ZPORR. W I kwartale 2007 roku IZ ZPORR przeprowadziła cykl kontroli ad hoc projektów szkoleniowych w ramach EFS. 13

Zakres przedmiotowy kontroli (1) Kontrola systemu zarządzania i kontroli przeprowadzana przez Instytucję Zarządzającą skupia się przede wszystkim na sprawdzeniu minimum, które stanowi: stosowanie obowiązujących procedur związanych z wyborem projektów i podpisywaniem umów o dofinansowanie, wywiązywanie się z nałożonych dokumentami programowymi oraz zawartymi umowami i porozumieniami obowiązków związanych ze sprawozdawczością oraz prowadzeniem weryfikacji wydatków i kontroli na miejscu, weryfikacja wydatków w formie kontroli na dokumentach oraz kontroli na miejscu fizycznej realizacji projektu. 14

Zakres przedmiotowy kontroli (2) Ponadto kontrola systemu zarządzania i kontroli obejmuje : przygotowanie do wdrażania ZPORR, procedury wewnętrzne (zmiany Podręcznika procedur), stanowisko ds. audytu wewnętrznego, kontrole zewnętrzne (w kontekście ZPORR), realizację zadań z zakresu informacji i promocji, proces oceny i wyboru projektów (ocena formalna, PE, KOP, RKS, ZW), proces podpisywania, aneksowania i rozwiązywania umów o dofinansowanie, proces przyjmowania i weryfikacji zabezpieczeń, proces weryfikacji i potwierdzania wniosków o płatność, realizację obowiązków w zakresie monitorowania i sprawozdawczości, przeprowadzanie kontroli przez instytucje zaangażowane we wdrażanie ZPORR, system informowania o nieprawidłowościach, przestrzeganie polityk wspólnotowych. 15

Wnioski z kontroli 1. Kontrola systemu zarządzania i kontroli ocenia przede wszystkim stopień współpracy instytucji zaangażowanych we wdrażanie ZPORR na poziomie regionu, przede wszystkim w zakresie: wymiany informacji nt. nowych wytycznych i interpretacji, naboru, oceny i wyboru projektów przez Marszałka i ich weryfikacji formalno-prawnej przez Wojewodę; podpisywania, aneksowania i rozwiązywania umów o dofinansowanie, przyjmowania i weryfikacji zabezpieczeń, monitorowania projektów pod kątem produktów i rezultatów Programu, sprawozdawczości z realizacji na każdym poziomie, weryfikacji wniosków o płatność, wykrywania i usuwania nieprawidłowości, tworzenia i stosowania procedur, realizacji polityk horyzontalnych (m.in. zmówienia publiczne, archiwizacja, informacja i promocja) oraz szeroko rozumiany kontakt z beneficjentem i informowanie opinii publicznej. 2. Na gruncie zebranych wyników kontroli można powiedzieć, że systemy zarządzania i kontroli istnieją. Jednakże o ich sprawności zawsze świadczy wzajemna współpraca i zarządzanie procesami pomiędzy poziomem wdrażania a poziomem zarządzania. 16

Kontrola projektów (1) Instytucje wykonujące kontrole projektów: Instytucja Pośrednicząca (P I i III, bez Działania 3.4) oraz Instytucje Wdrażające (P II, bez Działania 2.2) kontrola na miejscu realizacji projektu przeprowadzana jest co do zasady co najmniej raz, w trakcie życia lub na zakończenie realizacji projektu. Na podstawie obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie zasadą jest przeprowadzanie kontroli na miejscu na zakończenie realizacji projektów, jednak możliwe jest przeprowadzenie kontroli na miejscu w trakcie realizacji projektu, a kontroli na zakończenie na dokumentach (zarówno paragraf12a ust. 2, jak i paragraf 13 ust. 2 rozporządzenia z dnia 22 września 2004r. pozostawiają możliwość takiego wyboru). Instytucja Zarządzająca ZPORR zaleca przeprowadzanie kontroli na takim etapie realizacji projektu, aby możliwe było zapobieganie nieprawidłowym wydatkom w celu uniknięcia zawrotów z odsetkami. 17

Kontrola projektów (2) - Instytucja Pośrednicząca (P II i Działanie 3.4) kontrola próby projektów w ramach kontroli systemu zarządzania i kontroli jako element wewnętrznej kontroli systemu. Próba projektów stanowi przynajmniej 5% wartości projektów w ramach kontrolowanego działania. Jeśli kontrola obejmuje kilka działań, próbę 5% wybiera się z każdego działania osobno. Próby 5% projektów nie należy mylić z próbą 5 % wydatków, będących przedmiotem kontroli II-ego stopnia (tzw. kontrola pogłębiona wykonywana przez urzędy kontroli skarbowej). Projekty do kontroli można dobrać na podstawie: analizy ryzyka, osądu profesjonalnego, losowego wyboru. 18

Kontrola projektów (3) W trakcie kontroli na miejscu osoby kontrolujące zobowiązane są do: obiektywnego ustalenia stanu zaawansowania projektu pod względem rzeczowym i finansowym; potwierdzenia zgodności faktycznej realizacji projektu z zapisami umowy o dofinansowanie projektu; skontrolowania prawdziwości i prawidłowości poniesionych wydatków i wywiązywania się przez Beneficjenta z nałożonych na niego obowiązków umową o dofinansowanie projektu oraz stosowania obowiązujących przepisów prawa. Kontrola na miejscu służy upewnieniu się, czy projekt rzeczywiście funkcjonuje, czy następuje postęp w jego realizacji zgodnie z przedłożonymi wnioskami o płatność i czy jego wyniki, przedstawiane przez wnioskodawcę w sprawozdaniach, są autentyczne. Kontrola na miejscu służy uzyskaniu uzasadnionej pewności prawidłowości realizacji projektu zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu, przed dokonaniem płatności końcowej na rzecz Beneficjenta. 19

Monitorowanie projektów Monitorowanie projektów jest nieodłącznym składnikiem efektywnego zarządzania Zintegrowanym Programem, a wraz z nim funduszami strukturalnymi. Właściwie prowadzone procesy monitorowania projektów mogą znacznie zwiększyć wyniki realizowanego projektu, a w dalszym rozrachunku całego programu. Przeprowadzanie wizyt monitorujących jest pomocne do stwierdzania istnienia solidnych systemów zarządzania i kontroli, jak również umożliwia: zebranie bardziej szczegółowych danych niż dane dostępne w składanych sprawozdaniach z realizacji projektu; przeprowadzanie kontroli postępu prac w porównaniu z założonymi celami oraz sprawdzenie czy Beneficjent przedstawia poprawne i prawdziwe informacje. Należy przy tym zaznaczyć, że ciężar dostarczenia podstawowych informacji spoczywa na wnioskodawcy. 20

Zmiany dotyczące kontroli (1) Zgodnie z zatwierdzonym dnia 25 stycznia 2007r. Rocznym planem kontroli Instytucji Zarządzającej ZPORR na 2007r., IZ ZPORR przygotowała analizę ryzyka dla poszczególnych Działań w ramach ZPORR, w celu określenia zagrożenia danego Działania w skali kraju oraz minimalnej ilości koniecznych do przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektów w ramach poszczególnych Działań ZPORR. 1. W ramach Priorytetu 1 i 3 (bez Działania 3.4) Instytucja Zarządzająca ZPORR zaleca kontrolę co najmniej: - 100% projektów w przypadku Działania 1.6, - 60% projektów w przypadku Działania 1.1; 1.4; 1.5; 3.2; 3.3; 3.5. - 100% projektów w przypadku Działania 1.2; 1.3; 3.1 2. W ramach Priorytetu II i Działania 3.4 Instytucja Zarządzająca ZPORR zaleca kontrolę co najmniej: - 100% projektów w przypadku Działania 2.4, - 60% projektów w przypadku Działania 2.3; 2.5; 2.6. - 100% projektów w przypadku Działania 2.1; 3.4. 21

Zmiany dotyczące kontroli (2) Instytucja Pośrednicząca/ Wdrażająca ma możliwość przeprowadzania kontroli na miejscu 100% projektów. Kontrole powinny być przeprowadzane w każdym przypadku, jeśli zachodzi podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości w realizowanym projekcie. Kontrola na próbie projektów zawsze musi być poprzedzona sporządzeniem przez Instytucję Pośredniczącą/ Wdrażającą analizy ryzyka do wyboru projektów. Analiza ryzyka oraz dokumentacją z nią związana powinna być przechowywana przez instytucję i podlegać będzie kontroli systemu zarządzania i kontroli ZPORR. 22

Kontrola wydatków - Instytucje Wdrażające (w przypadku P II i Dz. 3.4) oraz Instytucje Pośredniczące (w przypadku P I i III) kontrolują 100% wydatków w ramach realizowanych przez Beneficjentów projektów na dokumentach, - Podczas kontroli projektu na miejscu jego realizacji (przez każdą z instytucji) wybierana jest próba wydatków z ostatnich wniosków o płatność, w celu prześledzenia zapisu transakcji dot. wybranych pozycji. Do sprawdzenia ścieżki w zakresie 10% wydatków z każdej określonej kategorii wydatków, wykorzystuje się listę sprawdzającą stanowiącą załącznik do Wytycznych do kontroli z art. 4. 23

Kontrola trwałości (1) Zgodnie z art. 30 Rozporządzenia Rady nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999r. ustanawiającym przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych, Działanie zachowuje wkład z funduszy tylko wtedy, jeśli w czasie 5 lat od momentu podpisania umowy dofinansowania projektu ze środków unijnych nie wystąpi w nim znacząca modyfikacja: wpływająca na jego charakter lub warunki jego wykonania lub przyznająca firmie lub instytucji publicznej niezależne korzyści, oraz wynikająca albo ze zmiany charakteru własności danej pozycji infrastruktury albo zaprzestania lub zmiany lokalizacji działalności produkcyjnej. W przypadku wystąpienia modyfikacji stosuje się art. 39 ww. rozporządzenia korekty finansowe, czego konsekwencją może być m.in: obniżenie wypłat na rachunek organu wpłacającego, dokonanie wymaganych korekt finansowych poprzez anulowanie całości lub części wkładu funduszy dla danej pomocy. 24

Kontrola trwałości (2) Biorąc pod uwagę fakt, iż ostateczne zamknięcie pomocy w ramach funduszy strukturalnych nastąpi 31 grudnia 2008r. niezbędne jest podjęcie kroków w celu zapewnienia ciągłości wykonywanych kontroli w zakresie trwałości projektów. Pierwszym etapem jeszcze przed rozpoczęciem czynności kontrolnych jest zweryfikowanie zobowiązań beneficjenta dotyczących finansowania i zarządzania projektem po zakończeniu okresu realizacji. W tym celu można posłużyć się badaniami ankietowymi pocztowymi. Do wszystkich Beneficjentów z każdego Działania należy rozesłać ankietę, na podstawie której będzie można określić, czy została zachowana trwałość projektu. Kolejnym krokiem po wyborze projektu do kontroli jest zbadanie, czy projekt w trakcie życia został poddany kontroli na miejscu. Jeśli projekt został przynajmniej raz poddany kontroli na miejscu, wówczas kontrola przybiera charakter wizyty monitorującej. W przypadku, kiedy projekt nie został skontrolowany na miejscu realizacji w trakcie realizacji projektu, a został wybrany w wyniku badania ankietowego, wówczas kontrola przybiera charakter kontroli na miejscu opartej o art. 4 rozporządzenia 438/2001. Ze względu na zróżnicowany charakter realizowanych projektów Instytucja Zarządzająca proponuje, aby Instytucje Wdrażające i Instytucje Pośredniczące dokonały kontroli trwałości projektu na próbie projektów. 25

Kontrola zamówień publicznych Szczególnie istotną rolę w procesie kontroli projektów odgrywa kontrola przestrzegania przez beneficjentów ZPORR przepisów prawa zamówień publicznych. W związku z powyższym Instytucja Zarządzająca wydała Wytyczne Instytucji Zarządzającej ZPORR w zakresie kontroli stosowania przepisów dotyczących zamówień publicznych przy realizacji projektów współfinansowanych w ramach ZPORR wraz z listami sprawdzającymi, które odnoszą się do postępowań o udzielenie zamówień publicznych rozpoczętych po wejściu w życie nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych tj. po dniu 25 maja 2006r. zgodnie z ustawą z dnia 7 kwietnia 2006r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. nr 79, poz. 551). Wytyczne te zostały zmodyfikowane pod kątem zagadnień, które były przedmiotem szczególnej uwagi ze strony audytorów Komisji Europejskiej podczas przeprowadzanych audytów. Wytyczne są dostępne na stronie www.zporr.gov.pl 26

Dziękuj kuję za uwagę Ministerstwo Ul. Wspólna 2/4 www.mrr.gov.pl www.funduszestrukturalne.gov.pl 27