Instrukcja korzystania z internetowego dostępu do systemu Controlling Finansowy Spis treści Rozpoczęcie pracy... 2 Informacje ogólne... 4 Lista aktualnych budżetów... 4 Informacje dotyczące wybranego budżetu... 5 Raport budżetowy... 5 Raport wykonania budżetu... 7 Informacje dodatkowe... 8 Wersja 3.2, 2 września 2013 r. Przygotowanie: Centrum Informatyczne 1
Rozpoczęcie pracy Praca na terenie uczelni: Pracę z systemem wniosku elektronicznego należy rozpocząć od uruchomienia dowolnej przeglądarki internetowej na komputerze podłączonym do sieci SGH_NET i wpisania adresu: cf.sgh.waw.pl. System nie wymaga logowania, domyślnie zalogowana do niego jest osoba zalogowana na komputerze do domeny SGH. Praca na komputerach które, nie są podłączone do sieci SGH: Dostęp do systemu Controling finansowy i wszystkich jego funkcji możliwy jest z komputerów nie będących w sieci SGH poprzez stronę https://brama.sgh.waw.pl. Po otwarciu podanej strony otrzymamy okno logowania (login i hasło do sieci SGH_NET). 1) Po w prowadzeniu loginu, hasła oraz działu SGH, należy wybrać przycisk Login (rysunek poniżej). 2
2) Następnie należy wybrać link Controlling finansowy Jeśli użytkownik zamierza pracować również z innymi systemami dostępnymi w portalu, powinien skorzystać z opcji otwarcia strony Controlling finansowy w nowym oknie. Ta opcja została oznaczona na poniższym rysunku czerwoną linią. W otwartym oknie aplikacji klikamy łącze Controlling finansowy 3
Informacje ogólne System Controlling finansowy składa się z trzech podstawowych elementów: a) Listy aktualnych budżetów, gdzie użytkownik może zobaczyć budżety do których ma dostęp. b) Informacji o budżecie, gdzie można znaleźć podstawowe dane, takie jak: kod budżetu; rok finansowy, którego budżet dotyczy, temat projektu oraz dysponentów lub osoby upoważnione do podglądu środków. c) Raportów, które prezentują aktualne informacje finansowe. Schemat posługiwania się systemem wygląda następująco: Raport Lista aktualnych budżetów Informacje o budżecie budżetowy Raport wykonania budżetu Lista aktualnych budżetów Lista budżetów przedstawia budżety których użytkownik jest dysponentem bądź też została mu udostępniona opcja podglądu. Poniżej znajduje się rysunek przedstawiający przykładową listę budżetów. Poszczególne kolumny oznaczają odpowiednio: a) Kod, który został nadany budżetowi. Zwykle zakończony jest on skrótem roku, którego budżet dotyczy. b) Temat krótka informacja dotycząca projektu, którego częścią jest budżet. Należy zauważyć, że Projekt może oznaczać również wydatki administracyjne i nie jest ściśle związany z np. projektami z funduszy strukturalnych, czy grantami. c) Rok, którego dotyczy budżet. d) Opcja Pokaż. Po kliknięciu na Pokaż użytkownik otrzymuje szczegółową tabelę dotyczącą wybranej linii budżetowej. 4
Informacje dotyczące wybranego budżetu Po kliknięciu Pokaż otrzymujemy tabelę zwierającą następujące informacje dotyczące: a) Kodu budżetu b) Roku finansowy c) Tematu d) Dysponentów oraz osób mających podgląd do środków finansowych danego projektu e) Terminów rozpoczęcia oraz zakończenia projektu f) Raportu budżetowego i raportu jego wykonania Powrót do listy projektów odbywa się poprzez kliknięcie na link Powrót do listy projektów Raport budżetowy Aby uzyskać szczegółowe informację o budżecie danego projektu należy kliknąć Pokaż raport. 5
Po kliknięciu otrzymujemy szczegółowy Raport budżetowy wybranego projektu. Sekcja Budżet przedstawia dostępne pozycje budżetowe (w ramach budżetu), wraz z informacją o całkowitym budżecie (kolumna Budżet), zablokowanych środkach (kolumna Blokady) oraz o dostępnych środkach (kolumna Dostępne środki). Korzystając z górnego menu ekranu Raport budżetowy otrzymujemy następujące opcje: wydruk całego raportu, wydruk bieżącej strony raportu, przejście do pierwszej strony raportu, poprzednia strona raportu, następna strona raportu, przejście do ostatniej strony raportu, zapisuje plik z raportem, zapisuje plik z raportem oraz otwiera plik w odpowiednim programie, 6
wybór formatu w jakim zapisany ma zostać plik. Powrót do budżetu odbywa się poprzez kliknięcie na link Powrót do budżetu Raport wykonania budżetu Aby uzyskać szczegółowe raport z wykonania budżetu należy kliknąć Pokaż raport przy pozycji Wykonanie Raport przedstawia pozycje budżetowe oraz wnioski finansowe dotyczące wykonania budżetu danej pozycji budżetowej w kolejności przedstawionej w sekcji Budżet Raportu budżetowego. Sekcja Pozycja budżetowa przedstawia pozycję budżetową wraz z informacją o całkowitym budżecie (kolumna Budżet), zablokowanych środkach (kolumna Blokady oraz o dostępnych środkach (kolumna Dostępne środki). Jeżeli pozycja budżetowa nie miała ustawionego budżetu (budżet równa się 0 zł), to nie jest wyświetlana w raporcie. Sekcja Wnioski finansowe przedstawia pozycje budżetowe wraz z wnioskami, które je obciążają. Jak można zobaczyć na poniższym rysunku, do pozycji budżetowej Centrum Informatyczne Zakup sprzętu komputerowego złożono dwa wnioski do pozycji 6 MS Office. 7
oraz jeden wniosek do pozycji 7 Oprogr. Inne. Informacje dodatkowe Naruszenie zasad bezpieczeństwa - taka informacja może pojawić się w momencie w którym użytkownik wszedł na stronę z raportami systemu, a później np. odszedł od komputera lub pracował z innymi aplikacjami. W tej sytuacji powinno się wejść jeszcze raz na stronę logowania (pomarańczowy link) i ponownie wybrać interesujący budżet, a następnie raport. Jeżeli jesteś dysponentem środków a nie widzisz danej linii budżetowej w systemie Controlling finansowy zgłoś sprawę w Kwesturze w Zespole Planowania i Monitorowania Budżetu 8