Krok pierwszy układanie grafików

ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY W TETA HRM INSTRUKCJA DLA KIEROWNIKÓW BIUR Należy wejść na stronę internetową najlepiej przez przeglądarkę internetową Mozilla Firefox: http://tui-poland.pl/hrm i zalogować się. Nazwą użytkownika jest zawsze numer PESEL danego pracownika. Hasło jest indywidualne dla każdego pracownika. Nie wolno udostępniać haseł innym pracownikom, ponieważ w systemie znajdują się wszystkie dane łącznie ze stawką wynagrodzenia. Kierownik widzi w systemie wszystkich swoich pracowników. System działa tylko dla osób z umową pracę nie mają do niego dostępu osoby pracujące na podstawie umowy zlecenia. Jedną z opcji oferowaną przez system TETA HRM jest ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY. Aby prawidłowo zarządzać czasem pracy w biurze należy podstępować zgodnie z podstawowymi krokami opisanymi poniżej. Krok pierwszy układanie grafików Każdy pracownik powinien mieć zaplanowany grafik przed rozpoczęciem miesiąca. Ta opcja jest dostępna tylko dla kierowników. Pracownik nie ma takich uprawnień. Dlatego też kierownik musi zaplanować czas pracy dla siebie i wszystkich swoich pracowników. Grafiki można zrobić na 3 sposoby: 1. Wybierając: HARMONOGRAMY -> PLANOWANIE -> INDYWIDUALNE Dzięki tej opcji możemy zaplanować czas pracy dla każdego pracownika osobno. 2. Wybierając: HARMONOGRAMY -> PLANOWANIE -> GRUPOWE Dzięki tej opcji możemy zaplanować czas pracy dla wybranych pracowników ale w przypadku gdy ich czas pracy jest taki sam. Opcja przydatna, gdy w biurze jest kilku pracowników pracujących w danym tygodniu na tą samą zmianę. Możemy dzięki tej opcji zaplanować dla nich ten tydzień, a przez inny rodzaj planowania wypełnić te dni, w których ich czas pracy się różni. 3. Wybierając: HARMONOGRAMY -> PLANOWANIE -> GRAFIK Planowanie czasu pracy dla jednej lub wielu osób; opcja wygodna, gdy osoby, dla których układa się grafik pracują w różnych godzinach widać, kiedy ich godziny pracy nakładają się na siebie lub nie. Widać harmonogram kilku pracowników. Z listy dostępnych pracowników należy wybrać osoby, którym chcemy zaplanować harmonogram, a następnie zatwierdzić wybór przyciskiem Planuj. 1

Jak wygląda prawidłowy harmonogram? Wszyscy pracownicy biur zatrudnieni są w równoważnym systemie czasu pracy, co oznacza, że czas pracy w ciągu dnia może wynosić maksymalnie 12 godzin. Każdy pracownik powinien pracować pięć dni w tygodniu. Tydzień to siedem kolejnych dni kalendarzowych liczonych od początku okresu rozliczeniowego czyli licząc od początku stycznia, tygodnie to: 1.01-7.01, 8.01-14.01, 15.01-21.01, 22.01-28.01, 29.01-04.02 itd. do końca okresu rozliczeniowego. W ciągu roku są cztery 3-miesięczne okresy rozliczeniowe: styczeń-marzec, kwiecień-czerwiec, lipiec-wrzesień, październik-grudzień. Zadaniem kierownika jest zaplanowanie czasu pracy tak, aby na koniec każdego okresu rozliczeniowego liczba nadgodzin jego i jego pracowników wynosiła 0. Każdy pracownik dwa dni w tygodniu powinien mieć wolne. Jednocześnie należy zapewnić mu 11h odpoczynku na dobę oraz 35 godzin odpoczynku tygodniowego. Jeżeli nie jest zachowana liczba godzin pojawia się komunikat Tydzień (2010-01-08-2010-01-14). Pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. W szczególnych przypadkach tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, nie może być jednak krótszy niż 24 godziny. Powinien przypadać w niedzielę lub w dniu określonym jako dzień wolny za niedzielę. Nie został określony dzień wynikający z tygodniowego odpoczynku Pracownikowi nie można zaplanować czasu pracy tak, aby rozpoczynał czas pracy wcześniej niż poprzedniego dnia. Wtedy pojawia się komunikat: Dzień 2010-01-14. Zaplanowano rozpoczęcie pracy w tej samej dobie pracowniczej (l. godz. w dobie 24). Powinna również zostać zachowana liczba dni wolnych od pracy. W okresie rozliczeniowym liczba dni ustawowo wolnych musi być równa liczbie dni wolnych zaplanowanych w kalendarzu wzorcowym. Jak oznaczać dni w harmonogramie? Pięć dni pracujących powinno być zaznaczone jako R i wpisane godziny pracy. Dwa dni wolne: jeden oznaczony jako 5D ( bez znaczenia czy to jest sobota czy nie) oraz jeden jako N ( jeżeli jest to niedziela). Jeżeli niedziela jest dniem pracującym to jest również oznaczona jako R a dzień wolny za tą niedziele powinien być udzielony w tygodniu po niedzieli lub przed nią i oznaczony jako WN/WS. Święta wolne od pracy powinny być oznaczone jako S. Każdy inny wolny dzień w tygodniu powinien być oznaczony jako WR. W planowaniu grafików używamy jedynie symboli: S święto wolne od pracy R każdy dzień pracy 5D dzień wolny w tygodniu WR kolejny dzień wolny w tym samym tygodniu, kiedy jest użyte 5D N niedziela wolna od pracy WN/WS wolne za pracującą niedzielę Proszę nie używać pozostałych symboli. Aby móc edytować grafik należy zmienić sposób edycji z wszystkie dane na godziny pracy lub zmiany. 2

Przykładowy grafik: Harmonogram należy po wypełnieniu zweryfikować i jeżeli pojawią się komunikaty o błędach, poprawić je. Po zweryfikowaniu należy harmonogram zapisać inaczej wszystko się usunie. Na górze strony gdzie pojawia się harmonogram indywidualny: 3

Lub w przypadku planowania przez grafik na końcu: pokazuje się norma godzin do przepracowania w danym miesiącu ( tyle godzin trzeba być w pracy). W harmonogramie musi być zaplanowana dokładnie taka sama ilość godzin, czyli norma musi zgadzać się z planem. Przykładowo w styczniu było do przepracowania 160 godzin. W związku z nieobecnością jednego z pracowników, pozostali będą musieli przepracować 168h. W harmonogramie możemy zaplanować tylko 160 godzin a na pozostałe 8h zrobić zlecenie nadgodzin. Jeżeli pracownik przepracuje więcej godzin niż wskazuje norma na dany miesiąc to nie należy tego uwzględniać w grafiku. Trzeba na te godziny zrobić zlecenie nadgodzin (szczegółowo o zlecaniu nadgodzin w dalszej części instrukcji). Jeżeli pracownik w danym miesiącu chce odebrać nadgodziny to nie może ich odebrać w dniu wolnym od pracy, czyli może odebrać tylko w dniu oznaczonym w harmonogramie jako R. To tak jakby pracownik centrali pracujący od poniedziałku do piątku wystawił wniosek na odbiór nadgodzin w niedzielę system tego nie przyjmie i taki wniosek nie zostanie uwzględniony w bilansie dziennym. Kierownik powinien zaplanować pracę w dniu w którym pracownik chce odebrać nadgodziny, a pracownik powinien wystawić wniosek o odbiór nadgodzin (szczegółowo o odbieraniu nadgodzin w dalszej części instrukcji). Harmonogram można zmieniać w trakcie miesiąca. Przykład: W centrum handlowym pracują 3 osoby. Jeden z pracowników jest na urlopie, drugi zachorował. Zostaje w biurze tylko jeden i pracuje przez tydzień po 12 godzin. W grafiku miał zaplanowaną pracę po 8h. Może w harmonogramie zmienić na 12h w tym tygodniu a w kolejnym ( gdy 2 pracowników wróci) zaplanować sobie pracę po 4h przez cały tydzień. SOBOTY W GRAFIKU Tak wygląda prawidłowo wykonany harmonogram dla pracownika pracującego w biurze nie znajdującym się w galerii handlowej. Planowanie dnia wolnego za sobotę w ciągu następnego tygodnia pozwala uniknąć zlecania i odbierania nadgodzin. 4

DRUKOWANIE GRAFIKÓW Aby wydrukować grafik należy wybrać Zarządzanie czasem pracy Raporty Harmonogram pracy z absencjami. Krok drugi nadgodziny Należy odróżnić zlecanie nadgodzin od odbierania nadgodzin. ZLECANIE NADGODZIN Każdy pracownik może pracować w nadgodzinach jedynie za zgodą przełożonego. Dlatego na każde nadgodziny musi zostać zrobione zlecenie. Zlecenie pracy w nadgodzinach może zrobić pracownik sam dla siebie. Może też zrobić to dla niego kierownik. 5

Aby zlecić pracę w nadgodzinach należy wybrać nadgodziny zlecanie indywidualne i wybrać pracownika i kliknąć dodaj. Doba pracownicza powinna być taka sama jak data. System domyślnie pokazuje miesiąc bieżący, dlatego należy zwracać uwagę, jaki miesiąc aktualnie nam się wyświetla. Możemy je zmieniać za pomocą strzałek oraz listy rozwijanej z miesiącami i latami. Jeżeli pracownik miał zaplanowaną pracę w grafiku np. od 9.00 do 17.00 ale był do 20.00 należy wpisać w zleceniu nadgodzin od 17.00 do 20.00. Rodzaj nadgodzin: godziny zlecone do odbioru 1 powinno być wystawiane w przypadku nadgodzin w dniu roboczym; zlecenie dla biur sobota 1 powinno być wystawiane w przypadku nadgodzin w dniu wolnym od pracy. Wniosek może mieć statusy: zarejestrowany kiedy jest jedynie wpisany do systemu przesłany do akceptacji kiedy po zarejestrowaniu wniosku przesłaliśmy go do przełożonego zaakceptowany przez kierownika działu kiedy przełożony go zaakceptował nadgodziny. Przełożony może oczywiście odrzucić taki wniosek wtedy pojawi się status odrzucony. Odrzucenie wniosku o nadgodziny przez przełożonego spowoduje, że tych nadgodzin nie będzie można nigdy odebrać. Po prostu przepadają. Po zarejestrowaniu wniosku, należy wybrać kropkę po lewej stronie wniosku w celu ponownej edycji. Wtedy pojawi się opcja przesyłania do przełożonego. Aby zaakceptować lub odrzucić wniosek pracownika należy wybrać: Zarządzanie czasem pracy Nadgodziny Zatwierdzanie zleceń nadgodzin i wybrać pracownika. 6

ODBIERANIE NADGODZIN Pracownik powinien odebrać zlecone nadgodziny do końca okresu rozliczeniowego. Aby je odebrać należy wybrać: Zarządzanie czasem pracy Nadgodziny Odbieranie (typ2) Jeżeli pracownik w danym miesiącu chce odebrać nadgodziny to nie może ich odebrać w dniu wolnym od pracy, czyli może odebrać tylko w dniu oznaczonym w harmonogramie jako R. 7

Możemy sprawdzić liczbę nadgodzin saldo nadgodzin w dniu bieżącym. Wystawiając wniosek o odbiór nadgodzin zawsze należy wybrać na wniosek pracownika. Kierownik, aby zaakceptować lub odrzucić wniosek o odbiór nadgodzin, powinien wybrać Zarządzanie czasem pracy Nadgodziny Odbieranie (typ2). Pojawi się lista wniosków wszystkich podległych pracowników. Należy kliknąć w numer wniosku i zaakceptować. URLOPY W celu rejestracji wniosku urlopowego należy wybrać moduł Urlopy - Operacje - Dodaj wniosek urlopowy: 8

Kiedy wniosek jest już zarejestrowany należy go przesłać do akceptacji. W tym celu należy wybrać dany wniosek z Listy wniosków poprzez kliknięcie na jego numer, a następnie wybrać osobę z listy osób podpowiadanych w polu Prześlij do i zatwierdzić wybór przypiskiem Prześlij. Jeśli okazałoby się, że z jakichś przyczyn musimy ten wniosek wycofać możemy to zrobić wybierając przycisk Wycofaj. Po przesłaniu wniosku urlopowego do akceptacji jego status zmienia się z Zarejestrowanego na Przesłany do akceptacji, Zaakceptowany przez managera. Jednocześnie w momencie przesłania wniosku do akceptacji zostaje wysłany również mail do przełożonego z informacją o tym zdarzeniu. Przełożony, do którego został wysłany wniosek urlopowy powinien go zatwierdzić bądź odrzucić. W tym celu należy wybrać dany wniosek z Listy wniosków poprzez kliknięcie na jego numer, a następnie wybrać odpowiednio przycisk Zatwierdź lub Odrzuć. Status Zaakceptowany przez dział personalny oznacza, że przełożony zaakceptował wniosek. 9

URLOP OKOLICZNOŚCIOWY wprowadza go dział personalny po uzyskaniu informacji od pracownika. CHOROBY absencja spowodowana chorobą jest wpisywana przez dział personalny po otrzymaniu zwolnienia lekarskiego. DELEGACJA wprowadzana jest przez dział personalny Krok trzeci ewidencja wejść i wyjść EWIDENCJA WEJŚĆ I WYJŚĆ Każdy pracownik ma obowiązek uzupełniania wejść i wyjść z pracy. Zarządzanie czasem pracy Ewidencja czasu pracy Ewidencja godzin Dla każdej daty są dwa zdarzenia wejście WE NORMALNE oraz wyjście WY NORMALNE. Należy wpisać godziny wejścia i wyjścia. W dniach kiedy pracownik nie był w biurze ( delegacja, urlop, choroba itp.) nie wpisuje w ogóle tego w ewidencji. Takie dni powinny zostać pominięte. UZUPELNIANIE WEJŚĆ I WYJŚĆ Z KALENDARZA Aby pracownik nie musiał dodawać osobno każdego dnia, kierownik może uzupełnić mu wejścia i wyjścia jednym ruchem. Pracownik nie ma takich uprawnień. Aby to zrobić trzeba wybrać opcję Zarządzanie czasem pracy Ewidencja czasu pracy Funkcje Uzupełnianie wejść/wyjść z kalendarza. Wejścia i wyjścia można przypisać tylko raz w miesiącu. Wejścia i wyjścia wpisują się zgodnie z harmonogramem, niestety z pominięciem zleceń i odbiorów nadgodzin. Np. jeżeli pracownik miał zaplanowaną pracę od 9.00 do 17.00, ale pozostał w pracy do 20.00 to wyjście dopisze mu się o godzinie 17.00. Trzeba wtedy poprawić wyjście i wpisać 20.00. 10

Najlepszym rozwiązaniem jest uzupełnienie wejść i wyjść przez kierownika na początku miesiąca, a pracownik sam przez miesiąc będzie modyfikował, jeżeli będą jakieś różnice w czasie zaplanowanym a faktycznie zaplanowanym. Krok czwarty bilans dzienny Ewidencja czasu pracy - Bilans dzienny Służy do obliczania bilansu poszczególnych pracowników. Jeśli chcemy wybrać inną osobę należy wybrać przycisk Pokaż listę lub Wyszukaj znajdujące się na górnej belce. Na bilansie dziennym możemy sprawdzić zlecone i odebrane nadgodziny, ich ilość oraz ewentualne błędy. 11

Jeżeli na różowo podświetla się opcja oblicz bilans należy przeliczyć bilans, ponieważ wprowadzono jakieś zmiany i trzeba je zaktualizować. W bilansie dziennym nie powinien w ogóle pojawiać się niedoczas to najpoważniejszy błąd. PRZESYŁANIE BILANSU Kiedy bilans dzienny jest poprawny tzn. są prawidłowo wprowadzone wejścia i wyjścia, nie powstaje niedoczas, a ewentualny nadczas równa się godzinom zleconym, każdy pracownik powinien przesłać go przełożonemu do akceptacji. W tym celu klikamy przycisk Prześlij. Dzięki temu bilans zostanie wprowadzony na ścieżkę akceptacyjną. W bilansie pojawi się status Przesłany do pracownika. W tym momencie pracownik może jeszcze cofnąć bilans, jeżeli chce wprowadzić modyfikację. Jeżeli jest to już ostateczna wersja powinien zatwierdzić bilans. 12

Po zatwierdzeniu bilansu z listy kierowników należy wybrać swojego i przesłać bilans. Po przesłaniu bilansu do managera nie można nic już z nim zrobić. Możliwość wprowadzenia zmian pojawi się dopiero, gdy manager odrzuci bilans. Gdy manager zaakceptuje bilans dzienny pojawi się informacja o takim statusie bilansu. 13

Aby zaakceptować bilans podległego pracownika należy wejść w Zarządzanie czasem pracy Ewidencja czasu pracy Bilans dzienny oraz wybrać tego pracownika. Akceptowanie bilansu dziennego pracowników powinno nastąpić najpóźniej piątego dnia następnego miesiąca. Podsumowanie Aby zamknąć okres rozliczeniowy pracownika należy: 1. Poprawnie wprowadzić grafiki dla wszystkich pracowników. 2. Sprawdzić ewidencję godzin (ewidencja czasu pracy ewidencja godzin) i w razie potrzeby uzupełnić wejścia / wyjścia, tak, aby pracownik nie miał nieusprawiedliwionej nieobecności. 3. Jeżeli pracownik miał nadgodziny, należy wprowadzić mu zlecenie nadgodzin inaczej system nie uzna przepracowanego nadczasu za nadgodziny (nadgodziny zlecanie indywidualne). 4. Po wprowadzeniu wszystkich zmian należy przeliczyć bilans dzienny, aby system mógł uwzględnić zmiany (ewidencja czasu pracy bilans dzienny). 5. Jeżeli jesteśmy pewni, że wszystko jest już zaewidencjonowane i można zaakceptować czas pracy pracownika akceptujemy jego bilans dzienny. NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA: 1. Zapomniałem hasła lub 3 razy wpisałem błędne hasło, konto zostało zablokowane, co teraz? Należy przesłać maila do Ani Kostki z nowym hasłem ( musi mieć co najmniej osiem znaków) 2. Mam nowego pracownika, co muszę zrobić, aby miał konto w Tecie? Nowy pracownik powinien przesłać swoje hasło do Ani Kostki ( min. 8 znaków) 3. Wydaje mi się, że Teta pokazuje za małą liczbę dni urlopu? Jeżeli w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi kończy się umowa o pracę program policzy urlop proporcjonalnie tylko do końca jej trwania. Po przedłużeniu umowy pojawi się dalsza część urlopu. 4. Zniknął mój pracownik w Tecie? Prawdopodobnie skończyła mu się umowa o pracę. Po wprowadzeniu przez dział personalny kolejnej umowy pojawi się znowu. 14