WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV.431.21.2012 Kraków, 8 stycznia 2013 r. Szanowny Pan Artur Kozioł Burmistrz Miasta i Gminy Wieliczka SPRAWOZDANIE Z KONTROLI DORAŹNEJ CZĘŚĆ OGÓLNA Na podstawie przepisu art. 6 w związku z art. 51 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz. 1092) w dniach 7 i 8 listopada 2012 r. przeprowadzono w Urzędzie Miasta i Gminy Wieliczka kontrolę doraźną dotyczącą realizacji zadań zleconych z zakresu ewidencji ludności. Przedmiotem kontroli było udostępnianie danych osobowych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, prawidłowość ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tego tytułu oraz terminowość ich przekazywania. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: Joanna Bazan - starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, na podstawie upoważnienia z dnia 5 listopada 2012 r., znak: WO-IV.0030.55.2012 oraz Lidia Graboń - inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacji i Kontroli, na podstawie upoważnienia z dnia 5 listopada 2012 r., znak: WO-IV.0030.54.2012. Kontrolę wpisano do książki kontroli w dniu 7 listopada 2012 r. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 104 * fax 12 61 60 999 http://www.malopolska.uw.gov.pl
W okresie objętym kontrolą Burmistrzem Wieliczki był i jest nadal Pan Artur Kozioł, wybrany na to stanowisko w wyniku bezpośrednich wyborów w dniu 21 listopada 2010 r. Skarbnikiem Gminy Wieliczka była i jest nadal Pani Zofia Batko, powołana na to stanowisko Uchwałą Nr III/17/90 Rady Miasta i Gminy Wieliczki z dnia 28 czerwca 1990 roku. Dane osobowe z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się w oparciu o przepisy rozdziału 8 b ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 139 poz. 993 z późn. zm.). Udostępnienie danych następuje na podstawie wniosku o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL, oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych ustalonego rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2008 r. Nr 214 poz. 1353 z późn. zm). Dane ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się na wniosek zainteresowanego podmiotu. Składający wniosek musi określić w nim szczegółowy zakres danych, o jakich udostępnienie wnioskuje. Musi również wskazać przynajmniej kilka znanych mu danych poszukiwanej osoby, które pozwolą na jej właściwe zidentyfikowanie. Poza imieniem i nazwiskiem tej osoby należy podać również inne dane, którymi mogą być np. imiona rodziców, data i miejsce urodzenia (lub wiek), numer PESEL czy seria i numer dowodu osobistego. Wysokość opłat za udostępnienie danych osobowych ustala rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. z 2008 r. Nr 207 poz. 1298) opłata za udostępnienie danych jednej osoby wynosi 31 zł i ma charakter opłaty specjalnej. Ustalenia kontroli: W Gminie Wieliczka kontroli poddano sprawy z zakresu udostępniania danych osobowych zarejestrowane w teczce aktowej znak: WSO.5345-1/ /2011. 2
W okresie objętym kontrolą w spisie spraw zarejestrowano 954 wnioski o udostępnienie danych osobowych: - nie podlegające opłacie w ilości 782 sprawy. Nieodpłatnie, dane były udostępniane wyłącznie wskazanym w art. 44h ust.1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych organom państwowym i instytucjom publicznym w celu realizacji ich zadań ustawowych między innymi: strażom gminnym i miejskim. - podlegające opłacie w ilości 193 spraw - udostępniane podmiotom wskazanym w art. 44h ust.2 pkt 1 i 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, między innymi: bankom, kancelariom adwokackim, Spółce TAURON, Kopalni Soli Wieliczka, Telekomunikacji Polskiej, firmom ubezpieczeniowym i osobom prywatnym: CZĘŚĆ MERYTORYCZNA Kontroli poddano sprawy od numeru 1 do numeru 172. W sprawie znak WSO-5343-1/26/2011 udzielono niepełnej odpowiedzi - podano numer PESEL, nie wskazano adresu zameldowania. W sprawach znak: WSO-5343-1/48/2011, WSO-5343-1/70/2011 o udostępnienie danych osobowych zwrócono się pismem, a nie na wniosku ustalonym rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. (Dz. U. z 2008 r. Nr 214 poz. 1353). W sprawach znak: WSO-5343-1/146/2011, WSO-5343-1/147/2011 udzielono odpowiedzi bez uprzedniego wezwania wnioskodawcy o uzupełnienie opłaty. W sprawach znak: WSO-5343-1/154/2011, WSO-5343-1/163/2011 do wniosków nie załączono dokumentu potwierdzającego interes prawny w uzyskaniu danych (kserokopia umowy kupna-sprzedaży samochodu nie jest dokumentem). Udostępniając dane do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia m.in. w sprawach znak: WSO-5343-1/25/2011, WSO-5343-1/26/2011, WSO-5343-1/27/2011 organ gminy nie pozostawiał w aktach informacji w jaki sposób ustalono, że podmiot wnioskujący o udostępnienie danych jest uprawniony do dziedziczenia po osobie zmarłej. 3
CZĘŚĆ FINANSOWA Opłaty były naliczane i pobierane w prawidłowej wysokości, które wnoszono na wskazany przez Gminę rachunek bankowy 90 8619 0006 0010 0200 4705 0003., bądź na rachunek bieżący dla gromadzenia dochodów nie stanowiących podatków i opłat (pozostałe dochody) o numerze: 20 8619 0006 0010 0200 4705 0002, po czym przeksięgowane na właściwe konto. Wpłat dokonywano również w kasie Urzędu. Zgodnie z art. 255 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn.zm.), zarząd jednostki samorządu terytorialnego przekazuje dochody budżetowe związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, pomniejszone o określone w odrębnych ustawach dochody budżetowe przysługujące jst z tytułu wykonywania tych zadań, na rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej przekazującego dotację celową, według stanu środków określonego na: - 10 dzień miesiąca w terminie do 15 dnia danego miesiąca, - 20 dzień miesiąca w terminie do 25 dnia danego miesiąca, - do dnia 8 stycznia roku następnego po roku budżetowym pobrane do 31 grudnia i nieprzekazane w terminach, opisanych powyżej. Z dokumentacji księgowej wynika, że w okresie objętym kontrolą czyli do 31 grudnia 2011 roku, Gmina Wieliczka z tytułu udostępniania danych, uzyskała dochody w wysokości 5.983,00 zł. Z tego tytułu Gmina Wieliczka odprowadziła do budżetu państwa dochody w kwocie 5.683,85 zł. Działania powyższe były zgodnie z art. 44 h pkt 11 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z póżn. zm.) gdyż opłaty pobrane za udostępnienie danych w wysokości 95 % kwoty uzyskanych dochodów stanowią dochód budżetu państwa, które przekazano na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Natomiast dochód gminy wyniósł kwotę 299,15 zł, i stanowił 5 % dochodów uzyskiwanych na rzecz budżetu gminy w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami co jest zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt. 7 ustawy z dnia 13 listopada o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2008 r. Nr 88 poz. 539 ze zmianami). Dochody te są wykazane w Rb-27S Rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku 4
początku roku do dnia 31 grudnia roku 2011 przekazanym do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie w następującej podziałce klasyfikacji budżetowej: 750, 75011, paragraf 2360. Uzyskane dochody z zadań zleconych jst, zostały prawidłowo ujęte w kwartalnym Sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za okres od początku roku do końca IV kwartału roku 2011 w dziale 750 - Administracja publiczna, rozdział 75011 Urzędy wojewódzkie, paragrafie 0690 wpływy z różnych opłat. Dochody budżetowe ujęte w rocznym sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów są zgodne z prowadzoną ewidencją księgową. Objęte kontrolą dokumenty spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowych oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione, zgodnie z przyjęta instrukcją określającą zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczenia dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych w Urzędzie Miasta i Gminy Wieliczka. Skontrolowane dochody zostały prawidłowo (ze względu na swój rodzaj) ujęte w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej i zaksięgowane na wymienionych niżej kontach: 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych, które to konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunkach bankowych z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych, objętych planem finansowym. 101 Kasa, 141 Środki pieniężne w drodze udostępnianie danych osobowych 222 Rozliczenie dochodów budżetowych, 240 Pozostałe rozrachunki (wpływy do wyjaśnienia). Ewidencja księgowa prowadzona była zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości wprowadzoną Zarządzeniem Nr 226/2010 Burmistrza Miasta i Gminy Wieliczka z dnia 22 listopada 2010 r. oraz z Zakładowym Planem Kont zgodnie z Zarządzeniem Nr 288/2010 z dnia 31 grudnia 2010 roku. 5
Rachunkowość jest prowadzona komputerowo z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania System RATUSZ opracowanym przez REKORD Systemy Informatyczne Spółka - Bielsko Biała, który jest systematycznie aktualizowany. Kontrola nie wykazała przypadku udostępniania danych do celów badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej lub rynku, które ustala się według wzoru określonego w 2 Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. Nie odnotowano również opłaty za udostępnianie w drodze weryfikacji danych za pomocą urządzeń teletransmisji podmiotom, o których mowa w art. 44h ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, w wysokości 10 zł od jednostkowej weryfikacji. Z uwagi na prawidłową realizację zadań w powyższym zakresie nie formułuje się zaleceń pokontrolnych. Ocena części merytorycznej: Udostępnianie danych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami. Ocena części finansowej: Realizacje zadań we wskazanym zakresie ocenia się pozytywnie. Stwierdzone w toku kontroli uchybienia spowodowały wydanie zaleceń pokontrolnych dotyczących części merytorycznej: 1. Dane z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy udostępniać na podstawie należycie wypełnionego i podpisanego czytelny podpis lub parafa i pieczątka - wniosku o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL, oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych ustalonego rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2008 r. Nr 214 poz. 1353, ze zmn.) a nie na podstawie pisma. 2. W przypadku złożenia wniosku o udostępnienie danych bez należnej opłaty lub wniesienia opłaty w nieprawidłowej wysokości, organ winien w pierwszej kolejności wezwać wnioskodawcę o uzupełnienie opłaty w trybie art. 261 ustawy z 14 czerwca 1960 r. kodeks 6
postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., nr 98, poz. 1071 z późn. zmn) - i dopiero po uiszczeniu należnej opłaty udostępnić dane. 3. Udostępniając dane potrzebne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia w aktach sprawy należy pozostawić informację o sposobie weryfikacji uprawnień wnioskodawcy do uzyskania danych; 4. Dane ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy udostępniać zgodnie z przepisem art. 44 h ust. 2. Stosownie do treści art. 52 ust. 5 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko; nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Lucyna Gajda Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców ( podpis i pieczęć kierownika komórki do spraw kontroli) 7