PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Gryfinie ul. ŁuŜycka 12, w dniach 7 9 lipca 2009 r. Jednostka kontrolowana: Ośrodek Pomocy Społecznej w Gryfinie Adres: 74-100 Gryfino ul. ŁuŜycka 12, Podmiot prowadzący: Burmistrz Gryfina Kontrolę przeprowadzili: - Stanisław Makocki starszy inspektor w Wydziale Finansów i BudŜetu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, - Sylwia Rzymska inspektor w Wydziale Nadzoru i Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, - Janusz Godlewski starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Nadzoru i Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie na podstawie upowaŝnienia Wojewody Zachodniopomorskiego nr 116/09 z dnia 2 lipca 2009 r. Kontrolą objęto wykorzystanie dotacji celowej przyznanej na realizację wieloletniego programu Pomoc państwa w zakresie doŝywiania w 2008 roku. Funkcję Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Gryfinie od dnia 3 września 2003 roku pełni Pani BoŜena Górak. Ustaleń w przedmiotowym postępowaniu kontrolnym dokonano na podstawie przepisów: ustawy z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie doŝywiania (Dz. U. Nr 267, poz. 2259 z późn. zm.), ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.),
2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie doŝywiania (Dz. U. Nr 25, poz. 186 z późn. zm.). Ustalenia: I. Realizacja programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie doŝywiania na terenie Gminy Gryfino w 2008 r. Wojewoda Zachodniopomorski udzielił Gminie Gryfino dotacji celowej na realizację wieloletniego programu Pomoc państwa w zakresie doŝywiania na 2008 rok w drodze porozumienia z dnia 30 kwietnia 2008 roku w wysokości 328.240 zł, w tym 50.300 zł na utworzenie lub doposaŝenie istniejącego punktu przygotowywania lub wydawania posiłków. Gmina zabezpieczyła środki własne w wysokości 193.000 zł. W dniu 14 listopada 2008 r. aneksem do porozumienia zwiększono dotację do kwoty 410.300 zł. Gmina Gryfino realizuje Program przy pomocy Ośrodka Pomocy Społecznej szkół publicznych oraz stołówek szkolnych. W ramach programu Gmina Gryfino objęła pomocą dzieci do 7 roku Ŝycia, uczniów do czasu ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej oraz osoby i rodziny znajdujące się w trudnej sytuacji Ŝyciowej z róŝnych powodów (np. ubóstwa, sieroctwa, bezdomności, bezrobocia wielodzietności, bezradności, zdarzenia losowego), a w szczególności osoby samotnie gospodarujące, w podeszłym wieku, chore, niepełnosprawne w oparciu o przyjęte kryteria dochodowe do 150% kryterium dochodowego określonego w art. 8 ust. 1 pkt. 1 i 2 ustawy o pomocy społecznej (Dz. U. z 2008 r. Nr 115, poz. 728 z późn. zm.). Łącznie pomocą w ramach Programu w 2008 r., objęto 1550 osoby, w tym 852 na wsi, z czego: 199 dzieci do 7 roku Ŝycia, 522 uczniów do czasu ukończenie szkoły ponadgimnazjalnej, 829 osób starszych, chorych i niepełnosprawnych oraz innych osób uprawnionych do pomocy społecznej. Średni koszt posiłku wynosił 3,70 zł.
3 Udzielono pomocy w formie: posiłku 482 osobom, w tym: 59 dzieciom do 7 roku Ŝycia, 410 uczniom do czasu ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej, i 13 innym osobom uprawnionym do pomocy społecznej, zasiłku celowego 527 osób. II. Prawidłowość wykorzystania dotacji celowej otrzymanej na realizację programu pn. Pomoc państwa w zakresie doŝywiania. Zadanie własne pn. Pomoc Państwa w zakresie doŝywiania realizuje Ośrodek Pomocy Społecznej (OPS) w oparciu o ustawę z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc Państwa w zakresie doŝywiania (Dz. U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2259) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie doŝywiania (Dz. U. z 2006 r. Nr 25, poz. 186 z późn. zm.). Celem realizacji zadania w dniu 30 kwietnia 2008 r. Gmina zawarła z Wojewodą Zachodniopomorskim porozumienie, w którym to ustalono kwotę dotacji celowej w wysokości 328.240,00 zł, w tym 50.300,00 zł na utworzenie nowego lub doposaŝenie istniejącego punktu przygotowywania lub wydawania posiłków. Urząd zobowiązał się przeznaczyć na ten cel ze środków własnych kwotę nie mniejszą niŝ 218.827,00 zł. Porozumienie zostało aneksowane w dniu 14 listopada 2008 r. Zwiększono kwotę dotacji do 410.300,00 zł oraz zaangaŝowanie środków własnych Gminy do 218.827,00 zł, utrzymując na dotychczasowym poziomie wielkość środków przeznaczonych na utworzenie nowego lub doposaŝenie istniejącego punktu przygotowywania lub wydawania posiłków. W sprawozdaniu rzeczowo finansowym za 2008 r. wykazano wydatkowanie środków na poziomie 685.367,00 zł, w tym dotację w wysokości 410.300,00 zł oraz środki własne w wysokości 275.067,00 zł. Kwota wydatkowana jest zgodna z wykazanymi wydatkami. Z programu skorzystało 1.550 osób, w tym 721 dzieci i 829 osób dorosłych. Na doŝywianie dzieci i uczniów wydatkowano 193.577,00 zł, a na doŝywianie osób dorosłych
4 i innych 5.951,00 zł. Wydano 53.982 posiłki dla 469 dzieci oraz dla 13 osób dorosłych. Średni koszt jednego posiłku był równy kwocie 3,70 zł. Ponadto, w ramach programu, przyznano dla 527 osób 1.960 zasiłków celowych na łączną kwotę 401.879,00 zł. Średni koszt jednego świadczenia był równy kwocie 205,00 zł. Nie przyznano świadczeń rzeczowych. Na doposaŝenie istniejącego punktu przygotowywania lub wydawania posiłków wydatkowano łącznie 76.561,31 zł. Obsługę finansową realizował Zakład Ekonomiczno Administracyjny Szkół w Gryfinie. Dokonano następujących zakupów: 1. Zakup mebli kuchennych i urządzeń. Faktura VAT nr 1262/09/008 z dnia 23 września 2008 r. na kwotę 5.600,00 zł płatna przelewem w dniu 28 października 2008 r. 2. Zakup urządzeń kuchennych. Faktura VAT nr 196/2008 z dnia 15 lipca 2008 r. na kwotę 8.505,11 zł. - płatna przelewem w dniu 5 sierpnia 2008 r. 3. Zakup drobnego sprzętu i urządzeń. Faktura VAT nr 138696004621 z dnia 14 lipca 2008 r. na kwotę 1.218,78 zł płatne gotówką, rozliczenie zaliczki dokument KW 57572/B/000064/08 z 16 lipca 2008 r. 4. Zakup drobnego sprzętu i urządzeń. Faktura VAT nr 138696004681 z dnia 14 lipca 2008 r. na kwotę 1.443,69 zł płatne gotówką, rozliczenie zaliczki dokument KW 57572/B/000064/08 z 16 lipca 2008 r. 5. Zakup drobnego sprzętu. Faktura VAT nr 45/2008 z dnia 1 lipca 2008 r. na kwotę 383,99 zł. zł płatna przelewem w dniu 24 lipca 2008 r. 6. Zakup urządzeń kuchennych. Faktura VAT nr 000452/K/2008 z dnia 30 czerwca 2008 r. na kwotę 899,00 zł. - płatna przelewem w dniu 24 lipca 2008 r. 7. Zakup urządzeń kuchennych. Faktura VAT nr 000449/K/2008 z dnia 30 czerwca 2008 r. na kwotę 219,00 zł. - płatna przelewem w dniu 24 lipca 2008 r. 8. Zakup drobnego sprzętu i urządzeń. Faktura VAT nr 1133/2008 z dnia 17 września 2008 r. na kwotę 10.000,00 zł. zł płatna przelewem w dniu 1 października 2008 r. 9. Zakup drobnego sprzętu. Faktura VAT nr 866/06/2008 z dnia 30 czerwca 2008 r. na kwotę 1.423,01 zł. zł płatna przelewem w dniu 1 lipca 2008 r. 10. Zakup urządzeń kuchennych. Faktura VAT nr 235/2008 z dnia 11 sierpnia 2008 r. na kwotę 11.239,52 zł. - płatna przelewem w dniu 25 sierpnia 2008 r. 11. Zakup sprzętu. Faktura VAT nr 1147/08/2008 z dnia 30 sierpnia 2008 r. na kwotę 1.800,00 zł. zł płatna przelewem w dniu 25 września 2008 r.
5 12. Zakup sprzętu. Faktura VAT nr 0002/07/08/GF/FVS z dnia 13 czerwca 2008 r. na kwotę 13.556,32 zł. zł płatna przelewem w dniu 27 czerwca 2008 r. 13. Zakup urządzeń kuchennych. Faktura VAT nr 259/2008 z dnia 2 września 2008 r. na kwotę 6.967,91 zł. - płatna przelewem w dniu 16 września 2008 r. 14. Zakup sprzętu i urządzeń kuchennych. Faktura VAT nr 268/2008 z dnia 8 września 2008 r. na kwotę 12.049,88 zł. - płatna przelewem w dniu 22 września 2008 r. 15. Zakup urządzeń kuchennych. Faktura VAT nr FA/3818/2008 z dnia 18 czerwca 2008 r. na kwotę 11.474,10 zł. - płatna przelewem w dniu 27 czerwca 2008 r. Posiłki były przygotowywane przez pracowników poszczególnych szkół. Z wydatkowanej ogółem kwoty 199.528,00 zł, 15.473,00 zł dotyczyło osób korzystających z posiłków poza terenem gminy. Koszt jednego posiłku został ustalony uchwałą nr XVI/143/07 Rady Miejskiej w Gryfinie z dnia 29 listopada 2007 r. Odpłatność określono na poziomie kosztów surowca przeznaczonego na jeden posiłek. Kwoty odpłatności przedstawiały się następująco: Przedszkole nr 1, Przedszkole nr 2, Przedszkole nr 3, Przedszkole nr 4, Przedszkole nr 5 (30% śniadanie, 50% obiad, 20% podwieczorek) 5,00 zł. Szkoła Podstawowa w Chwarstnicy (gorący posiłek) 2,50 zł. Szkoła Podstawowa w Gardnie, Szkoła Podstawowa nr 1 w Gryfinie, Szkoła Podstawowa nr 2 w Gryfinie, Szkoła Podstawowa nr 4 w Gryfinie (obiad) 3,50 zł. Gimnazjum w Gryfinie (obiad) 4,00 zł. Dla osób dorosłych odpłatność ustalono na poziomie 120% odpłatności podstawowej. III. Przestrzeganie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) przy wydatkowaniu dotacji. Kontroli poddano zadanie pn. Pomoc państwa w zakresie doŝywiania, które Urząd Miejski w Gryfinie realizował za pośrednictwem Ośrodka Pomocy Społecznej w Gryfinie.
6 W okresie 2008r. w Ośrodku Pomocy Społecznej w Gryfinie nie przeprowadzano postępowań o zamówienia publiczne. Wydatki na posiłki w 2008r. przedstawiały się następująco: Gimnazjum Gryfino SP Chwastnica SP Gardno SP Nr 1 Gryfino SP Nr 2 Gryfino SP Nr 4 Gryfino SP Radziszewo SP śabnica Przedszkole Nr 1 Przedszkole Nr 2 Przedszkole Nr 3 Przedszkole Nr 4 Przedszkole Nr 5 ZS Ponadgimnazjalnych ZS Specjalnych Pozostałe 43.908,00 zł 17.247,50 zł 42.355,00 zł 24.941,40 zł 15.820,00 zł 14.640,50 zł 2.271,50 zł 3.688,00 zł 220,00 zł 2.236,00 zł 805,00 zł 3.461,00 zł 806,00 zł 6.196,00 zł 5.658,44 zł 15.472,75 zł Posiłki były przygotowywane przez pracowników poszczególnych placówek oświatowych. W opinii Urzędu Zamówień Publicznych, przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych wyłączają moŝliwość stosowania ustawy o zamówieniach publicznych pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Skarbu Państwa oraz jednostkami organizacyjnymi danej jednostki samorządu terytorialnego. PowyŜsze wynika przede wszystkim z samej definicji legalnej zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy. Zgodnie z tym przepisem, przez zamówienia publiczne naleŝy rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Przepis ma fundamentalne znacznie, wskazuje oto bowiem, iŝ z zamówieniem publicznym, a tym samym
7 z obowiązkiem stosowania procedur ustawy, mamy do czynienia tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy prowadzi ona do zawarcia umowy, a więc czynności prawnej o charakterze dwustronnym (pomiędzy zamawiającym i wykonawcą). Jednym z koniecznych elementów stosunku cywilnoprawnego powstałego na skutek zawarcia umowy (w świetle art. 14 ustawy za taki naleŝy uznać umowę o zamówienie publiczne) jest występowanie co najmniej dwóch podmiotów tworzących dwie strony. Warunkiem koniecznym bycia podmiotem stosunku prawnego jest posiadanie zdolności prawnej (czyli zdolności do tego, aby być podmiotem praw i obowiązków). Z występowaniem co najmniej dwóch podmiotów nie będziemy mieli do czynienia w sytuacji występowania dwóch jednostek organizacyjnych Skarbu Państwa lub dwóch jednostek organizacyjnych danej jednostki samorządu terytorialnego. W tym przypadku będziemy mieli bowiem do czynienia tylko i wyłącznie z jednym podmiotem prawa a mianowicie Skarbem Państwa lub daną jednostką samorządu terytorialnego, które występują poprzez swoje jednostki organizacyjne. PowyŜsze wyklucza moŝliwość uznania, iŝ w przypadku udzielania zamówienia przez jednostkę organizacyjną Skarbu Państwa (jednostki samorządu terytorialnego) innej jednostce organizacyjnej Skarbu Państwa (jednostce organizacyjnej tej samej jednostki samorządu terytorialnego) mamy do czynienia z zamówieniem publicznym w rozumieniu art. 2 pkt 13 ustawy Prawo zamówień publicznych. W związku z powyŝszą opinią wobec braku przeprowadzenia zamówień publicznych na doŝywianie nie wniesiono Ŝadnych zastrzeŝeń. Przedstawicielowi kontrolowanej jednostki po zapoznaniu się z treścią protokołu przysługują następujące uprawnienia: 1. Prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeŝeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. ZastrzeŜenia zgłasza się na piśmie, w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. 2. Prawo odmowy podpisania protokołu kontroli, z wyjaśnieniem przyczyn tej odmowy, złoŝonych w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.
8 Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach nr 1 i 2 z których egzemplarz nr 1 pozostawiono w jednostce kontrolowanej, nr 2 i 3 w ZUW w Szczecinie. Kontrolę odnotowano w ksiąŝce kontroli w kontrolowanej jednostce. Kierownik jednostki kontrolowanej: Kontrolujący:..... Miejscowość, data