Ocena Okresowa Instrukcja Obsługi Narzędzia Spis treści 1. Wejście do narzędzia... 2 2. Instrukcja dla ocenianych (wszyscy pracownicy)... 3 3. Instrukcja dla oceniających (przełożeni)... 4 1
1. Wejście do narzędzia Wejście do narzędzia następuje poprzez Zdalny Portal Pracowniczy: www.hrcemex.pl Po zalogowaniu się na ten Portal, należy przejść do nowo utworzonej sekcji Ocena Okresowa : Pracownik ma do wyboru 2 ścieżki uzupełnienia oceny okresowej za bieżący rok: A. Ocena w systemie elektronicznym on-line; B. Ocena w wersji papierowej. W celu wypełnienia oceny pracowniczej on-line, należy wybrać opcję Zrób ocenę okresową on-line>>, w przypadku oceny w wersji papierowej, należy pobrać arkusz do wydruku Arkusz Oceny Okresowej : Przy wypełnianiu oceny okresowej on-line użytkownik zostanie przeniesiony do narzędzia oceny okresowej. 2
2. Instrukcja do narzędzia on - line dla ocenianych (wszyscy pracownicy) Po wejściu do narzędzia, wyświetli się następujący widok: Makieta zawiera najważniejsze informacje o pracowniku wraz z dodatkowymi dokumentami informacyjnymi o procesie. W trakcie procesu jego aktualny status można sprawdzać poprzez komunikaty w kolumnie Status. Ich treść jest opisana w poniższej tabelce: Etap oceny Status Stan Samoocena Nie rozpoczęta Domyślny stan oceny przed całym procesem Samoocena Wysłana Po wypełnieniu samooceny przez pracownika i wysłaniu do przełożonego Spotkanie z przełożonym Oczekująca Przed lub w trakcie spotkania z przełożonym dotyczącym oceny okresowej Spotkanie z Zaakceptowana Po akceptacji oceny przez pracownika przełożonym Spotkanie z przełożonym Odrzucona Po odrzuceniu oceny przez pracownika Pracownik w ramach procesu realizuje następujące kroki: 1. Etap samooceny pracownika: a. Uzupełnienie formularza oceny dostępnego pod opcją w widoku głównym, oraz wysyłanie go do przełożonego opcją dostępną w formularzu; b. Oczekuje na decyzję przełożonego dotyczącą oceny. 3
2. Etap spotkania z przełożonym: a. Przełożony powinien spotkać się z pracownikiem, omówić tą ocenę i nanieść ewentualne poprawki na formularz danego pracownika. b. Po zakończeniu spotkania, formularz jest przesyłany z widoku przełożonego do pracownika do akceptacji. c. W widoku pracownika, w formularzu pojawiają się następujące opcje: W przypadku akceptacji przez pracownika, proces oceny okresowej będzie ZAKOŃCZONY. W przypadku braku akceptacji, formularz zostanie odesłany do przełożonego w celu ponownego rozpatrzenia oceny. d. Przełożony sprawdza ocenę i nanosi ewentualne poprawki, po zakończeniu formularz jest przesyłany do pracownika do ponownej akceptacji. e. W przypadku ponownego braku akceptacji, formularz zostanie odesłany do przełożonego oraz HRBP (rola wspierająca) w celu ponownego rozpatrzenia oceny. f. Przełożony przy konsultacji z HRBP dokonuje ponownej oceny. Uwaga: Formularze w narzędziu są zgodne z dotychczas stosowanymi formularzami w wersji papierowej. 3. Instrukcja do narzędzia on-line dla oceniających (przełożeni) Bezpośredni przełożeni oprócz samooceny opisanej w pkt 2, są odpowiedzialni za dokonanie oceny podległych im pracowników. 4
Widok główny, oprócz sekcji z samooceną zawiera również informację o pracownikach: W celu dokonania samooceny, należy postępować jak w części dla ocenianych (dla wszystkich) wg pkt 2, opisanego wyżej. W celu dokonania oceny pracowników należy wybrać formularz ocenianego pracownika przez opcję: Przełożony w ramach procesu realizuje następujące kroki (dla pracownika jest to etap: Spotkanie z przełożonym ): a. Po informacji o wypełnieniu samooceny przez pracownika (mail), należy wybrać formularz ocenianego pracownika opcją: ; b. Przełożony powinien umówić się na spotkanie z danym pracownikiem, podczas którego ocena ta będzie wspólnie omówiona i zweryfikowana; c. Zweryfikowany formularz przełożony wysyła do akceptacji przez pracownika: d. Pracownik podejmuje decyzję czy akceptuje tą ocenę (koniec procesu), lub odrzuca. e. W przypadku odrzucenia oceny, przełożony ponownie powinien zweryfikować ocenę oraz po jej korekcie przesłać ponownie do akceptacji przez pracownika. Opcja: f. Pracownik podejmuje decyzję czy przyjmuję tą ocenę (koniec procesu), lub ponownie odrzuca. g. W przypadku powtórnego odrzucenia, należy skontaktować się z przypisanym HRBP w celu omówienia oceny oraz jej ewentualnej korekty. Uzupełnioną ocenę ponownie akceptuje 5
przełożony i wysyła do akceptacji pracownika. W szczególnych przypadkach oceny może dokonać HRBP. h. W szczególnych przypadkach przełożony może uzupełnić ocenę za pracownika. W takim przypadku etap Samoocena pracownika jest pomijany i powinien odbyć się wyłącznie etap Spotkanie z przełożonym. Po takim spotkaniu mogą się odbyć dwa scenariusze, żeby zakończyć proces oceny okresowej: Jeśli pracownik ma możliwość akceptacji tej oceny poprzez narzędzie on Line, to przełożony powinien użyć przycisku: Jeśli zaś pracownik nie ma możliwości zrobienia akceptacji on-line lub nie ma w ogóle dostępu do komputera, to jego przełożony, w uzgodnieniu z tym pracownikiem, może dokonać zaakceptowania tej oceny: 6