OŚWIADCZENIE O OCHRONIE PRYWATNOŚCI

Transkrypt

1 OŚWIADCZENIE O OCHRONIE PRYWATNOŚCI Niniejsze oświadczenie dotyczy przetwarzania danych osobowych w kontekście prowadzonych przez Komisję dochodzeń w sprawie pomocy państwa oraz związanych z nimi działań leżących we wspólnym interesie. Dane gromadzone i dalej przetwarzane w ramach takich dochodzeń i działań obejmują informacje dotyczące zidentyfikowanych lub możliwych do zidentyfikowania osób fizycznych, a przetwarzanie takich danych podlega przepisom rozporządzenia (UE) 2018/ Za przetwarzanie danych odpowiada dział ds. rejestru i przejrzystości w DG ds. Konkurencji, działający jako administrator. Nazwa i dane kontaktowe administratora: Dział R1 Rejestr i Przejrzystość, DG ds. Konkurencji, COMP-R1-MAIL@ec.europa.eu Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych: data-protection-officer@ec.europa.eu Jaki jest cel gromadzenia danych? Jaka jest podstawa prawna przetwarzania? Celem unijnego dochodzenia w sprawie pomocy państwa jest ustalenie, czy przyznawana jest pomoc państwa, a jeżeli tak, dokonanie oceny jej zgodności na podstawie art. 93, 106 i 107 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (zwanego dalej TFUE ). Jeżeli chodzi o pomoc państwa dla produkcji rolnej i handlu produktami rolnymi, reguły konkurencji mają zastosowanie jedynie w zakresie ustalonym przez Parlament Europejski i Radę, zgodnie z art. 42 TFUE. Aby umożliwić Komisji przeprowadzanie dochodzeń w sprawie pomocy państwa, państwa członkowskie muszą informować Komisję o swoich planach przyznania pomocy państwa zgodnie z mającymi zastosowanie szczegółowymi przepisami. Ponadto zgodnie z rozporządzeniem Rady (UE) 2015/1589 z dnia 13 lipca 2015 r. ustanawiającym szczegółowe zasady stosowania art. 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (zwanym dalej rozporządzeniem proceduralnym ) Komisja może zwrócić się o dodatkowe 1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE, Dz.U. L 295 z , s

2 informacje do państw członkowskich, przedsiębiorstw oraz związków przedsiębiorstw. Informacje można uzyskać również od skarżących i zainteresowanych stron. Informacje gromadzone i dalej przetwarzane przez Komisję dotyczą głównie przedsiębiorstw, które są beneficjentami lub domniemanymi beneficjentami pomocy państwa, są w inny sposób związane ze środkiem publicznym objętym unijnym dochodzeniem w sprawie pomocy państwa lub są zainteresowaną stroną w unijnym dochodzeniu w sprawie pomocy państwa. Tego rodzaju informacje wykorzystuje się głównie jako dowód na potrzeby stosowania unijnych reguł konkurencji oraz w odniesieniu do kwestii, dla których zostały zebrane. Mogą być także wykorzystane do innych celów leżących w zakresie obowiązków Komisji, takich jak inne badania sektorowe dotyczące pomocy państwa, jak również na potrzeby ogólnej spójności lub rozwoju polityki przemysłowej. Ponadto Komisja może przetwarzać dane podczas realizacji zadań w interesie publicznym, które mają związek z kontrolą pomocy państwa, takich jak prowadzenie badań rynku, konsultacji i ocen swoich procedur, aby poprawiać swoje praktyki i prawodawstwo. W takich przypadkach osoba, której dane dotyczą, przekazuje informacje dobrowolnie i są one na przykład agregowane na listach dystrybucyjnych. Jakie dane osobowe są gromadzone? Kategorie odnośnych danych osobowych Dane osobowe gromadzone i dalej przetwarzane w kontekście dochodzeń w sprawie pomocy państwa obejmują imiona i nazwiska, dane kontaktowe (adres ( ) miejsca pracy, numer telefonu i faksu, a czasami także prywatne dane kontaktowe), stanowisko i funkcje osoby fizycznej w przedsiębiorstwie (np. dyrektor generalny, kierownik ds. marketingu itp.) oraz potencjalne oświadczenia składane i zapisy dokonywane przez osoby fizyczne lub im przypisywane. Inne dane to dane kontaktowe skarżących lub przedsiębiorstw należących do osób fizycznych, gromadzone na przykład w celu zbadania statusu MŚP niektórych przedsiębiorstw. Odbiorcy i przekazywanie informacji Kto ma dostęp do Państwa informacji i komu są one ujawniane? Wewnątrz Komisji Dostęp do dokumentów dotyczących pomocy państwa jest zastrzeżony dla personelu Komisji. Gromadzone dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej oraz, w stosownych przypadkach, w formie papierowej. Dostęp do dokumentów elektronicznych przechowywanych w aplikacjach do zarządzania postępowaniami jest zastrzeżony dla personelu Komisji. Oryginalne dokumenty w formie papierowej są przechowywane w Rejestrze pomocy państwa, w określonej lokalizacji, zamkniętej poza godzinami urzędowania. Ponadto wstęp do obiektów Komisji jest ograniczony. Poza personelem dyrekcji generalnej odpowiedzialnej za dochodzenie, niektóre dane mogą być również 2

3 udostępniane innym służbom Komisji, wyłącznie na zasadzie ograniczonego dostępu, np. w kontekście konsultacji pomiędzy służbami, w celu oceny sprawy dotyczącej pomocy państwa. Komisja zapisuje i aktualizuje listy dystrybucyjne w celach administracyjnych. Inne organy i instytucje UE W przypadku wysłania skargi do instytucji UE w celu uzyskania informacji, uwag lub opinii dane osobowe mogą zostać przekazane tej instytucji (np. skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich lub EIOD). Odbiorcy ci podlegają przepisom rozporządzenia (UE) 2018/1725. Państwa członkowskie i Urząd Nadzoru EFTA Informacje zawarte w dokumentach dotyczących pomocy państwa mogą zostać przekazane jedynie w bardzo ściśle określonych przypadkach państwu członkowskiemu objętemu dochodzeniem, sądowi krajowemu albo Urzędowi Nadzoru EFTA na podstawie postanowień Porozumienia EOG dotyczących współpracy. Komisja nie wykorzystuje poufnych informacji, które zostały przekazane przez respondentów i które nie mogą zostać zagregowane lub w inny sposób zanonimizowane, w żadnej decyzji podejmowanej w sprawie dotyczącej pomocy państwa, chyba że wcześniej uzyska zgodę respondentów na ujawnienie tych informacji zainteresowanemu państwu członkowskiemu. Komisja może podjąć uzasadnioną decyzję, o której powiadamia zainteresowane przedsiębiorstwo lub zainteresowany związek przedsiębiorstw i w której uznaje, że informacje przekazane przez respondenta i oznaczone jako poufne nie są chronione, a także wyznacza datę, po której informacje zostaną ujawnione. Przedsiębiorstwo lub związek przedsiębiorstw, które udzielają informacji i które nie są beneficjentem badanego środka pomocy państwa, mogą wystąpić z wnioskiem, ze względu na potencjalną szkodę, aby ich tożsamości nie ujawniono zainteresowanemu państwu członkowskiemu (art. 6 ust. 2 rozporządzenia proceduralnego). W komunikacie Komisji w sprawie egzekwowania prawa dotyczącego pomocy państwa przez sądy krajowe dopuszczono niektóre przypadki, kiedy to sądy krajowe mogą zwrócić się do Komisji o przekazanie informacji. Oprócz możliwości przekazania sądom krajowym informacji będących w posiadaniu Komisji, rozporządzenie proceduralne przewiduje, że sądy mogą zwrócić się do Komisji o jej opinię w odniesieniu do kwestii dotyczących stosowania zasad pomocy państwa. Komisja może, działając z własnej inicjatywy oraz po wcześniejszym poinformowaniu państwa członkowskiego o swoim zamiarze, przedstawiać pisemne uwagi sądom państw członkowskich, które są odpowiedzialne za stosowanie zasad pomocy państwa. Komisja może zwrócić się z wnioskiem do odpowiedniego sądu o przekazanie dokumentów będących do dyspozycji sądu i koniecznych do oceny sprawy przez Komisję (art. 29 rozporządzenia proceduralnego). Ponadto Komisja musi również wywiązywać się z obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej. Dlatego, z uwagi na ograniczony zakres 3

4 takiej współpracy, wydaje się mało prawdopodobne, aby wymagało to przekazania danych osobowych. Komisja może również przekazywać informacje Urzędowi Nadzoru EFTA na podstawie postanowień Porozumienia EOG dotyczących współpracy. Zgodnie z protokołem 27 do Porozumienia EOG wszelkie wymieniane informacje na temat programów pomocy państwa oraz postępowań dotyczących pomocy państwa należy traktować jako poufne. Konsultanci Ze względu na pewne cele konsultacyjne i ewaluacyjne, aby zwiększyć skuteczność procedur Komisji, dane kontaktowe osób fizycznych mogą zostać przekazane wykonawcom, którzy będą zobowiązani do przestrzegania tych samych norm ochrony danych osobowych i norm poufności, co instytucje. Jak chronimy i zabezpieczamy Państwa informacje? Oprócz przedstawionych powyżej środków fizycznych dane można przetwarzać jedynie, gdy jest to niezbędne do realizacji zadań Komisji na podstawie art. 93, 106 i TFUE oraz zgodnie z rozporządzeniem proceduralnym. Rozporządzenie proceduralne i orzecznictwo sądów UE wyraźnie określają uprawnienia dochodzeniowe Komisji, jak również wyznaczają granice wykorzystywania informacji. Zazwyczaj nie można ujawniać informacji objętych obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej. Komunikat Komisji C(2003) 4582 z dnia 1 grudnia 2003 r. w sprawie tajemnicy zawodowej w przypadku decyzji dotyczących pomocy publicznej (Dz.U. C 297 z , s. 6 9) wyjaśnia charakter tego obowiązku oraz procedurę, którą należy stosować. Poszczególne przepisy o ochronie konkurencji gwarantują również, że wszelkie dane są gromadzone w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. Dane mogą być zbierane i dalej przetwarzane wyłącznie w celu stosowania zasad pomocy państwa UE oraz w odniesieniu do kwestii, dla których zostały zebrane. W jaki sposób można sprawdzić poprawność danych osobowych oraz, w razie potrzeby, je sprostować? Przyznanie osobom, których dane dotyczą, prawa dostępu do danych znajdujących się w aktach spraw Komisji lub prawa do ograniczenia ich przetwarzania lub ich usunięcia utrudniłoby Komisji wykonywanie zadań z zakresu monitorowania i kontroli w ramach egzekwowania prawa konkurencji, co jest niezbędne do ochrony ważnych interesów 4

5 gospodarczych lub finansowych Unii Europejskiej (tj. prawidłowego funkcjonowania rynków konkurencyjnych). W związku z tym w takich przypadkach obowiązują ograniczenia z art. 25 rozporządzenia (UE) 2018/1725 i decyzji Komisji (UE) 2018/1927 z dnia 5 grudnia 2018 r. 2 Osoba, której dane dotyczą, będzie miała jednak możliwość wysłania na skrzynkę pocztową wskazaną w oświadczeniu o ochronie prywatności wniosku o ograniczenie przetwarzania lub usunięcie jej danych, które przypuszczalnie były przetwarzane niezgodnie z prawem. Jak długo Komisja przechowuje Państwa dane? Komisja zachowuje dokumentację dotyczącą konkurencji do czasu ostatecznego zamknięcia postępowania w danej sprawie, co jest niezbędne do przeprowadzenia rzetelnej procedury administracyjnej. Wówczas dokumentacja elektroniczna jest zamykana w aplikacji do zarządzania postępowaniami. Chociaż personel Komisji nadal ma dostęp do dokumentów i metadanych dotyczących postępowania, wyszukiwanie pełnotekstowe (za pomocą oddzielnego narzędzia) przestaje być możliwe w ciągu dwóch lat od zamknięcia postępowania. W odniesieniu do odpowiedzi udzielonych Komisji za pośrednictwem wprowadzonej niedawno aplikacji kwestionariusza elektronicznego (e-kwestionariusz), takie odpowiedzi będą przechowywane w aplikacji przez pewien okres, a mianowicie: (i) przez rok od zamknięcia postępowania w przypadku danych kontaktowych oraz (ii) przez pięć lat od zamknięcia postępowania w przypadku innych odpowiedzi. Po zamknięciu postępowania akta są wysyłane do archiwów historycznych Komisji. Jest to konieczne w celu wywiązania się z ogólnego obowiązku Komisji dotyczącego przechowywania dokumentów, które otrzymała w ramach wykonywania swoich obowiązków i które dotyczą działań UE. Kwestię tę należy postrzegać w szerszym kontekście polityki archiwizacyjnej Komisji. Dane osobowe przetwarzane w kontekście konsultacji, ocen i innego rodzaju informacji zwrotnych dotyczących działań Komisji będą przechowywane przez okres niezbędny do skontaktowania się z zainteresowanymi stronami w celu uzyskania informacji zwrotnej. W przypadku każdej konkretnej konsultacji, oceny lub innego rodzaju informacji zwrotnej okres przechowywania danych przez wykonawcę nie przekraczałby 6 miesięcy od dnia przekazania Komisji przez wykonawcę sprawozdania końcowego / wyników lub od dnia, w którym w inny sposób wygasła umowa między wykonawcą a Komisją. Dane kontaktowe 2 Decyzja Komisji (UE) 2018/1927 z dnia 5 grudnia 2018 r. ustanawiająca przepisy wewnętrzne dotyczące przetwarzania przez Komisję Europejską danych osobowych w dziedzinie konkurencji w odniesieniu do udzielania informacji osobom, których dane dotyczą, oraz ograniczenia niektórych praw, Dz.U. L 313 z , s

6 W razie jakichkolwiek pytań lub wniosków dotyczących przekazanych informacji lub przysługujących praw należy skontaktować się z koordynatorem ds. ochrony danych Dyrekcji Generalnej ds. Konkurencji, wysyłając wiadomość na adres: comp-dataprotection@ec.europa.eu, lub skontaktować się z inspektorem ochrony danych Komisji, wysyłając wiadomość na adres: data-protection-officer@ec.europa.eu. Odwołania W przypadku kwestii spornych skargi można kierować do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Wszystkie szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć na następującej stronie internetowej 6