Program szkolenia: KADRY I PŁACE ORAZ OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W 2018R., Jastarnia, 21-24 maja 2018r. PRAWO PRACY W 2018 R. PROJEKTOWANE ZMIANY PRZEPISÓW. AKTUALNA WYKŁADNIA OBOWIĄZUJĄCYCH ROZWIĄZAŃ 1. PROJEKTOWANE ZMIANY W ZAKRESIE: skrócenia z 50 do 10 lat okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji w tym min. nowy obowiązek zwrócenia pracownikowi akt w formie papierowej, nowe zasady wydawania wydruku bądź kopii elektronicznej całości/części dokumentacji pracowniczej nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie danych osobowych pobieranych od kandydatów do pracy i pracowników, dopuszczalna dobrowolna zgoda na pobieranie innych danych, możliwość pozyskiwania przez pracodawcę danych biometrycznych, katalog danych których przetwarzanie nie jest możliwe nawet za zgodą pracownika proponowane zmiany w zakresie badań profilaktycznych osób przyjmowanych do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko pracy w ciągu 30 dni od rozwiązania/wygaśnięcia wcześniejszego stosunku pracy nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie monitoringu (szczególny nadzór nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy śmierć pracodawcy projekt ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej w przypadku śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną planowane zaliczenie do pracowniczego stażu pracy okresów wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia oraz w ramach prowadzenia własnej działalności gospodarczej planowane zmiany w zakresie szkoleń bhp zwiększenie możliwości wyboru przez pracodawcę w zakresie wyznaczenia osoby pełniącej służbę BHP propozycja ograniczenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych BHP nowe regulacje w zakresie dyskryminacji i mobbingu ułatwienie pracownikom dochodzenia roszczeń; zasady przyznawania odszkodowania i zadośćuczynienia planowane zasady tworzenia procedury antykorupcyjnej propozycja zasad i środków ochrony pracowników z nadanym statusem sygnalistów planowane zmiany dotyczące obowiązku pracodawcy wprowadzenia elastycznych form organizacji czasu pracy, telepracy dla: kobiet w ciąży powikłanej, pracowników rodziców dziecka niepełnosprawnego nowej ustawy o związkach zawodowych (możliwość wstępowania do związków zawodowych i tworzenia ich przez osoby wykonujące pracę na innej podstawie niż umowa o pracę) projekt nowej ustawy o ochronie danych osobowych 2. Plan kontroli PIP na 2018 r. przede wszystkim w zakresie prawidłowego wynagradzania zleceniobiorców zmiany w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy (nowe uprawnienia kontrolne w zakresie przestrzegania zapewnienia minimalnej stawki godzinowej)
3. Ograniczenie obowiązku wydawania regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania tylko do pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników Złagodzenie wymogów co do obowiązku tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (podniesienie progu z 20 do 50 pracowników) 4. Ochrona trwałości zatrudnienia w związku z obniżeniem wieku emerytalnego od 1 października 2017r. 5. Minimalna stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych - 13,70 zł pracodawcy objęci regulacją obowiązek prowadzenia ewidencji przepracowanych godzin konsekwencje powierzenia przez przyjmującego zlecenie jego wykonania osobie trzeciej zgodna z prawem dopuszczalność potrąceń 6. Zatrudnianie REGULACJE DOTYCZĄCE: Umowy na czas określony: 1. wprowadzenie maksymalnego dopuszczalnego czasu zatrudnienia (33 miesiące bądź 3 umowy) 2. dopuszczalna odnawialności limitu 3. umowy na czas określony, które nie będą podlegały limitowaniu ze względu na ich liczbę ani czas trwania 4. wprowadzenie obowiązku wskazania celu lub okoliczności zawarcia umowy dłuższej niż przewidywalne limity zatrudnienia czasowego (np.: zastępstwo nieobecnego pracownika, prace o charakterze dorywczym lub sezonowym) 5. obowiązek powiadomienia PIP w przypadku zawarcia umowy terminowej, w której pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie uzasadniające zawarcie dłuższej umowy na czas określony prawidłowe zasady zawierania umowy w celu zastępstwa nieobecnego pracownika zmiany dotyczące umów na okres próbny prawidłowy wybór pomiędzy umową o pracę a umowami cywilnoprawnymi, zakaz nadużywania umów cywilnoprawnych (planowane w 2018 r. kontrole PIP) umowa o praktyki absolwenckie nowa forma świadczenia pracy; możliwość nieodpłatnego wykonywania pracy przez absolwenta 7. Likwidacja syndromu pierwszej dniówki - nowe obowiązki pracodawcy 8. Badania profilaktyczne pracowników: właściwy wybór zakładu opieki zdrowotnej dopuszczalne honorowanie orzeczeń lekarskich uzyskanych przez pracownika w wyniku skierowania na badania przez poprzedniego pracodawcę zasady kierowania na badania pracowników prowadzących samochody w celach służbowych po zmianie rozporządzenia Ministra Zdrowia
badania osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnych nowy wzór skierowania na badania lekarskie(wstępne/okresowe/kontrolne) stosowanie bhp wobec osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych 9. Zasady rozwiązania umów o pracę Nowe regulacje: 1. wprowadzenie ustawowych okresów wypowiedzenia dla umów na czas określony 2. uzależnienie uprawnień pracowników i obowiązków pracodawców związanych z wypowiedzeniem umowy o pracę od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy 3. umowa na zastępstwo nowe zasady wypowiadania 4. wskazanie przyczyny wypowiedzenia obowiązki pracodawcy w przypadku umowy na czas określony i umowy bezterminowej zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia nowe uprawnienia pracodawcy długotrwała choroba pracownika zasady rozwiązania umowy rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia (tryb dyscyplinarny z inicjatywy pracodawcy oraz pracownika a także rozwiązanie z powodu długotrwałej nieobecności pracownika). skuteczne wręczenie wypowiedzenia (również w przypadku nieobecności pracownika) sytuacje, w których nie są potrzebne kryteria doboru do zwolnień Nowe wydłużone do 21 dni terminy odwołania się pracownika do sądu pracy, od: 1) wypowiedzenia umowy o pracę, 2) rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. lub od dnia jej wygaśnięcia 3) przepisy przejściowe w tym zakresie 10. Zasady wystawiania świadectw pracy nowe zasady wydawania świadectw pracy po kolejnych umowach okresowych (w ciągu 7 dni tylko na żądanie pracownika) prawidłowe dokonywanie korekty świadectwa pracy zasady wydawania duplikatów i odpisów uprawnienia dodatkowe (np. związane z rodzicielstwem) które należy wskazać w świadectwie pracy urlop wypoczynkowy wykazywany w świadectwie pracy w przypadku trwającej kolejnej umowy o pracę zawartej między stronami dopuszczalna możliwość wyboru wzoru świadectwa pracy 11. Uprawnienia rodzicielskie pracowników
zmiana zasad zatrudniania kobiet przy pracach uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia włączenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego i dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego do urlopu rodzicielskiego. Zwiększenie wymiaru urlopu rodzicielskiego nowe zasady korzystania z urlopu rodzicielskiego (zwiększenie dopuszczalnej liczby wniosków oraz nowe terminy ich składania; Maksymalnie 16 tygodni urlopu rodzicielskiego będzie mogło być wykorzystane w terminie późniejszym do końca roku kalendarzowego w którym dziecko kończy 6 lat). możliwość rezygnacji pracownika z urlopu rodzicielskiego nowa większa dopuszczalność większa elastyczności w zakresie dzielenia się uprawnieniami rodzicielskimi poszerzenie kręgu pracowników uprawnionych do urlopów z tytułu pełnienia funkcji rodzicielskich. wydłużenie urlopu rodzicielskiego maksymalnie do 64 bądź 68 tygodni w przypadku łączenia korzystania z takiego urlopu z wykonywaniem pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy nowe zasady wykorzystywania 2 dni zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat. Możliwość wykorzystywania tego zwolnienia w godzinach. urlop ojcowski zmiana zasad wykorzystywania (wyższy wiek dziecka, możliwość wykorzystania uprawnienia w częściach). uprawnienia dotyczące urlopów związanych z rodzicielstwem oraz zasiłku macierzyńskiego dla pracownika ojca w razie zgonu matki niebędącej pracownicą lub porzucenia przez nią dziecka, bądź w przypadku, gdy matka legitymuje się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji i stan jej zdrowia uniemożliwia sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem wydłużone terminy składania wniosków o poszczególne urlopy z tytułu pełnienia funkcji rodzicielskich urlop wychowawczy zmiany w Kodeksie pracy w zakresie składania wniosku, wymagane dokumenty; skutki niezachowania terminu na złożenie wniosku a ochrona trwałości stosunku pracy zasady ochrony stosunku pracy podczas korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich wprowadzenie wyraźnej regulacji w tym zakresie urodzenie dziecka w trakcie urlopu rodzicielskiego bądź wychowawczego kwestie problematyczne prace szczególnie niebezpiecznych dla zdrowia kobiet nowe regulacje 12. Urlop wypoczynkowy zaległy urlop (obowiązujący w 2018 r. termin wykorzystania urlopu zaległego) zasady udzielania urlopu zaległego (możliwość wysłania pracownika na zaległy urlop najnowsze orzecznictwo SN; nowy obowiązek informacyjny pracodawcy w tym zakresie)
prawidłowe udzielanie urlopu wypoczynkowego (rola planu urlopów, wymóg wykorzystania przez pracownika 14 kolejnych dni wypoczynku najnowsza wykładnia PIP) zasady przesuwania terminu urlopu; zasady odwołania pracownika z urlopu prawidłowe ustalenie wymiaru urlopu (wcześniejsze okresy zatrudnienia również za granicą; okresy nauki; pobierania zasiłku dla bezrobotnych) zasady ustalania urlopu proporcjonalnego (niepełny etat, zatrudnienie przez część miesiąca bądź roku; udanie się pracownika na urlop wychowawczy i powrót po tym urlopie) urlop na żądanie (najnowsze orzecznictwo SN; możliwość nieudzielenia urlopu na żądanie) urlop wypoczynkowy po długotrwałej chorobie (najnowsze orzecznictwo SN) zwolnienie pracownika z obowiązku wykonywania pracy, a urlop wypoczynkowy urlop wypoczynkowy pracowników z orzeczonym stopniem niepełnosprawności (zasady nabywania; oraz ustalania proporcji) współczynnik urlopowy w 2018 r. 13. Problematyka czasu pracy, w tym czas pracy pracowników niepełnosprawnych miejsce pracy a czas pracy czynności nie będące pracą - ich zaliczanie do czasu pracy wymiar czasu pracy w 2018 r. wydłużenie okresu rozliczeniowego (systemy w których jest to dopuszczalne), indywidualne rozkłady czasu pracy, gwarancje wynagrodzeniowe zasady wprowadzenia ruchomego systemu czasu pracy aktualna wykładnia dotycząca prawidłowego sporządzania harmonogramów czasu pracy (możliwość tworzenia harmonogramów na krótsze niż okres rozliczeniowych cząstki, obowiązek przekazania pracownikowi harmonogramu z wyprzedzeniem) prawidłowa gwarancja okresu odpoczynku dobowego i średniotygodniowego, zasady oddawania równoważnego okresu odpoczynku pojęcie doby pracowniczej i dnia wolnego (najnowsze orzecznictwo SN dotyczące pojęcia dnia wolnego obejmującego część poprzedniej doby pracowniczej) dopuszczalne systemy czasu pracy (orzecznictwo zakazujące tworzenia tzw. mieszanych systemów czasu pracy) praca w godzinach nadliczbowych (dopuszczalność pracy w nadgodzinach i jej ograniczenia) zasady rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych praca w wolną sobotę - zasady dopuszczalności i prawidłowa rekompensata praca w niedzielę i święto jak ją prawidłowo zrekompensować czas pracy a szkolenia (bhp i inne) czas pracy a podróże służbowe pracowników (podróż służbowa w nocy najnowsze stanowisko MPiPS) dyżur (prawidłowe zlecanie i rekompensata) czas pracy kadry kierowniczej (problematyka nadgodzin) prawidłowe zasady dotyczące odpracowania prywatnych wyjść pracowników pracownicy z orzeczonym stopniem niepełnosprawności obowiązujące ich normy czasu pracy (wyrok TK); dopuszczalność pracy w nadgodzinach; zgodne z prawem
odpracowanie prywatnych wyjść; możliwość zastosowania równoważnego systemu czasu pracy; dopuszczalność pracy w systemie ruchomego czasu pracy. ZAKŁAD PRACY PŁATNIKIEM W PODATKU DOCHODOWYM OD OSÓB FIZYCZNYCH W ŚWIETLE NAJNOWSZEGO ORZECZNICTWA SĄDÓW ADMINISTRACYJNYCH I ORGANÓW PODATKOWYCH. 1/ Kwalifikacja przychodów ze stosunku pracy, 2/ Świadczenia w naturze i ich ekwiwalenty, świadczenia nieodpłatne i częściowo odpłatne (m.in. świadczenia na podstawie przepisów BHP, ubiór służbowy, szkolenia i dokształcanie, pakiety medyczne, imprezy integracyjne dla pracowników, ich rodzin i kontrahentów, ubezpieczenia dodatkowe, ubezpieczenia OC dla członka zarządu, samochody służbowe wykorzystywane dla celów prywatnych, świadczenia dla pracowników mobilnych, posiłki i napoje dla pracowników, karty przedpłacone, parking dla pracowników, zapewnienie zakwaterowania, okulary dla pracownika, korzystanie przez pracowników z napojów z automatu pracodawcy na podstawie karty chipowej, sprzęt służbowy wykorzystywany na cele prywatne - komputer, telefon itp., świadczenia sportowe - karty benefit i multisport, możliwość skorzystania z sali gimnastycznej, boiska itp.), 3/ Świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (m.in. zapomogi pieniężne dla pracowników i członków ich rodzin, dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży, imprezy integracyjne finansowane z ZFŚS, świadczenia dla byłych pracowników), 4/ Nowe limity dla zwolnień podatkowych niektórych świadczeń otrzymywanych przez pracowników i byłych pracowników, 5/ Zasady ustalania kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy (m.in. koszty zryczałtowane podwyższone związane z dojazdem do innej miejscowości, koszty w przypadku kilku stosunków zatrudnienia, warunki potrącania kosztów pracowniczych, wynagrodzenie wypłacane po ustaniu stosunku pracy), 6/ Zasady dotyczące stosowania kosztów uzyskania przychodów ustalonych w formie ryczałtu procentowego (m.in. katalog przychodów, do których mają zastosowanie koszty 20% i 50% oraz warunki ich stosowania, koszty ryczałtowe a koszty faktycznie poniesione, zastosowanie 50% kosztów w ramach stosunku pracy, stosowanie 50% kosztów a dokumentacja pracownicza), 7/ Obowiązki płatnika w związku z umowami zlecenia/umowami o dzieło zawartymi z obcokrajowcami obowiązek poboru podatku u źródła (m.in. podmioty będące płatnikami podatku u źródła, nieograniczony i ograniczony obowiązek podatkowy, pojęcie miejsca zamieszkania - wyjaśnienie pojęć centrum interesów życiowych, centrum interesów gospodarczych, obliczanie okresu 183 dni pobytu w Polsce, kiedy należy przeprowadzić tzw. test rezydencji podatkowej, należności wypłacane na rzecz cudzoziemca z tytułu umowy zlecenia, umowy o dzieło m.in. umowy zawierane z rezydentami z krajów UE i z poza UE ogólne zasady opodatkowania wynagrodzenia zleceniobiorcy, który nie jest polskim rezydentem, postanowienia umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, obowiązki płatnika, gdy zleceniobiorca przedstawił certyfikat rezydencji lub nie przedstawił certyfikatu rezydencji, rozliczenie cudzoziemca, który w trakcie roku stał się polskim rezydentem);
8/ Podróże krajowe i zagraniczne (m.in. podróż służbowa czy oddelegowanie, należności za czas podróży służbowej, zwrot pracownikom przebywającym w podróży służbowej kosztów wyżywienia ponad wartość diety, dojazd pracownika taksówką na lotnisko w celu odbycia podróży służbowej, zwrot pracownikowi kosztów noclegu (w hotelu) z zapewnionym śniadaniem, udostępnienie samochodu celem odbycia podróży służbowej bezpośrednio z miejsca zamieszkania pracownika, wynajem samochodu osobowego za granicą a podatek u źródła, kursy walut stosowane przy rozliczeniu zagranicznej podróży służbowej, świadczenia dla pracowników oddelegowanych). ROZLICZENIA Z ZUS SKŁADKI ZMIANY I NOWELIZACJE 1. Najważniejsze zmiany w 2017r., w tym związane z: dostępem do świadczeń zdrowotnych, sankcjami dot. nieprawidłowo ustalonej stopy procentowej składek na ubezpieczenie wypadkowe, zmianą definicji pracownika w odniesieniu do składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, zmianami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. 2. Najważniejsze zmiany w 2018r., w tym: e-składka, zmiany wynikające z Konstytucji biznesu. 3. Wybrane zagadnienia: podstawa wymiaru składek pracowników delegowanych za granicę, ulgi i umorzenia w opłacaniu składek zmiany w świadczeniach emerytalno-rentowych w 2017r. e ZLA NOWE UNIJNE PRZEPISY O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH 1. Podstawy prawne. 1. Prawo UE Prawo krajowe Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) RODO 2. cele RODO 3. cechy (różnice pomiędzy UODO a RODO) 4. Stosowanie RODO
2. Podstawowe pojęcia z RODO 1. Dane osobowe 2. Przetwarzanie danych 3. Anonimizacja i pseudoanonimizacja 4. naruszenie ochrony danych osobowych 3.Zasady przetwarzania danych osobowych 4. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych 1. Zgoda 5. Szczególne kategorie danych osobowych 6. Prawa osoby, której dane dotyczą 1. Prawo do informacji 2. Prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą 3. prawo do sprostowania danych 4. Prawo do usunięcia danych ( prawo do bycia zapomnianym ) 5. Prawo do ograniczenia przetwarzania 6. Obowiązek powiadomienia o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub o ograniczeniu przetwarzania 7. Prawo do przenoszenia danych 8. Prawo do sprzeciwu 9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowanie 10. Prawo do odszkodowania / zadośćuczynienia za nieprawidłowe przetwarzanie danych 7. Administrator danych osobowych 1. Obowiązki ADO 8. Podmiot przetwarzający 1. Umowa z podmiotem przetwarzającym 9. Inspektor ochrony danych 1. Wyznaczenie IODy 2. Konflikt interesów według grupy roboczej art 29 3. IOD Kto? 4. Zadania IODy 5. Środki zapewnione IOD przez administratora 6. Co z dzisiejszym ABI (projekt) 7. Zgłoszenie IOD (projekt) 8. Różnice ABI IOD 10.Zabezpieczenia 1. Ocena skutków dla ochrony danych 2. Krajowe ramy interoperacyjności
3. Zarządzanie bezpieczeństwem danych osobowych (informacji) 4. Zarządzanie Ryzykiem - Identyfikowanie ryzyka - Analiza ryzyka - Postępowanie z ryzykiem - Dokumentowanie procedura zarządzaniem ryzykiem 5. Kategorie środków ochrony ISO 27 001 6. Zgłaszanie naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu 7. Dokumentacja naruszeń 11. Ocena skutków dla ochrony danych 12. Dokumentacja 1.Rejestr czynności przetwarzania 2.Polityka bezpieczeństwa 3.Inna dokumentacja i procedury 13. Odpowiedzialność 1. Prawo do odszkodowania 2. Kary finansowe