WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 30 października 2014 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 30 października 2014 r. NK-KE KL Pan Robert Raczyński Prezydent Miasta Lubina WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 3-4 września 2014 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 13 sierpnia 2014 r. nr: NK-KE KL, NK-KE KL, NK-KE KL, NK-KE KL zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Iga Jaworska inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego) Marek Cynk starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego) przeprowadził w Urzędzie Miejskim w Lubinie, z siedzibą przy ul. Kilińskiego 10, Lubin kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej z.i.i.n.), - realizacji zadań z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej (Dz. U z 2012 r., poz. 461 ze zm.). 1

2 Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 24 czerwca 2014 r. okresowym planem kontroli na II półrocze 2014 r. nr NK-KE MJ. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 2. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 4. odmowy udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych 5. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 6. terminowości prowadzenia postępowań na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 7. odmowy wszczęcia postępowania administracyjnego w sprawach meldunkowych, 8. kompletności gminnego zbioru meldunkowego, 9. wykonywania czynności materialno technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych, II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych, III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.: 1. sporządzania aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno technicznych, 2. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC, IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie zmiany imienia i/lub nazwiska, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, 2. terminowości wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia i/lub nazwiska, 3. zawiadamiania o zmianie imienia i/lub nazwiska. 2

3 V. ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej, tj.: 1. sporządzania i prowadzenia rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej, 2. realizacji obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących rejestracji, 3. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji, 4. wzywania do kwalifikacji wojskowej, 5. prowadzenia listy stawiennictwa i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, 6. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 39 ust. 1 pkt 3, art. 127 ust. 1 lub art. 127 ust. 1a ustawy, 7. realizacji obowiązków informacyjnych dotyczących kwalifikacji wojskowej, 8. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej. Okres objęty kontrolą: - od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli, Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Robert Raczyński Prezydent Miasta Lubina, który zajmował niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą. W czasie kontroli w jednostce kontrolowanej wyjaśnień udzielali: - Pan Kazimierz Śliwowski Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich Urzędu Stanu Cywilnego, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Lubinie, - Pan Łukasz Malinowski zastępca Kierownika USC w Lubinie - Pani Grażyna Marczuk inspektor - Pani Marzenna Siręga główny specjalista Realizację przez Prezydenta Miasta Lubina zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie ewidencji ludności II. pozytywnie w zakresie dowodów osobistych III. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie zmiany imienia i nazwiska V. pozytywnie w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej Pismem nr NK-KE KL z dnia 10 października 2014 r. przekazano projekt wystąpienia pokontrolnego, do którego Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Lubinie w ustawowym terminie wniósł zastrzeżenia. Zostały one oddalone w całości. Stanowisko wobec wniesionych zastrzeżeń przekazano kierownikowi jednostki kontrolowanej. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. 3

4 EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz terminowość załatwiania spraw z tego zakresu Kontroli poddano 20 spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (10 z 2013 r. oraz 10 z 2014 roku). Na tej podstawie ustalono, iż zaświadczenia zostały wydane w odpowiedzi na kompletne wnioski złożone w formie pisemnej. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż organ sprawdzał obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej do wniosków dołączone były potwierdzenia dokonania stosownej wpłaty. Na wydanych zaświadczeniach zostały umieszczone stosowne adnotacje, w przypadku uiszczenia opłaty, zgodnie z dyspozycją 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330) wskazano jej wysokość, natomiast w sytuacjach, w których wydanie zaświadczenia nie podlegało obowiązkowi uiszczenia opłaty skarbowej, na wydanych zaświadczeniach wskazywano stosowną podstawę prawną, zgodnie z 4 ust. 1 pkt 3 powyższego rozporządzenia. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż w 10 sprawach organ wydał zaświadczenie w szerszym zakresie, niż wynikało to z wniosku (9 spraw z 2013 r.). W sprawach m.in. nr OB , nr OB oraz OB organ pomimo wniosku o wydanie zaświadczenia zawierającego jedynie adres zameldowania, wydawał zaświadczenia zawierające numer PESEL, datę i miejsce urodzenia, imię ojca oraz dane o posiadanym dowodzie osobistym. Ponadto w sprawie nr OB-USC organ w wydanym zaświadczeniu nie wskazał imienia ojca mimo, iż zażądał tego wnioskodawca. Należy wskazać, iż powyższe postępowanie narusza art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o., który stanowi, iż organy prowadzące zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, na wniosek zainteresowanej osoby, złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, są zobowiązane wydać zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych dotyczących tej osoby. Zaświadczenie jest przekazywane w formie odpowiadającej złożonemu wnioskowi. Jednak pomimo powyższych nieprawidłowości, w toku czynności kontrolnych ustalono, iż w 2014 r., w niemal wszystkich kontrolowanych sprawach (9 z 10 spraw) organ wydawał zaświadczenia zgodnie z żądaniem wnioskodawców. Wobec powyższego należy uznać nieprawidłową praktykę za nieaktualną i niewywierająca wpływu na realizację zadania w przyszłości. Zgodnie z art Kpa zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni. Na podstawie potwierdzeń odbioru zaświadczeń, które znajdowały się na wnioskach ustalono, iż wszystkie zaświadczenia zostały wydane terminowo, tj. w dniu złożenia wniosku. [Dowód: akta kontroli str.: 66-78] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia: 4

5 - wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie - terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Kontroli poddano 20 spraw (10 z 2013 r. oraz 10 z 2014 r.) z zakresu udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż wszystkie dane zostały udostępnione na pisemne wnioski, złożone na właściwym formularzu, którego wzór został określony na podstawie dyspozycji 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 214, poz. 1353, z późn. zm.). Stwierdzono, iż organ udostępniał dane niezgodnie z zakresem żądania wnioskodawców. Postępowanie takie miało miejsce w 7 z 20 kontrolowanych przypadków. W sprawie nr OB organ nie udostępnił imion rodziców, mimo iż wniósł o to wnioskodawca. Natomiast w sprawach nr OB , nr OB oraz nr OB organ udostępnił drugie imię osoby, mimo iż wnioskodawca danych tych nie żądał. Ponadto w sprawie nr OB organ oprócz daty zawarcia małżeństwa, udostępnił także numer aktu małżeństwa, mimo iż wniesiono jedynie o podanie przyczyny i daty zmiany nazwiska, podano także zamierzony czas trwania pobytu, mimo iż wniesiono o udostępnienie adresu zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące. Podobne postępowanie miało miejsce w sprawie OB , gdzie mimo braku żądania udostępniono zamierzony okres pobytu czasowego, zaś w sprawie OB udostępniono datę ważności dowodu osobistego, mimo iż wniesiono jedynie o podanie serii i numeru aktualnego dowodu osobistego. Wobec powyższego należy wskazać, że organ administracji publicznej powinien udzielać odpowiedzi na wniosek o udostępnienie danych w konkretnej sprawie, w zakresie zgodnym z żądaniem podmiotu wnioskującego i tylko w takim zakresie, w jakim wnioskodawca wykaże uprawnienia do ich otrzymania. W sprawach nr OB oraz nr OB-USC organ uznał się za niewłaściwy, w konsekwencji zgodnie z art Kpa przekazał wniosek według właściwości, jednocześnie zawiadamiając o tym wnoszącego podanie, co należy uznać za poprawną praktykę. Spośród wszystkich skontrolowanych wniosków jeden złożył podmiot wymieniony w art. 44h ust.2 pkt 1 u.e.l.do, załączając do wniosku stosowną opłatę w wysokości 31 zł, co jest zgodne z art. 44h ust. 9 pkt 2 u.e.l.d.o. w związku z 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. Nr 207, poz. 1298). W pozostałych przypadkach wnioski składały 5

6 podmioty wskazane w art. 44h ust. 1, które z powyższej opłaty są zwolnione. Należy wskazać, iż wszystkie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych zawierały adnotację zawierającą podstawę prawną o wniesionej opłacie bądź zwolnieniu z jej uiszczenia, co należy uznać za poprawną praktykę. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż na części odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych osobowych (wszystkie z 2013 r.) stosowano oznaczenie aparatu pomocniczego (Urząd Miejski Lubin), a nie organu (Prezydent Miasta Lubina). Jednak pomimo powyższych nieprawidłowości, ustalono, iż organ w 2014 r. we wszystkich kontrolowanych sprawach udzielał odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych zgodnie z żądaniem wnioskodawców oraz stosując prawidłowe oznaczenie organu. W związku z powyższym należy uznać nieprawidłową praktykę za nieaktualną i niewywierająca wpływu na realizację zadania w przyszłości. [Dowód: akta kontroli str.: 79-89] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Odmowa udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Kontroli poddano 5 postępowań zakończonych wydaniem decyzji o odmowie udostępnienia danych osobowych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, tj. nr OB nr OB , nr OB , nr OB-USC oraz nr OB-USC Wszystkie wnioski zostały złożone na właściwym formularzu oraz posiadały załączone potwierdzenie uiszczenia opłaty za udostępnienie danych osobowych w wysokości 31 zł. Ponadto w przypadku, gdy wnioskodawcy byli reprezentowani przez pełnomocników załączone były dowody uiszczenia opłaty skarbowej za udzielenie pełnomocnictwa w wysokości 17 zł oraz umocowanie dla pełnomocnika. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż we wszystkich przypadkach istniały wątpliwości co do wykazanego interesu wnioskodawców w sprawie udostępnienia danych innych osób, w konsekwencji po przeprowadzonym postępowaniu wyjaśniającym organ prawidłowo stwierdzał, iż zaszły podstawy do odmowy udostępnienia danych osobowych. Wszystkie postępowania zostały zakończone decyzją administracyjną wydaną na podstawie art. 44i ust. 5 w związku z art. 44h ust. 2 pkt 1 u.e.l.d.o., wyjątek stanowi sprawa dotycząca danych J S oparta o art. 44i ust. 5 w związku z art. 44h ust. 2 pkt 3 u.e.l.d.o. Wszystkie decyzje zawierały niezbędne elementy wskazane w art. 107 Kpa, tj. datę wydania, oznaczenie stron, oznaczenie organu, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego oraz pouczenie o możliwości odwołania do Wojewody Dolnośląskiego. Należy wskazać, iż wątpliwości budzi część podstawy prawnej zastosowanej przy wydaniu wszystkich decyzji, a mianowicie art. 44i ust. 5 u.e.l.d.o. Rzeczony przepis dotyczy wyjątkowej sytuacji, gdy udostępnienie danych spowodowałoby naruszenie dóbr osobistych osoby, której dane 6

7 dotyczą. Powyższa norma powinna znajdować zastosowanie przede wszystkim w sytuacji, gdy pomimo wykazania interesu prawnego przez wnioskodawcę, zachodzą uzasadnione okoliczności wskazujące, iż udostępnienie żądanych danych naruszy dobra osobiste osoby, której owe dane dotyczą. Wyjaśniając, pod pojęciem dóbr osobistych należy rozumieć chronione prawem dobra o charakterze niemajątkowym przysługujące każdej osobie fizycznej i prawnej. Katalog dóbr osobistych wskazuje art. 23 Kodeksu cywilnego, stanowiąc, iż ww. dobra to w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek czy tajemnica korespondencji. Podkreślenia wymaga, iż jest to katalog otwarty, uzupełniany przede wszystkim poprzez orzecznictwo sądowe, które zalicza do tego katalogu również prawo do kultu po osobie zmarłej czy prawo do prywatności. Należy wskazać, iż samoistną podstawę prawną omawianych decyzji mógłby stanowić art. 44h ust. 2 pkt 1 lub pkt 3, w zależności od sposobu ubiegania się o udostępnienie danych przez wnioskodawcę, jeżeli bowiem dana norma prawna wskazuje warunek wykazania interesu prawnego w sprawie uzyskania danych innych osób bądź uzyskania ich zgody, w razie niespełnienia warunku przewidzianego w przepisie prawa, na podstawie tego samego przepisu rozumianego a contrario, powinna nastąpić odmowa ich udostępnienia. Należy wskazać, iż wszystkie pisma w sprawach, a w szczególności decyzje administracyjne zostały doręczone stronom bądź pełnomocnikom prawidłowo. Ponadto wszystkie sprawy zgodnie z art Kpa zostały zakończone przed upływem miesiąca, wobec powyższego należy stwierdzić, iż zostały załatwione terminowo. [Dowód: akta kontroli str.: ] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania odmowę udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy ocenić pozytywnie. Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie oraz odmowa wszczęcia postępowania administracyjnego w sprawach meldunkowych W okresie objętym kontrolą postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone były przez Panią Małgorzatę Jankowską głównego specjalistę. W trakcie kontroli sprawdzeniu podlegało 25 postępowań (nr decyzji): OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB , OB-USC , OB-USC W wymienionych powyżej sprawach wydano 17 decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki z art. 15 ust. 2 cyt. u.e.l.d.o. i 1 decyzję o umorzeniu postępowania, ponieważ strona sama wykonała obowiązek meldunkowy (OB A.2013). 8 postępowań zakończyło się wydaniem decyzji o anulowaniu czynności materialno-technicznej zameldowania na pobyt stały. Ponadto sprawdzeniu podlegały 4 postępowania zakończone wydaniem postanowienia na podstawie art. 61a 1 Kpa 7

8 w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania administracyjnego (nr postanowień OB , OB , OB-USC , OB ). W każdym z opisanych przypadków organ weryfikował wpływające wnioski pod względem formalnym. W sprawach, gdzie zaistniały przesłanki do odmowy wszczęcia postępowania wydano postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania. Przyczynami stanowiącymi podstawę do zastosowania art. 61a 1 Kpa były względy podmiotowe i przedmiotowe, tj. wniosek o wymeldowanie dotyczył osoby która zmarła, postępowanie w sprawie było w toku lub osoba nie była zameldowana pod adresem, z którego wymeldowania żądał wnioskodawca. Wydane postanowienia zawierały wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art. 124 Kpa. Ustalono, że we wszystkich postępowaniach organ prawidłowo ustalał strony i zawiadamiał je o wszczęciu postępowania. W sytuacji, gdy do organu wpłynął niekompletny wniosek (sprawa nr OB ) wezwano na podstawie 64 2 Kpa do uzupełnienia braków formalnych wniosku z pouczeniem, że nieuzupełnienie spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Przy prowadzeniu postępowań właściwie stosowano przepisy prawa procesowego, a strony na każdym etapie miały zapewniony czynny udział w postępowaniu. W sprawach, gdzie koniecznym było ustanowienie przedstawiciela dla osoby nieobecnej, na podstawie art Kpa występowano do sądu z odpowiednim wnioskiem. W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje poddane kontroli w podstawie prawnej zawierały właściwy przepis prawa materialnego. Merytoryczna treść decyzji była prawidłowa. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, zawierały oznaczenie organu i datę wydania, były podpisane oraz opieczętowane przez uprawnioną osobę. W trakcie prowadzonych postępowań administracyjnych podejmowane były właściwe czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł. Stwierdzono, że wszystkie sprawy miały prowadzoną metrykę, co jest zgodne z art. 66a Kpa. Odnośnie terminowości załatwianych spraw w toku kontroli stwierdzono, iż sprawy załatwiane były terminowo. W sprawach, gdzie koniecznym było przedłużenie terminu do załatwienia sprawy, informowano strony na podstawie art i 2 Kpa o niezałatwieniu sprawy w terminie. [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące: - wydawania przez Prezydenta Miasta Lubina decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie, - terminowości prowadzenia przez Prezydenta Miasta Lubina postępowań administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie. - odmowy wszczęcia postepowania administracyjnego w sprawach meldunkowych oceniono pozytywnie. 8

9 Kompletność gminnego zbioru meldunkowego Zgodnie z art. 44a ust. 1 u.e.l.d.o. organ zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji ludności w systemie teleinformatycznym w formie zbiorów meldunkowych jako zbioru m.in. danych byłych mieszkańców. Zakres danych gromadzonych w zbiorze byłych mieszkańców wskazuje art. 44a ust. 3 stanowiąc, iż w tym zbiorze oprócz danych wymaganych dla aktualnych mieszkańców określonych w art. 44a ust. 2, zbiór ten powinien zawierać również datę wymeldowania, datę zgonu, numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził. Ponadto zgodnie z 11 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475) wymeldowania osoby zmarłej dokonuje z urzędu właściwy organ gminy, na podstawie przesłanego przez kierownika urzędu stanu cywilnego odpisu skróconego aktu zgonu albo zawiadomienia o zgodnie osoby poza terenem kraju. Obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego do niezwłocznego przekazywania danych dotyczących zmiany stanu cywilnego mieszkańców gminy właściwym organom, wynika z dyspozycji art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. W toku czynności kontrolnych zweryfikowano 20 zawiadomień o zgonach mieszkańców przekazanych w formie odpisu skróconego aktu zgonu. Stwierdzono, iż we wszystkich przypadkach organ poprawnie wprowadził informacje wskazane w art. 44a ust. 3 u.e.l.d.o. do gminnego zbioru meldunkowego. Zgodnie z art. 44a ust. 2 pkt 6 u.e.l.d.o. w zbiorze danych stałych mieszkańców należy przechowywać dane dotyczące ich aktualnego stanu cywilnego. W sytuacji śmierci jednego z małżonków następuje zmiana stanu cywilnego drugiego. W konsekwencji organ gminy jest zobowiązany aktualizować również informację o stanie cywilnym żyjącego małżonka, na podstawie przesłanego odpisu skróconego aktu zgonu przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego, w trybie art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. Wśród kontrolowanych zawiadomień 11 dotyczyło osób, które w chwili śmierci pozostawały w związku małżeńskim. W wyniku kontroli stwierdzono, iż wszystkie dane zostały zaktualizowane poprawnie. [Dowód: akta kontroli str.: 265] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące kompletności gminnego zbioru meldunkowego oceniono pozytywnie. Wykonywanie czynności materialno technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych Kontroli poddano 30 formularzy meldunkowych przyjętych w kontrolowanym okresie (8 zgłoszeń pobytu stałego z 2013 r. oraz 7 z 2014 r., a także 8 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące z 2013 r. oraz 7 z 2014 r.). W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż wszystkie zgłoszenia meldunkowe zostały dokonane na właściwych formularzach oraz były wypełnione kompletnie (zawierały dane, o których mowa w art. 11 ust. 1 i w art. 12 ust. 1 u.e.l.d.o.). Formularze, zgodnie z art. 11 ust. 2 u.e.l.d.o. zawierały potwierdzenie pobytu w lokalu oraz adnotację o tytule prawnym do lokalu. Na skontrolowanych formularzach wnioskodawcy wskazywali serię i nr dowodu osobistego, 9

10 a w przypadku meldowania osób małoletnich umieszczona została stosowna adnotacja o numerze aktu urodzenia. Powyższe jest zgodne z art. 9 ust. 1 i 2 u.e.l.d.o. Zgodnie z 7 i 8 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475, zwanego dalej r.z.p.d.m. osoba dopełniająca obowiązku zameldowania otrzymuje potwierdzenie zameldowania, ważne przez okres 2 miesięcy od dnia wystawienia w przypadku zameldowania na pobyt stały, bądź ważne do czasu upływu terminu zameldowania w przypadku zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące. Ustalono, iż organ nie przechowuje w aktach spraw wydanych potwierdzeń zameldowania, w związku z powyższym poproszono pracownika o wyjaśnienia. Pani Grażyna Marczuk podała, że potwierdzenia są wydawane za każdym razem. Wydawane są w jednym egzemplarzu osobie dokonującej obowiązku meldunkowego. Dane o zgłoszeniu meldunkowym są przekazywane do właściwego organu na drugi dzień. W celu weryfikacji, czy wydawane potwierdzenie zawiera elementy, o których mowa w 7 pkt 2 lub w 8 pkt 2 r.z.p.d.m. poproszono o sporządzenie przykładowego wydruku. Na tej podstawie stwierdzono, iż potwierdzenia zameldowania na pobyt stały zawierały wszystkie elementy o których mowa w ww. przepisach. Podczas czynności kontrolnych poproszono pracownika organu o wyjaśnienia dotyczące przeprowadzania procedury przyjęcia zgłoszenia zameldowania. Osoba udzielająca wyjaśnień podała, że: osoba meldująca się przedkłada wypełniony druk zameldowania na pobyt stały lub czasowy, dowód osobisty i tytuł prawny do lokalu. Otrzymuje potwierdzenie zameldowania na pobyt stały lub czasowy, w którym zamieszcza się imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia osoby meldowanej, numer pesel, serię i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu pozwalającego na ustalenie tożsamości osoby zameldowanej wraz z oznaczeniem organu, który go wydał, oraz adres zameldowania na pobyt stały lub czasowy. Następnie druki przedkładane są osobie, która bez zbędnej zwłoki wprowadza dane zawarte na drukach do gminnego zbioru meldunkowego i przekazuje dane portalem PIA do właściwych organów. Taka procedura nie jest prawidłowa. Zgodnie z art. 47 ust. 1 u.e.l.d.o. organ gminy prowadzący ewidencję ludności jest obowiązany na podstawie zgłoszenia dokonać zameldowania lub wymeldowania przez zarejestrowanie danych dotyczących osoby i miejsca jej pobytu, jak również innych zdarzeń objętych obowiązkiem meldunkowym. Jest to ogólna zasada, stanowiąca że zameldowanie jest dokonywane w drodze czynności materialnotechnicznej, polegającej na rejestracji danych osoby pod wskazanym adresem. W związku z faktem, iż obowiązku meldunkowego dokonuje się poprzez osobiste stawiennictwo w siedzibie organu osoby zainteresowanej, jej pełnomocnika, przedstawiciela ustawowego bądź osobę sprawującą nad nią faktyczną opiekę w miejscu ich wspólnego pobytu oraz z faktem, iż zameldowanie jest czynnością materialno-techniczną wykonywaną w chwili zgłoszenia, obowiązkiem pracownika organu jest zarejestrowanie takiego zgłoszenia niezwłocznie po otrzymaniu. Przepis art. 47 ust. 1 ustawy z 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych reguluje postępowanie rejestracyjne, ograniczające się do oceny zgłoszenia meldunkowego pod względem formalnym i nie wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Zameldowanie następuje wówczas na podstawie czynności materialno-technicznej polegającej 10

11 na zarejestrowaniu zgłoszenia meldunkowego. Natomiast zgodnie z art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. w sytuacji, gdy zgłoszone dane budzą wątpliwości, o dokonaniu zameldowania lub wymeldowania rozstrzyga właściwy organ gminy. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że osoby przyjmujące druk zgłoszenia zameldowania na pobyt stały, czy czasowy nie wprowadzają informacji do systemu teleinformatycznego ewidencji ludności bezpośrednio przy osobie dopełniającej obowiązku meldunkowego. Zgłoszenia te są gromadzone w ciągu całego dnia, a następnie przekazywane do osób, które w kolejnym dniu wprowadzają informacje do systemu. Z powyższego wynika, że są one rejestrowane w systemie ewidencji ludności z jednodniowym opóźnieniem. Mając na uwadze fakt, że zameldowania dokonuje się w formie czynności materialno-technicznej, osoba przyjmująca zgłoszenie zobowiązana jest bezpośrednio przy osobie dokonującej obowiązku meldunkowego wprowadzać do systemu taką informację, a tym samym dokonać rejestracji zgłoszenia. Pracownik przyjmujący zgłoszenie, dokonuje potwierdzenia zameldowania (poprzez wydanie potwierdzenia zameldowania o którym mowa w 7 i 8 r.z.p.d.m.) choć faktycznie czynność rejestracji nie została dopełniona przez organ (zgłoszenie zostało przyjęte lecz nie zarejestrowane). Ustalono, iż we wszystkich przypadkach obowiązek meldunkowy był wykonywany osobiście, bądź poprzez przedstawiciela ustawowego w przypadku osoby nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych (5 spraw), co jest zgodne z art. 9a u.e.l.d.o. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż do systemu teleinformatycznego ewidencji ludności wprowadzane są prawidłowe dane przewidziane przepisami prawa. Należy wskazać, iż zgodnie z 4 ust. 1, 5 ust. 1 w związku z 8 ust. 1 r.s.t.p.d. organ gminy po dopełnieniu przez osobę obowiązku meldunkowego jest zobowiązany do zawiadomienia o tym fakcie w terminie 1 dnia roboczego, organ właściwy ze względu na dotychczasowe miejsce pobytu stałego albo pobytu stałego i czasowego, albo pobytu czasowego tej osoby. Pracownik urzędu zapytany o terminowość wskazał, iż zawiadomienia są przekazywane w tym samym dniu, w którym dane wprowadzane są do rejestru. Wspomniany termin jest zatem dochowywany. [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Prezydenta Miasta Lubina zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) w zakresie ewidencji ludności należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. 11

12 DOWODY OSOBISTE Wydawanie dowodów osobistych W przedmiotowym zakresie, z uwagi na dużą ilość złożonych w okresie kontrolnym wniosków o wydanie dowodu osobistego (8480 za 2013 r., 6344 za 2014 r. do dnia kontroli) zastosowana została próba kontrolna. Kontroli zostało poddanych 30 postępowań o wydanie dowodów (20 z roku 2014 i 10 z roku 2013). Wszystkie poddane kontroli wnioski zostały złożone przez uprawnione do tego osoby, w myśl 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384 ze zm.), zwanego dalej r.d.o. Wnioski osób pełnoletnich składane były osobiście. Za osoby małoletnie, które nie ukończyły 13 lat, wnioski składane były przez rodziców. Za osoby małoletnie, które ukończyły lat 13, a nie miały obowiązku posiadania dowodu osobistego, wnioski składane były przez jednego z rodziców. W wyniku kontroli stwierdzono, że do wszystkich wniosków o wydanie dowodu osobistego zostały dołączone dokumenty określone w 7 r.d.o. Do wszystkich złożonych wniosków o wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13 roku życia, dołączone było uzasadnienie. We wszystkich przypadkach złożone wnioski zostały podpisane zgodnie z dyspozycją 6 r.d.o. Stwierdzono również, że we wszystkich wnioskach znajdowało się potwierdzenie danych meldunkowych. W sytuacji gdy na mocy 7 ust. 5 i 6 r.d.o. osoba nie miała obowiązku załączenia do wniosku odpisu aktu stanu cywilnego, na wniosku znajdowała się adnotacja o potwierdzeniu zgodności danych zawartych we wniosku z właściwym aktem stanu cywilnego. W trzech przypadkach złożenie wniosku o wydanie dowodu osobistego było podyktowane utratą dowodu osobistego (koperty dowodowe nr AYN, AYS, AYS ). W kopertach dowodowych znajdowały się zawiadomienia o zgłoszeniu utraty dowodu osobistego, o którym mowa w 26 ust. 1 r.d.o. [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym W wyniku kontroli ustalono, że organ prawidłowo unieważniał poprzednie dowody osobiste w systemie teleinformatycznym, zgodnie z dyspozycją art. 43 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. [Dowód: akta kontroli str.: ] 12

13 Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym oceniono pozytywnie. Aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Prezydent Lubina prawidłowo wprowadzał do systemu ewidencji ludności informacje o wydanych dowodach osobistych, zgodnie z art. 44a ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności oraz dowodach osobistych oraz 22 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, a także informacje o dacie ważności poprzednio posiadanego dowodu osobistego (art. 43 u.e.l.d.o. w związku z 32 pkt 1 r.d.o., 22 ww. rozporządzenia). [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Prezydenta Miasta Lubina zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) w zakresie dowodów osobistych należy ocenić pozytywnie. REJESTRACJA STANU CYWILNEGO W kontrolowanym okresie sprawy prowadzone były przez: - Pani Teresa Gołos Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Lubinie do dnia 31 lipca 2013 r. - Pan Kazimierz Śliwowski Naczelnik Wydziały Spraw Obywatelskich Urząd Stanu Cywilnego, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Lubinie od 1 sierpnia 2013 r. - Pani Urszula Baranowska Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Lubinie - Pan Łukasz Malinowski Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Lubinie Sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno technicznych Kontroli poddano 60 aktów stanu cywilnego sporządzonych w kontrolowanym okresie, tj. po 15 aktów: - urodzenia (AU /2013, AU /2013, AU /2013, AU /2013, AU /2013, AU /2013, AU /2013, AU /2013, AU /2013, AU /2013, AU /2014, AU /2014, AU /2014, AU /2014, AU /2014), - małżeństwa zawartego na podstawie art. 1 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy, zwanej dalej KRiO (AM 2014, AM /2014, AM /2014, AM /2014, 13

14 AM /2014, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013), - małżeństwa zawartego na podstawie art. 1 2i 3 KRiO (AM /2014, AM /2014, AM /2014, AM /2014, AM /2014, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013), - zgonu (AZ /2013, AZ /2013, AZ /2013, AZ /2013, AZ /2013, AZ /2013, AZ /2013, AZ /2013, AZ /2013, AZ /2013, AZ /2014, AZ /2014, AZ /2014, AZ /2014, AZ /2014). W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż wszystkie akty stanu cywilnego sporządzono czytelnie, pismem drukowanym. a pisownia poszczególnych wyrazów nie budzi wątpliwości i jest zgodna z obowiązująca normą ortograficzną ( 2 pkt 2 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. z Nr 136, poz. 884 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem wykonawczym). We wszystkich aktach nazwiska, imiona oraz nazwy miejscowości wpisane są w pełnym brzmieniu bez skrótów, zgodnie z 2 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego. Daty zaistnienia zdarzenia (urodzenia, małżeństwa, zgonu) zapisano słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności dzień, miesiąc, rok zgodnie z 5 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego. Do aktów urodzenia wpisywana jest godzina urodzenia. W tej kwestii stwierdzić należy, iż niezasadnym jest wpisywanie do aktów urodzenia godziny zdarzenia, skoro przepis art. 40 ust. 2 nie stanowi takiego wymogu. Podkreślenia wymaga, iż zgodnie z art. 18 ust. 1 p.o.a.s.c. akt stanu cywilnego powinien zawierać tylko dane wymagane przez prawo. Stwierdzono również, że do aktów zgonu wpisywana jest godzina zgonu, a w przypadku braku takiej informacji adnotacja brak danych, zgodnie z art. 67 ust. 2 p.o.a.s.c. W toku kontroli stwierdzono, iż w aktach zbiorowych do aktów zgonu znajdują się jedynie karty zgonu, które nie zawierają informacji o godzinie zgonu. Wobec powyższego poproszono Kierownika USC w Lubinie o wyjaśnienia, na jakiej podstawie do aktu zgonu wpisywana jest informacja o godzinie zgonu. Kierownik wyjaśnił, że godzina zgonu wpisywana jest na podstawie ustnego zgłoszenia (wyjaśnień) osoby zgłaszającej. Obowiązek podania godziny zgonu wynika z treści art. 67 ust. 1 pkt 2 ustawy p.o.a.s.c. Prawidłowo sporządzony akt zgonu powinien zawierać datę i godzinę, a jeśli zgłaszający zgon nie wskazał tych danych, prawidłowo poczyniono w akcie zgonu stosowaną adnotację. Tylko prawidłowo sporządzony akt zgonu może, jako dowód zdarzeń w nim stwierdzonych, korzystać z przewidzianego w art. 4 p.o.a.s.c. waloru wyłączności (por. wyrok WSA w Opolu z dnia 26 stycznia 2012 r. sygn. II SA/Op 523/11, postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 8 kwietnia 2009 r., sygn. V CSK 401/08). W piśmie Departamentu Spraw Obywatelskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji nr DSO-ZSC /08 z dnia 16 maja 2008 r. wskazano natomiast, iż niedopuszczalne jest uzupełnianie godziny zgonu na podstawie ustnych oświadczeń osób zgłaszających zgon. W tym miejscu wyjaśnić należy, iż w przypadku, gdy uprawniona osoba zgłasza organowi zgon i wskazuje czas zgonu, Kierownik USC zobligowany jest żądać dowodów potwierdzających podane informacje (na podstawie art

15 p.o.a.s.c.). W toku kontroli Kierownik USC w Lubinie wyjaśnił, że Często osoba rejestrująca zgon, posiada przy sobie protokół z pogotowia ratunkowego lub kartę informacyjną ze szpitala, gdzie wpisana jest godzina zgonu. Wtedy również posiłkujemy się tymi dokumentami.. Wobec powyższego stwierdzić należy, iż powyższe dokumenty należy dołączać do akt zbiorowych prowadzonych dla danego aktu zgonu (zgodnie z art. 17 ust. 1 p.o.a.s.c.). Akty są podpisane przez Kierownika USC lub jego zastępcę oraz zawierają odciśniętą pieczęć z imieniem, nazwiskiem i pełnioną funkcją. Stwierdzono, że po sporządzeniu aktu stanu cywilnego niewykorzystane miejsce w rubryce uwagi zostało zakreślone w sposób uniemożliwiający dokonanie w niej jakichkolwiek wpisów (zgodnie 7 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego). Wszystkie akty zostały sporządzone wg miejsca zdarzenia, zgodnie z art. 10 ust. 1 i art. 12 ust. 1 i 3 ustawy p.o.a.s.c., niezwłocznie po zgłoszeniu urodzenia lub zgonu. Co do zasady urodzenia i zgony zgłaszane były przez zobowiązane do tego podmioty w ustawowym terminie, zgodnie z art. 38 ust. 1 oraz art. 64 p.o.a.s.c. wyjątek: AZ /2013 i AZ / zgon zgłoszony czwartego dnia od zaistnienia zdarzenia. W przypadku, gdy małżeństwo zawarte zostało w sposób określony w art. 1 2 i 3 KRiO dochowany został 5-dniowy termin, o którym mowa w art. 8 3 KRiO. W przypadkach dotyczących małżeństwa zawartego w sposób, o którym mowa w art. 1 1 KRiO zachowany został termin, o którym mowa w art. 4 KRiO (małżeństwa zostały zawarte po upływie miesiąca od dnia, kiedy osoby zamierzające je zawrzeć złożyły Kierownikowi USC pisemne zapewnienia, że nie wiedzą o okolicznościach wyłączających zawarcie małżeństwa). W przypadku małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Lubinie (art. 1 1 KRiO), w wyniku porównania daty sporządzenia aktu stanu cywilnego z datą zawarcia małżeństwa stwierdzono, iż akty sporządzone zostały w dniu złożenia przez nupturientów oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. Ponadto, w toku kontroli ustalono, iż Sala Ślubów USC w Lubinie znajduje się poza budynkiem urzędu. Kierownik USC wyjaśnił, że Śluby cywilne w Lubinie udzielane są w Sali Ślubów Urzędu Stanu Cywilnego przy ul. Skłodowskiej Curie. Natomiast biura znajdują się w budynku Urzędu Miejskiego przy ul. Kilińskiego. Projekty aktów sporządzane są w przeddzień uroczystości w urzędzie i przewożone do Sali Ślubów. W czasie ceremonii projekt aktu jest podpisywany przez nowożeńców i świadków. Kierownik w tym momencie aktu jeszcze nie podpisuje i dlatego dokument pozostaje wciąż projektem. Po ceremonii dokumenty przewożone są do biur USC w Urzędzie Miejskim. Dopiero tam kierownik składa swój podpis i tym samym projekt staje się aktem małżeństwa. Odpisy nowożeńcy odbierają w ciągu tygodnia.. Z powyższego wynika, iż Kierownik USC w Lubinie nie podpisuje aktu małżeństwa niezwłocznie po jego sporządzeniu, do czego zobligowany jest na podstawie 6 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego. Przepis art. 61 p.o.a.s.c. stanowi, iż akt małżeństwa sporządza się niezwłocznie po jego zawarciu, tj. gdy mężczyzna i kobieta jednocześnie obecni złożą przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego oświadczenia, że wstępują ze sobą w związek małżeński (z art. 1 1 KRiO). Zgodnie z 6 ust. 1 ww. rozporządzenia akt stanu cywilnego podpisują osoby zawierające małżeństwo lub ich pełnomocnicy, świadkowie, a także biegły lub tłumacz, jeżeli akt został sporządzony z ich udziałem. Natomiast kierownik urzędu stanu cywilnego podpisuje akt stanu cywilnego niezwłocznie po jego sporządzeniu i pod podpisem odciska pieczątkę ze swoim imieniem i nazwiskiem ( 6 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego). Z powyższego wynika, iż złożenie podpisu kierownika usc nie jest elementem sporządzania aktu, lecz czynnością po jego sporządzeniu. Z wyjaśnień Kierownika USC 15

16 w Lubinie wynika jednak, iż przenosi on wypełniony i podpisany przez małżonków i świadków dokument (akt małżeństwa) do budynku USC w Lubinie w celu dopełnienia formalności - uzupełnienia aktu o brakujący podpis Kierownika USC. Takie postępowanie jest niezrozumiałe, z uwagi na fakt, iż ustawodawca wskazał tryb postępowania w sytuacji, gdy oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński złożone zostaną przez nupturientów poza lokalem urzędu stanu cywilnego. Podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowi wtedy protokół stwierdzający złożenie przez przyszłych małżonków oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, sporządzony w miejscu zawarcia małżeństwa (art. 59 p.o.a.s.c.). Ponadto, zgodnie z art. 24 p.o.a.s.c. księgi stanu cywilnego przechowuje się w urzędach stanu cywilnego. Ksiąg takich nie można wynosić poza lokal urzędu. Wyniesienie ksiąg może nastąpić z ważnych przyczyn jedynie za zgodą organu administracji państwowej wyższego stopnia lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom. W tym miejscu zauważyć należy, iż przedłożone do kontroli księgi z 2014 r. nie były zszyte (księga jest tworzona), a akty stanu cywilnego sporządzone zostały na luźnych drukach formatu A2 na jednym druku sporządza się 4 akty stanu cywilnego (po 2 na każdej stronie). Z powyższego wynika, iż sporządzając kolejny (np. ostatni - czwarty) akt małżeństwa na luźnym druku Kierownik USC wynosi księgę małżeństw (jej część) poza lokal Urzędu Stanu Cywilnego w Lubinie bez zgody, o której mowa w art. 24 p.o.a.s.c., tym samym narusza ww. przepis prawa. Wszystkie kontrolowane akty stanu cywilnego zostały sporządzone na podstawie właściwych i prawidłowo wypełnionych dokumentów. W aktach zbiorowych do aktów urodzenia znajdują się pisemne zgłoszenia urodzenia dziecka wystawione przez uprawnione podmioty oraz kopie odpisów skróconych aktów małżeństwa rodziców (zgodnie z 8 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego). W przypadku, gdy akt małżeństwa rodziców sporządzony został w USC Lubin w aktach znajduje się notatka (zgodnie z 8 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego). W aktach zbiorowych do aktów zgonu znajdują się karty zgonu (część dla USC). W aktach zbiorowych prowadzonych do aktów małżeństw przechowywane są: odpisy skrócone aktów urodzenia oraz małżeństwa (w przypadku, gdy nupturient pozostawał wcześniej w związku małżeńskim, który następnie został rozwiązany w przypadku, gdy dany akt został sporządzony w jednostce kontrolowanej do akt załączona została notatka, zgodnie z 8 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego), pisemne zapewnienia osób zamierzających zawrzeć związek małżeński, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (art. 54 ust. 1 pkt 2 p.o.a.s.c.) oraz w przypadku małżeństw zawieranych w sposób, o którym mowa w art. 1 2 i 3 KRiO zaświadczenia, o których mowa w art KRiO, a także zaświadczenie sporządzone przez duchownego stwierdzające, że oświadczenia zostały złożone w jego obecności przy zawarciu związku małżeńskiego podlegającego prawu wewnętrznemu kościoła albo innego związku wyznaniowego. Zaświadczenia te zawierały podpis duchownego, małżonków i dwóch pełnoletnich świadków, którzy byli obecni przy złożeniu oświadczeń. Ponadto, w aktach zbiorowych do aktów małżeństw znajdują się potwierdzenia zapłaty opłaty skarbowej za sporządzenie aktu małżeństwa w wysokości 84 zł. Stwierdzono również, że akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego są oznaczone numerem nadanym aktowi stanu cywilnego, co jest zgodne z 15 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego. W toku kontroli stwierdzono, iż księga małżeństw z 2013 r. (tom od nr 1-234) nie została prawidłowo sporządzona akty stanu cywilnego nie zostały ułożone i zszyte kolejno (AU nr: 28, 31, 32, 29, 30, 33, strona niezapisana przekreślona z adnotacją o błędzie, 35, 36, 37 etc. 16

17 Kierownik USC wyjaśnił, iż księga została zszyta omyłkowo. Jednocześnie podjęte zostały czynności mające na celu przechowywanie aktów stanu cywilnego w księdze wg kolejności. Ponadto stwierdzono, iż w księdze znajdowały się protokoły z uznania ojcostwa dziecka poczętego, lecz nieurodzonego, którym nadane zostały numery kolejnych aktów urodzenia z danej księgi stanu cywilnego. Zgodnie z 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. z 1998 r., Nr 136, poz. 884 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem wykonawczym, akty stanu cywilnego sporządza się w księgach stanu cywilnego oraz oznacza się je kolejnym numerem oddzielnie dla każdego rodzaju aktu ( 3 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego). Prócz aktów stanu cywilnego do księgi urodzeń wpisuje się również oświadczenia o uznaniu przez ojca dziecka poczętego lecz nieurodzonego (art. 44 ust. 1 ustawy p.o.a.s.c.). Zgodnie zaś z 11 ust. 1 i 2 rozporządzenia wykonawczego w księgach stanu cywilnego strony zapisuje się kolejno nie pozostawiając stron niezapisanych, natomiast nie zapisane kolejno w księgach stanu cywilnego strony z powodu wad technicznych przekreśla się, wpisując adnotację o przyczynie przekreślenia strony. Wspomniane oświadczenia nie są aktami stanu cywilnego, zatem akty urodzenia należy numerować kolejno, niezależnie od zapisu kolejnych stron w księdze urodzeń. Analogicznie, nieprawidłowo nadano kolejny numer aktu stanu cywilnego stronie, którą przekreślono ze względu na wadę techniczną. Naruszony zatem został przepis 10 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego. Mając na uwadze przepis art. 6a ust. 1 pkt 5 p.o.a.s.c. poproszono Kierownika USC oraz jego zastępców o przedstawienie dokumentów potwierdzających, iż spełniają ustawowy wymóg posiadania wykształcenia, o którym mowa w ww. przepisie. Po analizie dokumentów kontrolujący powzięli wątpliwość co do spełnienia ww. wymogu przez Zastępcę Kierownika USC w Lubinie Pana Łukasza Malinowskiego. Wobec powyższego w piśmie nr NK- KE KL z dnia 23 września 2014 r. organ kontrolujący zwrócił się do Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z prośbą o zajęcie stanowiska, czy ukończenie przez Zastępcę Kierownika USC w Lubinie na Wydziale Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego dwusemestralnych studiów podyplomowych w zakresie samorządu terytorialnego i gospodarki lokalnej sankcjonuje przepis art. 6a ust. 1 pkt 5 p.o.a.s.c. [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, sporządzanie aktów stanu cywilnego na podstawie czynności materialno-technicznej oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Przechowywanie ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC Miejsce przechowywania ksiąg stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzów alfabetycznych określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, 17

18 zaświadczeń i protokołów (Dz. U. z 1998 r., Nr 136, poz. 884 z późn. zm.). Jest nim archiwum urzędu stanu cywilnego, które zgodnie z 22 ww. rozporządzenia powinno zapewniać należyte zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich. Powinno ono być także wyposażone w odpowiedni sprzęt przeciwpożarowy oraz w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza. W wyniku oględzin dokonanych w trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż archiwum Urzędu Stanu Cywilnego w Lubinie składa się z trzech pomieszczeń. Jedno pomieszczenie znajduje się w łączniku tj. pokoju przechodnim łączącym dwa pomieszczenia, w których obsługuje się klientów usc. Pokój ma kształt prostokąta. Na jednej z dłuższych ścian znajdują się szafy aktowe drewniane, zamykane na 1 zamek patentowy firmy lob. Podczas kontroli w drzwiach szafek aktowych znajdowały się klucze, a szafki nie były pozamykane. Po przeciwnej stronie jest okno i tzw. kącik socjalny. W pomieszczeniu tym przechowywane są księgi stanu cywilnego od roku 1945 do dziś. W pomieszczeniu brak higrometru i termometru. Urządzenia te znajdują się przed wejściem do pokoju, w którym przechowywane są księgi. Podczas oględzin wskazanie higrometru wynosiło 59 % wilgotności powietrza, a temperatura powietrza wynosiła 22 st. C. Z obu stron pokoju były otwarte drzwi. Stwierdzono, że pomieszczenie to nie jest prawidłowo zabezpieczone przez dostępem osób trzecich, ponieważ osoby załatwiające sprawy w usc mają swobodny dostęp do tego pokoju. Natomiast drzwi do obu pomieszczeń, gdzie znajduje się obsługa klienta są aluminiowe z szybami hartowanymi zamykane na 1 zamek. Po zakończonej pracy drzwi pokoi są zamykane, plombowane i dozorowane przez Straż Miejską. W drugim pomieszczeniu na regałach przechowywane są księgi urodzeń, małżeństw i zgonów z terenów dawnych gmin, księgi zgonów od 1945 r. do dziś, oraz akta zbiorowe od 1990 r. do dziś. Drzwi do archiwum są zamykane na 1 zamek. Do tego archiwum wchodzi się także przez pokój obsługi interesanta. Pomieszczenie jest wyposażone w urządzenie alarmowe przeciwpożarowe oraz w gaśnicę. Do kolejnego archiwum wchodzi się bezpośrednio z korytarza. W pomieszczeniu jest 1 małe okno zasłaniane żaluzją. W drewnianych szafach zamykanych na 1 zamek przechowywane są księgi stanu cywilnego od 1914 r. do 1945 r., oraz akta zbiorowe urodzeń, małżeństw i zgonów od 1945 r. do 1990 r. Przechowywane są tam także inne materiały archiwalne i nie archiwalne. W pomieszczeniu znajduje się higrometr, który podczas kontroli wskazywał 47% wilgotności powietrza, oraz termometr wskazujący 18 stopni C. Pomieszczenie wyposażone jest w alarm przeciwpożarowy oraz w gaśnicę. Drzwi są aluminiowe, pełne, zamykane na 1 zamek. Po pracy plombowane i dozorowane przez Straż Miejską. Wobec powyższego stwierdzić należy, iż księgi stanu cywilnego nie są odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób trzecich i kradzieżą. Za niewłaściwe należy uznać przechowywanie ksiąg w tzw. łączniku, ponieważ do tego pokoju mają swobodny dostęp klienci usc. Ponadto księgi nie są odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem oraz uszkodzeniem. Zgodnie z pismem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Departament Spraw Obywatelskich z dnia 25 lipca 2014 r. nr DSO-WSC /2014 do urzędów stanu cywilnego mają zastosowanie przepisy kancelaryjno-archiwalne rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych 18

19 (Dz.U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67). Kierownicy Urzędów stanu cywilnego zobligowani są do przestrzegania przepisów ww. rozporządzenia oraz regulacji instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 do wskazanego rozporządzenia. Zgodnie z warunkami wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego, właściwa temperatura powietrza w stopniach C wynosi od 14 do 18 stopni, a właściwa wilgotność względna powietrza od 30 do 50 %. Podczas kontroli stwierdzono, że w jednym z pomieszczeń, gdzie przechowywane były księgi stanu cywilnego wskazania termometru i higrometru przekraczały dopuszczalne normy. Naruszony zatem został 22 ust 1 i 2 rozporządzenia wykonawczego do ustawy p.o.a.s.c. W tym miejscu przypomnieć należy, iż za należyte przechowywanie, zabezpieczenie i konserwację ksiąg stanu cywilnego odpowiedzialny jest burmistrz oraz kierownik urzędu stanu cywilnego ( 23 ww. rozporządzenia). [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, przechowywanie ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC oceniono negatywnie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Prezydenta Lubina zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz z późn. zm.) w zakresie rejestracji stanu cywilnego oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. ZMIANA IMIENIA I NAZWISKA Prowadzenie postępowań administracyjnych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oraz terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie Kontroli poddano 15 postępowań prowadzonych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, tj.: - 1 postępowanie administracyjne zakończone wydaniem decyzji dot. zmiany imienia i nazwiska, tj. sprawa nr USC ; - 3 postępowania administracyjne zakończone wydaniem decyzji dot. zmiany imienia (sprawy nr: USC , OB-USC , USC ); - 11 postępowań administracyjnych zakończonych wydaniem decyzji dot. zmiany nazwiska (sprawy nr: USC , USC , USC , USC , USC , USC , OB-USC , USC , OB-USC , OB-USC , USC ). Na tej podstawie stwierdzono, co następuje. Podmioty wnioskujące o zmianę imienia i/lub nazwiska wskazywały miejsce zameldowania na terenie właściwości Kierownika USC w Lubinie, tym samym wszystkie kontrolowane decyzje wydane zostały zgodnie z art. 12 ustawy z dnia 12 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r., Nr 220, poz z późn. zm.), zwanej dalej 19

20 z.i.i.n. Czternaście wniosków zostało złożonych osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego w Lubinie na wnioskach znajdują się adnotacje o podstawie ustalenia tożsamości wnioskodawcy (serie i numery dowodów osobistych). Natomiast jeden wniosek został złożony za pośrednictwem Wydziału Konsularnego Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Pradze. W aktach wszystkich analizowanych spraw (za wyjątkiem sprawy nr USC , w której opłatę pobrał konsul, zgodnie z art. 3a ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej) znajdują się potwierdzenia dokonania przez strony zapłaty opłaty skarbowej za wydanie decyzji administracyjnej w sprawie zmiany nazwiska i/lub imienia w wysokości 37 zł. W toku kontroli stwierdzono, iż wnioski zawierają wszystkie dane przewidziane w art. 11 ust. 1 z.i.i.n. Ponadto, do niemal wszystkich wniosków dołączono formularz uzupełniający o zmianę imienia lub nazwiska. Zawiera on rubryki dot.: imienia (imion), nazwiska, nazwiska rodowego, imion rodziców i nazwiska rodowego matki, informację o poprzednich zmianach dotyczących imienia i nazwiska, daty i miejsca urodzenia, stanu cywilnego, daty i miejsca zawarcia związku małżeńskiego oraz dane dotyczące małoletnich dzieci. W tej kwestii Kierownik USC w Lubinie wyjaśnił, że: Formularz uzupełniający o zmianę imienia lub nazwiska jest pismem pomocniczym, wypełnianym przez wnioskodawców na prośbę pracowników USC. Nie ma obowiązku jego wypełniania i jego brak nie warunkuje wydania decyzji. Służy on Kierownikowi wydającemu decyzję do ustalenia niezbędnych do przeprowadzenia postępowania informacji, których często nie ma we wniosku i pozwala uniknąć przeprowadzenia przesłuchania i sporządzania protokołów. Informacje o stanie cywilnym, o dzieciach i miejscach ich urodzenia pozwalając na ustalenie, jakie dokumenty (odpisy zupełne) wnioskodawca powinien dołączyć do wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.. Ponadto wnoszący podanie wskazywali uzasadnienie wniosku, zgodnie z art. 11 ust. 1 pkt 3 z.i.i.n. O ile zrozumiałym zdaje się być żądanie od podmiotów osobiście składających wniosek podanie informacji dotyczących stanu cywilnego, o tyle niezrozumiałym jest praktyka wymagania danych dotyczących imion rodziców i nazwiska rodowego matki. W sprawie nr USC wnioskodawca wniósł o zmianę imienia i nazwiska argumentując, iż aktualnie posiadane w jego opinii jest poniżające i ośmieszające. Organ gminy, działając na podstawie art Kpa, pismem z dnia 2 września 2013 r. wezwał wnioskodawcę do złożenia wyjaśnień w sprawie. Jedno pismo, w którym wyznaczono stronie termin 18 września 2013 r. zostało skierowane na adres zameldowania, natomiast drugie, w którym wyznaczono termin 27 września 2013 r., skierowano na adres wskazany przez wnioskodawcę do korespondencji. Wobec powyższego kontrolerzy wystąpili do kierownika jednostki kontrolowanej o wyjaśnienie przyczyn takiego postępowania. W odpowiedzi poinformowano, iż ( ) wysłano wezwanie na adres zameldowania, wyznaczając termin złożenia wyjaśnień do dnia 18 września 2013 r.. Po zwrocie przesyłki z powodu nie zastania adresata w domu, wysłano ponownie zawiadomienie, tym razem na adres wskazany przez wnioskodawcę do korespondencji, wydłużając jedocześnie termin na złożenie wyjaśnień do dnia 27 września 2013 r.. Podkreślić należy, iż oba wezwania opatrzone były tą samą datą sporządzenia dokumentu (2 września 2013 r.). Niezrozumiałym było przesłanie korespondencji na adres zameldowania, skoro wnioskodawca wskazał inny adres do doręczeń (por. wyrok WSA w Olsztynie z dnia 3 grudnia 2013 r., sygn. akt II SA/Ol 924/13. Zauważyć również należy, iż w takiej sytuacji doręczenie korespondencji na adres zameldowania nie było 20