Podręcznik użytkownika Urzędowy dokument handlowy Część II Przeznaczony dla... właściwych organów (LJW/WLW w UE/EFTA) Certyfikacja... I. INTRA Świadectwa zdrowia zwierząt w obrocie wewnątrzunijnym II. EXPORT Wywozowe świadectwa zdrowia III. DOCOM Dokumenty handlowe TRACES Health and Consumers
Spis treści I. Wprowadzenie... 4 I.1. Zakres podręcznika użytkownika Urzędowe dokumenty Handlowe Część II... 4 I.2. Skróty i definicje... 5 I.3. Języki robocze... 5 I.4. Nowe wersje systemu TRACES... 6 I.5. Dostęp... 7 I.5.1. Dostęp do danych i ochrona danych... 7 I.5.2. Ostrzeżenie o zabezpieczeniach... 7 I.5.3. Środowiska... 8 I.5.4. Rejestracja konta... 9 I.5.5. Logowanie i wylogowanie... 12 I.5.5.1. Logowanie... 12 I.5.5.2. Wylogowanie... 12 I.5.5.3. Problemy z logowaniem... 13 I.5.6. Personalizacja menu systemu TRACES... 13 I.5.7. Aktualności systemu TRACES... 14 I.5.7.1. Strona startowa... 14 I.5.7.2. Biuletyn informacyjny... 14 II. Menu Dokumenty weterynaryjne...15 II.1. Wprowadzenie... 15 II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji... 15 II.2. Wyszukiwanie urzędowego dokumentu handlowego... 17 II.2.1. Sposoby obejścia i ograniczenia... 18 II.3. Uzyskanie Pomocy w podjęciu decyzji (HTD): podstawa prawna... 19 II.3.1. Podstawa prawna... 19 II.4. Certyfikacja Części II (Decyzja)... 20 II.4.1. Opcje przedkładania... 21 II.4.2. Podpis... 23 II.5. Przedkładanie Części III (Kontrola)... 24 II.5.1.... w odniesieniu do INTRA/DOCOM... 24 II.5.1.1. Zakładka Bieżąca kontrola... 25 II.5.1.2. Zakładka Kontrole... 26 II.5.1.3. Zakładka Badania laboratoryjne... 30 II.5.1.4. zakładka Naruszenia... 33 II.5.1.5. zakładka Działania... 33 II.5.2.... w odniesieniu do CVED... 34 II.5.3. Opcje przedkładania... 35 2 / 64
III. IV. Funkcje urzędowych dokumentów handlowych...36 III.1. Dokonywanie zmian w urzędowym dokumencie handlowym... 36 III.1.1. Dokonywanie zmian w przedłożonych urzędowych dokumentach handlowych (Część I) 36 III.1.2. Dokonywanie zmian w certyfikowanych urzędowych dokumentach handlowych (Części I, II i III)... 37 III.1.2.1. Korygowanie szczegółów w Części I (Przesyłka) i Części II (Decyzja)... 37 III.1.2.2. Wypełnianie ostatecznych wyników badań laboratoryjnych o statusie w oczekiwaniu na wynik (Część III) 40 III.2. Usuwanie lub anulowanie urzędowego dokumentu handlowego... 41 III.2.1. Usuwanie... 41 III.2.2. Anulowanie... 42 III.3. Drukowanie urzędowych dokumentów handlowych... 43 III.3.1. Przedłożone urzędowe dokumenty handlowe... 43 III.3.2. Niewypełnione wzory urzędowych dokumentów handlowych... 45 III.4. Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES... 46 III.4.1. Kontrole ilości... 47 III.4.2. Zabezpieczony dostęp... 48 Pozostałe menu w systemie TRACES...49 IV.1. Hurtownia danych w systemie TRACES... 49 IV.2. Qlikview... 50 IV.3. Raporty... 51 IV.4. Użytkownicy i organizacje... 52 IV.4.1. Użytkownicy... 52 IV.4.2. Organizacje... 52 IV.4.3. Zmiana hasła / zmiana pytania sprawdzającego i odpowiedzi sprawdzającej... 53 IV.4.4. Zmiana profilu użytkownika... 54 IV.5. Opublikowane listy zakładów... 55 IV.6. Pomoc w podjęciu decyzji... 56 IV.6.1. Program Wzmocnione kontrole... 56 IV.7. Prawodawstwo... 58 IV.8. Informacje... 59 V. Najczęściej zadawane pytania...60 V.1. Komunikat ostrzegawczy: Wielokrotne przedkładanie dokumentu jest zabronione... 60 V.2. Komunikat ostrzegawczy: Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: brak uprawnień do wykonania żądanej operacji... 60 V.3. Komunikat ostrzegawczy: Nie znaleziono świadectwa... 61 V.4. Komunikat ostrzegawczy: GEN 002... (ostrzeżenie o nieoczekiwanym błędzie)... 61 VI. Further information and contact...62 3 / 64
I. Wprowadzenie I.1. II Zakres podręcznika użytkownika Urzędowe dokumenty Handlowe Część W niniejszym podręczniku użytkownika przedstawiono podstawowe zasady i funkcje systemu TRACES w zakresie certyfikacji (Część II) i kontroli (Część III) 1 następujących urzędowych dokumentów handlowych przez właściwy organ na poziomie UE/EFTA: INTRA: 2 świadectwa zdrowia zwierząt w obrocie wewnątrzunijnym EXPORT: 3 wywozowe świadectwa zdrowia DOCOM: 4 dokumenty handlowe W razie potrzeby opisy są uzupełnione zrzutami ekranu interfejsu użytkownika systemu TRACES, których celem jest lepsze zilustrowanie wyglądu i sposobu działania systemu TRACES. Celem niniejszego podręcznika jest przyspieszenie pracy użytkownika oraz zapobieganie niedokładnościom i błędom w pisowni. Niniejszy podręcznik użytkownika należy czytać w połączeniu z zestawem narzędzi systemu TRACES 5, umożliwiającym dostęp do dalszych podręczników użytkownika systemu TRACES, filmów i szablonów. Zestaw narzędzi systemu TRACES zawiera wszystkie wymagane informacje w jednym dokumencie zbiorczym. System TRACES służy jako punkt kompleksowej obsługi europejskiego prawodawstwa w dziedzinie zdrowia zwierząt i zdrowia publicznego, obejmującego produkty pochodzenia zwierzęcego, żywe zwierzęta i produkty uboczne pochodzenia zwierzęcego i niezwierzęcego, oraz zdrowie roślin. W odniesieniu do wdrażania ogólnego prawodawstwa UE zachęca się jednak do kontaktu z właściwymi organami krajowymi lub oficjalnymi służbami UE w celu uzyskania prawidłowych informacji na temat wymogów dotyczących przemieszczania i innych danych. Wszystkie informacje na temat systemu TRACES znajdują się na oficjalnych stronach internetowych Komisji dotyczących zdrowia i konsumentów 6. Tutaj można również znaleźć prezentacje systemu TRACES 7. 1 Jeżeli jest to wymagane. 2 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 599/2004: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32004r0599:pl:not 3 W odniesieniu do świadectw ujednoliconych na szczeblu unijnym (np. Chile, Meksyk i Kanada). 4 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 142/2011: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32011r0142:pl:not 5 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 6 Szczegółowe informacje na temat systemu TRACES: http://ec.europa.eu/traces/ 7 Prezentacje w systemie TRACES: http://prezi.com/user/traces/ 4 / 64
I.2. Skróty i definicje Pełny wykaz wszystkich skrótów i akronimów związanych z systemem TRACES znajduje się w podpozycji Porozmawiajmy o systemie TRACES oraz w pozycji Ogólne cechy systemu TRACES w zestawie narzędzi systemu TRACES 8. I.3. Języki robocze Przed zalogowaniem do systemu TRACES, jak i w interfejsie użytkownika istnieje możliwość wybrania jednego z trzydziestu dwóch 9 języków, w zależności od preferencji użytkownika: Kod języka Język Kod języka Język ba bośniacki lv łotewski bg bułgarski mk macedoński cs czeski mt maltański da duński nl niderlandzki de niemiecki nw norweski el grecki pl polski en angielski pt portugalski es hiszpański ro rumuński et estoński ru rosyjski fi fiński sk słowacki fr francuski sl słoweński hr chorwacki sr serbski hu węgierski sv szwedzki il islandzki sq albański it włoski tr turecki lt litewski zh chiński Po zmianie języka następuje przekierowanie na ogólną stronę startową systemu TRACES. 8 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 9 W tym 22 języki urzędowe Unii Europejskiej (wszystkie poza irlandzkim (ga)) oraz albański, bośniacki, chiński, chorwacki, islandzki, macedoński, norweski, serbski, turecki i rosyjski. 5 / 64
I.4. Nowe wersje systemu TRACES W celu usprawnienia funkcji systemu TRACES i dostosowania ich do wymogów prawnych oraz potrzeb i życzeń użytkowników system jest stale ulepszany. Odbywa się to etapami. Z chwilą udostępnienia aktualizacji nowa wersja systemu TRACES jest instalowana online. Powiadomienia o nowych wersjach systemu TRACES są regularnie publikowane w celu objaśnienia użytkownikom systemu TRACES ulepszeń i modyfikacji w interfejsie użytkownika i funkcjach 10. Aby zweryfikować informacje podane w powiadomieniach o nowych wersjach systemu TRACES, można sprawdzić wersję systemu TRACES, która jest zainstalowana online. Podwójne kliknięcie na mapę świata/obrazek krowy w prawym górnym rogu okna systemu TRACES powoduje wyświetlenie następującej informacji w górnym banerze: numer wersji systemu TRACES (np. 06.00.01); data wersji, w formacie dd/mm/rrrr (np. 23/04/2013); środowisko i serwer systemu TRACES (np. TRACES_NT2_2_WEB). Po przesunięciu kursora myszy na mapę świata/obrazek krowy informacja ta wyświetli się jako etykietka narzędzia. 10 Przegląd powiadomień o nowych wersjach systemu TRACES znajduje się we wprowadzeniu do zestawu narzędzi systemu TRACES na stronie: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 6 / 64
I.5. Dostęp I.5.1. Dostęp do danych i ochrona danych W ramach przestrzegania rygorystycznych zasad dotyczących dostępu i wizualizacji danych zarówno handlowych, jak i niezwiązanych z handlem oraz w celu zapewnienia ochrony danych 11 do każdego profilu użytkownika systemu TRACES przypisane są restrykcyjne uprawnienia do dostępu. Ma to zastosowanie zarówno do użytkowników będących podmiotami gospodarczymi, jak i użytkowników związanych z właściwymi organami. Z oświadczeniem o polityce ochrony prywatności systemu TRACES można zapoznać się w różnych językach dostępnych w systemie TRACES, klikając przycisk Oświadczenie o ochronie danych osobowych w prawym górnym rogu okna systemu TRACES po zalogowaniu. I.5.2. Ostrzeżenie o zabezpieczeniach Wchodząc do systemu TRACES, użytkownik może natknąć się na ostrzeżenie o zabezpieczeniach, zawierające prośbę o wyrażenie zgody na wejście na stronę internetową. Jest to ustawienie konfiguracyjne systemu TRACES i jest w pełni godne zaufania. W systemie TRACES wdrożono różne elementy zabezpieczające na poziomie dostępu do aplikacji, zatwierdzania dokumentów urzędowych i prywatności komunikacji dzięki szyfrowaniu zabezpieczonych wymienianych informacji między klientami a serwerami (https, SSL). Podpis elektroniczny jeszcze bardziej zwiększa szybkość, wydajność i identyfikowalność oraz usprawnia funkcjonowanie środków zapobiegających fałszowaniu w oparciu o zasady bezpieczeństwa spełniające wymogi prawne dotyczące podpisu elektronicznego. W przypadku pojawienia się komunikatu Ostrzeżenie o zabezpieczeniach zachęca się do wybrania opcji Pokaż certyfikat w celu zapoznania się z większą liczbą szczegółów przed wykonaniem kolejnych operacji, 11 Rozporządzenie (WE) nr 45/2001: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32001r0045:pl:not 7 / 64
a następnie kliknięcia Tak, aby rozpocząć korzystanie z systemu TRACES. Klient importuje certyfikaty HTTPS takie jak SSL (ang. Secure Sockets Layer ) i TLS (ang. Transport Layer Security ) z serwera do lokalnej aplikacji lub środowiska, zgłaszając je jako zaufane. Tego rodzaju ostrzeżenie nie jest więc w rzeczywistości generowane przez system TRACES, ale przez serwer, na którym umieszczono certyfikat. I.5.3. Środowiska Środowisko produkcyjne systemu TRACES dostępne jest na stronie https://webgate.ec.europa.eu/sanco/ traces/. Jest to środowisko świata rzeczywistego systemu TRACES, ponieważ każda zmiana danych powoduje automatyczne powiadomienie zaangażowanych podmiotów gospodarczych i właściwych organów. Zachęca się użytkowników systemu TRACES do sprawdzenia właściwości i funkcje systemu TRACES w jednym z dwóch środowisk testowych systemu TRACES. Więcej informacji na temat korzystania ze środowisk systemu TRACES SZKOLENIE (training) i DOPUSZCZENIE (acceptance) można znaleźć w pozycji Testowanie właściwości systemu TRACES w zestawie narzędzi systemu TRACES 12. 12 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 8 / 64
I.5.4. Rejestracja konta Rejestracja właściwych organów Porządek zadań w ramach systemu TRACES Administrator systemu TRACES Zapisz Status użytkownika: ZATWIERDZONY Nowy lub Nowy administrator regionalny w menu Użytkownicy w systemie TRACES Powiadomienie przesłane do WOL Status użytkownika: ZATWIERDZONY Konta użytkowników związanych z właściwymi organami mogą zostać zarejestrowane w systemie TRACES przez krajowego administratora państwa członkowskiego za pośrednictwem menu Użytkownicy i organizacje oraz podmenu Użytkownicy. 1. Należy kliknąć przycisk Nowy administrator regionalny, aby utworzyć administratorów regionalnych systemu TRACES. 2. Należy kliknąć przycisk Nowy, aby utworzyć: użytkowników związanych z właściwymi organami centralnymi; użytkowników związanych z lokalną jednostką weterynaryjną; użytkowników będących wyznaczonymi lekarzami weterynarii 13. 13 Użytkownicy będący wyznaczonymi lekarzami weterynarii w systemie TRACES oznaczają wszystkich lekarzy weterynarii zatwierdzonych przez właściwy organ zgodnie z przepisami art. 14 ust. 3 pkt B) dyrektywy 64/432/EWG (http://eur-lex.europa.eu/ LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31964L0432:PL:NOT). 9 / 64
Konta użytkowników związanych z właściwymi organami można zarejestrować w TRACES jako konta użytkowników Zwykłych lub Zbiorowych. Konto właściwego organu zarejestrowane przez administratora krajowego w systemie TRACES staje się zatwierdzone natychmiast po zgłoszeniu. Do właściwego organu zostaje wysłane powiadomienie informujące o utworzeniu konta użytkownika 14. Powiadomienie zawiera bezpośrednie łącze do systemu TRACES wraz z nazwą użytkownika i hasłem. Więcej informacji na temat rejestracji konta użytkownika można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym pod adresem zestawu narzędzi systemu TRACES 15. 14 Więcej informacji można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES. 15 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 10 / 64
UWAGA Opcja Zgłoszenie nowego użytkownika, dostępna na stronie logowania systemu TRACES, jest przeznaczona jedynie dla podmiotów gospodarczych 16, a nie użytkowników związanych z właściwymi organami. 16 Więcej informacji można znaleźć w rozdziale I.5.4 Rejestracja konta poradnika użytkownika Unijne dokumenty urzędowe. Część I lub w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES. 11 / 64
I.5.5. Logowanie i wylogowanie I.5.5.1. Logowanie Należy wejść na stronę startową systemu TRACES, wpisać swój login (adres e-mail) w polu e-mail, wpisać swoje hasło i kliknąć przycisk Zaloguj (Login) 17 : Po zalogowaniu w prawym górnym rogu ekranu pojawi się konto użytkownika. I.5.5.2. Wylogowanie Należy kliknąć przycisk Wyloguj w prawym górnym rogu ekranu i potwierdzić zamiar wylogowania, klikając przycisk OK 18. 17 Konto użytkownika zostaje dezaktywowane po pięciu kolejnych nieudanych próbach zalogowania. Aby ponownie aktywować konto, należy skontaktować się z właściwym organem systemu TRACES. 18 Po 30 minutach braku aktywności nastąpi automatyczne wylogowanie. 12 / 64
I.5.5.3. Problemy z logowaniem Więcej informacji na temat problemów z logowaniem można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym pod adresem zestawu narzędzi systemu TRACES 19. I.5.6. Personalizacja menu systemu TRACES Użytkownik może dostosować menu systemu TRACES, znajdujące się po lewej stronie ekranu, do swoich potrzeb. Menu, z których korzysta się rzadziej, można zwinąć, natomiast częściej wykorzystywane menu można rozwinąć. Zmiany te są zapisywane na profilu użytkownika systemu TRACES, w związku z czym mają zastosowanie do wszystkich sesji systemu TRACES do czasu wprowadzenia nowych zmian. 19 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 13 / 64
I.5.7. Aktualności systemu TRACES I.5.7.1. Strona startowa Po zalogowaniu do środowiska produkcyjnego (świata rzeczywistego) 20 na stronie startowej systemu TRACES ukazują się zarówno informacje na temat systemu TRACES, jak i ważne informacje dotyczące zdrowia, takie jak środki ochronne. Zachęca się do regularnego sprawdzania na stronie startowej systemu TRACES aktualności dotyczących następujących tematów: Informacje ogólne i sugestie Zagrożenia i ogniska choroby Informacje sanitarne, np. wzory urzędowych dokumentów handlowych Aktualizacje techniczne i nowe wersje systemu TRACES Grupy robocze i spotkania I.5.7.2. Biuletyn informacyjny Ukazujący się co dwa miesiące biuletyn informacyjny systemu TRACES zawiera ogólne informacje na temat systemu TRACES, faktów i liczb, seminariów, sesji szkoleniowych i warsztatów, ustawodawstwa oraz spraw w przygotowaniu. Użytkownik może zamówić ten bezpłatny serwis informacyjny administrowany przez Dyrekcję Generalną ds. Zdrowia i Konsumentów za pośrednictwem tego łącza 21. 20 Więcej informacji można znaleźć w pozycji I.5.3 Środowiska. 21 Biuletyn informacyjny systemu TRACES: http://ec.europa.eu/coreservices/mailing/index.cfm?form=register&serviceid=1 14 / 64
II. Menu Dokumenty weterynaryjne II.1. Wprowadzenie Użytkownicy będący właściwymi organami związanymi z LJW, WLW 22 i z właściwym organem centralnym (WOC) są uprawnieni do przedłożenia Części I (Przesyłka) urzędowego dokumentu handlowego i przejścia do certyfikacji Części II (Decyzja). Użytkownicy związani z właściwymi organami odpowiedzialni za składy celne (art. 12 ust. 4 dyrektywy Rady 97/78/WE ustanawiającej zasady regulujące organizację kontroli weterynaryjnej produktów wprowadzanych do Wspólnoty z państw trzecich) oraz użytkownicy związani z właściwymi organami odpowiedzialni za departamenty zamorskie i niektóre wyspy (decyzja Komisji 94/641/WE ustanawiająca zasady mające zastosowanie do kontroli weterynaryjnych, które mają być przeprowadzone w odniesieniu do produktów przywożonych na niektóre wyspy greckie z państw trzecich) pod pewnymi warunkami mogą wydać i certyfikować zarówno urzędowe dokumenty wejścia 23, jak i urzędowe dokumenty handlowe 24. Przedmiotowe właściwe organy w systemie TRACES nazywa się specjalnymi lokalnymi jednostkami weterynaryjnymi (SLJW), przy czym status ten jest nadawany przez administratorów Komisji na uzasadniony wniosek państw UE/EFTA. Więcej informacji dotyczących przedkładania Części I urzędowego dokumentu handlowego można znaleźć w podręczniku użytkownika Urzędowe dokumenty handlowe. Część I, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES 25. II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji Za pośrednictwem systemu TRACES właściwe organy związane z LJW, WLW oraz z właściwymi organami centralnymi są także uprawnione do rozpoczęcia certyfikacji przesyłki, tj. części Decyzja (Część II). Oznacza to, że oprócz działań związanych z przedkładaniem, dotyczących Części I urzędowego dokumentu handlowego, dostępne są dwa dodatkowe działania dotyczące procesu certyfikacji Części II: 1. Zapisz w toku umożliwia właściwemu organowi tymczasowe przechowanie urzędowego dokumentu handlowego przed faktycznym podjęciem ostatecznej decyzji (Część II); 2. Zatwierdź/Przedłóż decyzję umożliwia właściwemu organowi podjęcie ostatecznej decyzji (Część II) dotyczącej urzędowego dokumentu handlowego. Ponieważ system TRACES jest systemem internetowym, funkcjonującym w trybie online, przedłożenie jest natychmiastowe 26. W przypadku dokumentów DOCOM opcje przedkładania związane z Częścią II są również dostępne dla podmiotu gospodarczego 27. 22 Użytkownicy będący wyznaczonymi lekarzami weterynarii w systemie TRACES oznaczają wszystkich lekarzy weterynarii zatwierdzonych przez właściwy organ zgodnie z przepisami art. 14 ust. 3 pkt B) dyrektywy 64/432/EWG (http://eur-lex.europa.eu/ LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31964L0432:PL:NOT). 23 Urzędowe dokumenty wejścia: CED, CVED, DECLAR i CHEDPP. 24 Urzędowe dokumenty handlowe: INTRA, EXPORT i DOCOM. 25 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 26 Więcej informacji można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie powiadomieniami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES. 27 Szczegółowe informacje dotyczące przedkładania przedstawiono w pozycji II.5.3 Opcje przedkładania. 15 / 64
Zapisz jako szkic STATUS ŚWIADECTWA: Szkic ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Nieukończona Część I NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Szkic WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * tylko bezpośredni współpracownicy powiązani z tym samym zakładem lub organem Przedłóż do poświadczenia STATUS ŚWIADECTWA: Nowy ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończona Część I NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Nowe WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia (LJW) * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia (PKG) CZĘŚĆ I Przegląd porządku zadań w ramach poświadczania TRACES - V5 Klonuj jako CVED STATUS ŚWIADECTWA PO KLONOWANIU: Szkic, Nowe, W toku, Zatwierdzone w zależności od decyzji podjętej przez Transitair lub PGG ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Część I lub Część II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Szkic, Nowy, W toku, Oryginał lub Odrzucone w zależności od decyzji podjętej przez Transitair lub urzędnika PKG WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * CVED: w zależności od decyzji podjętej przez Transitair lub PKG UWAGA: przycisk ten jest dostępny jedynie dla Transitair i urzędników PKG w świadectwach IMPORT Usuń STATUS ŚWIADECTWA: Usunięte ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: nd NADRUKOWANY ZNAK WODNY: nd WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * Brak Zapisz w toku STATUS ŚWIADECTWA: W toku ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Nieukończona Część II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: W toku WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * tylko bezpośredni użytkownicy powiązani z tym samym organem Odrzuć STATUS ŚWIADECTWA: Odrzucone ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończona Część I i II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Odrzucone WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: Wszystkie PKG w UE oraz WO miejsca wprowadzenia, państw przeznaczenia i tranzytu Zatwierdź / Przedłóż decyzję STATUS ŚWIADECTWA: Zatwierdzone ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończona Część I i II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Oryginał WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia, państwa przeznaczenia i tranzytu UWAGI: * Wersja świadectwa (V1, V2...) będzie widoczna obok Numeru referencyjnego TRACES, wskazując, czy zmiana Części I lub II została dokonana przez WO. * Świadectwo zostanie wstępnie zatwierdzone, jeżeli decyzja w sprawie Części II została podjęta przez WO z ograniczonym dostępem CZĘŚĆ II CZĘŚĆ III Anuluj STATUS ŚWIADECTWA: Anulowane ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończona Część I i II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Anulowane WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia, państwa przeznaczenia i tranzytu UWAGA: Nie ma możliwości anulowania odrzuconych przesyłek! Wycofane STATUS ŚWIADECTWA: Wycofane ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończone Części I i II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Wycofane WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia, państwa przeznaczenia i tranzytu UWAGA: WO państwa pochodzenia może wycofać świadectwa w terminie do 3 miesięcy po zatwierdzeniu Kontrola STATUS ŚWIADECTWA: Zatwierdzone ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończone Części I, II i III NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Oryginał WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia, państwa przeznaczenia i tranzytu UWAGA: do jednego świadectwa można dodać kilka kontroli 28 W środowiskach testowych systemu TRACES wszystkie urzędowe dokumenty handlowe mają ten sam znak wodny SZKO- LENIE (training) lub DOPUSZCZENIE (acceptance), niezależnie od statusu urzędowego dokumentu handlowego, w celu uniknięcia 28 16 / 64
II.2. Wyszukiwanie urzędowego dokumentu handlowego W menu Dokumenty weterynaryjne należy wybrać jeden z rodzajów urzędowych dokumentów handlowych: Świadectwa zdrowia zwierząt w obrocie wewnątrzunijnym ; Wywozowe świadectwa zdrowia ; Dokument handlowy ;...oraz określić co najmniej jedno kryterium wyszukiwania 29, związane głównie z Częścią I (Przesyłka) urzędowego dokumentu handlowego. Użytkownicy związani z właściwymi organami mogą z łatwością wyszukiwać urzędowe dokumenty handlowe, których jeszcze nie certyfikowano (Część II), zaznaczając kryterium wyszukiwania Do przetworzenia. Kryteria wyszukiwania można stosować pojedynczo 30 lub w połączeniu z innymi kryteriami wyszukiwania. Poniżej przedstawiono pewne konkretne kryteria wyszukiwania: Opcje wyszukiwania Numer referencyjny świadectwa Odnosi się do niepowtarzalnego numeru referencyjnego systemu TRACES, który jest automatycznie przydzielany do urzędowego dokumentu handlowego. Status świadectwa Informacje dotyczące statusu urzędowego dokumentu handlowego można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. jakichkolwiek pomyłek ze środowiskiem produkcyjnym świata rzeczywistego. 29 Aby przeszukać dane w szerszym zakresie, w większości kryteriów wyszukiwania systemu TRACES można posłużyć się symbolem wieloznacznym %. Ponadto system TRACES nie rozróżnia wielkich i małych liter przy wyszukiwaniu danych. Na przykład: wpisanie INTRA.FR% w polu Numer referencyjny świadectwa (co najmniej 8 znaków) umożliwia wyszukanie wszystkich INTRA dostępnych dla danego użytkownika. 30 Kryterium Status świadectwa nie może być użyte samodzielnie. 17 / 64
Opcje wyszukiwania Do przetworzenia Wyszukiwanie przedłożonych właściwym organom urzędowych dokumentów handlowych, których jeszcze nie certyfikowano. Sklonowane (Duplikat) Badania laboratoryjne w toku W celu ułatwienia przedkładania urzędowych dokumentów handlowych LJW dane zatwierdzone w Części I dokumentu DOCOM mogą zostać automatycznie przeniesione ( sklonowane ) do INTRA po kliknięciu przycisku Duplikat. Właściwy organ może wyszukiwać dokumenty DOCOM, które zostały już sklonowane. Wyszukiwanie urzędowych dokumentów handlowych z brakującymi danymi dotyczącymi badań laboratoryjnych (Część III). Znajdź bez kontroli Wyszukiwanie zatwierdzonych urzędowych dokumentów handlowych uprawniających wszystkie właściwe organy do dostępu do części dotyczącej kontroli (Część III) urzędowego dokumentu handlowego, do monitorowania dobrostanu zwierząt oraz do przeprowadzania kontroli zdrowia i dobrostanu (np. na trasie ). Należy skorzystać z opcji Numer referencyjny świadectwa w połączeniu z opcją Znajdź bez kontroli ( Znajdź w celu kontroli ). II.2.1. Sposoby obejścia i ograniczenia Poza zastosowaniem kryteriów wyszukiwania w systemie TRACES urzędowy dokument handlowy można również wyszukać dzięki wykorzystaniu jego niepowtarzalnego numeru referencyjnego świadectwa w szczególny sposób: Wybrać odpowiedni adres URL spośród podanych poniżej i wprowadzić numer referencyjny systemu TRACES na końcu adresu w następujący sposób 31 : 1. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/open.do?ref=intra.xx.yyyy.zzzzzzz 2. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/export/open.do?ref=export.xx.yyyy.zzzzzzz 3. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/open.do?ref=docom.xx.yyyy.zzzzzzz Zgodnie z zasadami dostępu do danych (biznesowych) użytkownik musi zostać zgłoszony w urzędowym dokumencie handlowym, aby uzyskać dostęp do tego dokumentu. W przeciwnym wypadku wyświetli się następujący komunikat ostrzegawczy: Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: brak uprawnień do wykonania żądanej operacji. 31 Legenda: XX = kod ISO państwa, w którym znajduje się LJW właściwa dla Miejsca pochodzenia/miejsca zbiorów. YYYY = rok przedłożenia NNNNNNN = niepowtarzalny numer referencyjny systemu TRACES. 18 / 64
II.3. Uzyskanie Pomocy w podjęciu decyzji (HTD): podstawa prawna W trakcie procesu certyfikacji za pośrednictwem modułu Pomoc w podjęciu decyzji systemu TRACES właściwy organ może uzyskać dodatkowe informacje zwrotne na temat odpowiedniej (skonsolidowanej) podstawy prawnej. Przedmiotową funkcję HTD wdrożono w odniesieniu do wszystkich urzędowych dokumentów handlowych w celu ostrzegania, informowania i wspierania właściwych organów w trakcie procesu decyzyjnego. Informacje zwrotne zawsze zależą od rodzaju i pochodzenia zgłaszanego towaru i wgląd w nie jest nieobowiązkowy. Moduł HTD pojawia się jedynie przy przedkładaniu Części II urzędowego dokumentu handlowego 32. II.3.1. Podstawa prawna W module HTD zakładka Podstawa prawna udostępnia właściwym organom przegląd całego obowiązującego prawodawstwa dotyczącego rodzaju i pochodzenia zgłaszanego towaru. W systemie TRACES wyświetla się łącze do wersji skonsolidowanej rozporządzenia UE lub większej ich liczby w bieżącym języku roboczym systemu TRACES 33, opublikowanych na oficjalnej stronie internetowej Eur-Lex 34. Wgląd we wspomniane informacje prawne jest nieobowiązkowy. 32 Po przedłożeniu Części II moduł HTD nie będzie już dostępny/wyświetlany. 33 Tj. w jednym z języków UE/EFTA używanych w systemie TRACES. 34 Strony internetowe Eur-Lex: http://eur-lex.europa.eu/pl/index.htm 19 / 64
II.4. Certyfikacja Części II (Decyzja) Jedynie właściwe organy w LJW/WLW UE mogą zainicjować, Część II urzędowego dokumentu handlowego (dopuszczenie lub odrzucenie przesyłki), uzyskać do niej dostęp i ją podpisać, korzystając w tym celu z menu Dokumenty weterynaryjne. Wyjątek stanowią dokumenty DOCOM, które są dostępne głównie dla podmiotów gospodarczych, natomiast właściwe organy mogą również uzyskiwać dostęp do deklaracji Informacje dotyczące zdrowia. W celu dokonania certyfikacji urzędowego dokumentu handlowego użytkownik musi wyszukać 35 i kliknąć przycisk Otwórz, znajdujący się pod urzędowymi dokumentami handlowymi, które jeszcze wymagają certyfikacji (Część II Decyzja). Część II urzędowego dokumentu handlowego odnosi się do deklaracji podmiotu gospodarczego, w której stwierdza się, że Informacje dotyczące zdrowia są zgodne z obowiązującymi wymaganiami. Jeżeli pole wyboru w deklaracji Informacje dotyczące zdrowia nie zostanie zaznaczone, odpowiedni tekst zostanie automatycznie wykluczony z wydruku urzędowego dokumentu handlowego. 35 Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.2. Wyszukiwanie urzędowego dokumentu handlowego. 20 / 64
II.4.1. Opcje przedkładania W odniesieniu do certyfikacji urzędowego dokumentu handlowego w systemie TRACES (Część II; Certyfikacja) dostępne są następujące opcje: Opcje zapisywania Anuluj i wróć do menu Odrzuć Zapisz w toku Przedłóż decyzję Powrót do podmenu Dokumenty weterynaryjne i anulowanie wszystkich działań wykonanych podczas certyfikacji urzędowego dokumentu handlowego. Jeżeli użytkownik nie zapisał jeszcze swojego urzędowego dokumentu handlowego, wszystkie informacje wprowadzone w Części I i II zostaną utracone. Wszystkie obowiązkowe informacje dotyczące zgłoszonej przesyłki (Części I i II) musiały zostać wprowadzone, aby właściwy organ miał możliwość wyciągnięcia wniosków dotyczących tej przesyłki. Opcja ta obejmuje ostatni etap związany z Częściami I i II urzędowego dokumentu handlowego. Urzędowy dokument handlowy otrzymuje status Odrzucony. Zapisanie Części I i II urzędowego dokumentu handlowego, który nie został jeszcze certyfikowany. Jest to pośredni, nieobowiązkowy etap przed ostateczną certyfikacją Części I i II urzędowego dokumentu handlowego (dopuszczenie lub odrzucenie przesyłki przez LJW/WLW), np. w celu zakończenia kontroli. Opcji tej można użyć w celu wypełnienia urzędowego dokumentu handlowego na różnych etapach i w różnych miejscach. Urzędowy dokument handlowy otrzymuje status W toku. W przypadku urzędowego dokumentu handlowego o statusie W toku nie będą wysyłane żadne powiadomienia dotyczące przedłożenia tego dokumentu. Wszystkie obowiązkowe informacje dotyczące zgłoszonej przesyłki (Części I i II) musiały zostać wprowadzone, aby właściwy organ miał możliwość wyciągnięcia wniosków dotyczących tej przesyłki. Opcja ta obejmuje ostatni etap związany z Częściami I i II urzędowego dokumentu handlowego. Urzędowy dokument handlowy otrzymuje status Zatwierdzony. 21 / 64
UWAGA Urzędowy dokument handlowy powiązany z handlem krajowym lub (bezpośrednim) wywozem zostanie zatwierdzony automatycznie po kliknięciu przycisku Przedłóż do certyfikacji 36 lub przycisku Przedłóż decyzję / Zatwierdź, bez konieczności przechodzenia do Części II (Certyfikacja). Komunikat ostrzegawczy INTRA-063 Świadectwa wywozowe lub świadectwa dotyczące handlu krajowego w obrocie wewnątrzunijnym nie wymagają zatwierdzenia pojawia się przy przedkładaniu świadectwa INTRA dotyczącego handlu krajowego lub (bezpośredniego) wywozu. 36 Przycisk Przedłóż do certyfikacji jest przyciskiem specyficznym dla części I urzędowego dokumentu handlowego. Więcej informacji można znaleźć w podręczniku użytkownika Urzędowe dokumenty handlowe Część I. 22 / 64
II.4.2. Podpis Aby certyfikować urzędowy dokument handlowy, system TRACES żąda podania hasła użytkownika. Po wpisaniu hasła należy kliknąć Podpisz zatwierdzenie. Można zaznaczyć rubrykę Użyj tego samego hasła przy wszystkich kolejnych podpisach, aby system zapamiętał hasło przez cały czas trwania sesji. Dana sesja kończy się automatycznie po 30 minutach braku aktywności. 23 / 64
II.5. Przedkładanie Części III (Kontrola) II.5.1.... w odniesieniu do INTRA/DOCOM Właściwe organy mogą monitorować dobrostan zwierząt i przeprowadzać kontrole zdrowia, dobrostanu i innego rodzaju kontrole (np. na trasie ) w odniesieniu do dokumentów INTRA/DOCOM 37, wchodząc w Numer referencyjny świadectwa i klikając opcję Znajdź bez kontroli 38 ( Znajdź w celu kontroli ). W tym celu właściwy organ musi otworzyć urzędowy dokument handlowy, kliknąć Kontrola i wstawić wszelkie szczegółowe dane w zakładce Kontrola. Właściwy organ, który certyfikował urzędowy dokument handlowy (Część II), otrzymuje powiadomienie o przeprowadzonych kontrolach (Część III) i uzyskuje dostęp do wyników kontroli. Część dotycząca kontroli będzie uwzględniona w wydruku urzędowego dokumentu handlowego 39. W Części III urzędowego dokumentu handlowego przedstawia się informacje dotyczące zakończenia kontroli urzędowych. Oficjalny opis rubryk z Części III Kontrola znajduje się w załączniku Wskazówki wypełniania świadectwa wewnątrzwspólnotowego do rozporządzenia Komisji (WE) nr 599/2004. Niektóre rubryki w różnych zakładkach systemu TRACES przedstawiono jednak poniżej: Bieżąca kontrola ; Kontrole ; Badania laboratoryjne ; Naruszenia ; Działania. 37 Nie dotyczy to dokumentów EXPORT. 38 Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.2. Wyszukiwanie urzędowego dokumentu handlowego. 39 Więcej informacji na temat drukowania urzędowego dokumentu handlowego można znaleźć w pozycji III.3. Drukowanie urzędowych dokumentów handlowych. 24 / 64
II.5.1.1. Zakładka Bieżąca kontrola Rodzaj Rubryka Informacje INTRA DOCOM INTRA DOCOM III.2. Numer referencyjny świadectwa III.2. Numer referencyjny świadectwa III.1. Data kontroli III.1. Data kontroli Odnosi się do niepowtarzalnego numeru referencyjnego świadectwa, który system TRACES automatycznie przydziela do urzędowego dokumentu handlowego. Data kontroli zostanie wyznaczona w dniu podpisania urzędowego dokumentu handlowego. Data jest automatycznie wpisywana na podstawie strefy czasowej Brukseli (GMT +1). INTRA DOCOM III.14. Urzędowy lekarz weterynarii lub urzędowy inspektor III.14. Urzędowy lekarz weterynarii lub urzędowy inspektor Rubryka ta zostaje automatycznie wypełniona nazwą użytkownika kontrolującego dokument. Jeżeli właściwy organ jest związany ze zbiorowym użytkownikiem, zostanie on poproszony o wyznaczenie Urzędowego lekarza weterynarii/ inspektora z rozwijanego menu. Data kontroli podana w tej rubryce zostanie wyznaczona w dniu podpisania urzędowego dokumentu handlowego. Data jest automatycznie wpisywana na podstawie strefy czasowej Brukseli (GMT +1). 25 / 64
II.5.1.2. Zakładka Kontrole Rodzaj Rubryka Informacje INTRA DOCOM III.3. Kontrola dokumentów III.3. Kontrola dokumentów Niniejsza rubryka dotyczy obowiązkowego sprawdzenia świadectw zdrowia lub dokumentów towarzyszących przesyłce. W przypadku zwierząt, w odniesieniu do których ma zastosowanie wzór niezharmonizowany, istnieją dodatkowe opcje dodatkowe gwarancje i wymogi krajowe. INTRA DOCOM III.4. Kontrola tożsamości III.4. Kontrola tożsamości Niniejsza rubryka dotyczy sprawdzenia spójności pomiędzy świadectwami zdrowia lub dokumentami towarzyszącymi i przesyłką zgłoszoną właściwemu organowi. 26 / 64
Rodzaj Rubryka Informacje INTRA DOCOM III.5. Kontrola fizyczna III.5. Kontrola fizyczna Kontrolę fizyczną należy przeprowadzić zgodnie z obowiązującym prawodawstwem. Jeżeli wyniki kontroli fizycznej okażą się niezadowalające, właściwy organ musi wprowadzić szczegółowe informacje w rubryce III.9 Naruszenie przepisów dotyczących zdrowia zwierząt. INTRA DOCOM III.7. Kontrola dobrostanu III.7. Kontrola dobrostanu Niniejsza rubryka dotyczy warunków transportu oraz statusu dobrostanu zwierząt po przyjeździe. Jeżeli wyniki kontroli dobrostanu okażą się niezadowalające, właściwy organ musi wprowadzić szczegółowe informacje w rubryce III.8 Naruszenie przepisów dotyczących dobrostanu. Niniejsza rubryka nie dotyczy dokumentów DOCOM. 27 / 64
Rodzaj Rubryka Informacje INTRA DOCOM III.6. Badania laboratoryjne III.6. Badania laboratoryjne Określenie badania laboratoryjnego jest możliwe, gdy: przeprowadzono kontrolę fizyczną (wynik zadowalający lub niezadowalający). Odstępstwo od kontroli fizycznej uniemożliwia wprowadzenie jakichkolwiek szczegółowych danych w sekcji Badania laboratoryjne w zakładce Kontrole. Należy wprowadzić: datę: próbna data musi być wcześniejsza lub równa dacie kontroli urzędowego dokumentu handlowego; powód badania laboratoryjne: należy kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się z prawej strony, wybrać jeden z gatunków wpisanych w Części I i kliknąć przycisk Wybierz z lewej strony, aby przejść do badań laboratoryjnych związanych ze zdrowiem zwierząt, zdrowiem publicznym lub higieną żywności, a także ewentualnie do zastosowanej metody laboratoryjnej. Jako wynik badania należy zaznaczyć W oczekiwaniu na wynik, gdy ma miejsce badanie próbek, a towar musi zostać natychmiast zwolniony. Zwolnienie (po zakończeniu kontroli) przesyłki z wynikami laboratoryjnymi o statusie W oczekiwaniu na wynik jest dostępne jedynie w odniesieniu do INTRA i DOCOM. W tym kontekście do momentu przekazania wyników do LJW przesyłane jest co tydzień następujące powiadomienie: Należy wskazać wnioski z badań laboratoryjnych o statusie»w oczekiwaniu na wynik«w odniesieniu do następujących świadectw w obrocie wewnątrzunijnym: Jeżeli w ciągu 60 dni od daty kontroli nie zostaną wpisane żadne wyniki, cotygodniowy monit jest również wysyłany do WOC danej LJW. Nie można zarządzać tymi powiadomieniami z menu Profil użytkownika. 28 / 64
Rodzaj Rubryka Informacje Można zmienić charakter badania lub dodać badanie po otrzymaniu wyników analizy. W kategorii Pozostałości badania laboratoryjnego wprowadzono kategorie ogólne (wielkimi literami), aby umożliwić kierowanie zapytań ogólnych oraz wsteczne wpisywanie konkretnych wyników analiz w zakładkach Kontrole i Badania laboratoryjne. Po przedłożeniu Części III urzędowego dokumentu handlowego można wpisać ostateczne wyniki badań laboratoryjnych W oczekiwaniu na wynik i zmienić ich status z W oczekiwaniu na wynik na Zadowalające / Niezadowalające. Więcej informacji można znaleźć w pozycji III.1.2. Dokonywanie zmian w certyfikowanych urzędowych dokumentach handlowych (Części I, II i III). W przypadku zmiany na Zadowalające status urzędowego dokumentu handlowego pozostaje Zatwierdzony. W przypadku zmiany na Niezadowalające status urzędowego dokumentu handlowego zmienia się na Wycofany. Więcej informacji na temat porządku zadań w ramach certyfikacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 29 / 64
II.5.1.3. Zakładka Badania laboratoryjne Badania laboratoryjne w sekcji Badania laboratoryjne w zakładce Kontrole automatycznie wygenerują możliwość dodania szczegółowych danych dotyczących pobierania próbek w zakładce Badania laboratoryjne. Można to zrobić w odniesieniu do każdego referencyjnego badania laboratoryjnego. Oznacza to, że istnieje wyraźne powiązanie między zakładką Kontrole i zakładką Badania laboratoryjne. Wpisanie szczegółowych danych dotyczących Wniosków w zakładce Badania laboratoryjne jest obowiązkowe dla każdego referencyjnego badania laboratoryjnego wskazanego w zakładce Kontrole. W przeciwnym wypadku wyświetli się następujący komunikat ostrzegawczy: INTRA-219 wypełnienie pola»wnioski«w zakładce»badania laboratoryjne«jest obowiązkowe Każde odniesienie do badania laboratoryjnego zawiera sekcję zarezerwowaną dla Zgłaszającego 40, a także dla użytkownika związanego z Laboratorium 41 w systemie TRACES. Skorzystanie z zakładki Badania laboratoryjne umożliwia: wydrukowanie Protokołu pobrania próbki, który można przesłać do laboratorium; powiadomienie władz laboratorium drogą elektroniczną, jeżeli występują one w systemie TRACES i są określone w zakładce urzędowego dokumentu handlowego Badania laboratoryjne ; otrzymanie drogą elektroniczną wyników badania z laboratorium określonego w urzędowym dokumencie handlowym; oraz automatyczne wypełnienie szczegółowych informacji dotyczących RASFF w formularzu powiadomienia RASFF (wyłącznie w odniesieniu do INTRA). Niektóre pola danych dotyczących Badań laboratoryjnych zaznaczono poniżej: 40 Tj. dla użytkownika TRACES związanego z właściwym organem w LJW w UE. 41 Więcej informacji na temat użytkowników związanych z laboratorium można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES. 30 / 64
Tytuł Informacje Zgłaszający Laboratorium Jeżeli w urzędowym dokumencie handlowym określono laboratorium, otrzyma ono drogą elektroniczną Protokół pobrania próbki, tak by automatycznie włączyć wyniki badania laboratoryjnego do urzędowego dokumentu handlowego. Laboratoria można wybierać na poziomie europejskim. Laboratoria, podobnie jak inne właściwe organy, mogą zostać utworzone jedynie przez Komisję Europejską na wniosek właściwego organu. Badanie laboratoryjne Rodzaj próbki Laboratorium Data zwolnienia Metoda badania laboratoryjnego Wnioski Może być już wypełnione Badaniem laboratoryjnym wybranym w zakładce Kontrole. Wprowadzenie, zmiana lub ponowny wybór są możliwe za pomocą przycisku Wybierz i zostaną pokazane w zakładce Kontrole. Należy wybrać z rozwijanej listy. Jeżeli na liście brakuje Rodzaju próbki, należy skontaktować się z Zespołem systemu TRACES. Data zwolnienia jest w formacie dd/mm/rrrr i musi być późniejsza niż data pobrania próbki. Metodę badania laboratoryjnego można wybrać z menu lub opisać w polu przeznaczonym na dowolny tekst. Zaleca się jednak skorzystanie z menu z funkcjami wyboru, aby ułatwić pobieranie sprawozdań w systemie TRACES i tłumaczenie danych w systemie TRACES. Wnioski w zakładce Badania laboratoryjne są zarezerwowane dla użytkownika związanego z laboratorium prowadzącym badania, natomiast wnioski określone w rubryce Badania laboratoryjne w zakładce Kontrole są zarezerwowane dla właściwego organu zatwierdzającego urzędowy dokument handlowy. Należy zauważyć, że opcja W oczekiwaniu na wynik nie jest opcją dla użytkowników związanych z władzami laboratorium; w odniesieniu do tej kwestii należy przejść do zakładki Kontrole. Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.5.1.2. Zakładka Kontrole. Właściwe organy mogą włączyć do systemu TRACES wyniki analizy kontrolnej oraz drugiej analizy. 31 / 64
32 / 64
II.5.1.4. zakładka Naruszenia Naruszenia przepisów dot. dobrostanu lub przepisów dot. zdrowia zwierząt można określić w zakładce Naruszenia. Wypełnienie rubryki III.8. Naruszenie przepisów dot. dobrostaniu staje się obowiązkowe wówczas, gdy w rubryce III.7. Kontrola dobrostanu wpisano Niezadowalająca. Wypełnienie rubryki III.9. Naruszenie przepisów dot. zdrowia zwierząt staje się obowiązkowe wówczas, gdy w rubryce III.5. Kontrola fizyczna wpisano Niezadowalająca. II.5.1.5. zakładka Działania W zakładce Działania można określić działania naprawcze lub następcze. 33 / 64
II.5.2.... w odniesieniu do CVED W ramach konkretnych procedur, takich jak ukierunkowanie przesyłek szczególnych lub niezgodnych itp., właściwy organ odpowiedzialny za zakłady w miejscu przeznaczenia musi wdrożyć kontrolę 42. W tym celu właściwy organ musi otworzyć urzędowy dokument wejścia, kliknąć Kontrola i wstawić wszelkie szczegółowe dane w zakładce Kontrola. Właściwy organ, który certyfikował urzędowy dokument wejścia (Część II), otrzymuje powiadomienie o przeprowadzonych kontrolach (Część III) i uzyskuje dostęp do wyników kontroli. Część dotycząca Kontroli będzie uwzględniona w wydruku urzędowego dokumentu wejścia 43. 42 W innych przypadkach dodawanie szczegółów dotyczących Kontroli (Część III) do zatwierdzonego urzędowego dokumentu wejścia jest nieobowiązkowe. 43 Więcej informacji na temat drukowania urzędowego dokumentu wejścia można znaleźć w pozycji III.3. Drukowanie urzędowych dokumentów handlowych. 34 / 64
II.5.3. Opcje przedkładania Opcje zapisywania Anuluj i wróć do menu Przedłóż część»kontrola«powrót do podmenu Dokumenty weterynaryjne i anulowanie wszystkich działań wykonanych podczas przedkładania części Kontrola (Część III) urzędowego dokumentu handlowego/urzędowego dokumentu wejścia. Aby właściwy organ mógł przedłożyć część Kontrola (Część III), należy wprowadzić w niej wszystkie wymagane informacje. W przypadku zmiany na Zadowalające status urzędowego dokumentu handlowego pozostaje Zatwierdzony. W przypadku zmiany na Niezadowalające status urzędowego dokumentu handlowego zmienia się na Wycofany. Więcej informacji na temat porządku zadań w ramach certyfikacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. Właściwy organ, który certyfikował urzędowy dokument handlowy (Część II), otrzymuje powiadomienie o przeprowadzonych kontrolach (Część III) i uzyskuje dostęp do wyników kontroli. Drukuj Więcej informacji można znaleźć w pozycji III.3. Drukowanie urzędowych dokumentów handlowych. Przy drukowaniu urzędowego dokumentu handlowego wydrukowana zostanie również część Kontrola. 35 / 64
III. Funkcje urzędowych dokumentów handlowych III.1. Dokonywanie zmian w urzędowym dokumencie handlowym III.1.1. Dokonywanie zmian w przedłożonych urzędowych dokumentach handlowych (Część I) W ramach wybranego wzoru dokumentu właściwy organ może dokonać żądanych zmian po prostu poprzez wyszukanie, otwarcie, wprowadzenie zmian i (ponowne) przedłożenie urzędowego dokumentu wejścia o statusie Roboczy, Nowy i W toku. Urzędowe dokumenty handlowe o statusie Robocze są dostępne jedynie dla użytkownika systemu TRACES, który je przedłożył, oraz bezpośrednich współpracowników związanych z tym samym organem. W urzędowych dokumentach handlowych o statusie Nowy i W toku można dokonać zmian jedynie wówczas, gdy właściwy organ nie certyfikował jeszcze dokumentu. Użytkownicy systemu TRACES mogą z łatwością sprawdzić, czy wprowadzono zmiany do Części I poprzez sprawdzenie numeru wersji (- Vx) po numerze referencyjnym świadectwa w systemie TRACES. Podczas drukowania urzędowych dokumentów handlowych istotne może być szybkie zidentyfikowanie zmian wprowadzonych między drukowaniem a przetwarzaniem Części I dokumentu. 36 / 64
III.1.2. Dokonywanie zmian w certyfikowanych urzędowych dokumentach handlowych (Części I, II i III) W przypadku urzędowych dokumentów handlowych, które zostały już certyfikowane (Część II), rozróżnia się: A. korygowanie różnych 44 szczegółów w Części I (Przesyłka) lub II (Decyzja); oraz B. wprowadzanie wyników badań laboratoryjnych o statusie W oczekiwaniu na wynik w Części III (Kontrola) 45. III.1.2.1. Korygowanie szczegółów w Części I (Przesyłka) i Części II (Decyzja) Różne szczegóły w Części I (Przesyłka) lub II (Decyzja) można łatwo skorygować, korzystając z przycisku Kopiuj jako zamiennik. Zamiast anulować urzędowy dokument handlowy i odtwarzać poprawną wersję od podstaw, właściwy organ może użyć przycisku Kopiuj jako zamiennik znajdującego się pod dokumentem, aby anulować oryginał i odtworzyć nowy dokument, wykorzystując informacje z oryginału. Dlatego też funkcja Kopiuj jako zamiennik umożliwia użytkownikowi szybkie dokonanie zmiany już zatwierdzonego lub odrzuconego urzędowego dokumentu handlowego. Przycisk Kopiuj jako zamiennik : Aby być w stanie sprawdzać i identyfikować wszelkie zmiany dokonane w urzędowym dokumencie handlowym, a także przyspieszyć wystawianie dokumentu, zaleca się korzystanie z omawianej funkcji Kopiuj jako zamiennik, gdy zachodzi potrzeba skorygowania Części I lub II. Hiperłącze zawierające numer zastąpionego urzędowego dokumentu handlowego pojawi się w rubryce Numer referencyjny w nowym dokumencie, natomiast hiperłącze z numerem nowego dokumentu pojawi się w rubryce Numer referencyjny zastąpionego dokumentu. Umożliwia to łatwe zidentyfikowanie dokumentów będących zamiennikami i zamienionych urzędowych dokumentów handlowych. Data zastąpienia i tożsamość właściwego organu dokonującego zastąpienia pojawia się w odpowiednich rubrykach w interfejsie oraz na wydrukach urzędowego dokumentu handlowego. 44 Inne, tj. inne niż wpisywanie wyników badań laboratoryjnych o statusie W oczekiwaniu na wynik. 45 W części Kontrola (Część III) INTRA i DOCOM można wyszczególnić wyniki badań laboratoryjnych o statusie W oczekiwaniu na wynik. Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.5.1.2. Zakładka»Kontrole«. Część Kontrola (Część III) nie dotyczy dokumentów EXPORT. 37 / 64
Hiperłącze w nowym urzędowym dokumencie handlowym (interfejs): Hiperłącze w nowym urzędowym dokumencie handlowym (wydruk): 38 / 64
Hiperłącza w urzędowym dokumencie handlowym będącym zamiennikiem, który został z kolei zastąpiony przez inny dokument (interfejs): Hiperłącza w urzędowym dokumencie handlowym będącym zamiennikiem, który został z kolei zastąpiony przez inny dokument (wydruk): 39 / 64
III.1.2.2. Wypełnianie ostatecznych wyników badań laboratoryjnych o statusie w oczekiwaniu na wynik (Część III) Aby wpisać wyniki badań laboratoryjnych o statusie W oczekiwaniu na wynik, należy: otworzyć urzędowy dokument handlowy 46 ; przejść do zakładki Kontrole w Części Kontrola ; zaznaczyć wynik badania laboratoryjnego; kliknąć opcję Przedłóż wyniki badań laboratoryjnych 47 ; podpisać urzędowy dokument handlowy 48. Przedłożenie Niezadowalających wyników badań laboratoryjnych spowoduje automatyczne Wycofanie urzędowego dokumentu handlowego 49. 46 Należy skorzystać z kryterium wyszukiwania Zaawansowany W oczekiwaniu na wynik badań laboratoryjnych w celu łatwego wyszukania urzędowego dokumentu handlowego. Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.2. Wyszukiwanie urzędowego dokumentu handlowego. 47 Ponieważ urzędowy dokument handlowy zasadniczo jest już przetworzony, wszystkie inne szczegółowe dane w Częściach I i II zostaną zaznaczone na szaro. 48 Więcej informacji na temat podpisania urzędowego dokumentu handlowego można znaleźć w pozycji II.4.2. Podpis. 49 Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 40 / 64
III.2. Usuwanie lub anulowanie urzędowego dokumentu handlowego III.2.1. Usuwanie Opcja Usuń jest dostępna dopiero wówczas, gdy przedłożona została Część I urzędowego dokumentu handlowego i ma status Roboczy lub Nowy w systemie TRACES 50. Zarówno podmiot gospodarczy, jak i właściwy organ mają dostęp do urzędowego dokumentu handlowego oraz do opcji Usuń. Urzędowy dokument handlowy nie będzie widoczny po usunięciu. Aby Usunąć urzędowy dokument handlowy, należy: 1. wyszukać określony urzędowy dokument handlowy 51 w jednym z podmenu Dokumenty weterynaryjne : Świadectwa zdrowia zwierząt w obrocie wewnątrzunijnym ; Wywozowe świadectwa zdrowia ; Dokument handlowy ; 2. kliknąć przycisk Otwórz znajdujący się pod urzędowym dokumentem handlowym; 3. kliknąć przycisk Usuń. 50 Więcej informacji na temat porządku zadań w ramach certyfikacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 51 W przypadku urzędowych dokumentów handlowych o statusie Robocze wyłącznie osoba inicjująca i jej bezpośredni współpracownicy związani z tą samą organizacją będą mogli mieć wgląd i wprowadzać dodatkowe zmiany (takie jak usunięcia) w urzędowym dokumencie handlowym. Więcej informacji na temat porządku zadań w ramach certyfikacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 41 / 64
III.2.2. Anulowanie Opcja Anuluj jest dostępna dopiero wówczas, gdy przedłożona została Część II urzędowego dokumentu handlowego o statusie W toku lub Zatwierdzona 52. Jako że jedynie właściwy organ może wypełnić Część II urzędowego dokumentu handlowego, jedynie właściwy organ może Anulować dokument, który został już zainicjowany w systemie TRACES. Z przyczyn związanych z identyfikowalnością dokument pozostanie jednak po anulowaniu widoczny jako opatrzony statusem Anulowany. Aby Anulować urzędowy dokument handlowy, należy: 1. wyszukać określony urzędowy dokument handlowy w jednym z podmenu Dokumenty weterynaryjne : Świadectwa zdrowia zwierząt w obrocie wewnątrzunijnym ; Wywozowe świadectwa zdrowia ; Dokument handlowy ; 2. kliknąć przycisk Otwórz znajdujący się pod urzędowym dokumentem handlowym; 3. kliknąć przycisk Anuluj. 52 Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 42 / 64
III.3. Drukowanie urzędowych dokumentów handlowych Aby wydrukować urzędowy dokument handlowy w systemie TRACES, niezbędne są: sprzęt komputerowy: drukarka; oprogramowanie: zaktualizowana wersja programu Adobe Acrobat Reader 53. Języki, jakie należy wybrać w celu wydrukowania urzędowego dokumentu handlowego, odpowiadają językom stosowanym w państwie pochodzenia i państwie przeznaczenia. III.3.1. Przedłożone urzędowe dokumenty handlowe Aby wydrukować przedłożony urzędowy dokument handlowy, należy: 1. wyszukać określony urzędowy dokument handlowy w jednym z podmenu Dokumenty weterynaryjne : Świadectwa zdrowia zwierząt w obrocie wewnątrzunijnym ; Wywozowe świadectwa zdrowia ; Dokument handlowy ; 2. kliknąć przycisk Otwórz znajdujący się pod urzędowym dokumentem handlowym; 3. kliknąć przycisk Drukuj. Otworzy się kolejna strona internetowa, na której można wybrać co najmniej jeden lub większą liczbę języków, aby wydrukować przedłożony urzędowy dokument handlowy, który zostanie przesłany w jednym pliku PDF 54. 53 http://get.adobe.com/reader/ 54 Obecny język roboczy systemu TRACES wybrano domyślnie. Użytkownik może zaznaczyć lub odznaczyć każdą rubrykę językową stosownie do potrzeb. 43 / 64
Status urzędowych dokumentów handlowych pojawia się jako znak wodny. Jedynie zatwierdzony urzędowy dokument handlowy jest opatrzony znakiem wodnym ORYGINAŁ. W przypadku statusu Nowy znak wodny nie występuje. Inne znaki wodne odnoszą się do statusów Anulowany, Roboczy, Odrzucony lub Zastąpiony 55. W środowiskach testowych systemu TRACES wszystkie urzędowe dokumenty handlowe mają ten sam znak wodny SZKOLENIE (training) lub DOPUSZCZENIE (acceptance), niezależnie od statusu urzędowego dokumentu handlowego, w celu uniknięcia jakichkolwiek pomyłek ze środowiskiem produkcyjnym świata rzeczywistego. 55 Więcej informacji na temat porządku zadań w ramach certyfikacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 44 / 64
III.3.2. Niewypełnione wzory urzędowych dokumentów handlowych Użytkownicy systemu TRACES mogą odnaleźć wszystkie (niewypełnione) skonsolidowane wzory urzędowych dokumentów handlowych w menu Dokumenty weterynaryjne w podmenu Wzory świadectw. wiele wzorów INTRA: Świadectwa zdrowia zwierząt w obrocie wewnątrzunijnym ; dziesięć wzorów 56 EXPORT: Wywozowe świadectwa zdrowia ; jeden wzór 57 DOCOM: Dokument handlowy. Aby wydrukować niewypełniony wzór urzędowego dokumentu handlowego, należy: 1. kliknąć podmenu Wzory świadectw w menu Dokumenty weterynaryjne ; 2. wybrać żądany język z odpowiedniej rozwijanej listy 58 ; 3. wybrać odpowiedni wzór niewypełnionego urzędowego dokumentu handlowego: Świadectwa zdrowia zwierząt w obrocie wewnątrzunijnym ; Wywozowe świadectwa zdrowia ; Dokument handlowy 59. 2. Kliknąć przycisk Drukuj znajdujący się pod niewypełnionym urzędowym dokumentem handlowym. Wzór niewypełnionego dokumentu wyświetli się w wybranym języku 60 w formacie PDF na osobnej stronie internetowej. 56 Tj. dziesięć wzorów oprócz wzoru niezharmonizowanego. 57 Tj. jeden wzór oprócz wzoru niezharmonizowanego. 58 Języki, jakie należy wybrać w celu wydrukowania urzędowego dokumentu handlowego, odpowiadają językom stosowanym w państwie pochodzenia i państwie przeznaczenia. 59 Należy wybrać odpowiedni wzór dokumentu DOCOM z rozwijanej rubryki. 60 Należy powtórzyć te same czynności w przypadku każdego innego języka. 45 / 64
III.4. Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES są przesyłane do wszystkich zainteresowanych zatwierdzonych i aktywnych użytkowników systemu TRACES w celu informowania ich o niektórych działaniach, które są lub będą prowadzone w systemie TRACES. Powiadomienia te są wyszczególnione według kategorii: informacje dotyczące organizacji: tworzenie, dokonywanie zmian, zatwierdzanie, usuwanie; dokumenty urzędowe: tworzenie, zatwierdzanie, odrzucanie, kontrola, anulowanie, usuwanie: INTRA; EXPORT; DOCOM; CVEDA; CVEDP; CED; CHED-PP; DECLAR. Powiadomienia w odniesieniu do CVEDP są sklasyfikowane według następujących kategorii: powiadomienia dotyczące możliwości dopuszczenia do tranzytu/przeładunku (rubryki 30 i 31); powiadomienia dotyczące możliwości dopuszczenia na rynek wewnętrzny (rubryka 32); powiadomienia dotyczące ukierunkowania (rubryka 33) oraz określonych procedur składu (rubryka 34); powiadomienia dotyczące braku możliwości dopuszczenia w przypadku utylizacji (zniszczenia) lub przetworzenia (przekształcenia) (rubryka 35). Użytkownicy systemu TRACES mogą dokonać wyboru automatycznych powiadomień drogą elektroniczną, jakie pragną otrzymywać, przechodząc do menu Użytkownicy i organizacje i do podmenu Profil 46 / 64
użytkownika i zaznaczając odpowiednie pola wyboru. Otrzymywanie automatycznych powiadomień pocztą elektroniczną z systemu TRACES nie wpływa na dostęp do informacji w systemie TRACES w trybie online, które są aktualizowane natychmiast z chwilą jakiejkolwiek zmiany dokonanej przez właściwy organ. III.4.1. Kontrole ilości Gdy liczba zwierząt lub waga towarów przekracza ustaloną wcześniej dopuszczalną wartość, niezwłocznie po przedłożeniu dokumentu zostaje wysłany komunikat ostrzegawczy, wzywający użytkowników systemu TRACES do sprawdzenia ilości, który następnie jest powtarzany aż do momentu zatwierdzenia urzędowego dokumentu handlowego. Wprowadzona ilość przekracza ustaloną dopuszczalną wartość: zatwierdź, aby potwierdzić tę ilość. W przypadku zatwierdzenia urzędowego dokumentu handlowego z ilością przekraczającą ustaloną dopuszczalną wartość do Komisji Europejskiej zostaje wysłane powiadomienie. Maksymalna liczba w przypadku żywych zwierząt jest następująca: Kod CN Gatunek Maksymalna liczba 0101 100 0102 300 0103 1200 010410 1500 010420 1500 0105 200000 010611 50 010612 12 010619 100 Parzystokopytne 300 Nieparzystokopytne 15 Trąbowce 15 Gryzonie 10000 Zajęczaki 10000 010620 1000 010631 50 010632 1500 010639 10000 010690 1000 030110 40000 47 / 64
III.4.2. Zabezpieczony dostęp Bezpośredni dostęp w trybie online do informacji w systemie TRACES za pośrednictwem hiperłączy w automatycznych powiadomieniach drogą elektroniczną z systemu TRACES jest zabezpieczony poprzez użycie hasła w systemie TRACES. 48 / 64
IV. Pozostałe menu w systemie TRACES IV.1. Hurtownia danych w systemie TRACES Interfejs (BOXI) hurtowni danych w systemie TRACES (DWH) umożliwia właściwym organom oglądanie, organizowanie i stosowanie dopasowanych do ich potrzeb sprawozdań za pośrednictwem nawigatora sieciowego w celu monitorowania swoich działań. W środowisku produkcyjnym (świata rzeczywistego) 61 właściwe organy powinny mieć możliwość zalogowania się do DHW i kliknięcia Hurtowni danych w systemie TRACES. Więcej informacji można znaleźć w podręczniku użytkownika DHW również opublikowanym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES 62. 61 Więcej informacji można znaleźć w pozycji I.5.3 Środowiska. 62 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 49 / 64
IV.2. Qlikview Qlikview jest narzędziem analityki gospodarczej pozwalającym skonsolidować i zwizualizować dane z wielu źródeł w ramach jednej aplikacji. Stosowane jest ono w systemie TRACES w celu umożliwienia właściwym organom monitorowania swoich działań. W środowisku produkcyjnym (świata rzeczywistego) 63 właściwe organy powinny mieć możliwość zalogowania się do Qlikview i kliknięcia łącza Qlikview. Więcej informacji można znaleźć w podręczniku użytkownika Qlikview również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES 64. 63 Więcej informacji można znaleźć w pozycji I.5.3 Środowiska. 64 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 50 / 64
IV.3. Raporty Menu upoważnia do wglądu do przesyłek CVEDA i CVEDP 65 odrzuconych na granicy UE 66. W tym celu należy kliknąć: Przesyłki odrzucone CVED-A ; Przesyłki odrzucone CVED-P. Aby sprecyzować wyszukiwanie CVED, można użyć kilku kryteriów wyszukiwania. Użytkownicy systemu TRACES z UE/EFTA powiązani z PKG mają dostęp do wszystkich odrzuconych CVED z państw UE/EFTA. Użytkownicy systemu TRACES z UE/EFTA powiązani z LJW/WLW mają dostęp do odrzuconych CVED z państw UE/EFTA, jeżeli w rubryce 8. Adres dostawy podano nazwę organizacji należącej do ich właściwego organu. Państwa spoza UE mają dostęp jedynie do CVED przedłożonych za pośrednictwem zatwierdzenia dokumentów IMPORT na poziomie krajowym. Aby chronić prywatność danych handlowych, w odniesieniu do każdego profilu użytkownika systemu TRACES mają zastosowanie rygorystyczne zasady dostępu. Funkcja ta nie jest dostępna w przypadku profili ADM. Możliwe jest również uzyskanie dodatkowych informacji za pośrednictwem Hurtowni danych w systemie TRACES 67. 65 Funkcja ta nie jest (jak dotąd) dostępna w odniesieniu do dokumentu CED ani DECLAR. 66 Brak ograniczeń czasowych. 67 Więcej informacji na temat łącza Hurtownia danych w systemie TRACES można znaleźć w pozycji IV.1. Hurtownia danych w systemie TRACES. 51 / 64
IV.4. Użytkownicy i organizacje IV.4.1. Użytkownicy Jako właściwy organ w systemie TRACES użytkownik jest wezwany do zarządzania w systemie TRACES podmiotami gospodarczymi, które podlegają jego kompetencji. Właściwy organ może zarządzać podmiotami gospodarczymi w systemie TRACES za pośrednictwem menu Użytkownicy i organizacje i podmenu Użytkownicy w następujących obszarach: tworzenie; (dez)aktywowanie; zatwierdzanie; usuwanie; (ponowne) łączenie właściwych organów;... Więcej informacji na temat zarządzania użytkownikami systemu TRACES można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES 68. IV.4.2. Organizacje W systemie TRACES organizacje mogą być tworzone przez podmioty gospodarcze i użytkowników związanych z właściwymi organami w czasie procesu certyfikacji urzędowego dokumentu handlowego. Tylko właściwe organy mogą jednak zarządzać organizacjami za pośrednictwem menu Użytkownicy i organizacje i podmenu Organizacje. 68 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 52 / 64
Przed utworzeniem nowej organizacji należy w pierwszej kolejności sprawdzić (poprzez wyszukanie jej), czy nie figuruje już ona w systemie TRACES. Takie postępowanie jest zgodne z zasadą W pierwszej kolejności wyszukaj, utwórz w razie potrzeby. Więcej informacji na temat zarządzania użytkownikami systemu TRACES można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES 69. IV.4.3. Zmiana hasła / zmiana pytania sprawdzającego i odpowiedzi sprawdzającej 70 Użytkownicy systemu TRACES w dowolnym momencie mogą zmienić swoje hasło oraz sprawdzające pytanie i odpowiedź za pośrednictwem menu Użytkownicy i organizacje i podmenu Zmień hasło. 69 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 70 Więcej informacji można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami. 53 / 64
IV.4.4. Zmiana profilu użytkownika 71 Podmenu Profil użytkownika dostępne w menu Użytkownicy i organizacje umożliwia: dokonywanie wyboru oraz anulowanie wyboru kategorii automatycznych powiadomień pocztą elektroniczną z systemu TRACES, jakie użytkownik pragnie otrzymywać 72 ; sprawdzanie właściwego organu powiązanego z profilem użytkownika systemu TRACES; dokonywanie zmian języka automatycznych powiadomień pocztą elektroniczną, rodzaju powiadomień (HTML/tekst) oraz innych danych związanych z użytkownikiem z wyjątkiem loginu (adres e-mail). Aby zmienić adres e-mail, użytkownik musi zwrócić się do swojego administratora systemu TRACES, który wystąpi z formalnym wnioskiem do Zespołu systemu TRACES. 71 Więcej informacji można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami. 72 Więcej informacji można znaleźć w pozycji III.4. Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES. 54 / 64
IV.5. Opublikowane listy zakładów Więcej informacji na temat wizualizacji i zarządzania zatwierdzonymi wykazami zakładów (LMS) można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES 73. 73 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 55 / 64
IV.6. Pomoc w podjęciu decyzji IV.6.1. Program Wzmocnione kontrole Podmenu programu Wzmocnione kontrole dostępne dla użytkowników TRACES związanych z właściwymi organami powiązanymi z LJW/WLW w UE jest zgodne z art. 24 dyrektywy Rady 97/78/WE. Szczegółowe informacje 74 na temat wszystkich programów wzmocnionej kontroli są dostępne za pośrednictwem menu Pomoc w podjęciu decyzji i podmenu Wzmocnione kontrole. 74 Tj. status, data wniosku, waga netto, początkowe urzędowy dokument wejścia (jeżeli nie został złożony bezpośrednio przez Komisję Europejską), organizacja/region/państwo pochodzenia, zagrożenie, grupy kodów towarów, status wzmocnionej kontroli itp. Uwaga: w odniesieniu do Wycofanych przesyłek może się pojawić komunikat ostrzegawczy, taki jak Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: brak uprawnień do wykonania żądanej operacji, gdy użytkownik będzie próbował uzyskać dostęp do urzędowego dokumentu wejścia na początku programu wzmocnionej kontroli. 56 / 64
Kryterium wyszukiwania Status, który może mieć wartość Aktywny, Usunięty, Wypełniony, Nałożona kontrola, Nowy i Wstrzymany, odnosi się do następującego porządku zadań w ramach RASFF: CVEDP: W toku Porządek zadań RASFF i wzmocnionej kontrolisystem TRACES RASFF W toku CVEDP: Odrzucony/Wycofany RASFF Nowy Potwierdź, ze wzmocnioną kontrolą Potwierdź Anuluj RASFF Potwierdzony (ze wzmocnioną kontrolą) RASFF Potwierdzony RASFF Anulowany Program wzmocnionej kontroli NOWY Zatwierdź, ze wzmocnioną kontrolą Zatwierdź Odrzuć Zatwierdź Odrzuć RASFF Zatwierdzony (ze wzmocnioną kontrolą) RASFF Zatwierdzony RASFF Odrzucony RASFF Valid RASFF Rejected Program wzmocnionej kontroli AKTYWNY Program wzmocnionej kontroli USUNIĘTY Program wzmocnionej kontroli USUNIĘTY Program wzmocnionej kontroli WYPEŁNIONY Program wzmocnionej kontroli NAŁOŻONA KONTROLA Program wzmocnionej kontroli WSTRZYMANY PK RASFF KE PK RASFF państw członkowskich PKG Przesyłka odrzucona Warunki ostrzeżenia RASFF spełnione 57 / 64
IV.7. Prawodawstwo Menu Prawodawstwo przekierowuje użytkownika do strony startowej EUR-Lex, czyli strony internetowej umożliwiającej dostęp do aktów prawnych Unii Europejskiej oraz innych dokumentów uznanych za dostępne dla ogółu społeczeństwa. 58 / 64
IV.8. Informacje Kliknięcie przycisku Informacje w prawym górnym rogu okna systemu TRACES przekieruje użytkownika do zestawu narzędzi systemu TRACES 75 na informacyjnej stronie internetowej CIRCABC 76. Zestaw narzędzi systemu TRACES 77 umożliwia dostęp do dalszych podręczników użytkownika systemu TRACES, filmów i szablonów. Jeżeli chodzi o przedkładanie urzędowych dokumentów handlowych, zaleca się obejrzenie filmów instruktażowych na temat klonowania i przedkładania urzędowych dokumentów handlowych. Zestaw narzędzi systemu TRACES zawiera wszystkie użyteczne informacje w jednym dokumencie zbiorczym i stanowi pomoc podczas korzystania z systemu TRACES. 75 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 76 CIRCABC: Centrum zasobów dotyczących komunikacji i informacji dla organów administracji, przedsiębiorstw i obywateli. 77 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-6.6ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 59 / 64
V. Najczęściej zadawane pytania V.1. Komunikat ostrzegawczy: Wielokrotne przedkładanie dokumentu jest zabronione Komunikat ostrzegawczy Wielokrotne przedkładanie dokumentu jest zabronione może pojawić się podczas próby zatwierdzenia, przedłożenia, usunięcia itd. danych (urzędowy dokument handlowy, organizacja, konto użytkownika itp.) w systemie TRACES oraz w wyniku skorzystania z przycisków Cofnij i Dalej, które w rzeczywistości są przyciskami przeglądarki internetowej (MS Internet Explorer, Firefox Mozilla itp.). Ponieważ przyciski Cofnij i Dalej nie są częścią systemu TRACES, ale należą do przeglądarki internetowej, użytkownik nie może korzystać z nich, aby cofnąć działanie przeprowadzone w systemie TRACES. V.2. Komunikat ostrzegawczy: Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: brak uprawnień do wykonania żądanej operacji Komunikat ostrzegawczy Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: brak uprawnień do wykonania żądanej operacji może pojawić się na ekranie systemu TRACES w następujących sytuacjach: 1/ podczas próby zapisania zmian w urzędowym dokumencie handlowym, jeżeli jego status został już zmieniony przez innego użytkownika systemu TRACES. Istnieje możliwość, że jeden z pracowników właściwych organów w międzyczasie przetworzył już urzędowy dokument handlowy, certyfikując lub usuwając Część I (Przesyłka) urzędowego dokumentu handlowego, a zatem uzyskiwanie dostępu do urzędowego dokumentu handlowego ani przetwarzanie go nie jest już możliwe; 2/ podczas próby uzyskania dostępu do jakiegoś urzędowego dokumentu handlowego, w odniesieniu do którego profil użytkownika systemu TARCES nie posiada właściwych uprawnień dostępu 78, np. wprowadzając numer referencyjny urzędowego dokumentu handlowego w pasku adresu przeglądarki internetowej. Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.2.1. Obejścia i ograniczenia. 78 Np.: CVED w przypadku użytkowników systemu TRACES powiązanych z LJW/WLW w UE. 60 / 64
V.3. Komunikat ostrzegawczy: Nie znaleziono świadectwa Komunikat ostrzegawczy Nie znaleziono świadectwa może pojawić się na ekranie systemu TRACES, kiedy użytkownik próbuje uzyskać dostęp do Nowego urzędowego dokumentu handlowego, który został już usunięty przez innego użytkownika systemu TRACES, w następstwie przesłania automatycznego powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES. Istnieje możliwość, że jeden z pracowników właściwych organów w międzyczasie usunął już urzędowy dokument handlowy. V.4. błędzie) Komunikat ostrzegawczy: GEN 002... (ostrzeżenie o nieoczekiwanym Zachęca się do wypełnienia w systemie TRACES sprawozdania o problemach znajdującego się w zestawie narzędzi systemu TRACES 79. Sprawozdanie należy wysłać do Zespołu TRACES na adres sanco-traces@ec.europa.eu, dodając właściwy organ użytkownika w polu DW wiadomości 80. 79 Zestaw narzędzi systemu TRACES: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 80 Sprawozdanie dotyczące problemów jest dostępne w zestawie narzędzi systemu TRACES. 61 / 64
VI. Further information and contact We strongly recommend that you, as a TRACES competent authority, contact your TRACES administrator, which will answer your questions or redirect you to the relevant competent authorities in charge. Also at your disposal: The TRACES Team, for questions concerning the functioning of TRACES as a web-based system: TRACES Toolkit, which includes a heading on Contingency Plan 81 and Problem Reporting 82 TRACES presentations 83 E-mail: sanco-traces@ec.europa.eu 84 Tel.: +32 2 297 63 50 Fax: +32 2 299 43 14 The LMS website, 85 for questions concerning the official listing of establishments. The RASFF website, 86 for questions concerning the Rapid Alert System on Food and Feed. The online customs tariff database (TARIC), 87 for questions concerning the Combined Nomenclature code used by BIPs. The BTSF website, 88 for questions concerning Better Training for Safer Food. The EUROPHYT website, 89 for questions concerning Plants and Plant Products. The EXPORT Helpdesk, 90 for questions concerning requirements and taxes for internal market access, import tariffs and customs duties. 81 Contingency Plan: https://circabc.europa.eu/w/browse/91fe2ba6-6d69-4bdc-94ad-304b7eb6ff05 82 Problem Statement Report: under construction. 83 TRACES presentations: http://prezi.com/user/traces 84 Please include your competent authority in CC of your message, when contacting the TRACES team. 85 LMS website: http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/third_country/index_en.htm 86 RASFF website: http://ec.europa.eu/food/food/rapidalert/index_en.htm 87 TARIC: http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/tariff_aspects/customs_tariff/index_en.htm 88 BTSF website: http://www.foodinfo-europe.com/index.php?lang=english 89 EUROPHYT website: http://ec.europa.eu/food/plant/europhyt/index_en.htm 90 EXPORT Helpdesk: http://exporthelp.europa.eu/thdapp/index_en.html 62 / 64