KODEKS ETYKI ZAWODOWEJ POLITYKA STARANNEJ KOMUNIKACJI
POLITYKA STARANNEJ KOMUNIKACJI Polityka ta ma na celu pomóc pracownikom i innym osobom działającym w imieniu firmy Magna, w tym członkom władz spółki, dyrektorom, konsultantom i pełnomocnikom w zrozumieniu, jak istotna jest staranność i profesjonalizm w prowadzeniu każdego rodzaju komunikacji. Stosowanie się do zapisów niniejszej polityki pozwoli zabezpieczyć się przed potencjalnymi negatywnymi skutkami słabo prowadzonej komunikacji. Niniejsza polityka ma zastosowanie do Magna International Inc. oraz wszystkich grup, oddziałów, spółek typu joint venture oraz innych jednostek organizacyjnych firmy na całym świecie ( Magna ). Wprowadzenie Pracowników w firmie Magna zachęca się do prowadzenia dowolnej formy komunikacji w sposób otwarty i profesjonalny, a także do starannego przeanalizowania najlepszego sposobu na osiągnięcie tego celu. W zależności od złożoności, pilności i poufności różne sprawy będą wymagały różnych form komunikacji, takich jak rozmowy telefoniczne, spotkania, spotkania internetowe, wiadomości e-mail, komunikatory lub inne. Każdy rodzaj komunikacji odpowiada spełnieniu określonych celów. Należy poświęcić chwilę uwagi i zastanowić się nad tym, jaki rodzaj komunikacji jest najodpowiedniejszy do danego typu sytuacji. W przypadku korespondencji pisemnej należy się upewnić, że w określonej kwestii i w przypadku określonej grupy odbiorców taka forma komunikacji jest najwłaściwsza. Podczas tworzenia korespondencji pisemnej w jakimkolwiek formacie należy się dobrze zastanowić nad tematem i ocenić, w jaki sposób słowa będą interpretowane (z punktu widzenia renomy, w postępowaniu sądowym lub pod innym względem). Należy się wykazać starannością i profesjonalizmem. Komunikacja pisemna powinna być wolna od sarkazmu, wyładowań emocjonalnych czy niestosownych spekulacji. Standardy komunikacji Wysyłając korespondencję na piśmie należy: Upewnić się, że grupa odbiorców jest znana i zweryfikowana. Sprawdzić odbiorców korespondencji, przeglądając starannie adresy poczty elektronicznej oraz pamiętając o użyciu funkcji Odpowiedz wszystkim. Zidentyfikować rolę każdego odbiorcy wiadomości. Zachować wiadomości firmowe w obrębie firmy Magna. Zachować profesjonalizm we wszystkich formach komunikacji. Upewnić się, że treść i ton wiadomości są stosowne. Zapewnić kontekst przekazywanym treściom oraz rozważyć możliwą reakcję na ewentualne opublikowanie korespondencji w gazecie lub internecie. Zachować szczególną ostrożność w odniesieniu do korespondencji konkurencji. Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji, należy się Magna International Inc. Polityka starannej komunikacji 2
zapoznać z Polityką antymonopolową firmy Magna. Szanować zasady prywatności, poufności i nadawania uprawnień. Korespondencja objęta tajemnicą zawodową występuje pomiędzy wysyłającym wiadomość a wewnątrznym lub zewnętrznym prawnikiem w odniesieniu do określonych spraw natury prawnej. Przydatne wskazówki NALEŻY ZACHOWAĆ OSTROŻNOŚĆ PRZY Prowadzeniu wszelkiej komunikacji zawierającej informacje, które mogłyby zostać wykorzystane przez konkurencję lub które mogą zostać zinterpretowane jako próby zawarcia zmowy cenowej, współpracy w zakresie udziału w rynkach i ich podziału bądź w jakikolwiek inny sposób naruszyć zasady Polityki antymonopolowej firmy Magna. Wydawaniu opinii poza obszarem swojej wiedzy lub kompetencji należy unikać spekulacji i przypuszczeń. W przypadku dysponowania wiedzą z pierwszej ręki należy się wyrażać jasno i wyraźnie. W przypadku zajmowania się zagadnieniami spoza obszaru swojej wiedzy lub kompetencji należy zasięgnąć porady innych. Zagadnieniach prawnych należy pamiętać o rozeznaniu zagadnienia oraz zapoznaniu się z przepisami dotyczącymi zajmowanej pozycji lub zakresu odpowiedzialności. W obliczu braku pewności, co do zagadnień prawnych rozpoznawanych samemu lub zgłaszanych przez innych, należy się zwrócić odpowiednio do lokalnej siedziby grupy bądź też Regionalnego i/lub Korporacyjnego Radcy Prawnego, a także w stosownych przypadkach oznaczyć korespondencję jako stanowiącą tajemnicę zawodową w relacji adwokat-klient. Korespondencji przekazywanej za pośrednictwem mediów społecznościowych. Oczekuje się, że pracownicy oraz inne osoby działające w imieniu firmy Magna nie podejmą prób jej zdyskredytowania oraz ujawniania jakichkolwiek informacji poufnych obowiązek ten dotyczy również mediów społecznościowych. Korespondencja przekazywana za pośrednictwem mediów społecznościowych powinna być uznawana za publiczną, niezależnie od wprowadzonych ustawień użytkownika. W celu uzyskania szczegółowych informacji należy się zapoznać z zapisami Polityki globalnej w zakresie wiadomości e-mail, internetu i mediów społecznościowych firmy Magna. NIGDY NIE NALEŻY Składać obietnic bez pokrycia rzeczowość. Wysyłać wiadomości pod wpływem emocji; zamiast tego należy zachować na jakiś czas roboczą wersję wiadomości, a następnie ponownie ją przeanalizować przed wysłaniem. Należy rozważyć uzyskanie drugiej opinii. Wyrażać się w nieprzychylny sposób o innych interesariuszach profesjonalizm. Przekazywać dalej jakiejkolwiek korespondencji noszącej znamiona dyskryminacji lub nękania. W przypadku otrzymania takiej korespondencji należy się zwrócić o pomoc do przełożonego, kierownika, pracownika Działu Kadr, lokalnej siedziby grupy, Regionalnego lub Korporacyjnego Radcy Prawnego, Jednostki Audytu Wewnętrznego lub pracownika Działu Etyki i Zgodności z Przepisami. Dokumentacja firmy Należy pamiętać, że niemal każda forma komunikacji odnosząca się do firmy Magna lub wykonywanych obowiązków może być uznana za własność firmy (niezależnie czy jest na piśmie, w formie elektronicznej, dźwiękowej, czy jakimkolwiek innym formacie). Ewidencja firmowa jest kluczowa dla działalności firmy Magna może być poddawana kontrolom wewnętrznym i zewnętrznym (w tym ze strony wewnętrznych lub zewnętrznych audytorów, agencji państwowych lub osób prowadzących dochodzenie, prawników analizujących materiał Magna International Inc. Polityka starannej komunikacji 3
dowodowy w procesach sądowych, czy też innych postępowaniach sądowych). Należy założyć, że nie istnieją nierejestrowane rozmowy czy korespondencja, oraz że wszystkie usunięte dane mogą zostać odzyskane. Prowadzenie starannej korespondencji pozwala chronić renomę zarówno firmy Magna, jak i własną. Ujawnienie informacji służbowych Z wyjątkiem wykonywania obowiązków służbowych pracownicy firmy Magna nie powinni konsultować spraw firmowych będących istotnymi informacjami niepublicznymi z żadną osobą (w tym z przyjaciółmi, krewnymi lub innymi pracownikami firmy Magna, dla których posiadanie takich informacji nie jest konieczne). Ponadto pracownicy firmy Magna nie są uprawnieni do omawiania spraw firmowych z przedstawicielami mediów, branży (takimi jak bankierzy inwestycyjni) lub interesariuszami firmy Magna, chyba że działają jako upoważnieni rzecznicy. W celu uzyskania szczegółowych informacji należy się zapoznać z zapisami Polityki ujawniania informacji służbowych firmy Magna. Prywatność i ochrona danych Należy pamiętać, że komunikacja często wiąże się z wymianą danych osobowych, które Magna musi chronić. Dane osobowe wolno ujawniać jedynie w zakresie niezbędnym do realizacji celów i wyłącznie upoważnionym członkom personelu. Aby ograniczać ryzyko wystąpienia zdarzeń związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych, należy przestrzegać protokołów bezpieczeństwa. Więcej informacji znajduje się w obowiązującej w Magnie Europejskiej polityce dotyczącej prywatności danych i związanych z nią procedurach. WIĘCEJ INFORMACJI: Więcej informacji lub porad można uzyskać, kontaktując się z doradcą prawnym swojej Grupy lub Regionu, specjalistą ds. zgodności lub wiceprezesem i dyrektorem ds. etyki i zgodności z przepisami w Magnie. Magna International Inc. Polityka starannej komunikacji 4