Wstawianie elementów zewnętrznych 1. Ilustracje Ilustracje w ogólności (nie tylko w dokumentach MS Word) mogą występować w trzech formach: a) Jako samodzielne elementy szpalty tekstu. Ilustracja zajmuje całą szerokość strony (bądź kolumny tekstu), pod ilustracją widnieje podpis. b) Jako ikony. Ilustracja może być umieszczona W dowolnym miejscu strony (nawet na marginesie), pełni funkcję ozdobnika (np. logo firmy).
c) Jako ilustracja w tekście W przypadku konieczności zilustrowania tekstu ilustracją z podpisem, umieszczoną wewnątrz tego tekstu. Ilustracje typu a) wstawiamy bezpośrednio w miejscu, w którym mają się one znaleźć przy użyciu opcji menu Wstaw/Obraz/Z pliku. Pamiętajmy, że ilustracja musi być wcześniej przeskalowana do rozmiarów, jakie będzie miała po wydrukowaniu w dokumencie. Do ustalenia właściwych rozmiarów (rozdzielczości) obrazka polecam użycie darmowego programu IrfanView. Pod ilustracją wstawioną w ten sposób możemy wpisać podpis, klikając w nią prawym klawiszem myszy i wybierając opcję Podpis. Podpis zawsze składa się z trzech elementów: Etykiety (np. Rys.), numeru (wstawianego automatycznie przez Worda jako pole) oraz tekstu (np. Wykres zależności S a od czasu). Po złożeniu tych trzech elementów otrzymujemy podpis: W rzeczywistości jest to tylko pomoc we wpisaniu podpisu jest on tekstem całkowicie nie związanym z obrazkiem i po wstawieniu może być w pełni niezależnie przenoszony i formatowany.
Ilustracje typu b) w pierwszym kroku wstawiamy identycznie, jak ilustracje typu a). W drugim kroku klikamy prawym klawiszem myszy na wstawioną ilustrację poczym wybieramy opcję Formatuj obraz. W wywołanym oknie wybieramy zakładkę Układ, a w niej styl otaczania Ramka. Po zatwierdzeniu ilustracja jest już w formie ikony i można przy pomocy myszki przeciągnąć ją w dowolne wybrane miejsce. Miejsce to można też dokładnie sprecyzować poprzez ustawienia w oknie Zaawansowane, wywoływany przyciskiem o tej samej nazwie. Ilustracje typu c) są najczęściej spotykane w różnego rodzaju publikacjach popularnych i codziennych. W celu ich stworzenia należy wcześniej stworzyć miejsce na umieszczenie ilustracji, tzw. w tej wersji programu MS Word Pole tekstowe (w innych programach obiekt ten często nazywa się Ramką). Z polem tekstowym mamy do czynienia często w gazetach codziennych polami tekstowymi są ogłoszenia drobne, artykuły, reklamy, nekrologi itp. Aby narysować pole tekstowe należy z menu wybrać opcję Wstaw/Pole tekstowe. W następstwie tej czynności kursor przybierze postać krzyżyka, którym mogę narysować żądany prostokąt pola tekstowego (należy ustawić jego szerokość wysokość dopasuje się do wstawionego później obrazka). UWAGA! Domyślnie w menu Narzędzia/Opcje w zakładce Ogólne zwykle zaznaczona jest opcja Automatycznie ustaw kanwę rysunku podczas wstawiania Autokształtów mniej doświadczonym użytkownikom Worda radzę tę opcję odznaczyć, gdyż wg mnie przeszkadza w tworzeniu pól tekstowych. Po utworzeniu pola tekstowego do jego wnętrza wstawiamy ilustrację metodą a) (wraz z podpisem). Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na obwódkę pola tekstowego mogę wybrać opcję Formatuj pole tekstowe, w której mogę następnie ustalić sposób oddziaływania pola z tekstem (w zakładce Układ), jego położenie (w tej samej zakładce w opcji Zaawansowane), jak również zlikwidować linię obwiednią (ramkę) w zakładce Kolory i linie (opcje: Linia/Kolor/Brak linii).
2. Równania matematyczne Wbrew powszechnej opinii, program MS Word nie nadaje się do pisania równań matematycznych. Związane jest to z tym, że podobnie jak inne edytory tekstu, jest on edytorem wierszowym, tzn. wszystkie znaki mieszczą się w wysokości wiersza (nie licząc indeksów górnych i dolnych czy poniesienia i opuszczenia znaku) w szczególności nie da się napisać w nim najprostszego nawet ułamka zwykłego. W celu tworzenia równań używa się w takim razie programów zewnętrznych, takich jak Microsoft Equation (zwany Edytorem Równań) lub MathType. Drugi z wymienionych programów można pobrać za darmo ze strony firmy Microsoft przez miesiąc jego funkcjonalność znacznie przekracza funkcjonalność Edytora Równań, po miesiącu, gdy nie zapłacimy za pełną wersję, schodzi do jego poziomu, pozostając jednak lepszym rozwiązaniem. Element, będący produktem programu zewnętrznego, nazywamy Obiektem i wstawiamy przy pomocy opcji menu Wstaw/Obiekt, w naszym przypadku Wstaw/Obiekt/Microsoft Equation 3.0. Obiekty zachowują łączność z programami, które je wytworzyły i ich edycja powoduje ponowne otwarcie takiego programu. Po wywołaniu Edytora Równań na ekranie zobaczymy warstwę tego programu (z własnym menu, paskiem narzędzi i oknem edycji), pod którą widoczny jest dokument, do którego równanie będzie wstawione: Wstawienie pisanego równania do dokumentu polega na kliknięciu myszką w dokumencie, gdzieś obok pola edycji. W tym momencie Edytor Równań zamyka się, a w dokumencie pojawia się równanie w formie obrazka, którego właściwości są takie, jak zwykłego obrazu jedyna różnica polega na tym, że edycja (poprzez podwójne kliknięcie) powoduje ponowne wejście do Edytora Równań.
Z faktów, że równania tworzymy w Edytorze Równań, który zwykle ma odmienne formatowanie znaków niż MS Word, jak również z tego, że utworzone równanie jest obrazkiem, wynikają ważne zasady, których należy przestrzegać: 1. Całe równanie musi się zawierać w jednym obrazku niedopuszczalne jest składanie równania z kilku obrazków 2. Jeżeli chociaż jeden element równania wymaga użycia Edytora Równań (np. ułamek zwykły), to całe równanie musi być utworzone w Edytorze Równań. 3. Jeżeli chociaż jedno równanie w dokumencie jest napisane przy pomocy Edytora Równań, to wszystkie równania w tym dokumencie muszą być utworzone w Edytorze Równań. Pisząc równanie w Edytorze Równań (ER) musimy pamiętać, że nie pracujemy w Wordzie, w związku z czym obowiązują inne reguły. W szczególności: jeżeli w pasku narzędzi ER znajduje się potrzebny nam symbol, nie używamy tego symbolu z poziomu klawiatury, lecz właśnie wybierając go z paska narzędzi (np. nawiasy) w ER (przy standardowych ustawieniach) nie działa klawisz spacji, zamiast niego z paska narzędzi wybieramy narzędzie Odstępy i wielokropki. wszelkie skróty klawiszowe, zdefiniowane w programie MS Word, w Edytorze Równań nie działają. Należy pamiętać, że symbolem mnożenia nie jest *, lecz odpowiedni znak z opcji Symbole operatorów na pasku narzędzi. Pamiętajmy, że w ER działa schowek Windows, czyli można powielać powtarzające się elementy równań (przypomnienie: Ctrl C kopiowanie zaznaczonych znaków do schowka, Ctrl X wycięcie zaznaczonych znaków do schowka, Ctrl V wklejenie ze schowka) W ER nie działają pogrubienia, pochylenia i podkreślenia znaków. W celu wyróżnienia znaku (np. operatora macierzowego) wybieramy elementy z dolnej części opcji Szablony indeksów górnych i dolnych Tak wygląda znak zwykły:, a tak znak wyróżniony:
W pasku narzędzi ER stosowana jest następująca symbolika: oznacza, że do istniejącego znaku (symbolizuje go szary prostokąt) dodajemy, w tym przypadku, indeksy lub oznacza, że w obszar białego prostokąta należy wpisać elementy, będące argumentami funkcji czy zawartością nawiasu (w tym przykładzie). Jeżeli np w równaniu y = ax + b chcemy zaznaczyć, że b jest wektorem, postępujemy następująco: i w efekcie otrzymujemy: Jeżeli natomiast chcemy powyższe równanie ująć w nawiasy, zaznaczamy je w oknie edycji ER i klikamy w odpowiednie nawiasy w pasku narzędzi: Podobnie, jeśli chcemy scałkować np. powyższe równanie, zaznaczamy je i ujmujemy w symbol całki: Jeżeli chcemy teraz podnieść wyrażenie w nawiasie do kwadratu, to ustawiany kursor tuż za nawiasem, następnie wybieramy opcję Szablony indeksów górnych i dolnych na pasku narzędzi, a potem wybieramy dostawienie indeksu górnego:
i wpisujemy w wygenerowane pole indeksowe cyfrę 2: Odrębnym zagadnieniem jest wstawianie ułamków do równań. W ER rozróżnia się dwa typy ułamków: zwykłe (o pełnym rozmiarze, ) i indeksowe (o zredukowanym rozmiarze ). Ułamków indeksowych używamy w przypadku występowania ich w indeksach (stąd nazwa) bądź bezpośrednio linii równania, ułamków zwykłych natomiast jako ułamków głównych w przypadku ułamków piętrowych (oczywiście ułamki podrzędne będą tworzone jako ułamki indeksowe): Pamiętajmy też, że nie można w ER formatować każdego ze znaków z osobna ustawienia, ustalone w menu obowiązują dla wszystkich równań utworzonych od tej chwili. W menu ER ustawiać można: Odstępy (w opcji Format/Odstępy) Rodzaj i styl czcionki (w opcji Styl/Definiuj) Rozmiar znaków (w opcji Rozmiar/Definiuj)
3. Tabele W programie MS Word można tworzyć tabele od zera przy pomocy opcji menu Tabela/Wstaw/Tabela. W efekcie pojawia się okno, w którym możemy ustawić parametry naszej tabeli. Bardzo często jednak istnieje konieczność przedstawienia w formie tabeli danych tekstowych, pochodzących z programu obliczeniowego bądź aparatury pomiarowej. W tym celu należy najpierw wstawić do dokumentu plik z danymi, co wykonujemy przy pomocy opcji menu Wstaw/Plik. Pamiętajmy, aby w opcji Pliki typu wybrać Wszystkie pliki!
Zaznaczamy wstawione dane (i tylko one, nie zaznaczajmy pustych wierszy powyżej i poniżej danych!) i wchodzimy do opcji menu Tabela/Przekształć tekst na tabelę. W wywołanym oknie musimy w opcji Separator tekstu wybrać znak, który we wczytanych danych dzieli poszczególne dane w naszym przykładzie jest to (domyślnym separatorem jest Akapit). Po ustaleniu właściwego separatora w oknie Liczba kolumn powinniśmy zobaczyć prawidłową liczbę kolumn tworzonej tabeli. Uwaga! Liczba ta ma zostać podana prze program po podaniu właściwego separatora, nie wpisujemy jej na siłę! Po zatwierdzeniu otrzymujemy tabelę w stanie surowym : Jeżeli jest taka potrzeba, możemy niektóre komórki scalić ze sobą przy pomocy opcji menu Tabela/Scal komórki starajmy się nie scalać komórek zawierających dane!
Jeżeli chcemy sformatować niektóre komórki pamiętajmy, że poniższe zaznaczenie zaznacza zawartość komórek (czyli np. centrowanie będzie pozycjonowało zawartość komórek względem tabeli): natomiast poniższe zaznacza strukturę tabeli (czyli centrowanie będzie pozycjonowało tabelę względem marginesów dokumentu): a) Sortowanie zawartości tabeli Jeżeli chcemy posortować tabelę np. względem pola Nazwisko, powinniśmy wcześniej zdefiniować, które wiersze w tabeli są wierszami nagłówkowymi, czyli określają nazwy pól tabeli. W naszym przypadku zaznaczamy w tym celu pierwsze dwa wiersze, a następnie zatwierdzamy opcję Tabela/Powtarzanie nagłówków wierszy (w innych wersjach programy MS Word opcja ta nazywa się inaczej). Teraz możliwe jest już posortowanie tabeli wg wybranej kolumny (opcja menu Tabela/Sortuj): b) Rozbudowa tabeli Tabelę można w każdej chwili rozbudować. Jeśli np. chcemy wstawić dwa nowe wiersze u dołu tabeli, ustawiamy kursor bezpośrednio pod nią a następnie uruchamiamy opcję menu Tabela/Wstaw/Wiersze powyżej, wpisując cyfrę 2 do uaktywnionego w ten sposób okna.
c) Wykonywanie obliczeń w tabelach Tabele programu MS Word posiadają cechy arkuszy kalkulacyjnych można w nich wykonywać proste obliczenia przy pomocy tzw. formuł. Jeżeli chcemy w naszym przykładzie policzyć sumę zarobków (ostatnia kolumna), należy ustawić kursor w komórce tuż pod nimi ( w wierszu zatytułowanym Razem ) i uruchomić opcję menu Tabela/Formuła. Formuła zawsze składa się z trzech elementów: znaku równości =, następnie nazwy funkcji (w j. angielskim) oraz, w nawiasach, zakresu działania. Sumowanie kolumn liczb jest najczęściej wykonywana operacją w tabelach, toteż domyślnie w opcji Formuła zobaczymy formułę =SUM(ABOVE), czyli sumowanie tego, co powyżej. Obliczona w ten sposób suma jest polem, co oznacza, że w przypadku zmiany danych wejściowych można ją aktualizować (prawy klawisz myszy/ Aktualizuj pole).
Jeżeli w polu poniżej chcemy policzyć średnią wysokość zarobków, wtedy po znaku równości wpisujemy funkcję AVERAGE wykaz wszystkich dostępnych funkcji znajdziemy na liście rozwijalnej Wklej funkcję w dolnej części okna. Nie możemy w tym przypadku napisać w nawiasach ABOVE, gdyż wtedy do średniej zostałaby tez wliczona wyznaczona przed chwilą suma. Na szczęście komórki w tabelach programu MS Word są adresowane kolumny numerowane są począwszy od A, wiersze od 1. Oznacza to, że interesujący nas zakres danych zawiera się między komórkami G3 i G7, w zapisie arkusza kalkulacyjnego G3:G7. Adresowanie komórek daje nam duże możliwości przeprowadzania obliczeń nawet w stosunkowo złożonych tabelach (jeżeli np. otrzymaliśmy tabelę, gdzie długości podane są w stopach i calach, nie będzie problemu z przeliczeniem odpowiednich kolumn na metry i centymetry). d) Pozycjonowanie danych w tabelach W celu spozycjonowania danych liczbowych np. w ostatniej kolumnie naszej tabeli, należy ustawić w lewej części górnej linijki tabulator domyślny na tabulator dziesiętny, następnie zaznaczyć wszystkie interesujące nas komórki z tej kolumny i wstawić tabulator w żądanej pozycji (najprościej poprzez kliknięcie myszką w odpowiednie miejsce górnej linijki. Liczby automatycznie ustawią się dziesiętnie, tzn. tak, aby znak dziesiętny (w Polsce jest nim przecinek) był ustawiony w jednej linii pionowej. W przypadku innych danych, które chcielibyśmy wyrównać np. do prawego tabulatora (np stan cywilny czy dzieci ) metodyka postępowania jest identyczna, jednak tylko tabulator dziesiętny pozycjonuje liczby automatycznie w przypadku innych tabulatorów należy ustawić każdy z osobna element na pozycji tabulatora, wstawiając przed niego znak tabulacji. Ponieważ w tabelach klawisz Tab pełni inną funkcję (przechodzenia między komórkami), w tym przypadku znak tabulacji wstawiamy wciskając kombinację klawiszy Ctrl Tab.
e) Obramowanie i cieniowanie Zwróćmy uwagę, że w dolnej części naszej tabeli istnieje 10 pustych, nieużywanych komórek. Nie można ich usunąć, gdyż w tabeli nie może powstać dziura. Jednym z wyjść jest scalenie wtedy zamiast dziesięciu małych pustych komórek mamy jedną dużą. Znacznie lepszym wyjściem jest jednak spowodowanie, aby odpowiednie krawędzie stały się niewidoczne. W tym celu zaznaczamy interesujące nas komórki, a następnie klikamy w zaznaczony obszar prawym klawiszem myszy, uruchamiając opcję Obramowanie i cieniowanie.
Po prawej stronie okna widzimy mapę obszaru zaznaczonego w naszym przypadku zobaczymy krawędzie zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Klikając w nie myszką można je włączać i wyłączać, przy okazji zmieniając ich kolor bądź szerokość. Po zatwierdzeniu może się okazać, że linie, które miały się stać niewidoczne, są nadal widoczne zobaczmy Podgląd wydruku okaże się, że linii tych w rzeczywistości nie widać. To, co możemy widzieć są to tzw. linie siatki, wyznaczające miejsca istniejących przecież nadal komórek. Widzialność bądź nie tych linii określana jest w opcji menu Tabela/Pokaż linie siatki-tabela/ukryj linie siatki. W momencie, gdy tabela jest już sformatowana, możemy linie siatki ukryć, aby zobaczyć tabelę taką, jaka jest w rzeczywistości. Linie siatki przydają się, gdy pracujemy z danymi zamieszczonymi w formie tabelarycznej, które jednak tabeli nie tworzą jest to metoda na stworzenie w programie MS Word kolumn równoległych, które w przeciwieństwie do omówionych wcześniej kolumn prasowych nie sprawiają żadnych problemów. Kolumny równoległe będą po prostu tabelą o np. dwu kolumnach i jednym wierszu, z niewidocznymi krawędziami. W tym samym oknie w zakładce Cieniowanie można też ustawić kolory tła w zaznaczonych komórkach. W ten sposób formatowanie pobranego na początku pliku tekstowego dobiegło końca. Pamiętajmy, aby go prawidłowo zapisać jako dokument programu Word (*.doc)! Radzę też, aby w menu Narzędzia/Opcje, w zakładce Zapisywanie, wyłączyć ( odfajkować ) opcję Zezwalaj na szybkie zapisywanie. Pozostawienie tej opcji aktywnej grozi usunięciem przynajmniej części ilustracji i równań matematycznych. Radzę również wyłączyć wszelką autokorektę tekstu w menu Narzędzia/Opcje autokorekty. Pozwolenie na autokorektę grozi niekontrolowanymi zmianami w tekście dokumentu, dokonywanymi przez program MS Word bez wiedzy użytkownika.