BDG/06/2016/US załącznik nr 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 BDG/06/2016/US załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotów przesyłek niedoręczonych dla potrzeb urzędów górniczych zlokalizowanych na terenie całego kraju oraz odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania w z wyszczególnionych siedzib urzędów górniczych, według następujących założeń: 1. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi pocztowe zgodnie z przepisami określonymi w: a) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2016 r. poz ze zm.), b) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468), c) ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23), d) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545), e) Umowy międzynarodowa z dnia 5 października 2004 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 206, poz. 1494), Regulamin poczty listowej, sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 744), f) innych powszechnie obowiązujących aktach prawnych związanych z realizacją usług pocztowych. 2. Usługa realizowana będzie na rzecz następujących urzędów górniczych: a) Okręgowy Urząd Górniczy w Gdańsku ul. Biała 1, Gdańsk, b) Okręgowy Urząd Górniczy w Gliwicach ul. Jasna 31B, Gliwice, c) Okręgowy Urząd Górniczy w Katowicach ul. Obroki 87, Katowice, d) Okręgowy Urząd Górniczy w Kielcach ul. Wrzosowa 44, Kielce, e) Okręgowy Urząd Górniczy w Krakowie ul. Lubicz 25, Kraków, f) Okręgowy Urząd Górniczy w Krośnie ul. Armii Krajowej 3, Krosno, g) Okręgowy Urząd Górniczy w Lublinie ul. Magnoliowa 2, Lublin, h) Okręgowy Urząd Górniczy w Poznaniu ul. Gdyńska 45, Poznań, i) Okręgowy Urząd Górniczy w Rybniku ul. B. Chrobrego 8, Rybnik, j) Okręgowy Urząd Górniczy w Warszawie ul. Wilcza 46, Warszawa, k) Okręgowy Urząd Górniczy we Wrocławiu ul. Kotlarska 41, Wrocław, l) Specjalistyczny Urząd Górniczy ul. Obroki 87, Katowice, m) Wyższy Urząd Górniczy ul. Poniatowskiego 31, Katowice. 3. Przesyłki nadawane przez zamawiającego będą spełniały normy gabarytowe określone w pkt Wykonawca zobowiązany będzie do odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, z siedzib następujących urzędów górniczych: a) Okręgowego Urzędu Górniczego w Gdańsku w dni robocze, od poniedziałku do b) Okręgowego Urzędu Górniczego w Lublinie w dni robocze, od poniedziałku do 1

2 c) Okręgowego Urzędu Górniczego w Kielcach - w dni robocze, od poniedziałku do d) Okręgowego Urzędu Górniczego w Poznaniu w dni robocze, od poniedziałku do e) Okręgowego Urzędu Górniczego w Warszawie trzy razy w tygodniu, tj. w poniedziałek, w środę oraz w piątek. 5. Odbiór przesyłek przez wykonawcę odbywać się będzie pomiędzy godziną 14ºº 15ºº. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel wykonawcy, po okazaniu stosownego upoważnienia. W przypadku, gdy urząd górniczy nie będzie posiadał w danym dniu przesyłek do wyekspediowania zobowiązany będzie poinformować wykonawcę do godz o braku przesyłek do odbioru. W przypadku gdy wystąpi konieczność nadania przesyłki po godzinie 15ºº wówczas urząd górniczy samodzielnie nada przesyłkę we wskazanej przez wykonawcę jednostce organizacyjnej. Ponadto w przypadku, gdy wystąpi konieczność nadania przesyłki przez Okręgowy Urząd Górniczy w Warszawie we wtorek lub w czwartek wówczas urząd górniczy samodzielnie nada przesyłkę. 6. Wykonawca po przyjęciu przesyłek: a) sprawdzi, czy przesyłki są prawidłowo przygotowane do nadania, b) porówna stan faktyczny odbieranych przesyłek z wpisami zawartymi w zestawieniach ilościowych oraz w pocztowej książce nadawczej. 7. Odbiór przesyłek przyjętych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez wykonawcę: a) dla przesyłek rejestrowanych poprzez umieszczenie daty i godziny, pieczęci i podpisu w pocztowej książce nadawczej, b) dla przesyłek zwykłych poprzez umieszczenie daty i godziny, pieczęci i podpisu na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych. Wykazy będą sporządzane w 2 egzemplarzach po jednym egzemplarzu dla urzędu górniczego i wykonawcy. 8. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnego z adresem przeznaczenia. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres zamawiającego. 9. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez wykonawcę od zamawiającego. 10. Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez zamawiającego adresu w Polsce i za granicami kraju objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. Zamawiający wymaga, aby wykonawca świadczył usługi będące przedmiotem zamówienia poprzez placówki, w tym punkty odbioru przesyłek niedoręczonych (awizowanych), znajdujące się w każdej gminie w Polsce. 2

3 11. Wykonawca będzie doręczał do siedziby zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki, potwierdzone przez jej adresata, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 12. Wśród przesyłek rejestrowanych w ramach niniejszego zamówienia będzie pojawiała się konieczność nadania przesyłek, których nadanie będzie skutkowało: a) zachowaniem terminów, o których mowa w: - art pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.); - art pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23); b) terminowym wniesieniem pisma do sądu, o którym mowa w: - art ustawy z dnia 17 listopada 1964r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2016 r., poz j.t.); - art ustawy z 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2016 r. poz. 718). Jednocześnie zamawiający informuje, iż nie ma możliwości wskazania ani liczbowo, ani procentowo przewidywanej ilości takich przesyłek ze względu na dużą liczbę i różną specyfikę podległych jednostek. 13. Wykonawca może zlecić realizację umowy podwykonawcom, pod warunkiem, że posiadają oni odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje do ich wykonywania, i że zawarł w ofercie oświadczenie, iż powierzy podwykonawcom wykonanie następujących części zamówienia. Wykonawca ponosi wobec zamawiającego pełną odpowiedzialność za wszelkie czynności, których wykonanie powierzył podwykonawcom. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania podwykonawców jak za własne. Wykonawca zobowiązuje się do przesłania zamawiającemu informacji zawierających dane identyfikujące podwykonawców. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za dokonywanie w terminie wszelkich rozliczeń finansowych z podwykonawcami. W przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcy lub podwykonawcom zamawiający wymaga, aby faktury z tytułu realizacji umowy były wystawiane tylko i wyłącznie przez wykonawcę. 14. Zamawiający dopuszcza możliwość, aby w przypadku zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego z wykonawcą niebędącym operatorem wyznaczonym, wykonawca taki nadawał przesyłki u operatora wyznaczonego, na koszt wykonawcy, w ramach zawartej umowy, z gwarancją zachowania terminów, o których mowa w przepisach wskazanych w pkt 12. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku możliwość umieszczania przez wykonawcę na kopertach doręczanych przesyłek dodatkowych znaków opłaty pocztowej operatora wyznaczonego. 15. W przypadku, gdy w wyniku przeprowadzonego postępowania zostanie zawarta umowa z wykonawcą niebędącym operatorem wyznaczonym, zamawiający zobowiązuje się do wyodrębniania przesyłek rejestrowanych, o których mowa w pkt 12 spośród pozostałych przesyłek. 16. Rodzaj i szacunkowa ilość przesyłek (w trakcie realizacji zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszania lub zwiększania podanych ilości, pod warunkiem nie przekroczenia wynagrodzenia umownego) znajduje się w załączniku nr 6 do zamówienia na usługę społeczną pn. Formularz ofertowy. 3

4 17. W ramach zawartej umowy zamawiający będzie mógł zlecać wykonawcy wykonanie usług pocztowych nieobjętych zamówieniem, a świadczonych przez wykonawcę, w ramach maksymalnego wynagrodzenia umownego. W zakresie świadczenia usług nieujętych w zamówieniu będą obowiązywały cenniki świadczenia usług pocztowych przez wykonawcę. 18. Jeżeli wykonawca, składając ofertę, zapewni w ramach realizacji zamówienia możliwość bezpłatnego elektronicznego śledzenia każdej przesyłki rejestrowanej, przed zawarciem umowy poinformuje zamawiającego o adresie strony internetowej umożliwiającej śledzenie przesyłek i przekaże zamawiającemu informacje niezbędne do realizacji tej usługi oraz po zawarciu umowy, na żądanie zamawiającego, przeszkoli jednego pracownika zamawiającego w zakresie elektronicznego śledzenia przesyłek. 19. Opis wymiarów przesyłek pocztowych: a) Przesyłka listowa o wadze do g (Gabaryt A i B): nierejestrowana przesyłka pocztowa przyjęta bez pokwitowania przyjęcia i doręczana bez pokwitowania odbioru, rejestrowana przesyłka pocztowa przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru, zwykła przesyłka pocztowa ekonomiczna niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, priorytetowa przesyłka pocztowa będąca przesyłką najszybszej kategorii, ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) przesyłka pocztowa rejestrowana zwykła i priorytetowa przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru. Gabaryt A to przesyłka listowa o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie przekracza: wysokości 20 mm, szerokości 230 mm, długości 325 mm. Gabaryt B to przesyłka listowa o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, maksimum suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie przekracza 600 mm 1. b) Paczka pocztowa o wadze do g o wymiarach z których żaden nie może przekroczyć 2000 mm albo które nie mogą przekroczyć 3000 mm dla sumy długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość 2. zwykła paczka pocztowa rejestrowana niebędąca paczką najszybszej kategorii, priorytetowa paczka pocztowa rejestrowana będąca paczką najszybszej kategorii, ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) paczka pocztowa rejestrowana zwykła i priorytetowa przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru Wymiary paczek pocztowych według gabarytów: Gabaryt A to paczka o wymiarach: 1 Zgodnie z art. 45. ust.1 pkt. 1 lit. a Ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku (Dz. U. z 2012 poz ze zm.) 2 Zgodnie z art. 3 pkt. 14 Ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku (Dz. U. z 2012 poz ze zm.) 4

5 minimum wymiary strony adresowej nie mniejsze niż 90 x 140 mm 3, maksimum żaden z wymiarów nie przekracza długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm. Gabaryt B to paczka o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, maksimum suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość 3000 mm, przy czym największy wymiar nie przekracza 1500 mm 4. 3 Zgodnie z 18 Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora (Dz. U. z 2013 r. poz. 545). 4 Zgodnie z art. 45. ust.1 pkt. 1 lit. c Ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku (Dz. U. z 2016 poz ze zm.) 5