Proces zarządzania dokumentacją w podmiocie stosującym system EZD

Proces zarządzania dokumentacją w podmiocie stosującym system EZD Konferencja Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych, Warszawa, 6 grudnia 2012 przygotował Kazimierz Schmidt, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Z wykorzystaniem materiałów z prezentacji autora z XVII FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI, Jachranka, 5-6 października 2011

Plan Wstęp (co to jest EZD i dlaczego może być przydatnym narzędziem) Omówienie niektórych przepisów zał. nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 nr 14 poz. 67 Modele postępowania tradycyjnego i EZD (uproszczone) Oczywiście EZD i zakres jego używania może być zdefiniowany także w instrukcji kancelaryjnej dla podmiotu nieobjętego tym rozporządzeniem (i tam może być inaczej)

papier Model tradycyjny każdy ma swoją dokumentację na papierze (swoje papiery) papier Urząd A Urząd B papier papier Kowalski Przedsiębiorstwo

EZD Model z EZD każdy ma swoją dokumentację (urząd w EZD, a Kowalski i przedsiębiorca jak chcą) EZD Urząd A Urząd B e-inna platforma epuap e- jeszcze inna platforma ERP Kowalski To jest tylko chmura usługowa tu nie ma dokumentacji Przedsiębiorstwo

Model z systemami dedykowanymi każdy ma swoją dokumentację + jest jeszcze dokumentacja EZD/papier w systemach dedykowanych EZD/papier Urząd A elegislacja Urząd B edeklaracje CEIDG ERP EPU Przedsiębiorstwo Kowalski To jest chmura usługowa ale z ważną dokumentacją

O czym to będzie tytuł rozdziału 2 w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 brzmi: Czynności kancelaryjne w systemie EZD i będzie tylko o tym

Skąd się wziął system EZD Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 nr 14 poz. 67). Tamże 2 pkt 13: system EZD system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych Dotyczy tylko: organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki; organów powiatu i starostw powiatowych; organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich; organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy. Zatem np. szkół, przedszkoli i ministerstw już nie

EZD jako narzędzie uniwersalne (definicje autora do celów tej prezentacji) system EZD - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania różnymi rodzajami dokumentacji (umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych) (zastępujący papier tam gdzie tylko możliwe) system dedykowany system teleinformatyczny przeznaczony do realizacji określonych usług elektronicznych lub prowadzenia określonych rodzajów spraw (zastępujący papier tylko dla spraw dla których jest dedykowany)

Dlaczego w drugiej dekadzie XXI wieku czynności kancelaryjne? Dlaczego zakłada się, że mimo postępującej informatyzacji umożliwiającej tworzenie automatycznych usług elektronicznych (edeklaracje, CEIDG, e-legislacja, e-zamówienia publiczne, epostępowanie wieczystoksięgowe, e-prokuratura, e-itd) nadal będzie potrzeba: rejestrować wpływy, rozdzielać je na komórki organizacyjne, dekretować, zakładać akta spraw, akceptować, wysyłać Przecież w systemie dedykowanym dla określonych usług może się to dziać automatycznie

Po co w ogóle EZD? Dlaczego zatem nie poczekać na systemy dedykowane? Dlaczego nie pozostać na papierze w systemie tradycyjnym od czasu do czasu dodając system dedykowany dla kolejnej usługi Jak długo będziemy czekać aż na wszystko będzie dedykowany system/usługa? Ilu systemów dedykowanych będzie trzeba się nauczyć?

Świat kocha dane niestrukturalne

Świat kocha dane niestrukturalne 2 Źródło: Robert Lejnert, HP Autonomy Inteligentne wyszukiwanie informacji (slajd z prezentacji w ramach XIX edycji seminarium w cyklu ARCHIWIZACJA I SKŁADOWANIE "DŁUGOTERMINOWE ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH,,Warszawa 14 listopada 2012

A urzędy dane niestrukturalne na papierze odbiorca data odbiorca dekretujący Co wiadomo z tych robaczków?

Inne przykłady (rok 2012) Przykłady (rok 2012) http://legislacja.rcl.gov.pl/dokument/73442 http://legislacja.rcl.gov.pl/dokument/71660 http://legislacja.rcl.gov.pl/dokument/71662 http://legislacja.rcl.gov.pl/dokument/52112 (kpc) (pisma dotyczące procesu przyjmowania projektów rządowych zostały wybrane celowo i tendencyjnie, ponieważ: http://bip.mg.gov.pl/files/upload/16941/pl_mg_ Program_Lepsze_Regulacje_2012-2015.pdf

wystąpienie o warunki zabudowy Jeśli stronami w sprawie jest oprócz urzędu jeszcze 5 obywateli i tylko jeden z nich (ten, który złożył wniosek w postaci elektronicznej) jest zainteresowany otrzymywaniem elektronicznej korespondencji, to znaczy, że pozostałym czterem osobom urząd musi przekazywać informacje o prowadzonej sprawie za pomocą listów poleconych W aktach sprawy musi znajdować się informacja o realizacji wymaganego prawem powiadomienie stron. Informacja mogąca stanowić dowód dla sądu, NIK-u, organu drugiej instancji, Informacja zapisana w taki sposób aby była dla stron (w razie potrzeby) użyteczna. I jak takie akta zapakujemy do systemu dedykowanego?

Dlaczego tak jest, czyli kilka wybranych przepisów kodeksu postępowania administracyjnego Strony należy poinformować: Art. 9. Organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek Art. 36. 1. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. 2. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

Z przepisów kpa 2 W jaki sposób można poinformować Art. 42. 1. Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. 2. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej Art. 39 1. 1. Doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania: 1) wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo 2) wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków Jeśli uczestnik postępowania nie wystąpił ani nie wyraził zgody to nie można mu doręczać elektronicznie (ta zasada długo jeszcze nie zostanie zmieniona)

Z przepisów kpa 3 Nawet jeśli uczestnik wyraził zgodę Art. 46 3. W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ doręcza pismo w sposób określony w przepisach niniejszego rozdziału dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego to i tak może z tego w każdej chwili zrezygnować. Wokół tego przepisu są także inne kontrowersje: jak doręczyć decyzję sporządzoną w postaci elektronicznej jeśli strona w terminie 7 dni jej nie odebrała. Jak doręczyć ją stronom, które nie wyraziły zgody na doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej? Uwaga: planuje się fikcję doręczeń elektronicznych, ale możliwość rezygnacji zostanie utrzymana

Mamy okres przejściowy (raczej dłuuugi) Teza: jak bardzo byśmy się nie starali, to nie da się w dającym się zaplanować czasie całkowicie zastąpić pismem elektronicznym pisma papierowego (czy taka teza wymaga jeszcze udowodnienia?) Teza: jak bardzo byśmy się nie starali, to nie da się w dającym się zaplanować czasie całkowicie zastąpić dokumentu niestrukturalnego strukturalnym (czy taka teza wymaga jeszcze udowodnienia?) Choć nie należy rezygnować z dążenia do tego aby całkowicie zastąpić papier w poszczególnych procesach administracyjnych trzeba przewidzieć istnienie dualnej dokumentacji w jednej i tej samej sprawie. Ale jednocześnie pozwolić aby podmioty przygotowane technicznie i organizacyjnie do tworzenia akt spraw w postaci elektronicznej nie były zmuszane do prowadzenia podwójnej dokumentacji tych samych spraw (i elektronicznie i dodatkowo na papierze)

Ograniczenia i możliwości Należy podkreślić, że ponadto nie ma formalnoprawnej możliwości ustalenia, że wolno jest informację nadesłaną na papierze, po wykonaniu odwzorowania cyfrowego wybrakować (papiery które przyszły trzeba przechować - przynajmniej do czasu zmian ustawowych). Była natomiast możliwość (i została wykorzystana) ustalenia, że w przypadku podmiotu tworzącego akta spraw w postaci elektronicznej nie ma obowiązku trzymania papierowych kopii tego co zostało na papierze wysłane.

Omówienie niektórych przepisów

Na papierze lub w EZD Można wybrać ( 1 ust. 2) Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD Decyduje kierownik podmiotu (ust. 3) Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych, o których mowa w ust. 2, jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu. Powrót do tradycji zabroniony (ust. 4) Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne Możliwe wyjątki (ust. 5) Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.

O wyjątkach (opisane w 1 ust.6) Jeśli prawo wymaga na papierze (albo elektronicznie) oczywiste Zdefiniowano proces i wdrożono elektroniczną usługę publiczną (wtedy to co jest tak realizowane zostaje w postaci elektronicznej) aby opłacało się tworzyć usługi elektroniczne istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wytrych na wszelki wypadek

10 - wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie czyli co? Wszystko czyli: Prowadzenie rejestrów przesyłek (wpływających i wychodzących) oraz spisów spraw (pkt 1) - Wykonywanie dekretacji (pkt 2) Wykonywanie akceptacji (podpisywanie odpowiednim podpisem elektronicznym) (pkt 3) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD, innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD (pkt 4) aby jednoznacznie wykluczyć możliwość działania papierowego kierownictwa w elektronicznym urzędzie Uwaga wyjątek! aby opłacało się tworzyć usługi elektroniczne

13 - rejestracja wpływów Rejestracja polega na przyporządkowaniu metadanych (ust. 2) To przyporządkowanie może to się odbywać automatycznie (ust.2) Na przykład gdy wystawiony zostanie formularz automatycznie zbierający niezbędne metadane lub wymagający ich podania przez wnoszącego pismo (niestety z papierem tak się nie da) Dodanie metadanych nie musi być od razu, ale może być w trakcie załatwiania sprawy Unikatowy (niepowtarzalny) identyfikator

17 wpływy na papierze Oznaczenie wpływu identyfikatorem (ust.1) możliwym do przeczytania gołym okiem (ust.2) Zamiana papierów na dokumenty elektroniczne (ust. 4) ale z wyjątkami: duuuuża strona (na przykład A3 i większe); duuuużo stron; treść (nie wolno skanować bo ), forma lub postać (np. nie da się odwzorować bo to obraz olejny w ramie albo pustak ceramiczny) Po czym papiery do składu chronologicznego!

18 poczta elektroniczna Poczta elektroniczna też może stanowić wpływ odzwierciedlający załatwianie spraw), ale: Można automatycznie usuwać spam i wiadomości zawierające złośliwe oprogramowanie (ust.1) Selekcja przesyłek po odsianu spamu (ust.2) Nie wszystkie przesyłki pocztą elektroniczną w rejestrze wpływów (uznaniowość prowadzącego sprawę) (ust.3-5) Zakaz drukowania i powtórnego skanowania (ust.6) Ważne: jeśli chcesz mieć pewność doręczenia: wysyłaj na elektroniczną skrzynkę podawczą wystawiającą UPO. Potwierdzone to jest także w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podst. Art.. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji Ważne: w projektowanym rozporządzeniu PEiR w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (COM(2012) 238 final ) pojęcie Kwalifikowana usługa doręczania elektronicznego (ang. Qualified electronic delivery service )

19 elektroniczna skrzynka podawcza Uwaga wyjątek: wpływy automatycznie rejestrowane w dedykowanym systemie teleinformatycznym (ust.1 pkt 1) aby opłacało się tworzyć usługi elektroniczne Ważny warunek: można nie rejestrować wpływu w EZD, jeżeli system dedykowany, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi nie jest wyłącznie rejestrem wynikowym odnotowującym tylko kto wprowadził dane, a nie na jakiej podstawie Wpływy nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania do EZD przesyłka + UPO

20 przekazane na informatycznym nośniku danych Dostrzeganie nośników dołączonych do pisma na papierze to też przesyłka na nosniku (ust.1) Przeniesienie zawartości nośnika do systemu EZD (ust.3) albo pozostawienie na tym nośniku (ust.4). Uwaga! w przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych przekazuje się dokument wraz z tym nośnikiem (zob. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów wydane na podst. art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji)

21 rozdział wpływów Rozdział wpływów do właściwych komórek lub osób może realizować punkt kancelaryjny (wg podziału zadań i kompetencji w danym podmiocie) dekretacja ma sens tylko wtedy, gdy nie jest oczywiste gdzie przekazać przesyłkę Rozdział wpływów może być realizowany automatycznie (ust.2) można np. zdefiniować, że wszystkie pisma na podstawie określonego wzoru trafiają od razu do komórki XYZ, albo wszystkie pisma od określonego podmiotu, jeżeli mają w tytule itd

22-23 skład chronologiczny 22 ust.1 dopuszczenie kilku składów 22 ust.2 wypożyczenia ze składu Uciążliwe wypożyczenia ze składu (karty zastępcze) albo odnotowanie wypożyczenia w EZD (ale po co wypożyczać to co jest dostępne w skanie?) 23 ust.1 wyodrębnione (od reszty) przesyłki dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, 23 ust.2 wyodrębnione (od reszty) informatyczne nośniki danych, których zawartości nie skopiowano do EZD Żeby kiedyś łatwiej było wyrzucić resztę (jeśli zostanie dopuszczone przez ustawodawcę)

24 dekretacja Dekretacja wyłącznie w systemie EZD dekretacja nie zawsze jest konieczna: ma sens tylko wtedy, gdy nie jest oczywiste gdzie przekazać przesyłkę zob. 21 Wstępnie planowane dopuszczenie automatycznej dekretacji (w nowelizacji)

27 automatyczny spis spraw Dane odnoszące się do całego spisu (ust.1 pkt 1) i dane odnoszące się do każdej sprawy (ust.1 pkt 2) Dowolność kształtowania spisów spraw wg klas wykazu akt i/lub okresów chronologicznych (ust.2) UWAGA na nowy przepis kpa (od 6 marca 2012) zawsze musi być wgląd w metrykę sprawy Art. 66a. 1. W aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej. 2. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności. 3. Metryka sprawy, wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana.

31 kompletność akt sprawy W aktach sprawy nie tylko przesyłki zarejestrowane w rejestrach (ust.1) ale także: notatki służbowe (pkt 2) wiadomości poczty elektronicznej jeśli odzwierciedlają sposób załatwiania sprawy (pkt 3) odrzucone projekty pism + uwagi i adnotacje do nich (jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie) (pkt 4) Warto zauważyć, że odrzucone projekty pism i adnotacje do nich system EZD może automatycznie zachowywać w aktach sprawy Dbałość o kompletność metadanych (ust.2)

33-34 akceptacja Elektroniczna akceptacja treści przesyłki przeznaczonej do wysłania środkami komunikacji elektronicznej ( 33) lub na papierze ( 34) Nawet w przypadku przesyłki papierowej obowiązek zachowania w aktach sprawy wersji elektronicznej ostatecznie zaakceptowanej Opcjonalna możliwość dodawania do akt sprawy także (niezależnie od podpisanej elektronicznie wersji przeznaczonej do wydruku) także odwzorowań cyfrowych pism, które zostały wysłane na papierze.

35-36 wysyłka 37-38 do archiwum zakładowego ( 35) Możliwość automatycznego wysyłania przez system zaraz po podpisaniu (pkt 1), ale także: Wysyłania przez punkt kancelaryjny (pkt 2), Wysyłania przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń (pkt 2). 37 po 2 latach automatyczne przejęcie dokumentacji w EZD przez archiwum zakładowe akt spraw zakończonych Nie ma przekazywania z komórek czyli spisu zdawczo-odbiorczego! Akta spraw są w tym samym EZD tylko automatycznie zmienia się komórka zarządzająca. 38 przekazanie zawartości składów (chronologicznego i informatycznych nośników danych) do archiwum zakładowego

Czego nie wolno 8 ust.1 - W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom 8 ust. 2 - Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy

Sens 8 W systemie EZD (nie: esod) zabronione jest zakładanie kilku spraw w.. tej samej sprawie. Zakaz wychodzi z założenia, że skoro akta spraw są elektroniczne, to znaczy że są odmiejscowione = zamiast pisać pismo wewnętrzne (!) w załączeniu przesyłam i proszę o opinię należy udostępnić akta sprawy temu kto ma opinię dać. Powielanie tego oczywistego na papierze zwyczaju w systemie EZD jest bez sensu. W przypadku gdy mający dostęp do akt sprawy pracownik innej komórki organizacyjnej zamiast napisania kolejnego pisma w odpowiedzi na pismo przesyłam opinię po prostu włączy tę opinię do akt sprawy, to system EZD i tak odnotuje kto włączył i kiedy, a cała wewnętrzna biurokracja będzie zupełnie niepotrzebna. Proszę zwrócić uwagę że ten niewielki wymóg nie tylko upraszcza proces załatwiania sprawy, ale także powoduje, że akta sprawy są w jednym miejscu a nie rozproszone. A to oznacza pełniejszy ich ogląd zarówno dla aktotwórcy jak i dla stron.

Jest jeszcze koordynator czynności kancelaryjnych ( 2 ust.2) Koordynator który tego wszystkiego pilnuje Z pewnością aby mógł to robić potrzebne mu są narzędzia w systemie. Na przykład: Przeglądanie akt spraw komórki ABC pod kątem prawidłowości wyboru pozycji wykazu akt, znajdź wszystkie dekretacje wykonane z opóźnieniem większym niż znajdź wszystkie akceptacje wykonane z opóźnieniem większym niż znajdź wszystkie pisma należące do więcej niż jednej sprawy (i pokaż listę tych spraw) I nie chodzi tu o kontrolę tylko o wyszukiwane wąskich gardeł i sprawniejsze postępowanie tylko kto w to uwierzy

przesyłka przychodząca z zewnątrz wszczęcie sprawy własnej rejestracja pisma przychodzącego w rejestrze korespondencji rozdział przesyłek dekretacja założenie sprawy właczenie przesyłki z zewnątrz do akt sprawy Akceptacja/ podpisanie (2 egzemplarze) podpisać podpisać czy poprawić? sporządzenie pisma i przekazanie do akceptacji poprawić 1 egzemplarz Wysyłka/ doręczenie rejestracja pisma wychodzącego w rejestrze korespondencji 2 egzemplarz włączenie pisma wychodzącego do akt włączenie pisma z uwagami do akt Po to aby dokumentacja odzwierciedlała przebieg załatwiania sprawy (np kto dopisał "i czasopisma") Proces kancelaryjny w systemie tradycyjnym (uproszczone). Cel: powstanie akt sprawy odzwierciedlających proces jej załatwiania Pełniejsza wersja modelu z opisem http://epuap.gov.pl/jforum/posts/simplelist/on/380.page

przesyłka przychodząca z zewnątrz wszczęcie sprawy własnej rejestracja pisma przychodzącego w rejestrze korespondencji rozdział przesyłek dekretacja założenie sprawy właczenie przesyłki z zewnątrz do akt sprawy legenda 1 egzemplarz Wysyłka/ doręczenie Akceptacja/ podpisanie (2 egzemplarze) rejestracja pisma wychodzącego w rejestrze korespondencji 2 egzemplarz podpisać włączenie pisma wychodzącego do akt podpisać czy poprawić? poprawić włączenie pisma z uwagami do akt sporządzenie pisma i przekazanie do akceptacji Po to aby dokumentacja odzwierciedlała przebieg załatwiania sprawy (np kto dopisał "i czasopisma") Wykonywane ręcznie Możliwe wspomaganie systemem Możliwe całkowicie automatyczne Proces kancelaryjny w systemie EZD (uproszczone). Cel ten sam: powstanie akt sprawy odzwierciedlających proces jej załatwiania. Choć większość czynności może być zautomatyzowana nie znaczy, że nie ma powstać dokumentacja.

Planowana nowelizacja Planowana jest nowelizacja rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. ale zmiany jak się wydaje nie będą zasadnicze. Główne planowane zmiany to: Zaakcentowanie roli systemów dedykowanych Dopuszczanie automatycznej dekretacji Rozwiązanie problemu tzw. spamu papierowego Skład chronologiczny dla pism wewnętrznych Oczywiście EZD i zakres jego używania może być zdefiniowany także w instrukcji kancelaryjnej dla podmiotu nieobjętego tym rozporządzeniem (i tam może być inaczej)

Dziękuję za uwagę kschmidt@archiwa.gov.pl