WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 16 czerwca 2014 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 16 czerwca 2014 r. NK-KE.431.12.2014.KL Pani Sabina Zawis Wójt Gminy Radwanice WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 5 i 6 maja 2014 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 25 kwietnia 2014 r. nr 22-25 (sygn. NK-KE.0030.22.2014.KL, NK-KE.0030.23.2014.KL, NK-KE.0030.24.2014.KL, NK-KE.0030.25.2014.KL) zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), Iga Jaworska inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego) Magdalena Janiszewska inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego) przeprowadził w Urzędzie Gminy Radwanice, z siedzibą w miejscowości Radwanice przy ul. Przemysłowej 17, 59-160 Radwanice kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264 z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej z.i.i.n.), - wydawaniu, odmowie wydania, zmianie, cofnięciu zezwoleń, o których mowa w ustawie z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 1399 z późn. zm.), zwanej dalej u.c.p.g. oraz w ustawie z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (t. j. Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 z późn. zm.), zwanej dalej z.z.w.z.o.ś. Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 20 grudnia 2013 r. okresowym planem kontroli na I półrocze 2014 r. nr NK-KE.430.5.2013.MJ. 1

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 2. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 4. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 5. terminowości prowadzenia postępowań na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. 6. kompletności gminnego zbioru meldunkowego, II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych, III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie art. 28, 35, 36, 70, 73 p.o.a.s.c. oraz rozporządzenia wykonawczego do tej ustawy, 2. sporządzania aktu stanu cywilnego na podstawie decyzji administracyjnej oraz dokonywanie innych wpisów w rubryce wzmianki dodatkowe, 3. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC, IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie zmiany imienia i/lub nazwiska, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, 2. terminowości wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia i/lub nazwiska, 3. zawiadamiania we właściwej formie o zmianie imienia i/lub nazwiska. V. ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków w zakresie wydawania, odmowy wydania, zmiany, cofnięcia zezwoleń, o których mowa w ww. ustawach, tj.: 1. prowadzenia elektronicznej ewidencji udzielonych i cofniętych zezwoleń, o której mowa w ustawie u.c.p.g., udostępniania w formie elektronicznej na stronach internetowych urzędu gminy wzoru wniosku o udzielenie zezwolenia, o którym mowa w ustawie u.c.p.g. oraz przestrzegania obowiązku uiszczania opłaty skarbowej za wydanie zezwolenia, 2. prowadzenia postępowań administracyjnych w przedmiocie udzielenia zezwolenia oraz odmowy jego udzielenia, 3. prowadzenia postępowań administracyjnych w przedmiocie zmiany oraz cofnięcia zezwolenia 4. terminowości prowadzenia spraw w ww. zakresie. 2

Okres objęty kontrolą: - dla zakresu od nr I-IV: od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli, - dla zakresu nr V: od dnia 1 stycznia 2007 r. do dnia kontroli. Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pani Sabina Zawis Wójt Gminy Radwanice, która piastuje niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Radwanicach. W kontrolowanym okresie funkcję Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Radwanicach od 2009 r. pełniła Pani Sylwia Grabowska. W toku kontroli osobami udzielającymi wyjaśnień byli: - Pan Józef Machera Sekretarz Gminy, - Pani Martyna Szylko Inspektor ds. obywatelskich i działalności gospodarczej, od dnia 1 lutego 2014 r. przejęła obowiązki Zastępcy Kierownika USC na okres zastępstwa dotychczasowego Zastępcy Kierownika USC w Radwanicach, - Pan Rafał Sip Kierownik Referatu Gospodarczego, Inspektor ds. ochrony środowiska, Realizację przez Wójta Gminy Radwanice zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie ewidencji ludności II. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie dowodów osobistych III. negatywnie w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. negatywnie w zakresie zmiany imienia i nazwiska V. odstąpiono od formułowania oceny w zakresie wydawania, zezwoleń odmowy wydania, zmiany oraz cofnięcia zezwoleń, o których mowa w ustawie z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz w ustawie z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków W dniu 29 maja 2014 r. przekazano Wójtowi Gminy Radwanice projekt wystąpienia pokontrolnego nr NK-KE.431.12.2014.KL. Pismem nr ObII.5341.5.2014 z dnia 10 czerwca 2014 r. Sekretarz Gminy (z up. Wójta Gminy Radwanice) poinformował, iż nie wnosi zastrzeżeń do ww. dokumentu. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz terminowość załatwiania spraw z tego zakresu. Do kontroli wybrano 15 spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, tj. co 2 sprawę począwszy od nr 29 z 2014 r. (5 spraw) oraz co 2 sprawę począwszy od nr 83 z 2013 r. (10 spraw). W 14 sprawach znajdowały się jedynie wnioski, nie było natomiast egzemplarza pisma wychodzącego (zaświadczenia) przeznaczonego do włączenia do akt sprawy, co stanowi naruszenie 60 ust. 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).wyjątek stanowi sprawa nr 79/2013. W tej kwestii pracownik wyjaśnił, że przejął taką praktykę po poprzednim pracowniku. Powyższa argumentacja nie zasługuje na uwzględnienie. 3

Wobec powyższego, w 14 sprawach nie było możliwe zweryfikowanie, czy zaświadczenia zostały wydane zgodnie z zakresem żądania podmiotu wnioskującego oraz czy forma udzielonej odpowiedzi odpowiadała złożonemu wnioskowi. W sprawie nr 79/2013 wydano zaświadczenie w zakresie szerszym, aniżeli żądał wnioskodawca (ponad żądane dane wskazano datę i miejsce urodzenia oraz informację o zameldowaniu na pobyt czasowy). We wszystkich sprawach wnioski zostały złożone w formie pisemnej. W jednej sprawie (69/2013) wniosek nie zawiera podpisu podmiotu wnoszącego. Tym samym zawiera braki formalne, do uzupełnienia których należało wezwać wnoszącego podanie na podstawie art. 64 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.), zwanej dalej Kpa. W aktach sprawy brak jednak innych dokumentów aniżeli wniosek. W 11 sprawach do wniosków załączony został dowód uiszczenia opłaty skarbowej. W pozostałych 4 analizowanych sprawach do wniosku nie został załączony ww. dowód, a na wnioskach brak adnotacji, o której mowa w 3 ust 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r., Nr 187, poz. 1330). W 13 sprawach wnioskodawcy wnieśli o wydanie zaświadczeń, zawierających potwierdzenie ich danych. W sprawie nr 83/2013 podmiot wnioskujący wniósł o potwierdzenie danych pełnoletniego syna. Natomiast w sprawie nr 73/2013 wnioskodawca żądał wydania zaświadczenia m. in. pełnoletniego pasierba. W aktach obu tych spraw brak stosownych pełnomocnictw. W sprawie nr 79/2013 stwierdzono, iż wnioskodawcy wydano zaświadczenie zawierające jego dane, choć w zakresie szerszym, aniżeli wynika to z wniosku. Zauważyć także należy, iż w podstawie prawnej zaświadczenia wskazano: ( ) art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. Nr 217, poz. 1427, z późn. zm.). Wskazany powyżej akt prawny jest aktem oczekującym i będzie obowiązywać od 1 stycznia 2015 r., zatem jako podstawę prawną wydania zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy wskazywać art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. Mając na uwadze przedstawione powyżej ustalenia, odstąpiono od oceny zagadnień dotyczących wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, a także terminowości załatwiania spraw z tego zakresu. [Dowód: akta kontroli str.: 62-78, 173] Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Kontroli poddano 15 spraw dotyczących udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzonych w kontrolowanym okresie, tj. co 2 sprawę począwszy od nr 108 z 2013 r. (10 spraw) oraz od nr 26 z 2014 r. (5 spraw). Stwierdzono, że dane z ww. ewidencji zostały udostępnione na pisemne wnioski zainteresowanych podmiotów, złożone na odpowiednim formularzu (zgodnie z dyspozycją 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych /Dz. U. z 2008 r. Nr 214, poz. 1353 z późn. zm./). 13 wniosków pochodziło od podmiotów wymienionych w art. 44h ust. 1 u.e.l.d.o., zatem organ gminy prawidłowo nie pobierał opłaty za udostępnienie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Natomiast w dwóch przypadkach (ObII.5341.1.22.2014, ObII.5345.1.98.2013) wnioski pochodziły od podmiotów wymienionych w art. 44h ust. 2 u.e.l.d.o. W sprawie nr ObII.5345.1.98.2013 do wniosku został załączony dowód uiszczenia opłaty za udostępnienie danych w wysokości 31 zł. W sprawie nr ObII.5341.1.22.2014 wnioskodawca w piśmie z dnia 18 marca 2014 r., załączonym do wniosku 4

wskazał: ( ) na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. 2010.234.1536 z późn. zm.) jako organizacja pożytku publicznego jesteśmy zwolnieni z opłaty za udostępnienie danych.. Wobec powyższego wyjaśnić należy, iż ww. przepis stanowi: organizacji pożytku publicznego przysługuje, na zasadach określonych w przepisach odrębnych, zwolnienie od: podatku dochodowego od osób prawnych, podatku od nieruchomości, podatku od czynności cywilnoprawnych, opłaty skarbowej, opłat sądowych w odniesieniu do prowadzonej przez nią działalności pożytku publicznego. Mając na uwadze, iż opłata za udostępnienie danych nie stanowi żadnego z ww. podatków i opłat, w przedmiotowej sprawie podmiot wnoszący o udostępnienie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych o unieważnionych dowodów osobistych zobowiązany był do wniesienia opłaty w wysokości 31 zł oraz dołączenia dowodu wpłaty (art. 44h ust. 9 pkt 2 u.e.l.d.o.). W aktach sprawy brak wezwania (na podstawie art. 64 2 Kpa) do uzupełnienia braku formalnego podania. Pomimo braku formalnego podania organ gminy udostępnił żądane dane, czym naruszył przepis art. 44h ust. 9 pkt 2 u.e.l.d.o. W sprawie nr ObII.5345.1.98.2013 wnioskodawca (pełnomocnik Tauron Sprzedaż sp. z o.o.) wniósł o udostępnienie danych, przy czym do wniosku dołączył m. in. potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię pełnomocnictwa. Zgodnie z art. 33 3 Kpa pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. W przedmiotowej sprawie, z dokumentów nie wynika, aby pełnomocnik zaliczał się do kręgu osób posiadających uprawnienia do potwierdzenia zgodności odpisu z oryginałem dokumentu. Ponadto, osoba, która dokonała potwierdzenia zgodności nie jest tożsama z pełnomocnikiem, a tylko w takiej sytuacji można dopuścić kopię pełnomocnictwa zamiast oryginału. Mając na uwadze, iż w przedmiotowej sprawie organ gminy nie udostępnił żądanych danych (gdyż w gminnej ewidencji ludności nie figurowała osoba o danych wskazanych we wniosku) powyższe naruszenie stanowi jedynie uchybienie formalne. W 3 sprawach organ gminy uznał się za niewłaściwy do załatwienia sprawy, toteż wnioski zostały przekazane wg właściwości, na podstawie art. 65 1 Kpa. Wnoszący podania zostali zawiadomieni o przekazaniu wniosków do organów właściwych. Na marginesie zauważyć jednak należy, iż w nagłówku zawiadomienia (na podstawie art. 65 1 Kpa) oraz jako adresata należy wskazywać organ gminy (wójta, burmistrza, prezydenta miasta), a nie jego aparat pomocniczy (urząd gminy, urząd miasta i gminy, urząd miasta). W 6 sprawach dane zostały udostępnione zgodnie z zakresem żądania podmiotu wnoszącego oraz z wykazanymi uprawnieniami w ich otrzymaniu. W 2 sprawach organ gminy poinformował wnioskodawców, iż osoby o wskazanych we wnioskach danych nie figurują w ewidencji ludności oraz w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzonych dla mieszkańców gminy Radwanice. Natomiast w 4 sprawach udostępniono dane niezgodnie z żądaniem oraz z wykazanymi uprawnieniami. W sprawie nr ObII.5341.1.26.2014 organ gminy poinformował Komornika Sądowego, iż osoba której wniosek dotyczył została wymeldowana w trybie administracyjnym, choć wnioskodawca żądał udostępnienia innych danych. Analogiczna sytuacja miała miejsce w sprawie nr ObII.5345.1.93.2013. W tym miejscu wyjaśnić należy, iż zgodnie z art. 44i ust. 1 u.e.l.d.o. dane ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia organ gminy. W sytuacji, gdy osoba, której dotyczy wniosek wymeldowała się bądź została wymeldowana w trybie decyzji administracyjnej i nie posiada aktualnego adresu zameldowania na terenie innej gminy, właściwym do udostepnienia danych z przedmiotowych zbiorów jest organ gminy ostatniego miejsca zamieszkania (zameldowania) art. 21 1 pkt 3 Kpa. W analizowanych sprawach naruszony zatem został ww. przepis w związku z art. 44h ust. 1 u.e.l.d.o. W sprawie nr ObII.5345.1.18.2014 wniosek nie został w pełni rozpoznany, bowiem w udzielonej odpowiedzi nie wskazano imienia ojca i matki, choć wnioskodawca (Komornik 5

Sądowy) żądał udostępnienia m. in. tych danych. Organ gminy również nie wydał rozstrzygnięcia odmawiającego udostępnienia wskazanych danych. W sprawie nr ObII.5345.1.100.2013 (wniosek Naczelnika Komendy Powiatowej Policji w Polkowicach) wnioskodawca żądał udostępnienia informacji: czy osoba wskazana we wniosku zgłosiła zagubienie lub kradzież wymienionego dowodu osobistego, jeśli tak, to kiedy, czy została pouczona o obowiązku zwrotu dokumentu w przypadku jego odzyskania oraz czy wydano jej nowy dokument na jakiej podstawie? W udzielonej odpowiedzi organ gminy poinformował jedynie, iż osoba wskazana we wniosku nie zgłaszała zagubienia ani kradzieży dowodu osobistego. Nie podano natomiast, czy został wydany nowy dokument i na jakiej podstawie. W powyższych sprawach naruszony został art. 44h ust. 1 pkt 4 w związku z art. 44h ust. 3 u.e.l.d.o. Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. [Dowód: akta kontroli str.: 79-130] Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oraz terminowość prowadzenia spraw z ww. zakresu. W okresie objętym kontrolą postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone były przez Panią Martynę Szylko inspektora ds. obywatelskich i działalności gospodarczej. W trakcie kontroli sprawdzeniu podlegały 3 postępowania z 2013 roku w przedmiocie wymeldowania z miejsca pobytu stałego (nr decyzji): Ob.II.5343.1.12013, Ob.II5343.1.4.2013, Ob.II.5343.1.5.2013 oraz 3 postępowania, które wpłynęły do organu w 2014 r.: Ob.II.5343.1.1.2014, Ob.II.5343.1.2.2014, Ob.II5343.1.3.2014. W wymienionych powyżej sprawach wydano 2 decyzje o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki z art. 15 ust. 2 cyt. ustawy i 1 decyzję o umorzeniu postępowania, ponieważ strona sama wykonała obowiązek meldunkowy. Trzy postępowania wszczęte w 2014 r. do dnia kontroli pozostawały w toku. Po dokonaniu czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje: W sprawie nr Ob.II.5343.1.1.2013 postępowanie administracyjne zostało wszczęte w dniu 28.02.2013 r. Z dołączonej do wniosku kserokopii aktu notarialnego, umowa darowizny Repertorium A numer 145/2001 z dnia 12.01.2001 r. wynika, że współwłaścicielami lokalu są Eugeniusz Marian Pietruszewski i Marian Pietruszewski w udziałach po ½ części nieruchomości. O wszczęcie postępowania wnioskował Marian Pietruszewski. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania (a także pisma procesowe i decyzję) organ wystosował tylko do wnioskodawcy i osoby, która miała być wymeldowana z miejsca pobytu stałego. Pomimo posiadania wiedzy, iż przedmiotowa nieruchomość stanowi współwłasność dwóch osób, organ gminy nie ustalił prawidłowo i nie zawiadomił wszystkich stron postępowania. W związku z powyższym został naruszony art. 28 Kpa, który stanowi, iż stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Organ prowadzący postępowanie ma obowiązek ustalenia wszystkich stron postępowania, na podstawie dołączonych do wniosku dokumentów, posiadanych rejestrów bądź wyjaśnień stron postępowania. Ponadto zgodnie z przepisem art. 61 4 Kpa organ zobowiązany jest zawiadomić o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Powyższa czynność ma istotne znaczenie z uwagi na zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, określoną w art. 10 Kpa. Należy także przypomnieć, iż pominięcie strony w postępowaniu administracyjnym skutkować może jego wznowieniem na podstawie art. 145 1 pkt 4 Kpa. 6

Dyspozycja art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. stanowi, że organ gminy wydaje na wniosek właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu lub z urzędu decyzję w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się. Stroną w postępowaniu o wymeldowanie w trybie administracyjnym będzie każdy właściciel mieszkania lub inna osoba, której służy tytuł prawny do nieruchomości. Powyższe potwierdza także uchwała z dnia 05.12.2011 r. sygn. II OPS 1/11 z której wynika, że osoba dysponująca tytułem prawnym do lokalu jest stroną, w rozumieniu art. 28 Kpa, w postępowaniu administracyjnym o zameldowanie (wymeldowanie) w tym lokalu innej osoby, prowadzonym na podstawie art. 47 ust. 2 (lub 15 ust. 2) u.e.l.d.o. Opisane postępowanie zakończyło się wydaniem w dniu 14.05.2013 r. decyzji o wymeldowaniu Józefa Pietruszewskiego z miejsca pobytu stałego. Rozstrzygnięcie merytoryczne decyzji były prawidłowe. Analogiczna sytuacja miała miejsce w sprawie nr Ob.II.5343.1.5.2013 oraz nr Ob.II.5343.1.2.2014, gdzie tytuł prawny do lokalu przysługiwał obojgu małżonkom, a wniosek o wymeldowanie złożył jeden z nich. W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje poddane kontroli zawierały elementy wskazane w art. 107 Kpa. W sprawach, gdzie organ prawidłowo ustalił wszystkie strony postępowania, poszanowana została zasada wynikająca z art. 10 Kpa tj. strony postępowania zawiadamiane były o zakończeniu postępowania i o możliwości zapoznania się z zebranym materiałem dowodowym przed wydaniem decyzji w sprawie. Odnośnie terminowości załatwianych spraw w toku kontroli stwierdzono, iż co do zasady sprawy załatwiane były terminowo. W jednej sprawie (Ob.II.5342.1.1.2013) organ nie poinformował stron na podstawie art. 36 1 i 2 Kpa o niezałatwieniu sprawy w terminie określonym w art. 35 Kpa. Merytoryczna treść decyzji była prawidłowa. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, zawierały oznaczenie organu i datę wydania, były podpisane oraz opieczętowane przez uprawnioną osobę. W trakcie prowadzonych postępowań administracyjnych podejmowane były właściwe czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł. Na marginesie zauważyć należy, iż wszystkie zawiadomienia o wszczęciu postępowania miały powołany nieaktualny publikator ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. [Dowód: akta kontroli str.: 132-171] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania: - wydawanie przez Wójta Gminy Radwanice decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono negatywnie. - terminowość prowadzenia przez Wójta Gminy Radwanice postępowań administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie. Kompletność gminnego zbioru meldunkowego Ewidencję ludności prowadzi się w formie zbiorów meldunkowych jako, m.in. zbiór danych byłych mieszkańców (art. 44a ust. 1 pkt 1 lit. b u.e.l.d.o.). Natomiast przepis art. 44a ust. 3 u.e.l.d.o. określa zakres danych gromadzonych w zbiorze danych byłych mieszkańców, m. in. datę zgonu oraz numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził. Zgodnie z 11 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475) wymeldowania osoby zmarłej dokonuje 7

z urzędu właściwy organ gminy na podstawie przesłanego przez kierownika urzędu stanu cywilnego odpisu skróconego aktu zgonu albo zawiadomienia o zgonie osoby spoza terenu kraju. Natomiast art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. stanowi, iż dane dotyczące zmiany stanu cywilnego oraz innych zmian w aktach stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje niezwłocznie do organu gminy właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego osoby, której dane dotyczą, a w przypadku braku miejsca pobytu stałego osoby - do organu właściwego ze względu na ostatnie miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące oraz do organu, który wydał dowód osobisty. Wobec powyższego, kontroli poddano 10 zawiadomień o zgonach mieszkańców gminy (na druku do użytku wewnętrznego ewidencji ludności w formie odpisu skróconego aktu zgonu). Na tej podstawie stwierdzono, iż we wszystkich przypadkach informacja o zgonie osoby została wprowadzona do gminnego zbioru meldunkowego, a data zgonu jest prawidłowa (zgodna z otrzymanym dokumentem). W jednej sprawie (dot. zgonu Tadeusza Grzegorza) w otrzymanym zawiadomieniu jako stan cywilny mężczyzny wskazano: wdowiec, natomiast w systemie ewidencji ludności Gminy Radwanice stan cywilny mężczyzny to: żonaty (żona nie była mieszkańcem gminy Radwanice). W przypadku informacji o zgonie Józefy Gardyjas, kobieta do chwili zgonu pozostawała w związku małżeńskim, jednak mąż nie był zameldowany na terenie Gminy Radwanice. W 4 przypadkach osoby, które zmarły, do chwili zgonu pozostawały w związku małżeńskim, a współmałżonkowie byli zameldowani na terenie Gminy Radwanice. Pośród tych spraw - w 3 przypadkach informacja o zmianie stanu cywilnego małżonka została prawidłowo wprowadzona do gminnego zbioru meldunkowego. Natomiast w jednej sprawie (dot. zgonu Józefa Waluk) do ewidencji ludności nie została wprowadzona informacja o zmianie stanu cywilnego żony. W toku kontroli ustalono, iż do rekordu żony nie wprowadzono imienia męża. Wobec powyższego przy aktualizacji danych męża (wprowadzania informacji o zgonie) system automatycznie nie zmienił stanu cywilnego żony z zamężna na wdowa. Pracownik wyjaśnił, iż nie weryfikował aktualności danych żony w zakresie stanu cywilnego, ponieważ założył, że do systemu ewidencji ludności wprowadzono prawidłowe dane, więc program automatycznie dokona aktualizacji (wg zapisanego algorytmu). Podczas kontroli dokonano aktualizacji danych. [Dowód: akta kontroli str.: 172-173 ] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące kompletności gminnego zbioru meldunkowego oceniono pozytywnie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Wójta Gminy Radwanice zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) w zakresie ewidencji ludności oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. DOWODY OSOBISTE Wydawanie dowodów osobistych Kontroli poddano następujące koperty dowodowe: AVX 167842, AXR 067889, AXU 194652, AYA 673323, AWU 401463, AWK 698724, AWD 362046, AWB 393569, AWP 231456, AXT 442495, AXW 164301, AXU 201295, AWK 804376, AWK 621366, AWK 8

598727, AWK 604372, AXJ 757207, AXJ 757182, AWE 454630, AWF 635900, AWF 895601, AXT 842477, AXU 622098, AXW 512100. Na tej podstawie ustalono co następuje. Wnioski składają uprawnione osoby zgodnie z 5 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2009 r. Nr 47, poz. 384 z późn. zm.), zwanego dalej r.d.o. W przypadku wydawania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia w kopertach dowodowych znajdują się uzasadnione wnioski rodziców na dodatkowych kartkach. Konieczność uzasadniania wniosku o wydanie dowodu osobistego dla małoletniego, który nie ukończył 13. roku życia wynika z art. 34 ust. 3 u.e.l.d.o. Ustawodawca nie przewidział wzoru wniosku o wydanie dowodu osobistego z wyszczególnioną rubryką dotyczącą uzasadnienia, zatem dopuszczalne jest zarówno zawarcie uzasadnienia na formularzu składanym wg dyspozycji 7 ust. 7 r.d.o, jak i dołączenie w formie dodatkowego dokumentu. W drugim przypadku w miejscu przeznaczonym na wniosku na wyszczególnienie załączników należy wskazać, iż do wniosku został załączony dodatkowy dokument zawierający uzasadnienie. Ponadto w toku kontroli stwierdzono, iż na dodatkowych wnioskach znajduje się klauzula o stwierdzeniu zgodności podpisów rodziców/opiekunów prawnych podpisana z upoważnienia wójta przez pracownika urzędu, co należy uznać za zbędną praktykę, nieznajdującą uzasadnienia w świetle obowiązujących przepisów. Jedynie w sytuacji unormowanej w 5 ust. 1 pkt 1 r.d.o. została przewidziana możliwość poświadczenia zgodności podpisu jednego z rodziców dziecka przez organ gminy. Zgodnie z omawianym przepisem, wniosek o wydanie dowodu osobistego dla dziecka poniżej 13. roku życia może złożyć jeden z rodziców lub ustanowionych przez sąd opiekunów wraz z pisemną zgodą drugiego z rodziców lub opiekuna ustanowionego przez sąd, poświadczoną za zgodność podpisu przez organ gminy lub notariusza. W przypadku wydawania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która ukończyła 13. rok życia, a nie ma obowiązku posiadania dowodu osobistego wniosek składał jeden z rodziców wraz z małoletnim na wnioskach, w miejscach określonych w przepisie 6 ust. 2 r.d.o. znajdują się podpisy małoletniego oraz rodzica. Do wniosków o wydanie dowodu osobistego wnioskodawcy dołączali dokumenty, o których mowa w 7 ust. 1 r.d.o., natomiast w przypadku, gdy odpis aktu stanu cywilnego wnioskodawcy znajdował się już w kopercie dowodowej albo został sporządzony w urzędzie stanu cywilnego miejsca, w którym osoba ubiega się o wydanie dowodu osobistego, zgodnie z 7 pkt 5 i 6 r.d.o., wnioskodawca nie załączał ww. dokumentów. Wszystkie kontrolowane wnioski zawierały, w zależności od sytuacji, albo załączony wymagany akt stanu cywilnego albo adnotację, o zgodności danych zawartych we wniosku z danymi znajdującymi się w odpowiednim akcie stanu cywilnego. W jednym z kontrolowanych przypadków (AWK 804376) do wniosku o wydanie dowodu osobistego zostały załączone zdjęcia niespełniające wymagań wskazanych w 7 ust. 1 pkt 1 r.d.o. Powyższe zdjęcie nie ukazuje głowy w pozycji lewego półprofilu, natomiast wykonane zostało en face, co należy potraktować jako naruszenie normy ww. przepisu. Na wszystkich wnioskach znajdują się potwierdzenia danych meldunkowych. Zgodnie z 17 ust. 2 r.d.o. w kopertach dowodowych znajdują się części B formularza. Na każdym odcinku widnieje podpis odbierającego dowód osobisty oraz data odbioru ( 17 ust.1 r.d.o.). [Dowód: akta kontroli str.: 176-308] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, wydawanie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami. 9

Prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym. W wyniku kontroli stwierdzono, iż na 25 skontrolowanych przypadków 7 dotyczyło wymiany dowodu osobistego. W tym zakresie dokonano weryfikacji prawidłowości unieważnienia poprzednich dowodów osobistych. Na tej podstawie ustalono, iż we wszystkich przypadkach prawidłowo dokonano unieważnienia poprzedniego dowodu osobistego. [Dowód: akta kontroli str.: 306-307] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym oceniono pozytywnie. Aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych. Podczas kontroli ustalono, iż w 3 przypadkach do ewidencji ludności nie zostały wprowadzone informacje o aktualnym dowodzie osobistym (AVX 167842, AXT 442495, AYA 673323). Ustalono, iż 7 na 25 skontrolowanych przypadków dotyczyło wymiany dowodu osobistego. We wszystkich tych sprawach prawidłowo wprowadzono datę unieważnienia poprzedniego dowodu osobistego do systemu ewidencji ludności. [Dowód: akta kontroli str.: 306-307] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Wójta Gminy Radwanice zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.) w zakresie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. REJESTRACJA STANU CYWILNEGO Postępowania administracyjne prowadzone na podstawie art. 28,35,36,70,73 p.o.a.s.c. oraz rozporządzenia wykonawczego do tej ustawy Kontroli poddano 6 postępowań administracyjnych prowadzonych w kontrolowanym okresie na podstawie art. 73 ust. 1 ustawy p.o.a.s.c, skutkujących sporządzeniem polskiego aktu stanu cywilnego, tj.: - 4 postępowania w przedmiocie wpisania (transkrypcji) aktu urodzenia sporządzonego za granicą do polskiej księgi stanu cywilnego, tj. AU 2/2013, AU 3/2013, AU 4/2013, AU 5/2013; - 1 postępowanie w przedmiocie wpisania aktu małżeństwa sporządzonego za granicą do polskiej księgi stanu cywilnego, tj. AM 2/2013; - 1 postępowanie w przedmiocie wpisania aktu zgonu sporządzonego za granicą do polskiej księgi stanu cywilnego, tj. AZ 5/2013, oraz - 1 postepowanie prowadzone na podstawie art. 70 p.o.a.s.c., dotyczące urodzenia, które nastąpiło za granicą i nie zostało zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego (AU 1/2013). W zakresie postępowań o transkrypcję aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą ustalono, że wszystkie decyzje wydawane były na wniosek, a organ z urzędu ustalał 10

swoją właściwość miejscową i rzeczową, zgodnie z art. 13 lub 15 ustawy p.o.a.s.c. Każdorazowo wnioskodawca/-cy podpisywali się pod wnioskiem o transkrypcję (wpisanie), wskazując swoje miejsce zamieszkania lub ostatnie miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Stwierdzono, iż w postępowaniach dotyczących aktów nr: AU 2/2013, AU 3/2013, AU 4/2013, AU 5/2013 i AM 2/2013 nieprawidłowo ustalono strony postępowania, czym naruszono art. 28 Kpa. Z akt ww. spraw wynika, iż wnioskodawcami były kobiety (przy aktach urodzenia matka, przy akcie małżeństwa żona). Wszystkie decyzje rozstrzygające sprawy skierowane zostały jedynie do wnioskodawczyń. Tym samym pominięto pozostałe strony postępowania tj. ojców i męża. W aktach spraw brak pełnomocnictw ww. osób dla wnioskodawczyń do działania w ich imieniu w sprawach o wpisanie zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego. Ponadto stwierdzono, iż żadna ze stron nie została zawiadomiona o wszczęciu postępowania (na podstawie art. 61 4 Kpa). W aktach znajdują się potwierdzenia odbioru decyzji jedynie przez wnioskodawczynie. Bezsprzecznym pozostaje zatem fakt, iż postępowania te zostały przeprowadzone bez udziału wszystkich stron. Pismem z dnia 13 maja 2014 r. nr NK-KE.431.12.2014.KL wystąpiono do Wójta Gminy Radwanice o wyjaśnienie przyczyn takiego działania. W odpowiedzi uzyskano informację, że: Decyzje w tut. USC tworzone są zgodnie z przepisami obowiązującej ustawy o aktach stanu cywilnego, praktyki urzędu, konsultacji na szkoleniach z zakresu akt stanu cywilnego. W większości postępowań w tut. USC stronami postępowania są obywatele Polscy i ich małżonkowie nie będący obywatelami Polskimi mającymi miejsce zamieszkania poza granicami kraju. ( ) Transkrybując akt stanu cywilnego nie zmieniam stanu prawnego osób, których ten akt dotyczy, a jedynie wprowadzam ten stan do polskich ksiąg. ( ) Ze względu na istotę transkrypcji oraz ekonomikę procesową transkrypcja zagranicznego aktu małżeństwa odbywa się na wniosek jednego z małżonków. Taka argumentacja nie zasługuje w pełni na uwzględnienie. Zgodzić się należy z faktem, iż transkrypcja oznacza wierne wpisanie treści aktu do polskiej księgi stanu cywilnego, a wnioskujący przedkłada akt, który został zarejestrowany poza granicami kraju. Jednakże nie zwalnia to organu ze stosowania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Organ prowadzący postępowanie ma obowiązek ustalenia wszystkich stron postępowania, na podstawie dołączonych do wniosku dokumentów, posiadanych rejestrów bądź wyjaśnień stron postępowania. Ponadto zgodnie z przepisem art. 61 4 Kpa organ zobowiązany jest zawiadomić o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Powyższa czynność ma istotne znaczenie z uwagi na zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, określoną w art. 10 Kpa. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego ma umożliwić stronom realizację uprawnień procesowych określonych przepisami Kpa poprzez podejmowanie przez nie czynności procesowych mających wpływ na ustalenie stanu faktycznego i prawnego sprawy administracyjnej. Z tego też względu nie jest istotna forma tego powiadomienia, lecz sam fakt, czy strony zostały zawiadomione o wszczęciu postępowania administracyjnego Należy także pamiętać, iż pominięcie strony w postępowaniu administracyjnym skutkować może jego wznowieniem. Zauważyć również należy, iż przepis art. 28 Kpa nie ogranicza prawa do bycia stroną postępowania administracyjnego osobom nie posiadającym obywatelstwa polskiego. Przepis ten stanowi, iż stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Transkrypcji aktu stanu cywilnego dokonuje się na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzędu. Osobą zainteresowaną będzie osoba której akt dotyczy oraz te osoby, którym art. 83 ust. 1 p.o.a.s.c przyznaje prawo uzyskania odpisów z ksiąg stanu cywilnego, a także osoby które wykażą, że mają interes prawny w dokonaniu transkrypcji aktu zagranicznego. W przedmiotowych sprawach dotyczących aktów małżeństwa osobami zainteresowanymi, których akt dotyczy są oboje małżonkowie. Zatem bezspornym pozostaje 11

fakt, iż należy ich uznać za strony postępowania. W tym miejscu przywołać należy art. 3 i 4 p.o.a.s.c. Zgodnie z art. 4 ustawy p.o.a.s.c. akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych. Natomiast art. 3 ww. ustawy stanowi, iż stan cywilny osoby stwierdza się na podstawie aktów sporządzonych w księgach stanu cywilnego. Krąg osób którym przysługuje przymiot strony w postępowaniu o transkrypcję może być szerszy, także o podmioty wymienione w art. 83 ust. 1 ustawy p.o.a.s.c., które złożą wniosek o transkrypcję oraz o osoby, które wykażą interes prawny. Należy zauważyć, że w sytuacji prowadzenia postępowania bez wiedzy wszystkich stron (np. jednego z małżonków) może dojść do sytuacji, że to samo zdarzenie stwierdzone w zagranicznym akcie stanu cywilnego zostanie dwukrotnie zarejestrowane (wpisane) w polskich księgach stanu cywilnego. W tym miejscu przywołać należy przepis art. 29 ustawy p.o.a.s.c. zgodnie z którym: jeżeli dwa akty stanu cywilnego stwierdzają to samo zdarzenie, unieważnia się jeden z nich. Mając na uwadze powyższe, obowiązkiem Kierownika USC jest przeprowadzenie postępowania zgodnie z zasadami Kpa, tj. w szczególności umożliwienie wszystkim stronom wzięcia udziału w postępowaniu oraz informowanie ich o przysługujących im prawach i ciążących na nich obowiązkach. W sytuacji, gdy nie jest możliwe ustalenie adresu pobytu strony (np. cudzoziemca), a w aktach nie ma pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu, to organ zobowiązany jest zastosować art. 34 Kpa. Zgodnie z 9 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. z 1998 r. Nr 136, poz. 884), zwanego dalej rozporządzeniem wykonawczym przyjmowano oryginał zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z jego tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości. Wyjątek od wskazanej zasady dotyczy odpisów aktów stanu cywilnego wystawionych na druku wielojęzycznym, co miało miejsce przy aktach urodzenia nr 2,3,4 i 5 z 2013 roku (zgodnie ze sporządzoną w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r., nr 166, poz. 1735). Wnioskiem z dnia 15.07.2013 r. Justyna i Daniel małżonkowie Wrońscy zwrócili się do Kierownika USC w Radwanicach o ustalenie treści aktu urodzenia, które nastąpiło za granicą i nie zostało zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego. Do wniosku dołączono wyciąg z systemu ewidencji ludności Magistratu Finlandii Zachodniej oraz tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego wraz z apostille, a także kserokopię paszportu małoletniego. Kierownik USC prawidłowo ocenił zaistnienie przesłanek do wydania rozstrzygnięcia na podstawie art. 70 ustawy p.o.a.s.c. i w dniu 17.07.2013 r. wydał decyzję o sporządzeniu aktu urodzenia na podstawie ww. przepisu. Decyzja zawierała wszystkie elementy określone w art. 107 Kpa i została prawidłowo doręczona stronom postępowania. W 5 skontrolowanych postępowania wnioskodawcy złożyli wnioski o uzupełnienie aktu stanu cywilnego (wyjątek: AM 2/2013 i AU 1/2013). Podstawą uzupełnienia były dołączone akty urodzenia i akty małżeństwa. Do wszystkich wniosków dołączone zostało potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej. Ustalono, że w prowadzonych postępowaniach, organ nie realizował zasady określonej w art. 10 Kpa, co stanowi naruszenie wymienionego przepisu. W wyniku kontroli stwierdzono, iż sprawy z zakresu art. 73 ust. 1 i art. 70 ustawy p.o.a.s.c. były prawidłowo załatwiane w drodze decyzji administracyjnych. Żadna z wydanych przez Kierownika USC w Radwanicach decyzji nie zawierała zarówno uzasadnienia, jak i podstawy prawnej odstąpienia od uzasadnienia (art. 107 4 Kpa), co stanowi nieprawidłowość. Natomiast wszystkie rozstrzygnięcia w pieczęci nagłówkowej posiadają oznaczenie organu i są podpisywane przez osobę uprawnioną, a w pouczeniu zawierają informację o treści art. 130 4 Kpa. Ponadto zauważyć należy, iż w podstawie prawnej 12

wydanych decyzji powołany był nieaktualny publikator ustawy p.o.a.s.c oraz ustawy Kpa, co stanowi uchybienie formalne. Porównując daty sporządzenia aktu stanu cywilnego z datą wydania decyzji będącej podstawą jego sporządzenia stwierdzić należy, iż wszystkie akty zostały sporządzone w dniu wydania decyzji. W postępowaniach dotyczących AM 2/2013, AZ 5/2013, AU 1/ 2013 oraz AU 4/2013, decyzje o wpisaniu ww. aktów do polskich ksiąg stanu cywilnego zostały wykonane przedwcześnie (np. AM 2/2013 akt sporządzono w dniu 24.01.2013 r., a decyzja została odebrana w dniu 25.01.2013 r., AU 1/2013 sporządzono dnia 17.07.2013r. a decyzję odebrano w dniu 22.07.2013 r.). Skutkiem takiego postępowania w ww. przypadkach było wykonanie decyzji administracyjnych przed ich wejściem do obrotu prawnego, co stanowi istotne naruszenie prawa. Organ administracji publicznej, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, o ile kodeks nie stanowi inaczej (art. 110 Kpa). Zgodnie z art. 130 4 Kpa decyzja podlega wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania, gdy jest zgodna z żądaniem wszystkich stron. Art.129 2 Kpa stanowi, iż odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie - tego dnia zostaje otwarty termin do wniesienia odwołania. Skoro zgodnie z art. 110 Kpa, organ może wywodzić skutki prawne najwcześniej od momentu doręczenia, to Kierownik USC nie może wykonać decyzji przed dniem odbioru rozstrzygnięcia przez strony, gdyż decyzja ta nie weszła do obrotu prawnego. [Dowód: akta kontroli str.: 309-430] Biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, prowadzenie postępowań na podstawie art. 70 i art. 73 ustawy p.o.a.s.c. oceniono negatywnie. Sporządzanie aktu stanu cywilnego na podstawie decyzji administracyjnych oraz dokonywanie innych wpisów w rubryce wzmianki dodatkowe. Wszystkie kontrolowane akty sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC o umiejscowieniu aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego (art. 73 ustawy p.o.a.s.c.) - wyjątek stanowił AU 1/2013, który został sporządzony w trybie art. 70 ustawy p.o.a.s.c., zgodnie z którym urodzenie, zawarcie małżeństwa lub zgon, które nastąpiły za granicą i nie zostały zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego, można zarejestrować w polskich księgach stanu cywilnego. Stwierdzono, iż akty sporządzono czytelnie, pismem drukowanym (rubryka wzmianki dodatkowe wypełniona pismem maszynowym). Na aktach widnieje podpis i pieczęć Z-cy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Kontrolowane akty sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC o umiejscowieniu aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego. Kierownik USC każdorazowo stosowną adnotację prawidłowo zamieszczał w rubryce uwagi zgodnie z 7 ust 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów. We wszystkich aktach nazwiska, imiona oraz nazwy miejscowości wpisane są w pełnym brzmieniu bez skrótów, co jest zgodne z 2 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego. Daty małżeństwa, urodzenia lub zgonu wpisane są do aktu stanu cywilnego słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności dzień, miesiąc, rok ( 5 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego). Akty są podpisane przez Z-cę Kierownika USC oraz zawierają odciśniętą pieczęć z jego imieniem, nazwiskiem i pełnioną funkcją. Stwierdzono, że po sporządzeniu aktu stanu cywilnego niewykorzystane miejsce w rubryce uwagi nie zostało zakreślone w sposób uniemożliwiający dokonanie w niej jakichkolwiek wpisów, co stanowi naruszenie 7 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego (niewykorzystane miejsce 13

zostało wykreślone jedynie częściowo). W przyszłości należy dokładnie zakreślać wolne miejsce w ww. rubryce, tj. w taki sposób, aby w pełni uniemożliwić dokonanie kolejnych wpisów (AU 1/2013, AU 2/ 2013, AU 3/2013, AU 4/2013, AU 5/2013, AZ 5/2013). W 5 przypadkach wnioskodawcy składali wniosek o uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego (decyzje administracyjne zostały prawidłowo wpisane do aktu w formie wzmianki dodatkowej). Analizując akta zbiorowe kontrolowanych spraw ustalono, iż w decyzji nr OBI.5353.3.2013 wydanej do AU 2/2013, Kierownik USC nieprawidłowo przetransponował dane z aktu źródłowego, tj. nie wpisał drugiego imienia ojca małoletniego. Natomiast w akcie urodzenia prawidłowo zapisano imiona ojca Artur Dariusz. Powyższa omyłka pisarska powinna być sprostowana w trybie art. 113 1 Kpa, który stanowi, iż organ administracji publicznej może z urzędu lub na żądanie strony prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach. W dwóch sprawach, tj. AU 5/2013 i AZ 5/2013, gdzie Kierownik USC dokonywał uzupełnienia i sprostowania aktu stanu cywilnego, wydana została jedna decyzja administracyjna. Jednakże w podstawie prawnej powołano tylko art. 36 ustawy p.o.a.s.c. Dopiero z uzasadnienia decyzji wynika, iż na podstawie art. 28 ustawy p.o.a.s.c. dokonano sprostowania oczywistego błędu pisarskiego poprzez dopisanie znaków diakrytycznych. Pismem z dnia 13 maja 2014 r. nr NK-KE.431.12.2014.KL zwrócono się do Wójta Gminy Radwanice z prośbą o wyjaśnienie przyczyn takiego działania. Z otrzymanych wyjaśnień wynika, iż praktyka, w której dwie czynności tj. uzupełnienie i sprostowanie dokonywane są w jednej decyzji, by nie generować kosztów wnioskodawcy jest stosowana od wielu lat: ( ) Ujęcie w takiej formie tych dwóch podstaw prawnych wynika z ukształtowanego przez poprzednią kierownik szablonu, zaakceptowanego pozytywnie w poprzednich kontrolach, wobec czego jest on nadal powielany ( ). W opisanych wyżej decyzjach organ rozstrzygał o dwóch różnych sprawach i na podstawie odmiennych podstaw prawnych. Z treści art. 104 1 Kpa wynika, że organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej. Decyzje rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji ( 2). Zasadą w postępowaniu administracyjnym jest wydanie w jednej sprawie jednej decyzji. W przedmiotowych sprawach nie można przyjąć, że organ wydał decyzję częściową. Decyzja częściowa może być wydana tylko wtedy, gdy chodzi o rozstrzygniecie sprawy co do jej istoty. Organ może ją wydać w tym przypadku, gdy sprawa jest podzielna, można z niej wyodrębnić części nadające się do rozstrzygnięcia względnie samodzielnego. Nie można także uznać, że znalazł by tu zastosowanie art. 62 Kpa. Dopuszczalność rozpatrzenia kilku spraw administracyjnych w jednym postępowaniu art. 62 Kpa uzależnia od łącznego wystąpienia trzech przesłanek, gdyż z wielością spraw administracyjnych mamy do czynienia wówczas, gdy są to sprawy tożsame w tym znaczeniu, że każda z tych spraw ma taką samą podstawę faktyczną i taką samą podstawę prawną i do rozstrzygnięcia każdej z tych spraw właściwy jest ten sam organ administracji publicznej. Dlatego powyższa argumentacja nie zasługuje na uwzględnienie. W omawianych sprawach należało wydać dwie odrębne decyzje. Mając na uwadze fakt, iż organ naruszył przepisy prawa, jednakże owo naruszenie nie wywołało negatywnych skutków dla strony, powyższa nieprawidłowość nie skutkuje wydaniem oceny negatywnej opisanych postępowań. W trakcie kontroli stwierdzono, iż wszystkie decyzje zostały wpisane do aktów w dacie ich wydania, tj. zanim stały się ostateczne, co stanowi naruszenie art. 21 ust. 2 ustawy p.o.a.s.c. Z wskazanego przepisu wynika, że podstawę do wpisania wzmianki, mającej wpływ na treść lub ważność aktu, stanowią prawomocne orzeczenia sądów, ostateczne decyzje, odpisy z akt stanu cywilnego oraz inne dokumenty mające wpływ na treść lub ważność aktu. W toku kontroli ustalono, że akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego są oznaczone numerem nadanym aktowi stanu cywilnego, co jest zgodne z 15 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego. 14