WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 1 września 2014 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 1 września 2014 r. NK-KE IG Pan Jerzy Ulbin Wójt Gminy Dobromierz WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 16 i 22 lipca 2014 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 27 czerwca 2014 r. nr: NK-KE IG, NK- KE IG, NK-KE IG zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Iga Jaworska inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), Marek Cynk starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego) przeprowadził w Urzędzie Gminy Dobromierz, z siedzibą Dobromierz, Plac Wolności 24 kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej z.i.i.n.), - realizacji zadań z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej (Dz. U z 2012 r., poz. 461 ze zm.). Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 24 czerwca 2014 r. okresowym planem kontroli na II półrocze 2014 r. nr NK-KE MJ. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 1

2 2. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 4. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 5. terminowości prowadzenia postępowań na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 6. kompletności gminnego zbioru meldunkowego, 7. wykonywanie czynności materialno technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych, II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych, III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.: 1. sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno technicznych, 2. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC, IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie zmiany imienia i/lub nazwiska, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, 2. terminowości wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia i/lub nazwiska, 3. zawiadamiania we właściwej formie o zmianie imienia i/lub nazwiska. V. ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej, tj.: 1. prowadzenia rejestracji wojskowej na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej, 2. czynności wykonywanych w ramach prowadzonej kwalifikacji wojskowej, należące do właściwości wójtów/burmistrzów. Okres objęty kontrolą: - od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli, Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Jerzy Ulbin Wójt Gminy Dobromierz, który piastuje niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą. W toku kontroli osobami udzielającymi wyjaśnień byli: - Pani Mariola Gęsior specjalista ds. obywatelskich, - Pan Władysław Żołądek Kierownik USC w Dobromierzu. Realizację przez Wójta Gminy Dobromierz zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie ewidencji ludności 2

3 II. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie dowodów osobistych III. pozytywnie w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. pozytywnie w zakresie zmiany imienia i nazwiska V. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej W dniu 18 sierpnia 2014 r. przekazano Wójtowi Gminy Dobromierz projekt wystąpienia pokontrolnego nr NK-KE IG. Pismem nr ROP z dnia 29 sierpnia 2014 r. Wójt Gminy Dobromierz poinformował, iż nie wnosi zastrzeżeń do ww. dokumentu. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Kontroli poddano 15 spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (10 z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.). W 12 przypadkach w aktach spraw znajdowały się jedynie wnioski o wydanie zaświadczenia, brakowało natomiast odpowiedzi organu, tj. wydanego zaświadczenia. Niniejsze postępowanie stanowi naruszenie 60 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67, z późn. zm.), który stanowi, iż prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt. W konsekwencji w 12 przypadkach niemożliwym było zweryfikowanie poprawności wydanego zaświadczenia, przede wszystkim zgodności zakresu zaświadczenia, z żądaniem podmiotu wnioskującego oraz formy udzielonej odpowiedzi. Wyjątek stanowią sprawy nr ROP , ROP oraz ROP i ROP (ostatnie dwa zaświadczenia wydane na jeden wniosek), które posiadają w aktach sprawy wydane przez organ zaświadczenie. Podczas czynności kontrolnych przyjęto od pracownika urzędu wyjaśnienia w powyższej sprawie. Pani Mariola Gęsior wyjaśniła, iż dane osób zameldowanych są do wglądu w każdej chwili w programie ewidencji ludności, dlatego przechowywane w aktach są tylko zaświadczenia wydawane na podstawie danych archiwalnych. Powyższe wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie. Ustalono, iż wszystkie wnioski zostały złożone w formie pisemnej. Do wniosków o wydanie zaświadczenia, podlegających opłacie skarbowej, zostały dołączone potwierdzenia uiszczenia opłaty w wysokości 17 zł. Niestety, ze względu na brak w aktach wydanych zaświadczeń, nie można zweryfikować czy na wydanych zaświadczeniach została zamieszczona adnotacja o wysokości pobranej opłaty skarbowej, zgodnie z 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330). We wszystkich przypadkach, w których zaświadczenia znajdowały się w aktach, ustalono, iż zaświadczenia dotyczyły spraw niepodlegających opłacie (sprawy nr ROP , ROP , ROP oraz ROP ). Na wydanych zaświadczeniach organ wskazał, iż nie podlegają opłacie skarbowej, jednak nie podano podstawy prawnej tego zwolnienia. Niniejsze postępowanie stanowi naruszenie 4 ust. 1 pkt 3a omawianego rozporządzenia. Należy wskazać, iż w odpowiedzi na wniosek Pana Krzysztofa Najdera z dnia r., który wniósł o wydanie zaświadczeń dla dwóch innych osób bez okazania odpowiedniego pełnomocnictwa, organ wydał żądane zaświadczenia o nr ROP oraz ROP i przesłał je na adresy osób, których danych wnioski dotyczyły, mimo 3

4 braku wskazania takiego sposobu doręczenia we wniosku. Powyższe postępowanie stanowi naruszenie przepisów u.e.l.d.o. Po pierwsze każde zaświadczenie powinno stanowić odpowiedź na konkretny wniosek, natomiast niepoprawną praktyką jest wydawanie dwóch różnych zaświadczeń na jeden wniosek. Ponadto zgodnie z art. 44g ust.1 u.e.l.d.o. organy prowadzące zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, na wniosek zainteresowanej osoby, złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, są zobowiązane wydać zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych dotyczących tej osoby. W przypadku ubiegania się o wydanie zaświadczenia w imieniu innej osoby, należy przedstawić organowi stosowne pełnomocnictwo oraz zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy o opłacie skarbowej, uiścić opłatę za udzielenie pełnomocnictwa w wysokości 17 zł. W sytuacji, gdy podmiot żąda wydania zaświadczenia dotyczącego danych innej osoby i nie posiada stosowanego pełnomocnictwa, zgodnie z art. 219 Kpa należy odmówić wydania zaświadczenia w drodze postanowienia, z uwagi na brak interesu prawnego w sprawie. W sytuacji, gdy osoba fizyczna żąda udostępnienia danych osób trzecich zastosowanie znajdują normy zawarte w art. 44h ust. 2 pkt 1 lub 3 u.e.l.d.o, które stanowią, iż dane ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych są udostępniane osobom jeżeli wykażą w tym interes prawny (pkt 1) oraz innym osobom i podmiotom jeżeli uwiarygodnią one interes faktyczny w otrzymaniu danych i za zgodą osób, których dane dotyczą (pkt 3). Ponadto ustalono, iż w omawianym przypadku organ wydał zaświadczenia w zakresie szerszym, niż wynikało to z wniosku. Zaświadczenia zawierały w zasadzie komplet danych osobowych, mimo iż wniosek dotyczył jedynie archiwalnego okresu zameldowania. Powyższe postępowanie stanowi znaczące naruszenie przepisów u.e.l.d.o. i należy ocenić negatywnie. Ponadto należy zwrócić uwagę, iż w nagłówku wydawanego zaświadczenia należy umieszczać oznaczenie organu gminy, a nie jego aparatu pomocniczego jakim jest urząd gminy. Dodatkowo należy wskazać, iż do spraw wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych należy stosować symbol klasyfikacyjny 5345 zgodnie z załącznikiem nr II do instrukcji kancelaryjnej, a nie symbol 5343, który zastrzeżony jest dla spraw meldunkowych. Mając na uwadze przedstawione powyżej ustalenia, odstąpiono od oceny zagadnień dotyczących wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Terminowość wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Zagadnienie terminowości wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, mimo braku w aktach wydanych zaświadczeń poddano ocenie z uwagi na potwierdzenia odbioru znajdujące się na wnioskach (podpis oraz data wnioskodawcy). Zgodnie z art Kpa zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni. Ustalono, iż 14 z 15 zaświadczeń zostało wydanych terminowo, tj. w dniu złożenia wniosku. Na kontrolowanych wnioskach brak jest pieczęci z datą wpływu do Urzędu Gminy Dobromierz, które stanowi naruszenie 42 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej, zgodnie z którym po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub w przypadku, gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie pomimo tego, po zweryfikowaniu dokumentacji ustalono, iż daty wypełnienia wniosku oraz daty odbioru są tożsame. Wobec powyższego oraz faktu, iż wydawane zaświadczenia, co do zasady stanowią wydruk z ewidencji ludności, należy przyjąć iż zaświadczenia były wydawane terminowo. Wyjątek stanowi sprawa nr ROP , gdzie na wniosku brakuje 4

5 potwierdzenia odbioru zaświadczenia przez wnioskodawcę, a w konsekwencji nie można zweryfikować terminowości jego wydania. [dowód: akta kontroli str.: ] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące terminowości wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Kontroli poddano 20 spraw (10 z 2013 r. oraz 10 z 2014 r.) z zakresu udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż wszystkie dane zostały udostępnione na pisemne wnioski, złożone na właściwym formularzu, którego wzór został określony na podstawie dyspozycji 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 214, poz. 1353, z późn. zm.). Wyjątek stanowi sprawa nr ROP gdzie wniosek został złożony przez Komendę Miejską Policji w Wałbrzychu, w postaci zwykłego pisma dotyczącego udostępnienia danych dwóch osób. Należy wskazać, iż niezłożenie wniosku o udostępnienie danych osobowych na odpowiednim formularzu, stanowi brak formalny. W przypadku stwierdzenia braków formalnych wniosku, organ na podstawie art Kpa jest zobowiązany wezwać do ich uzupełnienia w terminie 7 dni od otrzymania wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania. Ponadto organ powinien pouczyć wnioskodawcę, iż dla każdej z osób powinien zostać złożony osobny wniosek. W powyższej sprawie organ nie podjął stosownych kroków, a udostępnił dane obu osób. Ustalono, iż w odpowiedziach na wnioski o udostępnienie danych osobowych organ udostępniał dane, których wnioskodawca nie żądał. Postępowanie takie miało miejsce w sprawach np. nr ROP gdzie organ ponad żądany zakres danych i podał także drugie imię oraz adres zameldowania na pobyt stały, w sprawie nr ROP PESEL oraz datę zameldowania i wymeldowania, a w sprawie nr ROP serię i numer dowodu osobistego. Ponadto w sprawach np. nr ROP z 31 grudnia 2013 r., nr ROP , nr ROP , nr ROP oraz ROP organ nie udostępnił części żądanych przez wnioskodawcę danych. Powyższe postępowanie należy ocenić negatywnie, bowiem narusza normy wyrażone w art. 44h ust. 1 i 2, w związku z ust. 3 u.e.l.d.o. Należy wskazać, iż organ administracji publicznej powinien udzielać odpowiedzi na wniosek o udostępnienie danych w konkretnej sprawie, w zakresie zgodnym z żądaniem podmiotu wnioskującego i tylko w takim zakresie, w jakim wnioskodawca wykaże uprawnienia do ich otrzymania. Ponadto w toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż organ w sprawach nr ROP oraz ROP udostępnił dane osobowe podmiotom, które nie wykazały interesu prawnego. W powyższych sprawach wnioskodawcy żądali udostępnienia danych kręgu osób spokrewnionych ze zmarłym dłużnikiem w celu ustalenia spadkobierców, a w konsekwencji wyegzekwowania od nich zobowiązania finansowego pozostawionego przez zmarłego. Należy wskazać, iż organ w odpowiedzi na powyższe wnioski udostępnił dane osobowe, mimo iż wnioskodawca nie wykazał interesu prawnego w uzyskaniu żądanych danych. Wyjaśniając pojęcie interesu prawnego, podkreślić należy przede wszystkim jego nieodłączną cechę jaką musi być jego rzeczywisty charakter. Wyszczególniona cecha powoduje, że interes prawny musi istnieć w czasie stosowania wskazanych norm prawa administracyjnego. Wnioskodawca nie może utożsamiać realności interesu prawnego z zamiarem dokonania w przyszłości jakiejś czynności. Natomiast przez 5

6 wykazanie interesu prawnego ustawodawca rozumie udowodnienie, a nie jedynie uprawdopodobnienie interesu prawnego przez osobę legitymującą się nim (wyrok WSA w Warszawie z dnia r., sygn. akt IV SA/Wa 1070/12). Interes ten musi rzeczywiście istnieć w dacie stosowania danych norm prawa administracyjnego. Nie może to być interes tylko przewidywany w przyszłości ani hipotetyczny (wyrok WSA w Warszawie z dnia r., sygn. akt I SA/Wa 2326/10). Tym samym, zamiar ustalenia kręgu potencjalnych spadkobierców przez wnioskujące banki nie jest wystarczającym uzasadnieniem interesu prawnego, jest uwiarygodnieniem jedynie interesu faktycznego. Należy wskazać, iż w powyższych sytuacjach organ mając wątpliwości co do wykazanego interesu prawnego wnioskodawców, powinien wezwać ich zgodnie z art. 50 Kpa do złożenia wyjaśnień w sprawie oraz przedstawienia odpowiednich dokumentów uzasadniających interes prawny bądź też stwierdzając uwiarygodnienie interesu faktycznego, zwrócić się o wyrażenie zgody od osoby, której te dane dotyczą na ich udostępnienie. W sytuacji, gdy interes prawny nadal nie zostanie wykazany bądź nie zostanie uzyskana zgoda od osoby, której te dane dotyczą organ jest zobowiązany wydać rozstrzygnięcie w oparciu o zebrany materiał dowodowy w powyższym przypadku decyzję o odmowie udostępnienia danych osobowych na podstawie art. 44h ust. 2 pkt 1 lub pkt 3 ustawy e.l.d.o. W sprawie nr ROD organ uznał się za niewłaściwy, w konsekwencji zgodnie z art Kpa przekazał wniosek według właściwości, jednocześnie zawiadamiając o tym wnoszącego podanie, co należy uznać za poprawną praktykę. Spośród wszystkich kontrolowanych wniosków pięć złożyły podmioty wymienione w art. 44h ust. 2 pkt 1 ustawy e.l.d.o. We wszystkich pięciu przypadkach do wniosków zostały dołączone dowody uiszczenia opłaty w wysokości 31 zł, co jest zgodne z art. 44h ust. 9 pkt 2 ustawy e.l.d.o. w związku z 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. Nr 207, poz. 1298). W pozostałych przypadkach wnioski składały podmioty wskazane w art. 44h ust. 1, które z powyższej opłaty są zwolnione. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż na wszystkich pismach stanowiących odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych osobowych stosowano oznaczenie aparatu pomocniczego (Urzędu Gminy Dobromierz), a nie organu (Wójta Gminy Dobromierz), co należy uznać za błędną praktykę. Ponadto powyższe pisma były podpisywane przez Panią Mariolę Gęsior, która jak ustalono, nie posiada stosownego upoważnienia. Wskazać należy, iż wszystkie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych osobowych nie zawierają podstawy prawnej, co należy uznać za naruszenie zasad ogólnych Kpa. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono negatywnie. Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oraz terminowość prowadzenia spraw z ww. zakresu. W okresie objętym kontrolą postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone były przez Panią Mariolę Gęsior specjalistę ds. obywatelskich. W trakcie kontroli sprawdzeniu podlegało 5 postępowań z 2013 r. w przedmiocie wymeldowania z miejsca pobytu stałego (nr decyzji): ROP D, ROP D, ROP D, ROP D, ROP D. 6

7 W wymienionych powyżej sprawach wydano 6 decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki z art. 15 ust. 2 cyt. ustawy i 2 decyzje o odmowie wymeldowania z pobytu stałego. Powyższe wynika z faktu, iż do sprawy nr ROP D został złożony wniosek o wymeldowanie 4 osób. Po przeprowadzeniu postępowania wydano w tej sprawie 4 osobne decyzje administracyjne. (3 decyzje o wymeldowaniu z pobytu stałego i 1 decyzję o odmowie wymeldowania). Po dokonaniu czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje: We wszystkich sprawach organ prawidłowo zweryfikował wniosek pod względem formalnym. Prawidłowo ustalono strony postępowania (wyjątek sprawa nr ROP D). Poprawnie wszczynano i prowadzono postępowanie, zgodnie z żądaniem strony. W sprawie nr ROP D postępowanie administracyjne zostało wszczęte w dniu r. Z dołączonej do wniosku kserokopii aktu notarialnego, Repertorium A numer 10703/2007 z dnia r. wynika, że współwłaścicielami lokalu są małżonkowie- Wiesława i Jerzy Śliwińscy. O wszczęcie postępowania wnioskował Jerzy Śliwiński. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania (a także pisma procesowe i decyzję) organ wystosował tylko do wnioskodawcy i osoby, która miała być wymeldowana z miejsca pobytu stałego. Pomimo posiadania wiedzy, iż przedmiotowa nieruchomość stanowi współwłasność dwóch osób, organ gminy nie ustalił prawidłowo i nie zawiadomił wszystkich stron postępowania. W związku z powyższym został naruszony art. 28 Kpa, który stanowi, iż stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Organ prowadzący postępowanie ma obowiązek ustalenia wszystkich stron postępowania, na podstawie dołączonych do wniosku dokumentów, posiadanych rejestrów bądź wyjaśnień stron postępowania. Ponadto zgodnie z przepisem art Kpa organ zobowiązany jest zawiadomić o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Powyższa czynność ma istotne znaczenie z uwagi na zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, określoną w art. 10 Kpa. Należy także przypomnieć, iż pominięcie strony w postępowaniu administracyjnym skutkować może jego wznowieniem na podstawie art pkt 4 Kpa. Dyspozycja art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. stanowi, że organ gminy wydaje na wniosek właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu lub z urzędu decyzję w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się. Stroną w postępowaniu o wymeldowanie w trybie administracyjnym będzie każdy właściciel mieszkania lub inna osoba, której służy tytuł prawny do nieruchomości. Powyższe potwierdza także uchwała NSA z dnia r. sygn. II OPS 1/11 z której wynika, że osoba dysponująca tytułem prawnym do lokalu jest stroną, w rozumieniu art. 28 Kpa, w postępowaniu administracyjnym o zameldowanie (wymeldowanie) w tym lokalu innej osoby, prowadzonym na podstawie art. 47 ust. 2 (lub 15 ust. 2) u.e.l.d.o. Opisane postępowanie zakończyło się wydaniem w dniu r. decyzji o odmowie wymeldowania Grzegorza Śliwińskiego z miejsca pobytu stałego. Rozstrzygnięcie merytoryczne decyzji były prawidłowe. W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje poddane kontroli zawierały elementy wskazane w art. 107 Kpa. W sprawach, gdzie organ prawidłowo ustalił wszystkie strony postępowania, poszanowana została zasada wynikająca z art. 10 Kpa tj. strony postępowania zawiadamiane były o zakończeniu postępowania i o możliwości zapoznania się z zebranym materiałem dowodowym przed wydaniem decyzji w sprawie. Odnośnie terminowości załatwianych spraw w toku kontroli stwierdzono, iż sprawy załatwiane były terminowo. W sprawach, gdzie koniecznym było przedłużenie terminu do załatwienia sprawy, informowano strony na podstawie art i 2 Kpa o niezałatwieniu 7

8 sprawy w terminie. Merytoryczna treść decyzji była prawidłowa. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, zawierały oznaczenie organu i datę wydania, były podpisane oraz opieczętowane przez uprawnioną osobę. W trakcie prowadzonych postępowań administracyjnych podejmowane były właściwe czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł. [dowód: akta kontroli str.: ] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania: - wydawanie przez Wójta Gminy Dobromierz decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie, - terminowość prowadzenia przez Wójta Gminy Dobromierz postępowań administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie. Kompletność gminnego zbioru meldunkowego Zgodnie z art. 44a ust. 1 u.e.l.d.o. organ zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji ludności w systemie teleinformatycznym w formie zbiorów meldunkowych jako zbioru m.in. danych byłych mieszkańców. Zakres danych gromadzonych w zbiorze byłych mieszkańców wskazuje art. 44a ust. 3 stanowiąc, iż w tym zbiorze oprócz danych wymaganych dla aktualnych mieszkańców określonych w art. 44a ust. 2 zbiór ten powinien zawierać również datę wymeldowania, datę zgonu, numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził. Ponadto zgodnie z 11 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475) wymeldowania osoby zmarłej dokonuje z urzędu właściwy organ gminy na podstawie przesłanego przez kierownika urzędu stanu cywilnego odpisu skróconego aktu zgonu albo zawiadomienia o zgodnie osoby poza terenem kraju. Obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego do niezwłocznego przekazywania danych dotyczących zmiany stanu cywilnego mieszkańców gminy właściwym organom, wynika z dyspozycji art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. W toku czynności kontrolnych zweryfikowano 15 zawiadomień o zgonach mieszkańców przekazanych w formie odpisu skróconego aktu zgonu. Stwierdzono, iż we wszystkich przypadkach organ poprawnie wprowadził informacje wskazane w art. 44a ust. 3 u.e.l.d.o. do gminnego zbioru meldunkowego. Zgodnie z art. 44a ust. 2 pkt 6 u.e.l.d.o. w zbiorze danych stałych mieszkańców należy przechowywać dane dotyczące ich aktualnego stanu cywilnego. W sytuacji śmierci jednego z małżonków następuje zmiana stanu cywilnego drugiego. W konsekwencji organ gminy jest zobowiązany aktualizować również informację o stanie cywilnym żyjącego małżonka, na podstawie przesłanego odpisu skróconego aktu zgonu przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego, w trybie art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. Wśród kontrolowanych zawiadomień 6 dotyczyło osób, które w chwili śmierci pozostawały w związku małżeńskim. W wyniku kontroli stwierdzono, iż 5 z nich zostało wprowadzonych poprawnie. Wyjątek stanowi sprawa Władysława Kowalskiego, gdzie nie został zaktualizowany stan cywilny żyjącej małżonki. Podczas czynności kontrolnych pracownik urzędu, Pani Mariola Gęsior dokonała korekty wpisu w ewidencji ludności. Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące kompletności gminnego zbioru meldunkowego oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. 8

9 [dowód: akta kontroli str.:54-57] Wykonywanie czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych Kontroli poddano 30 formularzy meldunkowych przyjętych w kontrolowanym okresie (10 zgłoszeń pobytu stałego z 2013 r. oraz 5 z 2014 r., a także 10 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.). W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż wszystkie zgłoszenia meldunkowe zostały dokonane na właściwych formularzach. Niestety, w 21 przypadkach formularze nie zawierały wszystkich elementów przewidzianych w art. 11 ust. 1 u.e.l.d.o. Zgodnie z art. 47 ust. 1 u.e.l.d.o. organ gminy prowadzący ewidencję ludności jest obowiązany na podstawie zgłoszenia dokonać zameldowania lub wymeldowania przez zarejestrowanie danych dotyczących osoby i miejsca jej pobytu, jak również innych zdarzeń objętych obowiązkiem meldunkowym. Jest to ogólna zasada, stanowiąca że zameldowanie jest dokonywane w drodze czynności materialnotechnicznej, polegającej na rejestracji danej osoby pod wskazanym adresem. Należy wskazać, iż jedynie kompletny wniosek złożony właściwemu organowi wywołuje skutki prawne i może spowodować dokonanie czynności materialno-technicznej w postaci zameldowania przez właściwy organ. W kontrolowanych sprawach najczęściej brakowało takich elementów jak: określenia płci, danych rodziców, nazwiska rodowego, danych z odpisu skróconego aktu urodzenia w przypadku osób małoletnich, nieposiadających dokumentu stwierdzającego tożsamość oraz brak podpisu osoby dokonującej obowiązku meldunkowego. W związku z faktem, iż obowiązku meldunkowego dokonuje się poprzez osobiste stawiennictwo w siedzibie organu osoby zainteresowanej, jej pełnomocnika, przedstawiciela ustawowego bądź osobę sprawującą nad nią faktyczną opiekę w miejscu ich wspólnego pobytu oraz z faktem, iż zameldowanie jest czynnością materialno-techniczną wykonywaną w chwili zgłoszenia, bezwzględnym obowiązkiem pracownika organu jest staranne weryfikowanie kompletności formularza. Natomiast zgodnie z art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. w sytuacji, gdy zgłoszone dane budzą wątpliwości, o dokonaniu zameldowania lub wymeldowania rozstrzyga właściwy organ gminy. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż 4 z kontrolowanych formularzy nie zawierało potwierdzenia pobytu w lokalu, dokonanego przez właściciela lub inny podmiot dysponujący tytułem prawnym do lokalu. Zgodnie z art. 11 st. 2 u.e.l.d.o. potwierdzenia faktu pobytu osoby w lokalu dokonuje się w formie złożenia czytelnego podpisu z oznaczeniem daty jego złożenia. Brak potwierdzenia pobytu w lokalu przez osobę dysponującą do niego tytułem prawnym, powoduje wątpliwości co do możliwości dokonania zameldowania w drodze czynności materialno-technicznej i wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w tym zakresie oraz rozstrzygnięcia o zameldowaniu w formie decyzji administracyjnej. Zgodność stanów faktycznych z zapisami organów ewidencji ludności służy likwidacji fikcji meldunkowej (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia r., sygn. akt VIII SA/Wa 692/13). Uwzględniając cel, jakiemu służy obowiązek meldunkowy, ustawodawca wprowadził warunek przedstawienia potwierdzenia pobytu w lokalu jako okoliczności faktycznej. Jeżeli właściciel bądź inna osoba dysponująca prawem do lokalu nie może lub nie chce poświadczyć tej okoliczności, wówczas organ administracji, działając w oparciu o art. 47 ust. 2 ustawy, przeprowadza postępowanie wyjaśniające, które ma na celu ustalenie, czy osoba wnioskująca o zameldowanie, faktycznie w lokalu przebywa (wyrok WSA we Wrocławiu z dnia r., sygn. akt IV SA/Wr 671/12). Należy wyjaśnić, iż nie tylko brak potwierdzenia pobytu w lokalu przez osobę dysponującą do niego tytułem prawnym jest przesłanką do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, ale wszelkie dane budzące wątpliwości organu prowadzącego ewidencję ludności. Wobec stwierdzonych nieprawidłowości, poproszono pracownika o złożenie wyjaśnień w tej sprawie. Pani Mariola Gęsior wskazała, iż w każdym przypadku pracownik poucza osobę dokonującą obowiązku meldunkowego o sposobie wypełnienia druku. Powstałe braki są spowodowane niedopatrzeniem przez pracownika. 9

10 Ponadto pracownik wyjaśnił, iż w przypadku, gdy osoba dokonująca obowiązku meldunkowego jest jednocześnie meldującym się i osobą posiadającą tytuł prawny do lokalu, wówczas pracownik nie wymaga wypełnienia rubryki przewidzianej dla właściciela. Powyższe wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie. Zgodnie z art. 11 ust. 2 przy zameldowaniu osoba zgłaszająca się przedstawia do wglądu dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu podmiotu dokonującego potwierdzenia pobytu. Dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być umowa cywilnoprawna, wypis z księgi wieczystej, decyzja administracyjna, orzeczenie sądu lub inny dokument poświadczający tytuł prawny do lokalu. Należy wskazać, iż mimo, że akt potwierdzający należy przedstawić jedynie do wglądu, z akt sprawy powinno wynikać, że taki dokument został okazany (por. wyrok SN z dnia r., sygn. akt III RN 139/01). Wobec powyższego dobrą praktyką byłoby przechowywanie w aktach sprawy kserokopii powyższych dokumentów bądź uczynienie stosownej adnotacji na formularzu meldunkowym. Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, iż w aktach sprawy nie widnieją żadne informacje potwierdzające okazanie powyższych dokumentów. Należy wskazać, iż zgodnie z 3 r.z.p.d.m. osoba dokonująca czynności zameldowania bez jednoczesnego wymeldowania, zobowiązana jest przedstawić również zaświadczenie o wymeldowaniu się z poprzedniego miejsca pobytu stałego. Wobec powyższego pracownik oświadczył, iż osoba dokonująca zameldowana zawsze przedstawia zaświadczenie o wymeldowaniu z poprzedniego miejsca pobytu stałego, jednak nie są one przechowywane. Ustalono, iż we wszystkich przypadkach obowiązek meldunkowy był wykonywany osobiście (21 spraw) bądź poprzez przedstawiciela ustawowego w przypadku osoby nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych (9 spraw), zgodnie z art. 9a u.e.l.d.o. Zgodnie z 7 i 8 r.z.p.d.m. osoba dopełniająca obowiązku zameldowania otrzymuje potwierdzenie zameldowania, ważne przez okres 2 miesięcy od dnia wystawienia w przypadku zameldowania na pobyt stały bądź ważne do czasu upływu terminu zameldowania w przypadku zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące. Ustalono, iż organ nie przechowuje w aktach spraw wydanych potwierdzeń zameldowania, w związku z powyższym poproszono pracownika o wyjaśnienia. Pani Mariola Gęsior oświadczyła, iż w każdym przypadku wydawane są zaświadczenia zameldowania jednak nie są przechowywane w dokumentacji. W związku z powyższym niemożliwym jest zweryfikowanie poprawności wydanych potwierdzeń. Ponadto należy wskazać, iż pracownik stosuje błędną nomenklaturę, gdyż powyższe przepisy traktują o potwierdzeniu zameldowania, a nie zaświadczeniu. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż co do zasady do sytemu teleinformatycznego ewidencji ludności wprowadzane są prawidłowe dane przewidziane przepisami prawa. Wyjątek stanowią jedynie dane Trajdos Betiny, gdzie wprowadzoną błędną datę zameldowania. Pracownik dokonał korekty wpisu w ewidencji ludności. Należy wskazać, iż zgodnie z 4 ust. 1, 5 ust. 1 w związku z 8 ust. 1 r.s.t.p.d. organ gminy po dopełnieniu przez osobę obowiązku meldunkowego jest zobowiązany do zawiadomienia o tym fakcie w terminie 1 dnia roboczego, organu właściwego ze względu na dotychczasowe miejsce pobytu stałego albo pobytu stałego i czasowego, albo pobytu czasowego tej osoby. Pracownik urzędu zapytany o terminowość wskazał, iż zawiadomienia są przekazywane w terminie do 2 dni od chwili zarejestrowania. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych należy ocenić negatywnie. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Wójta Gminy Dobromierz zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających 10

11 z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) w zakresie ewidencji ludności oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. DOWODY OSOBISTE Wydawanie dowodów osobistych. Prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, oraz aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych. W przedmiotowym zakresie, z uwagi na dużą ilość złożonych w okresie kontrolnym wniosków o wydanie dowodu osobistego (448-za 2013 r., 242 za 2014 r.) zastosowana została próba kontrolna. Kontroli zostało poddanych 30 postępowań o wydanie dowodów (20 z roku 2013 i 10 z roku 2013 r.) Wszystkie poddane kontroli wnioski zostały złożone przez uprawnione do tego osoby, w myśl 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384 ze zm.). Wnioski osób pełnoletnich składane były osobiście. Za osoby małoletnie, które nie ukończyły 13 lat, wnioski składane były przez rodziców. Za osoby małoletnie, które ukończyły lat 13, a nie miały obowiązku posiadania dowodu osobistego, wnioski składane były przez jednego z rodziców. Do wszystkich wniosków o wydanie dowodu osobistego zostały dołączone dokumenty określone w 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. W wyniku kontroli ujawniono jednak w 3 wnioskach (w postępowaniach, w których wydano dowody osobiste o nr AWJ , AXJ , AXB ) uchybienie formalne polegające na nie wyszczególnieniu we wniosku w rubryce dotyczącej załączonych dokumentów odpisów skróconych aktów urodzenia lub małżeństwa, a w jednym wniosku (w postępowaniu, w którym wydano dowód osobisty o nr AXP ) uchybienie formalne polegające na niewypełnieniu rubryki dotyczącej przyczyny i daty utraty poprzedniego dowodu osobistego. Uchybienie powyższe posiada jednak charakter tylko proceduralny i nie wpływa na sposób realizacji wykonywanego zadania. W wyniku kontroli stwierdzono, że we wszystkich złożonych wnioskach o wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13 roku życia (koperty dowodowe o nr AWJ , AXF , AWM , AXD , AWM , AXS ) brak jest ich uzasadnienia. W kopertach dowodowych przedmiotowych postepowań brak jest również innych dokumentów, które zawierałyby uzasadnienie składanego wniosku. Powyższe stanowi naruszenie przepisu art. 34 ust. 3 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.), zgodnie z którym osobie, która nie ukończyła 13 roku życia może być wydany dowód osobisty na uzasadniony wniosek rodziców lub opiekunów. Uzasadnienie wniosku stanowi więc konieczną przesłankę wydania dowodu osobistego osobie, która nie ukończyła 13 roku życia. [dowód: akta kontroli, str.: ] W wyżej wymienionych postępowaniach o wydanie dowodu osobistego osobie małoletniej poniżej 13 roku życia podpisy rodziców, oprócz umiejscowienia na formularzu, były również zamieszczane na odrębnym, wypełnionym odręcznie, wniosku o wydanie dowodu osobistego. Należy stwierdzić, że załączanie do formularza odrębnego wniosku o wydanie dowodu było niepotrzebne. Pracownik realizujący merytorycznie zadanie wyjaśnił, że jako uzasadnienie wniosku traktowany jest wniosek rodziców zawarty na odrębnej kartce. Odnosząc się do powyższego wyjaśnienia należy stwierdzić, że na odrębnych wnioskach dołączanych do formularza brak jest jakichkolwiek informacji, co mogłoby świadczyć, iż stanowią one uzasadnienie wniosku o wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej. 11

12 Ponadto na obowiązującym formularzu wniosku brak było wskazania, iż do wniosków załączono uzasadnienia. Z tego względu podpisane przez rodziców samo żądanie wydania dowodu osobistego zawarte na odrębnej kartce nie może być zakwalifikowane jako uzasadnienie wniosku. [dowód: protokół przyjęcia ustnych oświadczeń, str.: ] We wszystkich przypadkach złożone wnioski zostały podpisane zgodnie z dyspozycją 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. We wszystkich wnioskach znajdowało się potwierdzenie danych meldunkowych. W sytuacji, gdy na mocy 7 ust. 5 i 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. osoba nie miała obowiązku załączenia do wniosku odpisu aktu stanu cywilnego, na wniosku znajdowała się adnotacja o potwierdzeniu zgodności danych zawartych we wniosku z właściwym aktem stanu cywilnego. W trzech przypadkach złożenie wniosku o wydanie dowodu osobistego było podyktowane utratą dowodu osobistego (koperty dowodowe nr AWS , AWF , AXP ). W kopertach dowodowych znajdowały się zawiadomienia o zgłoszeniu utraty dowodu osobistego, o którym mowa w 26 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. We wszystkich kopertach dowodowych znajdowała się część B formularza zawierającego potwierdzenie złożenia wniosku i określenie terminu odbioru dowodu osobistego. W prawie każdym przypadku na części B formularza znajdowały się prawidłowo dokonane potwierdzenia odbioru dowodu osobistego, zgodnie z dyspozycją 17 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. Wyjątkiem jest postępowanie zakończone wydaniem dowodu osobistego o nr AWF , w którym na części B formularza nie wpisano daty odbioru dowodu osobistego. Przyczyną stwierdzonych w wyniku kontroli nieprawidłowości w zakresie prowadzenia postępowań o wydanie dowodu osobistego była niedostatecznie rzetelna weryfikacja składanych wniosków po względem spełniania wymogów formalnych, a także niedostateczna wiedza pracowników realizujących merytorycznie zadanie o aktualnie obowiązujących przepisach dotyczących wykonywanego przez nich zadania. W wyniku kontroli ustalono, że organ prawidłowo unieważniał poprzednie dowody osobiste w systemie teleinformatycznym, zgodnie z dyspozycją art. 43 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W jednym przypadku (koperta dowodowa nr AXA ) organ nie dokonał unieważnienia poprzedniego dowodu osobistego. Niemniej jednak stwierdzono nieprawidłowości w obszarze aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dotyczących dat ważności poprzedniego dowodu osobistego. W pięciu przypadkach (koperty dowodowe o nr: AXP , AXP , AXP , AWG , AWS ) organ wprowadzał do systemu informacje z błędną datą końcowego okresu ważności poprzedniego dowodu osobistego tj. zamiast datę unieważnienia lub upływu terminu ważności poprzedniego dowodu osobistego wprowadzał datę odbioru nowego dowodu osobistego. W jednym przypadku (dowód osobisty o nr AXG ) do systemu w ogóle nie wprowadzono wydanego dowodu osobistego. Czynności tej dokonano w toku kontroli, w obecności kontrolujących. Przyczyną stwierdzonych nieprawidłowości w wyżej wskazanym obszarze była niedostatecznie rzetelna weryfikacja składnych wniosków po względem spełniania wymogów formalnych, błędna interpretacja przepisów ustawowych przez pracownika wykonującego kontrolowane zadanie. Nie bez znaczenia dla jakości wykonywania kontrolowanych zadań pozostaje bardzo szeroki zakres obowiązków nałożony na odpowiedzialnego merytorycznie pracownika. [dowód: akta kontroli str.: ] 12

13 Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, prowadzenie spraw z zakresu dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Wójta Gminy Dobromierz zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.) w zakresie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. REJESTRACJA STANU CYWILNEGO Sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznej. Zadaniem kontroli w ww. zakresie było sprawdzenie poprawności sporządzania aktów stanu cywilnego na podstawie ustawy p.o.a.s.c w trybie czynności materialno-technicznej. Z uwagi na to, iż w kontrolowanym okresie nie było sporządzonych aktów urodzenia w ww. trybie, kontroli poddano tylko akty małżeństwa i akty zgonu. Sprawdzono 7 aktów małżeństwa (4 z 2013 r. i 3 z 2014 r.) sporządzonych na podstawie art. 1 1 ustawy z dnia r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz. U j.t. ze zm.) zwanej dalej KRiO, oraz 8 aktów małżeństwa (7 z 2013 r. i 1 z 2014 r.) sporządzonych na podstawie art. 1 2 KRiO. Wszystkie akty stanu cywilnego, gdzie małżeństwo zostało zawarte w trybie art. 1 1 KRiO zostały sporządzone w ustawowym terminie (art ustawy p.o.a.s.c.). Natomiast akty małżeństw zawartych na podstawie art. 1 2 KRiO sporządzane były niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu, w którym do urzędu stanu cywilnego nadeszło zaświadczenie sporządzone zgodnie z art. 8 2 KRiO. Akta zbiorowe do aktów małżeństwa zawieranych na podstawie art. 1 1 KRiO zawierały wymagane przepisami prawa dokumenty, tj. odpisy skrócone aktów urodzenia, a także pisemne zapewnienie osób zamierzających zawrzeć związek małżeński, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (art. 54 ust. 1 ustawy p.o.a.s.c.). Natomiast akta zbiorowe do aktów małżeństwa zawieranych w sposób określony w art. 1 2 i 3 KRiO, zawierały zaświadczenie Kierownika USC stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz treść i datę złożonych przed nim oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci (art KRiO), zapewnienia składane w trybie art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy p.o.a.s.c., odpisy skróconych aktów urodzenia przyszłych małżonków, oraz zaświadczenie sporządzone przez duchownego stwierdzające, że oświadczenia zostały złożone w jego obecności przy zawarciu związku małżeńskiego podlegającego prawu wewnętrznemu kościoła albo innego związku wyznaniowego. Zaświadczenia były podpisane przez duchownego, małżonków i dwóch pełnoletnich świadków, którzy byli obecni przy złożeniu tych oświadczeń. Kontrolowane akty miały dołączone potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej za sporządzenie aktu małżeństwa w kwocie 84,00 zł. Kierownik USC każdorazowo, kiedy było to konieczne wysyłał do właściwego organu gminy zawiadomienie w celu dokonania przypisków małżeństwa pod treścią aktów urodzenia. Kontroli poddano także 10 aktów zgonu sporządzonych w 2013 r., tj. AZ 1/2013, AZ 3/2013 AZ 5/2013, AZ 7/2013, AZ 9/2013, AZ 11/2013, AZ 13/2013, AZ 15/2013, AZ 17/2013, AZ 19/2013 oraz 5 aktów zgonu sporządzonych w 2014 r. AZ 1/2014, AZ 2/2014, AZ 3/2014, AZ 4/2014 i AZ 5/2014. Przed sporządzeniem aktu zgonu Kierownik USC każdorazowo weryfikował swoją właściwość. Porównując datę zgonu znajdującą się w karcie zgonu z datą sporządzenia aktu zgonu, stwierdzić należy, iż wszystkie akty zostały sporządzone w ustawowym terminie. 13

14 Ustalono, iż zgłoszenia zgonu zostały dokonane przez podmioty, które były do tego zobowiązane (art. 65 ustawy p.o.a.s.c). Akty zgonu poddane kontroli zawierały dane przewidziane przepisami prawa, z wyjątkiem godziny zgonu. Obowiązek podania godziny zgonu wynika z treści art. 67 ust. 1 pkt 2 ustawy p.o.a.s.c.. Prawidłowo sporządzony akt zgonu powinien zawierać datę i godzinę, a jeśli zgłaszający zgon nie wskazał tych danych, powinna zostać poczyniona w akcie zgonu stosowana adnotacja. Tylko prawidłowo sporządzony akt zgonu może, jako dowód zdarzeń w nim stwierdzonych, korzystać z przewidzianego w art. 4 p.o.a.s.c. waloru wyłączności (por. wyrok WSA w Opolu z dnia r. sygn. II SA/Op 523/11). Biorąc pod uwagę fakt, iż w kartach zgonu nie ma wpisanej godziny zgonu, zasadne jest sporządzanie stosownej adnotacji, zgodnie z art. 67 ust. 2 ustawy p.o.a.s.c. Jednakże mając na uwadze fakt, iż brak podania godziny zgonu w aktach nie wywoływał negatywnych skutków dla sporządzonych aktów stanu cywilnego, powyższa nieprawidłowość nie rzutuje na wydanie oceny pozytywnej w kontrolowanym obszarze. W trakcie kontroli stwierdzono, że w akcie zgonu nr 19 z 2013 r. w części I dane dotyczące osoby zmarłej, w rubryce stan cywilny miejsce to nie zostało wypełnione. Natomiast w części III części aktu, w rubryce dane dotyczące małżonka osoby zmarłej wpisano imię i nazwisko współmałżonka. W opisanej sprawie przyjęto od Kierownika USC poniższe wyjaśnienia. Brak wpisu w/w akcie zgonu stanu cywilnego żonaty wynikł z przeoczenia Kierownika USC, ponieważ użycie w programie komputerowym ESO USC opcji transferu danych z aktu urodzenia lub małżeństwa do sporządzanego aktu zgonu. W tym przypadku transfer był z aktu małżeństwa, pozycja stan cywilny nie jest transferowana, gdyż w czasie sporządzania aktu małżeństwa a później aktu zgonu stan cywilny może ulec zmianie (poprzez rozwód). Stan cywilny powinien zostać dopisany przy sporządzaniu aktu zgonu, czego przez nieuwagę nie zrobiłem. Akt zostanie uzupełniony decyzją. Powyższe wyjaśnienia zostały uwzględnione. Wszystkie akty małżeństwa i zgonu sporządzono czytelnie, pismem drukowanym. a pisownia poszczególnych wyrazów nie budzi wątpliwości i jest zgodna z obowiązująca normą ortograficzną ( 2 pkt 2 rozporządzenia wykonawczego). Akty zgonu były podpisane przez osobę zgłaszającą zgon, co jest zgodne z 6 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego. We wszystkich aktach nazwiska, imiona oraz nazwy miejscowości wpisane są w pełnym brzmieniu bez skrótów ( 2 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego). Daty małżeństwa lub zgonu wpisane są do aktu stanu cywilnego słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności dzień, miesiąc, rok ( 5 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego). Akty są podpisane przez Kierownika USC oraz zawierają odciśniętą pieczęć z jego imieniem, nazwiskiem i pełnioną funkcją. Stwierdzono, że po sporządzeniu aktu stanu cywilnego niewykorzystane miejsce w rubryce uwagi zostało zakreślone w sposób uniemożliwiający dokonanie w niej jakichkolwiek wpisów ( 7 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego). W toku kontroli ustalono, że akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego są oznaczone numerem nadanym aktowi stanu cywilnego, co jest zgodne z 15 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego. Zauważyć należy, iż Kierownik USC sprawy z zakresu skontrolowanego obszaru prowadzi przykładnie. Cechuje Go wielka staranność i rzetelność wykonywania powierzonych zadań. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, sporządzanie aktów stanu cywilnego na podstawie czynności materialno-technicznej oceniono pozytywnie. 14