Zintegrowany System Zarządzania Firmą humansoft HermesSQL MODUŁ SERWIS I USŁUGI Radom, listopad 2008
Powielanie w jakiejkolwiek formie, całości lub fragmentów podręcznika, bez pisemnej zgody Humansoft Sp. z o.o. jest zabronione. Copyright 2005-2008 Humansoft Sp. z.o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. Microsoft, MS-DOS, Windows, Visual FoxPro, SQL Server 2005, SQL Server 2008, Microsoft SQL Server 2008 Express są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation. Opracowanie: Humansoft Sp. z o.o. Radom XI, 2008 Humansoft Sp. z o. o. 26-600 Radom, ul. Wernera 29/31 tel/fax (048) 360-89-09, 360-89-58 http://www.humansoft.pl e-mail:biuro@humansoft.pl 2
SPIS TREŚCI 1. ZLECENIA SERWISOWE... 5 1.1. ZLECENIA SERWISOWE FORMULARZ... 5 1.2. HISTORIA NAPRAW... 11 1.3. RENTOWNOŚĆ ZLECEŃ SERWISOWYCH... 12 2. ZLECENIA USŁUGOWE... 14 2.1. ZLECENIA USŁUGOWE FORMULARZ... 14 2.2. RENTOWNOŚĆ ZLECEŃ USŁUGOWYCH... 21 3
Podręcznik zawiera opis modułu Serwis i usługi wspomagającego firmy w świadczeniu wszelkich usług materialnych szczególnie tych rozłożonych w czasie, takich jak: usługi budowlane, usługi instalacyjne itp. oraz prowadzeniu usług serwisowych związanych z naprawami gwarancyjnymi i pogwarancyjnymi. Jest jedną z części Zintegrowanego Systemu Zarządzania humansoft HermesSQL. Moduł nie funkcjonuje samodzielnie, może być używany tylko z pakietem podstawowym systemu, gdzie powstają m.in. dokumenty sprzedaży, zakupu a także dokumenty magazynowe Sposób obsługi opcji modułu jest identyczny jak w całym programie i został opisany w rozdziale Komunikacja z programem. patrz Podręcznik Opis systemu - rozdział Komunikacja z programem Moduł Serwis i usługi podzielony jest na dwa autonomiczne obszary pozwalające odrębnie prowadzić: Zlecenia serwisowe (naprawy gwarancyjne i pogwarancyjne) Zlecenia usługowe 4
1. Zlecenia serwisowe Zlecenia serwisowe umożliwiają obsługę serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego. Program pozwala zarejestrować wszystkie niezbędne informacje na temat przyjętego do naprawy urządzenia wraz ze szczegółowym opisem jego wad i objawów uszkodzenia. Pozwala przypisać pracownika odpowiedzialnego za wykonanie zlecenia, wydrukować rewers dla klienta oraz sporządzić notatkę z naprawy wraz z określeniem reakcji serwisu w formie notatki (np. naprawa, wymiana części itp.). System obsługuje numery seryjne zapewniając szybkie odnalezienie w bazie urządzenia zgłaszanego do naprawy. Podczas rejestracji zlecenia oraz w późniejszej fazie jego realizacji, program pozwala sprawdzić historię napraw urządzenia oraz umożliwia wgląd do dokumentów powiązanych z podanym numerem seryjnym. Funkcjonalność modułu pozwala z poziomu zlecenia serwisowego na wydanie z magazynu dokumentem RW potrzebnych do naprawy materiałów, rejestrację kosztów robocizny i usług a także wyfakturowanie zlecenie. W wyniku realizacji zlecenia serwisowego program automatycznie tworzy podsumowanie zlecenia, przedstawiając rachunek kosztów i przychodów oraz informacje związane z osiągniętym zyskiem. 1.1. Zlecenia serwisowe formularz Dodając nowe zlecenie usługowe pojawia się następujący formularz: 5
Od wersji 3.10 jeżeli dany kontrahent posiada zdefiniowany Komunikat dla sprzedawcy, podobnie jak ma to miejsce przy dokumentach sprzedaży, system wyświetli jego treść. Rodzaj zgłoszenia Określenie rodzaju zlecenia: - naprawa płatna (serwis pogwarancyjny) - reklamacja (serwis gwarancyjny) Termin realizacji Termin realizacji zlecenia Status W chwili utworzenia zlecenia serwisowego program automatycznie nadaje mu status Otwarte. Następnie na każdym etapie realizacji zlecenia otrzymuje kolejne statusy, dzięki którym możliwe jest śledzenie stanu realizacji zarejestrowanych w systemie zleceń serwisowych. - otwarte status automatycznie nadawany w momencie rejestracji zlecenia - do realizacji status nadawany przez operatora np. w celu akceptacji zlecenia - w realizacji status nadawany przez operatora - zamknięte nadawany automatycznie po wyfakturowaniu zlecenia lub ręcznie przez operatora w dowolnym momencie - anulowane nadawany przez operatora 6
Załączniki Możliwość dołączania załączników, czyli plików zewnętrznych Uwagi Dodatkowe informacje dotyczące dokumentu Formularz zlecenia serwisowego wyposażony jest w następujące zakładki: - Urządzenia - Pozostałe dane - Zużyte materiały - Robocizna - Fakturowanie - Podsumowanie kosztów i przychodów. Zakładka - Urządzenia Pozwala zarejestrować jedno lub kilka urządzeń przyjętych do naprawy. Wyszukanie urządzenia z listy artykułów może odbywać się po numerze seryjnym. Możliwe jest uzupełnienie pola Numer seryjny w trybie Popraw Zakładka Urządzenia umożliwia także opisanie rodzaju i objawów uszkodzenia (drukowane na rewersie dla klienta), sporządzenie notatki z naprawy urządzenia oraz określenie reakcji serwisu (np. naprawa, wymiana części itp.). Historia napraw Umożliwia analizę historii napraw urządzenia, prezentując wszystkie dotychczas zarejestrowane w systemie zlecenia serwisowe dotyczące danego artykułu. Inne dokumenty Prezentacja dokumentów powiązanych z danym urządzeniem np. faktur zakupu, faktur sprzedaży. Zakładka - Pozostałe dane Zawiera następujące opcje: Płatnik Służy do wskazania płatnika, czyli kontrahenta, któremu wystawiona zostanie faktura za wykonanie zlecenia. Opcja wykorzystywana w przypadku napraw 7
gwarancyjnych. Zgłaszający nie jest wówczas obciążany kosztami napraw, a fakturę za wykonanie usługi otrzymuje producent urządzenia (płatnik). Odpowiedzialny Możliwość podpięcia pod zlecenie pracownika odpowiedzialnego za wykonanie usługi. Data zakończenia naprawy/data zamknięcia Obie daty zostają automatycznie wypełnianie w momencie wyfakturowania zlecenia. Program zezwala również na wypełnienie tych pól datą wskazaną ręcznie z kalendarza. Zakładka - Zużyte materiały Pozwala przy pomocy dokumentu RW wydać z magazynu materiały potrzebne do naprawy urządzenia. Jednocześnie program dokonuje powiązania dokumentu magazynowego oraz znajdujących się na nim pozycji ze zleceniem serwisowym. 8
Zakładka - Robocizna Służy do rejestracji kosztu wykonanej usługi, który uwzględniony zostanie podczas wyfakturowania zlecenia serwisowego. 9
Zakładka - Fakturuj Umożliwia wyfakturowanie zlecenia serwisowego wg wskazanej metody: fakturuj wszystko jedną pozycją program pozwala wskazać z listy artykułów dowolną pozycję do faktury, a następnie wylicza cenę sprzedaży na podstawie ceny po jakiej został ten materiał wydany na dokumencie RW (może to być cena zakupu, netto lub brutto materiałów) oraz kosztu usługi fakturuj materiały i usługi umożliwia wyfakturowanie zlecenia dwoma pozycjami, z czego jedna dotyczyć będzie sprzedaży materiałów wykorzystanych do naprawy urządzenia a druga kosztu wykonania usługi. Pozycje do faktury wraz z cenami sprzedaży pobrane zostaną ze zlecenia serwisowego z zakładek Zużyte materiały i Robocizna. - fakturuj materiały jedna pozycją pozwala wyfakturować materiały jedną wskazaną z listy artykułów pozycją - fakturuj usługi jedną pozycją działa analogicznie jak opcja fakturuj materiały jedną pozycją. Fakturuj Uruchamia proces automatycznej rejestracji faktury w systemie wg wybranej metody fakturowania zlecenia. Przed wygenerowaniem dokumentu należy wskazać odpowiedni rejestr, w ramach, którego powstanie faktura. Wyfakturowane zlecenie powoduje zmianę statusu zlecenia na zamknięte oraz wypełnienie daty zamknięcie zlecenia datą jego wyfakturowania. O ile 10
wcześniej nie została wypełniona data zakończenia naprawy również i ona ulega automatycznemu wypełnieniu podczas fakturowania zlecenia. Pokaż pozycje Możliwość podejrzenia pozycji wygenerowanej faktury. Zakładka - Podsumowanie kosztów i przychodów Dostarcza informacji na temat podsumowania wartościowego zlecenia usługowego, m.in. wg. wartości zużytych materiałów w cenie zakupu oraz wartości w cenie sprzedaży usług 1.2. Historia napraw Dostarcza szybkiej informacji na temat historii napraw urządzenia, prezentując wszystkie dotychczas zarejestrowane w systemie zlecenia serwisowe związane z naprawianym urządzeniem. 11
1.3. Rentowność zleceń serwisowych Analiza prezentuje rentowność poszczególnych zleceń serwisowych we wskazanym okresie. Parametry analizy Po wybraniu opcji Rentowność zleceń serwisowych należy określić parametry analizy: Okres Wybór okresu, za jaki mają analizowane być zlecenia serwisowe Status Wybór statusu zleceń usługowych, które mają zostać ujęte w analizie Rejestr Wybór rejestru, z którego mają być analizowane zlecenia serwisowe Zgłaszający Możliwość zawężenia wyników analizy do zleceń zarejestrowanych na konkretnego zgłaszającego 12
Płatnik Możliwość zawężenia wyników analizy do zleceń wyfakturowanych na konkretnego płatnika Odpowiedzialny Wybór pracownika, którego zlecenia serwisowe mają być analizowane Po wybraniu przycisku Wykonaj generowana jest tabela ze zleceniami serwisowymi Istnieje możliwość przefiltrowania danych na wyniku analizy. W tym celu należy w opcji Filtruj stworzyć własne wyrażenie filtrujące. 13
2. Zlecenia usługowe Moduł umożliwia zarejestrowanie przedmiotu zlecenia usługowego, np. samochodu do naprawy, wykonanie instalacji wodnej itp. Następnie pozwala kojarzyć z tym zleceniem dokumenty rozchodowe (R, WZ), dokumenty przychodowe (FZ, PZ, P) oraz faktury sprzedaży (F). Dodatkowo pozwala powiązać ze zleceniem koszty nie udokumentowane w części handlowomagazynowej, wynikające wprost z zapisów w Księdze Handlowej, np. koszty wynagrodzenia pracownika lub koszty energii. W wyniku tych operacji system tworzy bilans zlecenia, tj. rachunek kosztów i przychodów umożliwiając weryfikację rentowności wykonania zlecenia usługowego. 2.1. Zlecenia usługowe formularz Dodając nowe zlecenie usługowe pojawia się następujący formularz pozwalający zarejestrować wielopozycyjne zlecenie: 14
System również i w tym przypadku może wyświetlić Komunikat dla sprzedawcy jeżeli tylko został on zdefiniowany. Termin realizacji Termin realizacji zlecenia Status W chwili utworzenia zlecenia usługowego program automatycznie nadaje mu status Otwarte. Następnie na każdym etapie jego realizacji otrzymuje kolejne statusy, dzięki którym można szczegółowo śledzić stopień realizacji zarejestrowanych w programie zleceń serwisowych. - otwarte status automatycznie nadawany w momencie rejestracji zlecenia - do realizacji status nadawany przez operatora np. w celu akceptacji zlecenia - w realizacji status nadawany przez operatora - zamknięte nadawany automatycznie po wyfakturowaniu zlecenia lub ręcznie przez operatora w dowolnym momencie - anulowane nadawany przez operatora Odpowiedzialny Pracownik realizujący zlecenie. Data zamknięcia Data zamknięcia zlecenia usługowego. Załączniki Możliwość dołączania załączników, czyli plików zewnętrznych Uwagi Dodatkowe informacje dotyczące dokumentu Formularz zlecenia usługowego wyposażony jest w następujące zakładki: - Przedmiot zlecenia - Zużyte materiały - Usługi obce - Pozostałe koszty - Faktury - Podsumowanie kosztów i przychodów 15
Zakładka - Przedmiot zlecenia Pozwala zarejestrować jedno lub kilka zleceń przyjętych do realizacji. Wyboru usługi lub produktu można dokonać za pomocą symbolu, nazwy, kodu kreskowego lub numeru katalogowego. W pozycji można wpisać ilość oraz cenę. Ilość dodatkowo można wyliczyć za pomocą kalkulator jednostek miar. Zakładka - Zużyte materiały Prezentuje pozycje dokumentów rozchodowych (R, WZ) oraz dokumentów przychodowych (FZ, PZ, P) powiązanych z danym zleceniem usługowym. Podczas rejestracji tych dokumentów należy wskazać zlecenie usługowe, którego dotyczy dokument. Program pozwala powiązać cały dokument ze zleceniem lub wybrane jego pozycje. Ustalenie sposobu wskazywania zlecenia 16
(do całego dokumentu lub dla pozycji dokumentu) dokonuje się w definicji rejestru tych dokumentów. Zakładka - Usługi obce Prezentuje pozycje dokumentów zakupu usług obcych (FZ) powiązanych z danym zleceniem usługowym. Program pozwala powiązać cały dokument ze zleceniem lub wybrane jego pozycje. Ustalenie sposobu wskazywania zlecenia (do całego dokumentu lub dla pozycji dokumentu) dokonuje się w definicji rejestru dokumentów zakupu usług. 17
Zakładka - Pozostałe koszty (KH) Prezentuje koszty powstałe na skutek zapisów w Księdze Handlowej dotyczących danego zlecenia usługowego, np. koszty wynagrodzenia pracownika lub koszty energii. W tym celu konto powinno mieć przypisaną kartotekę zleceń usługowych. Podczas księgowania na dane konto należy wskazać odpowiednie zlecenie usługowe. Dodatkowo w definicji zlecenia usługowego należy zdefiniować miejsca (salda kont, wyrażenia XBASE lub zapytania SQL), z których mają być pobierane wartości, prezentowane następnie w zakładce Pozostałe koszty (KH). 18
Zakładka - Faktury Prezentuje fakturę (faktury) sprzedaży związaną z wykonaniem zlecenia usługowego. Program umożliwia automatyczne wyfakturowanie zlecenia. Faktura może obejmować tylko robociznę lub materiały i robociznę razem. Aby wystawić fakturę do zlecenia należy skorzystać z opcji Wyfakturuj zlecenie usługowe dostępnej w tabeli pozycji dokumentu sprzedaży pod klawiszem F12 Operacje. Opcji tej należy użyć zanim dodana zostanie jakakolwiek inna pozycja do dokumentu. Później opcja staje się niedostępna Po wybraniu opcji Wyfakturuj zlecenie usługowe pojawia się okno, w którym należy określić zakres fakturowania: - Wyfakturuj materiały - Wyfakturuj robociznę Następnie pojawia się pytanie: W jaki sposób ustalić ceny sprzedaży? Program może pobrać ceny wprost ze zlecenia Pobrać ze zlecenia lub przeliczyć je - Przelicz ponownie wg aktualnego cennika dla danego klienta. 19
Zakładka - Podsumowanie kosztów i przychodów Przedstawia bilans zlecenia, tj. przychody i koszty zlecenia oraz osiągnięty zysk. 20
2.2. Rentowność zleceń usługowych Analiza prezentuje rentowność poszczególnych zleceń usługowych we wskazanym okresie. Parametry analizy Po wybraniu opcji Rentowność zleceń serwisowych należy określić parametry analizy: Okres Wybór okresu, za jaki mają analizowane być zlecenia usługowych Status Wybór statusu zleceń usługowych, które mają zostać ujęte w analizie Rejestr Wybór rejestru, z którego mają być analizowane zlecenia usługowych Kontrahent Możliwość zawężenia wyników analizy do zleceń zarejestrowanych na konkretnego kontrahenta Odpowiedzialny Wybór pracownika, którego zlecenia usługowe mają być analizowane Po wybraniu przycisku Wykonaj generowana jest tabela ze zleceniami usługowe. Istnieje możliwość przefiltrowania danych na wyniku analizy. W tym celu należy w opcji Filtruj stworzyć własne wyrażenie filtrujące. 21