Informatyczny System Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego (BeSTi@) System powstał w ramach projektu PHARE 2002/000-580.01.09 Zarządzanie Finansami Publicznymi Dokumentacja administracyjna Podręcznik administratora Podsystem MF
2
Spis treści 1. OPIS KONCEPCJI SYSTEMU... 6 2. WPROWADZENIE DO PROGRAMU...14 2.1. Wstęp...14 3. INSTRUKCJA INSTALACJI I KONFIGURACJI PROGRAMU...15 3.1. Minimalne wymagania...15 3.2. Instalator programu...16 3.3. Instalowanie programu z podłączeniem do już istniejącego serwera...16 3.4. Instalowanie programu wraz z serwerem MS SQL...22 3.5. Instalowanie serwera MS SQL bez programu BeSTi@...25 3.6. Pierwsze uruchomienie programu...27 3.7. Czynności w przypadku wystąpienia błędu w połączeniu do bazy...28 3.7.1. Brak zainicjowanej bazy... 29 3.7.2. Połączenia blokowane przez firewall... 29 3.8. Pierwszy użytkownik...29 3.9. Zmiana parametrów połączenia z bazą danych...30 3.10. Aktualizowanie programu...30 4. INSTRUKCJA PRZYGOTOWANIA I ODTWARZANIA KOPII BEZPIECZEŃSTWA...33 4.1. Tworzenie kopii bazy danych...33 4.2. Przywracanie bazy danych z kopii zapasowej...34 4.3. Porządkowanie bazy danych MS SQL...35 4.4. Optymalizowanie bazy danych MS SQL...35 5. INSTRUKCJA MODUŁU KOMUNIKACYJNEGO...36 5.1. Funkcje modułu Komunikacja...36 5.2. Zasady pracy w ramach modułu...36 5.3. Bilet komunikacyjny...37 5.4. Odbieranie i przetwarzanie wiadomości...37 5.4.1. Skrzynka odbiorcza... 37 5.4.2. Pobieranie wiadomości... 39 5.4.3. Sytuacje szczególne podczas odbierania wiadomości... 39 5.4.4. Przetwarzanie zawartości wiadomości... 40 5.4.5. Elementy przetworzone... 41 3
5.4.6. Elementy źle przetworzone... 42 5.4.7. Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości... 43 5.4.8. Sprawdzanie spójności danych... 44 5.4.9. Sprawdzanie spójności na podstawie podpisu elektronicznego... 45 5.5. Wysyłanie wiadomości...46 5.5.1. Skrzynka robocza... 46 5.5.2. Skrzynka nadawcza... 52 5.5.3. Elementy wysłane... 54 5.6. Podgląd wiadomości w formacie XML...56 6. INSTRUKCJA TWORZENIA RAPORTÓW...57 6.1. Funkcje modułu Raporty...57 6.2. Zasady pracy w ramach modułu....57 6.3. Operacje na raportach...58 6.3.1. Operacje na grupach raportów... 58 6.3.2. Operacje na pojedynczym raporcie... 59 6.4. Generowanie raportu...59 7. INSTRUKCJA ADMINISTRACJI PODSYSTEMEM MF...61 7.1. Funkcje modułu Administracja...61 7.2. Zasady pracy w ramach modułu...61 7.3. 7.3.1. Role...62 Spis ról systemowych... 65 7.4. Użytkownicy...66 7.5. Jednostki...69 7.5.1. Dodawanie jednostek... 69 7.5.2. Edycja informacji o jednostce.... 71 7.5.3. Usuwanie jednostki... 71 7.5.4. Dystrybucja słownika jednostek samorządu terytorialnego... 72 7.6. Cechy jednostek...72 7.7. Grupowania...74 7.8. Dane kontrolne...79 7.9. Słowniki...88 7.10. 7.10.1. Słowniki...88 Spis słowników... 89 7.11. 7.11.1. Klasyfikacja...89 Dystrybucja słownika reguł kontrolnych... 98 7.12. Układy dokumentów planistycznych...99 7.13. Paczki wykonawcy...101 7.14. Opcje...101 7.15. Dziennik zdarzeń...102 7.16. Historyczność...103 4
7.17. Eksport danych...104 7.17.1. Eksport do programu Simik... 104 7.17.2. Eksport do programu Sindbad... 105 7.17.3. Eksport do programu Statistica... 105 7.17.4. Eksport do GUS... 108 8. WERYFIKACJA PODPISÓW ELEKTRONICZNYCH...110 9. INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA W SYTUACJACH SZCZEGÓLNYCH I AWARYJNYCH113 9.1. Zdalna asysta techniczna...113 9.2. Postępowanie w przypadku awarii systemu i utraty bazy danych...113 9.3. Postępowanie w przypadku reinstalacji bazy...114 9.4. Instalacja programu BeSTi@ z serwerem SQL na innym komputerze...114 9.5. Problemy z instalacją programu BeSTi@ na komputerach z zainstalowanym programem antywirusowym MKS_VIR...115 9.6. Najczęstsze pytania użytkowników programu BeSTi@...115 ANEKS A PRZEWODNIK ADMINISTRATORA...122 Obsługa techniczna aplikacji...122 Konfigurowanie programu...122 Środowisko pracy...123 Zaawansowane konfiguracja systemu...123 5
1. Opis koncepcji systemu System przeznaczony jest dla trzech grup odbiorców:, Regionalne Izby Obrachunkowe i ich Zespoły Zamiejscowe, Jednostki Samorządu Terytorialnego i ich Związki. Podstawowym zadaniem tworzonego systemu jest gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie i udostępnianie danych (rys. 1). GUS, COMP. A EUROSTAT, SINDBAD SIMIK,... MF dane: sprawozdawcze słownikowe, kontrolne, sterujące. ZZRIO RIO JST (GMINY, POWIATY, MIASTA NA PRAWACH POWIATÓW, WOJE- WÓDZTWA SAMORZĄDOWE, ZWIĄZKI JEDNOSTEK) Rysunek 1. Przepływ informacji w systemie 6
Dane można podzielić na dwie kategorie: Dane zasadnicze (dane planistyczne, sprawozdania, bilanse), Dane sterujące (słowniki, dane kontrolne, reguły kontrolne, żądania korekty danych, okresy sprawozdawcze). Miejsce powstawania danych jest ściśle związane z ich rodzajem: Dane zasadnicze powstają na poziomie JST, Dane sterujące na poziomie MF i RIO. Dane na poziomie JST mogą zostać wprowadzone ręcznie bądź też zaimportowane z systemów zewnętrznych. Dane planistyczne wprowadzane będą do systemu na bieżąco natomiast dane sprawozdawcze w cyklach miesięcznych i kwartalnych. Aby rozpocząć wprowadzanie danych sprawozdawczych należy zainicjować odpowiedni okres sprawozdawczy (kwartalny lub miesięczny). Kwartalne okresy sprawozdawcze przekazywane będą z podsystemu MF. Rozwiązanie takie zapewni pracę wszystkich użytkowników JST na aktualnej wersji programu oraz aktualnym zestawie danych sterujących (przekazanie przesyłek w następującej kolejności: nowa wersja programu, nowa wersja danych sterujących, kwartalny okres sprawozdawczy). Cykle miesięczne nie będą obowiązkowe i będą inicjowane bezpośrednio przez JST. Inicjacja okresu sprawozdawczego (miesięcznego lub kwartalnego) polega na wygenerowaniu zestawu pustych sprawozdań. Generowane sprawozdania można podzielić na trzy typy: Sprawozdania zawsze występujące w określonej liczbie (np. Rb-N, Rb-Z itp.), Sprawozdania występujące w zależności od typu i liczby podległych jednostek organizacyjnych (np. Rb-30, Rb-31 itp.), Sprawozdania występujące na podstawie sprawozdań zdefiniowanych w poprzednim okresie (np. Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-ZN). Do wygenerowania sprawozdań z grupy Rb-3x konieczne będzie uzupełnienie listy jednostek organizacyjnych (zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, funduszy celowych oraz rachunków dochodów własnych). Wygenerowane sprawozdania uzupełnia się przez ręczne wprowadzenie danych bądź przez import z pliku o określonym formacie. Obowiązkowi przekazywania do RIO podlegają kwartalne sprawozdania JST oraz sprawozdania za miesiąc grudzień. Z tego powodu system umożliwiał będzie uzyskanie sprawozdań zbiorczych na dwa sposoby: Uzupełnienie sprawozdań jednostkowych i poprzez operację agregacji uzyskanie sprawozdania zbiorczego, 7
Bezpośrednie wprowadzenie sprawozdania zbiorczego (pozostawiając sprawozdania jednostkowe puste). Wprowadzone sprawozdania będą podlegać weryfikacji: Ręczne uruchomienie w dowolnym momencie istnienia sprawozdania, Automatyczne uruchomienie przy zmianie statusu na status umożliwiający wysłanie sprawozdania. Weryfikacja sprawozdania będzie polegać na zastosowaniu na nim zestawu reguł kontrolnych (definiowanych na poziomie MF). Reguły kontrolne ze względu na typ zwracanego wyniku będą dzielić się na: Błędy, Ostrzeżenia. Dodatkowo błędy będą dzielić się na zwykłe i krytyczne. W przypadku wystąpienia Błędu krytycznego system nie pozwoli na zmianę statusu weryfikowanego sprawozdania. Dzięki temu mechanizmowi i odpowiednio zbudowanym i oznaczonym regułom kontrolnym system nie dopuści do zatwierdzenia i przekazania do RIO/MF sprawozdań zawierających najpoważniejsze błędy. Specyficzną regułą kontrolną będzie reguła sprawdzająca zgodność sprawozdania o dochodach z danymi kontrolnymi przekazanymi z MF. Dane kontrolne są to wartości planu i wykonania kwot subwencji wyliczonych na poziomie Ministerstwa. Po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu sprawozdania nadawany będzie mu znacznik kontrolny. Znacznik kontrolny jest to ciąg znaków generowany na podstawie wszystkich danych sprawozdania tzw. odcisk palca. Znacznik ten znajdować się będzie na wydruku sprawozdania, który przekazywany jest (oprócz wersji elektronicznej) do RIO. Pracownikom RIO znacznik ten potrzebny będzie do uzgodnienia otrzymanej wersji papierowej sprawozdania z jego wersją elektroniczną. Zatwierdzone sprawozdania będą gotowe do wysłania do RIO. Sprawozdania wysyła się paczkami. Paczki to zestaw sprawozdań o tym samym terminie przekazania. Każda paczka zawsze zawiera komplet sprawozdań nawet, jeśli od momentu ostatniej wysyłki dokonano korekty tylko jednego sprawozdania. Tak przygotowane dane zostaną za pomocą serwera komunikacyjnego przekazane do RIO. Sprawozdania odebrane w RIO podlegają weryfikacji i przy pozytywnym jej wyniku przekazywane dalej do MF. W przypadku stwierdzenia błędów w przekazanym sprawozdaniu może zostać ono opisane przyczyną odrzucenia oraz oznaczone jako do korekty. Operacja ta spowoduje przekazanie do adekwatnej JST żądania korekty wraz z opisem problemu. 8
Proces weryfikacji danych będzie bardzo ważnym elementem systemu, ponieważ zapewni on gromadzenie danych odpowiedniej jakości (rys. 2). Gromadzone na poziomie MF dane będą wykorzystywane do wielu zadań: Wykorzystywanie danych do naliczania subwencji i udziału JST w podatku PIT, Wykorzystywanie danych do analizy sytuacji finansowej Jednostek Samorządu Terytorialnego, Udostępnianie danych systemom zewnętrznym jak między innymi SIMIK, SINDBAD, Generowanie dowolnych raportów na istniejących w bazie danych za pomocą modułu raportowego udostępniającego wyniki w postaci tabeli, raportu, kostki OLAP, mapy. 9
Prośba o wyjaśnienie dotyczące wątpliwości Zwrot sprawozdań (wymagana korekta) Decyzja o odrzuceniu sprawozdań gdy weryfikacja negatywna JST Sprawozdania budżetowe Rb Błędy formalne Weryfikacja pod względem formalnym Sprawozdania poprawne formalnie Błędy rachunkowe Weryfikacja poprawności rachunkowej Sprawozdania poprawne rachunkowo Błędy merytoryczne Baza danych kontrolnych (dotacje, subwencje, udziały w PIT,...) Dane kontrolne Weryfikacja poprawności merytorycznej Baza danych planistycznych (uchwały, układy wykonawcze, zmiany...) Plan po zmianach Baza sprawozdań w RIO Dane za okresy poprzednie Dane sprawozdawcze do analiz Analiza potencjalnych błędów merytorycznych w sprawozdaniach (ostrzezenia) Analiza naruszeń prawa (dyscyplina finansów publicznych) Analiza sytuacji finansowej JST Zweryfikowane sprawozdania budżetowe Rb Baza raportów MF Rysunek 2. Proces weryfikacji sprawozdań Poza gromadzeniem danych jednym z głównym zadań, jakie ma spełniać tworzony system jest zapewnienie komunikacji pomiędzy podsystemami MF, RIO i JST. Konsultant zdecydował się na zasto- 10
sowanie serwera komunikacyjnego jako centralnego ogniwa łączącego trzy podsystemy w całość. Serwer komunikacyjny będzie odpowiedzialny za utrzymanie ruchu danych pomiędzy podsystemami - każda z instancji dowolnego podsystemu będzie łączyć się z serwerem komunikacyjnym poprzez sieć Internet. Dodatkowym utrudnieniem jest konieczność zapewnienia komunikacji pomiędzy podsystemami JST i RIO w trybie off-line. Tryb off-line rozumiany jest jako brak dostępu do sieci Internet na stanowisku roboczym podsystemu JST. Problem ten zostanie rozwiązany w następujący sposób: cała komunikacja odbywająca się pomiędzy stanowiskiem roboczym działającym w trybie on-line (z dostępem do sieci Internet) a serwerem komunikacyjnym w sposób automatyczny, w trybie off-line będzie zapisywana do pliku, który następnie poprzez przeglądarkę WWW (na innym stanowisku mającym dostęp do Internetu) zostanie przekazany na serwer komunikacyjny skąd już w trybie online zostanie pobrany przez podsystem RIO. Przepływ informacji w systemie odbywa się w dwóch kierunkach (rys. 3): dane sterujące (między innymi słowniki, dane kontrolne, reguły kontrolne, okresy sprawozdawcze): MF -> RIO, MF -> JST, dane podstawowe (dane planistyczne, sprawozdania, bilanse) JST -> RIO -> MF. 11
Rysunek 3. Koncepcja komunikacji Serwer komunikacyjny posłuży również do aktualizacji oprogramowania na wszystkich poziomach przy pomocy mechanizmu LiveUpdate. Zastosowanie tego mechanizmu zapobiegnie sytuacji, w której użytkownicy korzystają do wprowadzania i przekazywania danych z różnych wersji systemu, co w prosty sposób mogłoby doprowadzić do utraty integralności danych (rys. 4). 12
Rysunek 4. Schemat przepływu danych z wykorzystaniem serwera komunikacyjnego 13
2. Wprowadzenie do programu 2.1. Wstęp Program BeSTi@ służy do zarządzania finansami jednostki samorządu terytorialnego. Za pomocą tego systemu są przekazywane do Ministerstwa Finansów: dane z projektów budżetu jednostek samorządu terytorialnego bądź ich uchwał budżetowych, sprawozdania budżetowe jednostek samorządu terytorialnego w kwartalnych okresach sprawozdawczych, bilanse z wykonania budżetu JST, bilans skonsolidowany, a także bilanse łączne jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych. Natomiast z poziomu Ministerstwa są przekazywane do JST i RIO: słowniki jednostek samorządu terytorialnego i ich związków, słowniki klasyfikacji budżetowej oraz reguł i danych kontrolnych kwartalne okresy sprawozdawcze. W programie można wyliczyć planowane i ostateczne kwoty subwencji dla jednostek samorządu terytorialnego, a także dokonać pogłębionej analizy sytuacji finansowej JST. Program umożliwia również graficzne przedstawianie danych planistycznych i danych z wykonania budżetu za pomocą modułu raportowego, a także eksport danych do systemów trzecich. jest przeznaczona dla zaawansowanych użytkowników i nie opisuje wszystkich modułów i funkcjonalności programu. Skupia się na opisaniu tych elementów, które dotyczą zarządzania użytkownikami, instalacji, konfigurowania i innych technicznych spraw związanych z systemem BeSTi@. 14
3. Instrukcja instalacji i konfiguracji programu 3.1. Minimalne wymagania System BeSTi@ pracuje w środowisku Microsoft Windows 7/8.1/10. System jest instalowany na serwerze lokalnym oraz stacjach roboczych. Komputery powinny posiadać następujące parametry: Serwer lokalny: Procesor 1 gigaherc (GHz) 32-bitowy (x86) lub 1 GHz 64-bitowy (x64) lub szybszy (zalecane 2,4 GHz),1 GB pamięci RAM (zalecane 4 GB), 2,2 GB wolnej przestrzeni na dysku twardym, karta graficzna obsługująca rozdzielczość 800x600 w 256 kolorach (zalecane 1024x768 16bit). w zależności od ilości wprowadzonych dokumentów pliki bazy mogą zwiększyć swój rozmiar o ok. 40-50 % tj. o około 30-40 MB. Stacja robocza: Procesor 1 gigaherc (GHz) 32-bitowy (x86) lub 1 GHz 64-bitowy (x64) lub szybszy (zalecane 2,4 GHz), 1 GB pamięci RAM (zalecane 2GB), 1 GB wolnej przestrzeni na dysku twardym, karta graficzna obsługująca rozdzielczość 800x600 w 256 kolorach (zalecane 1024x768 16bit). klawiatura, mysz, system operacyjny: minimum MS Windows 7 (Service Pack 1 i.net Framework 4.7). Podane parametry sprzętowe powinny być odpowiednio wyższe, jeśli na komputerze zainstalowane są programy rezydentne albo gdy komputer pełni inne funkcje angażujące znacząco zasoby procesora i pamięci operacyjnej. Systemy operacyjne MS Windows 95, MS Windows 98, MS Windows ME, MS Windows 2000, MS Windows 2003, MS Windows XP oraz Windows Vista nie są wspierane przez wykonawcę systemu BeSTi@. 15
3.2. Instalator programu Przed rozpoczęciem instalacji należy zapisać otwarte dokumenty oraz pliki, a następnie zamknąć wszystkie uruchomione aplikacje. Komputer, na którym nastąpi pierwsze uruchomienie systemu, musi posiadać połączenie z Internetem. Jest to niezbędne do przeprowadzenia weryfikacji poprawności klucza licencyjnego. Instalator posiada trzy opcje konfiguracji: instalowanie programu BeSTi@ oraz serwera baz danych, instalowanie samego programu BeSTi@, instalowanie samego serwera baz danych. Wszystkie trzy opcje zostały opisane w dalszych podpunktach instrukcji. Na stacjach roboczych należy instalować wyłącznie program BeSTi@. Natomiast na serwerze lokalnym należy zainstalować program oraz serwer MS SQL albo sam serwer MS SQL. Stacje robocze muszą być połączone z serwerem poprzez sieć wewnętrzna. System BeSTi@ może korzystać zarówno z serwera dostępnego w pakiecie instalacyjnym, jak i z już istniejącego serwera MS SQL w wersji 2008 Express SP2 lub wyższej. W przypadku korzystania z istniejącego serwera, parametry połączenia z bazą danych podaje się przy pierwszym uruchomieniu programu BeSTi@. 3.3. Instalowanie programu z podłączeniem do już istniejącego serwera Instalacja programu BeSTi@ z podłączeniem do już istniejącego serwera powinna być przeprowadzana na komputerach roboczych połączonych z lokalnym serwerem za pomocą sieci wewnętrznej. Serwer powinien posiadać bazę danych skonfigurowaną pod kątem pracy z programem BeSTi@. W przypadku korzystania z istniejącego serwera MS SQL serwer ten powinien być zainstalowany w trybie CASE INSENSITIVE. Instalacja przebiega w następujący sposób: Po umieszczeniu dostarczonej płyty w napędzie CD pojawi się menu, w którym należy wybrać opcję Instaluj program. Po wybraniu tej opcji zostanie uruchomiony instalator programu (rys. 5). Aby przejść do następnego etapu należy użyć przycisku Dalej. 16
Rysunek 5. Okno instalatora Na kolejnym etapie instalacji należy zapoznać się z Umową licencyjną (rys. 6). Po zaakceptowaniu warunków Umowy i kliknięciu na przycisk Dalej instalator będzie kontynuował proces instalacji. Rysunek 6. Umowa licencyjna 17
Kolejne okno (rys. 7) poinformuje o lokalizacji na dysku twardym, w której zostanie zainstalowany program. Istnieje możliwość zmiany lokalizacji za pomocą przycisku Przeglądaj. Po dokonaniu wyboru lokalizacji należy kliknąć Dalej. Rysunek 7. Ścieżka do programu Następnie należy wskazać folder w Menu Start, w którym będzie znajdował się skrót do programu (rys. 8). Po wykonaniu tej czynności należy kliknąć na przycisk Dalej. 18
Rysunek 8. Folder w menu Start Na kolejnym etapie instalacji należy wybrać pakiet, który ma zostać zainstalowany na bieżącym komputerze (rys. 9). Po kliknięciu na przycisk Dalej instalator przejdzie do kolejnego etapu konfigurowania programu. Przy instalowaniu programu na komputerze roboczym należy wybrać Zainstaluj aplikację. Podłączenie do serwera bazy danych zostanie skonfigurowane przy pierwszym uruchomieniu programu. 19
Rysunek 9. Wybór trybu instalacji Po wykonaniu powyższych czynności instalator przedstawi ustawione parametry i zgłosi gotowość do rozpoczęcia instalacji (rys. 10). Jeśli ustawienia są prawidłowe, należy kliknąć na przycisk Instaluj. 20
Rysunek 10. Podsumowanie parametrów Program rozpocznie instalację programu na bieżącym komputerze (rys. 11). Rysunek 11. Postęp instalacji 21
Po zakończeniu kopiowania plików, instalator poprosi o ponowne uruchomienie komputera (rys. 12). W tym celu należy kliknąć na przycisk Zakończ. Po ponownym uruchomieniu systemu Windows, program BeSTi@ będzie dostępny w menu Start w folderze wskazanym w punkcie 4-tym instalacji. Rysunek 12. Zakończenie instalacji 3.4. Instalowanie programu wraz z serwerem MS SQL Instalacja programu BeSTi@ wraz z serwerem MS SQL powinna być przeprowadzona na jednym komputerze, pełniącym rolę serwera lokalnego. Serwer musi być połączony z komputerami roboczymi za pomocą sieci wewnętrznej. Instalacja przebiega analogicznie, jak to opisano w poprzednim podrozdziale, z tą różnicą, że w punkcie piątym należy zaznaczyć opcję Zainstaluj aplikację oraz serwer MS SQL 8R2 (rys. 13). Zaznaczenie opcji Inicjuj tworzenie nowej bazy danych spowoduje utworzenie nowej, pustej bazy danych. 22
Rysunek 13. Wybór trybu instalacji W kolejnym etapie instalator przedstawi domyślne parametry połączenia z bazą (rys. 14). W tym oknie użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego hasła i nazwy instancji serwera. Dane te trzeba zapamiętać, ponieważ będą one potrzebne podczas konfigurowania dostępu innych komputerów do serwera lokalnego. Domyślne hasło dostępu do serwera to bestiasql. Hasło jest tworzone dla konta administratora, którego login to sa. Po ustaleniu parametrów należy kliknąć na przycisk Dalej. 23
Rysunek 14. Wprowadzanie danych dla era W następny oknie będą widoczne wszystkie ustawienia instalacji (rys. 15). Jeśli ustawienia są prawidłowe, należy kliknąć na przycisk Instaluj. Program rozpocznie instalowanie programu BeSTi@ wraz z serwerem bazy danych. Po zakończeniu instalacji użytkownik zostanie poproszony o ponowne uruchomienie systemu Windows. Rysunek 15. Podsumowanie parametrów 24
3.5. Instalowanie serwera MS SQL bez programu BeSTi@ Instalacja serwera bazy danych MS SQL 2005 Express SP4 powinna być przeprowadzana na serwerze lokalnym połączonym z komputerami roboczymi za pomocą sieci komputerowej. Na serwerze lokalnym nie trzeba instalować programu BeSTi@. Instalacja przebiega analogicznie, jak to opisano w poprzednich podrozdziałach, z tą różnicą, że w punkcie piątym należy zaznaczyć opcję Zainstaluj serwer MS SQL 2008 Express SP2 (rys. 16). Rysunek 16. Wybór trybu instalacji Na kolejnym etapie instalator przedstawi domyślne parametry połączenia z bazą (rys. 17). W tym oknie użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego hasła i nazwy instancji serwera. Dane te trzeba zapamiętać, ponieważ będą one potrzebne podczas konfigurowania dostępu innych komputerów do serwera lokalnego. Domyślne hasło dostępu do serwera to bestiasql. Hasło jest tworzone dla konta administratora, którego login to sa. Po ustaleniu parametrów należy kliknąć na przycisk Dalej. 25
Rysunek 17. Konfigurowanie serwera W następny oknie będą widoczne wszystkie ustawienia instalacji (rys. 18). Jeśli ustawienia są prawidłowe, należy kliknąć na przycisk Instaluj. Program rozpocznie instalowanie programu Besti@ wraz z serwerem bazy danych. Po zakończeniu instalacji użytkownik zostanie poproszony o ponowne uruchomienie systemu Windows. Rysunek 18. Podsumowanie parametrów 26
3.6. Pierwsze uruchomienie programu Podczas pierwszego uruchomienia programu program sprawdzi zawartość bazy danych na serwerze MS SQL. Jeśli będzie ona pusta, wtedy przy pierwszym uruchomieniu programu BeSTi@ użytkownik zostanie zapytany, czy ma zostać zainicjowana nowa baza danych (rys. 19). Po kliknięciu na Tak program przygotuje bazę danych pod kątem pracy z programem. Rysunek 19. Okno komunikatu Po zainicjowaniu nowej bazy zostanie wyświetlony ekran logowania (rys. 20). System domyślnie posiada jednego użytkownika o loginie sysadmin z hasłem adm. W polach logowania należy wpisać dane tego użytkownika i kliknąć OK. Rysunek 20. Ekran logowania Przy pierwszym uruchomieniu programu, należy podać klucz licencyjny, który został przekazany razem z kopią programu (rys. 21). Po wprowadzeniu klucza program samoistnie ustawi się na odpowiedni poziom (JST, RIO lub MF) i będzie gotowy do pracy. 27
Rysunek 21. Okno wpisywania klucza licencyjnego Po zainstalowaniu programu i podaniu klucza licencyjnego zostanie wygenerowany bilet komunikacyjny. Operacja ta zostanie wykonana w trakcie pierwszej komunikacji z serwerem w module Komunikacja. Więcej na ten temat podrozdziale Bilet komunikacyjny. Po każdej kolejnej instalacji programu BeSTi@ (np. w przypadku reinstalacji) i uruchomieniu opcji Wyślij/Odbierz, bilet komunikacyjny zostanie zablokowany. W miejscu przycisku Wyślij/Odbierz pojawi się przycisk Odzyskaj wiadomości. Wtedy należy uruchomić procedurę odblokowania biletu. Po kliknięciu na Odzyskaj wiadomości program pobierze z serwera komunikacyjnego wszystkie dane, które zostały wcześniej wysłane, a których nie ma w bazie. 3.7. Czynności w przypadku wystąpienia błędu w połączeniu do bazy Jeśli podczas próby połączenia z bazą wystąpi błąd albo nie podano wcześniej parametrów bazy danych, wtedy zostanie wyświetlone okno ustawienia komunikacji z serwerem MS SQL (rys. 22). W oknie należy wpisać właściwe parametry bazy i kliknąć na przycisk Sprawdź połączenie. Jeśli wprowadzone ustawienia są poprawne, należy zapisać je klikając na przycisk OK. Parametry podłączenia do bazy zostały ustalone w trakcie instalacji serwera MS SQL. 28
3.7.1. Brak zainicjowanej bazy W przypadku, kiedy: Rysunek 22. Okno konfigurowania połączenia z bazą instalowano osobno serwer SQL i program, albo instalowano tylko program przy istniejącej instancji serwera, wtedy trzeba utworzyć nową bazę danych dla programu BeSTi@. W tym celu należy podać nazwę, użytkownika i hasło serwera, a w polu Baza wybrać opcję < nowa baza >. Wtedy pojawi się okienko z pytaniem o nazwę dla nowej bazy (np. bestia). Po kliknięciu na OK zostanie utworzona baza dla programu i program wróci do okienka ustawień połączenia. Po kliknięciu na OK zostanie zainicjowana nowa baza i uruchomi się program BeSTi@. 3.7.2. Połączenia blokowane przez firewall Jeśli na serwerze zainstalowany jest firewall, system antywirusowy z funkcją firewalla lub zapora systemu Windows jest aktywna, należy odblokować dwa porty na komputerze z zainstalowanym serwerem SQL. W przypadku zapory systemu Windows można zrobić to wybierając Panel sterowania > Zapora systemu Windows > Wyjątki -> Dodaj port. 3.8. Pierwszy użytkownik Po zainstalowaniu programu BeSTi@, dostępny jest jeden domyślny użytkownik. Posiada on login sysadmin i hasło adm, które należy podać w oknie logowania. Hasło użytkownika sysadmin można zmienić wybierając z menu Narzędzia opcję Zmiana hasła. Użytkownik sysadmin ma ograniczone prawa do pracy z programem. Może on jedynie wejść do systemu w celu zdefiniowania kolejnych użytkowników i ról. Poza tym nie może wykonywać żadnych innych czynności. Konta sysadmin nie można usunąć z programu. 29
Proces konfiguracji ról oraz użytkowników został przedstawiony w instrukcji (zob. rozdział Administracja i podrozdziały Role i Użytkownicy). 3.9. Zmiana parametrów połączenia z bazą danych Zmiana parametrów dostępu do serwera i bazy jest możliwa po wybraniu w menu Plik opcji Baza danych. Wtedy pojawi się okienko, w którym można zmienić ustawienia połączenia (rys. 23). Poprawność parametrów trzeba zweryfikować przyciskiem Sprawdź połączenie. Jeśli program wyświetli komunikat o udanym połączeniu testowym, wtedy trzeba zapisać ustawienia przyciskiem OK i zrestartować program. Rysunek 23. Okno konfigurowania połączenia z bazą 3.10. Aktualizowanie programu Aktualizacja programu odbywa się poprzez internet za pomocą specjalnego narzędzia wbudowanego w program BeSTi@. Program podczas uruchamiania sprawdza dostępność nowych wydań Bestii. Jeśli są dostępne, wtedy pojawia się okienko z powiadomieniem. W celu wykonania aktualizacji należy wybrać z górnego menu Narzędzia pozycję Pobierz aktualizacje. Wtedy wyświetli się okno z informacjami o wersji oprogramowania zainstalowanego na komputerze oraz o wersji dostępnej do pobrania. Informacje o numerach wersji znajdują się w polach Zainstalowana wersja oraz Dostępna wersja (rys. 24). 30
Rysunek 24. Okno aktualizacji programu LiveUpdate Jeśli będzie dostępna nowsza wersja programu, wtedy uaktywni się przycisk Pobierz aktualizacje, który umożliwi pobranie uaktualnień. W trakcie pobierania aktualizacji z serwera, w dole okna będzie wyświetlany postęp ściągania danych (rys. 25). Rysunek 25. Postęp aktualizacji Po pobraniu aktualizacji może pojawić się komunikat o konieczności zamknięcia programu (rys. 26). Po kliknięciu na Tak aplikacja zostanie zamknięta. Rysunek 26. Komunikat zamknięcia programu. Ponowne uruchomienie programu nastąpi już w nowej wersji. Jeśli zaktualizowany program będzie wymagał uzupełnienia bazy danych, wtedy pojawi się odpowiedni komunikat (rys. 27). Po zatwierdzeniu komunikatu przyciskiem Tak, program zaktualizuje strukturę bazy. 31
Rysunek 27. Komunikat aktualizacji bazy danych. Jeżeli program jest zainstalowany sieciowo, wtedy aktualizację wystarczy przeprowadzić na jednym komputerze. Na pozostałych stanowiskach pojawi się komunikat, że baza jest w nowszej wersji niż oprogramowanie, oraz propozycja zaktualizowania programu. 32
4. Instrukcja przygotowania i odtwarzania kopii bezpieczeństwa Program BeSTi@ posiada wbudowane narzędzie do archiwizowania bazy danych z serwera MS SQL 2005 Express SP4. Opcja Archiwizacja danych znajduje się w górnym menu Plik. Dla zwiększenia poziomu bezpieczeństwa należy systematycznie tworzyć kopie zapasowe bazy danych, aby w razie utraty informacji w programie, przywrócić je z wcześniej wykonanej kopii. Po wybraniu tej opcji otworzy się okno archiwizacji (rys. 28). Okno archiwizacji podzielone jest na sekcje Rodzaj akcji, Plik kopii bazy danych, Informacje o kopiach bazy danych we wskazanym pliku oraz Harmonogram archiwizacji bazy danych. Poszczególne operacje związane z obsługą bazy danych zostały opisane w dalszych podrozdziałach. Rysunek 28. Okno archiwizacji bazy danych 4.1. Tworzenie kopii bazy danych Aby zarchiwizować bazę danych, należy zaznaczyć opcję Kopia zapasowa bazy danych, a następnie wprowadzić nazwę i opis kopii. Kolejną czynnością jest wskazanie docelowego foldera przyciskiem [..], znajdującym się w sekcji Plik kopii bazy danych. Kliknięcie na przycisku otwiera okienko nawigacyjne (rys. 29). Kopia zostanie utworzona na dysku, nam którym jest zainstalowany serwer SQL. Po wskazaniu docelowego katalogu należy kliknąć na przycisk Wybierz. Ostatnią czynnością jest wybranie przycisku Wykonaj w dolnej części okna archiwizacji. Wtedy program rozpocznie archiwizo- 33
wanie bazy danych. Po zakończeniu operacji zarchiwizowany plik pojawi się w sekcji Informacje o kopiach bazy danych. Rysunek 29. Okienko nawigacyjne Jeśli przy wyborze docelowego archiwum został wskazany plik już istniejący (poprzez wybór w sekcji Informacje o kopiach bazy danych albo wskazanie go w sekcji Plik kopii bazy danych), wtedy program wyświetli okno z pytaniem, czy wybrany plik ma zostać nadpisany nowym (rys. 30). Kliknięcie na przycisku Tak spowoduje nadpisanie starego archiwum nowym. Rysunek 30. Okno komunikatu 4.2. Przywracanie bazy danych z kopii zapasowej Aby przywrócić wcześniej zarchiwizowaną bazę danych, należy zaznaczyć opcję Przywrócenie bazy danych z kopii zapasowej, a następnie wskazać plik archiwum w sekcji Informacje o kopiach bazy danych (albo wskazać plik w sekcji Plik kopii bazy danych). Po kliknięciu na Wykonaj program przystąpi do przywracania bazy danych. Pojawi się komunikat o konieczności zamknięcia aplikacji (rys. 31). Po ponownym uruchomieniu, program będzie korzystał z odtworzonej bazy danych. 34
Rysunek 31. Okno komunikatu 4.3. Porządkowanie bazy danych MS SQL Porządkowanie bazy polega na zmniejszeniu rozmiaru bazy oraz pliku logu. Aby uporządkować bazę danych, należy wybrać z menu Plik opcję Archiwizacja danych i w oknie środkowym zaznaczyć opcję Uporządkuj aktualną bazę danych. Przycisk Wykonaj rozpoczyna porządkowanie zawartości bazy. Po zakończeniu operacji program przedstawi odpowiedni komunikat. 4.4. Optymalizowanie bazy danych MS SQL Optymalizacja polega na przebudowaniu indeksów i statystyk bazy danych. W wyniku operacji następuje przyspieszenie działania niektórych elementów programu SJO BeSTi@, jednak sam proces optymalizacji może zająć dużo czasu. Aby zoptymalizować bazę danych, należy wybrać z menu Plik opcję Archiwizacja danych i w oknie środkowym zaznaczyć opcję Optymalizuj bazę danych. Przycisk Wykonaj rozpoczyna optymalizację bazy. Po zakończeniu operacji program przedstawi odpowiedni komunikat. 35
5. Instrukcja modułu komunikacyjnego 5.1. Funkcje modułu Komunikacja Moduł jest przeznaczony do komunikowania się w ramach systemu BeSTi@ pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego, regionalnymi izbami obrachunkowymi i Ministerstwem Finansów. Główne funkcje modułu to: przesyłanie danych planistycznych i sprawozdawczych pomiędzy JST RIO-MF wraz z możliwością otrzymania potwierdzenia odebrania wiadomości przez adresatów, wstępna weryfikacja przesłanych danych, dystrybucja słowników klasyfikacji budżetowej, jednostek samorządu terytorialnego i ich związków z MF do RIO i JST, dystrybucja reguł kontrolnych, kwot subwencji, dotacji, wpłat. Praca w ramach modułu Komunikacja odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. rozdział Wprowadzenie do programu w instrukcji użytkownika). 5.2. Zasady pracy w ramach modułu W celu uruchomienia modułu należy kliknąć na belkę z napisem Komunikacja, znajdującą się w lewym panelu. Po wyborze modułu można przystąpić do pracy w zakresie komunikacji. Wszystkie funkcje dostępne na drzewku nawigacyjnym w górnej części lewego okna (rys. 32). Rysunek 32. Drzewo nawigacyjne modułu Komunikacja Lista zawiera następujące foldery: Skrzynka odbiorcza, Skrzynka robocza, Skrzynka nadawcza, Elementy wysłane, Elementy przetworzone oraz Elementy źle przetworzone. Funkcjonalność poszczególnych folderów opisana jest w dalszych podrozdziałach. W pasku narzędzi znajdującym się nad oknem środkowym dostępne są funkcje podręczne, przydatne w pracy w module Komunikacja. Zawartość paska narzędzi jest inna dla każdego z elementów modułu i została opisana w poszczególnych podrozdziałach. 36
5.3. Bilet komunikacyjny W momencie pierwszej komunikacji z serwerem zewnętrznym (odebranie wiadomości) zostaje wygenerowany bilet komunikacyjny. Każda baza może posiadać tylko jeden taki bilet i tylko jeden bilet może zostać przypisany do jednego klucza licencyjnego. W przypadku przeinstalowania programu (wraz z bazą) administrator systemu BeSTi@ powinien podjąć stosowne kroki w celu odblokowania biletu. Informacje na ten temat można znaleźć na stronie www.budzetjst.pl. 5.4. Odbieranie i przetwarzanie wiadomości 5.4.1. Skrzynka odbiorcza Po wyborze folderu Skrzynka odbiorcza w module Komunikacja, w oknie środkowym wyświetlony zostanie szczegółowy widok informujący o otrzymanych wiadomościach i ich składnikach. Okno Skrzynki odbiorczej składa się z sekcji Lista wiadomości oraz Wiadomość (rys. 33). Rysunek 33. Skrzynka odbiorcza Lista wiadomości składa się z kolumn opisujących dane poszczególnych wiadomości. Zawiera informacje takie, jak: Data wysłania, Data odbioru, Nadawca, Nazwa, Opis i Podpis. 37
Sprawdzenie zawartości wiadomości odbywa się poprzez wskazanie określonej pozycji na Liście wiadomości. Otrzymana wiadomość może zawierać jeden lub więcej składników, widocznych w sekcji Wiadomość. Ich wyboru dokonuje się poprzez zaznaczenie myszką i kliknięcie przycisku Pokaż. Wtedy zostanie otwarte nowe okno z informacją o zawartości składnika (rys. 34). Rysunek 34. Szczegółowy widok składnika wiadomości Aby zamknąć okno podglądu składnika wiadomości, należy kliknąć na przycisk Zamknij. Jeśli użytkownik zmienił status dokumentu, musi zatwierdzić zmianę przyciskiem Zapisz i zamknij. Program wróci do widoku Listy wiadomości w skrzynce odbiorczej. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Zaznacz wszystkie, Odznacz wszystkie pozwalają na selekcjonowanie wiadomości, Odebrane od, Odebrane do wyświetlają wiadomości z określonego przedziału czasowego, Filtruj jednostki przedstawia wiadomości jednostek zaznaczonych na Liście jednostek w prawym oknie programu. Podczas pracy w skrzynce odbiorczej, na pasku narzędzi (rys. 35) dostępne są przyciski: Odbierz włącza pobieranie wiadomości z serwera komunikacji, Przetwórz wszystkie powoduje przetworzenie składników wszystkich wiadomości w skrzynce odbiorczej; po wykonaniu tej operacji wiadomości trafią do folderów z wiadomościami przetworzonymi, 38
Przetwórz przetwarza tylko składniki wskazanej wiadomości i przenosi ją do folderu z wiadomościami przetworzonymi, Pokaż treść XML otwiera podgląd wiadomości w formacie źródłowym XML, (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML). 5.4.2. Pobieranie wiadomości Rysunek 35. Pasek narzędzi w skrzynce odbiorczej Aby sprawdzić, czy otrzymano nowe wiadomości, należy kliknąć przycisk Odbierz znajdujący się na pasku narzędzi. Program połączy się z serwerem komunikacji, skąd pobierze oczekujące paczki. Podczas pobierania wiadomości wyświetli się pasek postępu (rys. 36). Rysunek 36. Okno informujące o postępie pobierania wiadomości Nowe wiadomości zostaną umieszczone na Liście wiadomości. Do tych wiadomości należą m.in. informacje przekazane przez pozostałych użytkowników systemu, np. czy regionalną izbę obrachunkową. Mogą to być słowniki do zastosowania w programie, żądanie korekty, przyznane subwencje, uchwały itd. 5.4.3. Sytuacje szczególne podczas odbierania wiadomości Program BeSTi@ nadaje niektórym wiadomościom wyższy priorytet i przyznaje im pierwszeństwo w procesie przetwarzania. Wiadomości o wyższym priorytecie to paczki systemowe, wymagające natychmiastowego wczytania do programu BeSTi@, oraz paczki, które trzeba wczytać w pierwszej kolejności po to, aby pozostałe paczki mogły zostać poprawnie przetworzone. Może wystąpić sytuacja, że po odebraniu pewnej wiadomości program będzie wymagał natychmiastowego przetworzenia jej składników. W takiej sytuacji pojawi się okno z odpowiednim komunikatem (rys. 37). Po kliknięciu na przycisk OK program przetworzy wiadomości, po czym wyświetli raport. 39
Rysunek 37. Okno komunikatu 5.4.4. Przetwarzanie zawartości wiadomości Otrzymane wiadomości zawierają składniki, które trzeba wczytać do systemu. Aby tego dokonać, należy wskazać wybraną wiadomość i wybrać w pasku narzędzi przycisk Przetwórz. Wybranie przycisku Przetwórz wszystkie skutkuje przetworzeniem wszystkich wiadomości znajdujących się w Skrzynce odbiorczej. Po kliknięciu Przetwórz albo Przetwórz wszystkie, program zacznie przetwarzać zaznaczoną wiadomość oraz wyświetli okno o postępie operacji (rys. 38). Rysunek 38. Okno informujące o postępie przetwarzania Po zakończeniu przetwarzania zostanie wyświetlone okienko Raport z informacją o rezultatach pracy (rys. 39). Rysunek 39. Okno raportu przetwarzania wiadomości Okienko to zawiera listę przetworzonych paczek. Po rozwinięciu raportu (klikając w + albo ) zostaje przedstawiona lista składników przetworzonej wiadomości. Prawa kolumna Status informuje o postę- 40
pie przetwarzania składników każdej paczki z osobna. Po zapoznaniu się z raportem, należy kliknąć przycisk Zamknij. Jeśli operacja przebiegła bez zakłóceń, wtedy przetworzone wiadomości zostaną przeniesione do foldera Elementy przetworzone. Jeśli jednak w trakcie przetwarzania danej wiadomości wystąpiły błędy, wtedy wiadomość zostanie umieszczona w folderze Elementy źle przetworzone. Podczas procesu przetwarzania mogą wystąpić zdarzenia wyjątkowe, opisane w podrozdziale Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości. 5.4.5. Elementy przetworzone Folder Elementy przetworzone ewidencjonuje te wiadomości, których składniki zostały z powodzeniem zaimportowane do systemu. Może być to np. słownik klasyfikacji budżetowej, wczytany poprzez opcję Przetwórz znajdującą się w Skrzynce odbiorczej (rys. 40). Rysunek 40. Elementy przetworzone Zaznaczenie wiadomości w sekcji Lista wiadomości daje możliwość sprawdzenia jej zawartości. Aby zapoznać się ze szczegółowymi danymi zawartości, należy w sekcji Wiadomość zaznaczyć wybraną pozycję, a następnie kliknąć przycisk Pokaż. 41
W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Przetworzone od, Przetworzone do prezentują wiadomości przetworzone w określonym przedziale czasowym, Filtruj jednostki wyświetla wiadomości dla jednostek zaznaczonych w prawym oknie. W pasku narzędzi (rys. 41) dostępne są przyciski: Przetwórz umożliwia ponowne przetworzenie składników wybranej wiadomości. Do przetwarzania wiadomości już wcześniej przetworzonej trzeba posiadać uprawnienia do modułu Komunikacja. Podczas procesu przetwarzania mogą wystąpić zdarzenia wyjątkowe, opisane w podrozdziale Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości. Pokaż treść XML prezentuje wiadomość w formacie źródłowym XML, (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML). Rysunek 41. Pasek narzędzi nad oknem Elementy przetworzone W elementach przetworzonych domyślnie ustawiony jest filtr, pokazujący wiadomości przetworzone w ciągu ostatniego miesiąca. 5.4.6. Elementy źle przetworzone Niektóre otrzymane wiadomości pobrane z serwera komunikacyjnego mogą zostać źle przetworzone. Błędy w przetwarzaniu są spowodowane błędną kolejnością przetwarzania otrzymanych paczek, albo oczekiwaniem na inną paczkę, niezbędną do przetworzenia paczki bieżącej, albo starszą wersją programu BeSTi@. Folder Elementy źle przetworzone ewidencjonuje te wiadomości, których składniki nie zostały poprawnie zaimportowane do systemu. Istnieje możliwość ponownego przetworzenia takiej wiadomości. W tym celu należy podświetlić daną wiadomość, a następnie wybrać z paska narzędzi przycisk Przetwórz. Podczas procesu przetwarzania mogą wystąpić zdarzenia wyjątkowe, opisane w podrozdziale Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości. Wiadomości przetworzone z powodzeniem, zostaną przeniesione do foldera Elementy przetworzone. Obsługa wiadomości w folderze Elementy źle przetworzone odbywa się na zasadzie podobnej, jak w folderze Elementy przetworzone. Podświetlenie wiadomości w sekcji Lista wiadomości daje możliwość sprawdzenia jej składników w sekcji Wiadomość. Do zapoznania się ze szczegółami składników wiadomości służy przycisk Pokaż. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Przetworzone od, Przetworzone do wyświetla wiadomości przetworzone we wskazanym okresie czasu, Usuń usuwa wskazaną wiadomość. 42
Podczas pracy w folderze Elementy źle przetworzone, w górnej części okna jest dostępny pasek narzędzi (rys. 42) z przyciskami: Przetwórz ponownie przetwarza składniki wybranej wiadomości, Pokaż treść XML pozwala obejrzeć wiadomość w formacie źródłowym XML (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML), Usuń usuwa wskazaną wiadomość. Rysunek 42. Pasek narzędzi nad oknem Elementy źle przetworzone 5.4.7. Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości 1. W przypadku, kiedy podczas przetwarzania wiadomości program napotka błędy, pojawi się okno z pytaniem, czy kontynuować przetwarzanie pozostałych przesyłek (rys. 43). Rysunek 43. Komunikat błędu Po kliknięciu na Tak program będzie kontynuował przetwarzanie wiadomości, natomiast kliknięcie na Nie spowoduje przerwanie procesu przetwarzania. Po zakończeniu przetwarzania zostanie wyświetlone okno Raport z informacjami o paczkach przetworzonych i nieprzetworzonych (rys. 44). Rysunek 44. Okno raportu przetwarzania wiadomości 2. Niektóre przychodzące przesyłki mogą wymagać natychmiastowego przetworzenia przez system tuż po ich odebraniu z serwera komunikacyjnego. Wtedy program wyświetli odpowiedni komunikat (rys. 45) i przetworzy taką wiadomość automatycznie (zob. podrozdział Przetwarzanie wiadomości). 43
Rysunek 45. Okno komunikatu 3. Może wystąpić sytuacja, kiedy do przetworzenia danej przesyłki konieczne jest wcześniejsze przetworzenie składników innej wiadomości. Wtedy program wyświetli okienko z informacją o wymaganej kolejności przetwarzania, a następnie wskaże listę wiadomości, które zostaną przetworzone w pierwszej kolejności. W ostatnim etapie przetworzy wszystkie wiadomości do systemu. 5.4.8. Sprawdzanie spójności danych Po przetworzeniu dokumentu planistycznego, bądź sprawozdania jest możliwe sprawdzenie spójności przesłanych danych. W tym celu należy przejść do modułu Budżet bądź Sprawozdania, zaznaczyć daną uchwałę/sprawozdanie i poprzez menu Plik rozwinąć opcję Spójność danych, a następnie wybrać opcję (rys. 46): Wszystkie zostaną sprawdzone wszystkie pozycje na liście w oknie głównym; Zaznaczone zostanie sprawdzona tylko zaznaczona pozycja, bądź pozycje. Automatyczne sprawdzanie Rysunek 46. Opcja Sprawdź spójność Istnieje możliwość ustawienia automatycznego sprawdzania spójności, zaraz po przetworzeniu paczki w module Komunikacja. Aby to zrobić należy przejść do modułu Administracja, rozwinąć pozycję Opcje i wybrać Systemowe. Na wyświetlonych ustawieniach w oknie głównym należy zmienić opcję 44
Po przetwarzaniu paczki z podpisanymi dokumentami sprawdź spójność ich danych na True, po czym zapisać ustawienia poprzez Zapisz i zamknij (rys. 47): Rysunek 47. Opcja Sprawdź spójność 5.4.9. Sprawdzanie spójności na podstawie podpisu elektronicznego W przypadku dokumentów zawierających podpisy elektroniczne, jest możliwe również sprawdzenie spójności danych na podstawie podpisu elektronicznego, a w przypadku wykrycia niespójności, możliwa jest próba naprawy danych dokumentu po otrzymaniu zgody od użytkownika. Aby sprawdzić spójność danych na podstawie sumy kontrolnej podpisu elektronicznego, należy przejść do dokumentu, który zawiera podpis elektroniczny, a następnie kliknąć Sprawdź w sekcji Podpis elektroniczny (rys. 48): 45
Rysunek 48. Opcja Sprawdź W przypadku kiedy zostanie wykryta niespójnść danych, program poinformuję o tym użytkownika wraz zapytaniem czy przeprowadzić próbę naprawy (rys. 49): Rysunek 49. Zapytanie o próbę naprawy dokumentu W przypadku zgody, po wszystkim pojawi się wynik próby naprawy spójności danych (rys. 50): Rysunek 50. Wynik próby naprawy spójności danych 5.5. Wysyłanie wiadomości 5.5.1. Skrzynka robocza W Skrzynce roboczej przechowywane są wszystkie wiadomości, które nie zostały przekazane do Skrzynki nadawczej. Wiadomości w Skrzynce roboczej nie są uwzględniane w procesie wysyłania wiadomości z systemu. Układ Skrzynki roboczej jest podobny do układu Skrzynki odbiorczej. Skrzynka składa się z dwóch sekcji zatytułowanych Lista wiadomości i Wiadomość (rys. 51). Lista wiadomości opatrzona jest kolumnami opisującymi parametry przesyłek. Kolumny zawierają takie dane, jak Data wstawienia, Nazwa, Opis i Podpis. 46
Rysunek 51. Skrzynka robocza W dolnej części Listy wiadomości dostępne są funkcje: Zaznacz wszystkie, Odznacz wszystkie umożliwia selekcjonowanie wiadomości, Filtruj jednostki przedstawia wiadomości dla jednostek zaznaczonych na Liście jednostek w prawym oknie, Usuń usuwa wiadomość z listy. Podświetlenie wiadomości w sekcji Lista wiadomości umożliwia sprawdzenia odbiorcy oraz zawartości przesyłki. Szczegółowe dane wyświetlają się w sekcji Wiadomość w grupach Odbiorcy i Zawartość (rys. 52). 47
Rysunek 52. Skrzynka robocza, sekcja Wiadomość Grupa Odbiorcy wskazuje odbiorców wiadomości, zaś grupa Zawartość zawiera listę załączników wiadomości. Aby zaznajomić się ze szczegółową zawartością załącznika, należy wybrać odpowiednią pozycję w grupie i kliknąć przycisk Pokaż. Wtedy pojawi się okno z właściwościami dokumentu (uchwały, zarządzenia, sprawozdania w zależności, jaki dokument został zapisany w Skrzynce roboczej). Podczas pracy w Skrzynce roboczej, nad oknem środkowym dostępny jest pasek narzędzi (rys. 53). Zawiera on opcje: Wyślij wszystko przenosi wszystkie wiadomości do Skrzynki nadawczej w celu późniejszego wysłania, Wyślij przenosi zaznaczoną wiadomość do Skrzynki nadawczej, Podpisy umożliwia podpisanie wiadomości podpisem elektronicznym, Pokaż treść XML przedstawia wiadomość w formacie źródłowym XML (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML), Usuń usuwa wiadomość, Wyślij plik umożliwia przekazanie do jednostek samorządu terytorialnego oraz do regionalnych izb obrachunkowych różnych plików (np. decyzji o przyznanych kwotach subwencji).. Przesyłanie plików Rysunek 53. Pasek narzędzi nad oknem skrzynki roboczej System BeSTi@ umożliwia, oprócz przesyłania do jednostek samorządu terytorialnego oraz regionalnych izb obrachunkowych paczek komunikacyjnych (np. z danymi kontrolnymi, okresami sprawozdawczymi) również przesyłanie plików (np. z decyzją o przyznanych kwotach subwencji). Aby wysłać plik należy z górnego paska narzędzi wybrać opcję Wyślij plik. W oknie Przygotowanie plików do wysłania (rys. 54) należy w sekcji Pliki wskazać plik, który ma zostać wysłany. Następnie w sekcji Typ wiadomości należy wskazać czy plik zostanie wysłany poprzez Serwer komunikacyjny czy poprzez serwer pocztowy. 48
Rysunek 54. Okno Przygotowania plików do wysłania Aby wysłać plik poprzez serwer pocztowy należy zdefiniować ustawienia Serwera pocztowego SMTP. Opcja ta dostępna jest w górnym menu Narzędzia w opcji w Komunikacja ustawienia. W kolejnym kroku w sekcji Dane wiadomości należy podać nazwę i opis wiadomości, a także określić można czy odebranie wiadomości ma zostać potwierdzone. Następnie w sekcji Odbiorcy należy wskazać do jakich jednostek zostanie wysłany plik. Aby wybrać wszystkie jednostki należy zaznaczyć okienko obok kolumny Nazwa. Po wprowadzeniu wszystkich informacji należy zapisać zmiany wybierając Zapisz w dolnej części okna. Tak przygotowany do wysłania plik widoczny będzie na Liście wiadomości w Skrzynce roboczej, Dodatkowo w Skrzynce roboczej wiadomość z plikiem może zostać podpisana podpisem elektronicznym. Podpisywanie wiadomości podpisem elektronicznym 49
System BeSTi@ umożliwia wykorzystanie podpisu elektronicznego kwalifikowanego (rodzącego skutki prawne) oraz nie kwalifikowanego (komercyjnego). Użytkownik ma możliwość podpisania nie tylko pojedynczej wiadomości, ale także grupy wiadomości przeznaczonych do wysłania. Proces podpisywania wiadomości odbywa się bezpośrednio z poziomu programu bez konieczności stosowania programów dodatkowych. Wiadomości znajdujące się na Liście wiadomości w Skrzynce roboczej można opatrzyć podpisem elektronicznym. Aby tego dokonać, użytkownik musi posiadać zestaw do bezpiecznego podpisu elektronicznego (karta kryptograficzna oraz czytnik kart). Proces podpisania wiadomości podpisem elektronicznym odbywa się poprzez zaznaczenie wiadomości na Liście wiadomości i wyborze z górnego paska narzędzi opcji Podpisy (rys. 55). Rysunek 55. Okno wyboru Podpisu elektronicznego W kolejnym kroku wyświetlone zostanie okno z informacją o złożonych podpisach. W przypadku, gdy chcemy dodać podpis elektroniczny należy wybrać Dodaj podpis w dolnej części okna (rys. 56). Rysunek 56. Okno Podpisu elektronicznego W kolejnym kroku należy wskazać miejsce, w którym znajduje się certyfikat (urządzenie kryptograficzne, magazyn systemowy lub plik.pfx) wybierając w oknie Wyboru certyfikatu odpowiednią zakładkę a następnie zaznaczyć właściwy certyfikat. Następnie należy wybrać przycisk Podpisz w dolnej części okna (rys. 57). 50
Rysunek 57. Okno Wyboru certyfikatu W następnym kroku należy wprowadzić PIN do certyfikatu i zaakceptować klawiszem OK (rys. 58). Rysunek 58. Okno Wprowadzania kodu PIN W oknie podpisu zostanie wyświetlona informacja o złożonym podpisie (rys. 59). 51
Rysunek 59. Okno Podpisu elektronicznego Aby podpisać sprawozdanie drugim podpisem elektronicznym należy powtórzyć opisane powyżej czynności. Na zakończenie procesu podpisywania sprawozdania należy wybrać przycisk Zapisz w dolnej części okna. Wiadomość podpisana podpisem elektronicznym na Liście wiadomości oznaczona jest symbolem. 5.5.2. Skrzynka nadawcza Skrzynka nadawcza służy do wysyłania wiadomości uprzednio przygotowanych w modułach programu. Jest ona zbudowana podobnie jak Skrzynka robocza z tą różnicą, że nie posiada funkcji do edycję wiadomości (rys. 60). 52
Rysunek 60. Skrzynka nadawcza Okno Skrzynki nadawczej podzielone jest na dwie sekcje zatytułowane Lista wiadomości oraz Wiadomość. Lista wiadomości opatrzona jest kolumnami opisującymi parametry przesyłek. Kolumny zawierają takie dane, jak Data wstawienia, Nazwa, Opis i Podpis. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Zaznacz wszystkie, Odznacz wszystkie służą do selekcjonowanie wiadomości, Filtruj jednostki prezentuje wiadomości dla jednostek zaznaczonych na Liście jednostek w prawym oknie, Usuń usuwa wiadomość z listy. Podświetlenie wiadomości w sekcji Lista wiadomości umożliwia sprawdzenia odbiorcy oraz zawartości przesyłki. Dane o odbiorcy i zawartości wyświetlają się w sekcji Wiadomość odpowiednio w grupach Odbiorcy i Zawartość. Aby zaznajomić się ze szczegółową zawartością załącznika, należy wybrać odpowiednią pozycję w grupie Zawartość i kliknąć przycisk Pokaż. Podczas pracy w Skrzynce nadawczej, nad oknem środkowym dostępny jest pasek narzędzi (rys. 61). Zawiera on następujące opcje: 53
Wyślij wszystko wysyła wszystkie wiadomości oczekujące w skrzynce nadawczej. Wiadomości zostaną przesłane do serwera komunikacyjnego, a ich kopie pojawią się w folderze Elementy wysłane. Wyślij wysyła zaznaczoną wiadomość do serwera komunikacyjnego. Kopia wiadomości pojawi się w folderze Elementy wysłane. Pokaż treść XML pozwala obejrzeć wiadomość w formacie źródłowym XML, (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML), Usuń usuwa podświetloną wiadomość. 5.5.3. Elementy wysłane Rysunek 61. Pasek narzędzi nad oknem skrzynki nadawczej Folder Elementy wysłane ewidencjonuje kopie wysłanych wiadomości. Po jego otworzeniu, w środkowym oknie pojawi się lista przesyłek wysłanych do serwera komunikacji. Okno podzielone jest na dwie sekcje: Listę wiadomości oraz Wiadomość. Lista wiadomości opatrzona jest kolumnami zawierającymi informacje o przesyłkach. Kolumny zawierają takie dane, jak Data wysłania, Nazwa, Opis, Podpis oraz Odebrano (rys. 62). 54
Rysunek 62. Elementy wysłane Kolumna Odebrano znajdująca się na Liście wiadomości zawiera informacje o tym, ile wiadomości zostało odebranych przez odbiorcę. Na przykład jeśli w kolumnie znajduje się wpis 1 z 2, oznacza to, że przesyłkę odebrał jeden z dwóch odbiorców wiadomości. Dokładne daty odbioru znajdują się w sekcji Wiadomość w grupie Odbiorcy. Sąsiednia grupa Zawartość zawiera informacje o zawartości paczki komunikacyjnej. Aby zaznajomić się ze szczegółową zawartością załącznika, należy wybrać odpowiednią pozycję w grupie i kliknąć przycisk Pokaż. Jeśli wiadomość wskazana na Liście wiadomości opatrzona jest podpisem elektronicznym, w grupie Zawartość pojawi się dodatkowy przycisk Podpisy. Otwiera on okno Informacje o podpisach, w którym następuje weryfikacja podpisu elektronicznego (zob. podrozdział Przeglądanie podpisów elektronicznych). W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Wysłane od, Wysłane do prezentuje wiadomości wysłane w określonym przedziale czasowym, Filtruj jednostki wyświetla wiadomości dla jednostek zaznaczonych w prawym oknie. W pasku narzędzi dostępny jest przycisk Pokaż treść XML, który prezentuje wskazaną wiadomość w formacie źródłowym XML (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML). 55
W elementach przetworzonych domyślnie ustawiony jest filtr, pokazujący wiadomości przetworzone w ciągu ostatniego miesiąca. 5.6. Podgląd wiadomości w formacie XML Każda z wiadomości znajdujących się w module Komunikacja może zostać wyświetlona w formacie źródłowym XML. Odbywa się to poprzez zaznaczenie dowolnej wiadomości i kliknięcie na pasku narzędzi przycisku Pokaż treść XML. Otworzone zostanie okno zawierające źródłową treść wiadomości (rys. 63). Aby zamknąć okno podglądu, należy kliknąć na przycisk Zamknij. Rysunek 63. Podgląd treści przesyłki w formacie XML 56
6. Instrukcja tworzenia raportów 6.1. Funkcje modułu Raporty Moduł Raporty obsługuje pracę z raportami, służącymi do prezentowania danych systemowych w zdefiniowanym uprzednio układzie graficznym. Pozwala on na samodzielne modyfikacje raportów poprzez zmiany szablonu, jak i tworzenie nowych, wzorcowych układów danych. Raporty mogą być przedstawione w formie tabeli, dokumentu pozwalającego na wstawianie nagłówków czy też grup, kostki OLAP, mapy oraz zwykłego dokumentu, w którym znajdą się tylko wybrane informacje. Formę raportu należy dobrać w zależności od typu raportu oraz rodzaju danych, które mają się na nim znaleźć. Raporty można importować i eksportować w postaci pliku o rozszerzeniu RML. Szablony raportów zbiorowych można konfigurować w module Administracja > Szablony raportu. Operacja została opisana w odpowiednim podrozdziale. Moduł Raporty szczegółowo został opisany w dokumencie Raporty i analiza 6.2. Zasady pracy w ramach modułu. Aby uruchomić moduł, należy kliknąć na belkę Raporty w lewym oknie programu. W górnej części okna wyświetli się układ raportów w postaci drzewa (rys. 64). 57
Rysunek 64. Drzewo Raporty w lewym oknie programu Praca w module przebiega w nieco odmienny sposób, aniżeli w pozostałych modułach programu. Edycja danych odbywa się w graficznym oknie edycji raportu oraz w edytorze danych SQL. Wygenerowane dane są przedstawiane w oknie Raport-prezentacja, skąd mogą zostać wydrukowane, albo wyeksportowane do pliku tekstowego (TXT, PDF, HTML, RTF), graficznego lub arkusza kalkulacyjnego. Budowa okna prezentacji raportu jest podobna do okna Podgląd wydruku (zob. podrozdział Podgląd wydruku w instrukcji użytkownika). 6.3. Operacje na raportach Na drzewie nawigacyjnym z listą raportów dostępne jest menu kontekstowe, pozwalające na dokonywanie operacji na raportach. Zawartość menu jest różna w zależności od tego, czy menu zostało otwarte po zaznaczeniu całej gałęzi raportów czy pojedynczego raportu. 6.3.1. Operacje na grupach raportów Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na gałęzi raportu w lewym oknie programu, zostanie wyświetlone menu kontekstowe z dodatkowymi opcjami: Dodaj grupę tworzy na zaznaczonej gałęzi nową gałąź, Zmień nazwę zmienia nazwę zaznaczonej gałęzi drzewa nawigacyjnego, Usuń grupę usuwa wskazaną gałąź drzewa, Dodaj raport przechodzi do tworzenia nowego raportu za pomocą specjalnego edytora (zob. podrozdział Tworzenie nowego szablonu raportu), Wczytaj raport z pliku umożliwia zaimportowanie pliku raportu w formacie RML, 58
Subskrybuj włącza tryb subskrypcji, który umożliwia pobieranie szablonów raportów, umieszczonych przez innych użytkowników programu na serwerze komunikacyjnym. 6.3.2. Operacje na pojedynczym raporcie Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na raporcie na drzewie w lewym oknie programu, zostanie wyświetlone menu kontekstowe zawierające dodatkowe opcje: Pokaż otwiera okno raportu z wygenerowanymi danymi, Edytuj pozwala przejść do edycji bieżącego raportu lub jednej z jego kolejnych wersji; edycja raportu przebiega w sposób analogiczny, jak tworzenie nowego raportu. Usuń usuwa wskazany raport lub jego wersję, Status raportu umożliwia określenie statusu wskazanego raportu, Zapisz do pliku zapisuje raport do wskazanego pliku w formacie RML, Kopiuj raport otwiera okno edytora ze skopiowanymi wartościami ze wskazanego raportu, Uprawnienia otwiera w oknie środkowym listę użytkowników, dla których można zdefiniować osobne uprawnienia do pracy z raportem, Publikuj publikuje wskazany szablon raportu na serwerze komunikacyjnym, dzięki czemu jest on dostępny dla tych użytkowników programu BeSTi@, którzy mają włączoną opcję subskrypcji; aby ta opcja była widoczna, raport musi mieć status Zatwierdzony. 6.4. Generowanie raportu Aby wygenerować raport w oparciu o gotowy szablon raportu, należy kliknąć dwukrotnie myszką na jednym z raportów, znajdujących się na drzewie nawigacyjnym w module Raporty. W oknie środkowym pojawi się formularz wpisywania parametrów, które są pomocne w tworzeniu raportu (rys. 65). Parametrami mogą być daty, rodzaje sprawozdań, szczegółowość, tytuł, opis itd. Rysunek 65. Definiowanie parametrów dla raportu Wykaz sprawozdań Po wpisaniu parametrów do formularza należy kliknąć na przycisk OK, który znajduje się w dolnej części okna. Wtedy program wygeneruje raport w oparciu o wskazany szablon (rys. 66). 59
Wygenerowane dane można następne wydrukować albo wyeksportować do pliku graficznego, tekstowego lub arkusza kalkulacyjnego. Okno podglądu raportu posiada pasek narzędzi z szeregiem dodatkowych opcji, które zostały opisane w podrozdziale Podgląd wydruku w instrukcji użytkownika. Rysunek 66. Wygenerowany raport Wykaz sprawozdań 60
7. Instrukcja administracji podsystemem MF 7.1. Funkcje modułu Administracja Moduł jest przeznaczony dla administratorów systemu w Ministerstwie Finansów. Służy on do zarządzania: użytkownikami systemu, prawami i rolami, które są przypisywane poszczególnym użytkownikom, listą jednostek samorządu terytorialnego i ich związków, listą regionalnych izb obrachunkowych, grupowaniem jednostek, listą danych kontrolnych, klasyfikacją budżetową, listą reguł kontrolnych zaimplementowanych w systemie, parametrami systemu. Dodatkowo można przeglądać układ dokumentów planistycznych danej jednostki, a także monitorować pracę użytkowników w systemie. Praca w ramach modułu odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. rozdział Wprowadzenie do programu w instrukcji użytkownika). 7.2. Zasady pracy w ramach modułu W celu uruchomienia modułu należy kliknąć na belkę z napisem Administracja znajdującą się w oknie modułów w lewej dolnej części ekranu. Wówczas w górnej części lewego okna zostanie wyświetlone drzewo zawierające dostępne funkcje (rys. 67). 61
Rysunek 67. Drzewo Administracja 7.3. Role Rola jest to zbiór uprawnień przyznanych użytkownikom systemu. Celem tworzenia ról jest ułatwienie kontroli nad użytkownikami. Dzięki grupom uprawnień administrator systemu nie musi nadawać uprawnień do poszczególnych funkcji programu każdemu użytkownikowi osobno, lecz wystarczy nadać mu rolę, która zawiera już poszczególne uprawnienia. W razie zmiany zakresu praw grupy użytkowników, nie będzie konieczne edytowanie konta każdego użytkownika. Wtedy wystarczy edytować tylko wspólną dla tych użytkowników rolę. Należy przy tym pamiętać, że zmiany dotyczyć będą każdego użytkownika, któremu nadano tę rolę. Natomiast aby dodać lub odebrać uprawnienia tylko kilku użytkownikom, nie trzeba zmieniać ról, lecz wystarczy edytować konto tych użytkowników i dodać lub odebrać określone prawo. Domyślnie w programie BeSTi@ jest ustawionych kilka typów ról, niemniej administrator może skonfigurować role dla specyficznych potrzeb urzędu. Tworzenie nowej roli Aby utworzyć rolę, należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Następnie należy wybrać przycisk Nowy z paska narzędzi albo z dolnej części okna Lista ról. W obszarze roboczym (okno środkowe) pojawi się formularz do wprowadzania danych o tworzonej roli (rys. 68). 62
Rysunek 68. Dodawanie nowej roli W pole Nazwa należy wpisać nazwę, która kojarzy się np. ze stanowiskiem pracy (Kierownik, Księgowy, Skarbnik, Administrator, Programista), natomiast do pola Opis dodatkowe informacje np. mogące ułatwić odnalezienie roli. Kolejnym krokiem jest nadanie określonych praw. Służy do tego rozwijane menu pod przyciskiem Prawa (w górnym pasku narzędzi lub w dole okna). W tym menu dostępne są następujące pozycje: Prawa pozwala na zdefiniowanie praw do poszczególnych modułów programu, a także zakresu czynności (np. dodawanie, czytanie, edytowanie, usuwanie) w obrębie modułów, Prawa do jednostek pozwala określić prawa użytkownika do pracy z jednostką samorządu terytorialnego i jej jednostkami organizacyjnymi (prawa nadawane są do każdej jednostki osobno), Prawa do statusów pozwala określić, jakie statusy dokumentów (planistycznych i sprawozdawczych) będzie mógł określić dany użytkownik (np. zmiana statusu z Roboczy na Zamknięty bądź Zatwierdzony), Prawa do grup raportów pozwala określić prawa do grup raportów zdefiniowanych w module Raporty (możliwe prawa to czytanie, edycja, usuwanie), Prawa do raportów pozwala określić prawa użytkownika do konkretnego raportu zdefiniowanego w module Raporty. Wybór jednej z pozycji menu spowoduje otworzenie okna Prawa z uprawnieniami do pracy z elementami programu (rys. 69). 63
Rysunek 69. Nadawanie uprawnień Tabela Prawa składa się z szeregu kolumn pozwalających dokładnie ustalić uprawnienia do pracy w różnych częściach programu. Pierwsza kolumna o nazwie Moduł wyszczególnia listę modułów; kolumna Domena wskazuje na obiekty modułu, na których można wykonywać czynności; zaś kolumna Czynność wymienia działania, jakie można przeprowadzać na obiektach. Na przykład moduł Budżet zawiera obiekty takie jak m.in. Dokument Planistyczny. Każdy z tych obiektów może być edytowany, usuwany, dodawany, przeszukiwany czy przetwarzany. Zezwolenia do wykonywania każdego z tych działań z osobna przydziela się poprzez nadanie użytkownikowi odpowiednich praw. Prawa przydziela się poprzez kliknięcie odpowiedniego wiersza w kolumnie Nadaj/odbierz i wybranie z rozwijanego menu jednego z wariantów (rys. 70). Rysunek 70. Nadawanie praw Dostępne są trzy możliwości ustalenia uprawnień: + nadaje użytkownikowi prawo, o pozostawia prawa domyślne dla danej roli, które wynikają z praw z ról nadrzędnych, - odbiera użytkownikowi prawo. 64
Po ustaleniu uprawnień, w kolumnie Prawa pojawią się wynikowe informacje o tym, jakie prawa posiada dana rola. Jeśli w kolumnie Nadaj/odbierz została zaznaczona opcja Nie zmieniaj, wówczas w kolumnie Prawa pojawi się wartość domyślna. Po dokonaniu wyboru wszystkich żądanych praw i jednostek należy potwierdzić wybór klikając przycisk Zapisz i zamknij. Wówczas program wróci do widoku podstawowej konfiguracji roli. Jeśli wszystkie dane są wprowadzone poprawnie, należy ponownie użyć przycisku Zapisz i zamknij. Edycja roli W celu zmiany ustawień istniejącej roli należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Po podświetleniu wybranej (żądanej) roli na liście trzeba wybrać przycisk Otwórz z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy pojawi się okno ze szczegółowymi danymi roli. Zamiana danych przebiega w taki sam sposób, jak tworzenie nowej roli. Po wprowadzeniu wszystkich zmian należy je zapisać przyciskiem Zapisz i zamknij. Usuwanie roli Aby usunąć rolę, należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Następnie należy podświetlić właściwą pozycję i kliknąć na Usuń z paska narzędzi albo z dolnej części Listy ról. Przypisanie roli Możliwe jest przypisanie danej roli do konkretnego użytkownika bezpośrednio z gałęzi. W tym celu należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Następnie wybieramy rolę, którą chcemy przypisać określonemu użytkownikowi i klikamy przycisk Otwórz w dolnej części ekranu. Zostanie wyświetlona lista użytkowników, którzy są przypisani do danej roli (przy loginie danego użytkownika znajduje się haczyk). Możemy odebrać bądź też nadać rolę konkretnym użytkownikom poprzez zaznaczenie (usunięcie) haczyka przy loginie danej osoby. Po nadaniu roli określonym użytkownikom należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij w dolnej części ekranu. 7.3.1. Spis ról systemowych Admin rola dająca użytkownikowi prawa do pracy w module Administracja (m.in. zarządzanie systemem, dodawanie użytkowników, dodawanie jednostek itp.) oraz Komunikacja (oprócz wysyłania i podpisywania wiadomości). Admin Raportów prawo to daje użytkownikowi dostęp do modułu Raporty oraz do dodawania, edycji, usuwania oraz czytania wszystkich raportów znajdujących się w systemie. Budżet prawo do pełnej pracy w module Budżet (tworzenie i edycja dokumentów planistycznych). 65
Odbieranie wiadomości prawo do pracy w module Komunikacja (ograniczone do odbierania, czytania i przetwarzania wiadomości). Przegląd budżetu prawo do modułu Budżet (ograniczone tylko do czytania dokumentów bez możliwości ich edycji). Przegląd sprawozdań prawo do czytania sprawozdań w module Sprawozdania. Sprawozdania Pełne prawo do pracy w module Sprawozdania. Użytkownik raportów Prawo do przeglądania raportów w module Raporty. Wszystkie funkcje Prawo do wszystkich funkcji w programie oprócz nadawania statusów w dokumentach (uchwały i sprawozdania). Wszystkie jednostki Prawo do pracy w kontekście wszystkich jednostek wprowadzonych do systemu. Wszystkie raporty Prawo do pracy z większością raportów (czytanie, edycja, dodawanie). Wszystkie statusy Prawo do nadawania wszystkich statusów w systemie (w modułach Sprawozdania i Budżet). Wysyłanie wiadomości Prawo do czytania, wysyłania, przetwarzania i usuwania (ze skrzynek roboczej i nadawczej) wszystkich wiadomości. 7.4. Użytkownicy Dodawanie użytkownika W celu dodania nowego użytkownika programu BeSTi@ należy kliknąć na gałąź Użytkownicy znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista użytkowników, która zawiera wszystkie istniejące profile użytkowników (rys. 71). 66
Rysunek 71. Lista użytkowników Następnie należy wybrać przycisk Nowy z paska narzędzi albo z dolnej części Listy użytkowników. Pojawi się formularz do wprowadzania danych nowo tworzonego profilu (rys. 72). Rysunek 72. Dodawanie użytkownika W wyświetlonym formularzu należy uzupełnić wszystkie dane w sekcji Użytkownik. Następnie trzeba przypisać użytkownika do roli. Role wskazuje się poprzez zaznaczenie pól w kolumnie Zaznacz. 67
Jeden użytkownik może mieć przydzielone kilka ról, przy czym należy pamiętać o zasadzie dziedziczenia praw z innych ról. Kiedy zaznaczone zostaną dwie role, z których tylko jedna przyznaje dane prawo, to nowo tworzony użytkownik otrzyma niższy poziom uprawnień. Jeśli jednak zachodzi potrzeba ustawienia wyższego poziomu uprawnień albo nadania indywidualnych praw, wtedy administrator musi dokonać odpowiednich zmian przechodząc do okna edycji praw. Służy do tego przycisk Prawa, który znajduje się w dolnej części okna środkowego. Zmiana uprawnień odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. podrozdział Tworzenie nowej roli). Po wypełnieniu formularza należy zapisać ustawienia przyciskiem Zapisz i zamknij. Program powróci do okna z Listą użytkowników. Efektem wyżej opisanych czynności będzie pojawienie się wprowadzonego użytkownika na drzewie Administracja w kategorii Użytkownicy. Edycja profilu użytkownika W celu zmiany ustawień istniejącego użytkownika należy kliknąć na kategorię Użytkownicy znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista użytkowników, która zawiera wszystkie istniejące profile użytkowników. Po podświetleniu wybranego użytkownika na liście trzeba wybrać przycisk Otwórz z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy zostanie wyświetlone okno ze szczegółowymi danymi profilu. Zmiana danych przebiega podobnie jak dodawanie nowego użytkownika z wyjątkiem pola login, które jest nieedytowalne. Po wprowadzeniu wszystkich zmian należy dokonać zapisu przyciskiem Zapisz i zamknij. Usuwanie użytkownika Ze względu na rejestrowanie przez system czynności wykonywanych przez użytkownika, nie jest możliwe jego usunięcie z systemu. Za to konto użytkownika może zostać zablokowane. Aby zablokować użytkownika należy kliknąć na kategorię Użytkownicy znajdującą się na drzewie modułu Administracja w lewym oknie programu. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista użytkowników, zawierająca wszystkie istniejące profile użytkowników. Następnie należy wybrać z listy użytkownika, który ma zostać zablokowany, kliknąć Otwórz w dolnej części okna i w nowo otwartym oknie zaznaczyć opcję Zablokowany (rys. 73). Rysunek 73. Blokowanie użytkownika 68
7.5. Jednostki Kategoria ta umożliwia zarządzanie listą jednostek samorządu terytorialnego i ich związków, a także listą regionalnych izb obrachunkowych. Dane jednostki wprowadzone do systemu w tej kategorii modułu będą widoczne na Liście jednostek w prawym oknie programu. W celu przeglądania listy jednostek należy kliknąć na kategorię Jednostki znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista jednostek (rys. 74). Rysunek 74. Lista jednostek Niektóre jednostki na liście są rozwijanymi drzewami. Jeśli w kolumnie obok nazwy jednostki znajduje się znak + znaczy to, że nastąpiła zmiana danych jednostki (wynikająca np. ze zmian terytorialnych, zmian nazwy, statutu). Po rozwinięciu drzewa wyświetla się dodatkowa podlista zawierająca historyczne dane o jednostce. Aby sprawdzić zakres czasowy informacji o jednostce, należy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście, a następnie kliknąć przycisk Otwórz. Wtedy wyświetli się okno ze szczegółowymi datami przedziału czasowego, w którym obowiązywała ważność danych jednostki. Informują o tym pola Dane ważne od do 7.5.1. Dodawanie jednostek Aby dodać do systemu jednostkę należy kliknąć myszą na drzewie Administracja kategorię Jednostki. Wtedy w oknie środkowym zostanie wyświetlona lista istniejących w systemie jednostek. Następnym krokiem jest kliknięcie na przycisk Nowy na pasku narzędzi albo w dolnej części okna. Z rozwijalnego menu należy wybrać rodzaj wprowadzanej jednostki Jednostka samorządu teryto- 69
rialnego bądź Regionalna izba obrachunkowa. Wybór jednej z tych opcji skutkuje wyświetleniem w oknie środkowym programu formularza do wprowadzania informacji o jednostce (rys. 75). Rysunek 75. Dodawanie jednostki. Wszystkie sekcje formularza należy uzupełnić dokładnymi danymi jednostki. Następnie należy wypełnić dane adresowe, wprowadzić dane osób kontaktowych, zaznaczyć odpowiednie atrybuty, a w końcu dokonać wyboru daty, od kiedy informacje o jednostce mają być obowiązujące. Wybór daty jest istotny z tego względu, że od wskazanego dnia będzie można przypisywać dokumenty dla danej jednostki organizacyjnej. Obowiązkowymi polami do wypełnienia na formularzu są pola z grup Jednostka i Dane teleadresowe. Jeżeli pola te nie zostaną wypełnione, wówczas program nie pozwoli na dodanie jednostki do listy. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy dokonać zapisu poprzez kliknięcie przycisku Zapisz i zamknij. Efektem tych działań będzie pojawienie się nowej jednostki na Liście jednostek oraz w prawym oknie programu. Ponadto, w sekcji Dodatkowe osoby kontaktowe można wprowadzić dodatkowe dane osób kontaktowych (imię i nazwisko oraz adres e-mail) oraz wskazać czy dane te będą wykorzystywane przy wysyłaniu informacji dotyczących przyznanych kwot subwencji (rys. 76). 70
Rysunek 76. Sekcja dodatkowe osoby kontaktowe Słownik jednostek samorządu terytorialnego będzie dystrybuowany do regionalnych izb obrachunkowych. (patrz podrozdział Dystrybucja słownika JST) 7.5.2. Edycja informacji o jednostce. W celu zmiany ustawień istniejącej jednostki należy kliknąć na kategorię Jednostki znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista jednostek, która zawiera wszystkie istniejące w systemie jednostki administracyjne. Kolejną czynnością jest podświetlenie wybranej jednostki i wybranie przycisku Otwórz z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy zostanie wyświetlone okno ze szczegółowymi danymi jednostki. Zmiana danych przebiega analogicznie, jak w przypadku dodawania nowej jednostki do systemu. Po wprowadzeniu nowych danych należy podać datę, od której będą one obowiązywały. Służy do tego pole Dane ważne od. W oparciu o podaną datę program utworzy na liście nową historyczną wersję jednostki. Zaznaczenie opcji Nadpisz dane jednostki spowoduje zastąpienie starych informacji o jednostce nowymi parametrami. Po dokonaniu wszystkich zmian należy dokonać zapisu poprzez kliknięcie przycisku Zapisz i zamknij. 7.5.3. Usuwanie jednostki Podobnie jak w przypadku usuwania użytkowników program nie pozwala na usuniecie jednostek organizacyjnych. Poprzez usunięcie jednostki należy rozumieć jej dezaktywację poprzez ustawienie daty zakończenia działalności jednostki. 71
W celu zablokowania jednostki w systemie należy kliknąć na kategorię Jednostki znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista jednostek, która zawiera wszystkie istniejące w systemie jednostki administracyjne. Kolejną czynnością jest podświetlenie wybranej jednostki i wybranie przycisku Usuń z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy pojawi się komunikat z prośbą o podanie daty końcowej obowiązywania jednostki. Następnie program otworzy okno edycji jednostki, w którym podać należy datę, do której informacje o jednostce mają obowiązywać (rys. 77). Rysunek 77. Pola ustawiania daty ważności jednostki. Po wprowadzeniu daty należy wybrać przycisk Zapisz i zamknij. Usunięte jednostki zostaną przeniesione do kategorii Nieistniejące na Liście jednostek. Program pozwala na usunięcie i edycję tylko bieżących jednostek, które nie mają ustawionej daty końcowej. Jednostki historyczne, które znajdują się na rozwijalnych listach umieszczonych pod poszczególnymi jednostkami, nie mogą być edytowane lub samodzielnie usunięte. 7.5.4. Dystrybucja słownika jednostek samorządu terytorialnego Słownik jednostek samorządu terytorialnego jest przekazywany do regionalnych izb obrachunkowych i do właściwej jednostki samorządu terytorialnego po dokonaniu jego zmian. Aby przesłać słownik do RIO należy wybrać moduł Administracja, zaznaczyć na drzewie kategorię Jednostki i kliknąć na przycisk Przygotuj do dystrybucji na górnym pasku narzędzi. Wówczas w oknie środkowym pojawi się okno wiadomości zawierające informacje o jej nazwie, odbiorcach (możliwe jest wskazanie kilku odbiorców z listy) oraz o zawartości informacji. Aby wiadomość została wysłana, należy wybrać przycisk Wyślij. Wiadomość przed wysłaniem zostaje opatrzona podpisana podpisem elektronicznym (zob. podrozdział Podpisywanie wiadomości). Z JST i RIO na szczebel Ministerstwa Finansów mogą trafiać tzw. żądania korekty słownika jednostek. Takie żądanie jest przesyłane do MF w formie paczki komunikacyjnej za pośrednictwem serwera komunikacji. Oznacza to, że będzie musiała ona zostać odebrana z serwera w module Komunikacja i w tym module przetworzona. Aby sprawdzić zawartość wiadomości, należy wskazać na liście Elementów przetworzonych odebraną wiadomość i kliknąć przycisk Pokaż w dolnej części ekranu. Wówczas wyświetli się szczegółowa zawartość wiadomości zawierająca propozycje, w jaki sposób słownik ma zostać zmodyfikowany (np. poprzez dodanie, usunięcie lub modyfikację pozycji) oraz jakie powinny być nowe wartości słownika. W sytuacji, kiedy żądanie korekty zostanie uwzględnione przez Ministerstwo Finansów, należy w odpowiedni sposób zmodyfikować słownik, a następnie rozdystrybuować go na poziom JST i RIO. 7.6. Cechy jednostek Kategoria ta służy do wprowadzenia dodatkowych informacji o jednostkach. Taką informacją może być np. liczba ludności czy liczba uczniów w szkole według stanu na określony dzień. 72
Aby dodać nową cechę, należy wybrać kategorię Cechy jednostek na drzewie Administracja w lewym oknie programu. W obszarze roboczym wyświetlona będzie Lista definicji cech. Następnie należy kliknąć na Nowy i wypełnić formularz podając określone dane (rys. 78). Rysunek 78. Definiowanie cechy W celu zapisania wprowadzonych informacji należy kliknąć Zapisz i zamknij. Wynikiem tych czynności będzie dodanie do kategorii Cechy jednostek nowej podkategorii na drzewie modułu w lewym oknie (rys. 79). Rysunek 79. Podkategorie cech jednostek Aby dodać szczegóły do cechy, należy wybrać na Liście cech żądaną pozycję i kliknąć na przycisk Nowy w dolnej części okna albo na pasku narzędzi. W nowym oknie należy wybrać z listy jednostkę, do której cecha ma zostać przypisana, podać odpowiednie wartości cechy i okres jej obowiązywania (rys. 80). 73
Rysunek 80. Definiowanie szczegółów cechy Aby zapisać wprowadzone wartości do bazy należy kliknąć Zapisz i zamknij. Spowoduje to powrót do okna z listą cech jednostek. 7.7. Grupowania W celu przeglądania listy grupowań należy kliknąć na kategorię Grupowania znajdującą się na drzewie Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista grupowań (rys. 81). Rysunek 81. Lista grupowań 74
Lista wybranych grupowań jest także widoczna podczas pracy w każdym z modułów programu. Umieszczona jest w oknie Opcje dodatkowe, które znajduje się w prawej górnej części ekranu (rys. 82). Zaznaczenie poszczególnego grupowania pozwala na filtrowanie danych według wybranej grupy, co znacznie ułatwia przeglądanie danych. Tworzenie nowego grupowania Rysunek 82. Lista grupowań Aby utworzyć nowe grupowanie, należy kliknąć na kategorię Grupowania znajdującą się na drzewie Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista grupowań, która zawiera wszystkie istniejące pozycje. Następnie należy wybrać przycisk Nowy z paska narzędzi albo z dolnej części Listy grupowań. Wtedy zostanie wyświetlony formularz do wprowadzania danych o nowo tworzonym grupowaniu (rys. 83). Rysunek 83. Formularz definiowania nowej grupy W pierwszej kolejności należy w polu Nazwa wpisać taką nazwę grupowania, aby opis pokrywał się z funkcjonalnością grupowania. Następną czynnością jest uzupełnienie pola Typ poprzez wybór typu grupowania w rozwijanym menu. Dostępne są dwie możliwości: Grupowanie statyczne i Grupowanie dynamiczne. Różnice między tymi dwoma typami grupowania opisane są w następnych podrozdziałach. Zaznaczenie pola Wartość przy atrybucie Występuje w drzewku do zaznaczenia JST spowoduje, że grupowanie będzie widoczne w Oknie kontekstowym. 75
Po zaznaczeniu w menu Typ opcji Grupowanie statyczne, należy kliknąć przycisk Grupy. Zostanie otwarte nowe okno, w którym można ustalić klucz grupowania w oparciu o wybrane jednostki (rys. 84). Rysunek 84. Definiowanie grupowania statycznego Kolejnym krokiem jest kliknięcie przycisku Nowy, a następnie w nowo otwartym oknie wpisanie w polu Nazwa nazwy pojedynczej grupy (rys. 85). Rysunek 85. Definiowanie nazwy grupy 76
Po kliknięciu Zapisz i zamknij program przejdzie z powrotem do okna grupowania statycznego, a na liście po lewej stronie zostanie wyświetlona nowo zdefiniowana grupa (rys. 86). Rysunek 86. Lista grupowania Kolejną czynnością jest przypisanie utworzonej grupie konkretnych jednostek. W tym celu należy zaznaczyć grupę w lewym oknie, a następnie wskazać w prawym oknie wybrane pozycje. Pozycje te zostaną przypisane do wskazanej grupy po kliknięciu przycisku <<. Inną metodą na przypisanie grupie jednostek jest przeciągnięcie myszką wybranych pozycji w prawym oknie do listy grupowań znajdującej się w oknie lewym. Po wykonaniu powyższych czynności, grupa jednostek będzie dostępna w formie drzewa. Kliknięcie na + przy danej pozycji na liście grupowań spowoduje wyświetlenie podlisty przypisanych jednostek (rys. 87). Aby usunąć pozycję z podlisty, należy zaznaczyć wybraną jednostkę i kliknąć przycisk >>. Zaznaczona jednostka zostanie przeniesiona z powrotem na listę w prawym oknie. 77
Rysunek 87. Przeglądanie podlisty przypisanych jednostek Możliwe jest dodanie kolejnej grupy do listy jednostek w lewym oknie. W tym celu należy kliknąć przycisk Nowy i powtórzyć opisaną wyżej procedurę przypisywania jednostek do grupy. Trzeba przy tym pamiętać, że jedna jednostka nie może występować jednocześnie w dwóch grupach. Do usunięcia grupy z listy służy przycisk Usuń. Jednostki usunięte wracają na listę w prawej części okna, skąd można je przypisać do innych grup. Aby szczegółowo przejrzeć zawartość grupy, należy wskazać wybraną grupę i kliknąć przycisk Otwórz (rys. 88). Po zakończeniu tworzenia grup, należy kliknąć Zamknij. Program wróci do okna formularza nowej grupy. Aby zapisać zmiany, należy kliknąć Zapisz i zamknij. Nowo dodane grupowanie pojawi się na Liście grupowań, a także w oknie kontekstowym w prawej części ekranu. 78
Rysunek 88. Szczegółowy widok zawartości grupy 7.8. Dane kontrolne Dane kontrolne to zestaw informacji umożliwiających dokonanie przez system sprawdzenia (porównania z zadaną wartością) wartości dowolnego pola numerycznego, które jest elementem sprawozdania. Danymi kontrolnymi mogą być np. wielkości subwencji, wpłat do budżetu, udziały w PIT przekazywane przez, a także wielkości dotacji przekazywane przez Urząd Wojewódzki czy Krajowe Biuro Wyborcze. Dane kontrolne mogą być importowane z plików zewnętrznych o określonym formacie, przekazane poprzez serwer komunikacji w postaci paczki danych oraz wprowadzone do systemu ręcznie. Dane kontrolne związane z kwotami subwencji, wpłat, udziałów w PIT przekazywane są do jednostki samorządu terytorialnego oraz do regionalnych izb obrachunkowych z Ministerstwa Finansów za pomocą serwera komunikacji w formie paczki danych. Dane te odebrane w module Komunikacja będą wymagały przetworzenia przez system (zob. podrozdział Przetwarzanie zawartości wiadomości). Po przetworzeniu będą dostępne w module Administracja lub Sprawozdania w kategorii Dane kontrolne. Wprowadzanie danych kontrolnych Aby wprowadzić ręcznie dane kontrolne do systemu, należy wybrać w module Administracja lub Sprawozdania kategorię Dane kontrolne. W oknie środkowym wyświetli się lista danych kontrolnych (rys. 89). 79
Rysunek 89. Lista danych kontrolnych Następnie należy kliknąć prawym klawisze myszki na kategorii Dane kontrolne na drzewie i z menu kontekstowego wybrać opcję Dodaj dane kontrolne. Opcja ta jest też dostępna bezpośrednio pod drzewem modułu. W oknie środkowym wyświetli się formularz do wprowadzania danych (rys. 90). Rysunek 90. Edycja danych kontrolnych 80
Okno podzielone jest na dwie sekcje Dane kontrolne i Pozycje. Sekcja Dane kontrolne pozwala na określenie typu danych (subwencje, dotacje itp.); jednostkę, której zostały przekazane; rok oraz kwartał, którego dotyczą. Grupa Pozycje służy do wprowadzania danych. Wprowadzanie danych odbywa się na ogólnych zasadach przyjętych w programie (zob. podrozdział Obsługa list tabel). Po wprowadzeniu danych należy je zapisać do bazy klikając na Zapisz i zamknij. Na liście Dane kontrolne pojawi się nowo dodana pozycja z danymi kontrolnymi. Import danych kontrolnych z arkusza Excel Aby zaimportować dane kontrolne z pliku arkusza kalkulacyjnego Excel, należy zaznaczyć kategorię Dane kontrolne znajdującą się na drzewku Administracja lub Sprawozdania w lewym oknie, a następnie kliknąć w menu Plik i wybrać opcję Import danych kontrolnych z arkusza Excel. W oknie głównym programu powinny pojawić się opcje importu (rys. 91). Usuwanie danych kontrolnych Rysunek 91. Opcje importu danych kontrolnych z arkusza Excel W celu usunięcia danych kontrolnych należy kliknąć na kategorię Reguły kontrolne znajdującą się na drzewku Administracja lub Sprawozdania w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona lista Dane kontrolne. Następnie należy podświetlić właściwą pozycję i wybrać przycisk Usuń z paska narzędzi albo z dolnej części okna. 81
Import danych kontrolnych z arkusza Excel poza gałęzią Subwencja PIT (wykonanie) Istnieje możliwość zaimportowania danych z odpowiednio przygotowanego arkusza kalkulacyjnego (Excel). Aby wykonać tą operację, należy najpierw zdefiniować szablon importu danych kontrolnych (rys. 92). Rysunek 92. Import danych z arkusza Excel 82
Po kliknięciu Import danych z arkusza Excel zostaną wyświetlone szablony importu w oknie po prawej stronie (rys. 93). Rysunek 93. Okno szablonów importu W celu stworzenia nowego szablonu należy kliknąć przycisk Nowy (znajdujący się w dolnej części okna) a następnie wybrać opcję Excel (rys. 94). Rysunek 94. Dodanie nowego szablonu importu 83
W wyniku operacji otworzy się okno ze szczegółami importu (rys. 95). Rysunek 95. Okno specyfikacji importu Nazwa szablonu nazwa pod którą będzie widoczny nowy szablon. Wartość ścieżka do pliku Excel z danymi kontrolnymi (wybieramy po naciśnięciu przycisku po prawej stronie. Testuj połączenie przycisk umożliwiający przetestowanie połączenia programu BeSTi@ ze wskazanym plikiem Excela. Zapytanie pole umożliwiające utworzenie zapytania (kwerendy) do wyświetlenia danych z pliku Excel, niezbędnych do wykonania importu. Edytor zapytań zaawansowany edytor do stworzenia zapytania (kwerendy), która umożliwi wyświetlenie danych z pliku Excel. Podgląd danych przycisk umożliwiający podgląd danych z pliku na podstawie określonego zapytania (kwerendy). 84
Po kliknięciu przycisku Edytor zapytań pojawi się zaawansowane okno edycji zapytań (rys. 96). Rysunek 96. Okno edytora zapytań 85
W celu stworzenia prostego zapytania, należy w prawym dolnym oknie rozwinąć gałąź Tables a następnie przeciągnąć lewym przyciskiem myszy nazwę arkusza (np.dane_kontrolne_dysponent$) do dolnego okna edytora zapytań (SELECT * FROM [dane_kontrolne_dysponent$]) (rys. 97). Rysunek 97. Edytor zapytań Po naciśnięciu przycisku OK, okno edycji zostanie zamknięte i zostanie ponownie wyświetlone okno specyfikacji importu z uzupełnionym zapytaniem. Na tym etapie można nacisnąć przycisk Podgląd danych. Zostanie wyświetlona lista danych z pliku Excel w formacie możliwym do zaimportowania w programie BeSTi@ (rys. 98). Rysunek 98. Podgląd danych 86
Po sprawdzeniu danych i zamknięciu okna, kolejnym krokiem jest przypisanie poszczególnych nazw kolumn (na przykładzie F1, F2, F3, itd.) do poszczególnych pól związanych z identyfikacją jednostki (kod GUS,, klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf) oraz wartościami poszczególnych kolumn danych kontrolnych (Plan, Należności, itp.). Operację wykonujemy w oknie specyfikacji importu po prawej stronie (rys. 99). Rysunek 99. Okno przypisywania nazw kolumn W pierwszej kolumnie określamy nazwę kolumny z zapytania (na przykładzie F1, F2, F3) z odpowiadającym jej polem w danych kontrolnych. Na podstawie powyższego przykładu kolumna Kod GUS powinna zostać przypisana do kolumny F6. Po zakończeniu operacji, należy zapisać stworzony szablon za pomocą przycisku Zapisz i zamknij. Szablon pojawi się na liście szablonów. Kolejnym krokiem jest wykorzystanie stworzonego szablonu do zaimportowania pozycji do określonego dokumentu. Aby wykonać poprawny import, należy najpierw stworzyć dokument roboczy do którego dane zostaną zaimportowane. 87
Na liście szablonów zaznaczamy szablon, którego chcemy użyć a następnie klikamy przycisk Importuj w dolnej części okna. Pojawi się okno importu (rys. 100). Rysunek 100. Okno importu W polu Rok i kwartał określamy dla którego roku i kwartału dokonujemy operacji importu danych. Jeżeli w dokumencie roboczym istnieją już jakieś pozycje, które nie są pożądane, można je usunąć zaznaczając opcję Usuń istniejące pozycje przed importem. W przypadku kiedy chcemy podejrzeć zaimportowane dane po wykonaniu operacji, należy zaznaczyć opcję Wyświetl zaimportowane dane. W przypadku kiedy chcemy określić jakie elementy klasyfikacji budżetowej (działy, rozdziały, itd.) mają zostać zaimportowane, należy skorzystać z filtrów, które są rozwijane pod przyciskiem Importuj. Po wykonaniu powyższych czynności, należy kliknąć przycisk Importuj. 7.9. Słowniki Gałąź Słowniki na drzewie Administracyjnym umożliwia przeglądanie zawartości słowników wykorzystywanych w programie. 7.10. Słowniki Gałąź Słowniki na drzewie Administracyjnym umożliwia przeglądanie zawartości słowników wykorzystywanych w programie. 88
7.10.1. Spis słowników Słownik statusów słowniki m.in. danych kontrolnych, paczek przelewów, Pism Decyzji Subwencji, podziału administracyjnego, realizacji pojedynczej rezerwy, rezerw, rozporządzeń, Subwencji i wyliczeń. Słowniki systemowe słowniki z danymi wykorzystywanymi w całym programie takimi jak klasyfikacje dochodowe i wydatkowe, typy i podtypy jednostek, rodzaje pism, subwencji i wyliczonych kwot, typy okresów, paragrafów, tytułów, zadania dochodowe i wydatkowe. Konfiguracja dokumentów planistycznych słowniki m.in. atrybutów dokumentów, organów, statusów i załączników dokumentów planistycznych. Słownik atrybutów zawiera m.in. słowniki atrybutów pism i decyzji subwencji, statusów paczek, typów jednostek, budżetu itp. Słownik do obsługi reguł kontrolnych - zawiera słowniki atrybutów, kategorii i statusów reguł kontrolnych. Subwencje zawiera podstawowe dane do obsługi subwencji. Konfiguracja sprawozdań zawiera słowniki atrybutów sprawozdań jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego, regionalnych izb obrachunkowych i Ministerstwa Finansów. Komunikacja zawiera słowniki z informacjami wykorzystywanymi w module komunikacja. 7.11. Klasyfikacja Klasyfikacja stanowi jeden z ważniejszych słowników znajdujących się w programie. Słownik ten wykorzystywany jest w podczas wprowadzania do systemu danych planistycznych w module Budżet poziomie JST i RIO, a także podczas sporządzania niektórych sprawozdań (w szczególności Rb-27S, Rb-28S i Rb-3x) w module Sprawozdania na poziomie JST. Słownik ten obejmuje: Słownik ten obejmuje: Działy, Rozdziały, 89
Paragrafy dochodów, Paragrafy wydatków, Paragrafy przychodów, Paragrafy rozchodów, Grupy paragrafów dochodowych, Grupy paragrafów wydatkowych Grupy paragrafów wydatkowych (z rozporządzenia). Słownik klasyfikacji budżetowej jest centralnie zarządzany przez, nie ma możliwości jego edycji na poziomie jednostek samorządu terytorialnego i regionalnych izb obrachunkowych. Każda pozycja słownika opisana jest zakresem dat obowiązywania oraz informacją dotyczącą źródła jej pochodzenia, czyli odpowiedniego rozporządzenia Ministra Finansów. Dodatkowo pozycje słownika paragrafów opisane są informacjami określającymi możliwość ich wykorzystania przez poszczególne typy jednostek samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa, związki itp.) oraz możliwość wykorzystania w sprawozdaniach typu Rb-3x. Oprócz Działów, Rozdziałów i Paragrafów dostępne są również Grupy paragrafów zarówno dochodowych jak i wydatkowych. Grupy podzielone są na dwa rodzaje: systemowe i użytkownika. Grupy paragrafów systemowych pozwalają na spełnienie możliwości prowadzenia uchwał budżetowych w minimalnej szczegółowości wynikającej z przepisów prawa. Grupy te są zarządzane na szczeblu centralnym na poziomie Ministerstwa Finansów. Natomiast Grupy paragrafów użytkownika są w pełni edytowalne na poziomie jednostki samorządu terytorialnego i regionalnej izby obrachunkowej. Tworzenie grupy paragrafów użytkownika Aby utworzyć nową grupę paragrafów użytkownika (dochodowych lub wydatkowych) należy na drzewie Administracja wybrać kategorię Klasyfikacja, a następnie podkategorię Grupy paragrafów dochodowych (użytkownika) lub Grupy paragrafów wydatkowych (użytkownika) (rys. 101). 90
Rysunek 101. Otwieranie listy paragrafów W środkowym oknie zostanie wyświetlona Lista grup paragrafów (rys. 102). Rysunek 102. Lista grup paragrafów Następnie należy wybrać przycisk Nowy w dole okna lub z górnego paska narzędzi. Efektem tej czynności będzie wyświetlenie w obszarze roboczym formularza, w którym należy podać symbol grupy (który powinien składać się od trzech do pięciu liter), określić ramy czasowe obowiązywania grupy i grupę nadrzędną, którą stanowi odpowiednia grupa systemowa (rys. 103). 91
Rysunek 103. Tworzenie grupy paragrafów W sekcji Atrybuty można określić, w jakim typie jednostki będzie ona dostępna oraz czy będzie mogła być użyta w sprawozdaniach Rb-3x. Po wprowadzeniu niezbędnych informacji należy zapisać je do bazy klikając Zapisz i zamknij. Wówczas na liście grup paragrafów pojawi się nowo dodana grupa. Aby przypisać do niej odpowiednie paragrafy, należy w dole okna wybrać przycisk Przypisz paragrafy. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlone okno, które składa się z dwóch kolumn: lewej, z symbolem nowo dodanej grupy i prawej, w której widoczna jest lista nie przypisanych paragrafów (rys. 104). 92
Rysunek 104. Przypisywanie paragrafów do grup Aby przypisać paragrafy do grupy należy zaznaczyć w prawej kolumnie odpowiednie pozycje, a następnie kliknąć w dole okna prawego na przycisk <<. Aby zaznaczyć kilka pozycji należy dodatkowo przytrzymać na klawiaturze klawisze SHIFT lub CTRL. Efektem tak wykonanych czynności będzie widoczna grupa paragrafów w lewej kolumnie. Aby powrócić na listę grup należy kliknąć Zapisz w dolnej części obszaru roboczego. Należy pamiętać o tym, że dany paragraf może być przypisany tylko do jednej grupy. Tworzenie grupy paragrafów użytkownika Grupy paragrafów użytkownika są uszczegółowieniem grup systemowych. Sposób tworzenia grup użytkownika jest analogiczny do sposobu tworzenia grup systemowych. Różnica jest tylko w samym przypisywaniu paragrafów. W momencie przypisywania paragrafów, w prawej kolumnie będzie widoczna lista paragrafów z grupy nadrzędnej (systemowej) zamiast listy paragrafów nieprzypisanych. Dystrybucja słownika klasyfikacji budżetowej Słownik klasyfikacji budżetowej jest przekazywany do regionalnych izb obrachunkowych i jednostek samorządu terytorialnego. Aby przesłać słownik do RIO i JST należy wybrać na drzewie modułu Administracja kategorię Klasyfikacja i w górnym pasku narzędzi kliknąć na przycisk Przygotuj do dystrybucji. Wówczas w oknie środkowym pojawi się okno wiadomości zawierające informacje o jej nazwie, odbiorcach (możliwe jest wskazanie kilku odbiorców z listy) oraz o zawartości informacji. Aby wiadomość została wysłana należy wybrać przycisk Wyślij. Wiadomość przed wysłaniem zostaje opatrzona podpisem elektronicznym (zob. podrozdział Podpisywanie wiadomości). Na szczebel Ministerstwa Finansów mogą trafiać tzw. żądania korekty słownika klasyfikacji budżetowej, nadsyłane z poziomu JST i RIO. Takie żądanie trafi do MF w formie paczki komunikacyjnej za 93
pośrednictwem serwera komunikacji. Oznacza to, że będzie musiała ona zostać odebrana z serwera i przetworzona w module Komunikacja. Aby sprawdzić zawartość wiadomości, należy wskazać odebraną wiadomość na liście Elementów przetworzonych i kliknąć przycisk Pokaż w dolnej części ekranu. Wówczas wyświetli się szczegółowa zawartość wiadomości z propozycją, w jaki sposób słownik ma zostać zmodyfikowany (poprzez dodanie, usunięcie lub modyfikację pozycji) oraz sugestią nowych wartości słownika. W sytuacji, gdy żądanie korekty zostanie uwzględnione przez Ministerstwo Finansów, należy w odpowiedni sposób zmodyfikować słownik, a następnie rozdystrybuować go na poziom JST i RIO. Dystrybucja słownika klasyfikacji budżetowej za pomocą serwera dystrybucyjnego (SJO BeSTi@) Aby przesłać słownik do SJO należy wybrać na drzewie modułu Administracja kategorię Klasyfikacja a następnie w menu Plik wybrać opcję Eksportuj na serwer dystrybucyjny. Reguły kontrolne to zbiór procedur (funkcji, algorytmów) służących do weryfikacji danych planistycznych wprowadzonych w module Budżet oraz danych sprawozdawczych (w tym także bilansów) wprowadzonych w module Sprawozdania. Reguły można podzielić na rachunkowe i merytoryczne. Efektem działania reguł jest raport błędów, który jest wyświetlany po każdorazowej weryfikacji wprowadzonych danych. Zarządzanie słownikiem reguł kontrolnych odbywa się na poziomie Ministerstwa Finansów, skąd są dystrybuowane za pomocą serwera komunikacji do JST i RIO oraz serwera dystrybucyjnego do SJO. Użytkownicy na poziomie jednostki samorządu terytorialnego mogą jedynie przeglądać poszczególne reguły i - podobnie jak w przypadku klasyfikacji budżetowej zgłosić żądanie korekty (zmiany, dodania nowej bądź usunięcia istniejącej)reguły kontrolnej. Przeglądanie reguł kontrolnych Aby móc przeglądać reguły kontrolne należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Reguły kontrolne (rys. 105). Rysunek 105. Otwieranie listy reguł kontrolnych Wówczas w oknie środkowym wyświetlona zostanie lista reguł wbudowanych do programu (rys. 106). 94
Rysunek 106. Lista reguł kontrolnych Aby przejrzeć szczegółowe informacje o danej regule kontrolnej, należy wybrać na liście żądaną regułę, a następnie kliknąć przycisk Otwórz w dolnej części okna środkowego lub na górnym pasku narzędzi. W oknie środkowym zostanie wyświetlony formularz zawierający podstawowe dane o regule (rys. 107). 95
Rysunek 107. Formularz reguły kontrolnej Na dane o regule składa się nazwa, kategorie reguły, ramy czasowe jej obowiązywania, zakres obowiązywania (tzn. dokument planistyczny, sprawozdanie, bilans) oraz rodzaj wyniku, jaki ma być zwrócony po jej zadziałaniu (błąd lub ostrzeżenie). W drugiej sekcji okna określone są Atrybuty reguły tzn. informacja o tym, czy dana reguła może być uruchamiana podczas weryfikacji danych w trybie rzeczywistym oraz czy wymagany jest pozytywny wynik działania reguły, aby zatwierdzić dany dokument. W kolejnej sekcji są określone typy jednostek, dla których dana reguła się odnosi. Czwarta sekcja formularza to algorytm reguły, czyli określenie czynności, jakie wykonywane są podczas działania reguły zapisane w języku programowania C#. W ostatniej sekcji formularza jest widoczna podstawa prawna dla danej reguły. Po wpisaniu wszystkich danych należy kliknąć na przycisk Zapisz i Zamknij w dolnej części okna. Definiowanie nowej reguły kontrolnej Aby dodać nową regułę kontrolną należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Reguły kontrolne (rys. 108). 96
Rysunek 108. Otwieranie listy reguł kontrolnych Wówczas w oknie środkowym wyświetlona zostanie lista reguł wbudowanych do programu (rys. 109). Rysunek 109. Lista reguł kontrolnych Następnie należy kliknąć przycisk Nowy w dolnej części okna środkowego lub na górnym pasku narzędzi. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlony formularz umożliwiający wprowadzenie niezbędnych informacji dotyczących reguły (rys. 110). 97
Rysunek 110. Formularz reguły kontrolnej Na dane o regule składa się nazwa, kategorie reguły, ramy czasowe jej obowiązywania, zakres obowiązywania (tzn. dokument planistyczny, sprawozdanie, bilans) oraz rodzaj wyniku, jaki ma być zwrócony po jej zadziałaniu (błąd lub ostrzeżenie). W drugiej sekcji okna określone są Atrybuty reguły tzn. informacja o tym, czy dana reguła może być uruchamiana podczas weryfikacji danych w trybie rzeczywistym oraz czy wymagany jest pozytywny wynik działania reguły, aby zatwierdzić dany dokument. W kolejnej sekcji są określone typy jednostek, dla których dana reguła się odnosi. Czwarta sekcja formularza to algorytm reguły, czyli określenie czynności, jakie wykonywane są podczas działania reguły zapisane w języku programowania C#. W ostatniej sekcji formularza można podać podstawę prawną dla danej reguły. Po wpisaniu wszystkich danych należy kliknąć na przycisk Zapisz i Zamknij w dolnej części okna. 7.11.1. Dystrybucja słownika reguł kontrolnych Słownik reguł kontrolnych przekazywany jest do jednostek samorządu terytorialnego i do regionalnych izb obrachunkowych. Aby przesłać słownik do RIO i JST, należy wybrać na drzewie modułu Administracja kategorię Reguły kontrolne, a następnie kliknąć na przycisk Przygotuj do dystrybucji z górnego paska narzędzi. Wówczas w obszarze roboczym pojawi się okno wiadomości zawierające informacje o jej nazwie, odbiorcach (możliwe jest wskazanie kilku odbiorców z listy) oraz o zawartości. Aby wiadomość została wysłana, należy wybrać przycisk Wyślij. Wiadomość przed wysłaniem zostaje opatrzona podpisem elektronicznym (zob. podrozdział Podpisywanie wiadomości). 98
Dystrybucja słownika reguł kontrolnych za pomocą serwera dystrybucyjnego (SJO BeSTi@) Aby przesłać słownik do SJO należy wybrać na drzewie modułu Administracja kategorię Reguły kontrolne a następnie w menu Plik wybrać opcję Eksportuj na serwer dystrybucyjny. Na szczebel Ministerstwa Finansów mogą trafiać tzw. żądania korekty słownika reguł kontrolnych, nadsyłane z poziomu JST i RIO. Takie żądanie trafi do MF w formie paczki komunikacyjnej za pośrednictwem serwera komunikacji. Oznacza to, że będzie musiała ona zostać odebrana z serwera i przetworzona w module Komunikacja. Aby sprawdzić zawartość wiadomości, należy wskazać odebraną wiadomość na liście Elementów przetworzonych i kliknąć przycisk Pokaż w dolnej części ekranu. Wówczas wyświetli się szczegółowa zawartość wiadomości z propozycją, w jaki sposób słownik ma zostać zmodyfikowany (poprzez dodanie, usunięcie lub modyfikację pozycji) oraz sugestią nowych wartości słownika. W sytuacji, gdy żądanie korekty zostanie uwzględnione przez Ministerstwo Finansów, należy w odpowiedni sposób zmodyfikować słownik, a następnie rozdystrybuować go na poziom JST i RIO. 7.12. Układy dokumentów planistycznych Kategoria ta jest ściśle powiązana z modułem Uchwał. Służy ona do przeglądania konfiguracji załączników poszczególnych typów dokumentów planistycznych, które zostały określone w momencie rozpoczęcia pracy z nowym rokiem budżetowym w module Budżet na poziomie jednostki samorządu terytorialnego. Układ załączników jest definiowany na dany rok budżetowy i w trakcie roku nie podlega zmianie, o ile są to już dokumenty zatwierdzone. W kategorii tej użytkownik może sprawdzić jak szczegółowość została wybrana dla planu dochodów i wydatków (pełna lub niepełna), jakie grupy paragrafów będą używane przy wprowadzania danych w niepełnej szczegółowości (systemowe czy użytkownika), a także konfigurację poszczególnych załączników zarówno do uchwał, planów finansowych jak i zarządzeń. Aby przeglądać dane, należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Układy dokumentów planistycznych (rys. 111). Rysunek 111. Otwieranie układów dokumentów planistycznych 99
W oknie środkowym wyświetli się lista układów (rys. 112). Rysunek 112. Lista układów dokumentów planistycznych Następnie należy wybrać przycisk Otwórz z górnego paska narzędzi. Efektem tej czynności będzie wyświetlenie w obszarze roboczym okna z informacjami (rys. 113). Rysunek 113. Formularz układów dokumentów planistycznych 100
7.13. Paczki wykonawcy Paczki wykonawcy jest to kategoria służąca do zarządzania paczkami wysłanymi na serwer dystrybucyjny. Aby wejść do okna ustawień, należy na drzewie Administracja kliknąć kategorię Paczki wykonawcy. W oknie środkowym pojawią się paczki, które zostały wyeksportowane na serwer dystrybucyjny przez Wykonawcę. Przycisk 'Pokaż' umożliwia podgląd zawartości paczki. Przyciski "Włącz, Wyłącz" umożliwiają kontrolę dostępności paczki. Opcja "Pokaż paczki słownikowe" umożliwia wyświetlenie na liście również paczek ze słownikiem reguł kontrolnych oraz ze słownikiem klasyfikacji budżetowej. Opcja "Usuń" umożliwia usunięcie paczki z serwera dystrybucyjnego. Przycisk 'Przygotuj paczkę' otwiera okno umożlwiające przygotowanie skryptu sql, który zostanie wysłany jako paczka wykonawcy. Wysłanie takiej paczki na SD domyślnie ustawia jej status na "Niedostępna". 7.14. Opcje Opcje jest to kategoria służąca do zarządzania parametrami systemu. Aby wejść do okna ustawień, należy na drzewie Administracja kliknąć kategorię Opcje. W oknie środkowym pojawi się formularz edycji ustawień (rys. 114). Rysunek 114. Opcje domyślne Parametry systemu to elementy mające wpływ na sposób funkcjonowania programu. Za pomocą parametrów administrator systemu może określić specyficzne dla danego obszaru programu działanie. Każdy parametr jest ściśle związany z logiką działania programu, w związku z czym jest możliwe tylko 101
edytowanie wartości danego parametru, natomiast nie można parametrów dodawać ani usuwać. Parametry systemu zostały podzielone na systemowe, użytkownika i domyślne Parametry systemowe są bezpośrednio związane z pracą systemu. Określone są w nich takie własności programu jak rodzaj połączenia i serwera SQL. Parametry domyślne to podstawowe parametry ustawień programu. Parametry użytkownika określają sposób zachowania się programu dla konkretnego zalogowanego użytkownika. Każdy użytkownik może na swój własny sposób spersonalizować ustawienia systemu. Może m.in. ustawić moduł startowy, jaki pojawi się na ekranie po uruchomieniu programu; zdefiniować czy system ma żądać potwierdzenia wyjścia z programu podczas jego zamykania; kolory pozycji wprowadzanych do systemu. Może także ustalić, czy podczas wprowadzania danych program ma powtarzać klasyfikację budżetową, a dodatkowo dla modułu Budżet, czy w momencie tworzenia nowego dokumentu mają być pokazywane wartości z poprzednich układów. Aby zachować wprowadzone zmiany, należy kliknąć na przycisk Zapisz i zamknij w dolnej części okna. 7.15. Dziennik zdarzeń Program pozwala administratorowi na podgląd akcji wykonywanych przez użytkowników programu. Dzięki tej opcji administrator ma wgląd do dziennika zdarzeń, gdzie zapisywane są informacje o ważniejszych czynnościach wykonywanych przez użytkowników systemu m.in. o usuwaniu dokumentów, zmianie statusów dokumentów itd. Aby przejrzeć dzienniki zdarzeń, należy na drzewie Administracja zaznaczyć kategorię Dziennik zdarzeń. W dolnej części okna należy ustalić zakres czasowy, którego mają dotyczyć przeglądane zdarzenia oraz dziedzinę (moduł), w którym wystąpiły. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona odpowiednia lista zdarzeń (rys. 115). 102
Rysunek 115. Dziennik zdarzeń 7.16. Historyczność System BeSti@ pozwala administratorowi na podgląd zmian w zakresie nadawania/odbierania uprawnień dla określonych użytkowników. Historyczność jest podzielona na następujące kategorie: Tabela użytkowników umożliwia podgląd zmian w bazie w zakresie dodawania, usuwania, zmieniania parametrów użytkowników Tabela ról użytkowników umożliwia podgląd zmian w bazie w zakresie nadawania, odbierania ról określonym użytkownikom Tabela praw użytkowników umożliwia podgląd zmian w bazie w zakresie nadawania, odbierania uprawnień poszczególnym użytkownikom Po określeniu kategorii, należy określić zakres czasowy, którego mają dotyczyć przeglądane zdarzenia oraz typ zdarzeń, które nas interesują. Po kliknięciu przycisku Szukaj zostanie wyświetlona lista żądanych zdarzeń. 103
Rysunek 116. Historyczność 7.17. Eksport danych Administrator ma możliwość wyeksportowania danych do programu Statistica, Sindbad i Simik oraz do GUS. Do tego celu służy opcja Eksport danych w module Administracja. 7.17.1. Eksport do programu Simik Aby wyeksportować dane do programu Simik należy na drzewie Administracja rozwinąć gałąź Eksport danych i kliknąć na pozycję Simik. Następnie w oknie środkowym należy wskazać rok, kwartał, dzień, na który mają obowiązywać eksportowane informacje oraz folder docelowy (rys. 116). Po kliknięciu na przycisk Eksport rozpocznie się proces zapisywania danych w formacie CSV. Informacje o postępie eksportu pojawią się w sekcji Raport. Rysunek 117. Eksport danych do programu Simik. 104
7.17.2. Eksport do programu Sindbad Aby wyeksportować dane do programu Sindbad należy na drzewie Administracja rozwinąć gałąź Eksport danych i kliknąć na pozycję Sindbad. Następnie w oknie środkowym należy wskazać rok, kwartał, dzień, na który mają obowiązywać eksportowane informacje oraz folder docelowy (rys. 117). Po kliknięciu na przycisk Eksport rozpocznie się proces zapisywania danych w formacie TXT. Informacje o postępie eksportu pojawią się w sekcji Raport. 7.17.3. Eksport do programu Statistica Rysunek 118. Eksport danych do programu Sindbad. Aby wyeksportować dane do programu Statistica należy na drzewie Administracja rozwinąć gałąź Eksport danych i kliknąć na pozycję Statistica. Następnie w oknie środkowym należy wskazać szablon, na podstawie którego mają zostać wygenerowane informacje i kliknąć na przycisk Eksportuj. Na kolejnym etapie należy wskazać folder docelowy, rok, kwartał i datę, w oparciu o którą zostaną wyeksportowane dane (rys. 118). Po kliknięciu na przycisk Eksportuj rozpocznie się proces zapisywania danych w formacie CSV. 105
Tworzenie szablonu eksportu Rysunek 119. Eksport danych do programu Statistica. Szablony eksportu danych do programu Statistica można tworzyć, zmieniać i usuwać. Aby przejść do pracy z szablonami należy na drzewie Administracja rozwinąć gałąź Eksport danych i kliknąć na pozycję Statistica. W oknie środkowym wyświetli się lista istniejących już szablonów (rys. 119). W dolnej części listy dostępne są następujące przyciski: Nowy tworzy nowy szablon, Otwórz otwiera szablon do edycji, Usuń usuwa wskazany szablon, Eksportuj eksportuje dane na podstawie szablonu, Zamknij zamyka listę szablonów. 106
Rysunek 120. Lista szablonów. Przycisk Nowy posiada rozwijalną listę z następującymi pozycjami Cechy jednostek, Sprawozdania i Wyliczenia. Po wybraniu jednej z pozycji z tego menu, program otworzy formularz definiowania szablonu (rys. 120). Rysunek 121. Formularz definiowania szablonu. W sekcji Szablon należy wpisać nazwę szablonu. Kolejną czynnością jest kliknięcie na przycisk Dodaj w sekcji Kategorie. Spowoduje to stworzenie nowej kategorii o domyślnej nazwie Kategoria 1, w oparciu o którą program będzie eksportował dane. Aby szczegółowo zdefiniować tę kategorię, należy 107
zaznaczyć ją na liście, a następnie kliknąć na przycisk Definicja. Program otworzy wtedy nowy formularz (rys. 121). Rysunek 122. Przykładowy formularz definiowania kategorii. Kolejną czynnością jest wpisanie w sekcji Definiowanie kategorii nazwy aktualnej kategorii. Następnie należy w pozostałych sekcjach zaznaczyć pozycje, które mają być wykorzystywane w szablonie. Po zdefiniowaniu kategorii należy kliknąć na przycisk Zapisz i zamknij. Program wróci do formularza definiowania szablonu. Po ponownym kliknięciu na Zapisz i zamknij program przejdzie do listy szablonów, na której zostanie umieszczony nowo zdefiniowany szablon. 7.17.4. Eksport do GUS Aby wyeksportować dane ze sprawozdań do GUS należy na drzewie Administracja rozwinąć gałąź Eksport danych i kliknąć na pozycję GUS. Następnie w oknie środkowym w sekcji Eksport należy wskazać rok, kwartał, dzień, na który mają obowiązywać eksportowane informacje oraz folder docelowy a w sekcji Sprawozdania do eksportu wskazać, z których sprawozdań mają być eksportowane dane (rys. 122). Po kliknięciu na przycisk Eksport rozpocznie się proces zapisywania danych w formacie DBF. 108
Rysunek 123. Eksport danych do GUS. Dodatkowo w tym miejscu można wyeksportować do pliku DBF dane z załączników projektu WPF i uchwały WPF. Aby wyeksportować dane z załączników WPF i Przedsięwzięcia WPF należy w sekcji Eksport określić folder docelowy a w sekcji Załączniki dokumentów planistycznych do eksportu wskazać odpowiedni załącznik (rys. 123). Po kliknięciu na przycisk Eksport rozpocznie się proces zapisywania danych w formacie DBF. Rysunek 124. Eksport danych z załączników do projektu WPF i uchwały WPF. 109
8. Weryfikacja podpisów elektronicznych Weryfikacja podpisów elektronicznych odbywa się z poziomu modułu Sprawozdania. Aby sprawdzić, które sprawozdania zostały podpisane podpisem elektronicznym i ile podpisów zostało złożonych pod sprawozdaniem należy na drzewie modułu Sprawozdania wybrać okres sprawozdawczy a następnie kategorię Sprawozdania. Na liście sprawozdań w obszarze roboczym sprawozdania podpisane elektronicznie oznaczone są w kolumnie Podpisane elektronicznie symbolem, a w kolumnie Liczba podpisów widoczna jest liczba złożonych podpisów (rys. 124). Prawidłowo podpisane sprawozdanie powinno zawierać 2 podpisy elektroniczne. Rysunek 125. Informacja o podpisie elektronicznym Informacja o tym, że sprawozdanie zostało podpisane elektronicznie jest widoczna również po zaznaczeniu danego sprawozdania na liście w sekcji Podpis elektroniczny (rys. 125). Rysunek 126. Informacja o podpisie elektronicznym Przy każdym sprawozdaniu, które zostało podpisane elektronicznie, należy zweryfikować złożone podpisy. Aby tego dokonać należy wejść do danego sprawozdania, przejść do sekcji Podpis elektroniczny, zaznaczyć podpis i kliknąć Weryfikuj (rys. 126). 110
Rysunek 127. Wybór opcji Podpis elektroniczny Po weryfikacji należy sprawdzić czy złożone podpisy są formalnie zgodne (czy zostało podpisane przez upoważnione do tego osoby). Aby wyświetlić szczegóły certyfikatu należy wejść do sprawozdania i w sekcji Podpis elektroniczny zaznaczyć dany certyfikat, a następnie wybrać przycisk Certyfikat (rys. 127). Rysunek 128. Sekcja Podpis elektroniczny informacje o certyfikacie W nowym oknie użytkownik może odczytać informacje ogólne oraz szczegóły dotyczące wybranego certyfikat. Istnieje możliwość weryfikacji zbiorczej poprzez wejście w daną grupę sprawozdań, zaznaczenie sprawozdań, które mają zostać poddane weryfikacji podpisów i wybranie z menu Plik Weryfikacja podpisu. Użytkownik ma do wyboru zweryfikować Wszystkie oraz Zaznaczone z możliwością objęcia tylko Niezweryfikowane sprawozdania (rys. 128). Rysunek 129. Weryfikacja podpisu weryfikacja zbiorcza 111
W przypadku poprawnego złożenia podpisu elektronicznego, po kliknięciu w znak [ ] na końcu wartości kolumny Status weryfikacji, możliwe jest wejście do okna Szczegóły weryfikacji, gdzie użytkownik może odczytać datę i godzinę wprowadzenia podpisu (rys. 129). Rysunek 130. Okno Szczegóły weryfikacji 112
9. Instrukcja postępowania w sytuacjach szczególnych i awaryjnych 9.1. Zdalna asysta techniczna System BeSTi@ umożliwia uzyskanie zdalnej asysty technicznej. W tym celu z menu Pomoc należy wybrac opcję Zdalna asysta techniczna (rys. 130). Rysunek 131. Okno wywołania zdalnej asysty technicznej Następnie należy skontaktować się telefonicznie z Działem Wsparcia Technicznego i przekazać widoczne w oknie Pomocy Zdalnej informacje ID i Password (rys. 131). Umożliwi to pracownikom Działu Wsparcia Technicznego połączenie się z komputerem użytkownika. Rysunek 132. Okno Pomocy Zdalnej 9.2. Postępowanie w przypadku awarii systemu i utraty bazy danych W przypadku awarii systemu i utraty bazy danych, należy wykonać opisane poniżej czynności. 113