Informatyczny System Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego

Transkrypt

1 Informatyczny System Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego System powstał w ramach projektu PHARE 2002/ Zarządzanie Finansami Publicznymi Dokumentacja administracyjna Podręcznik administratora Podsystem JST

2 SPIS TREŚCI INFORMATYCZNY SYSTEM ZARZĄDZANIA BUDŻETAMI JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO... 1 (BESTI@) 1 DOKUMENTACJA ADMINISTRACYJNA... 1 PODRĘCZNIK ADMINISTRATORA PODSYSTEM JST OPIS KONCEPCJI SYSTEMU WPROWADZENIE DO PROGRAMU Wstęp INSTRUKCJA INSTALACJI I KONFIGURACJI PROGRAMU Minimalne wymagania Instalator programu Instalowanie programu z podłączeniem do już istniejącego serwera Instalowanie programu wraz z serwerem MS SQL Instalowanie serwera MS SQL bez programu BeSTi@ Pierwsze uruchomienie programu Czynności w przypadku wystąpienia błędu w połączeniu do bazy Brak zainicjowanej bazy Połączenia blokowane przez firewall Pierwszy użytkownik Zmiana parametrów połączenia z bazą danych Aktualizowanie programu INSTRUKCJA PRZYGOTOWANIA I ODTWARZANIA KOPII BEZPIECZEŃSTWA Tworzenie kopii bazy danych Przywracanie bazy danych z kopii zapasowej Porządkowanie bazy danych MS SQL Optymalizacja bazy danych MS SQL

3 5. INSTRUKCJA TWORZENIA RAPORTÓW Funkcje modułu Raporty Zasady pracy w ramach modułu Operacje na raportach Operacje na grupach raportów Operacje na pojedynczym raporcie Generowanie raportu Tworzenie nowego szablonu raportu (na przykładzie dokumentu) Otwieranie edytora raportu Ustawianie kontrolek Edycja właściwości kontrolki Przykładowe dane Tworzenie zapytania SQL Definiowanie układu raportu Pasek narzędzi w oknie budowy raportu Kontrolki w oknie definicji raportu Panele właściwości w oknie definicji raportu Główne okno budowy raportu Podgląd i zapisywanie raportu Raporty arkusz kalkulacyjny Raporty kostka OLAP INSTRUKCJA MODUŁU KOMUNIKACYJNEGO Funkcje modułu Komunikacja Zasady pracy w ramach modułu Bilet komunikacyjny Odbieranie i przetwarzanie wiadomości Skrzynka odbiorcza Pobieranie wiadomości Sytuacje szczególne podczas odbierania wiadomości Przetwarzanie zawartości wiadomości Elementy przetworzone Elementy źle przetworzone Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości Wysyłanie wiadomości Skrzynka robocza Skrzynka nadawcza Elementy wysłane Podgląd wiadomości w formacie XML INSTRUKCJA ADMINISTRACJI PODSYSTEMEM JST Funkcje modułu Administracja Zasady pracy w ramach modułu Administracja

4 7.3. Role Spis ról systemowych Użytkownicy Jednostki Cechy jednostek Grupowania Rejestr Pism Dane kontrolne Klasyfikacja Reguły kontrolne Układy dokumentów planistycznych Opcje Dziennik zdarzeń Blokady OBSŁUGA PODPISU ELEKTRONICZNEGO Podpisywanie sprawozdań podpisem elektroniczny Podpisywanie pojedynczego sprawozdania Podpisywanie grupy sprawozdań Przeglądanie podpisów elektronicznych Portal do weryfikacji podpisów cyfrowych WSPÓŁPRACA Z SYSTEMEM SPRAWOZDAWCZOŚCI JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH SJO BESTI@ Generowanie pliku z Inicjacją jednostki organizacyjnej Generowanie pliku ze Słownikiem klasyfikacji budżetowej Generowania pliku ze Słownikiem reguł kontrolnych Generowanie pliku z rokiem budżetowym Generowanie pliku z Planem finansowym (zmianą planu finansowego) Wczytywanie plików z planem finansowym (zmianą planu finansowego) Wczytywanie plików ze sprawozdaniami jednostkowymi INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA W SYTUACJACH SZCZEGÓLNYCH I AWARYJNYCH Zdalna asysta techniczna Postępowanie w przypadku awarii systemu i utraty bazy danych Postępowanie w przypadku reinstalacji bazy Instalacja programu BeSTi@ z serwerem SQL na innym komputerze

5 10.5. Problemy z instalacją programu BeSTi@ na komputerach z zainstalowanym programem antywirusowym MKS_VIR Najczęstsze pytania użytkowników programu BeSTi@ ANEKS A PRZEWODNIK ADMINISTRATORA Obsługa techniczna aplikacji Konfigurowanie programu Środowisko pracy Zaawansowane konfiguracja systemu Współpraca z systemem sprawozdawczości jednostek organizacyjnych SJO BeSTi@

6 1. Opis koncepcji systemu System przeznaczony jest dla trzech grup odbiorców:, Regionalne Izby Obrachunkowe i ich Zespoły Zamiejscowe, Jednostki Samorządu Terytorialnego i ich Związki. Podstawowym zadaniem tworzonego systemu jest gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie i udostępnianie danych (rys. 1). GUS, COMP. A EUROSTAT, SINDBAD SIMIK,... MF dane: sprawozdawcze słownikowe, kontrolne, sterujące. ZZRIO RIO JST (GMINY, POWIATY, MIASTA NA PRAWACH POWIATÓW, WOJE- WÓDZTWA SAMORZĄDOWE, ZWIĄZKI JEDNOSTEK) Rysunek 1. Przepływ informacji w systemie 6

7 Dane można podzielić na dwie kategorie: Dane zasadnicze (dane planistyczne, sprawozdania, bilanse), Dane sterujące (słowniki, dane kontrolne, reguły kontrolne, żądania korekty danych, okresy sprawozdawcze). Miejsce powstawania danych jest ściśle związane z ich rodzajem: Dane zasadnicze powstają na poziomie JST, Dane sterujące na poziomie MF i RIO. Dane na poziomie JST mogą zostać wprowadzone ręcznie bądź też zaimportowane z systemów zewnętrznych. Dane planistyczne wprowadzane będą do systemu na bieżąco natomiast dane sprawozdawcze w cyklach miesięcznych i kwartalnych. Aby rozpocząć wprowadzanie danych sprawozdawczych należy zainicjować odpowiedni okres sprawozdawczy (kwartalny lub miesięczny). Kwartalne okresy sprawozdawcze przekazywane będą z podsystemu MF. Rozwiązanie takie zapewni pracę wszystkich użytkowników JST na aktualnej wersji programu oraz aktualnym zestawie danych sterujących (przekazanie przesyłek w następującej kolejności: nowa wersja programu, nowa wersja danych sterujących, kwartalny okres sprawozdawczy). Cykle miesięczne nie będą obowiązkowe i będą inicjowane bezpośrednio przez JST. Inicjacja okresu sprawozdawczego (miesięcznego lub kwartalnego) polega na wygenerowaniu zestawu pustych sprawozdań. Generowane sprawozdania można podzielić na trzy typy: Sprawozdania zawsze występujące w określonej liczbie (np. Rb-N, Rb-Z itp.), Sprawozdania występujące w zależności od typu i liczby podległych jednostek organizacyjnych (np. Rb-30, Rb-31 itp.), Sprawozdania występujące na podstawie sprawozdań zdefiniowanych w poprzednim okresie (np. Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-ZN). Do wygenerowania sprawozdań z grupy Rb-3x konieczne będzie uzupełnienie listy jednostek organizacyjnych (zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, funduszy celowych oraz rachunków dochodów własnych). Wygenerowane sprawozdania uzupełnia się przez ręczne wprowadzenie danych bądź przez import z pliku o określonym formacie. Obowiązkowi przekazywania do RIO podlegają kwartalne sprawozdania JST oraz sprawozdania za miesiąc grudzień. Z tego powodu system umożliwiał będzie uzyskanie sprawozdań zbiorczych na dwa sposoby: Uzupełnienie sprawozdań jednostkowych i poprzez operację agregacji uzyskanie sprawozdania zbiorczego, 7

8 Bezpośrednie wprowadzenie sprawozdania zbiorczego (pozostawiając sprawozdania jednostkowe puste). Wprowadzone sprawozdania będą podlegać weryfikacji: Ręczne uruchomienie w dowolnym momencie istnienia sprawozdania, Automatyczne uruchomienie przy zmianie statusu na status umożliwiający wysłanie sprawozdania. Weryfikacja sprawozdania będzie polegać na zastosowaniu na nim zestawu reguł kontrolnych (definiowanych na poziomie MF). Reguły kontrolne ze względu na typ zwracanego wyniku będą dzielić się na: Błędy, Ostrzeżenia. Dodatkowo błędy będą dzielić się na zwykłe i krytyczne. W przypadku wystąpienia Błędu krytycznego system nie pozwoli na zmianę statusu weryfikowanego sprawozdania. Dzięki temu mechanizmowi i odpowiednio zbudowanym i oznaczonym regułom kontrolnym system nie dopuści do zatwierdzenia i przekazania do RIO/MF sprawozdań zawierających najpoważniejsze błędy. Specyficzną regułą kontrolną będzie reguła sprawdzająca zgodność sprawozdania o dochodach z danymi kontrolnymi przekazanymi z MF. Dane kontrolne są to wartości planu i wykonania kwot subwencji wyliczonych na poziomie Ministerstwa. Po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu sprawozdania nadawany będzie mu znacznik kontrolny. Znacznik kontrolny jest to ciąg znaków generowany na podstawie wszystkich danych sprawozdania tzw. odcisk palca. Znacznik ten znajdować się będzie na wydruku sprawozdania, który przekazywany jest (oprócz wersji elektronicznej) do RIO. Pracownikom RIO znacznik ten potrzebny będzie do uzgodnienia otrzymanej wersji papierowej sprawozdania z jego wersją elektroniczną. Zatwierdzone sprawozdania będą gotowe do wysłania do RIO. Sprawozdania wysyła się paczkami. Paczki to zestaw sprawozdań o tym samym terminie przekazania. Każda paczka zawsze zawiera komplet sprawozdań nawet, jeśli od momentu ostatniej wysyłki dokonano korekty tylko jednego sprawozdania. Tak przygotowane dane zostaną za pomocą serwera komunikacyjnego przekazane do RIO. Sprawozdania odebrane w RIO podlegają weryfikacji i przy pozytywnym jej wyniku przekazywane dalej do MF. W przypadku stwierdzenia błędów w przekazanym sprawozdaniu może zostać ono opisane przyczyną odrzucenia oraz oznaczone jako do korekty. Operacja ta spowoduje przekazanie do adekwatnej JST żądania korekty wraz z opisem problemu. 8

9 Proces weryfikacji danych będzie bardzo ważnym elementem systemu, ponieważ zapewni on gromadzenie danych odpowiedniej jakości (rys. 2). Gromadzone na poziomie MF dane będą wykorzystywane do wielu zadań: Wykorzystywanie danych do naliczania subwencji i udziału JST w podatku PIT, Wykorzystywanie danych do analizy sytuacji finansowej Jednostek Samorządu Terytorialnego, Udostępnianie danych systemom zewnętrznym jak między innymi SIMIK, SINDBAD, Generowanie dowolnych raportów na istniejących w bazie danych za pomocą modułu raportowego udostępniającego wyniki w postaci tabeli, raportu, kostki OLAP, mapy. 9

10 Prośba o wyjaśnienie dotyczące wątpliwości Zwrot sprawozdań (wymagana korekta) Decyzja o odrzuceniu sprawozdań gdy weryfikacja negatywna JST Sprawozdania budżetowe Rb Błędy formalne Weryfikacja pod względem formalnym Sprawozdania poprawne formalnie Błędy rachunkowe Weryfikacja poprawności rachunkowej Sprawozdania poprawne rachunkowo Błędy merytoryczne Baza danych kontrolnych (dotacje, subwencje, udziały w PIT,...) Dane kontrolne Weryfikacja poprawności merytorycznej Baza danych planistycznych (uchwały, układy wykonawcze, zmiany...) Plan po zmianach Baza sprawozdań w RIO Dane za okresy poprzednie Dane sprawozdawcze do analiz Analiza potencjalnych błędów merytorycznych w sprawozdaniach (ostrzezenia) Analiza naruszeń prawa (dyscyplina finansów publicznych) Analiza sytuacji finansowej JST Zweryfikowane sprawozdania budżetowe Rb Baza raportów MF Rysunek 2. Proces weryfikacji sprawozdań Poza gromadzeniem danych jednym z głównym zadań, jakie ma spełniać tworzony system jest zapewnienie komunikacji pomiędzy podsystemami MF, RIO i JST. Konsultant zdecydował się na zasto- 10

11 sowanie serwera komunikacyjnego jako centralnego ogniwa łączącego trzy podsystemy w całość. Serwer komunikacyjny będzie odpowiedzialny za utrzymanie ruchu danych pomiędzy podsystemami - każda z instancji dowolnego podsystemu będzie łączyć się z serwerem komunikacyjnym poprzez sieć Internet. Dodatkowym utrudnieniem jest konieczność zapewnienia komunikacji pomiędzy podsystemami JST i RIO w trybie off-line. Tryb off-line rozumiany jest jako brak dostępu do sieci Internet na stanowisku roboczym podsystemu JST. Problem ten zostanie rozwiązany w następujący sposób: cała komunikacja odbywająca się pomiędzy stanowiskiem roboczym działającym w trybie on-line (z dostępem do sieci Internet) a serwerem komunikacyjnym w sposób automatyczny, w trybie off-line będzie zapisywana do pliku, który następnie poprzez przeglądarkę WWW (na innym stanowisku mającym dostęp do Internetu) zostanie przekazany na serwer komunikacyjny skąd już w trybie online zostanie pobrany przez podsystem RIO. Przepływ informacji w systemie odbywa się w dwóch kierunkach (rys. 3): dane sterujące (między innymi słowniki, dane kontrolne, reguły kontrolne, okresy sprawozdawcze): MF -> RIO, MF -> JST, dane podstawowe (dane planistyczne, sprawozdania, bilanse) JST -> RIO -> MF. 11

12 Rysunek 3. Koncepcja komunikacji Serwer komunikacyjny posłuży również do aktualizacji oprogramowania na wszystkich poziomach przy pomocy mechanizmu LiveUpdate. Zastosowanie tego mechanizmu zapobiegnie sytuacji, w której użytkownicy korzystają do wprowadzania i przekazywania danych z różnych wersji systemu, co w prosty sposób mogłoby doprowadzić do utraty integralności danych (rys. 4). 12

13 Rysunek 4. Schemat przepływu danych z wykorzystaniem serwera komunikacyjnego 13

14 2. Wprowadzenie do programu 2.1. Wstęp Program służy do zarządzania finansami jednostki samorządu terytorialnego. Ma na celu wspomożenie służb finansowych JST w realizacji zadań w zakresie: planowania budżetu począwszy od etapu przygotowania projektu budżetu, poprzez wszystkie jego zmiany, sporządzania sprawozdań jednostkowych i zbiorczych w miesięcznych i kwartalnych okresach sprawozdawczych, sporządzania bilansów jednostkowych jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, bilansów łącznych jednostek organizacyjnych w podziale na formy prawne prowadzonej działalności, bilansów z wykonania budżetu JST, bilansu skonsolidowanego, a także rachunków zysku i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki, graficznego przedstawiania danych planistycznych i danych z wykonania budżetu za pomocą modułu raportowego, wymiany danych między jednostkami samorządu terytorialnego a regionalną izbą obrachunkową bez użycia zewnętrznych programów pocztowych. Instrukcja administratora jest przeznaczona dla zaawansowanych użytkowników i nie opisuje wszystkich modułów i funkcjonalności programu. Skupia się na opisaniu tych elementów, które dotyczą zarządzania użytkownikami, instalacji, konfigurowania i innych technicznych spraw związanych z systemem BeSTi@. Szczegółowe informacje o budowie okien programu, obsłudze list i tabel oraz funkcjach związanych z podglądem wydruku można znaleźć w instrukcji dla użytkownika (rozdz.2). 14

15 3. Instrukcja instalacji i konfiguracji programu 3.1. Minimalne wymagania System BeSTi@ pracuje w środowisku Microsoft Windows Vista SP2, Windows 7/8/8.1. System jest instalowany na serwerze lokalnym oraz stacjach roboczych. Komputery powinny posiadać następujące parametry: Serwer lokalny: Procesor 1 gigaherc (GHz) 32-bitowy (x86) lub 1 GHz 64-bitowy (x64) lub szybszy (zalecane 2,4 GHz),1 GB pamięci RAM (zalecane 4 GB), 2,2 GB wolnej przestrzeni na dysku twardym, karta graficzna obsługująca rozdzielczość 800x600 w 256 kolorach (zalecane 1024x768 16bit). w zależności od ilości wprowadzonych dokumentów pliki bazy mogą zwiększyć swój rozmiar o ok % tj. o około MB. Stacja robocza: Procesor 1 gigaherc (GHz) 32-bitowy (x86) lub 1 GHz 64-bitowy (x64) lub szybszy (zalecane 2,4 GHz), 1 GB pamięci RAM (zalecane 2GB), 1 GB wolnej przestrzeni na dysku twardym, karta graficzna obsługująca rozdzielczość 800x600 w 256 kolorach (zalecane 1024x768 16bit). klawiatura, mysz, system operacyjny: minimum MS Windows Vista (ServicePack 2 i framework 4.5). Podane parametry sprzętowe powinny być odpowiednio wyższe, jeśli na komputerze zainstalowane są programy rezydentne albo gdy komputer pełni inne funkcje angażujące znacząco zasoby procesora i pamięci operacyjnej. Systemy operacyjne MS Windows 95, MS Windows 98, MS Windows ME, MS Windows 2000, MS Windows 2003 oraz MS Windows XP nie są wspierane przez wykonawcę systemu BeSTi@. 15

16 3.2. Instalator programu Przed rozpoczęciem instalacji należy zapisać otwarte dokumenty oraz pliki, a następnie zamknąć wszystkie uruchomione aplikacje. Komputer, na którym nastąpi pierwsze uruchomienie systemu, musi posiadać połączenie z internetem. Jest to niezbędne do przeprowadzenia weryfikacji poprawności klucza licencyjnego. Instalator posiada trzy opcje konfiguracji: instalowanie programu BeSTi@ oraz serwera baz danych, instalowanie samego programu BeSTi@, instalowanie samego serwera baz danych. Wszystkie trzy opcje zostały opisane w dalszych podpunktach instrukcji. System BeSTi@ może korzystać zarówno z serwera dostępnego w pakiecie instalacyjnym, jak i z już istniejącego serwera MS SQL w wersji 2008 R2 lub nowszej. W przypadku korzystania z istniejącego serwera, parametry połączenia z bazą danych podaje się przy pierwszym uruchomieniu programu BeSTi@. Jeśli nie mamy zainstalowanego MS SQL wówczas na komputerze pełniącym funkcję serwera lokalnego należy zainstalować program BeSTi@ oraz serwer MS SQL albo sam serwer MS SQL. Na stacjach roboczych należy instalować wyłącznie program BeSTi@. Stacje robocze muszą być połączone z serwerem poprzez sieć wewnętrzna Instalowanie programu z podłączeniem do już istniejącego serwera Instalacja programu BeSTi@ z podłączeniem do już istniejącego serwera powinna być przeprowadzana na komputerach roboczych połączonych z lokalnym serwerem za pomocą sieci wewnętrznej. Serwer powinien posiadać bazę danych skonfigurowaną pod kątem pracy z programem BeSTi@. Instalacja przebiega w następujący sposób: Po umieszczeniu dostarczonej płyty w napędzie CD pojawi się menu, w którym należy wybrać opcję Instaluj program. Po wybraniu tej opcji zostanie uruchomiony instalator programu (rys. 5). Aby przejść do następnego etapu należy użyć przycisku Dalej. 16

17 Rysunek 5. Okno instalatora Na kolejnym etapie instalacji należy zapoznać się z Umową licencyjną (rys. 6). Po zaakceptowaniu warunków Umowy i kliknięciu na przycisk Dalej instalator będzie kontynuował proces instalacji. Rysunek 6. Umowa licencyjna 17

18 Kolejne okno (rys. 7) poinformuje o lokalizacji na dysku twardym, w której zostanie zainstalowany program. Istnieje możliwość zmiany lokalizacji za pomocą przycisku Przeglądaj. Po dokonaniu wyboru lokalizacji należy kliknąć Dalej. Rysunek 7. Ścieżka do programu Następnie należy wskazać folder w Menu Start, w którym będzie znajdował się skrót do programu (rys. 8). Po wykonaniu tej czynności należy kliknąć na przycisk Dalej. 18

19 Rysunek 8. Folder w menu Start Na kolejnym etapie instalacji należy wybrać pakiet, który ma zostać zainstalowany na bieżącym komputerze (rys. 9). Po kliknięciu na przycisk Dalej instalator przejdzie do kolejnego etapu konfigurowania programu. Przy instalowaniu programu na komputerze roboczym należy wybrać Zainstaluj aplikację. Podłączenie do serwera bazy danych zostanie skonfigurowane przy pierwszym uruchomieniu programu. 19

20 Rysunek 9. Wybór trybu instalacji Po wykonaniu powyższych czynności instalator przedstawi ustawione parametry i zgłosi gotowość do rozpoczęcia instalacji (rys. 10). Jeśli ustawienia są prawidłowe, należy kliknąć na przycisk Instaluj. 20

21 Rysunek 10. Podsumowanie parametrów Program rozpocznie instalację programu na bieżącym komputerze (rys. 11). Rysunek 11. Postęp instalacji 21

22 Po zakończeniu kopiowania plików, instalator poprosi o ponowne uruchomienie komputera (rys. 12). W tym celu należy kliknąć na przycisk Zakończ. Po ponownym uruchomieniu systemu Windows, program BeSTi@ będzie dostępny w menu Start w folderze wskazanym w punkcie 4-tym instalacji. Rysunek 12. Zakończenie instalacji 3.4. Instalowanie programu wraz z serwerem MS SQL Instalacja programu BeSTi@ wraz z serwerem MS SQL powinna być przeprowadzona na jednym komputerze, pełniącym rolę serwera lokalnego. Serwer musi być połączony z komputerami roboczymi za pomocą sieci wewnętrznej. Instalacja przebiega analogicznie, jak to opisano w poprzednim podrozdziale, z tą różnicą, że w punkcie piątym należy zaznaczyć opcję Zainstaluj aplikację oraz serwer MS SQL 2008R2 (rys. 13). Zaznaczenie opcji Inicjuj tworzenie nowej bazy danych spowoduje utworzenie nowej, pustej bazy danych. 22

23 Rysunek 13. Wybór trybu instalacji W kolejnym etapie instalator przedstawi domyślne parametry połączenia z bazą (rys. 14). W tym oknie użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego hasła i nazwy instancji serwera. Dane te trzeba zapamiętać, ponieważ będą one potrzebne podczas konfigurowania dostępu innych komputerów do serwera lokalnego. Domyślne hasło dostępu do serwera to bestiasql. Hasło jest tworzone dla konta administratora, którego login to sa. Po ustaleniu parametrów należy kliknąć na przycisk Dalej. 23

24 Rysunek 14. Wprowadzanie danych dla era W następny oknie będą widoczne wszystkie ustawienia instalacji (rys. 15). Jeśli ustawienia są prawidłowe, należy kliknąć na przycisk Instaluj. Program rozpocznie instalowanie programu BeSTi@ wraz z serwerem bazy danych. Po zakończeniu instalacji użytkownik zostanie poproszony o ponowne uruchomienie systemu Windows. 24

25 Rysunek 15. Podsumowanie parametrów 3.5. Instalowanie serwera MS SQL bez programu Instalacja serwera bazy danych MS SQL 2008R2 powinna być przeprowadzana na serwerze lokalnym połączonym z komputerami roboczymi za pomocą sieci komputerowej. Na serwerze lokalnym nie trzeba instalować programu BeSTi@. Instalacja przebiega analogicznie, jak to opisano w poprzednich podrozdziałach, z tą różnicą, że w punkcie piątym należy zaznaczyć opcję Zainstaluj serwer MS SQL 2008R2 (rys. 16). Rysunek 16. Wybór trybu instalacji Na kolejnym etapie instalator przedstawi domyślne parametry połączenia z bazą (rys. 17). W tym oknie użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego hasła i nazwy instancji serwera. Dane te trzeba zapamiętać, ponieważ będą one potrzebne podczas konfigurowania dostępu innych komputerów do serwera lokalnego. Domyślne hasło dostępu do serwera to bestiasql. Hasło jest tworzone dla konta administratora, którego login to sa. Po ustaleniu parametrów należy kliknąć na przycisk Dalej. 25

26 Rysunek 17. Konfigurowanie serwera W następny oknie będą widoczne wszystkie ustawienia instalacji (rys. 18). Jeśli ustawienia są prawidłowe, należy kliknąć na przycisk Instaluj. Program rozpocznie instalowanie programu BeSTi@ wraz z serwerem bazy danych. Po zakończeniu instalacji użytkownik zostanie poproszony o ponowne uruchomienie systemu Windows. 26

27 Rysunek 18. Podsumowanie parametrów 3.6. Pierwsze uruchomienie programu Podczas pierwszego uruchomienia programu program sprawdzi zawartość bazy danych na serwerze MS SQL. Jeśli będzie ona pusta, wtedy przy pierwszym uruchomieniu programu użytkownik zostanie zapytany, czy ma zostać zainicjowana nowa baza danych (rys. 19). Po kliknięciu na Tak program przygotuje bazę danych pod kątem pracy z programem. Rysunek 19. Okno komunikatu Po zainicjowaniu nowej bazy zostanie wyświetlony ekran logowania (rys. 20). System domyślnie posiada jednego użytkownika o loginie sysadmin z hasłem adm. W polach logowania należy wpisać dane tego użytkownika i kliknąć OK. Rysunek 20. Ekran logowania Przy pierwszym uruchomieniu programu, należy podać klucz licencyjny, który został przekazany razem z kopią programu (rys. 21). Po wprowadzeniu klucza program samoistnie ustawi się na odpowiedni poziom (JST, RIO lub MF) i będzie gotowy do pracy. 27

28 Rysunek 21. Okno wpisywania klucza licencyjnego Po zainstalowaniu programu i podaniu klucza licencyjnego zostanie wygenerowany bilet komunikacyjny. Operacja ta zostanie wykonana w trakcie pierwszej komunikacji z serwerem w module Komunikacja. Więcej na ten temat podrozdziale Bilet komunikacyjny. Po każdej kolejnej instalacji programu BeSTi@ (np. w przypadku reinstalacji) i uruchomieniu opcji Wyślij/Odbierz, bilet komunikacyjny zostanie zablokowany. W miejscu przycisku Wyślij/Odbierz pojawi się przycisk Odzyskaj wiadomości. Wtedy należy uruchomić procedurę odblokowania biletu. Po kliknięciu na Odzyskaj wiadomości program pobierze z serwera komunikacyjnego wszystkie dane, które zostały wcześniej wysłane, a których nie ma w bazie Czynności w przypadku wystąpienia błędu w połączeniu do bazy Jeśli podczas próby połączenia z bazą wystąpi błąd albo nie podano wcześniej parametrów bazy danych, wtedy zostanie wyświetlone okno ustawienia komunikacji z serwerem MS SQL (rys. 22). W oknie należy wpisać właściwe parametry bazy i kliknąć na przycisk Sprawdź połączenie. Jeśli wprowadzone ustawienia są poprawne, należy zapisać je klikając na przycisk OK. Parametry podłączenia do bazy zostały ustalone w trakcie instalacji serwera MS SQL. 28

29 Brak zainicjowanej bazy W przypadku, kiedy: Rysunek 22. Okno konfigurowania połączenia z bazą instalowano osobno serwer SQL i program, albo instalowano tylko program przy istniejącej instancji serwera, wtedy trzeba utworzyć nową bazę danych dla programu BeSTi@. W tym celu należy podać nazwę, użytkownika i hasło serwera, a w polu Baza wybrać opcję < nowa baza >. Wtedy pojawi się okienko z pytaniem o nazwę dla nowej bazy (np. bestia). Po kliknięciu na OK zostanie utworzona baza dla programu i program wróci do okienka ustawień połączenia. Po kliknięciu na OK zostanie zainicjowana nowa baza i uruchomi się program BeSTi@ Połączenia blokowane przez firewall Jeśli na serwerze zainstalowany jest firewall, system antywirusowy z funkcją firewalla lub zapora systemu Windows jest aktywna, należy odblokować dwa porty na komputerze z zainstalowanym serwerem SQL. W przypadku zapory systemu Windows można zrobić to wybierając Panel sterowania > Zapora systemu Windows > Wyjątki -> Dodaj port. Numery portów, które należy odblokować, to: 1434 z zaznaczoną opcją UDP, 1045 z zaznaczoną opcją TCP Pierwszy użytkownik Po zainstalowaniu programu BeSTi@, dostępny jest jeden domyślny użytkownik. Posiada on login sysadmin i hasło adm, które należy podać w oknie logowania. Hasło użytkownika sysadmin można zmienić wybierając z menu Narzędzia opcję Zmiana hasła. 29

30 Użytkownik sysadmin ma ograniczone prawa do pracy z programem. Może on jedynie wejść do systemu w celu zdefiniowania kolejnych użytkowników i ról. Poza tym nie może wykonywać żadnych innych czynności. Konta sysadmin nie można usunąć z programu. Proces konfiguracji ról oraz użytkowników został przedstawiony w instrukcji (zob. rozdział opisujący moduł Administracja i podrozdziały Role i Użytkownicy) Zmiana parametrów połączenia z bazą danych Zmiana parametrów dostępu do serwera i bazy jest możliwa po wybraniu w menu Plik opcji Baza danych. Wtedy pojawi się okienko, w którym można zmienić ustawienia połączenia (rys. 23). Poprawność parametrów trzeba zweryfikować przyciskiem Sprawdź połączenie. Jeśli program wyświetli komunikat o udanym połączeniu testowym, wtedy trzeba zapisać ustawienia przyciskiem OK i zrestartować program. Rysunek 23. Okno konfigurowania połączenia z bazą Aktualizowanie programu Aktualizacja programu odbywa się poprzez internet za pomocą specjalnego narzędzia wbudowanego w program BeSTi@. Program podczas uruchamiania sprawdza dostępność nowych wydań BeSTii. Jeśli są dostępne, wtedy pojawia się okienko z powiadomieniem. W celu wykonania aktualizacji należy wybrać z górnego menu Narzędzia pozycję Pobierz aktualizacje. Wtedy wyświetli się okno z informacjami o wersji oprogramowania zainstalowanego na komputerze oraz o wersji dostępnej do pobrania. Informacje o numerach wersji znajdują się w polach Zainstalowana wersja oraz Dostępna wersja (rys. 24). 30

31 Rysunek 24. Okno aktualizacji programu LiveUpdate Jeśli będzie dostępna nowsza wersja programu, wtedy uaktywni się przycisk Pobierz aktualizacje, który umożliwi pobranie uaktualnień. W trakcie pobierania aktualizacji z serwera, w dole okna będzie wyświetlany postęp ściągania danych (rys. 25). Rysunek 25. Postęp aktualizacji Po pobraniu aktualizacji może pojawić się komunikat o konieczności zamknięcia programu (rys. 26). Po kliknięciu na Tak aplikacja zostanie zamknięta. Rysunek 26. Komunikat zamknięcia programu. 31

32 Ponowne uruchomienie programu nastąpi już w nowej wersji. Jeśli zaktualizowany program będzie wymagał uzupełnienia bazy danych, wtedy pojawi się odpowiedni komunikat (rys. 27). Po zatwierdzeniu komunikatu przyciskiem Tak, program zaktualizuje strukturę bazy. Rysunek 27. Komunikat aktualizacji bazy danych. Jeżeli program jest zainstalowany sieciowo, wtedy aktualizację wystarczy przeprowadzić na jednym komputerze. Na pozostałych stanowiskach pojawi się komunikat, że baza jest w nowszej wersji niż oprogramowanie, oraz propozycja zaktualizowania programu. 32

33 4. Instrukcja przygotowania i odtwarzania kopii bezpieczeństwa Program BeSTi@ posiada wbudowane narzędzie do archiwizowania bazy danych z serwera MS SQL 2008R2. Opcja Archiwizacja danych znajduje się w górnym menu Plik. Dla zwiększenia poziomu bezpieczeństwa należy systematycznie tworzyć kopie zapasowe bazy danych, aby w razie utraty informacji w programie, przywrócić je z wcześniej wykonanej kopii. Po wybraniu tej opcji otworzy się okno archiwizacji (rys. 28). Okno archiwizacji podzielone jest na sekcje Rodzaj akcji, Plik kopii bazy danych, Informacje o kopiach bazy danych we wskazanym pliku oraz Harmonogram archiwizacji bazy danych. Poszczególne operacje związane z obsługą bazy danych zostały opisane w dalszych podrozdziałach. Rysunek 28. Okno archiwizacji bazy danych 4.1. Tworzenie kopii bazy danych Aby zarchiwizować bazę danych, należy zaznaczyć opcję Kopia zapasowa bazy danych, a następnie wprowadzić nazwę i opis kopii. Kolejną czynnością jest wskazanie docelowego foldera przyciskiem [...], znajdującym się w sekcji Plik kopii bazy danych. Kliknięcie na przycisku otwiera okienko nawigacyjne (rys. 29). 33

34 Po wskazaniu docelowego katalogu należy kliknąć na przycisk Wybierz. Należy pamiętać, iż kopia robiona jest na komputerze pełniącym rolę serwera, a nie u użytkownika który jest podłączony do bazy znajdującej się na innym komputerze. Zaleca się by Nazwa pliku kopii bazy danych była złożona wyłącznie z liter i/lub cyfr (bez spacji i znaków typu $,@,_,-,itp.). Ostatnią czynnością jest wybranie przycisku Wykonaj w dolnej części okna archiwizacji. Wtedy program rozpocznie archiwizowanie bazy danych. Po zakończeniu operacji zarchiwizowany plik pojawi się w sekcji Informacje o kopiach bazy danych. Rysunek 29. Okienko nawigacyjne Jeśli przy wyborze docelowego archiwum został wskazany plik już istniejący (poprzez wybór w sekcji Informacje o kopiach bazy danych albo wskazanie go w sekcji Plik kopii bazy danych), wtedy program wyświetli okno z pytaniem, czy wybrany plik ma zostać nadpisany nowym (rys. 30). Kliknięcie na przycisku Tak spowoduje nadpisanie starego archiwum nowym. Rysunek 30. Okno komunikatu 4.2. Przywracanie bazy danych z kopii zapasowej Aby przywrócić wcześniej zarchiwizowaną bazę danych, należy zaznaczyć opcję Przywrócenie bazy danych z kopii zapasowej, a następnie wskazać plik archiwum w sekcji Informacje o kopiach bazy danych (albo wskazać plik w sekcji Plik kopii bazy danych). Należy pamiętać o konieczności odłączenia wszystkich użytkowników zalogowanych do bazy. W przeciwnym wypadku aktualizacja może się nie powieść. 34

35 Po kliknięciu na Wykonaj program przystąpi do przywracania bazy danych. Pojawi się komunikat o konieczności zamknięcia aplikacji (rys. 31). Po ponownym uruchomieniu, program będzie korzystał z odtworzonej bazy danych. Rysunek 31. Okno komunikatu 4.3. Porządkowanie bazy danych MS SQL Porządkowanie bazy polega na zmniejszeniu rozmiaru bazy oraz pliku logu. Aby uporządkować bazę danych, należy wybrać z menu Plik opcję Archiwizacja danych i w oknie środkowym zaznaczyć opcję Uporządkuj aktualną bazę danych. Przycisk Wykonaj rozpoczyna porządkowanie zawartości bazy. Po zakończeniu operacji program przedstawi odpowiedni komunikat Optymalizacja bazy danych MS SQL Optymalizacja polega na przebudowaniu indeksów i statystyk bazy danych. W wyniku operacji następuje przyspieszenie działania niektórych elementów programu SJO BeSTi@, jednak sam proces optymalizacji może zająć dużo czasu. Aby zoptymalizować bazę danych, należy wybrać z menu Plik opcję Archiwizacja danych i w oknie środkowym zaznaczyć opcję Optymalizuj bazę danych. Przycisk Wykonaj rozpoczyna optymalizację bazy. Po zakończeniu operacji program przedstawi odpowiedni komunikat. 35

36 5. Instrukcja tworzenia raportów 5.1. Funkcje modułu Raporty Moduł Raporty obsługuje pracę z raportami, służącymi do prezentowania danych systemowych w zdefiniowanym uprzednio układzie graficznym. Pozwala on na samodzielne modyfikacje raportów poprzez zmiany szablonu, jak i tworzenie nowych, wzorcowych układów danych. Raporty mogą być przedstawione w formie tabeli, dokumentu pozwalającego na wstawianie nagłówków czy też grup, kostki OLAP, mapy oraz zwykłego dokumentu, w którym znajdą się tylko wybrane informacje. Formę raportu należy dobrać w zależności od typu raportu oraz rodzaju danych, które mają się na nim znaleźć. Raporty można importować i eksportować w postaci pliku o rozszerzeniu RML Zasady pracy w ramach modułu Aby uruchomić moduł, należy kliknąć na belkę Raporty w lewym oknie programu. W górnej części okna wyświetli się układ raportów w postaci drzewa (rys. 32). Rysunek 32. Drzewo Raporty w lewym oknie programu 36

37 Praca w module przebiega w nieco odmienny sposób, aniżeli w pozostałych modułach programu. Edycja danych odbywa się w graficznym oknie edycji raportu oraz w edytorze danych SQL. Wygenerowane dane są przedstawiane w oknie Raport-prezentacja, skąd mogą zostać wydrukowane, albo wyeksportowane do pliku tekstowego (TXT, PDF, HTML, RTF), graficznego lub arkusza kalkulacyjnego. Budowa okna prezentacji raportu jest podobna do okna Podgląd wydruku (zob. podrozdział Podgląd wydruku w instrukcji użytkownika) Operacje na raportach Na drzewie nawigacyjnym z listą raportów dostępne jest menu kontekstowe, pozwalające na dokonywanie operacji na raportach. Zawartość menu jest różna w zależności od tego, czy menu zostało otwarte po zaznaczeniu całej gałęzi raportów czy pojedynczego raportu Operacje na grupach raportów Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na gałęzi raportu w lewym oknie programu, zostanie wyświetlone menu kontekstowe z dodatkowymi opcjami: Dodaj grupę tworzy na zaznaczonej gałęzi nową gałąź, Zmień nazwę zmienia nazwę zaznaczonej gałęzi drzewa nawigacyjnego, Usuń grupę usuwa wskazaną gałąź drzewa, Dodaj raport przechodzi do tworzenia nowego raportu za pomocą specjalnego edytora (zob. podrozdział Tworzenie nowego szablonu raportu), Wczytaj raport z pliku jako nowy - umożliwia zaimportowanie pliku raportu w formacie RML jako nową pozycję na liście raportów. Prawa użycie tej opcji otwiera okno z listą użytkowników i ról. Okno to umożliwia zmianę praw dostępu do wybranego raportu Operacje na pojedynczym raporcie Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na raporcie na drzewie w lewym oknie programu, zostanie wyświetlone menu kontekstowe zawierające dodatkowe opcje: Pokaż otwiera okno raportu z wygenerowanymi danymi, Edytuj pozwala przejść do edycji bieżącego raportu lub jednej z jego kolejnych wersji; edycja raportu przebiega w sposób analogiczny, jak tworzenie nowego raportu. Edytuj bieżący pozwala przejść do edycji bieżącego raportu; edycja raportu przebiega w sposób analogiczny, jak tworzenie nowego raportu. Usuń usuwa wskazany raport, Usuń wersję usuwa wskazaną wersję raportu, Status raportu umożliwia określenie statusu wskazanego raportu, 37

38 Zapisz do pliku zapisuje raport do wskazanego pliku w formacie RML, Kopiuj raport otwiera okno edytora ze skopiowanymi wartościami ze wskazanego raportu, Prawa użycie tej opcji otwiera okno z listą użytkowników i ról. Okno to umożliwia zmianę praw dostępu do wybranego raportu Generowanie raportu Aby wygenerować raport w oparciu o gotowy szablon raportu, należy kliknąć dwukrotnie myszką na jednym z raportów, znajdujących się na drzewie nawigacyjnym w module Raporty. W oknie środkowym pojawi się formularz wpisywania parametrów, które są pomocne w tworzeniu raportu (rys. 33). Parametrami mogą być daty, rodzaje sprawozdań, szczegółowość, tytuł, opis itd. Rysunek 33. Definiowanie parametrów dla raportu Wykaz sprawozdań Po wpisaniu parametrów do formularza należy kliknąć na przycisk OK, który znajduje się w dolnej części okna. Wtedy program wygeneruje raport w oparciu o wskazany szablon (rys. 34). Wygenerowane dane można następne wydrukować albo wyeksportować do pliku graficznego, tekstowego lub arkusza kalkulacyjnego. Okno podglądu raportu posiada pasek narzędzi z szeregiem dodatkowych opcji, które zostały opisane w podrozdziale Podgląd wydruku w instrukcji użytkownika. 38

39 Rysunek 34. Wygenerowany raport Wykaz sprawozdań Szablony z grupy Raporty systemowe nie powinny być uruchamiane z poziomu modułu Raporty bowiem wymagają dodatkowych systemowych parametrów pobieranych bezpośrednio z konkretnych okien w modułach Sprawozdania lub Budżet Tworzenie nowego szablonu raportu (na przykładzie dokumentu) W poniższych podrozdziałach został opisany proces tworzenia raportu w oparciu o przykładowe dane. Poszczególne podrozdziały przedstawiają kolejne etapy edycji szablonu oraz budowę okna edytora raportu. Instrukcja tworzenia nowego szablonu raportu jest przeznaczona dla zaawansowanych użytkowników programu BeSTi@. Przy projektowaniu raportu jest niezbędna znajomość języka programowania C#, podstaw języka angielskiego oraz umiejętność pracy z aplikacjami do obsługi bazy danych MS SQL Otwieranie edytora raportu Dodawanie raportu możliwe jest na dwa sposoby. Pierwszym jest zaznaczenie na drzewie Raporty gałęzi, do której ma zostać dodany raport, a następnie kliknięcie na opcję Dodaj raport w menu kon- 39

40 tekstowym spod prawego klawisza myszki albo z menu pod drzewem. W głównym oknie wyświetlony zostanie moduł edycji raportu (rys. 35). Rysunek 35. Moduł edycji raportu. Na pierwszej stronie możliwe jest ustawienie formularza, który pozwala na przekazanie wartości do raportu. Formularz można wykorzystać np. jako filtr definiujący okres, za który ma zostać sporządzony raport Ustawianie kontrolek Aby dodać formularz z filtrem, należy utworzyć w formularzu nową sekcję (klikając w prawej górnej części okna na opcję Dodaj sekcję). Pod gałęzią Formularz pojawi się kategoria Sekcja_001, którą należy zaznaczyć lewym klawiszem myszki. Następnie w położonej niżej grupie Ogólne należy określić takie własności sekcji, jak Tytuł oraz wskazać, czy sekcja ma być widoczna w podglądzie raportu w układzie rozwiniętym lub zwiniętym (rys. 36). W omawianym przykładzie jako Tytuł sekcji należy podać nazwę Filtr. 40

41 Rysunek 36. Grupa Ogólne w edytorze raportu Po zaznaczeniu nowo dodanej sekcji w prawej górnej części edytora, w oknie edycji możliwe będzie dodanie elementów filtru. Do wyboru są cztery podstawowe i dwie zaawansowane kontrolki. Do podstawowych kontrolek (rys. 37) należą: Rysunek 37. Grupa kontrolek podstawowych. Pole tekstowe służy do przekazania tekstu do raportu. Można wpisać tam np. tytuł raportu lub tekst, na podstawie którego będą wyświetlane elementy z bazy, np. tylko pozycje zawierające dane słowo lub wyrażenie. Lista wyboru pozwala na wybranie jednego elementu z rozwijanej listy, która jest uzupełniana na podstawie danych zawartych w bazie. Kontrolkę tę można wykorzystać np. jako wybór roku oraz kwartału, którego dotyczyć będzie raport. Pole wielokrotnego wyboru pozwala na wybranie kilku opcji jednocześnie. Opcje te są tworzone na podstawie zapytania SQL. Należy ją stosować w przypadku, gdy zwracanych przez zapytanie pozycji jest tylko kilka i są to pozycje słownikowe (np. rodzaj finansowania). Pole wyboru kontrolka ta ma zastosowanie takie, jak Pole wielokrotnego wyboru, z tą różnicą, że można wybrać tylko jedną pozycję. 41

42 Pole numeryczne służy do przekazania wartości liczbowych do raportu. Do zaawansowanych kontrolek (rys. 38) należą: Rysunek 38. Grupa zaawansowanych kontrolek Lista wielokrotnego wyboru pozwala na wybranie jednocześnie kilku pozycji, które są pobierane z bazy danych. W tej kontrolce (w przeciwieństwie do pól wyboru) może znaleźć się kilka kolumn z danymi, np. symbol i opis pozycji z klasyfikacji budżetowej. Pole daty pozwala na wybranie daty z kalendarza. Do stworzenia przykładowego filtru potrzebne będą trzy kontrolki: dwie Listy wyboru oraz Pole daty. Aby umieścić kontrolkę na formularzu, należy przeciągnąć ją na odpowiednie pole formularza. Jako pierwsza dodana zostanie Lista wyboru, za pomocą której możliwe będzie określenie roku. Należy ją przeciągnąć z menu z kontrolkami na lewe górne pole formularza (rys. 39). Czynność należy powtórzyć dla kolejnej kontrolki Lista wielokrotnego wyboru oraz Pole Daty Edycja właściwości kontrolki Rysunek 39. Formularz kontrolek. Po zaznaczeniu kontrolki, po prawej stronie pojawią się właściwości Listy wyboru (rys. 40). 42

43 Rysunek 40. Okno właściwości listy wyboru W zależności od kontrolki, właściwości będą zawierały różne pola, np.: Możliwy brak wartości pole to określa, czy akceptowany będzie brak wartości dla tej kontrolki. Jeśli zaznaczona zostanie opcja Tak, to do elementów listy dodany zostanie kolejny, którego opis można wpisać w polu Treść braku wyboru. Pole wartości wartość pobierana z bazy danych, która będzie przekazywana do raportu. Wpisana nazwa musi odpowiadać kolumnie w tabeli, którą zdefiniowano w zapytaniu w polu Zapytanie wypełniające. Pole wyświetlane wartość odpowiadająca polu wartości, która będzie widoczna na formularzu nie musi to być ta sama wartość, co w Polu wartości. Wpisana nazwa musi odpowiadać kolumnie w tabeli. Treść braku wyboru pozwala określić tekst, który będzie widoczny w przypadku, kiedy z listy nie zostanie wybrany żaden element. Element ma znaczenie tylko wtedy, gdy w polu Możliwy brak wartości podano Tak. Zapytanie wypełniające zapytanie SQL do bazy danych, które zwróci pożądane wartości. Po kliknięciu na to pole pojawi się przycisk [..]. Wybranie przycisku otworzy okno wbudowanego edytora SQL, gdzie możliwe jest zbudowanie zapytania. Zapytanie można wpisać ręcznie lub wybierając odpowiednie pola tabeli, która ma zostać użyta w filtrze. Nazwa filtru pod tą nazwę zostanie stworzona tymczasowa tabela (#nazwafiltru), w której za pomocą Zapytania definiującego filtr umieszczona zostanie wybrana przez użytkownika wartość. Zapytanie definiujące filtr tworzy tabelę (#nazwafiltru), gdzie jest przechowywana wartość wybrana przez użytkownika. Wartość użytkownika oznaczona jest i w poniższym przykładzie zostaje umieszczona w kolumnie o nazwie wartosc w tabelach nazwanych odpo- 43

44 wiednio #rok, #kwartal, #data. Wartości te będzie można odczytać w zapytaniu SQL, które zostanie określone na kolejnej stronie edytora raportu. Opis pola tekst opisujący kontrolkę. Numer kolumny, Wiersz wielkości określające pozycję kontrolki na formularzu. Szerokość, Wysokość liczby określają rozmiar kontrolki Przykładowe dane Aby stworzyć poprawny formularz, na którym znajdzie się filtr dla roku oraz kwartału, a także pole z datą, należy zaznaczyć kontrolkę na liście oraz podać następujące dane: 1. Dla filtru, z którego wybierany będzie rok (pierwsza kontrolka na liście): Możliwy brak wartości: Pole wartości: Pole wyświetlane: Treść braku wyboru: Zapytanie wypełniające (rys. 41): Nazwa filtru: Zapytanie definiujące filtr: Opis pola: Pozostałe pola należy pozostawić domyślne. Nie oks_rok oks_rok [brak] wybrać tabelę sb_okressprawozdawczy a w zapytaniu SQL należy wpisać: SELECT DISTINCT oks_rok FROM sb_okressprawozdawczy ORDER BY oks_rok rok w zapytaniu SQL należy wpisać: AS wartosc Wybierz rok: 44

45 Rysunek 41. Wpisywanie zapytania SQL. 2. Dla filtru, z którego wybierany będzie kwartał (druga kontrolka na liście): Możliwy brak wartości: Pole wartości: Pole wyświetlane: Treść braku wyboru: Zapytanie wypełniające: Nazwa filtru Zapytanie definiujące filtr: Opis pola: Pozostałe pola należy pozostawić domyślne. Nie slo_id slo_nazwa [brak] wybrać tabelę sb_okressprawozdawczy, a w zapytaniu SQL wpisać: SELECT slo_id, slo_nazwa FROM ad_slownik WHERE (slo_mslo_id = '{98F150F9-FC34-413F EA2673AFD7}') ORDER BY slo_kolejnosc kwartal w zapytaniu SQL należy wpisać: SELECT CAST(@value AS uniqueidentifier) AS wartosc Wybierz kwartał: 45

46 3. Dla kontrolki z wyborem daty (trzecia kontrolka na liście): Możliwy brak wartości: Typ pola daty: Nazwa filtru: Zapytanie definiujące filtr: Opis pola: Pozostałe pola należy pozostawić domyślne Tworzenie zapytania SQL Nie Rozwijane data SELECT CAST(@value AS datetime) AS wartosc Stan bazy na dzień Po stworzeniu filtru, należy kliknąć na Następna strona w dolnej części okna. Program przejdzie do kolejnego etapu edycji raportu (rys. 42). Rysunek 42. Okno edycji raportu W oknie edycji raportu znajdować się będzie puste pole, gdzie można wpisać zapytanie SQL. Każde zapytanie powinno zwracać jakieś wartości, na podstawie których zostanie stworzone źródło danych. Możliwe jest stworzenie kilku źródeł danych, które zostaną wykorzystane w raporcie. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na zakładce Tabela znajdującej się w dolnej części okna i wybrać z menu pozycję Dodaj źródło danych (rys. 43). 46

47 Rysunek 43. Wybieranie opcji Dodaj źródło danych Zostanie dodana kolejna zakładka Tabela1, gdzie możliwe będzie wprowadzenie kolejnego zapytania SQL. Za pomocą tego samego menu można również zmienić nazwę źródła danych oraz je usunąć. Zapytania SQL można tworzyć w dowolnym zewnętrznym narzędziu lub w oparciu o wbudowany w program Edytor SQL. Aby przejść do okna edytora, należy kliknąć prawym klawiszem myszy na edytowanej pozycji w zakładce Tabela i wybrać opcję Pokaż w edytorze SQL (rys. 44). Inną metodą jest kliknięcie na przycisku Pokaż w edytorze SQL. Sąsiedni przycisk Pokaż wynik pozwala przełączać okno między widokiem składni SQL a danymi wynikowymi. Rysunek 44. Włączanie edytora SQL W wyniku wyboru opcji Pokaż w edytorze SQL otworzy się nowe okno definiowania składni SQL (rys. 45). 47

48 Okno edytora można podzielić na część z zapytaniem SQL oraz część z przeglądarką baz danych. Pierwszą część można z kolei podzielić na tabele, pola oraz zapytanie SQL. Elementy te można włączać i wyłączać za pomocą przycisków znajdujących się w górnej części okna. Okienko przeglądarki baz danych jest bezpośrednio powiązane z tabelami, gdyż możliwe jest przeciągnięcie do niego wybranej tabeli z przeglądarki. Zapytanie SQL można wpisać ręcznie, niemniej jednak edytor posiada opcję automatycznego budowania zapytań na podstawie wybranych tabel i pól. Edytor posiada dodatkowe funkcje, które dostępne są pod ikonami w części z zapytaniem. Po kliknięciu na przycisk OK program zamknie okno Edytora SQL i powróci do głównego okna z zapytaniem Definiowanie układu raportu Rysunek 45. Wbudowany edytor SQL Po uzupełnieniu zapytań SQL, należy kliknąć na Następna strona w dolnej części okna. Program przejdzie do kolejnego etapu edycji raportu (rys. 46). 48

49 Rysunek 46. Okno wyboru rodzaju raportu w edytorze raportu Spośród dostępnych raportów należy zaznaczyć Dokument i kliknąć na Następna strona w dolnej części okna. Program przejdzie do kolejnego etapu edycji raportu (rys. 47). 49

50 Rysunek 47. Graficzne przedstawienia raportu w edytorze Na kolejnej stronie edycji znajduje się graficzne przedstawienie raportu. Za pomocą odpowiednich narzędzi można wstawiać nagłówki, stopki, pola tekstowe i przede wszystkim dane źródłowe, będące wynikiem zapytań SQL. Na stronie można wyróżnić cztery główne elementy okna: część z widokiem raportu, część z narzędziami nad widokiem raportu, część z kontrolkami z lewej strony raportu, część z właściwościami elementów raportu z prawej strony raportu. Poszczególne elementy zostały opisane w kolejnych podrozdziałach instrukcji Pasek narzędzi w oknie budowy raportu W górnej części okna edycyjnego znajduje się poziomy pasek, zawierający narzędzia pozwalające na dopasowanie ustawień edytora oraz wpływające na elementy raportu. 50

51 Opcje wytnij, skopiuj, wklej i usuń, pozwalające na (odpowiednio) wycinanie, kopiowanie, wklejanie oraz usuwanie. Opcje cofnij i powtórz, pozwalając na cofanie i ponawianie bieżąco wykonywanych operacji. Kolejne opcje pozwalają na wskazywanie elementów, przeciąganie oraz skalowanie raportu. Kolejna grupa narzędzi pozwala na ustawienie opcji dotyczących wyświetlania raportu i elementów, np. pokazywanie i ukrywanie siatki, linijki, przełączanie dopasowywania do siatki. Dalej są opcje kontrolujące kolejność elementów na raporcie, które pozwalają na schowanie ich pod inny element, czy też na przesunięcie ich na wierzch. Kolejna grupa narzędzi od prawej to opcje dodające i usuwające strony z raportu. Kolejna grupa to opcje przełączające pomiędzy właściwościami dokumentu i właściwościami strony, które wyświetlane są w części z właściwościami. Ostatnia grupa pozwala na sprawdzenie poprawności skryptów wpisywanych w oknie właściwości oraz na podgląd raportu Kontrolki w oknie definicji raportu W tej części znajdują się wszystkie kontrolki, z których budowany będzie raport. Aby dodać nowy element do raportu, należy wybrać go z menu z kontrolkami i zaznaczyć na raporcie miejsce, w którym ma zostać osadzony. Do najważniejszych funkcji należą: pole tekstowe pozwalające na umieszczenie w raporcie dowolnego tekstu, do którego można dodatkowo podpiąć źródło danych. pole tekstowe, do które umożliwia dodatkowo użycie znaczników html. 51

52 wstawia nagłówek strony, który będzie kopiowany na każdą kolejną stronę raportu. DataBand, jedna z najistotniejszych kontrolek, ponieważ w niej pośrednio zostają zawarte elementy ze źródła danych. nagłówek, który może być wstawiany do kontrolki DataBand, opisanej powyżej; nagłówek ten jest umieszczony tylko jeden raz w obrębie raportu. element, do którego podpinane jest źródło danych; będzie on duplikowany w raporcie tyle razy, ile wierszy zawiera źródło danych. Do tego elementu wstawiane będą pola tekstowe przeciągane bezpośrednio ze źródła danych. stopka wstawiana do kontrolki DataBand. stopka strony, umieszczana na każdej kolejnej stronie raportu Panele właściwości w oknie definicji raportu Część z właściwościami znajduje się w prawej stronie okna. Składa się z trzech paneli, pomiędzy którymi można przemieszczać się za pomocą zakładek w dolnej części okna. Są to odpowiednio Drzewo dokumentu (lewa zakładka), Właściwości (zakładka środkowa) oraz Źródła danych (prawa zakładka) (rys. 48). W panelu Drzewo dokumentu widnieją wszystkie elementy (kontrolki) zawarte na stronach raportu. Wybór którejkolwiek pozycji z drzewa spowoduje automatyczne zaznaczenie tego elementu na raporcie. W panelu Właściwości widoczne są właściwości aktualnie wybranego elementu. Wybór innej kontrolki spowoduje również zmianę listy właściwości. Panel Źródło danych dzieli się na dwie części: Grupy i Źródła danych. Przełączanie widoku odbywa się za pomocą przycisków w górnej części okna. W Grupach znajdują się pola z danymi przypisanymi do kontrolki DataBand (głównego elementu, do którego wstawiane są dane z bazy), a w Źródłach danych są elementy odpowiadające danym z tabel tworzonych za pomocą zapytań SQL. 52

53 Główne okno budowy raportu Rysunek 48. Okno właściwości składające się z trzech paneli Część z raportem jest to główna część edytora, w której buduje się raport z kontrolek (rys. 49). Ustawienia raportu można dowolnie definiować korzystając z części z właściwościami. Można ustalić rozmiar marginesów, orientację strony, jej format, czy nazwę. Rysunek 49. Okno edytora budowy raportu 53

54 Tworzenie raportu polega na umieszczaniu kontrolek na stronie oraz nadawaniu im określonych właściwości. Dodawanie polega na wskazaniu w lewym menu odpowiedniej kontrolki, a następnie na zaznaczeniu jej obszaru na raporcie. Odbywa się to poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na raporcie i rozciągnięcie kontrolki do odpowiednich rozmiarów. Rozmiar danego elementu można później zmienić zaznaczając go, klikając na którymś z białych lub niebieskich punktów na krawędziach obramowania i rozciągając lub zwężając do odpowiedniego rozmiaru. Zmiana pozycji kontrolki odbywa się poprzez jej zaznaczenie i przeciągnięcie w dowolne miejsce na raporcie. Aby stworzyć prosty raport, do którego podstawiane będą dane, należy z użyć kontrolki DataBand. W niej umieszczane będą kolejne kontrolki zawierające dane. W pierwszej kolejności należy umieścić kontrolkę DataBand w polu edycji, a następnie trzeba określić źródło danych dla danej kontrolki. Można to zrobić w zakładce Właściwości poprzez odpowiedni wybór w polu DataSource. Dodatkowo w tej zakładce należy zmienić wartość CanGrow na True, co pozwoli na rozszerzanie elementu celem dopasowania do wielkości źródła danych (rys. 50). Rysunek 50. Ustawianie parametrów kontrolki DataBand w zakładce Właściwości Następnie można dodać nagłówek Header, w którym będzie można umieścić np. nazwy poszczególnych kolumn. Nagłówek należy umieścić wewnątrz kontrolki DataBand. Z kolei tytuł raportu (kontrolka TextBox) należy umieścić wewnątrz nagłówka (rys. 51). Zawartość pola tekstowego wprowadza się również w zakładce Właściwości. 54

55 Rysunek 51. Okno edytora budowy raportu Nagłówki kolumn należy również potraktować jako pola tekstowe, dla których należy określić właściwość Border (rys. 52). Rysunek 52. Okno edytora budowy raportu 55

56 Kolejnym elementem (najważniejszym) jest kontrolka Details zawierająca powielane dane ze źródła. Należy umieścić ją tuż pod nagłówkiem (rys. 53). Rysunek 53. Okno edytora budowy raportu Do kontrolki należy przeciągnąć odpowiednie wartości ze źródła danych, a następnie za pomocą części z właściwościami określić jej cechy (ramka, wielkość i rodzaj czcionki, pogrubienie, wyrównanie w komórce, itd.). Dodatkowo właściwości CanGrow oraz Grow ToBottom należy zmienić na True, co pozwoli na rozszerzenie pola w celu dopasowania do tekstu pochodzącego ze źródła danych. Dodatkowo w dolnej części strony można zamieścić kontrolkę PageFooter, a w niej numer strony ze źródła danych. Dzięki temu każda strona zostanie opatrzona stopką, w której znajdować się będzie numer strony (rys. 54). 56

57 Rysunek 54. Okno edytora budowy raportu Podgląd i zapisywanie raportu Wygląd raportu można obejrzeć przy pomocy opcji Podglądu wydruku. Jeśli wygląd raportu jest odpowiedni, należy kliknąć na Następna strona w dolnej części okna. Program przejdzie do ostatniego etapu edycji raportu (rys. 55). Rysunek 55. Okno zakończenia edycji raportu Na ostatniej stronie raportu należy nadać nazwę oraz określić wersję. Aby zachować raport, należy kliknąć na Zapisz. Okno edycji zostanie zamknięte, a raport zostanie dodany do listy w lewym oknie programu. 57

58 5.6. Raporty arkusz kalkulacyjny Na podstawie utworzonego wcześniej źródła danych, można stworzyć raport, którego wynikiem będzie arkusz kalkulacyjny z wartościami ze źródła danych. Dodatkowo raport ten może w pełni wykorzystywać funkcje oferowane przez arkusz kalkulacyjny (operacje na wartościach, formatowanie liczb, komórek, itd.). Aby utworzyć raport w arkuszu, należy wcześniej przygotować przynajmniej jedno źródło danych. Wraz z nowym typem raportu powstała funkcja znacznie ułatwiająca definiowanie źródeł danych. Funkcja ta może zostać wykorzystana również do innych typów prezentacji np. do kostki Olap, czy też mapy. Funkcja PobierzDaneZeSprawozdan umożliwia pobieranie danych ze sprawozdań budżetowych. Funkcja ma następująca postać: bit,@pk bit,@gk bit,@gt bit,@pt bit,@kodgus bit,@kodmswia bit,@typjst bit,@rozdzialdominujacy bit,@sprawozdanie nvarchar(30),@warunek nvarchar(1000),@uwzglednijzaznaczenie bit,@typyjednostek nvarchar(30),@kwartal int,@rok int,@stanna datetime,@ignorujkolumny nvarchar(1000),@kolumnywynikowe nvarchar(1000) = Wartosc from [#rok] = convert(int,slo_kod) from [#kwartal] inner join ad_slownik on slo_id = wartosc = Wartosc from [#data] = convert(bit,charindex(wartosc,'zazn')) from [#jednostki] = Wartosc from #jednostki = 0 = 0 = 0 = 0 = 0 = 0 = 0 58

59 = 0 = 0 = 'rb27s' = 'DW<>0 and DO=0' = 'NA,NO,NP,NZ,OT,PL,PO,SD,SO,SU,UZ' = 'paragraf + finpar as paragraf4' @rozdzialdominujacy, Pierwsza linijka kodu deklaruje zmienne wykorzystywane w funkcji. Kolejne dzewięć wierszy pobiera wartości z filtra (rok, kwartał, stan bazy na dzień oraz czy raport ma być generowany na podstawie danych wszystkich jednostek, czy tylko zaznaczonych w oknie kontekstowym systemu BeSTi@, typ jednostki, okres sprawozdawczy, status sprawozdania). Wszystkie pozycje poprzedzone słowem kluczowym SET definiują parametry wykorzystane w funkcji (parametry te są opisane w poniższej tabeli). Ostatnia linia kodu, rozpoczynająca się od słowa kluczowego EXECUTE, powoduje wykonanie funkcji zdefiniowanych w systemie. Funkcja PobierzDaneZeSprawozdan jest główną funkcją, dzięki której tworzone jest źródło danych. Druga RT_WstawParametr pozwala na przekazanie do arkusza pewnych zmiennych (p.. roku i kwartału za który tworzony jest raport) i nie jest wymagana. Zapis pierwszej funkcji nie powinien być zmieniany, natomiast funkcja RT_WstawParametr przyjmuje dwa argumenty: pierwszym jest nazwa zmiennej, pod jaką widoczna będzie ona w arkuszu kalkulacyjnym, drugim jest sam parametr, który wcześniej musi być określony w definicji źródła danych Parametry zapytania SQL 59

60 WK PK GK GT PT KODGUS KOSMSWIA TYPJST Parametr - przełączniki (dostępne wartości to 0-nieaktywny lub 1-aktywny) (dla wartości 1 do źródła dodana zostanie dodatkowa kolumna o nazwie tego parametru) Parametr Opis rozdzialdominujacy OKRES_NAZWA JST_NAZWA TabelaOkresow TabelaStatusow sprawozdanie warunek typyjednostek Parametr ignorujkolumny kolumnywynikowe Sumuje wartości wg województw Sumuje wartości wg powiatów Sumuje wartości wg gmin Sumuje wartości wg typu gminy Sumuje wartości wg typu powiatów Sumuje wartości wg kodu GUS Sumuje wartości wg kodu MSWiA Sumuje wartości wg typu JST Sumuje wartości wg rozdziału dominującego (do wykorzystania w sprawozdaniach Rb3x) Uwidacznia w wynikach kolumny opisujące okres sprawozdawczy (rok i kwartał) Uwidacznia w wynikach kolumnę zawierającą nazwę JST Do parametru przypisana zostaje nazwa filtru/tabeli zawierająca dane o wybranych okresach sprawozdawczych, dla których chcemy otrzymać wyniki. UWAGA!. Wykorzystnie tego parametru powoduje, zignorowanie wartości przekazanej w Do parametru przypisana zostaje nazwa filtru/tabeli zawierająca dane o pozycjach słownika statusów sprawozdań. W ten sposób możemy ograniczać wyniki do sprawozdań posiadających określony status. Parametry - warunki Opis Należy podać nazwę sprawozdania, dla którego ma zostać wykonany raport (dostępne sprawozdania w tabeli 'Dostępne sprawozdania' w aneksie do dokumentacji). Można określić warunki logiczne, pozwalające na wykluczenie pozycji, które nie spełniają podanego warunku. Np. warunek 'DO>PL' spowoduje wyświetlenie tylko tych pozycji, dla których Dochód przekroczył Plan; 'DO> ' - wyświetli pozycje, dla których Dochód przekroczył wartość Dostępne wartości to: 'G' - gminy, 'M' - miasta, 'P' - powiaty, 'W' - województwa, 'Z' - związki. Wypisane po przecinku symbole pozwolą na uwzględnianie na raporcie tylko tych jednostek, których typ odpowiada wybranym symbolom. Można wypisać po przecinku nazwy kolumn danej tabeli, które nie mają być wyświetlane. Struktura tabel sprawozdań znajduje się w aneksie 'Dostępne sprawozdania'. Można zdefiniować własne kolumny, które będą wynikiem działań na kolumnach danej tabeli. Np. 'DO+DW as SUMA1' doda kolumnę o nazwie SUMA1, w której znajdą się wartości będące sumą wartości z kolumn DO i DW. Można dodać więcej kolumn, umieszczając kolejne wartości po przecinku. Funkcja PobierzDaneZUchwal - umożliwia pobieranie danych ze uchwał i zarządzeń wpływających na budżetet. Funkcja ma następująca postać: bit,@pk bit,@gk bit,@gt bit,@pt bit,@kodgus bit,@kodmswia bit,@uwzglednijzaznaczenie bit,@typyjednostek nvarchar(30),@dataslownikajst datetime; 60

61 is null SET FMTONLY ON nvarchar(1000) bit = Wartosc from [#rok] = Wartosc from [#data] = convert(bit,charindex(wartosc,'zazn')) from [#jednostki] = Wartosc from #jednostki = 'Dochody' = 'Rozdzial,Paragraf,FinPar,Grupa' = '' = 0 = 0 = 0 = 0 = 0 = 0 = 0 61

62 @KODGUS, WK PK GK GT PT KODGUS KOSMSWIA TYPJST Parametry zapytania SQL Parametr - przełączniki (dostępne wartości to 0-nieaktywny lub 1-aktywny) (dla wartości 1 do źródła dodana zostanie dodatkowa kolumna o nazwie tego parametru) Parametr Opis WG_DATY_PODJECIA JST_NAZWA uwzglednijzaznaczenie typ zalacznik warunek typyjednostek Parametr ignorujkolumny kolumnywynikowe rok stanna Sumuje wartości wg województw Sumuje wartości wg powiatów Sumuje wartości wg gmin Sumuje wartości wg typu gminy Sumuje wartości wg typu powiatów Sumuje wartości wg kodu GUS Sumuje wartości wg kodu MSWiA Sumuje wartości wg typu JST Pobiera dane z uchwał wg daty podjęcia Uwidacznia w wynikach kolumnę zawierającą nazwę JST Dla wartości '1' brane będą tylko jednostki zaznaczone w oknie kontekstowym systemu Be- STi@. Parametry - warunki Opis kod pozycji słownika Typy dokumentów Planistycznych. Przykładowe wartości: Uchwala, UchwalaZarzadzenieRio kod pozycji słownika Załączniki dokumentów planistycznych. Przykładowe wartości: Dochody, Wydatki, Przychody, Rozchody Można określić warunki logiczne, pozwalające na wykluczenie pozycji, które nie spełniają podanego warunku. Dostępne wartości to: 'G' - gminy, 'M' - miasta, 'P' - powiaty, 'W' - województwa, 'Z' - związki. Wypisane po przecinku symbole pozwolą na uwzględnianie na raporcie tylko tych jednostek, których typ odpowiada wybranym symbolom. Można wypisać po przecinku nazwy kolumn danej tabeli, które nie mają być wyświetlane. Struktura tabel sprawozdań znajduje się w aneksie 'Dostępne sprawozdania'. Można zdefiniować własne kolumny, które będą wynikiem działań na kolumnach danej tabeli. Np. 'DO+DW as SUMA1' doda kolumnę o nazwie SUMA1, w której znajdą się wartości będące sumą wartości z kolumn DO i DW. Można dodać więcej kolumn, umieszczając kolejne wartości po przecinku. Rok budżetowy, za który ma zostać stworzony raport. Stan bazy na dzień. Data w formacie 'RRRR-MM-DD' Po poprawnym zdefiniowaniu źródła danych należy określić typ raportu Arkusz kalkulacyjny. Na kolejnej stronie do wyboru są trzy przyciski: 62

63 Nowy umożliwia stworzenie nowego arkusza w programie Microsoft Excel, a następnie wykorzystanie go jako raportu. Z pliku - pozwala na utworzenie raportu na podstawie istniejącego już arkusza kalkulacyjnego. Edytuj umożliwia edycję wcześniej stworzonego raportu. Kliknięcie na Nowy spowoduje uruchomienie programu Microsoft Excel z pustym arkuszem. W pozostałych dwóch przypadkach arkusz będzie zawierał wcześniej wprowadzone dane. Podczas otwierania, system BeSTi@ uzbraja arkusz w funkcje pozwalające na wstawienie danych ze źródła danych. Wszystkie funkcje dostępne będą w funkcjach użytkownika. Należą do nich: 1. RT_nazwaŹródłaDanych_Licz pozwala na zliczenie ilości wierszy danej kolumny przy zadanym warunku. Przyjmuje następujące parametry: a. Kolumna określa, która kolumna ma być uwzględniona przy wyliczeniu (można podać tylko jedną kolumnę). b. Warunek pozwala na określenie warunku, na podstawie którego funkcja będzie zliczać pozycje, np. warunek w postaci PL>WW zliczy przypadki, dla których wykonanie wydatków przekroczyło plan (oczywiście aby można było użyć tego warunku, źródło musi być pobrane z odpowiedniego sprawozdania i musi zawierać te kolumny). 2. RT_nazwaŹródłaDanych_Suma pozwala na zsumowanie wartości z wierszy danej kolumny przy zadanym warunku. Przyjmuje następujące parametry: a. Kolumna określa, z której kolumny funkcja ma sumować wartości (można podać tylko jedną kolumnę). b. Warunek pozwala na określenie warunku, na podstawie którego funkcja zsumuje wartości z określonej kolumny, np. warunek w postaci Paragraf=292 pozwoli na ograniczenie sumy tylko do wartości z paragrafu RT_nazwaŹródłaDanych_WstawTabele umożliwia wstawienie tabeli o zmiennej ilości wierszy. Przyjmuje następujące parametry: a. Kolumny określa, które kolumny mają zostać uwzględnione podczas tworzenia tabeli. Kolumny powinny być oddzielone przecinkiem, np.: Dzial, Rodzial, Paragraf, PL, WW. b. SortujWgKolumny wypisanie kolumn po przecinku pozwoli na posortowanie ich rosnąco wg kolejności, w której zostały wypisane. c. GrupujWgKolumny pozwala na automatyczne pogrupowanie danych wg wypisanych po przecinku kolumn (wykorzystuje wbudowaną funkcję Excela Sumy częściowe ). d. SumujKolumny określa, które kolumny zawierają sumy (tylko przy wykorzystaniu funkcji grupowania). 4. RT_WstawParametr_nazwaParametru funkcja dostępna będzie tylko wtedy, gdy w źródle danych wykonano funkcję RT_WstawParametr. Wstawia wartość przekazanej zmiennej. Funkcje od 1 do 3 będą powielone tyle razy, ile będzie określonych źródeł danych, a nazwa Źródła- Danych w nazwie funkcji będzie taka, jak nazwa źródła danych (dlatego ważne jest, aby nazwy tych źródeł można było łatwo rozróżnić najlepiej stosować nazwy sprawozdań, z których pobierane są dane, np. rb27, rbztd, rbnds). 63

64 Wszystkie zmiany dokonane w arkuszu kalkulacyjnym są zapisywane podczas zamykania, dlatego aby zapisać raport wystarczy zamknąć program Microsoft Excel i przejść do kolejnej strony raportu w celu zapisania go w module raportowym. Przy kolejnym otwarciu tego raportu w trybie edycji nie należy już korzystać z przycisków Nowy lub Z pliku, tylko Edytuj. Pierwsze dwa spowodują utratę dotychczasowego raportu i nadpisanie go pustym lub tym z pliku Raporty kostka OLAP Innym typem prezentacji, jaki można wybrać na etapie Definiowanie układu raportu jest Kostka OLAP. Różni się ona od innych prezentacji tym, że w trybie podglądu pozwala na zmianę grupowania, na przestawianie, dodawanie i usuwanie kolumn zdefiniowanych w źródle, a nawet na zmianę kolumny w grupę. Po przejściu na stronę edycji kostki OLAP, w górnej części okna znajdą się wszystkie kolumny zdefiniowane w źródle danych. Przeciągnięcie niebieskiego paska reprezentującego określone kolumny nad tabelę pozwoli na dodanie kolumny (stałej lub dynamicznej), a przeciągnięcie na prawą stronę na dodanie grupy i podgrupy. Każdej z kolumn można nadać inną nazwę, podając ją w polu Nazwa wymiaru. Kolumna może być dynamiczna lub statyczna w zależności od tego, czy w sekcji Ustawienia wymiaru zaznaczona jest opcja Pokaż podsumowanie, czy opcja Jest faktem typu. W pierwszym przypadku kolumna będzie dynamiczna, czyli na poglądzie raportu można będzie ją usunąć lub zamienić na grupę (przeciągając na prawą stronę tabeli). Przy zaznaczonej opcji Jest faktem typu kolumna ta będzie na stałe włączona do prezentacji, bez możliwości jej usunięcia. Kolumna statyczna powinna być określana dla kolumn z wartościami, a kolumna dynamiczna dla kolumn zawierających dane pozwalające na grupowanie wartości (np. dział, rozdział, paragraf). 64

65 6. Instrukcja modułu komunikacyjnego 6.1. Funkcje modułu Komunikacja Moduł jest przeznaczony do komunikowania się w ramach systemu BeSTi@ pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego, regionalnymi izbami obrachunkowymi i Ministerstwem Finansów. Główne funkcje modułu to: przesyłanie danych planistycznych i sprawozdawczych pomiędzy JST RIO-MF wraz z możliwością otrzymania potwierdzenia odebrania wiadomości przez adresatów, wstępna weryfikacja przesłanych danych, dystrybucja słowników klasyfikacji budżetowej, jednostek samorządu terytorialnego i ich związków z MF do RIO i JST, dystrybucja reguł kontrolnych, kwot subwencji, dotacji, wpłat. Praca w ramach modułu Komunikacja odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. rozdział Wprowadzenie do programu w instrukcji użytkownika) Zasady pracy w ramach modułu W celu uruchomienia modułu należy kliknąć na belkę z napisem Komunikacja, znajdującą się w lewym panelu. Po wyborze modułu można przystąpić do pracy w zakresie komunikacji. Wszystkie funkcje dostępne na drzewku nawigacyjnym w górnej części lewego okna (rys. 56). Rysunek 56. Drzewo nawigacyjne modułu Komunikacja Lista zawiera następujące foldery: Skrzynka odbiorcza, Skrzynka robocza, Skrzynka nadawcza, Elementy wysłane, Elementy przetworzone oraz Elementy źle przetworzone. Funkcjonalność poszczególnych folderów opisana jest w dalszych podrozdziałach. W pasku narzędzi znajdującym się nad oknem środkowym dostępne są funkcje podręczne, przydatne w pracy w module Komunikacja. Zawartość paska narzędzi jest inna dla każdego z elementów modułu i została opisana w poszczególnych podrozdziałach. 65

66 6.3. Bilet komunikacyjny W momencie pierwszej komunikacji z serwerem zewnętrznym (odebranie wiadomości) zostaje wygenerowany bilet komunikacyjny. Każda baza może posiadać tylko jeden taki bilet i tylko jeden bilet może zostać przypisany do jednego klucza licencyjnego. W przypadku przeinstalowania programu (wraz z bazą) administrator systemu BeSTi@ powinien podjąć stosowne kroki w celu odblokowania biletu. Informacje na ten temat można znaleźć na stronie Odbieranie i przetwarzanie wiadomości Skrzynka odbiorcza Po wyborze folderu Skrzynka odbiorcza w module Komunikacja, w oknie środkowym wyświetlony zostanie szczegółowy widok informujący o otrzymanych wiadomościach i ich składnikach. Okno Skrzynki odbiorczej składa się z sekcji Lista wiadomości oraz Wiadomość (rys. 57). Rysunek 57. Skrzynka odbiorcza 66

67 Lista wiadomości składa się z kolumn opisujących dane poszczególnych wiadomości. Zawiera informacje takie, jak: Data wysłania, Data odbioru, Nadawca, Nazwa, Opis i Podpis.. Sprawdzenie zawartości wiadomości odbywa się poprzez wskazanie określonej pozycji na Liście wiadomości. Otrzymana wiadomość może zawierać jeden lub więcej składników, widocznych w sekcji Wiadomość. Ich wyboru dokonuje się poprzez zaznaczenie myszką i kliknięcie przycisku Pokaż. Wtedy zostanie otwarte nowe okno z informacją o zawartości składnika (rys. 58). Rysunek 58. Szczegółowy widok składnika wiadomości Aby zamknąć okno podglądu składnika wiadomości, należy kliknąć na przycisk Zamknij. Program wróci do widoku Listy wiadomości w skrzynce odbiorczej. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Zaznacz wszystkie, Odznacz wszystkie pozwalają na selekcjonowanie wiadomości, Odebrane od, Odebrane do wyświetlają wiadomości z określonego przedziału czasowego, Filtruj jednostki przedstawia wiadomości jednostek zaznaczonych na Liście jednostek w prawym oknie programu. Podczas pracy w skrzynce odbiorczej, na pasku narzędzi (rys. 59) dostępne są przyciski: Odbierz włącza pobieranie wiadomości z serwera komunikacji, 67

68 Przetwórz wszystkie powoduje przetworzenie składników wszystkich wiadomości w skrzynce odbiorczej; po wykonaniu tej operacji wiadomości trafią do folderów z wiadomościami przetworzonymi, Przetwórz przetwarza składniki wskazanej wiadomości i przenosi ją do folderu z wiadomościami przetworzonymi, Pokaż treść XML otwiera podgląd wiadomości w formacie źródłowym XML, (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML) Pobieranie wiadomości Rysunek 59. Pasek narzędzi w skrzynce odbiorczej Aby sprawdzić, czy otrzymano nowe wiadomości, należy kliknąć przycisk Odbierz znajdujący się na pasku narzędzi. Program połączy się z serwerem komunikacji, skąd pobierze oczekujące paczki komunikacyjne. Podczas pobierania wiadomości wyświetli się pasek postępu (rys. 60). Rysunek 60. Okno informujące o postępie pobierania wiadomości Nowe wiadomości zostaną umieszczone na Liście wiadomości. Do tych wiadomości należą m.in. informacje przekazane przez pozostałych użytkowników systemu, np. czy regionalną izbę obrachunkową. Mogą to być słowniki do zastosowania w programie, żądanie korekty, przyznane subwencje, uchwały itd. Program BeSTi@ nadaje niektórym wiadomościom wyższy priorytet i przyznaje im pierwszeństwo w procesie przetwarzania. Wiadomości o wyższym priorytecie to paczki systemowe, wymagające natychmiastowego wczytania do programu BeSTi@, oraz paczki, które trzeba wczytać w pierwszej kolejności po to, aby pozostałe paczki mogły zostać poprawnie przetworzone Sytuacje szczególne podczas odbierania wiadomości Może wystąpić sytuacja, że po odebraniu pewnej wiadomości program będzie wymagał natychmiastowego przetworzenia jej składników. Taką wiadomością jest np. informacja o otwarciu kwartalnych okresów sprawozdawczych. W takiej sytuacji pojawi się okno z odpowiednim komunikatem (rys. 61). Po kliknięciu na przycisk OK program przetworzy wiadomości, po czym wyświetli raport. 68

69 Rysunek 61. Okno komunikatu Przetwarzanie zawartości wiadomości Otrzymane wiadomości zawierają składniki, które trzeba wczytać do systemu. Aby tego dokonać, należy wskazać wybraną wiadomość i wybrać w pasku narzędzi przycisk Przetwórz. Wybranie przycisku Przetwórz wszystkie skutkuje przetworzeniem wszystkich wiadomości znajdujących się w Skrzynce odbiorczej. Po kliknięciu Przetwórz albo Przetwórz wszystkie, program zacznie przetwarzać zaznaczoną wiadomość oraz wyświetli okno o postępie operacji (rys. 62). Rysunek 62. Okno informujące o postępie przetwarzania Po zakończeniu przetwarzania zostanie wyświetlone okienko Raport z informacją o rezultatach pracy (rys. 63). Rysunek 63. Okno raportu przetwarzania wiadomości Okienko to zawiera listę przetworzonych paczek. Po rozwinięciu raportu (klikając w + albo ) zostaje przedstawiona lista składników przetworzonej wiadomości. Prawa kolumna Status informuje o postę- 69

70 pie przetwarzania składników każdej paczki z osobna. Po zapoznaniu się z raportem, należy kliknąć przycisk Zamknij. Jeśli operacja przebiegła bez zakłóceń, wtedy przetworzone wiadomości zostaną przeniesione do foldera Elementy przetworzone. Jeśli jednak w trakcie przetwarzania danej wiadomości wystąpiły błędy, wtedy wiadomość zostanie umieszczona w folderze Elementy źle przetworzone. Podczas procesu przetwarzania mogą wystąpić zdarzenia wyjątkowe, opisane w podrozdziale Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości. Niektóre otrzymane wiadomości pobrane z serwera komunikacyjnego mogą zostać źle przetworzone. Błędy w przetwarzaniu są spowodowane błędną kolejnością przetwarzania otrzymanych paczek, albo oczekiwaniem na inną paczkę, niezbędną do przetworzenia paczki bieżącej, albo starszą wersją programu BeSTi@ Elementy przetworzone Folder Elementy przetworzone ewidencjonuje te wiadomości, których składniki zostały z powodzeniem zaimportowane do systemu. Może być to np. słownik klasyfikacji budżetowej, wczytany poprzez opcję Przetwórz znajdującą się w Skrzynce odbiorczej (rys. 64). 70

71 Rysunek 64. Elementy przetworzone Podświetlenie wiadomości w sekcji Lista wiadomości daje możliwość sprawdzenia jej zawartości. Aby zapoznać się ze szczegółowymi danymi zawartości, należy w sekcji Wiadomość zaznaczyć wybraną pozycję, a następnie kliknąć przycisk Pokaż. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Przetworzone od, Przetworzone do prezentują wiadomości przetworzone w określonym przedziale czasowym, Filtruj jednostki wyświetla wiadomości dla jednostek zaznaczonych w prawym oknie. W pasku narzędzi (rys. 65) dostępne są przyciski: Przetwórz umożliwia ponowne przetworzenie składników wybranej wiadomości. Do przetwarzania wiadomości już wcześniej przetworzonej trzeba posiadać uprawnienia do pracy w module komunikacyjnym. Podczas procesu przetwarzania mogą wystąpić zdarzenia wyjątkowe, opisane w podrozdziale Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości. Pokaż treść XML prezentuje wiadomość w formacie źródłowym XML, (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML). Rysunek 65. Pasek narzędzi nad oknem Elementy przetworzone W elementach przetworzonych domyślnie ustawiony jest filtr, pokazujący wiadomości przetworzone w ciągu ostatniego miesiąca Elementy źle przetworzone Folder Elementy źle przetworzone ewidencjonuje te wiadomości, których składniki nie zostały poprawnie zaimportowane do systemu. Istnieje możliwość ponownego przetworzenia takiej wiadomości. W tym celu należy podświetlić daną wiadomość, a następnie wybrać z paska narzędzi przycisk Przetwórz. Podczas procesu przetwarzania mogą wystąpić zdarzenia wyjątkowe, opisane w podrozdziale Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości. Wiadomości przetworzone z powodzeniem, zostaną przeniesione do foldera Elementy przetworzone. Obsługa wiadomości w folderze Elementy źle przetworzone odbywa się na zasadzie podobnej, jak w folderze Elementy przetworzone. Podświetlenie wiadomości w sekcji Lista wiadomości daje możliwość sprawdzenia jej składników w sekcji Wiadomość. Do zapoznania się ze szczegółami składników wiadomości służy przycisk Pokaż. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Przetworzone od, Przetworzone do wyświetla wiadomości przetworzone we wskazanym przedziale czasowym, Usuń usuwa wskazaną wiadomość. 71

72 Podczas pracy w folderze Elementy źle przetworzone, w górnej części okna jest dostępny pasek narzędzi (rys. 66) z przyciskami: Przetwórz ponownie przetwarza składniki wybranej wiadomości, Pokaż treść XML pozwala obejrzeć wiadomość w formacie źródłowym XML (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML), Usuń usuwa wskazaną wiadomość. Rysunek 66. Pasek narzędzi nad oknem Elementy źle przetworzone Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości 1. W przypadku, kiedy podczas przetwarzania wiadomości program napotka błędy, pojawi się okno z pytaniem, czy kontynuować przetwarzanie pozostałych przesyłek (rys. 67). Rysunek 67. Komunikat błędu Po kliknięciu na Tak program będzie kontynuował przetwarzanie wiadomości, natomiast kliknięcie na Nie spowoduje przerwanie procesu przetwarzania. Po zakończeniu przetwarzania zostanie wyświetlone okno Raport z informacjami o paczkach przetworzonych i nieprzetworzonych (rys. 68). Rysunek 68. Okno raportu przetwarzania wiadomości 2. Niektóre przychodzące przesyłki mogą wymagać natychmiastowego przetworzenia przez system tuż po ich odebraniu z serwera komunikacyjnego. Wtedy program wyświetli odpowiedni komunikat (rys. 69) i przetworzy taką wiadomość automatycznie (zob. podrozdział Przetwarzanie wiadomości). 72

73 Rysunek 69. Okno komunikatu 3. Może wystąpić sytuacja, kiedy do przetworzenia danej przesyłki konieczne jest wcześniejsze przetworzenie składników innej wiadomości. Wtedy program wyświetli okienko z informacją o wymaganej kolejności przetwarzania, a następnie wskaże listę wiadomości, które zostaną przetworzone w pierwszej kolejności. W ostatnim etapie przetworzy wszystkie wiadomości do systemu Wysyłanie wiadomości Skrzynka robocza Jeśli w górnym menu Narzędzia Opcje użytkownika przy wpisie Automatyczne wysyłanie wybrana jest opcja True wiadomość zostanie wysłana automatycznie po wybraniu przycisku Wyślij (wiadomość zostanie umieszczona w skrzynce nadawczej skąd zostanie automatycznie wysłana). Jeśli wybrana jest opcja False wiadomość trafi do skrzynki nadawczej skąd użytkownik będzie musiał wysłać ją przyciskiem Wyślij. W Skrzynce roboczej przechowywane są wszystkie wiadomości, które nie zostały przekazane do Skrzynki nadawczej. Wiadomości w Skrzynce roboczej nie są uwzględniane w procesie wysyłania wiadomości z systemu. Układ Skrzynki roboczej jest podobny do układu Skrzynki odbiorczej. Skrzynka składa się z dwóch sekcji zatytułowanych Lista wiadomości i Wiadomość (rys. 70). Lista wiadomości opatrzona jest kolumnami opisującymi parametry przesyłek. Kolumny zawierają takie dane, jak Data wstawienia, Nazwa, Opis i Podpis. 73

74 Rysunek 70. Skrzynka robocza W dolnej części Listy wiadomości dostępne są funkcje: Zaznacz wszystkie, Odznacz wszystkie umożliwia selekcjonowanie wiadomości, Filtruj jednostki przedstawia wiadomości dla jednostek zaznaczonych na Liście jednostek w prawym oknie, Usuń usuwa wiadomość z listy. Podświetlenie wiadomości w sekcji Lista wiadomości umożliwia sprawdzenia odbiorcy oraz zawartości przesyłki. Szczegółowe dane wyświetlają się w sekcji Wiadomość w grupach Odbiorcy i Zawartość (rys. 71). 74

75 Rysunek 71. Skrzynka robocza, sekcja Wiadomość Grupa Odbiorcy wskazuje odbiorców wiadomości, zaś grupa Zawartość zawiera listę załączników wiadomości. Aby zaznajomić się ze szczegółową zawartością załącznika, należy wybrać odpowiednią pozycję w grupie i kliknąć przycisk Pokaż. Wtedy pojawi się okno z właściwościami dokumentu (uchwały, zarządzenia, sprawozdania w zależności, jaki dokument został zapisany w Skrzynce roboczej). Podczas pracy w Skrzynce roboczej, nad oknem środkowym dostępny jest pasek narzędzi (rys. 72). Zawiera on opcje: Wyślij wszystkie przenosi wszystkie wiadomości do Skrzynki nadawczej w celu późniejszego wysłania, Wyślij przenosi zaznaczoną wiadomość do Skrzynki nadawczej, Pokaż treść XML przedstawia wiadomość w formacie źródłowym XML (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML), Usuń usuwa wiadomość Skrzynka nadawcza Rysunek 72. Pasek narzędzi nad oknem skrzynki roboczej Skrzynka nadawcza służy do wysyłania do RIO wiadomości uprzednio przygotowanych w modułach programu. Jest ona zbudowana podobnie jak Skrzynka robocza z tą różnicą, że nie posiada funkcji do edycję wiadomości (rys. 73). 75

76 Rysunek 73. Skrzynka nadawcza Okno Skrzynki nadawczej podzielone jest na dwie sekcje zatytułowane Lista wiadomości oraz Wiadomość. Lista wiadomości opatrzona jest kolumnami opisującymi parametry przesyłek. Kolumny zawierają takie dane, jak Data wstawienia, Nazwa, Opis i Podpis. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Zaznacz wszystkie, Odznacz wszystkie służą do selekcjonowanie wiadomości, Filtruj jednostki prezentuje wiadomości dla jednostek zaznaczonych na Liście jednostek w prawym oknie, Usuń usuwa wiadomość z listy. Podświetlenie wiadomości w sekcji Lista wiadomości umożliwia sprawdzenia odbiorcy oraz zawartości przesyłki. Dane o odbiorcy i zawartości wyświetlają się w sekcji Wiadomość odpowiednio w grupach Odbiorcy i Zawartość. Aby zaznajomić się ze szczegółową zawartością załącznika, należy wybrać odpowiednią pozycję w grupie Zawartość i kliknąć przycisk Pokaż. Podczas pracy w Skrzynce nadawczej, nad oknem środkowym dostępny jest pasek narzędzi (rys. 74). Zawiera on następujące opcje: 76

77 Wyślij wszystko wysyła wszystkie wiadomości oczekujące w skrzynce nadawczej. Wiadomości zostaną przesłane do serwera komunikacyjnego, a ich kopie pojawią się w folderze Elementy wysłane. Wyślij wysyła zaznaczoną wiadomość do serwera komunikacyjnego. Kopia wiadomości pojawi się w folderze Elementy wysłane. Pokaż treść XML pozwala obejrzeć wiadomość w formacie źródłowym XML, (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML), Usuń usuwa podświetloną wiadomość Elementy wysłane Rysunek 74. Pasek narzędzi nad oknem skrzynki nadawczej Folder Elementy wysłane ewidencjonuje kopie wysłanych wiadomości. Po jego otworzeniu, w środkowym oknie pojawi się lista przesyłek wysłanych do serwera komunikacyjnego. Okno podzielone jest na dwie sekcje: Listę wiadomości oraz Wiadomość. Lista wiadomości opatrzona jest kolumnami zawierającymi informacje o przesyłkach. Kolumny zawierają takie dane, jak Data wysłania, Nazwa, Opis, Podpis oraz Odebrano (rys. 75). 77

78 Rysunek 75. Elementy wysłane Kolumna Odebrano znajdująca się na Liście wiadomości zawiera informacje o tym, ile wiadomości zostało odebranych przez odbiorcę. Na przykład jeśli w kolumnie znajduje się wpis 1 z 2, oznacza to, że przesyłkę odebrał jeden z dwóch odbiorców wiadomości. Dokładne daty odbioru znajdują się w sekcji Wiadomość w grupie Odbiorcy. Sąsiednia grupa Zawartość zawiera informacje o zawartości paczki komunikacyjnej. Aby zaznajomić się ze szczegółową zawartością załącznika, należy wybrać odpowiednią pozycję w grupie i kliknąć przycisk Pokaż. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Wysłane od, Wysłane do prezentuje wiadomości wysłane w określonym przedziale czasowym, Filtruj jednostki wyświetla wiadomości dla jednostek zaznaczonych w prawym oknie. W pasku narzędzi dostępny jest przycisk Pokaż treść XML, który prezentuje wskazaną wiadomość w formacie źródłowym XML (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML). W elementach przetworzonych domyślnie ustawiony jest filtr, pokazujący wiadomości przetworzone w ciągu ostatniego miesiąca. 78

79 6.6. Podgląd wiadomości w formacie XML Każda z wiadomości znajdujących się w module Komunikacja może zostać wyświetlona w formacie źródłowym XML. Odbywa się to poprzez zaznaczenie dowolnej wiadomości i kliknięcie na pasku narzędzi przycisku Pokaż treść XML. Otworzone zostanie okno zawierające źródłową treść wiadomości (rys. 76). Aby zamknąć okno podglądu, należy kliknąć na przycisk Zamknij. Rysunek 76. Podgląd treści przesyłki w formacie XML 79

80 7. Instrukcja administracji podsystemem JST 7.1. Funkcje modułu Administracja Moduł jest przeznaczony dla administratorów systemu w jednostkach samorządu. Służy on do zarządzania: użytkownikami systemu, prawami i rolami, które są przypisywane poszczególnym użytkownikom, listą (słownikiem) jednostek organizacyjnych, rejestrem pism listą danych kontrolnych, grupami paragrafów klasyfikacji budżetowej, układem dokumentów planistycznych, parametrami systemu, a także do monitorowania pracy użytkowników w systemie. Praca w ramach modułu odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. Wprowadzenie do programu w instrukcji użytkownika) Zasady pracy w ramach modułu Administracja W celu uruchomienia modułu należy kliknąć na belkę z napisem Administracja znajdującą się w oknie modułów w lewej dolnej części ekranu. Wówczas w górnej części lewego okna zostanie wyświetlone drzewo zawierające dostępne funkcje (rys. 77). 80

81 Rysunek 77. Drzewo Administracja 7.3. Role Rola jest to zbiór uprawnień przyznanych użytkownikom systemu. Celem tworzenia ról jest ułatwienie kontroli nad użytkownikami. Dzięki grupom uprawnień administrator systemu nie musi nadawać uprawnień do poszczególnych funkcji programu każdemu użytkownikowi osobno, lecz wystarczy nadać mu rolę, która zawiera już poszczególne uprawnienia. W razie zmiany zakresu praw grupy użytkowników, nie będzie konieczne edytowanie konta każdego użytkownika. Wtedy wystarczy edytować tylko wspólną dla tych użytkowników rolę. Należy przy tym pamiętać, że zmiany dotyczyć będą każdego użytkownika, któremu nadano tę rolę. Natomiast aby dodać lub odebrać uprawnienia tylko kilku użytkownikom, nie trzeba zmieniać ról, lecz wystarczy edytować konto tych użytkowników i dodać lub odebrać określone prawo. Domyślnie w programie BeSTi@ jest ustawionych kilka typów ról, niemniej administrator może skonfigurować role dla specyficznych potrzeb urzędu. Tworzenie nowej roli Aby utworzyć rolę, należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Następnie należy wybrać przycisk Nowy z paska narzędzi albo z dolnej części okna Lista ról. W obszarze roboczym (okno środkowe) pojawi się formularz do wprowadzania danych o tworzonej roli (rys. 78). 81

82 Rysunek 78. Dodawanie nowej roli W pole Nazwa należy wpisać nazwę, która kojarzy się np. ze stanowiskiem pracy (Kierownik, Księgowy, Skarbnik, Administrator, Programista), natomiast do pola Opis dodatkowe informacje np. mogące ułatwić odnalezienie roli. Kolejnym krokiem jest nadanie określonych praw. Służy do tego rozwijane menu pod przyciskiem Prawa (w górnym pasku narzędzi lub w dole okna). W tym menu dostępne są następujące pozycje: Prawa pozwala na zdefiniowanie praw do poszczególnych modułów programu, a także zakresu czynności (np. dodawanie, czytanie, edytowanie, usuwanie) w obrębie modułów, Prawa do jednostek pozwala określić prawa użytkownika do pracy z jednostką samorządu terytorialnego i jej jednostkami organizacyjnymi (prawa nadawane są do każdej jednostki osobno), Prawa do statusów pozwala określić, jakie statusy dokumentów (planistycznych i sprawozdawczych) będzie mógł określić dany użytkownik (np. zmiana statusu z Roboczy na Zamknięty bądź Zatwierdzony), Prawa do grup raportów pozwala określić prawa do grup raportów zdefiniowanych w module Raporty (możliwe prawa to czytanie, edycja, usuwanie), Prawa do raportów pozwala określić prawa użytkownika do konkretnego raportu zdefiniowanego w module Raporty. Wybór jednej z pozycji menu spowoduje otworzenie okna Prawa z uprawnieniami do pracy z elementami programu (rys. 79). 82

83 Rysunek 79. Nadawanie uprawnień Tabela Prawa składa się z szeregu kolumn pozwalających dokładnie ustalić uprawnienia do pracy w różnych częściach programu. Pierwsza kolumna o nazwie Moduł wyszczególnia listę modułów; kolumna Domena wskazuje na obiekty modułu, na których można wykonywać czynności; zaś kolumna Czynność wymienia działania, jakie można przeprowadzać na obiektach. Na przykład moduł Budżet zawiera obiekty takie jak m.in. Projekty i Plany finansowe. Każdy z tych obiektów może być edytowany, usuwany, dodawany, przeszukiwany czy przetwarzany. Zezwolenia do wykonywania każdego z tych działań z osobna przydziela się poprzez nadanie użytkownikowi odpowiednich praw. Prawa przydziela się poprzez kliknięcie odpowiedniego wiersza w kolumnie Nadaj/odbierz i wybranie z rozwijanego menu jednego z wariantów (rys. 80). Rysunek 80. Nadawanie praw Dostępne są trzy możliwości ustalenia uprawnień: + nadaje użytkownikowi prawo, o pozostawia prawa domyślne dla danej roli, które wynikają z praw z ról nadrzędnych, - odbiera użytkownikowi prawo. 83

84 Po ustaleniu uprawnień, w kolumnie Prawa pojawią się wynikowe informacje o tym, jakie prawa posiada dana rola. Jeśli w kolumnie Nadaj/odbierz została zaznaczona opcja Nie zmieniaj, wówczas w kolumnie Prawa pojawi się wartość domyślna. Po dokonaniu wyboru wszystkich żądanych praw i jednostek należy potwierdzić wybór klikając przycisk Zapisz i zamknij. Wówczas program wróci do widoku podstawowej konfiguracji roli. Jeśli wszystkie dane są wprowadzone poprawnie, należy ponownie użyć przycisku Zapisz i zamknij. Edycja roli W celu zmiany ustawień istniejącej roli należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Po podświetleniu wybranej (żądanej) roli na liście trzeba wybrać przycisk Otwórz z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy pojawi się okno ze szczegółowymi danymi roli. Zamiana danych przebiega w taki sam sposób, jak tworzenie nowej roli. Po wprowadzeniu wszystkich zmian należy je zapisać przyciskiem Zapisz i zamknij. Usuwanie roli Aby usunąć rolę, należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Następnie należy podświetlić właściwą pozycję i kliknąć na Usuń z paska narzędzi albo z dolnej części Listy ról. Przypisanie roli Możliwe jest przypisanie danej roli do konkretnego użytkownika bezpośrednio z gałęzi. W tym celu należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Następnie wybieramy rolę, którą chcemy przypisać określonemu użytkownikowi i klikamy przycisk Otwórz w dolnej części ekranu. Zostanie wyświetlona lista użytkowników, którzy są przypisani do danej roli (przy loginie danego użytkownika znajduje się haczyk). Możemy odebrać bądź też nadać rolę konkretnym użytkownikom poprzez zaznaczenie (usunięcie) haczyka przy loginie danej osoby. Po nadaniu roli określonym użytkownikom należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij w dolnej części ekranu Spis ról systemowych Admin rola dająca użytkownikowi prawa do pracy w module Administracja (m.in. zarządzanie systemem, dodawanie użytkowników, dodawanie jednostek itp.) oraz Komunikacja (oprócz wysyłania i podpisywania wiadomości). Admin Raportów prawo to daje użytkownikowi dostęp do modułu Raporty oraz do dodawania, edycji, usuwania oraz czytania wszystkich raportów znajdujących się w systemie. Budżet prawo do pełnej pracy w module Budżet (tworzenie i edycja dokumentów planistycznych). Odbieranie wiadomości prawo do pracy w module Komunikacja (ograniczone do odbierania, czytania i przetwarzania wiadomości). 84

85 Przegląd budżetu prawo do modułu Budżet (ograniczone tylko do czytania dokumentów bez możliwości ich edycji). Przegląd sprawozdań prawo do czytania sprawozdań w module Sprawozdania. Skarbnik W ramach modułu Komunikacja prawo do czytania danych kontrolnych i reguł kontrolnych oraz pełnej pracy z klasyfikacją użytkownika, pełne prawo do modułów Komunikacja i Budżet, prawo do pracy z modułem Sprawozdania (oprócz wysyłania dokumentów) oraz możliwość czytania raportów w module Raporty. Sprawozdania Pełne prawo do pracy w module Sprawozdania. Użytkownik raportów Prawo do przeglądania raportów w module Raporty. Wszystkie funkcje Prawo do wszystkich funkcji w programie oprócz nadawania statusów w dokumentach (uchwały i sprawozdania). Wszystkie jednostki Prawo do pracy w kontekście wszystkich jednostek wprowadzonych do systemu. Wszystkie raporty Prawo do pracy z większością raportów (czytanie, edycja, dodawanie). Wszystkie statusy Prawo do nadawania wszystkich statusów w systemie (w modułach Sprawozdania i Budżet). Wysyłanie wiadomości Prawo do czytania, wysyłania, przetwarzania i usuwania (ze skrzynek roboczej i nadawczej) wszystkich wiadomości. Zarząd Prawo do pracy w ramach modułów: Budżet (czytanie dokumentów), Sprawozdania (czytanie dokumentów), Raporty (przeglądanie raportów) oraz Komunikacja (usuwanie wiadomości ze skrzynki nadawczej, czytanie i podpisywanie wiadomości) Użytkownicy Dodawanie użytkownika W celu dodania nowego użytkownika programu BeSTi@ należy kliknąć na gałąź Użytkownicy znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista użytkowników, która zawiera wszystkie istniejące profile użytkowników (rys. 81). 85

86 Rysunek 81. Lista użytkowników Następnie należy wybrać przycisk Nowy z paska narzędzi albo z dolnej części Listy użytkowników. Pojawi się formularz do wprowadzania danych nowo tworzonego profilu (rys. 82). Rysunek 82. Dodawanie użytkownika W wyświetlonym formularzu należy uzupełnić wszystkie dane w sekcji Użytkownik. Następnie trzeba przypisać użytkownika do roli. Role wskazuje się poprzez zaznaczenie pól w kolumnie Zaznacz. 86

87 Jeden użytkownik może mieć przydzielone kilka ról, przy czym należy pamiętać o zasadzie dziedziczenia praw z innych ról. Kiedy zaznaczone zostaną dwie role, z których tylko jedna przyznaje dane prawo, to nowo tworzony użytkownik otrzyma niższy poziom uprawnień. Jeśli jednak zachodzi potrzeba ustawienia wyższego poziomu uprawnień albo nadania indywidualnych praw, wtedy administrator musi dokonać odpowiednich zmian przechodząc do okna edycji praw. Służy do tego przycisk Prawa, który znajduje się w dolnej części okna środkowego. Zmiana uprawnień odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. podrozdział Tworzenie nowej roli). Po wypełnieniu formularza należy zapisać ustawienia przyciskiem Zapisz i zamknij. Program powróci do okna z Listą użytkowników. Efektem wyżej opisanych czynności będzie pojawienie się wprowadzonego użytkownika na drzewie Administracja w kategorii Użytkownicy. Edycja profilu użytkownika W celu zmiany ustawień istniejącego użytkownika należy kliknąć na kategorię Użytkownicy znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista użytkowników, która zawiera wszystkie istniejące profile użytkowników. Po podświetleniu wybranego użytkownika na liście trzeba wybrać przycisk Otwórz z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy zostanie wyświetlone okno ze szczegółowymi danymi profilu. Zmiana danych przebiega podobnie jak dodawanie nowego użytkownika z wyjątkiem pola login, które jest nieedytowalne. Po wprowadzeniu wszystkich zmian należy dokonać zapisu przyciskiem Zapisz i zamknij. Usuwanie użytkownika Ze względu na rejestrowanie przez system czynności wykonywanych przez użytkownika, nie jest możliwe jego usunięcie z systemu. Za to konto użytkownika może zostać zablokowane. Aby zablokować użytkownika należy kliknąć na kategorię Użytkownicy znajdującą się na drzewie modułu Administracja w lewym oknie programu. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista użytkowników, zawierająca wszystkie istniejące profile użytkowników. Następnie należy wybrać z listy użytkownika, który ma zostać zablokowany, kliknąć Otwórz w dolnej części okna i w nowo otwartym oknie zaznaczyć opcję Zablokowany (rys. 83). 87

88 Rysunek 83. Blokowanie użytkownika 7.5. Jednostki Kategoria ta umożliwia zarządzanie listą jednostek organizacyjnych jednostki samorządu terytorialnego. Dane jednostki wprowadzone w tym module będą widoczne na Liście jednostek w prawym oknie programu. Wprowadzony słownik jednostek jest też przydatny w pracy w module Budżet w chwili tworzenia planów finansowych, oraz w module Sprawozdania przy generowaniu wykazu sprawozdań (w szczególności listy sprawozdań Rb-3x) oraz bilansów w danym okresie sprawozdawczym. W celu przeglądania listy jednostek należy kliknąć na kategorię Jednostki znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista jednostek (rys. 84). Rysunek 84. Lista jednostek 88

89 Niektóre jednostki na liście posiadają rozwijalne podlisty. Jeśli w kolumnie obok nazwy jednostki znajduje się znak + znaczy to, że dana jednostka zawiera dodatkowe informacje. Po rozwinięciu drzewa wyświetla się dodatkowa podlista zawierająca historyczne dane o jednostce. Aby sprawdzić zakres czasowy informacji dotyczących jednostce, należy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście, a następnie kliknąć przycisk Otwórz. Wtedy wyświetli się okno ze szczegółowymi datami przedziału czasowego, w którym obowiązywała ważność danych jednostki. Informują o tym pola Dane ważne od do Dodawanie jednostek Aby wprowadzić dokumenty (np. w module Budżet) dla jednostek organizacyjnych, należy najpierw dodać do systemu samą jednostkę. W tym celu trzeba kliknąć lewym przyciskiem myszy na drzewie Administracja kategorię Jednostki. Wtedy w oknie środkowym zostanie wyświetlona lista istniejących w systemie jednostek. Następną czynnością jest rozwiniecie menu pod przyciskiem Nowy i wybranie rodzaju jednostki (Jednostka budżetowa, Zakład budżetowy, Gospodarstwo pomocnicze, Fundusz celowy, Rachunek dochodów własnych, Organ). Wtedy pojawi się formularz do wprowadzania informacji o jednostce (rys. 85). Rysunek 85. Dodawanie jednostki organizacyjnej 89

90 Wszystkie sekcje formularza należy uzupełnić dokładnymi danymi jednostki organizacyjnej. Trzeba pamiętać, aby wybrać właściwy typ jednostki oraz wprowadzić klasyfikację jej dominującej działalności. Następnie należy wypełnić dane adresowe, wprowadzić dane osób kontaktowych, zaznaczyć odpowiednie atrybuty, a w końcu dokonać wyboru daty, od kiedy informacje o jednostce mają być obowiązujące. Wybór daty jest istotny z tego względu, że od wskazanego dnia będzie można przypisywać dokumenty dla danej jednostki organizacyjnej. Obowiązkowymi polami do wypełnienia na formularzu są pola z grup Jednostka i Dane kontaktowe. Jeżeli pola te nie zostaną wypełnione wówczas program nie pozwoli na dodanie jednostki do listy. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy dokonać zapisu przyciskiem Zapisz i zamknij. Efektem tych działań będzie pojawienie się nowej jednostki na Liście jednostek oraz w prawym oknie programu. W szczególności zwrócić uwagę należy na pola Dział i Rozdział, a w przypadku Funduszy celowych także na Podtyp. Błędne wprowadzenie danych w tych polach będzie skutkowało generowaniem sprawozdań z błędnymi symbolami, co wiązać się będzie z uwagami z Regionalnych Izb Obrachunkowych. Słownik jednostek organizacyjnych zostanie przekazany do RIO wraz z dokumentami planistycznymi i sprawozdawczymi. Jest także przekazywany do MF wraz z danymi sprawozdawczymi. Edycja informacji o jednostce. W celu zmiany ustawień istniejącej jednostki należy kliknąć na kategorię Jednostki znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista jednostek, która zawiera wszystkie istniejące w systemie jednostki administracyjne. Kolejną czynnością jest zaznaczenie wybranej jednostki i wybranie przycisku Otwórz z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy zostanie wyświetlone okno ze szczegółowymi danymi jednostki. Zmiana danych przebiega tak samo, jak tworzenie nowej jednostki, ale zmiana danych jednostki głównej jest możliwa tylko na szczeblu MF. Po wprowadzeniu danych należy podać datę, od której będą one obowiązywały. Służy do tego pole Dane ważne od. W oparciu o podaną datę program utworzy na liście nową historyczną wersję jednostki. Zaznaczenie opcji Nadpisz dane jednostki spowoduje zastąpienie starych informacji o jednostce nowymi parametrami. Dane należy zapisać przyciskiem Zapisz i zamknij. W przypadku Jednostek Samorządu Terytorialnego nie jest możliwa zmiana wszystkich danych. Aby zmienić informacje takie jak: Nazwa, Rodzaj podmiotu, Typ, Kod GUS wymagane jest zgłoszenie nowych danych do Ministerstwa Finansów (poprzez górne menu narzędzia Propozycja Zmiany Słownika). Ministerstwo nanosi do systemu konieczne zmiany i wysyła je do wszystkich jednostek poprzez moduł komunikacja. W przypadku zmiany danych o rachunku bankowym należy pisemnie poinformować odpowiedni Departament Ministerstwa Finansów. 90

91 Usuwanie jednostki Podobnie jak w przypadku usuwania użytkowników, program nie pozwala na usunięcie jednostek organizacyjnych. Poprzez usunięcie jednostki należy rozumieć jej dezaktywację poprzez ustawienie daty zakończenia działalności jednostki. W celu zablokowania jednostki w systemie należy kliknąć na kategorię Jednostki znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista jednostek, która zawiera wszystkie istniejące w systemie jednostki administracyjne. Kolejną czynnością jest podświetlenie wybranej jednostki i wybranie przycisku Usuń z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy pojawi się komunikat z prośbą o podanie daty końcowej obowiązywania jednostki. Następnie program otworzy okno edycji jednostki, w którym podać należy datę, do której informacje o jednostce mają obowiązywać (rys. 86). Rysunek 86. Pola ustawiania daty ważności jednostki Po wprowadzeniu daty należy wybrać przycisk Zapisz i zamknij. Usunięte jednostki zostaną przeniesione do kategorii Nieistniejące na Liście jednostek. Program pozwala na usunięcie i edycję tylko bieżących jednostek, które nie mają ustawionej daty końcowej. Jednostki historyczne, które znajdują się na rozwijalnych listach umieszczonych pod poszczególnymi jednostkami, nie mogą być edytowane lub samodzielnie usunięte. Dodatkowo użytkownik może zaznaczyć pole Jednostka aktywna. Takie zaznaczenie spowoduje, że sprawozdania będą generowane przez cały bieżący rok, nawet jeśli jednostka przestanie działać przed końcem tego roku. Dystrybucja listy jednostek Jeśli dane jednostek uległy zmianie, zostały dodane nowe lub przeniesiono je do nieistniejących, to można wysłać aktualne dane do RIO, klikając na przycisk Przygotuj do dystrybucji. Dzięki temu można zaktualizować słowniki jednostek w dowolnym momencie, w oderwaniu od uchwał lub sprawozdań Cechy jednostek Kategoria ta służy do wprowadzenia dodatkowych informacji o jednostkach. Taką informacją może być np. liczba ludności czy liczba uczniów w szkole według stanu na określony dzień. 91

92 Cechy jednostek można wykorzystać w raportach tworzonych na własne potrzeby, jako dodatkowe informacje o jednostkach. Aby dodać nową cechę, należy wybrać kategorię Cechy jednostek na drzewie Administracja w lewym oknie programu. W obszarze roboczym wyświetlona będzie Lista definicji cech. Następnie należy kliknąć na Nowy i wypełnić formularz podając określone dane (rys. 87). Rysunek 87. Definiowanie cechy W celu zapisania wprowadzonych informacji należy kliknąć Zapisz i zamknij. Wynikiem tych czynności będzie dodanie do kategorii Cechy jednostek nowej podkategorii na drzewie modułu w lewym oknie (rys. 88). Rysunek 88. Podkategorie cech jednostek Aby dodać szczegóły do cechy, należy wybrać na Liście cech żądaną pozycję i kliknąć na przycisk Nowy. W nowym oknie należy wybrać z listy jednostkę, do której cecha ma zostać przypisana, podać odpowiednie wartości cechy i okres jej obowiązywania (rys. 89). 92

93 Rysunek 89. Definiowanie szczegółów cechy Aby zapisać wprowadzone wartości do bazy należy kliknąć Zapisz i zamknij. Spowoduje to powrót do okna z listą cech jednostek Grupowania W celu przeglądania listy grupowań należy kliknąć na kategorię Grupowania znajdującą się na drzewie Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista grupowań (rys. 90). Rysunek 90. Lista grupowań 93

94 Lista wybranych grupowań jest także widoczna podczas pracy w każdym z modułów programu. Umieszczona jest w oknie Opcje dodatkowe, które znajduje się w prawej górnej części ekranu (rys. 91). Zaznaczenie poszczególnego grupowania pozwala na filtrowanie danych według wybranej grupy, co znacznie ułatwia przeglądanie danych. Tworzenie nowego grupowania Rysunek 91. Lista grupowań Aby utworzyć nowe grupowanie, należy kliknąć na kategorię Grupowania znajdującą się na drzewie Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista grupowań, która zawiera wszystkie istniejące pozycje. Następnie należy wybrać przycisk Nowy z paska narzędzi albo z dolnej części Listy grupowań. Wtedy zostanie wyświetlony formularz do wprowadzania danych o nowo tworzonym grupowaniu (rys. 92). Rysunek 92. Formularz definiowania nowej grupy W pierwszej kolejności należy w polu Nazwa wpisać taką nazwę grupowania, aby opis pokrywał się z funkcjonalnością grupowania. Na poziomie JST, w menu Typ dostępne jest tylko Grupowanie statyczne. Zaznaczenie pola Wartość przy atrybucie Występuje w drzewku do zaznaczenia JST spowoduje, że grupowanie będzie widoczne w Oknie kontekstowym. Następnie należy kliknąć przycisk Grupy. Zostanie otwarte nowe okno, w którym można ustalić klucz grupowania w oparciu o wybrane jednostki (rys. 93). 94

95 Rysunek 93. Definiowanie grupowania statycznego Kolejnym krokiem jest kliknięcie przycisku Nowy, a następnie w nowo otwartym oknie wpisanie w polu Nazwa nazwy pojedynczej grupy (rys. 94). Rysunek 94. Definiowanie nazwy grupy Po kliknięciu Zapisz i zamknij program przejdzie z powrotem do okna grupowania statycznego, a na liście po lewej stronie zostanie wyświetlona nowo zdefiniowana grupa (rys. 95). 95

96 Rysunek 95. Lista grupowania Kolejną czynnością jest przypisanie utworzonej grupie konkretnych jednostek. W tym celu należy zaznaczyć grupę w lewym oknie, a następnie wskazać w prawym oknie wybrane pozycje. Pozycje te zostaną przypisane do wskazanej grupy po kliknięciu przycisku <<. Inną metodą na przypisanie grupie jednostek jest przeciągnięcie myszką wybranych pozycji w prawym oknie do listy grupowań znajdującej się w oknie lewym. Po wykonaniu powyższych czynności, grupa jednostek będzie dostępna w formie drzewa. Kliknięcie na + przy danej pozycji na liście grupowań spowoduje wyświetlenie podlisty przypisanych jednostek (rys. 96). Aby usunąć pozycję z podlisty, należy zaznaczyć wybraną jednostkę i kliknąć przycisk >>. Zaznaczona jednostka zostanie przeniesiona z powrotem na listę w prawym oknie. Rysunek 96. Przeglądanie podlisty przypisanych jednostek 96

97 Możliwe jest dodanie kolejnej grupy do listy jednostek w lewym oknie. W tym celu należy kliknąć przycisk Nowy i powtórzyć opisaną wyżej procedurę przypisywania jednostek do grupy. Trzeba przy tym pamiętać, że jedna jednostka nie może występować jednocześnie w dwóch grupach. Do usunięcia grupy z listy służy przycisk Usuń. Jednostki usunięte wracają na listę w prawej części okna, skąd można je przypisać do innych grup. Aby szczegółowo przejrzeć zawartość grupy, należy wskazać wybraną grupę i kliknąć przycisk Otwórz (rys. 97). Po zakończeniu tworzenia grup, należy kliknąć Zamknij. Program wróci do okna formularza nowej grupy. Aby zapisać zmiany, należy kliknąć Zapisz i zamknij. Nowo dodane grupowanie pojawi się na Liście grupowań, a także w oknie kontekstowym w prawej części ekranu. Rysunek 97. Szczegółowy widok zawartości grupy 7.8. Rejestr Pism Rejestr pism umożliwia podgląd pism otrzymanych od Ministerstwa Finansów w module Komunikacja. Po przetworzeniu wiadomości pisma dotyczącego subwencji, dokument trafia do rejestru pism. W oknie rejestru widoczne są informacje na temat typu dokumentu, daty jego otrzymania, nazwy pisma oraz informacja o tym, czy dokument został podpisany elektronicznie (rys. 98). Dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy w wybrany dokument spowoduje wyświetlenie jego zawartości. 97

98 Rysunek 98. Okno Rejestru pism Jeżeli dokument został podpisany elektronicznie, istnieje możliwość zweryfikowania czy podpis jest prawidłowy za pomocą przycisku Weryfikuj podpis w dolnej części okna. Przycisk Pokaż certyfikat wyświetla informacje dotyczące właściciela certyfikatu Dane kontrolne Dane kontrolne to zestaw informacji umożliwiających dokonanie przez system sprawdzenia (porównania z zadaną wartością) wartości dowolnego pola numerycznego, które jest elementem sprawozdania. Danymi kontrolnymi mogą być np. wielkości subwencji, wpłat do budżetu, udziały w PIT przekazywane przez, a także wielkości dotacji przekazywane przez Urząd Wojewódzki czy Krajowe Biuro Wyborcze. Dane kontrolne mogą być importowane z plików zewnętrznych o określonym formacie, przekazane poprzez serwer komunikacji w postaci paczki danych oraz wprowadzone do systemu ręcznie. Dane kontrolne związane z kwotami subwencji, wpłat, udziałów w PIT przekazywane są do jednostki samorządu terytorialnego z Ministerstwa Finansów za pomocą serwera komunikacji w formie paczki danych. Dane te odebrane w module Komunikacja będą wymagały przetworzenia przez system (zob. podrozdział Przetwarzanie wiadomości). Po przetworzeniu będą dostępne w module Administracja w kategorii Dane kontrolne oraz w module Sprawozdania w kategorii Dane kontrolne Aby przejrzeć dane kontrolne, należy wybrać w module Administracja lub Sprawozdania kategorię Dane kontrolne. W oknie środkowym wyświetli się lista danych kontrolnych (rys. 99). 98

99 Rysunek 99. Lista danych kontrolnych Następnie należy zaznaczyć jedną z pozycji i kliknąć na Otwórz. W oknie środkowym wyświetli się podgląd danych (rys. 100). Rysunek 100. Edycja danych kontrolnych Klasyfikacja Klasyfikacja stanowi jeden z ważniejszych słowników znajdujących się w programie. Słownik ten wykorzystywany jest w podczas wprowadzania do systemu danych planistycznych w module Budżet, a także podczas sporządzania niektórych sprawozdań (w szczególności Rb-27S, Rb-28S i Rb-3x) w module Sprawozdania. Słownik ten obejmuje: Działy, Rozdziały, Paragrafy dochodów, Paragrafy wydatków, 99

100 Paragrafy przychodów, Paragrafy rozchodów, Finansowanie paragrafów, Grupy paragrafów dochodowych, Grupy paragrafów wydatkowych. Słownik klasyfikacji budżetowej zarządzany jest centralnie przez, nie ma możliwości jego edycji na poziomie jednostek samorządu terytorialnego i regionalnych izb obrachunkowych. Każda pozycja słownika opisana jest zakresem dat obowiązywania oraz informacją dotyczącą źródła jej pochodzenia, czyli odpowiedniego rozporządzenia Ministra Finansów. Dodatkowo pozycje słownika paragrafów opisane są informacjami określającymi możliwość ich wykorzystania przez poszczególne typy jednostek samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa, związki itp.) oraz możliwość wykorzystania w sprawozdaniach typu Rb-3x. Oprócz Działów, Rozdziałów i Paragrafów dostępne są również Grupy paragrafów zarówno dochodowych jak i wydatkowych. Grupy podzielone są na dwa rodzaje: systemowe i użytkownika. Grupy paragrafów systemowych pozwalają na spełnienie możliwości prowadzenia uchwał budżetowych w minimalnej szczegółowości wynikającej z przepisów prawa. Grupy te są zarządzane na szczeblu centralnym na poziomie Ministerstwa Finansów. Natomiast Grupy paragrafów użytkownika są edytowalne na poziomie jednostki samorządu terytorialnego. Pozwalają one na uszczegółowienie grup systemowych dla każdej jednostki wprowadzonej do systemu w kategorii Jednostki, widocznej w prawym oknie programu. Grupy paragrafów użytkownika nie są brane pod uwagę podczas wysyłania dokumentów do RIO, ponieważ na wyższych poziomach organizacyjnych pozycje przypisane do poszczególnych grup paragrafów użytkownika widnieją w grupach nadrzędnych, czyli w zdefiniowanych na najwyższym szczeblu grupach paragrafów. Tworzenie grupy paragrafów użytkownika Aby utworzyć nową grupę paragrafów użytkownika (dochodowych lub wydatkowych) należy na drzewie Administracja wybrać kategorię Klasyfikacja, a następnie podkategorię Grupy paragrafów dochodowych (użytkownika) lub Grupy paragrafów wydatkowych (użytkownika) (rys. 101). 100

101 Rysunek 101. Otwieranie listy paragrafów W środkowym oknie zostanie wyświetlona Lista grup paragrafów (rys. 102). Rysunek 102. Lista grup paragrafów Następnie należy wybrać przycisk Nowy w dole okna lub z górnego paska narzędzi. Efektem tej czynności będzie wyświetlenie w obszarze roboczym formularza, w którym należy podać symbol grupy (który powinien składać się od trzech do pięciu liter), określić ramy czasowe obowiązywania grupy i grupę nadrzędną, którą stanowi odpowiednia grupa systemowa (rys. 103). 101

102 Rysunek 103. Tworzenie grupy paragrafów W sekcji Występuje w typie jednostki można określić, w jakim typie jednostki będzie ona dostępna. Po wprowadzeniu niezbędnych informacji należy zapisać je do bazy klikając Zapisz i zamknij. Wówczas na liście grup paragrafów pojawi się nowo dodana grupa. Aby przypisać do niej odpowiednie paragrafy, należy w dole okna wybrać przycisk Przypisz paragrafy. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlone okno, które składa się z dwóch kolumn: lewej, z symbolem nowododanej grupy i prawej, w której widoczna jest lista paragrafów z grupy nadrzędnej (systemowej) (rys. 104). 102

103 Rysunek 104. Przypisywanie paragrafów do grup Aby przypisać paragrafy do grupy należy zaznaczyć w prawej kolumnie odpowiednie pozycje, a następnie kliknąć w dole okna prawego na przycisk <<. Aby zaznaczyć kilka pozycji należy dodatkowo przytrzymać na klawiaturze klawisze SHIFT lub CTRL. Efektem tak wykonanych czynności będzie widoczna grupa paragrafów w lewej kolumnie. Aby powrócić na listę grup należy kliknąć Zapisz w dolnej części obszaru roboczego. Tak zdefiniowane grupy paragrafów będą mogły być użyte podczas tworzenia dokumentów planistycznych w minimalnej szczegółowości (pod warunkiem, że podczas definiowania układu dokumentów planistycznych zostanie wybrana opcja prowadzenia planu dochodów i wydatków w niepełnej szczegółowości oraz grupowanie paragrafów przy użyciu grup użytkownika zob. podrozdział Układy dokumentów planistycznych). Propozycja zmiany słownika W sytuacji gdy zajdzie potrzeba zmiany słownika systemowego (działów, rozdziałów, paragrafów dochodowych i wydatkowych oraz ich grup), użytkownik na poziomie JST będzie mógł zgłosić tzw. propozycję zmiany słownika i przekazać na szczebel centralny czyli do Ministerstwa Finansów. Propozycję zmiany odpowiedniego słownika klasyfikacji budżetowej należy zgłaszać zwłaszcza gdy: przy weryfikacji sprawozdania pojawi się informacja o podziałce klasyfikacji nie dotyczącej danego typu JST a jednostka uznaje że poprawnie zastosowała klasyfikację, w słowniku brak jest podziałki klasyfikacji wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Finansów albo ma ona niewłaściwy opis, w słowniku występuje podziałka, która została skreślona rozporządzeniem Ministra Finansów, JST dostrzeże nieścisłości w grupach systemowych paragrafów wydatkowych. Aby zgłosić korektę słownika, należy z górnego menu Narzędzia wybrać opcję Propozycja zmiany słownika (rys. 105). 103

104 Rysunek 105. Menu Narzędzia Wówczas w obszarze roboczym zostanie wyświetlony formularz, w którym możliwe będzie podanie niezbędnych informacji do zmiany słownika (rys. 106). Rysunek 106. Formularz propozycji zmiany słownika Pierwszym krokiem jest wskazanie w polu Słownik słownika, który ma zostać zmieniony. Następnie należy określić sposób korekty słownika (poprzez modyfikację wartości, dodanie bądź usunięcie pozycji), oraz określenie symbolu działu, rozdziału, paragrafu, grupy paragrafów w zależności od wybranego słownika. W kolejnych sekcjach okna należy podać bieżącą wartość słownika, wartość proponowaną oraz ewentualne uwagi związane ze zmianą słownika. Aby propozycja zmiany została wysłana do Ministerstwa Finansów, należy z górnego paska narzędzi kliknąć na przycisk Przygotuj do wysłania. W oknie środkowym otworzy się okno Wiadomości z informacjami o nazwie wiadomości, odbiorcy i jej zawartości (rys. 107). 104

105 Rysunek 107. Wysyłanie propozycji zmiany Kolejną czynnością jest wysłanie wiadomości poprzez kliknięcie Wyślij w dolnej części okna.. Jeśli zgłoszona propozycja zostanie uwzględniona na szczeblu Ministerstwa Finansów, wówczas do JST i RIO trafi za pośrednictwem serwera komunikacji wiadomość zwrotna z odpowiednią korektą słownika. W związku z tym, że będzie to paczka systemowa, zostanie ona przetworzona przez program niezwłocznie po jej odebraniu (zob. podrozdział Odbieranie i przetwarzanie wiadomości) Reguły kontrolne Reguły kontrolne to zbiór procedur (funkcji, algorytmów) służących do weryfikacji danych planistycznych wprowadzonych w module Budżet oraz danych sprawozdawczych (w tym także bilansów) wprowadzonych w module Sprawozdania. Reguły można podzielić na rachunkowe i merytoryczne. Efektem działania reguł jest raport błędów, który jest wyświetlany po każdorazowej weryfikacji wprowadzonych danych. Zarządzanie słownikiem reguł kontrolnych odbywa się na poziomie Ministerstwa Finansów, skąd są dystrybuowane za pomocą serwera komunikacji do JST i RIO. 105

106 Użytkownicy na poziomie jednostki samorządu terytorialnego mogą jedynie przeglądać poszczególne reguły i - podobnie jak w przypadku klasyfikacji budżetowej zgłosić propozycję zmiany (zmiany, dodania nowej bądź usunięcia istniejącej) reguły kontrolnej. Przeglądanie reguł kontrolnych Aby móc przeglądać reguły kontrolne należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Reguły kontrolne (rys. 108). Rysunek 108. Otwieranie listy reguł kontrolnych Wówczas w oknie środkowym wyświetlona zostanie lista reguł wbudowanych do programu (rys. 109). Rysunek 109. Lista reguł kontrolnych Aby przejrzeć szczegółowe informacje o danej regule kontrolnej, należy wybrać na liście żądaną regułę, a następnie kliknąć przycisk Otwórz w dolnej części okna środkowego lub na górnym pasku na- 106

107 rzędzi. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlony formularz zawierający podstawowe dane o regule (rys. 110). Rysunek 110. Formularz reguły kontrolnej Na dane o regule składa się nazwa, kategorie reguły, ramy czasowe jej obowiązywania, zakres obowiązywania (tzn. dokument planistyczny, sprawozdanie, bilans) oraz rodzaj wyniku, jaki ma być zwrócony po jej zadziałaniu (błąd lub ostrzeżenie). W drugiej sekcji okna określone są Atrybuty reguły tzn. informacja o tym, czy dana reguła może być uruchamiana podczas weryfikacji danych w trybie rzeczywistym oraz czy wymagany jest pozytywny wynik działania reguły, aby zatwierdzić dany dokument. W kolejnej sekcji są określone typy jednostek, dla których dana reguła się odnosi. Czwarta sekcja formularza to algorytm reguły, czyli określenie czynności, jakie wykonywane są podczas działania reguły zapisane w języku programowania C#. W ostatniej sekcji formularza jest widoczna podstawa prawna dla danej reguły. Propozycja zmiany słownika reguł kontrolnych Z uwagi na fakt, że użytkownik na poziomie jednostki samorządu terytorialnego nie może zmieniać zawartości słownika reguł kontrolnych program umożliwia wysłanie propozycji zmiany słownika reguł kontrolnych. Czynność ta przebiega podobnie, jak to opisano w poprzednim podrozdziale. 107

108 7.12. Układy dokumentów planistycznych Kategoria ta jest ściśle powiązana z modułem Uchwał. Służy ona do definiowania oraz do przeglądania konfiguracji załączników poszczególnych typów dokumentów planistycznych, które zostały określone w momencie rozpoczęcia pracy z nowym rokiem budżetowym w module Budżet. Układ załączników jest definiowany na dany rok budżetowy i w trakcie roku nie podlega zmianie, o ile są to już dokumenty zatwierdzone. Tzn. można zmieniać szczegółowość załączników dopóki nie zostanie zatwierdzony chociaż jeden dokument. W kategorii tej użytkownik może sprawdzić jak szczegółowość została wybrana dla planu dochodów i wydatków (pełna lub niepełna), jakie grupy paragrafów będą używane przy wprowadzania danych w niepełnej szczegółowości (systemowe czy użytkownika), a także konfigurację poszczególnych załączników zarówno do uchwał, planów finansowych jak i zarządzeń. Układ dokumentów planistycznych definiowany jest dwukrotnie: raz dla dokumentów do projektu budżetu, drugi raz dla dokumentów do uchwały budżetowej. Aby przeglądać dane, należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Układy dokumentów planistycznych (rys. 111). Rysunek 111. Otwieranie układów dokumentów planistycznych W oknie środkowym wyświetli się lista układów (rys. 112). Rysunek 112. Lista układów dokumentów planistycznych 108

109 Należy zaznaczyć rok, dla którego chcemy edytować układ załączników, a następnie wybrać przycisk Otwórz z górnego paska narzędzi. Wtedy w oknie środkowym pojawi się szczegółowy podgląd (rys. 113). Rysunek 113. Formularz układów dokumentów planistycznych Opcje Opcje jest to kategoria służąca do zarządzania parametrami systemu. Aby wejść do okna ustawień, należy na drzewie Administracja kliknąć kategorię Opcje. W oknie środkowym pojawi się formularz edycji ustawień (rys. 114). 109

110 Rysunek 114. Opcje domyślne Parametry systemu to elementy mające wpływ na sposób funkcjonowania programu. Za pomocą parametrów administrator systemu może określić specyficzne dla danego obszaru programu działanie. Każdy parametr jest ściśle związany z logiką działania programu, w związku z czym jest możliwe tylko edytowanie wartości danego parametru, natomiast nie można parametrów dodawać ani usuwać. Parametry systemu zostały podzielone na systemowe, użytkownika i domyślne Parametry systemowe są bezpośrednio związane z pracą systemu. Określone są w nich takie własności programu jak rodzaj połączenia i serwera SQL. Parametry domyślne to podstawowe parametry ustawień programu. Parametry użytkownika określają sposób zachowania się programu dla konkretnego zalogowanego użytkownika. Każdy użytkownik może na swój własny sposób spersonalizować ustawienia systemu. Może m.in. ustawić moduł startowy, jaki pojawi się na ekranie po uruchomieniu programu; zdefiniować czy system ma żądać potwierdzenia wyjścia z programu podczas jego zamykania; kolory pozycji wprowadzanych do systemu. Może także ustalić, czy podczas wprowadzania danych program ma powtarzać klasyfikację budżetową, a dodatkowo dla modułu Budżet, czy w momencie tworzenia nowego dokumentu mają być pokazywane wartości z poprzednich układów. Aby zachować wprowadzone zmiany, należy kliknąć na przycisk Zapisz i zamknij w dolnej części okna Dziennik zdarzeń Program pozwala administratorowi na podgląd akcji wykonywanych przez użytkowników systemu. Dzięki tej opcji administrator ma wgląd do dziennika zdarzeń, gdzie zapisywane są informacje o waż- 110

111 niejszych czynnościach wykonywanych przez użytkowników systemu m.in. o usuwaniu dokumentów, zmianie statusów dokumentów itd. Aby przejrzeć dzienniki zdarzeń, należy na drzewie Administracja zaznaczyć kategorię Dziennik zdarzeń. W dolnej części okna należy ustalić zakres czasowy, którego mają dotyczyć przeglądane zdarzenia oraz dziedzinę (moduł), w którym wystąpiły. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona odpowiednia lista zdarzeń (rys. 115). Rysunek 115. Dziennik zdarzeń Blokady System BeSTi@ pozwala administratorowi na podgląd sprawozdań/planów finansowych aktualnie zablokowanych (tzn. aktualnie używanych) przez poszczególnych użytkowników systemu. W momencie otwarcia sprawozdania i/lub planu finansowego przez jednego użytkownika system automatycznie blokuje dostęp do tego sprawozdania i/lub planu finansowego pozostałym użytkownikom systemu. Blokady mają na celu zabezpieczenie danego dokumentu przed modyfikacją przez innych użytkowników w tym samym czasie. W momencie otwarcia zablokowanego dokumentu przez drugiego użytkownika system wyświetli komunikat o założonej blokadzie (rys. 116). 111

112 Rysunek 116. Okno komunikatu Aby przejrzeć aktualne blokady, należy na drzewie Administracja zaznaczyć kategorię Blokady (rys. 117). Rysunek 117. Wybór kategorii Blokady W oknie środkowym zostanie wyświetlona lista aktualnych blokad (rys. 118). Rysunek 118. Okno Listy aktualnych blokad Administrator systemu BeSTi@ ma możliwość usunięcia blokad. W tym celu należy zaznaczyć blokadę na liście blokad i wybrać opcję Usuń w górnym pasku narzędzi. 112

113 8. Obsługa podpisu elektronicznego Począwszy od wersji systemu nastąpiła zmiana w obsłudze podpisu elektronicznego. Do tej pory podpis elektroniczny był elementem modułu Komunikacja i służył do podpisywania paczki komunikacyjnej zawierającej m.in. dane sprawozdawcze. Obecnie obsługa podpisu elektronicznego możliwa jest tylko i wyłącznie z poziomu modułu Sprawozdania. Podpis elektroniczny służy tylko do podpisywania sprawozdań oraz przekazywany jest aż do Ministerstwa Finasów Podpisywanie sprawozdań podpisem elektroniczny Program BeSTi@ umożliwia wykorzystanie podpisu elektronicznego kwalifikowanego (rodzącego skutki prawne) oraz nie kwalifikowanego (komercyjnego). Użytkownik ma możliwość podpisania nie tylko pojedynczych dokumentów, ale także grupy dokumentów sprawozdawczych. Proces podpisywania dokumentów sprawozdawczych odbywa się bezpośrednio z poziomu programu bez konieczności stosowania programów dodatkowych. Aby była możliwość przekazywania sprawozdań wyłącznie w formie elektronicznej sprawozdania muszą zostać podpisane przez upoważnione osoby (kierownika jednostki i skarbnika) podpisem elektronicznym. Podpis elektroniczny musi być weryfikowany przy pomocy ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Sprawozdania znajdujące się na Liście sprawozdań w danym okresie sprawozdawczym można opatrzyć podpisem elektronicznym. Aby tego dokonać, użytkownik musi posiadać zestaw do bezpiecznego podpisu elektronicznego (karta kryptograficzna oraz czytnik kart). Dodatkowo sprawozdania, które mają zostać podpisane muszą mieć status Zatwierdzone Podpisywanie pojedynczego sprawozdania Proces podpisania sprawozdania podpisem elektronicznym odbywa się poprzez przejście do sekcji Podpis elektroniczny i wciśnięcie przycisku Podpisz (rys. 119). Rysunek 119. Sekcja Podpis elektroniczny składanie podpisu Aby była możliwość złożenia podpisu elektronicznego, dane sprawozdanie musi mieć status Zatwierdzony. 113

114 W kolejnym kroku wyświetlone zostanie okno Wybór certyfikatu, gdzie użytkownik wybiera dany certyfikat, które znajdują się obecnie w urządzeniu kryptograficznym bądź magazynie systemowym. Po wybraniu właściwego certyfikatu klikamy OK (rys. 120). Rysunek 120. Okno Wybór certyfikatu Kolejny krok to wybór roli osoby podpisującej (po dokonaniu wyboru przycisk OK staje się aktywny), po czym należy zatwierdzić poprzez przycisk OK (rys. 121). Rysunek 121. Okno Wybierz rolę 114

115 W następnym kroku należy wprowadzić PIN do certyfikatu (okno wprowadzania kodu PIN może się różnić, w zależności od dostarczonego oprogramowania) i zaakceptować klawiszem OK (rys. 122). Rysunek 122. Okno Wprowadzania kodu PIN W sekcji podpisu zostanie wyświetlona informacja o złożonym podpisie (rys. 123). Rysunek 123. Sekcja Podpis elektronicznego Aby podpisać dane sprawozdanie drugim podpisem elektronicznym należy powtórzyć opisane powyżej czynności Podpisywanie grupy sprawozdań Obok podpisywania pojedynczych sprawozdań w systemie BeSTi@ możliwe jest również podpisywanie grupy sprawozdań. Aby podpisać grupę sprawozdań należy zaznaczyć na Liście sprawozdań sprawozdania, które mają zostać podpisane podpisem elektronicznym, i z górnego menu Plik wybrać opcję Dodaj Podpis elektroniczny. Następnie należy wybrać jedną dwóch możliwości (rys. 124): Wszystkie sprawozdania podpisane zostaną wszystkie sprawozdania widoczne na Liście sprawozdań, Zaznaczone sprawozdania podpisane zostaną tylko zaznaczone na Liście sprawozdań sprawozdania. Należy pamiętać, że sprawozdania które mają zostać podpisywane podpisem elektronicznym muszą mieć zaznaczony status Zatwierdzone. 115

116 Rysunek 124. Okno wyboru Podpisu elektronicznego przy podpisywaniu grupy sprawozdań Po wyborze sprawozdań, które mają zostać podpisane podpisem elektronicznym należy postępować jak w przypadku podpisywania pojedynczego sprawozdania. Po podpisaniu sprawozdań w sekcji Podpis elektroniczny, dla każdej z wybranej pozycji, zostaną wyświetlone informacje dotyczące złożonych podpisów, a informacja, które sprawozdania zostały podpisane podpisem elektronicznym widoczna jest na Liście sprawozdań w kolumnie Liczba podpisów (rys. 125). Rysunek 125. Lista sprawozdań sprawdzanie złożonego podpisu 116

117 Przeglądanie podpisów elektronicznych System umożliwia również wyświetlenie szczegółów certyfikatu (informacje o właścicielu certyfikatu, urzędzie przyznającym certyfikat i dacie ważności), który został użyty przy składaniu podpisu elektronicznego. Aby wyświetlić szczegóły certyfikatu należy wejść do sprawozdania i w sekcji Podpis elektroniczny zaznaczyć dany certyfikat, a następnie wybrać przycisk Certyfikat (rys. 126). Rysunek 126. Sekcja Podpis elektroniczny informacje o certyfikacie W nowym oknie użytkownik może odczytać informacje ogólne oraz szczegóły dotyczące wybranego certyfikat. W przypadku, kiedy po wprowadzeniu dokumentu nie doszło do automatycznej weryfikacji złożonego podpisu, można wymusić proces weryfikacji poprzez przycisk Weryfikuj dostępny w sekcji Podpis elektroniczny (rys. 127). Rysunek 127. Sekcja Podpis elektroniczny weryfikacja podpisu W przypadku poprawnego złożenia podpisu elektronicznego, po kliknięciu w znak [ ] na końcu wartości kolumny Status weryfikacji, możliwe jest wejście do okna Szczegóły weryfikacji, gdzie użytkownik może odczytać datę i godzinę wprowadzenia podpisu (rys. 128). Rysunek 128. Okno Szczegóły weryfikacji 117

118 8.2. Portal do weryfikacji podpisów cyfrowych W celu weryfikacji podpisów cyfrowych dołączonych do pliku XML zawierającego dokument planistyczny lub sprawozdanie, należy wejść na portal weryfikujący (rys. 129), do którego odnośnik znajduję się na stronie Rysunek 129. Portal weryfikujący W celu wysłania pliku do weryfikacji trzeba wskazać plik poprzez przycisk Wybierz plik w nowym oknie skazać dany plik, a następnie przesłać do portalu poprzez Wyślij. Po chwili powinien pojawić się wynik weryfikacji (rys. 130). Rysunek 130. Wynik weryfikacji Oprócz informacji ogólnych podpisu elektronicznych, po kliknięciu w Pokaż szczegóły, zostaną wyświetlone parametry szczegółowe podpisu (rys. 131). 118

119 Rysunek 131. Szczegóły podpisu Istnieje także możliwość rozdzielenia podpisu i dokumentu podpisywanego, a następnie ich pobranie w formie plików XML spakowanych do pliku archiwum ZIP. W tym celu należy kliknąć w przycisk pobierz, dostępny w szczegółach weryfikacji. 119

120 9. Współpraca z systemem sprawozdawczości jednostek organizacyjnych SJO BeSTi@ Współpraca systemu BeSTi@ z systemem sprawozdawczości jednostek organizacyjnych SJO Be- STi@ odbywa się w trybie offline poprzez wymianę plików XML. Niniejszy rozdział ma na celu przedstawienie administratorom systemu BeSTi@ sposobu przygotowania plików niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania systemu SJO BeSTi@. System BeSTi@ współpracuje z systemem SJO BeSTi@ (działającym w jednostkach organizacyjnych) w zakresie wymiany danych dotyczących następujących obszarów: Inicjacja jednostki organizacyjnej system BeSTi@ umożliwia wyeksportowanie do pliku XML informacji dotyczących jednostek organizacyjnych, natomiast system SJO BeSTi@ umożliwia import pliku XML. Plik XML z informacją o jednostce organizacyjnej jest niezbędny do rozpoczęcia pracy w systemie SJO BeSTi@. Aktualizacja słownika klasyfikacji budżetowej system BeSTi@ umożliwia wyeksportowanie do pliku XML informacji dotyczących słownika klasyfikacji budżetowej, natomiast system SJO BeSTi@ umożliwia import pliku XML. Aktualizacja słownika reguł kontrolnych system BeSTi@ umożliwia wyeksportowanie do pliku XML informacji dotyczących słownika reguł kontrolnych, natomiast system SJO BeSTi@ umożliwia import pliku XML. Przekazywanie z SJO BeSTi@ do BeSTi@ sprawozdań jednostkowych system SJO Be- STi@ umożliwia wyeksportowanie sporządzonych sprawozdań jednostkowych do pliku XML, natomiast system BeSTi@ umożliwia import danych sprawozdawczych z pliku XML. Inicjalizacja roku budżetowego wraz z określeniem szczegółowości w załącznikach do planów finansowych system BeSTi@ umożliwia wyeksportowanie do pliku danych niezbędnych do zainicjowania nowego roku budżetowego w systemie SJO BeSTi@ wraz z określeniem szczegółowości załączników do planów finansowych. Dane te eksportowane są do pliku XML. W systemie SJO BeSTi@ istnieje możliwość importu pliku XML. Wczytanie w systemie SJO BeSTi@ pliku z inicjacją roku budżetowego jest warunkiem rozpoczęcia pracy z planami finansowymi. Obustronna wymiana planów finansowych system SJO BeSTi@ umożliwia eksport sporządzonych planów finansowych do pliku XML, które później mogą być zaimportowane do systemu BeSTi@ w macierzystej JST. Dodatkowo do systemu SJO BeSTi@ można zaimportować plany finansowe sporządzone w macierzystej JST w systemie BeSTi@. Przed przystąpieniem do generowania plików XML należy upewnić się, że w jednostce samorządu terytorialnego jest zainstalowana aktualna wersja systemu BeSTi@. 120

121 9.1. Generowanie pliku z Inicjacją jednostki organizacyjnej Przed przystąpieniem do generowania pliku XML z Inicjacją jednostki organizacyjnej należy zweryfikować, wprowadzone do systemu BeSTi@, dane dotyczące jednostki organizacyjnej, dla której będzie generowany plik. Generowanie pliku XML z Inicjacją jednostki organizacyjnej odbywa się z poziomu modułu Administracja. Aby utworzyć plik dla jednostki organizacyjnej na drzewie modułu Administracja należy wybrać gałąź Jednostki, a następnie w obszarze roboczym zaznaczyć na Liście jednostek właściwą jednostkę organizacyjną, dla której generowany będzie plik XML. W kolejnym kroku należy wybrać z górnego menu Plik opcję Eksport do pliku XML (rys. 132). Rysunek 132. Opcja Eksportu do pliku XML Na zakończenie system poprosi o wskazanie lokalizacji na dysku, w której zostanie zapisany plik XML zawierający dane niezbędne do zainicjowania jednostki w systemie SJO BeSTi@. Tak przygotowany plik należy przekazać do właściwej jednostki organizacyjnej. W przypadku dokonania jakichkolwiek zmian w danych jednostki (np. zmiana adresu, osób do kontaktu, dezaktywacja jednostki) należy ponownie przygotować plik XML i przekazać go do jednostki organizacyjnej celem zaimportowania do systemu SJO Be- STi@ 9.2. Generowanie pliku ze Słownikiem klasyfikacji budżetowej Generowanie pliku XML ze Słownikiem klasyfikacji budżetowej odbywa się z poziomu modułu Administracja. 121

122 Aby utworzyć plik zawierający aktualizację słownika klasyfikacji budżetowej dla jednostek organizacyjnych na drzewie modułu Administracja należy wybrać gałąź Klasyfikacja, a następnie z górnego menu Plik opcję Eksport do pliku XML (rys. 133). Rysunek 133. Opcja Eksportu do pliku XML Na zakończenie system poprosi o wskazanie lokalizacji na dysku, w której zostanie zapisany plik XML zawierający słownik klasyfikacji budżetowej. Proponowana przez system nazwa pliku PaczkaSlownikowKlasyfikacjiBudzetowej.xml. Tak przygotowany plik należy przekazać do wszystkich jednostek organizacyjnych. Przygotowanie pliku XML ze Słownikiem klasyfikacji budżetowej powinno odbywać się po każdej aktualizacji słownika przez. Wystarczy przygotować jeden plik dla wszystkich jednostek organizacyjnych Generowania pliku ze Słownikiem reguł kontrolnych Generowanie pliku XML ze Słownikiem reguł kontrolnych odbywa się z poziomu modułu Administracja. Aby utworzyć plik zawierający aktualizację słownika reguł kontrolnych dla jednostek organizacyjnych na drzewie modułu Administracja należy wybrać gałąź Reguły kontrolne, a następnie z górnego menu Plik opcję Eksport do pliku XML (rys. 134). 122

123 Rysunek 134. Opcja Eksportu do pliku XML Na zakończenie system poprosi o wskazanie lokalizacji na dysku, w której zostanie zapisany plik XML zawierający słownik reguł kontrolnych. Proponowana przez system nazwa pliku Listaregułkontrolnych.xml. Tak przygotowany plik należy przekazać do wszystkich jednostek organizacyjnych. Przygotowanie pliku XML ze Słownikiem reguł kontrolnych powinno odbywać się po każdej aktualizacji słownika przez. Wystarczy przygotować jeden plik dla wszystkich jednostek organizacyjnych Generowanie pliku z rokiem budżetowym Generowanie pliku XML z rokiem budżetowym odbywa się z poziomu modułu Budżet. Wraz z danymi niezbędnymi do zainicjowania nowego roku budżetowego w systemie SJO BeSTi@ generowane są informacje o szczegółowości załączników do planów finansowych. Aby utworzyć plik zawierający dane niezbędne do zainicjowania nowego roku budżetowego wraz ze szczegółowością załączników do planów finansowych na drzewie modułu Budżet należy wybrać gałąź Roku budżetowego (np. 2014), a następnie z górnego menu Plik opcję Eksportuj rok do pliku XML (rys. 135). 123

124 Rysunek 135. Opcja Eksportu roku do pliku XML Na zakończenie system poprosi o wskazanie lokalizacji na dysku, w której zostanie zapisany plik XML zawierający rok budżetowy. Proponowana przez system nazwa pliku np xml. Tak przygotowany plik należy przekazać do wszystkich jednostek budżetowych, w których będą prowadzone plany finansowe. Przygotowanie pliku XML z rokiem budżetowym odbywa się dwukrotnie: raz przy tworzeniu projektu budżetu drugi raz przy tworzeniu uchwały budżetowej Generowanie pliku z Planem finansowym (zmianą planu finansowego) Generowanie pliku XML z planem finansowym (zmianą planu finansowego) odbywa się z poziomu modułu Budżet. Każdy dokument planistyczny (plan finansowy, zmiana planu finansowego) musi być generowany w osobnym pliku XML. Aby utworzyć plik zawierający plan finansowy (zmianę planu finansowego) na drzewie modułu Budżet należy wybrać gałąź Roku budżetowego (np. 2014), a następnie kategorię Plany finansowe. Następnie w obszarze roboczym należy zaznaczyć na liście dokumentów plan finansowy który ma zostać zapisany do pliku. W kolejnym kroku należy wybrać z górnego menu Plik opcję Eksportuj dokument do pliku XML (rys. 136) 124

125 Rysunek 136. Opcja Eksportu dokumentu do pliku XML Na zakończenie system poprosi o wskazanie lokalizacji na dysku, w której zostanie zapisany plik XML zawierający plan finansowy (zmianę planu finansowego). Tak przygotowany plik należy przekazać do właściwej jednostki budżetowej Wczytywanie plików z planem finansowym (zmianą planu finansowego) Wczytywanie (importowanie) pliku XML z planem finansowym (zmianą planu finansowego) odbywa się z poziomu modułu Budżet. Plany finansowe importowane są pojedynczo. Aby wczytać plik zawierający plan finansowy (zmianę planu finansowego) na drzewie modułu Budżet należy wybrać gałąź Roku budżetowego (np. 2014), a następnie kategorię Plany finansowe. W kolejnym kroku należy wybrać z górnego menu Plik opcję Importuj dokument z pliku XML (rys. 137) 125

126 Rysunek 137. Opcja Importu dokumentu z pliku XML Na zakończenie system poprosi o wskazanie lokalizacji na dysku, w której zapisany jest plik XML zawierający plan finansowy (zmianę planu finansowego). Tak przygotowany plik należy przekazać do właściwej jednostki budżetowej Wczytywanie plików ze sprawozdaniami jednostkowymi Wczytywanie (importowanie) pliku XML ze sprawozdaniami jednostkowymi odbywa się z poziomu modułu Sprawozdania. Aby wczytać plik zawierający sprawozdania jednostkowe na drzewie modułu Sprawozdania należy rozwinąć gałąź Roku budżetowego (np. 2010), Okresu sprawozdawczego (np. II kwartał) a następnie kategorię Sprawozdania jednostkowe. W obszarze roboczym należy otworzyć sprawozdanie, które ma zostać wczytane do systemu BeSTi@. W kolejnym kroku należy wybrać z górnego menu Plik opcję Import z pliku XML (rys. 138) 126

127 Rysunek 138. Opcja Importu z pliku XML Na zakończenie system poprosi o wskazanie lokalizacji na dysku, w której zapisany jest plik XML zawierający sprawozdania jednostkowe. Import sprawozdań jest dostępny również z poziomu Okresu sprawozdawczego w lewym oknie. 127

128 10. Instrukcja postępowania w sytuacjach szczególnych i awaryjnych Zdalna asysta techniczna System BeSTi@ umożliwia uzyskanie zdalnej asysty technicznej. W tym celu z menu Pomoc należy wybrać opcję Zdalna asysta techniczna (rys. 139). Rysunek 139. Okno wywołania zdalnej asysty technicznej Następnie należy skontaktować się telefonicznie z Działem Wsparcia Technicznego i przekazać widoczne w oknie Pomocy Zdalnej informacje ID i Password (rys. 140). Umożliwi to pracownikom Działu Wsparcia Technicznego połączenie się z komputerem użytkownika. Rysunek 140. Okno Pomocy Zdalnej 128