PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA 2007-2013 Projekty parasolowe REKOMENDACJE I WSKAZÓWKI Rzeszów, 13-14.03.2014 r.
Umowa o dofinansowanie dokumentacja projektu Dokumenty dotyczące projektu muszą być łatwo dostępne, przechowywane w sposób uporządkowany i ułatwiający przeprowadzenie kontroli upoważnionym do tego organom, zaś Beneficjent/Partner ma obowiązek poinformować Instytucję Kontraktującą o miejscu ich przechowywania. (zgodnie z art. 16.2 General Conditions)
Umowa o dofinansowanie dokumentacja projektu Do 7 lat po płatności końcowej mogą mieć miejsce kontrole przeprowadzane przez następujące organy: Komisja Europejska, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, Europejski Trybunał Obrachunkowy, audytorzy zewnętrzni upoważnieni przez WIZ. (zgodnie z art. 16.2 General Conditions)
Umowa o dofinansowanie dokumentacja projektu Wymagane zapewnienie dostępu do: miejsc wdrażania Projektu, w tym do systemów informacyjnych, jak również dokumentów i baz danych związanych z technicznym i finansowym zarządzaniem Projektem; dokumentów pomocniczych stanowiących podstawę ewidencji księgowej; dokumentów księgowych i innych dokumentów mających związek z finansowaniem projektu. (zgodnie z art. 16.2 General Conditions)
Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Zatrudnianie własnego personelu (zatrudnionego już na umowę o pracę) na umowy cywilnoprawne w projekcie w sytuacji, gdy zakres obowiązków jest tożsamy; Nieprzestrzeganie zasad źródła pochodzenia i narodowości, brak świadectw pochodzenia i deklaracji pochodzenia; Naruszenia PZP, np. wybór błędnej procedury, brak ogłoszeń na stronach UE, u partnerów BY, UA rozstrzyganie przetargów zgodnie z prawem narodowym, ale nie Aneksem IV, PRAG;
Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Brak dokumentów/analizy potwierdzającej, iż wybór wykonawcy był przeprowadzony w oparciu o zasady konkurencyjności, przejrzystości i braku konfliktu interesów (najczęściej 3 oferty); Zlecanie usług/dostaw podmiotom powiązanym z Beneficjentem/ Partnerem bez przestrzegania ww. zasad; Zbyt ogólne zapisy umów z wykonawcami WAŻNE: precyzyjność opisu przedmiotu zamówienia, w tym np. informacje o formie i zakresie opracowania/publikacji, innowacyjności w stosunku do już istniejących opracowań, etc.
Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Brak wydzielonych osobnych lub analitycznych kont księgowych dla celów realizacji projektu, WAŻNE: wydatki w projekcie mają być łatwo identyfikowalne i weryfikowalne! Niespójność danych w dokumentach projektu, WAŻNE: Aneks I i III do umowy o dofinansowanie a raporty opisowe i finansowe, raporty indywidualne, częściowe a raport skonsolidowany, etc.
Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Niekompletne dokumenty, UWAGA na: protokoły odbioru, karty czasu pracy, sprawozdania z wykonanych w projekcie czynności przez osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne, dokumentację przetargową, listy obecności ze spotkań, faktury, dowody zapłaty, etc. Brak upoważnienia dla osoby podpisującej dokumenty.
Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Błędne opisy faktur, np.: - błędne kwoty kosztów kwalifikowalnych (VAT), - opis wydatku bez wykazania związku z projektem i niezbędności w projekcie, - w przypadku faktury obejmującej np. 2 linie budżetowe wskazanie tylko numerów linii, brak kwot rozliczanych w ramach każdej z nich. UWAGA: Faktury opłacone częściowo (zaliczka) można rozliczyć po odebraniu przedmiotu zamówienia (protokół odbioru pracy/produktu) w wysokości kwoty wypłaconej w okresie objętym raportem finansowym.
Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Raportowanie w szczególności uwaga na: przestrzeganie okresów raportowania i terminów składania raportów, stosowanie odpowiednich formularzy - aktualne wersje: www.pl-by-ua.eu, wypełnianie formularzy zgodnie z instrukcją, składanie do WST raportu 4-miesięcznego obejmującego wszystkie działania w projekcie parasolowym z okresu raportowania, raporty finansowe: kompletność raportu audytora wszystkie załączniki wymagane wg. Aneksu VII do umowy o dofinansowanie, czytelność i kompletność wydruków!
Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Zmiany w projektach w szczególności uwaga na: zmiany wymagające aneksu do umowy grantowej a zmiany dopuszczalne na zasadzie pisemnego zgłoszenia, zmiany budżetowe dotyczące kosztów administracyjnych i rezerwy na nieprzewidziane wydatki każdorazowo wymagają zgody WIZ i aneksu do umowy o dofinansowanie, stosowanie odpowiednich formularzy zgłaszania zmian aktualne wersje: www.pl-by-ua.eu, czytelność i kompletność wydruków!
Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Brak lub niewłaściwe oznakowania promocyjne zapisy umowy o dofinansowanie, wytyczne KE, konsultacje z WST; Problemy w komunikacji pomiędzy partnerami prowadzące do problemów z realizacją działań w projekcie spotkania, system przepływu informacji w ramach mikroprojektu oraz pomiędzy partnerami w mikroprojektach a partnerem wiodącym projektu parasolowego, system monitoringu i raportowania, etc.
Podsumowanie - kwestie kluczowe - Znajomość i stosowanie zapisów umowy o dofinansowanie i jej załączników, Stosowanie właściwych formularzy, Dbanie o rzetelność i prawidłowość przedstawianych danych/informacji, Korzystanie ze wskazówek zamieszczanych na stronie Programu www.pl-by-ua.eu, Korzystanie z możliwości konsultacji indywidualnych.
www.pl-by-ua.eu
Połączenie sił to początek, pozostanie razem to postęp, wspólna praca to sukces. Henry Ford
Dziękuję! Wspólny Sekretariat Techniczny Tel. 22 378 31 00 Email: pbu@cpe.gov.pl www.pl-by-ua.eu 16