SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Zamówienie składane jest w formie Zapytania Ofertowego na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym na rzecz Wojskowego Biura Emerytalnego w Łodzi w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych. 2. Przez Wykonawcę rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej. 3. Zakres przedmiotowy usługi odnosi się do następujących przesyłek pocztowych: 1) przesyłek listowych ekonomicznych (tzn. przesyłek niebędących przesyłkami najszybszej kategorii) w obrocie krajowym, w szczególności: a) przesyłek nierejestrowanych przyjętych przez Wykonawcę w celu przemieszczenia i doręczenia adresatowi na terenie kraju, b) przesyłek rejestrowanych (poleconych bez Zwrotnego Potwierdzenia Odbioru zwanym dalej ZPO) przyjętych przez Wykonawcę za pokwitowaniem w celu przemieszczenia i doręczenia adresatowi na terenie kraju w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, c) przesyłek rejestrowanych ZPO przyjętych przez Wykonawcę za pokwitowaniem w celu przemieszczenia i doręczenia za pokwitowaniem adresatowi na terenie kraju w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, spełniające wymogi ustawy z dnia 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, 4. Usługi pocztowe winny być świadczone zgodnie z przepisami: 1) ustawy z dnia 23.11.2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529), 2) rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29.04.2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545), 3) rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26.11.2013 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468), 4) międzynarodowych przepisów pocztowych w rozumieniu przepisów ustawy prawo pocztowe, 5) ustawy z dnia 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 627 z późn. zm.), 6) ustawy z dnia 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101 z późn. zm.), 7) innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem postępowania, w tym w regulaminach wewnętrznych Wykonawcy, w zakresie nie sprzecznym z zapisami specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz zawartej umowy.
5. Szacunkowy zakres ilościowy przesyłanej korespondencji w czasie trwania umowy: Szacunkowy zakres ilościowy przesyłanej korespondencji w czasie trwania umowy przedstawiony został w poniższych tabelach. Podane w poniższych tabelach ilości poszczególnych kategorii przesyłek mają charakter szacunkowy. WBE zastrzega sobie prawo do niewykorzystania bądź zwiększenia ilości wskazanych przesyłek. Ilości poszczególnych przesyłek w ramach kategorii określonych poniżej mogą ulec zmianie w zależności od WBE. Wykonawcy nie będzie przysługiwało żadne roszczenie z tytułu nienadania przez WBE przewidywanych ilości przesyłek wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia. Przewidywana ilość przesyłek do nadania w obrocie krajowym: Lp. Rodzaj przesyłki A Ilość gabaryt B EKONOMICZNE PRZESYŁKI POCZTOWE W OBROCIE KRAJOWYM O MASIE do 350g 1. Przesyłki nierejestrowane 21.500-2. Przesyłki rejestrowane (polecone bez ZPO) 4.600-3. Przesyłki rejestrowane ZPO 2.000 10 EKONOMICZNE PRZESYŁKI POCZTOWE W OBROCIE KRAJOWYM O MASIE 351 1.000 g 4. Przesyłki nierejestrowane - - 5. Przesyłki rejestrowane (polecone bez ZPO) - 60 6. Przesyłki rejestrowane ZPO - 10 EKONOMICZNE PRZESYŁKI POCZTOWE W OBROCIE KRAJOWYM O MASIE 1.001 2.000 g 7. Przesyłki nierejestrowane - - 8. Przesyłki rejestrowane (polecone bez ZPO) - 30 9. Przesyłki rejestrowane ZPO - 10 Przewidywana ilość zwrotów nieodebranych przesyłek pocztowych po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania w obrocie krajowym: Lp. Rodzaj przesyłki A Ilość gabaryt B EKONOMICZNE PRZESYŁKI POCZTOWE W OBROCIE KRAJOWYM O MASIE do 350g 1. Przesyłki rejestrowane (polecone bez ZPO) 40 -
Lp. Rodzaj przesyłki A Ilość gabaryt B 2. Przesyłki rejestrowane ZPO 100 - EKONOMICZNE PRZESYŁKI POCZTOWE W OBROCIE KRAJOWYM O MASIE 351 1.000 g 3. Przesyłki rejestrowane (polecone bez ZPO) - - 4. Przesyłki rejestrowane ZPO - - EKONOMICZNE PRZESYŁKI POCZTOWE W OBROCIE KRAJOWYM O MASIE 1.001 2.000 g 5. Przesyłki rejestrowane (polecone bez ZPO) - - 6. Przesyłki rejestrowane ZPO - - Przesyłki listowe w obrocie krajowym ze względu na swoje wymiary podzielone zostały na dwie kategorie, tj. przesyłki listowe o gabarycie: 1) A o wymiarach: a) minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 140mm, b) maksimum suma długości, szerokości i wysokości 900mm, przy czym żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20mm, długość 325mm, szerokość 230mm. 2) B o wymiarach: a) minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20mm, długość 325mm, szerokość 230mm, b) maksimum suma długości, szerokości i wysokości 900mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600mm. Wszystkie wymiary przesyłek listowych przyjmuje się z tolerancją +/- 2mm. 6. Zasady odbierania i dostarczania przesyłek pocztowych z/do siedziby WBE: 1) Przesyłki pocztowe Wykonawca zobowiązany jest dostarczać/odbierać z/do siedziby WBE pod adresem: ul. Źródłowa 52, 91-735 Łódź. 2) Częstotliwość dostarczania i odbioru przesyłek pocztowych z siedziby WBE określa poniższa tabela: DOSTARCZANIE I ODBIÓR PRZESYŁEK Z SIEDZIBY WBE 1. Dostarczanie przesyłek do siedziby WBE od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy 2. Odbiór przesyłek z siedziby WBE w poniedziałek, środa i piątek, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy 12 miesięcy 12 miesięcy 3) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia w każdy dzień roboczy, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, do siedziby Zamawiającego: a) przesyłek pocztowych przychodzących na adres WBE,
b) rejestrowanych przesyłek pocztowych nieodebranych przez adresatów. 4) Odbiór przesyłek przygotowanych do nadania przez WBE odbywać się będzie w poniedziałek, środę i piątek, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach 11 00-13 00 z pomieszczenia kancelarii. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Wykonawca będzie kwitował Zestawienia przesyłek przekazanych do przewozu, które zostanie sporządzone w dwóch egzemplarzach jedno dla Zamawiającego drugie dla Wykonawcy. Nadanie będzie dokonane w placówce Wykonawcy, która dokona potwierdzenia nadania w: a) pocztowej książce nadawczej (dotyczy przesyłek rejestrowanych). Pocztowe książki nadawcze przygotowuje WBE w 2 egzemplarzach (oryginał/kopia), z których oryginał przeznaczony będzie dla Wykonawcy, a kopia stanowić będzie dla WBE potwierdzenie nadania przesyłek. Wzór książki nadawczej zostanie uzgodniony z Wykonawcą, b) zestawieniu ilościowo-wartościowym nadanych przesyłek pocztowych. Zestawienie ilościowo-wartościowe będzie sporządzane przez WBE w 2 egzemplarzach (oryginał/kopia), z których oryginał przeznaczony będzie dla Wykonawcy, a kopia stanowić będzie dla WBE potwierdzenie ilości i wartości nadanych w danym dniu przesyłek. Wzór zestawienia ilościowo-wartościowego zostanie uzgodniony z Wykonawcą poprzez umieszczenie na dokumentach pieczęci, daty i podpisu. WBE wymaga, aby dzień odbioru przesyłki z siedziby Biura był dniem nadania przesyłki, z zastrzeżeniem ppkt. 5. 5) W przypadku stwierdzenia zastrzeżeń, dotyczących odebranych przesyłek, o których mowa w ppkt. 4, Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z pracownikami WBE. Przesunięcie nadania przesyłek na dzień następny nastąpi w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek, a w szczególności nieprawidłowego opakowania, braku pełnego adresu, niezgodności wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, braku znaków opłaty, a także braku możliwości wyjaśnienia lub usunięcia tych zastrzeżeń w dniu ich odbioru. Za przesunięcie nadania przesyłek wynikłe wskutek powyższych okoliczności Wykonawca nie będzie ponosić odpowiedzialności. 6) Doręczenie przesyłek pocztowych adresowanych do WBE odbywać się będzie od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach 9 30-10 30. Odbioru doręczonych przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel WBE po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek rejestrowanych przychodzących na adres WBE podlega udokumentowaniu. Na zestawieniu ilościowym rejestrowanych przesyłek pocztowych, WBE potwierdzi odbiór przesyłek, przystawiając pieczątkę oraz składając podpis i datę. Zestawienie sporządza Wykonawca w 2 egzemplarzach, po jednym dla WBE i Wykonawcy. Wzór zestawienia przesyłek dostarczonych zostanie uzgodniony pomiędzy WBE, a Wykonawcą. 7) WBE jest odpowiedzialne za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem
przeznaczenia. WBE będzie nadawać przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta. WBE umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. 8) Przesyłki pocztowe nadawane przez WBE dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju. Nadawane przez WBE przesyłki pocztowe w obrocie krajowym będą odbierane przez adresatów we właściwie oznaczonych jednostkach Wykonawcy zlokalizowanych w każdej gminie w kraju. Wykaz tych jednostek należy dołączyć do oferty. Każda jednostka Wykonawcy musi spełniać następujące warunki: a) czynna co najmniej we wszystkie dni robocze do godz. 20.00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, b) oznakowana w sposób widoczny szyldem z nazwą bądź logo Wykonawcy umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy, c) gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy, d) jeżeli Wykonawca nie dostarczy przesyłki rejestrowanej adresatowi i pozostawi awizo, w takim przypadku, począwszy od dnia następnego licząc od daty awizowania przesyłki, przez cały okres awizowania, adresat ma mieć zapewniony stały dostęp do swobodnego odbioru korespondencji w godzinach pracy jednostki Wykonawcy, e) listy priorytetowe winny być doręczone w terminie D+1. 9) Przed dokonaniem wyboru Wykonawcy, WBE zastrzega sobie prawo sprawdzenia wybranych przez WBE jednostek Wykonawcy w zakresie spełniania warunków w lit. a-e. Negatywny wynik skutkować będzie odrzuceniem oferty Wykonawcy. 10) Najpóźniej z chwilą podpisania umowy Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć listę pracowników wyznaczonych do realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie odbioru/dostarczania przesyłek pocztowych z/do siedziby WBE. 11) WBE nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki. 12) WBE zastrzega sobie możliwość korzystania z własnych wzorów druków ZPO zwrotne potwierdzenie odbioru zgodnie z przepisami prawnymi obowiązującymi WBE. 13) Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26.11.2013 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468). 14) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wypełnianie rubryk dla niego przeznaczonych, figurujących w ZPO ściśle według ich opisu. W przypadku braku opisu lub błędów
w opisach rubryk w ZPO przeznaczonych dla Wykonawcy, WBE może odmówić zapłaty za wykonaną usługę. Dodatkowo, oprócz sankcji przewidzianej w rozporządzeniu, o którym mowa w ppkt 13, WBE może wystąpić z roszczeniem w stosunku do Wykonawcy, jeżeli wskutek działania Wykonawcy WBE poniosło wymierne szkody związane ze statutową działalnością. 15) Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy prawo pocztowe, rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26.11.2013 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468) oraz regulaminy usług Wykonawcy, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121 z późn. zm.). 16) WBE na nadawanych przesyłkach będzie nanosił napisy/nadruki o treści wymaganej przez Wykonawcę. 17) Rozliczenia finansowe pomiędzy stronami dokonywane będą z dołu za każdy miesiąc kalendarzowy realizacji usługi. Ten sam sposób naliczenia opłat będzie realizowany w przypadku używania maszyny do frankowania. 18) Podstawą rozliczenia kosztów świadczonych usług będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie jednego miesiąca, stwierdzone na podstawie zestawień. 19) Zapłata za wykonane usługi dokonywana będzie przez Zamawiającego na podstawie faktury VAT przelewem na wskazany na fakturze rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni od daty dostarczenia do WBE oryginału prawidłowo wystawionej faktury. Do faktury należy dołączyć ilościowe rozliczenie przesyłek. Za termin dokonania zapłaty przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.