ZKG.ZO Stolno, dnia r. Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 ZKG.ZO Stolno, dnia r Zapytanie ofertowe Zapytanie ofertowe dotyczące świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów - na potrzeby Związku Komunalnego Gmin Powiatu Chełmińskiego Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn.zm.), a wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty euro (art. 4 pkt. 8 ustawy). I. Zamawiający: Związek Komunalny Gmin Powiatu Chełmińskiego Stolno 105, Stolno Tel sekretariat@zkgpch.pl Osoba do kontaktu: Dorota Szargało-Rydzewska nr Tel II. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów - na potrzeby Związku Komunalnego Gmin Powiatu Chełmińskiego III. Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów - na potrzeby Związku Komunalnego Gmin Powiatu Chełmińskiego, w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. ( Dz. U. z 2012 r., poz ). 2. Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę polegającą na przyjęciu, przemieszczeniu i doręczeniu, a w razie niemożności doręczenia - zwrotu Zamawiającemu

2 przesyłek w kraju i zagranicą, w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku ( Dz. U. z 2012 r., poz. 1529). 3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g (gabaryt A i B) oraz zwrot przesyłek poleconych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia: a) zwykle przesyłka nie rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe przesyłka nie rejestrowana listowa najszybszej kategorii, c) polecone przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, g) z zadeklarowaną wartością przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm. Gabaryt B to przesyłka o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 600 mm. 4. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki: przesyłka rejestrowana niebędąca przesyłką listową o wadze do g (gabaryt A i B) oraz zwrot paczek pocztowych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia: a) zwykłe paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c) z zadeklarowaną wartością przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością, d) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru. Gabaryt A to paczka o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 300 mm, długości 600mm, szerokości 500 mm. Gabaryt B to paczka o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 300 mm, długość 600 mm, szerokość 500 mm, maksimum suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm, 5. Wykonawca zobowiązany jest do przyjmowania przesyłek w wyznaczonej placówce Wykonawcy zlokalizowanej w miejscowości Stolno oraz dostarczania ewentualnych zwrotów do Związku Komunalnego Gmin Powiatu Chełmińskiego

3 6. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego a także umieszczeniu oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci w sposób uzgodniony z Wykonawcą. 7. Zamawiający nie dopuszcza sytuacji w której na opakowaniu przesyłek (na kopercie stronie adresowej przesyłek) nadawanych przez Zamawiającego i na dowodzie nadania przesyłek Zamawiającego oraz na zwrotnym poświadczeniu/potwierdzeniu odbioru były inne dane niż dane adresowe Zamawiającego, a zamieszczone by były dane adresowe innego podmiotu nadającego w imieniu i na rzecz Zamawiającego. 8. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek. 9. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 10. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 11. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiało uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 12. Wykonawca musi zapewnić możliwość nieodpłatnego odbioru przesyłek od Zamawiającego przez pięć dni w tygodniu, od poniedziałku do piątku, w godzinach od 7.30 do W przypadku, gdy placówka nadawcza (oddział) Wykonawcy uprawniona do odbioru przesyłek będzie mieściła się w odległości nie większej niż 0,5 kilometra od siedziby Związku Komunalnego Gmin Powiatu Chełmińskiego, mieszczącego się w Stolnie 105 Zamawiający będzie osobiście dostarczał przesyłki do placówki (oddziału) Wykonawcy poprzez swoich pracowników. Jeżeli ww. odległość będzie przekraczać 0,5 kilometra Wykonawca będzie zobowiązany do odbioru przesyłek bezpośrednio z siedziby Związku Komunalnego Gmin Powiatu Chełmińskiego poprzez własnych pracowników w takim przypadku odbiór przesyłek w godzinach od do

4 13. Do przesyłek używane będą koperty Zamawiającego oraz potwierdzenia odbioru Wykonawcy (dostarczane bezpłatnie przez Wykonawcę w ilościach wg. Zapotrzebowania Zamawiającego). Zamawiający dopuszcza stosowanie druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego z własnego nakładu. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki. 14. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej przysługuje odszkodowanie na zasadach określonych w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U z 2012 r. poz. 1529). 15. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich dostarczenia przez Zamawiającego do wyznaczonej placówki Wykonawcy zlokalizowanej w miejscowości Stolno. 16. Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 17. Pokwitowanie odbioru przesyłki rejestrowanej powinno zawierać czytelny podpis odbiorcy i datę odbioru. 18. Zamawiający wymaga, aby datą wiążącą dla przesyłek pocztowych była data nadania przesyłki w siedzibie Wykonawcy. W przypadku odbioru przesyłek bezpośrednio z siedziby Związku Komunalnego Gmin Powiatu Chełmińskiego Zamawiający wymaga, aby przesyłki zostały nadane w siedzibie Wykonawcy jeszcze tego samego dnia. 19. Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez Wykonawcę musi mieć moc dokumentu urzędowego. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania jednoznacznie określało datę przyjęcia przesyłki oraz miejsce/jednostkę organizacyjną Wykonawcy, która nadała przesyłkę. 20. W przypadku nieobecności adresata przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awiza, w tym terminie przesyłka jest awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 21. Zamawiający wymaga, aby placówki pocztowe a co najmniej punkty awizowe odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie gminy, do której będą doręczane przesyłki. 22. Z uwagi na pojawiającą się koniczność wysłania przesyłki w innych godzinach niż podane, na terenie miejscowości Stolno musi być czynny co najmniej jeden stacjonarny punkt nadawczy przesyłek. 23. Celem zapewnienia adresatom dogodnej możliwości odbioru przesyłek awizowanych, co w sposób bezpośredni przekłada się również na jakość i efektywność prowadzonych spraw, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował co najmniej jedną placówką pocztową na terenie gminy, w której będzie istniała możliwość odbioru przesyłek awizowanych. Liczba

5 placówek, w których będzie istniała możliwość odbioru przesyłek awizowanych stanowi kryterium oceny ofert. 24. Placówka pocztowa (placówki pocztowe jeśli Wykonawca poda więcej niż jedną placówkę) powinna być: a) czynna co najmniej przez 6 godzin we wszystkie dni robocze z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, b) oznakowana w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym jednostkę Wykonawcy, c) gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy d) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić adresatom możliwość odbioru przesyłek awizowanych w tych placówkach we wskazanych dniach i godzinach przez okres 14 dni od dnia awizowania. 25. Zamawiający informuje, że usługi dot. przesyłek rejestrowanych do których stosuje się doręczenie w rozumieniu przepisów o doręczeniu: ustawy z dnia r. ordynacji podatkowej (tj. Dz. U. z 2012 r., poz.749 ze zm.), ustawy z dnia r. Kodeksu Postępowania Karnego (Dz. U. z 1997 r. nr 89 poz. 555 ze zm.), ustawy z dnia r. Kodeksu Postępowania Cywilnego ( Dz. U z 1964 r. Nr 43 poz. 296 ze zm.), ustawy z dnia r. Kodeksu Postępowania Administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 267) stanowią 80 % zakresu przedmiotu zamówienia. 26. Zamawiający nie dopuszcza możliwości, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający, zaś oznaczenia nadawcy na kopercie będą wskazywały na to, że Zamawiający nie jest nadawcą przedmiotowej korespondencji. 27. Zamawiający dopuszcza możliwości dodatkowego oznaczania przesyłek pod warunkiem uprzedniego zaakceptowania sposobu oznaczania przesyłek przez Zamawiającego. III.1. Szczegółowe informacje dotyczące wykonanej usługi: 1. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 2. Przesyłki pocztowe przygotowywane do dystrybucji będą dostarczane przez Zamawiającego do punktu odbioru, wskazanego przez Wykonawcę. Punkt odbioru przesyłek musi znajdować się w miejscowości Stolno w odległości nie większej niż 500 m od siedziby Zamawiającego. 3. W przypadku, kiedy Wykonawca nie dysponuje punktem o którym mowa powyżej, Wykonawca zobowiązany będzie do odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach Przyjęcie przesyłek do nadania przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. 5. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych. 6. Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenie.

6 7. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia (awizo); w przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 8. Do przesyłek używane będą potwierdzenia odbioru Wykonawcy. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym. 9. Jeśli przesyłki listowe wymagać będą oznakowania lub opakowania właściwego dla Wykonawcy Wykonawca dostarczy we własnym zakresie, nieodpłatnie wszelkie materiały niezbędne do tego celu. 10. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę. 11. Ze względu na specyfikację przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę ustawowych wymogów. 12. Zamawiający zobowiązuje się do: a) prawidłowego adresowania przesyłek w sposób czytelny i zgodny ze standardami określonymi w normach, b) sporządzania w dwóch egzemplarzach (w tym jeden dla Wykonawcy) zestawień ilościowych przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych wartościowych nadanych przesyłek nierejestrowanych z uwzględnieniem kategorii i podziałów wagowych, wzór zestawień winien być uzgodniony z Wykonawcą, c) sporządzenia w dwóch egzemplarzach (w tym jeden dla Wykonawcy) zestawień ilościowych nadanych przesyłek rejestrowanych z uwzględnieniem kategorii i podziałów wagowych; wzór zestawień winien być uzgodniony z Wykonawcą. IV. Miejsce i termin wykonania zamówienia: 1. Wykonawca będzie dostarczał przesyłki do Związku Komunalnego Gmin Powiatu Chełmińskiego, Stolno 105. Usługa będzie świadczona pięć razy w tygodniu tj. od poniedziałku do piątku w godzinach Zamawiający będzie dostarczał przesyłki na wskazane miejsce odbioru w poszczególnych miejscowościach gmin: Unisław, Stolno, Kijewo Królewskie, Lisewo, Papowo Biskupie, Chełmno Umowa zostanie zawarta na okres (12 miesięcy) od dnia podpisania umowy do r. lub do wyczerpania kwoty. 4. Przewidywana ilość przesyłek różnych rodzajów została wskazana w formularzu cenowym, stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania cenowego. Zamawiający zastrzega sobie, że rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu cenowym. 5. Podane w formularzu cenowym złożonym wraz z ofertą ilości poszczególnych przesyłek są ilościami szacunkowymi.

7 V. Kryterium oceny ofert i jego opis Kryterium cena 90% Kryterium termin rozpatrzenia reklamacji 10 % 10 pkt. od 2-7 dni 5 pkt. od 8-14 dni 1 pkt. od 15 do 30 dni. Wykonawca przedstawi w ofercie cenę całkowitą brutto obejmującą całość przedmiotu zamówienia, podając ją w zapisie liczbowym i słownie. Cena ofertowa musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania, w tym podatek VAT w ustawowej wysokości, a także inne koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena oferty ma być wyrażona w PLN zgodnie z polskim systemem płatniczym, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. VI. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu) Oferenci zostaną powiadomieni drogą pisemną lub elektroniczną. VII. Informacje o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu: 1. Formularz ofertowy z danymi oferenta (załącznik nr 1). 2. Formularz cenowy (załącznik nr 2). 3. Wykaz placówek 4. Projekt umowy z uwzględnieniem powyższych zapisów, opracowany przez wykonawcę. VIII. Wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z potencjalnymi wykonawcami: Do porozumiewania się z potencjalnym Wykonawcą w sprawach związanych z niniejszym zapytaniem cenowym upoważniona jest Pani Dorota Rydzewska; tel IX. Miejsce i termin złożenia ofert: 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego (osobiście, za pośrednictwem poczty lub kuriera) na adres Związek Komunalny Gmin powiatu Chełmińskiego Stolno 105, Stolno do dnia r. do godz , sekretariat lub drogą elektroniczną na adres: sekretariat@zkgpch.pl w ww terminie 2. Oferty należy składać w zamkniętej kopercie opisanej Zapytanie ofertowe na usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym dla Związku Komunalnego Gmin Powiatu Chełmińskiego. Nie otwierać przed r. przed godz Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane W przypadku wybrania Państwa oferty zostaną państwo poinformowani odrębnym pismem o terminie przeprowadzenia negocjacji lub podpisania umowy.