WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 14 lipca 2014 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 14 lipca 2014 r. NK-KE IG Pan Bogdan Malinowski Burmistrz Miasta Karpacz WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 4 i 9 czerwca 2014 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 08 maja 2014 r. i z dnia 05 czerwca 2014 r. nr 28, 29, 30 i 33 (sygn. NK-KE IG, NK-KE IG, NK-KE IG, NK-KE IG) zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Iga Jaworska inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), Marek Cynk starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego) przeprowadził w Urzędzie Miejskim w Karpaczu, z siedzibą przy ulicy Konstytucji 3 Maja 54, Karpacz kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej z.i.i.n.). Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 20 grudnia 2013 r. okresowym planem kontroli na I półrocze 2014 r. nr NK-KE MJ. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 1

2 2. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 4. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 5. terminowości prowadzenia postępowań na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. 6. kompletności gminnego zbioru meldunkowego, II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych, III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie art. 28, 35, 36, 70, 73 p.o.a.s.c. oraz rozporządzenia wykonawczego do tej ustawy, 2. sporządzania aktu stanu cywilnego na podstawie decyzji administracyjnej oraz dokonywanie innych wpisów w rubryce wzmianki dodatkowe, 3. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC, IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie zmiany imienia i/lub nazwiska, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, 2. terminowości wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia i/lub nazwiska, 3. zawiadamiania we właściwej formie o zmianie imienia i/lub nazwiska. Okres objęty kontrolą: - od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli, Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Bogdan Malinowski Burmistrz Miasta Karpacz, który piastuje niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Karpaczu. W kontrolowanym okresie funkcję Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Karpaczu od r. pełni Pani Elżbieta Siekierska. W toku kontroli osobami udzielającymi wyjaśnień byli: - Pani Elżbieta Siekierska Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich - Zastępca Kierownika USC, - Pani Jacquelina Domańska inspektor ds. obywatelskich i USC Realizację przez Burmistrza Miasta Karpacz zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. negatywnie w zakresie ewidencji ludności II. negatywnie w zakresie dowodów osobistych III. negatywnie w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. negatywnie w zakresie zmiany imienia i nazwiska 2

3 Pismem nr NK-KE IG z dnia 30 czerwca 2014 r. przekazano projekt wystąpienia pokontrolnego, do którego Burmistrz Miasta Karpacz, pismem z dnia 08 lipca 2014 r. nr OB wniósł zastrzeżenia. W związku z powyższym, sporządzono stanowisko wobec wniesionych zastrzeżeń i w dniu 15 lipca 2014 r. przekazano Kierownikowi jednostki kontrolowanej. W przedmiotowym stanowisku uwzględniono zastrzeżenie w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego w części dotyczącej sprawy nr USC , oraz w sprawie parametrów dotyczących wilgotności powietrza jakie mają panować w archiwum USC. Oddalono zastrzeżenia w zakresie ewidencji ludności, oraz odnośnie ustaleń dotyczących sprawy nr USC z zakresu rejestracji zdarzeń stanu cywilnego. Na podstawie art. 41 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej sprostowano oczywistą omyłkę pisarską na stronie 5 w projekcie wystąpienia pokontrolnego w części dotyczącej numeracji spraw. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz terminowość załatwiania spraw z tego zakresu. Kontroli poddano 15 zaświadczeń z ewidencji ludności oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wydanych w kontrolowanym okresie (10 z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.). Na tej podstawie ustalono, iż co do zasady zaświadczenia zostały wydane w odpowiedzi na kompletne wnioski złożone w formie pisemnej. Stwierdzono, iż w kilku przypadkach zaświadczenia wydawane były na wnioski osób trzecich, sprawy nr , OB , OB Należy wskazać, iż zgodnie z art. 44g ust.1 u.e.l.d.o. organy prowadzące zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, na wniosek zainteresowanej osoby, złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, są zobowiązane wydać zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych dotyczących tej osoby. W przypadku ubiegania się o wydanie zaświadczenia w imieniu innej osoby, należy przedstawić organowi stosowne pełnomocnictwo oraz uiścić opłatę skarbową za udzielenie pełnomocnictwa, zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy o opłacie skarbowej, w wysokości 17 zł. Należy wskazać, iż zwolnione z niniejszej opłaty jest udzielenie pełnomocnictwa małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu, zgodnie z częścią IV wykazu przedmiotów opłaty skarbowej, stawki tej opłaty oraz zwolnienia, stanowiącego załącznik do ustawy o opłacie skarbowej. W związku z powyższym, w sytuacji gdy podmiot żąda wydania zaświadczenia dotyczącego danych innej osoby i nie posiada stosowanego pełnomocnictwa, zgodnie z art. 219 Kpa należy odmówić wydania zaświadczenia, z uwagi na brak interesu prawnego w sprawie. Należy wskazać, iż powyższe postępowanie organu stanowi naruszenie art. 44h u.e.l.d.o. Bowiem w sytuacji, gdy osoba fizyczna żąda udostępnienia danych osób trzecich zastosowanie znajdują normy zawarte w art. 44h ust. 2 pkt 1 lub 3 u.e.l.d.o, które stanowią, iż dane ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych są udostępniane osobom jeżeli wykażą w tym interes prawny (pkt 1) oraz innym osobom i podmiotom jeżeli uwiarygodnią one interes faktyczny w otrzymaniu danych i za zgodą osób, których dane dotyczą (pkt 3). Ponadto należy wskazać, iż w sprawie dotyczącej wniosku Janusza Urbanka z dnia r. (brak numeru sprawy), 3

4 w której wnioskodawca żądał wydania zaświadczenia o liczbie osób zameldowanych pod określonym adresem, organ wydał zaświadczenie o następującej treści: w zbiorze danych ludności miasta Karpacz nie istnieje numer 48 przy ul.. Zgodnie z wyrokiem NSA w Warszawie z dnia 18 marca 2011 r., sygn. akt I OSK 1898/10 zaświadczenie jest urzędowym poświadczeniem określonych faktów lub stanu prawnego, które organ zobowiązany jest wydać, gdy spełnione zostaną warunki określone w przepisie art ust. 1 i/lub 2 Kpa. Natomiast odmowa wydania zaświadczenia lub zaświadczenia o żądanej treści następuje w drodze postanowienia. Ma ona miejsce wówczas, gdy organ jest niewłaściwy, gdy nie dysponuje danymi, a strona domagała się tego zaświadczenia ze względu na swój interes prawny, gdy strona nie wykazała interesu prawnego w uzyskaniu zaświadczenia, a brak przepisu nakazującego wydanie takiego zaświadczenia, a także gdy organ nie może spełnić żądania odnośnie treści postanowienia. Organ w niniejszej sprawie wydał zaświadczenie, mimo, iż zgodnie z powyższym powinien odmówić jego wydania, czym naruszył art. 219 Kpa. Należy wskazać, iż zaświadczenie wydane w przedmiotowej sprawie nie zawiera podpisu upoważnionego pracownika, co należy uznać za znaczne uchybienie. Organ, co do zasady sprawdzał obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej do wniosków załączane były stosowane potwierdzenia wpłaty, wyjątki natomiast stanowią sprawy nr OB oraz wniosek z dnia (brak numeru sprawy). Należy wskazać, iż w sytuacji nieuiszczenia opłaty skarbowej, organ zgodnie z dyspozycją art Kpa, powinien wezwać do jej uiszczenia, wyznaczając termin do jej wniesienia nie krótszy niż 7 dni i nie dłuższy niż 14 dni, pod rygorem zwrotu wniosku. Organ w tej sprawie nie podjął stosownych kroków, tylko wydał zaświadczenie, czym naruszył przywołany powyżej przepis. Ponadto w toku czynności kontrolnych ustalono, iż na części wydanych zaświadczeń, organ nie zamieszczał adnotacji określającej wysokość uiszczonej opłaty (sprawy z dnia r. i r. oraz nr OB , OB , OB , OB ), co stanowi naruszenie 4 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330). Dodatkowo należy zwrócić uwagę, iż w nagłówku wydawanego zaświadczenia należy umieszczać oznaczenie organu gminy, a nie jego aparatu pomocniczego jakim jest urząd miejski. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż część wniosków dotyczyła żądania wydania zaświadczenia o ilości/braku osób zameldowanych pod danym adresem. Według oświadczenia pracownika organ weryfikował interes strony, żądając przedstawienia aktu własności nieruchomości oraz weryfikując go w referacie geodezji lub finansowym. Warto w tym miejscu wskazać, iż pracownik po zweryfikowaniu powyższych informacji, powinien uczynić stosowną adnotację na wniosku. Ponadto stwierdzono, iż w części przypadków zaświadczenia są podpisywane przez upoważnionego pracownika Panią Elżbietę Siekierską, natomiast na części zaświadczeń widnieje pieczęć i podpis Pani Jacqueliny Domańskiej, która nie posiada stosownego upoważnienia, np. sprawy nr OB , OB , OB , OB W tym miejscu należy wskazać, iż istnieją rozbieżności w pisowni imienia ww. pracownika urzędu. Ze złożonych wyjaśnień wynika, iż w dowodzie osobistym pracownika widnieje imię o pisowni Jacquelina, natomiast na pieczęci o pisowni Żaklina. Wobec powyższego pracownik wyjaśnił, iż na pieczęci widnieje imię Żaklina dla ułatwienia odczytania imienia przez petenta. Niniejsze wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie. Ponadto w subiektywnym odczuciu kontrolera negatywnie należy ocenić sposób prowadzenia dokumentacji dotyczącej wydawania zaświadczeń, w dokumentacji panował chaos, sprawy były niepozszywane, część spraw nie posiadała nadanych numerów, ponadto część dokumentów zamieszczanych w teczkach nie dotyczyła zaświadczeń, co znacząco utrudniało kontrolę. Zgodnie z 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana 4

5 i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw. Dodatkowo sprawy z dnia oraz nie posiadały w aktach odpowiedzi organu, co również należy uznać za naruszenie ww. przepisów. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy ocenić negatywnie. Terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Na kontrolowanych wnioskach o wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych brak jest pieczęci z datą wpływu do Urzędu Miejskiego w Karpaczu, co należy uznać za naruszenie 42 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej, który stanowi, iż po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Jednak w wyniku weryfikacji daty widniejącej na wniosku oraz daty wydania zaświadczenia, należy uznać że zaświadczenia były wydawane terminowo, tj. w dniu złożenia wniosku. Zgodnie bowiem z art Kpa zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni. Wobec powyższego zagadnienie terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami. [Dowód: akta kontroli str.: ] Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Kontroli poddano 25 spraw (18 z 2013 r. oraz 7 z 2014 r.) z zakresu udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Ustalono, iż wszystkie dane zostały udostępnione na pisemne wnioski, złożone na właściwym formularzu, którego wzór został określony na podstawie dyspozycji 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 214, poz. 1353, z późn. zm.). Wyjątek stanowi sprawa nr OB , gdzie wniosek został złożony w postaci zwykłego pisma. Warto podkreślić, iż niezłożenie pisma o udostępnienie danych osobowych na obowiązującym formularzu, należy traktować jako brak formalny. W przypadku stwierdzenia braków formalnych wniosku, należy wzywać do ich uzupełnienia w terminie 7 dni, zgodnie z art Kpa, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania. W omawianej sytuacji wnioskodawca, tj. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Karpaczu, wskazał wszystkie niezbędne dane wymagane w obowiązującym wzorze wniosku, a zdarzenie miało charakter jednostkowy, w konsekwencji powyższe naruszenie należy traktować jedynie jako uchybienie. 5

6 W toku czynności kontrolnych ustalono, iż w wielu sprawach np. nr OB , OB , OB , OB , OB organ udostępniał dane osobowe, których wnioskodawca nie żądał. W każdym ze wskazanych przypadków było to drugie imię osoby, której wniosek dotyczył oraz inne dane, np. w sprawie nr OB data i miejsce urodzenia oraz miejsce pobytu czasowego. Ponadto organ w sprawach np. nr OB , OB , OB nie udostępnił części żądanych przez wnioskodawcę danych m.in. adresu zameldowania na pobyt czasowy powyżej 3 miesięcy. W związku z powyższym organ naruszył normy zawarte w art. 44h ust. 1 i 2, w związku z ust. 3. Należy wskazać, iż w razie wątpliwości organu, co do zakresu żądanych danych, powinien on wezwać wnioskodawcę, zgodnie z art. 50 Kpa do złożenia wyjaśnień w sprawie. Organ administracji publicznej powinien udzielić odpowiedzi na wniosek o udostępnienie danych w konkretnej sprawie, w zakresie zgodnym z żądaniem podmiotu wnioskującego i tylko w takim zakresie, w jakim wnioskodawca wykaże uprawnienia do ich otrzymania. W sprawach nr OB , OB oraz OB organ uznał się za niewłaściwy. We wszystkich sprawach organ przekazał wniosek zgodnie z art Kpa, jednocześnie zawiadamiając o tym wnoszącego podanie. Natomiast w sprawie nr OB w treści pisma organ wskazał dokładny adres zameldowania na pobyt stały osoby, której wniosek dotyczył. Wobec powyższego organ udostępnił dane, mimo iż uznał się za niewłaściwy w sprawie, czym naruszył art. 44i ust.1 w związku art. 19 Kpa. Spośród wszystkich kontrolowanych wniosków dwa złożyły podmioty wymienione w art. 44h ust. 2 pkt 1 ustawy e.l.d.o. W obu przypadkach do wniosków zostały dołączone dowody uiszczenia opłaty w wysokości 31 zł, co jest zgodne z art. 44h ust. 9 pkt 2 ustawy e.l.d.o. w związku z 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. Nr 207, poz. 1298). W pozostałych przypadkach wnioski składały podmioty wskazane w art. 44h ust. 1, które z powyższej opłaty są zwolnione. Niestety, w odpowiedziach na wnioski brak jest stosownej adnotacji o zwolnieniu bądź pobraniu wyżej wymienionej opłaty. Ustalono, iż na wszystkich pismach stanowiących odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych stosowano pieczęć aparatu pomocniczego (Urzędu Miejskiego), a nie organu gminy (Burmistrza Karpacza). Ponadto powyższe pisma były podpisywane albo z up. Burmistrza przez Panią Elżbietę Siekierską albo przez inspektora ds. obywatelskich i USC Jacquelinę Domańską. W czasie czynności kontrolnych poproszono pracowników o przedstawienie posiadanych upoważnień do prowadzenia spraw objętych kontrolą. Stwierdzono, iż Pani Elżbieta Siekierska posiada stosowne upoważnienie, natomiast Pani Jacquelina Domańska nie posiada upoważnienia do prowadzenia kontrolowanych spraw. Należy wskazać, iż odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych osobowych nie zawierają podstawy prawnej, co należy uznać za uchybienie art. 6 Kpa, który stanowi zasadę praworządności. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono negatywnie. [Dowód: akta kontroli str.: ] Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oraz terminowość prowadzenia spraw z ww. zakresu. 6

7 W okresie objętym kontrolą postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone były przez Panią Jacquelinę Domańską i Panią Elżbietę Siekierską. W trakcie kontroli sprawdzeniu podlegało 5 postępowań z 2013 roku w przedmiocie wymeldowania z miejsca pobytu stałego (nr decyzji): OB , OB , OB , OB , OB oraz 4 postępowania, które wpłynęły do organu w 2014 r.: OB , OB , OB , OB W wymienionych powyżej sprawach wydano 5 decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki określone w art. 15 ust. 2 cyt. ustawy i 4 decyzje o umorzeniu postępowania, ponieważ osoba sama wykonała obowiązek meldunkowy. Po dokonaniu czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje: W sprawie nr OB postępowanie administracyjne zostało wszczęte w dniu r. Z dołączonej do wniosku kserokopii aktu notarialnego, umowa sprzedaży Repertorium A numer /2011 z dnia r. wynika, że współwłaścicielami lokalu są małżonkowie - i. O wszczęcie postępowania wnioskował. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania (a także inne pisma i decyzję) organ wystosował tylko do wnioskodawcy i osoby, która miała być wymeldowana z miejsca pobytu stałego. Pomimo posiadania wiedzy, iż przedmiotowa nieruchomość stanowi współwłasność, organ gminy nie ustalił prawidłowo i nie zawiadomił wszystkich stron postępowania. W związku z powyższym został naruszony art. 28 Kpa, który stanowi, iż stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Organ prowadzący postępowanie ma obowiązek ustalenia wszystkich stron postępowania, na podstawie dołączonych do wniosku dokumentów, posiadanych rejestrów bądź wyjaśnień stron postępowania. Ponadto zgodnie z przepisem art Kpa organ zobowiązany jest zawiadomić o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Powyższa czynność ma istotne znaczenie z uwagi na zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, określoną w art. 10 Kpa. Należy także przypomnieć, iż pominięcie strony w postępowaniu administracyjnym skutkować może jego wznowieniem na podstawie art pkt 4 Kpa. Dyspozycja art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. stanowi, że organ gminy wydaje na wniosek właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu lub z urzędu decyzję w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się. Stroną w postępowaniu o wymeldowanie w trybie administracyjnym będzie każdy właściciel mieszkania lub inna osoba, której przysługuje tytuł prawny do nieruchomości. Powyższe potwierdza także uchwała NSA z dnia r. sygn. II OPS 1/11 z której wynika, że osoba dysponująca tytułem prawnym do lokalu jest stroną, w rozumieniu art. 28 Kpa, w postępowaniu administracyjnym o zameldowanie (wymeldowanie) w tym lokalu innej osoby, prowadzonym na podstawie art. 47 ust. 2 (lub 15 ust. 2) u.e.l.d.o. Opisane postępowanie zakończyło się wydaniem w dniu r. decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. Rozstrzygnięcie merytoryczne decyzji było prawidłowe. W sprawach, gdzie koniecznym było wystąpienie do sądu o ustanowienie kuratora dla osoby nieobecnej, organ prawidłowo realizował dyspozycję art. 34 Kpa. ( OB OB ). W 3 sprawach (OB , OB , OB ) złożony wniosek o wszczęcie postępowania administracyjnego był niekompletny (brak opłaty skarbowej za wydanie decyzji, brak tytułu prawnego do lokalu). Organ na podstawie art Kpa wezwał wnioskodawców do uzupełnienia wniosków wraz z pouczeniem, że nieusunięcie braków w terminie siedmiu dni spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Takie działanie jest właściwe tylko w kwestii uzupełnienia braków formalnych wniosku. Natomiast w kwestii uzupełnienia opłaty skarbowej nie może być uznane za zgodne z prawem. Właściwą podstawą 7

8 wezwania strony do uiszczenie opłaty skarbowej jest art Kpa, zgodnie z którym, w sytuacji gdy strona nie wpłaciła należności tytułem opłat i kosztów postępowania, które zgodnie z przepisami powinny być uiszczone z góry, organ administracji publicznej prowadzący postępowanie wyznaczy jej termin do wniesienia tych należności. Termin ten nie może być krótszy niż siedem dni, a dłuższy niż czternaście dni. Wyjaśnić należy, iż brak uiszczenia opłaty skarbowej nie jest "brakiem formalnym wniosku" o jakim mowa w art. 64 Kpa. Należy bowiem odróżnić brak formalny wniosku w sytuacji, gdy podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach (art Kpa) od braku fiskalnego w postaci nieuiszczenia opłaty (por. wyrok WSA w Kielcach z dnia r. sygn. II SA/Ke 205/08). Z uwagi na fakt, iż wnioski zostały właściwie uzupełnione powyższe uznano za uchybienie. W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje poddane kontroli zawierały elementy wskazane w art. 107 Kpa. W sprawach, gdzie organ prawidłowo ustalił wszystkie strony postępowania, poszanowana została zasada wynikająca z art. 10 Kpa tj. strony postępowania zawiadamiane były o zakończeniu postępowania i o możliwości zapoznania się z zebranym materiałem dowodowym przed wydaniem decyzji w sprawie. Odnośnie terminowości załatwianych spraw w toku kontroli stwierdzono, iż sprawy załatwiane były terminowo. W sprawach, gdzie koniecznym było przedłużenie terminu do załatwienia sprawy, informowano strony na podstawie art i 2 Kpa o niezałatwieniu sprawy w terminie. Merytoryczna treść decyzji była prawidłowa. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, zawierały oznaczenie organu i datę wydania, były podpisane oraz opieczętowane przez uprawnioną osobę. W trakcie prowadzonych postępowań administracyjnych podejmowane były właściwe czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł. Zauważyć jednak należy, iż organ nie prowadzi metryk do spraw czym narusza art. 66 a Kpa. Obowiązek prowadzenia metryki sprawy został wprowadzony od dnia 7 marca 2012 r., kiedy to weszła w życie nowelizacja ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.). nakładająca na urzędników obowiązek prowadzenia w formie pisemnej lub elektronicznej metryki sprawy oraz jej aktualizowania. Dzięki metryce wiadomo, kto brał udział w postępowaniu administracyjnym, co zapewnia przejrzystość prowadzonych spraw. Metryka sprawy wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy. Brak realizacji obowiązku wynikającego z art. 66a Kpa uznano za uchybienie. [Dowód: akta kontroli str.: ] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania: - wydawanie przez Burmistrza Miasta Karpacz decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie z uchybieniami, - terminowość prowadzenia przez Burmistrza Miasta Karpacz postępowań administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie. Kompletność gminnego zbioru meldunkowego Ewidencję ludności prowadzi się w formie zbiorów meldunkowych jako, m.in. zbiór danych byłych mieszkańców (art. 44a ust. 1 pkt 1 lit. b u.e.l.d.o.). Natomiast przepis art. 44a ust. 3 u.e.l.d.o. określa zakres danych gromadzonych w zbiorze danych byłych mieszkańców, m. in. datę zgonu oraz numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził. Zgodnie z 11 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 8

9 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475) wymeldowania osoby zmarłej dokonuje z urzędu właściwy organ gminy na podstawie przesłanego przez kierownika urzędu stanu cywilnego odpisu skróconego aktu zgonu albo zawiadomienia o zgonie osoby spoza terenu kraju. Natomiast art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. stanowi, iż dane dotyczące zmiany stanu cywilnego oraz innych zmian w aktach stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje niezwłocznie do organu gminy właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego osoby, której dane dotyczą, a w przypadku braku miejsca pobytu stałego osoby - do organu właściwego ze względu na ostatnie miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące oraz do organu, który wydał dowód osobisty. Wobec powyższego, kontroli poddano 15 zawiadomień o zgonach mieszkańców gminy (otrzymanych na druku do użytku wewnętrznego ewidencji ludności w formie odpisu skróconego aktu zgonu). Na tej podstawie stwierdzono, iż we wszystkich przypadkach informacja o zgonie osoby została wprowadzona do gminnego zbioru meldunkowego. W jednym przypadku (dot. zgonu Alicji Piechockiej) do systemu informatycznego ewidencji ludności wprowadzono nieprawidłową datę zgonu. W pozostałych 14 sprawach data zgonu została prawidłowo wprowadzona do systemu ewidencji ludności (jest zgodna z otrzymanym dokumentem). W dwóch sprawach (dot. i ) do systemu informatycznego nieprawidłowo wprowadzono informację dotyczącą organu, który sporządził akt zgonu zamiast USC Kowary wprowadzono USC Karpacz. W 4 przypadkach osoby, które zmarły, do chwili zgonu pozostawały w związku małżeńskim, a współmałżonkowie byli zameldowani na terenie Gminy Karpacz. Pośród tych spraw - w 3 przypadkach informacja o zmianie stanu cywilnego małżonka została prawidłowo wprowadzona do gminnego zbioru meldunkowego. Natomiast w jednej sprawie (dot. zgonu ) do ewidencji ludności nie została wprowadzona informacja o zmianie stanu cywilnego żony. Podczas kontroli dokonano korekty danych. [Dowód: akta kontroli str.: ] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące kompletności gminnego zbioru meldunkowego oceniono negatywnie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Miasta Karpacz zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) w zakresie ewidencji ludności oceniono negatywnie. DOWODY OSOBISTE Prowadzenie postępowań w sprawie wydania dowodów osobistych, prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym oraz aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dotyczących wydanych dowodów osobistych. W przedmiotowym zakresie, z uwagi na dużą ilość złożonych w okresie kontrolnym wniosków o wydanie dowodu osobistego (493-za 2013 r., 236 za 2014 r.) zastosowana została próba kontrolna. Kontroli zostało poddanych 30 postępowań o wydanie dowodów (20 z roku 2013 i 10 z roku 2014). 9

10 Prawie wszystkie poddane kontroli wnioski zostały złożone przez uprawnione do tego osoby, w myśl 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postepowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384 ze zm.). Wnioski osób pełnoletnich składane były osobiście. Za osoby małoletnie, które nie ukończyły 13.roku życia, wnioski składane były przez rodziców. Za osoby małoletnie, które ukończyły 13. rok życia, a nie miały obowiązku posiadania dowodu osobistego, wnioski składał jeden z rodziców wraz z małoletnim (na wnioskach znajdują się podpisy posiadaczy dowodów osobistych oraz ich rodziców). Wyjątkiem jest sprawa, w której osobie małoletniej powyżej 13 roku życia został wydany dowód osobisty o nr AXH. W złożonym wniosku zamieszczony jest podpis małoletniego, natomiast brak jest podpisu rodzica lub opiekuna ustanowionego przez sąd. Stanowi to naruszenie przepisu 5 ust. 1 pkt 2 oraz 6 ust. 2 r.d.o. Jednocześnie należy zauważyć, iż na potwierdzeniu odbioru dowodu osobistego (odc. B) widnieje podpis ojca małoletniego. Posiadał on zatem wiedzę o wydanym dokumencie tożsamości dziecku i nie wyraził swojego sprzeciwu. Wobec powyższego opisana nieprawidłowość nie skutkuje koniecznością podjęcia czynności, o których mowa w art. 43 ust. 4 u.e.l.d.o. Do wniosków o wydanie dowodu osobistego zostały dołączone dokumenty określone w 7 ust. 1 r.d.o., a w przypadku, gdy odpis aktu stanu cywilnego wnioskodawcy już znajdował się w dokumentacji dowodowej, bądź akt stanu cywilnego został sporządzony w urzędzie stanu cywilnego miejsca, w którym osoba ubiega się o wydanie dokumentu tożsamości wnioskodawca nie dołączał tych dokumentów ponownie lub w ogóle (w zależności od sytuacji), zgodnie z 7 ust. 5 i 6 r.d.o. W 11 przypadkach ujawniono uchybienie formalne polegające na nie wyszczególnieniu we wniosku, w rubryce dotyczącej załączonych dokumentów, odpisów skróconych aktów urodzenia (dot. AYA , AWF , AWH, AYC, AXE, AWY AYA, AXF, AXK AWI, AWI ). W wyniku kontroli stwierdzono, że we wszystkich złożonych wnioskach o wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia (dot. AYA, AYD, AWG, AXF, AXK, AWI, AWI brak jest uzasadnienia. Przepis art. 34 ust. 3 u.e.l.d.o., stanowi, iż osobie, która nie ukończyła 13 roku życia może być wydany dowód osobisty na uzasadniony wniosek rodziców lub opiekunów. Uzasadnienie wniosku stanowi więc konieczną przesłankę wydania dowodu osobistego osobie, która nie ukończyła 13. roku życia. Ustawodawca nie przewidział wzoru wniosku o wydanie dowodu osobistego z wyszczególnioną rubryką dotyczącą uzasadnienia, zatem dopuszczalne jest zarówno zawarcie uzasadnienia na formularzu składanym wg dyspozycji 7 ust. 7 r.d.o, jak i dołączenie w formie dodatkowego dokumentu. W drugim przypadku w miejscu przeznaczonym na wniosku na wyszczególnienie załączników należy wskazać, iż do wniosku został załączony dodatkowy dokument zawierający uzasadnienie. W przywołanych sprawach wnioski nie zostały w żaden sposób uzasadnione, co stanowi naruszenie przepisu art. 34 ust. 3 u.e.l.d.o. W złożonych do protokołu w toku kontroli wyjaśnieniach Pani Jacquelina Domańska wskazała, że przyczyną braku uzasadnień we wnioskach o wydanie dowodu osobistego małoletnim poniżej 13 roku życia był brak wiedzy pracownika co do istnienia takiego obowiązku. We wszystkich wnioskach znajdowało się potwierdzenie danych meldunkowych. W dwóch przypadkach złożenie wniosku o wydanie dowodu osobistego było podyktowane utratą dowodu osobistego (koperty dowodowe nr i ). W kopercie dowodowej nr znajdowało się zawiadomienie o zgłoszeniu utraty dowodu osobistego, o którym mowa w 26 ust. 1 r.d.o. Natomiast w przypadku postępowania, zakończonego wydaniem dowodu osobistego o nr zawiadomienie znajdowało się w odrębnym segregatorze. Powyższe uchybia przepisowi 26 ust. 3 r.d.o., który stanowi, że 10

11 przedmiotowe zawiadomienie organ gminy przechowuje w kopercie dowodowej dotyczącej osoby, która utraciła dowód osobisty. W wszystkich kopertach dowodowych znajdowała się część B formularza zawierającego potwierdzenie złożenia wniosku i określenie terminu odbioru dowodu osobistego. W każdym przypadku na części B formularza znajdowały się prawidłowo dokonane potwierdzenia odbioru dowodu osobistego, zgodnie z dyspozycją 17 ust. 1 r.d.o. Przyczyną stwierdzonych w wyniku kontroli nieprawidłowości w zakresie prowadzenia postępowań o wydanie dowodu osobistego była niedostatecznie rzetelna weryfikacja składnych wniosków po względem spełniania wymogów formalnych, a także niedostateczna wiedza pracowników realizujących merytorycznie zadanie o aktualnie obowiązujących przepisach dotyczących wykonywanego przez nich zadania. W wyniku kontroli ustalono, że organ prawidłowo unieważniał poprzednie dowody osobiste w systemie elektronicznym ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zgodnie z dyspozycją art. 43 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Niemniej jednak stwierdzono nieprawidłowości w obszarze aktualizowania systemu teleinformatycznego ewidencji ludności w zakresie informacji dotyczących wydanych dowodów osobistych. W dwudziestu przypadkach (koperty dowodowe o nr: AXB AXM, AXC, AWF, AXC, AXE, AXP, AXF,, AXF, AWH, AXF, AWY,, AWI, AXK, AWG, AXH, AXF, AXK, AXE, AWD ) organ wprowadzał do systemu nieprawidłowe daty wydania aktualnych dowodów osobistych, tj. zamiast datę wydania (personalizacji) dowodu osobistego wprowadzał datę odbioru dowodu osobistego przez posiadacza. W jednym przypadku (dowód osobisty o nr AYC ) do systemu w ogóle nie wprowadzono informacji o wydanym dowodzie osobistym. Czynności tej dokonano w toku kontroli, w obecności kontrolujących. W wyniku kontroli ustalono również, iż w ośmiu przypadkach (koperty dowodowe o nr: AXB AXM, AWF, AXE, AXZ, AXP, AXF AXE ) do systemu teleinformatycznego ewidencji ludności organ nie wprowadził informacji o dacie ważności poprzednio posiadanego dowodu osobistego. [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Miasta Karpacz zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.) w zakresie prowadzenia postępowań w sprawie wydania dowodów osobistych, prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym oraz aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dotyczących wydanych dowodów osobistych oceniono negatywnie. REJESTRACJA STANU CYWILNEGO Postępowania administracyjne prowadzone na podstawie art. 28,35,36,70,73 p.o.a.s.c. oraz rozporządzenia wykonawczego do tej ustawy Kontroli poddano 12 postępowań administracyjnych prowadzonych w kontrolowanym okresie na podstawie art. 73 ust. 1 ustawy p.o.a.s.c, skutkujących sporządzeniem polskiego aktu stanu cywilnego, tj.: - 4 postępowania w przedmiocie wpisania (transkrypcji) aktu małżeństwa sporządzonego za granicą do polskiej księgi stanu cywilnego, tj. AM, AM, AM, AM 11

12 - 4 postępowania w przedmiocie wpisania aktu zgonu sporządzonego za granicą do polskiej księgi stanu cywilnego, tj. AZ, AZ AZ, AZ - 4 postępowania w przedmiocie wpisania aktu urodzenia sporządzonego za granicą do polskiej księgi stanu cywilnego, tj. AU, AU AU i AU. W zakresie postępowań o transkrypcję aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą ustalono, że wszystkie decyzje wydawane były na wniosek, a organ z urzędu ustalał swoją właściwość miejscową i rzeczową, zgodnie z art. 13 lub 15 ustawy p.o.a.s.c. Każdorazowo wnioskodawca/-cy podpisywali się pod wnioskiem o transkrypcję (wpisanie), wskazując swoje miejsce zamieszkania lub ostatnie miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Stwierdzono, iż w postępowaniach dotyczących aktów nr: AM 31/2013, AM 55/2013, AU, AU i AU nieprawidłowo ustalono strony postępowania, czym naruszono art. 28 Kpa. Z akt ww. spraw wynika, iż w sprawach dotyczących transkrypcji aktów małżeństwa pominięto mężów. Natomiast w postępowaniu o transkrypcję aktu urodzenia nr AU nr pominięto matkę dziecka. W pozostałych dwóch sprawach wnioskodawcami były osoby trzecie (prawdopodobnie babcie). Tu pominięto obojga rodziców. Wszystkie decyzje rozstrzygające sprawy skierowane zostały jedynie do wnioskodawców, czego skutkiem było pominięcie pozostałych stron postępowania. Przypomnieć należy, iż transkrypcji dokonuje się na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzędu. Osobą zainteresowaną będzie osoba której akt dotyczy oraz te osoby, którym art. 83 ust. 1 ustawy p.o.a.s.c przyznaje prawo uzyskania odpisów z ksiąg stanu cywilnego, a także osoby które wykażą, że mają interes prawny w dokonaniu transkrypcji aktu zagranicznego. W przedmiotowych sprawach dotyczących aktów małżeństwa osobami zainteresowanymi, których akt dotyczy są oboje małżonkowie. Zatem bezspornym pozostaje fakt, iż należy ich uznać za strony postępowania. W tym miejscu przywołać należy art. 3 i 4 ustawy p.o.a.s.c. Zgodnie z art. 4 cyt. wyżej ustawy akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych. Natomiast art. 3 ww. ustawy stanowi, iż stan cywilny osoby stwierdza się na podstawie aktów sporządzonych w księgach stanu cywilnego. Krąg osób którym przysługuje przymiot strony w postępowaniu o transkrypcję może być szerszy, także o podmioty wymienione w art. 83 ust. 1 ustawy p.o.a.s.c., które złożą wniosek o transkrypcję oraz o osoby, które wykażą interes prawny. Należy zauważyć, że w przypadku prowadzenia postępowania bez wiedzy wszystkich stron (np. jednego z małżonków) może dojść do sytuacji, że to samo zdarzenie stwierdzone w zagranicznym akcie stanu cywilnego zostanie dwukrotnie zarejestrowane (wpisane) w polskich księgach stanu cywilnego. Natomiast w sytuacji transkrypcji aktów urodzenia stronami postępowania są oboje rodzice. W trakcie kontroli stwierdzono, że w aktach spraw brak pełnomocnictw rodziców dla wnioskodawców do działania w ich imieniu. Ponadto stwierdzono, iż żadna ze stron nie została zawiadomiona o wszczęciu postępowania (na podstawie art Kpa). W aktach tych spraw znajdują się potwierdzenia odbioru decyzji jedynie przez wnioskodawców. Wobec powyższego stwierdzić należy, iż kontrolowane postępowania zostały przeprowadzone bez udziału wszystkich stron. Pismem z dnia 13 czerwca 2014 r. nr NK-KE IG wystąpiono do Burmistrza Miasta Karpacz o wyjaśnienie przyczyn takiego działania. W odpowiedzi uzyskano informację, że: W przypadku postępowań administracyjnych dotyczących spraw meldunkowych postępowania zawsze są wszczynane a wszystkie strony o wszczęciu zawiadamiane są. W sprawach z zakresu USC (umiejscowienia) organ nie zawiadamiał wszystkich stron, gdyż podania składane w tych sprawach nie były wszczynane w oparciu o przepisy Kpa tylko załatwiane w trybie zwykłym. Taka argumentacja nie zasługuje na uwzględnienie. Kodeks postępowania administracyjnego w art. 1 i 2 określa podmiotowy i przedmiotowy zakres obowiązywania. Nie dzieli spraw prowadzonych przed organami administracji publicznej na sprawy meldunkowe, do których stosuje się przepisy Kpa i na sprawy z zakresu usc, które organ załatwia w trybie zwykłym. Zakres mocy obowiązującej Kpa w jego aktualnym brzmieniu 12

13 obejmuje postępowanie administracyjne ogólne, postępowanie w sprawie rozstrzygania sporów o właściwość między organami administracji publicznej, postępowanie w sprawach wydawania zaświadczeń oraz postępowanie w sprawach skarg i wniosków. Organy administracji państwowej są obowiązane stosować przepisy Kpa we wszystkich prowadzonych przez siebie postępowaniach oraz w każdym jego stadium. Nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów jest traktowane jako naruszenie prawa, a co za tym idzie naruszenie zasady praworządności, która stanowi, że organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa. Z powyższego wynika, iż Kierownik USC prowadząc postępowania o transkrypcję nie jest zwolniony ze stosowania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Organ prowadzący postępowanie ma obowiązek ustalenia wszystkich stron postępowania, na podstawie dołączonych do wniosku dokumentów, posiadanych rejestrów bądź wyjaśnień stron postępowania. Ponadto zgodnie z przepisem art Kpa organ zobowiązany jest zawiadomić o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego ma umożliwić stronom realizację uprawnień procesowych określonych przepisami Kpa poprzez podejmowanie przez nie czynności procesowych mających wpływ na ustalenie stanu faktycznego i prawnego sprawy administracyjnej. Z tego też względu nie jest istotna forma tego powiadomienia, lecz sam fakt, czy strony zostały zawiadomione o wszczęciu postępowania administracyjnego. Mając na uwadze powyższe, obowiązkiem Kierownika USC jest przeprowadzenie postępowania zgodnie z zasadami Kpa, tj. w szczególności umożliwienie wszystkim stronom wzięcia udziału w postępowaniu oraz informowanie ich o przysługujących im prawach i ciążących na nich obowiązkach. W sytuacji, gdy nie jest możliwe ustalenie adresu pobytu strony, w aktach nie ma pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu, to organ zobowiązany jest zastosować art. 34 Kpa. Zgodnie z art. 73 ust. 1 p.o.a.s.c. i 9 rozporządzenia wykonawczego przyjmowano oryginał zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z jego tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości. Wyjątek od wskazanej zasady dotyczy odpisów aktów stanu cywilnego wystawionych na druku wielojęzycznym, co miało miejsce przy akcie małżeństwa nr i akcie zgonu AZ. (zgodnie ze sporządzoną w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r., nr 166, poz. 1735). Wnioskiem z dnia r. Pan D. B. zwrócił się do Kierownika USC w Karpaczu o wpisanie na podstawie art. 73 ustawy p.o.a.s.c. aktu zgonu Z.B. Decyzją nr USC z dnia r. Kierownik USC w Karpaczu orzekł o wpisaniu do księgi zgonów roku 2014, aktu zgonu sporządzonego w Seriate (Włochy). W opisanej decyzji organ nieprawidłowo wskazał wnioskodawcę. Ponadto z rozdzielnika wynika, że decyzja została skierowana do osoby zmarłej, tj. do Z. B., którego akt zgonu podlegał transkrypcji. W aktach sprawy brak jest potwierdzenia odbioru decyzji, co nasuwa wniosek, że decyzja nie weszła do obrotu prawnego, gdyż nie została odebrana przez stronę. Stwierdzono, że na akcie zgonu znajduje się podpis osoby zgłaszającej. W związku z powyższym wystąpiono do Burmistrza Miasta Karpacza o wyjaśnienie tej sytuacji. W odpowiedzi uzyskano informację, iż Akt zgonu był sporządzony przez pracownika, który zastępował Kierownika USC i z racji tego, że na co dzień nie prowadzi spraw z zakresu USC, więc odruchowo podał sporządzony akt do podpisu w trakcie odbieranej przez wnioskodawcę decyzji, sugerując się wcześniejszymi podpisami figurującymi w księdze. Decyzja odebrana została przez wnioskodawcę w dniu w którym sporządzono akt zgonu. W związku z faktem, iż decyzja i akt zgonu 11/2014 został sporządzony przez Z-cę Kierownika USC p. Ryszarda Rzepczyńskiego, a z analizy przedkontrolnej wynika, że w Referacie Spraw Obywatelskich i USC zatrudnione są dwie osoby, tj. pani Elżbieta 13

14 Siekierska i pani Jacquelina Domańska, pismem z dnia r. wystąpiono do Burmistrza Miasta Karpacz o wyjaśnienie zaistniałej sytuacji. W odpowiedzi Kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że ( ) w omawianym dniu tj. 12 maja 2014 r. Elżbieta Siekierska była na urlopie. AZ oraz dec. o umiejscowieniu aktu ur. sporządziła Żaklina Domańska a podpisał Z-ca Burmistrza Miasta Karpacz, gdyż pani Żaklina Domańska nie jest upoważniona do podpisywania w/w dokumentów. Powyższe wyjaśnienia zostały uwzględnione. W tym miejscu wyjaśnić należy, iż zgodnie z przepisem 6 pkt 1 rozporządzenia wykonawczego, akt stanu cywilnego podpisują osoby zgłaszające urodzenie lub zgon. W przedmiotowej sprawie akt zgonu był transkrybowany do polskich ksiąg stanu cywilnego na podstawie art. 73 ustawy p.o.a.s.c. Zatem podpis osoby zgłaszającej nie był wymagany. Mając powyższe na uwadze, przy sporządzaniu aktów stanu cywilnego na podstawie decyzji administracyjnych należy wykazywać się większą starannością. W wyniku kontroli stwierdzono, iż sprawy z zakresu art. 73 ust. 1 ustawy p.o.a.s.c. były prawidłowo załatwiane w drodze decyzji administracyjnych. Jednakże żadna z decyzji wydanych przez Kierownika USC w Karpaczu nie zawierała zarówno uzasadnienia, jak i podstawy prawnej odstąpienia od uzasadnienia (art Kpa), co stanowi nieprawidłowość. Wszystkie rozstrzygnięcia w pieczęci nagłówkowej posiadają oznaczenie organu i są podpisywane przez osobę uprawnioną, a w pouczeniu zawierają informację o treści art Kpa. Ponadto zauważyć należy, iż w podstawie prawnej wydanych decyzji powołany był nieaktualny publikator ustawy p.o.a.s.c, co stanowi uchybienie formalne. (nr decyzji: USC , USC , USC , USC , USC ). Porównując daty sporządzenia aktu stanu cywilnego z datą wydania decyzji będącej podstawą jego sporządzenia stwierdzić należy, iż wszystkie akty zostały sporządzone w dniu wydania decyzji. W postępowaniach dotyczących AM, AM, AM, AZ, AU, AU decyzje o wpisaniu ww. aktów do polskich ksiąg stanu cywilnego zostały wykonane przedwcześnie (np. AM sporządzono w dniu r., a decyzja została odebrana w dniu r., AM sporządzono w dniu r. a decyzję odebrano w dniu r., AM sporządzono dnia r. a decyzję odebrano w dniu r.). Skutkiem takiego postępowania w ww. przypadkach było wykonanie decyzji administracyjnych przed ich wejściem do obrotu prawnego, co stanowi naruszenie prawa. Organ administracji publicznej, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, o ile kodeks nie stanowi inaczej (art. 110 Kpa). Zgodnie z art Kpa decyzja podlega wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania, gdy jest zgodna z żądaniem wszystkich stron. Wobec powyższego oraz mając na uwadze przepis art. 110 Kpa, organ może wywodzić skutki prawne najwcześniej od momentu doręczenia, to Kierownik USC nie może wykonać decyzji przed dniem odbioru rozstrzygnięcia przez strony, gdyż decyzja ta nie weszła do obrotu prawnego. W sprawie nr USC Kierownik USC wydał w dniu r. decyzję. Ze zwrotnego potwierdzenia odbioru wynika, że decyzja została odebrana przez stronę w dniu r. tj. przed dniem jej sporządzenia. Dlatego zwrócono się o wyjaśnienie tej kwestii. Kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że Osoba odbierająca decyzję wypełniła zwrotne potwierdzenie odbioru osobiście poprzez wpisanie daty i złożenie podpisu. Jak wynika ze zwrotnego potwierdzenia odbioru wnioskodawca pomylił miesiąc i zamiast kwiecień napisał marzec. Powyższe wyjaśnienia zostały uwzględnione. Podczas kontroli stwierdzono, że w sprawach nr USC i USC brak jest potwierdzenia odbioru decyzji przez stronę. Zatem nie można stwierdzić, czy decyzje weszły do obrotu prawnego. Zastrzeżenia złożone do sprawy nr USC zostały uwzględnione. Z treści wniesionych zastrzeżeń wynika, iż w aktach ww. sprawy znajduje się zwrotne 14