WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 04 grudnia 2014 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 04 grudnia 2014 r. NK-KE IG Pan Jarosław Wroński Burmistrz Bolkowa WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 16, 17 i 20 października 2014 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 10 września 2014 r. nr: NK- KE IG, NK-KE IG zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Marek Cynk starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), przeprowadził w Urzędzie Miejskim w Bolkowie, z siedzibą Rynek 1, Bolków kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej z.i.i.n.), - realizacji zadań z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U z 2012 r., poz. 461 ze zm.). Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 24 czerwca 2014 r. okresowym planem kontroli na II półrocze 2014 r. nr NK-KE MJ.

2 Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 2. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 4. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 5. terminowości prowadzenia postępowań na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 6. odmowy wszczęcia postępowania administracyjnego w sprawach meldunkowych, 7. kompletności gminnego zbioru meldunkowego, 8. wykonywania czynności materialno technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych. II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych. III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.: 1. sporządzania aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno technicznych, 2. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC. IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie zmiany imienia i/lub nazwiska, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, 2. terminowości wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia i/lub nazwiska, 3. zawiadamiania o zmianie imienia i/lub nazwiska. V. ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej, tj.: 1. sporządzania i prowadzenia rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej, 2. realizacji obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących rejestracji, 3. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji,

3 4. wzywania do kwalifikacji wojskowej, 5. prowadzenia listy stawiennictwa i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, 6. realizacji obowiązków informacyjnych dotyczących kwalifikacji wojskowej, 7. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej. Okres objęty kontrolą: - od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli, Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Jarosław Wroński Burmistrz Bolkowa, który zajmował niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą. W czasie kontroli w jednostce kontrolowanej wyjaśnień udzielali: - Pani Jolanta Kowalska-Kobza, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Bolkowie, - Pani Beata Rapp zastępca Kierownika USC w Bolkowie, inspektor ds. ewidencji ludności, - Pani Edyta Szpyrka inspektor ds. ewidencji działalności gospodarczej Realizację przez Burmistrza Bolkowa zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. pozytywnie w zakresie ewidencji ludności II. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie dowodów osobistych III. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. negatywnie w zakresie zmiany imienia i nazwiska V. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej Pismem nr NK-KE IG z dnia 17 listopada 2014 r. przekazano projekt wystąpienia pokontrolnego, do którego Burmistrz Bolkowa nie wniósł zastrzeżeń. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych W przedmiotowym zakresie, z uwagi na dużą ilość złożonych w okresie kontrolnym wniosków o wydanie zaświadczenia ze zbioru meldunkowego oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (160 - za 2013 r., 116 za 2014 r. do dnia kontroli) zastosowana została próba kontrolna. Kontroli zostało poddanych 25 postępowań o wydanie zaświadczenia (15 z roku 2014 i 10 z roku 2013 r.). Zgodnie z art. 44 g ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, wszystkie poddane kontroli zaświadczenia zostały wydane na wniosek złożony w formie pisemnej. Wszystkie złożone wnioski były kompletne.

4 W dziewięciu przypadkach wraz ze złożeniem wniosków została uiszczona wymagana przepisami ustawy o opłacie skarbowej stosowna opłata skarbowa. W szesnastu przypadkach wnioskodawcy zostali zwolnieni z uiszczenia opłaty skarbowej na mocy przepisu art. 2 ww. ustawy. W myśl 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187. poz. 1330) organ zamieszczał na każdym wydanym zaświadczeniu adnotacje o wysokości uiszczonej opłaty skarbowej lub wskazywał podstawę prawną zwolnienia z uiszczenia opłaty. Każde zaświadczenie zostało wydane osobie mającej uprawnienie w jego otrzymaniu, tj. wnioskodawcy, którego dotyczyły dane zawarte w zaświadczeniu, a także zgodnie z żądaniem podmiotu wnioskującego. Wszystkie zaświadczenia zostały przekazane w formie odpowiadającej złożonemu wnioskowi. Na każdym zaświadczeniu zawarte było oznaczenie organu. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Wszystkie poddane kontroli zaświadczenia zostały wydane w terminie określonym w art Kodeksu postępowania administracyjnego. Wobec powyższego zagadnienie terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. [Dowód: akta kontroli str.: ] Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. W przedmiotowym zakresie, z uwagi na dużą ilość złożonych w okresie kontrolnym wniosków o udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (670 - za 2013 r., 290 za 2014 r. do dnia kontroli) zastosowana została próba kontrolna. Kontroli zostało poddanych 30 spraw o udostępnienie danych osobowych. (20 z roku 2014 i 10 z roku 2013 r.). W każdej ze skontrolowanych spraw dane jednostkowe z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych były udostępniane na wniosek zainteresowanego podmiotu złożony w formie pisemnej.

5 Wszystkie wnioski o udostępnienie danych zostały złożone na wymaganym formularzu, stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 214. poz ze zm.). Wszystkie złożone wnioski były kompletne. Poddane kontroli wnioski zostały złożone przez Komorników Sądowych lub Naczelników Urzędów Skarbowych, a udostępnienie żądanych przez nich danych następowało na podstawie przepisu art. 44 h ust. 1 pkt 1 albo art. 44 h ust. 1 pkt 4 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W myśl przepisu art. 44 h ust. 9 udostępnienie danych następowało nieodpłatnie. Organ udostępniał dane zgodnie z żądaniem podmiotów wnioskujących. Odpowiedzi na złożone wnioski o udostępnienie danych były przekazywane w formie odpowiadającej złożonemu wnioskowi, co jest zgodne z dyspozycją art. 44h ust. 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie oraz odmowa wszczęcia postępowania administracyjnego w sprawach meldunkowych W okresie objętym kontrolą postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone były przez Panią Beatę Rapp - inspektora ds. ewidencji ludności. W trakcie kontroli sprawdzeniu podlegało 13 postępowań (nr decyzji): EL , EL , EL , EL , EL , EL , EL , EL , EL , EL , EL , EL , EL W wymienionych powyżej sprawach wydano 6 decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki z art. 15 ust. 2 cyt. u.e.l.d.o. i 4 decyzje o umorzeniu postępowania, ponieważ strona sama wykonała obowiązek meldunkowy. Wydano także 2 decyzje na podstawie art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. orzekające o zameldowaniu na pobyt stały. Ponadto sprawdzeniu podlegało 1 postępowanie zakończone wydaniem postanowienia na podstawie art. 61a 1 Kpa w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania administracyjnego (nr postanowienia EL ). W każdym z opisanych przypadków organ weryfikował wpływające wnioski pod względem formalnym. W sprawie, gdzie zaistniały przesłanki do odmowy wszczęcia postępowania wydano postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania. Przyczynami stanowiącymi podstawę do zastosowania art. 61a 1 Kpa były względy przedmiotowe, tj.

6 wniosek o wymeldowanie dotyczył osoby, która wcześniej sama dopełniła obowiązku meldunkowego. Wydane postanowienie zawierało wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art. 124 Kpa. W sprawie nr EL wniosek o wymeldowanie złożyła. Z treści wniosku oraz załączonych dokumentów wynika, iż współwłaścicielami lokalu są i małżonkowie. (akt notarialny Repertorium A nr 1562/1978). Następnie wnioskodawczyni złożyła do akt oświadczenie, iż w związku z prowadzonym postępowaniem prosi o kierowanie korespondencji wyłącznie do niej. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania (a także inne pisma procesowe i decyzję) organ wystosował tylko do wnioskodawczyni i osób, które miały być wymeldowane z miejsca pobytu stałego. Pomimo posiadania wiedzy, iż przedmiotowa nieruchomość stanowi współwłasność dwóch osób, organ gminy nie ustalił prawidłowo i nie zawiadomił wszystkich stron postępowania. W związku z powyższym został naruszony art. 28 Kpa, który stanowi, iż stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Organ prowadzący postępowanie ma obowiązek ustalenia wszystkich stron postępowania, na podstawie dołączonych do wniosku dokumentów, posiadanych rejestrów bądź wyjaśnień stron postępowania. Ponadto zgodnie z przepisem art Kpa organ zobowiązany jest zawiadomić o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Powyższa czynność ma istotne znaczenie z uwagi na zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, określoną w art. 10 Kpa. Należy także przypomnieć, iż pominięcie strony w postępowaniu administracyjnym skutkować może jego wznowieniem na podstawie art pkt 4 Kpa. Dyspozycja art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. stanowi, że organ gminy wydaje na wniosek właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu lub z urzędu decyzję w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się. Stroną w postępowaniu o wymeldowanie w trybie administracyjnym będzie każdy właściciel mieszkania lub inna osoba, której służy tytuł prawny do nieruchomości. Powyższe potwierdza także uchwała NSA z dnia r. sygn. II OPS 1/11 z której wynika, że osoba dysponująca tytułem prawnym do lokalu jest stroną, w rozumieniu art. 28 Kpa, w postępowaniu administracyjnym o zameldowanie (wymeldowanie) w tym lokalu innej osoby, prowadzonym na podstawie art. 47 ust. 2 (lub 15 ust. 2) u.e.l.d.o. W przedmiotowej sprawie należało także do drugiego współwłaściciela ( ) skierować zawiadomienie o wszczęciu postępowania oraz doręczyć mu decyzję. Niezasadne było przyjęcie od wnioskodawczyni oświadczenia, iż tylko do niej należy kierować korespondencję. Takie zachowanie byłoby właściwe, gdyby posiadała pełnomocnictwo od męża do reprezentowania go w przedmiotowym postępowaniu lub gdyby wskazał, iż żona będzie jego pełnomocnikiem do doręczeń lub wskazał adres żony jako adres do doręczeń. Ponadto ustalono, iż w aktach znajduje się notatka służbowa sporządzona na okoliczność, iż zgłosił się do urzędu i poinformował, że wraz z rodziną obecnie zamieszkuje w Bolkowie przy ul. Kolejowej.

7 Skoro ww. przyszedł do urzędu to należało go przesłuchać w charakterze strony i przyjąć stosowne oświadczenie, np. co do pełnomocnictwa czy doręczania korespondencji. Przypomnieć należy, iż zgodnie z art Kpa - organ administracji publicznej sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. Możliwość sporządzenia adnotacji z czynności organu, przewidziana w art. 72 Kpa, nie może dotyczyć ustaleń istotnych dla sprawy. Mogą to być bieżące adnotacje, pomocne wprawdzie przy rozpatrywaniu sprawy, jednakże nie obejmujące ustaleń, od których jej rozstrzygnięcie zależy lub może zależeć. Ustalenia istotne dla sprawy powinny więc spełniać warunki określone w art. 67 i nast. Kpa (wyrok WSA we Wrocławiu z dnia r. sygn. akt I SA/Wr 181/09). Przedmiotowe postępowanie zakończyło się wydaniem w dniu r. dwóch decyzji orzekających o umorzeniu postępowania, ponieważ osoby same wykonały obowiązek meldunkowy. W opisanej sytuacji zasadne byłoby stosowanie praktyki jedna sprawa jedna decyzja. Zauważyć także należy, iż w uzasadnieniu obu decyzji wskazano, że postępowanie w sprawie wymeldowania zostało wszczęte na wniosek współwłaścicieli budynku. Powyższe stwierdzenie nie jest zgodne z rzeczywistością, gdyż z akt sprawy wynika, że wniosek o wymeldowanie złożyła tylko. Rozstrzygnięcia merytoryczne decyzji były prawidłowe. W wyniku kontroli stwierdzono, że w sytuacji, gdy do organu wpłynął niekompletny wniosek (sprawa nr EL ) wezwano na podstawie 64 2 Kpa do uzupełnienia braków formalnych wniosku z pouczeniem, że nieuzupełnienie spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Przy prowadzeniu postępowań właściwie stosowano przepisy prawa procesowego, a strony na każdym etapie miały zapewniony czynny udział w postępowaniu. W sprawach, gdzie koniecznym było ustanowienie przedstawiciela dla osoby nieobecnej, na podstawie art Kpa występowano do sądu z odpowiednim wnioskiem. W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje poddane kontroli w podstawie prawnej zawierały właściwy przepis prawa materialnego. Merytoryczna treść decyzji była prawidłowa. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, zawierały oznaczenie organu i datę wydania, były podpisane oraz opieczętowane przez uprawnioną osobę. W trakcie prowadzonych postępowań administracyjnych podejmowane były właściwe czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł. Stwierdzono, że wszystkie sprawy miały prowadzoną metrykę, co jest zgodne z art. 66a Kpa. Odnośnie terminowości załatwianych spraw w toku kontroli stwierdzono, iż sprawy były załatwiane terminowo. (wyjątek sprawa nr EL ). [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące: - wydawania przez Burmistrza Bolkowa decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie,

8 - terminowości prowadzenia przez Burmistrza Bolkowa postępowań administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie. - odmowy wszczęcia postępowania administracyjnego w sprawach meldunkowych oceniono pozytywnie. Kompletność gminnego zbioru meldunkowego Zgodnie z art. 44a ust. 1 u.e.l.d.o. organ zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji ludności w systemie teleinformatycznym w formie zbiorów meldunkowych jako zbioru m.in. danych byłych mieszkańców. Zakres danych gromadzonych w zbiorze byłych mieszkańców wskazuje art. 44a ust. 3 stanowiąc, iż w tym zbiorze oprócz danych wymaganych dla aktualnych mieszkańców określonych w art. 44a ust. 2, zbiór ten powinien zawierać również datę wymeldowania, datę zgonu, numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził. Ponadto zgodnie z 11 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475) wymeldowania osoby zmarłej dokonuje z urzędu właściwy organ gminy, na podstawie przesłanego przez kierownika urzędu stanu cywilnego odpisu skróconego aktu zgonu albo zawiadomienia o zgonie osoby poza terenem kraju. Obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego do niezwłocznego przekazywania danych dotyczących zmiany stanu cywilnego mieszkańców gminy właściwym organom, wynika z dyspozycji art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. W toku czynności kontrolnych zweryfikowano 15 zawiadomień o zgonach mieszkańców przekazanych w formie odpisu skróconego aktu zgonu. Stwierdzono, iż we wszystkich przypadkach organ poprawnie wprowadził informacje wskazane w art. 44a ust. 3 u.e.l.d.o. do gminnego zbioru meldunkowego. Zgodnie z art. 44a ust. 2 pkt 6 u.e.l.d.o. w zbiorze danych stałych mieszkańców należy przechowywać dane dotyczące ich aktualnego stanu cywilnego. W sytuacji śmierci jednego z małżonków następuje zmiana stanu cywilnego drugiego. W konsekwencji organ gminy jest zobowiązany aktualizować również informację o stanie cywilnym żyjącego małżonka, na podstawie przesłanego odpisu skróconego aktu zgonu przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego, w trybie art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. Wśród kontrolowanych zawiadomień 10 dotyczyło osób, które w chwili śmierci pozostawały w związku małżeńskim. W wyniku kontroli stwierdzono, iż wszystkie dane zostały zaktualizowane poprawnie. [Dowód: akta kontroli str.: 228] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące kompletności gminnego zbioru meldunkowego oceniono pozytywnie. Wykonywanie czynności materialno technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych Kontroli poddano 30 formularzy meldunkowych przyjętych w kontrolowanym okresie (10 zgłoszeń pobytu stałego z 2013 r. oraz 5 z 2014 r., a także 10 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.). W toku czynności kontrolnych

9 stwierdzono, iż wszystkie zgłoszenia meldunkowe zostały dokonane na właściwych formularzach oraz były wypełnione kompletnie (zawierały dane, o których mowa w art. 11 ust. 1 i w art. 12 ust. 1 u.e.l.d.o.). Formularze, zgodnie z art. 11 ust. 2 u.e.l.d.o. zawierały potwierdzenie pobytu w lokalu oraz adnotację o tytule prawnym do lokalu. Zgodnie z art. 11 ust. 2 przy zameldowaniu osoba zgłaszająca się przedstawia do wglądu dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu podmiotu dokonującego potwierdzenia pobytu. Dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być umowa cywilnoprawna, wypis z księgi wieczystej, decyzja administracyjna, orzeczenie sądu lub inny dokument poświadczający tytuł prawny do lokalu. Na skontrolowanych formularzach wnioskodawcy wskazywali serię i nr dowodu osobistego, a w przypadku meldowania osób małoletnich umieszczona została stosowna adnotacja o numerze aktu urodzenia. Powyższe jest zgodne z art. 9 ust. 1 i 2 u.e.l.d.o. Zgodnie z 7 i 8 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475), zwanego dalej r.z.p.d.m. osoba dopełniająca obowiązku zameldowania otrzymuje potwierdzenie zameldowania, ważne przez okres 2 miesięcy od dnia wystawienia w przypadku zameldowania na pobyt stały, bądź ważne do czasu upływu terminu zameldowania w przypadku zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące. Ustalono, iż organ nie przechowuje w aktach spraw wydanych potwierdzeń zameldowania, w związku z powyższym poproszono pracownika o wyjaśnienia. Pani Beata Rapp wyjaśniła, że osobie dopełniającej obowiązku meldunkowego każdorazowo wydawane jest potwierdzenie dokonania tej czynności. W celu weryfikacji, czy wydawane potwierdzenie zawiera elementy, o których mowa w 7 pkt 2 lub w 8 pkt 2 r.z.p.d.m. poproszono o sporządzenie przykładowego wydruku. Na tej podstawie stwierdzono, iż potwierdzenia zameldowania na pobyt stały zawierały wszystkie elementy o których mowa w ww. przepisach. Ustalono, iż we wszystkich przypadkach obowiązek meldunkowy był wykonywany osobiście bądź poprzez przedstawiciela ustawowego w przypadku osoby nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych, zgodnie z art. 9a u.e.l.d.o. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż do sytemu teleinformatycznego ewidencji ludności wprowadzane są prawidłowe dane przewidziane przepisami prawa. Należy wskazać, iż zgodnie z 4 ust. 1, 5 ust. 1 w związku z 8 ust. 1 r.s.t.p.d. organ gminy po dopełnieniu przez osobę obowiązku meldunkowego jest zobowiązany do zawiadomienia o tym fakcie w terminie 1 dnia roboczego, organu właściwego ze względu na dotychczasowe miejsce pobytu stałego albo pobytu stałego i czasowego, albo pobytu czasowego tej osoby. Pracownik urzędu zapytany o terminowość wyjaśnił, iż gmina pobytu stałego informowana jest niezwłocznie po dokonaniu czynności zameldowania. Zatem wskazany termin jest zachowany. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych należy ocenić pozytywnie. [dowód: akta kontroli str.: 77-79, ]

10 Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Bolkowa zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) w zakresie ewidencji ludności oceniono pozytywnie. DOWODY OSOBISTE Wydawanie dowodów osobistych W przedmiotowym zakresie, z uwagi na dużą ilość złożonych w okresie kontrolnym wniosków o wydanie dowodu osobistego ( za 2013 r., za 2014 r. do dnia kontroli) zastosowana została próba kontrolna. Kontroli zostało poddanych 25 postępowań o wydanie dowodów (10 z roku 2014 i 15 z roku 2013 r.). Wszystkie poddane kontroli wnioski zostały złożone przez uprawnione do tego osoby, w myśl 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384 ze zm.). Wnioski osób pełnoletnich składane były osobiście. Za osoby małoletnie, które nie ukończyły 13 lat, wnioski składane były przez rodziców. Za osoby małoletnie, które ukończyły lat 13, a nie miały obowiązku posiadania dowodu osobistego, wnioski składane były przez jednego z rodziców. Do wszystkich wniosków o wydanie dowodu osobistego zostały dołączone dokumenty określone w 7 ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie złożone wnioski o wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13 roku życia zawierały uzasadnienie. W większości przypadków złożone wnioski zostały podpisane zgodnie z dyspozycją 6 wyżej wskazanego rozporządzenia. W trzech postępowaniach (koperty dowodowe nr , , ) uchybiono jednak przepisowi 6 ust. 2 w zakresie sposobu złożenia podpisu. Przepis ten stanowi, że osoba małoletnia, która ukończyła 13 rok życia, nie mająca obowiązku posiadania dowodu osobistego, składa swój podpis w miejscu przeznaczonym na podpis, a rodzic podpisuje wniosek obok tego miejsca. Natomiast w przedmiotowych postępowaniach rodzice złożyli swoje podpisy w innym miejscu wniosku - pod napisanym na wniosku uzasadnieniem. Należy przy tym wskazać, że uzasadnienie złożonego wniosku o wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która ukończyła 13 rok życia nie jest konieczne. Obowiązek taki odnosi się bowiem tylko do sytuacji, w której rodzice wnioskują o wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13 roku życia (art. 34 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych). W toku kontroli, w sześciu wnioskach (koperty dowodowe nr , , , , , ) stwierdzono uchybienie formalne w postaci nie wskazania przyczyny wymiany dowodu osobistego, a w dwóch wnioskach (koperty dowodowe nr , ) uchybienie formalne w postaci nie wskazania miejscowości i daty podpisania przez wnioskodawcę wniosku. We wszystkich wnioskach znajdowało się potwierdzenie danych meldunkowych. W sytuacji gdy na mocy 7 ust. 5 i 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. osoba nie miała obowiązku załączenia do wniosku odpisu aktu stanu cywilnego, na wniosku

11 znajdowała się adnotacja o potwierdzeniu zgodności danych zawartych we wniosku z właściwym aktem stanu cywilnego. W siedmiu przypadkach złożenie wniosku o wydanie dowodu osobistego było podyktowane utratą dowodu osobistego (koperty dowodowe nr , , , , , , ). W kopertach dowodowych, gdzie wymiana dowodu osobistego następowała z powodu utraty dokumentu, znajdowały się zawiadomienia o zgłoszeniu utraty dowodu osobistego, o których mowa w 26 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r.. Wyjątek stanowiła koperta dowodowa nr , w której brak było zawiadomienia. Przedmiotowe zawiadomienie znajdowało się w odrębnym segregatorze, co stanowi naruszenie 26 ust. 1 cyt. wyżej rozporządzenia. W większości kopert dowodowych znajdowała się część B formularza zawierającego potwierdzenie złożenia wniosku i określenie terminu odbioru dowodu osobistego. W jednym przypadku (koperta dowodowa nr ) wnioskodawca oświadczył pisemnie, że zagubił odcinek B formularza i jednocześnie potwierdził pisemnie odebranie dowodu osobistego. Na części B formularza znajdowały się prawidłowo dokonane potwierdzenia odbioru dowodu osobistego, zgodnie z dyspozycją 17 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. Wyjątkiem jest postępowanie, w którym wydano dowód osobisty o nr W tym bowiem przypadku na części B formularza brak jest wpisanej daty, co stanowi to naruszenie wyżej wymienionego przepisu. Przyczyną stwierdzonych wyżej nieprawidłowości i uchybień był brak dostatecznej rzetelności w wykonywaniu kontrolowanych zadań przez merytorycznego pracownika. Wpływ na taki stan rzeczy mógł mieć szeroki zakres zadań wykonywanych przez pracownika (wykonywanie obowiązków w zakresie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, ustawy o zmianie imion i nazwisk oraz ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych w zakresie dowodów osobistych). Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, wydawanie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym W wyniku kontroli ustalono, że organ prawidłowo unieważniał poprzednie dowody osobiste w systemie teleinformatycznym, zgodnie z dyspozycją art. 43 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym oceniono pozytywnie. Aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych i unieważnionych dowodów osobistych

12 Organ prawidłowo wprowadzał do ewidencji ludności informacje o wydanych dowodach osobistych, zgodnie z art. 44a ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych a także zgodnie z 22 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Burmistrz Bolkowa wprowadzał do systemu informatycznego ewidencji ludności informacje o dacie ważności poprzednio posiadanego dowodu osobistego, co jest zgodne z art. 43 u.e.l.d.o. w związku z 32 pkt 1 r.d.o. i 22 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Bolkowa zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993z późn. zm.) w zakresie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. REJESTRACJA STANU CYWILNEGO W kontrolowanym okresie sprawy z powyższego zakresu prowadzone były przez Panią Jolantę Kowalską Kobza, która na stanowisku Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Bolkowie pracuje od dnia r. Sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno technicznych Zadaniem kontroli w ww. zakresie było sprawdzenie poprawności sporządzania aktów stanu cywilnego na podstawie ustawy p.o.a.s.c w trybie czynności materialno-technicznej. Z uwagi na to, iż w kontrolowanym okresie nie było sporządzonych aktów urodzenia w ww. trybie, kontroli poddano tylko akty małżeństwa i akty zgonu. Sprawdzono 10 aktów małżeństwa (5 z 2013 r. i 5 z 2014 r.) sporządzonych na podstawie art. 1 1 ustawy z dnia r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz. U j.t. ze zm.) zwanej dalej KRiO, oraz 10 aktów małżeństwa (5 z 2013 r. i 5 z 2014 r.) sporządzonych na podstawie art. 1 2 KRiO.

13 Wszystkie akty stanu cywilnego, gdzie małżeństwo zostało zawarte w trybie art. 1 1 KRiO zostały sporządzone w ustawowym terminie (art ustawy p.o.a.s.c.). Natomiast akty małżeństw zawartych na podstawie art. 1 2 KRiO sporządzane były niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu, w którym do urzędu stanu cywilnego nadeszło zaświadczenie sporządzone zgodnie z art. 8 2 KRiO. W aktach zbiorowych do aktu małżeństwa nr 25 z 2013 r. znajduje się protokół zawarcia małżeństwa poza lokalem urzędu stanu cywilnego. Z protokołu wynika, iż w dniu r. zostały złożone oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński. Natomiast z treści aktu małżeństwa nr 25 z 2013 r. wynika, iż małżeństwo zostało zawarte w dniu r. Ponadto stwierdzono, iż protokół zawarcia małżeństwa poza lokalem jest nie kompletny. W powyższej sprawie pismem z dnia 22 października 2014 r. zwrócono się do Kierownika USC o wyjaśnienie przyczyn rozbieżności w dacie zawarcia związku małżeńskiego. W odpowiedzi uzyskano wyjaśnienia, iż powstałe rozbieżności wynikły z faktu, że projekt protokołu zawarcia związku małżeńskiego poza lokalem USC był przygotowany zgodnie z datą wpisaną w zapewnieniu złożonym dnia r. Podaniem z dnia r. strony zmieniły datę i miejsce zawarcia związku małżeńskiego. /przez niedopatrzenie w systemie nie została zmieniona data/. Przez nieuwagę nie zmieniono daty na projekcie, jak również nie została przekreślona. Zmiana została odnotowana na drugiej stronie protokołu i tamże też wpisano dane świadków w wyniku czego akt małżeństwa został sporządzony poprawnie. Uchybienie zostało poprawione poprzez przekreślenie daty w projekcie, naniesienie poprawki i adnotacji verte, gdyż w takich dokumentach brak jest miejsca na uwagi. W związku z powyższym zauważyć należy, iż przekreślenie i wpisanie prawidłowej daty na protokole zawarcia małżeństwa poza lokalem urzędu stanu cywilnego nastąpiło dopiero po piśmie kontrolera, w którym zwrócono się o wyjaśnienie zaistniałej sytuacji. W przedmiotowej sprawie niezrozumiałym jest także wpisanie imion i nazwisk świadków na odwrocie protokołu zawarcia małżeństwa poza lokalem urzędu stanu cywilnego, skoro w protokole jest na to przeznaczone miejsce. Ponadto żaden przepis nie obliguje kierownika usc do wcześniejszego sporządzania projektu protokołu zawarcia małżeństwa poza lokalem usc, jak i nie obliguje do sporządzenia ww. protokołu pismem drukowanym. Akt małżeństwa zawartego w usc jak i protokół zawarcia małżeństwa poza lokalem usc powinien zawierać prawidłowe dane i być kompletny. Dlatego przy sporządzaniu ww. dokumentów kierownik usc powinien wykazać się dużą starannością. Akta zbiorowe do aktów małżeństwa zawieranych na podstawie art. 1 1 KRiO zawierały wymagane przepisami prawa dokumenty, tj. odpisy skrócone aktów urodzenia, a także pisemne zapewnienie osób zamierzających zawrzeć związek małżeński, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (art. 54 ust. 1 ustawy p.o.a.s.c.). Natomiast akta zbiorowe do aktów małżeństwa zawieranych w sposób określony w art. 1 2 KRiO, zawierały zaświadczenie Kierownika USC stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz treść i datę złożonych przed nim oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci (art KRiO), zapewnienia składane w trybie art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy p.o.a.s.c., odpisy skróconych aktów urodzenia przyszłych małżonków, oraz zaświadczenie sporządzone przez duchownego stwierdzające, że

14 oświadczenia zostały złożone w jego obecności przy zawarciu związku małżeńskiego podlegającego prawu wewnętrznemu kościoła albo innego związku wyznaniowego. Zaświadczenia były podpisane przez duchownego, małżonków i dwóch pełnoletnich świadków, którzy byli obecni przy złożeniu tych oświadczeń. Wszystkie skontrolowane akty miały dołączone potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej za sporządzenie aktu małżeństwa w kwocie 84,00 zł. Kontroli poddano także 5 aktów zgonu sporządzonych w 2013 r., tj. AZ, AZ, AZ, AZ, AZ oraz 5 aktów zgonu sporządzonych w 2014 r., tj. AZ, AZ, AZ, AZ i AZ. Przed sporządzeniem aktu zgonu Kierownik USC każdorazowo weryfikował swoją właściwość. Porównując datę zgonu znajdującą się w karcie zgonu z datą sporządzenia aktu zgonu, stwierdzić należy, iż wszystkie akty zostały sporządzone w ustawowym terminie. Ustalono, iż zgłoszenia zgonu zostały dokonane przez podmioty, które były do tego zobowiązane (art. 65 ustawy p.o.a.s.c). Akty zgonu poddane kontroli zawierały dane przewidziane przepisami prawa, z wyjątkiem godziny zgonu. Obowiązek podania godziny zgonu wynika z treści art. 67 ust. 1 pkt 2 ustawy p.o.a.s.c. Prawidłowo sporządzony akt zgonu powinien zawierać datę i godzinę, a jeśli zgłaszający zgon nie wskazał tych danych, powinna zostać poczyniona w akcie zgonu stosowana adnotacja. Tylko prawidłowo sporządzony akt zgonu może, jako dowód zdarzeń w nim stwierdzonych, korzystać z przewidzianego w art. 4 p.o.a.s.c. waloru wyłączności (por. wyrok WSA w Opolu z dnia r. sygn. II SA/Op 523/11). Biorąc pod uwagę fakt, iż w kartach zgonu nie ma wpisanej godziny zgonu, zasadne jest sporządzanie stosownej adnotacji, zgodnie z art. 67 ust. 2 ustawy p.o.a.s.c. Jednakże mając na uwadze fakt, iż brak podania godziny zgonu w aktach nie wywoływał negatywnych skutków dla sporządzonych aktów stanu cywilnego, powyższa nieprawidłowość nie rzutuje na wydanie oceny pozytywnej w kontrolowanym obszarze. Wszystkie akty małżeństwa i zgonu sporządzono czytelnie, pismem drukowanym. a pisownia poszczególnych wyrazów nie budzi wątpliwości i jest zgodna z obowiązująca normą ortograficzną ( 2 pkt 2 rozporządzenia wykonawczego). Akty zgonu były podpisane przez osobę zgłaszającą zgon, co jest zgodne z 6 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego. We wszystkich aktach nazwiska, imiona oraz nazwy miejscowości wpisane są w pełnym brzmieniu bez skrótów ( 2 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego). Daty małżeństwa lub zgonu wpisane są do aktu stanu cywilnego słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności dzień, miesiąc, rok ( 5 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego). Akty są podpisane przez Kierownika USC oraz zawierają odciśniętą pieczęć z jego imieniem, nazwiskiem i pełnioną funkcją. Stwierdzono, że po sporządzeniu aktu stanu cywilnego niewykorzystane miejsce w rubryce uwagi zostało zakreślone w sposób uniemożliwiający dokonanie w niej jakichkolwiek wpisów ( 7 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego). W toku kontroli ustalono, że akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego są oznaczone numerem nadanym aktowi stanu cywilnego, co jest zgodne z 15 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego. Na marginesie zauważyć należy, iż Pani Jolanta Kowalska-Kobza stanowisko Kierownika USC piastowała do dnia 29 października 2014 r., ponieważ nie uzupełniła

15 wykształcenia, co spowodowało, iż po tym terminie nie spełniła wymagań określonych w art. 6a 1 pkt 5 ustawy p.o.a.s.c. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, sporządzanie aktów stanu cywilnego na podstawie czynności materialno-technicznej oceniono pozytywnie. Przechowywanie ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC Miejsce przechowywania ksiąg stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzów alfabetycznych określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. z 1998 r., Nr 136, poz. 884 z późn. zm.). Jest nim archiwum urzędu stanu cywilnego, które zgodnie z 22 ww. rozporządzenia powinno zapewniać należyte zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich. Powinno ono być także wyposażone w odpowiedni sprzęt przeciwpożarowy oraz w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza. W wyniku oględzin dokonanych w trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż archiwum Urzędu Stanu Cywilnego w Bolkowie znajduje się na II piętrze w biurze Kierownika USC. Jest to jednocześnie pokój obsługi klienta. Drzwi do pokoju są drewniane, zamykane na dwa zamki : jeden typu gerda a drugi typu łucznik. Księgi stanu cywilnego przechowywane są w głębi pokoju, w dwóch metalowych szafach, a także w szafach drewnianych usytuowanych na jednej ze ścian. Klucze od szaf oraz od pokoju, po godzinach pracy Kierownik USC zabiera ze sobą. Pani Kierownik poproszona o wyjaśnienie tej sytuacji, wyjaśniła, iż jest osobą, która po godzinach pracy wykonuje swoje czynności. W szafach metalowych przechowywane są księgi urodzeń, zgonów i małżeństw od 1945 r. do dziś. Akta zbiorowe z bieżącego roku znajdują się w metalowych szafach. Natomiast z lat starszych są przechowywane w drewnianych szafach zamykanych na klucz. W tych szafach są przechowywane także wtóropisy z lat z miejscowości Świerzawa i Wojcieszów oraz akta zbiorowe od 1945 r. do 2013 r. W pomieszczeniu znajduje się termometr i higrometr. Podczas oględzin urządzenie wskazywało odpowiednio 21 o C oraz 58% wilgotności powietrza. Pokój nie jest wyposażony w gaśnicę. Gaśnica znajduje się na zewnątrz, w korytarzu, ale nie w bezpośredniej bliskości z pomieszczeniem archiwum. Wobec powyższego stwierdzić należy, iż księgi stanu cywilnego nie są odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób trzecich i kradzieżą. Za niewłaściwe należy uznać przechowywanie ksiąg w pokoju, w którym odbywa się obsługa klientów usc oraz osób załatwiających sprawy związane z dowodami osobistymi. Osoby te mają swobodny dostęp do drewnianych szaf. Podczas kontroli szafy nie były zamknięte, a klucze znajdowały się w drzwiach. Ponadto księgi nie są odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem oraz uszkodzeniem. Zgodnie z pismem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Departament Spraw

16 Obywatelskich z dnia 25 lipca 2014 r. nr DSO-WSC /2014 do urzędów stanu cywilnego mają zastosowanie przepisy kancelaryjno-archiwalne rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67). Kierownicy Urzędów stanu cywilnego zobligowani są do przestrzegania przepisów ww. rozporządzenia oraz regulacji instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 do wskazanego rozporządzenia. Zgodnie z warunkami wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego, właściwa temperatura powietrza w stopniach C wynosi od 14 do 18 stopni, a właściwa wilgotność względna powietrza od 30 do 50 %. Podczas kontroli stwierdzono, że w pomieszczeniu, gdzie przechowywane były księgi stanu cywilnego wskazania termometru i higrometru przekraczały dopuszczalne normy. Naruszony zatem został 22 ust 1 i 2 rozporządzenia wykonawczego do ustawy p.o.a.s.c. W tym miejscu przypomnieć należy, iż za należyte przechowywanie, zabezpieczenie i konserwację ksiąg stanu cywilnego odpowiedzialny jest burmistrz oraz kierownik urzędu stanu cywilnego ( 23 ww. rozporządzenia). Ponadto niedopuszczalne jest, by po godzinach pracy klucze od pomieszczenia i szaf metalowych były zabierane przez Kierownika USC. Klucze te, po zakończonej pracy powinny pozostać w urzędzie, w miejscu które zapewni im należyte zabezpieczenie. [Dowód: akta kontroli str.: 229] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, przechowywanie ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC oceniono negatywnie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Bolkowa zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz z późn. zm.) w zakresie rejestracji stanu cywilnego oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. ZMIANA IMIENIA I NAZWISKA Prowadzenie postępowań administracyjnych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie oraz zawiadamianie o zmianie imienia i nazwisk. W przedmiotowym zakresie kontroli poddano wszystkie przeprowadzone w okresie poddanym kontroli postępowania w sprawie zmiany nazwiska ( 7 postępowań) o następujących numerach: USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Bolkowie weryfikował swoją właściwość do rozpatrzenia wniosku o zmianę imienia i nazwiska, zgodnie z art. 12 ustawy z dnia 17

17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r., Nr 220, poz ze zm.). Na wszystkich skontrolowanych wnioskach złożonych o zmianę nazwiska brak było pieczęci wpływu wniosku do organu. Praktyka taka jest niezgodna z przepisami 42 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14. poz. 67). Ponadto brak daty wpływu na wniosku uniemożliwia określenie daty wszczęcia postępowania (kontrolowane postępowania są postępowaniami wnioskowymi) oraz weryfikację terminowości postępowania. W związku z powyższym, pismem z dnia 28 października 2014 r. zwrócono się do pracownika wykonującego przedmiotowe zadania (do dnia 29 października 2014 r. zajmującego stanowisko Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Bolkowie) z prośbą o wyjaśnienie przyczyny takiego stanu rzeczy. W odpowiedzi pismem z dnia 5 listopada 2014 r. wskazano: Na wszystkich podaniach dot. zmiany imion i nazwisk jest brak daty wpływu ponieważ zgodnie z art k.p.a. datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. Wyjaśniono również, że wszystkie podania o zmianę nazwiska (wyjątek podanie Pani były składane osobiście w tut. USC. Odnosząc się do powyższych wyjaśnień stwierdzić należy, iż nie zasługują one na uwzględnienie, gdyż jedynie potwierdzają istotę i wagę opatrywania w postępowaniu administracyjnym datą wpływu składanych do urzędu administracji publicznej podań. Wszystkie złożone wnioski o zmianę imienia i nazwiska zawierały dane określone w art. 11 ust. 1 ustawy, tj. dane osoby, której zmiana dotyczy (imię lub imiona, nazwisko, nazwisko rodowe, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub ostatni pobyt stały, a w przypadku ich braku adres pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, numer PESEL), imię lub nazwisko, na jakie ma nastąpić zmiana oraz uzasadnienie. Wyjątkiem jest wniosek złożony w postępowaniu nr USC , w którym nie wskazano nr PESEL małoletniego dziecka wnioskodawcy. W opisanym postępowaniu, wnioskodawca wniósł również o zmianę nazwiska swojego małoletniego dziecka. Do złożonych wniosków zostały również załączone wymagane ustawą dokumenty, zgodnie z art. 11 ust. 2 i 3 ustawy. Wyjątkiem jest wniosek w postępowaniu nr USC , do którego wnioskodawca załączył odpis skrócony aktu małżeństwa. Przepis art. 11 ust. 2 pkt 2 ustawy o zmianie imienia i nazwiska stanowi natomiast o obowiązku dołączenia do wniosku odpisu zupełnego aktu małżeństwa. W tym samym postępowaniu wnioskodawca nie załączył również odpisu zupełnego swojego aktu urodzenia. W odpowiedzi na zapytanie o przyczynę tego braku, pracownik realizujący kontrolowane zadanie wyjaśnił, że w postępowaniu USC brak odpisu aktu urodzenia ze względu na zmianę nazwiska nabytego a nie rodowego. Wyjaśnienie powyższe nie zasługuje na uwzględnienie, ponieważ przepis art. 11 ustawy o zmianie imienia i nazwiska nie wyłącza obowiązku załączenia do wniosku odpisu zupełnego aktu urodzenia w przypadku, gdy wniosek dotyczy zmiany nazwiska nabytego a nie rodowego. Powyższa nieprawidłowość stanowi naruszenie przepisu art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy. Zgodnie z art k.p.a. w przypadku wystąpienia braków formalnych wniosku organ powinien wezwać wnoszącego do usunięcia tych braków w terminie siedmiu dni

18 z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Organ tych czynności nie dokonał. Biorąc pod uwagę, że wniosek został złożony osobiście, pracownik przyjmujący wniosek powinien w pierwszej kolejności w obecności wnioskodawcy rzetelnie zweryfikować poprawność i kompletność wniosku i w przypadku ujawnienia braków formalnych zwrócić się do strony o usunięcie tych braków na bieżąco, o ile jest to możliwe. W trzech postępowaniach (nr USC , USC , USC ) złożone wnioski o zmianę nazwiska dotyczyły zmiany nazwiska małoletnich dzieci. Postępowanie nr USC dotyczyło zamiany nazwiska osoby małoletniej poniżej lat 13. W postępowaniu tym do zmiany nazwiska małoletniej nie była wymagana zgoda drugiego rodzica, ponieważ był pozbawiony władzy rodzicielskiej na mocy prawomocnego wyroku sądowego. Postępowania nr USC , USC dotyczyły natomiast osób małoletnich, które ukończyły 13 rok życia. Na złożonych wnioskach zawarte były pisemne zgody drugiego z rodziców (dotyczy tylko postępowania nr USC ) oraz samych małoletnich (w postępowaniu nr USC wymagana była tylko zgoda osoby małoletniej, ponieważ ojciec pozbawiony został władzy rodzicielskiej prawomocnym wyrokiem sądu). Z uwagi na fakt, że na wnioskach nie było dat wpływu oraz ze względu na brzmienie art. 8 ust. 4 ustawy o zmianie imienia i nazwiska, kontrolujący pismem z dnia 28 października 2014 r. zwrócili się do pracownika wykonującego przedmiotowe zadania o wyjaśnienie czy przedmiotowe wnioski zostały złożone osobiście czy też wpłynęły drogą pocztową. Zwrócono się również o wyjaśnienie, czy zamieszczone na wnioskach zgody małoletnich i ojca w postępowaniu nr USC zostały wyrażone osobiście przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Bolkowie czy też zostały wyrażone tylko w formie pisemnej i wpłynęły do Urzędu wraz z wnioskiem. W odpowiedzi pismem z dnia 5 listopada 2014 r. wskazano, że wnioski zostały wniesione osobiście a podpisy małoletnich i ojca w postępowaniu nr USC wyrażające zgodę na zmianę nazwiska zostały złożone w obecności Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Bolkowie. Należy więc stwierdzić, że forma wyrażenia zgody przez dziecko i przez drugiego z rodziców była prawidłowa. Dla zachowania większej przejrzystości procesowej wskazane byłoby, aby obok wyrażonej pisemnie na wniosku przedmiotowej zgody umieszczona była adnotacja Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, że podpisy złożono w jego obecności. Postępowanie nr zostało wszczęte na wniosek jednego z rodziców, a dotyczyło zmiany nazwiska dziecka. W świetle art. 28 k.p.a. bezspornym jest, że drugi z rodziców posiadał prawa strony w przedmiotowym postępowaniu. W wyniku kontroli stwierdzono jednak, że organ jako stronę w tym postępowaniu traktował jedynie rodzica - wnioskodawcę. Tylko do wnioskodawcy została skierowana decyzja i osobisty odbiór decyzji potwierdził tylko wnioskodawca. Tego stanu rzeczy nie zmienia fakt, że na egzemplarzu wniosku i decyzji zawarta była pisemna zgoda drugiego z rodziców na zmianę nazwiska dziecka. Fakt ten pozwala jedynie uznać, że drugi z rodziców wyraził zgodę na zmianę nazwiska dziecka i faktycznie zapoznał się z treścią decyzji. Nie sposób jednak uznać, że tym samym korzystał on w tym postępowaniu z uprawnień strony. W tym kontekście należy również zauważyć, że w opisywanym postępowaniu organ nie zapewnił wszystkim stronom