REGULAMIN UCZESTNICTWA W PROJEKCIE 1 Informacje ogólne 1. Projekt Akademia Jakości Nowoczesnego Urzędu realizowany jest przez Lidera Projektu: Fundację Inicjatyw Menedżerskich 2. Projekt jest realizowany w partnerstwie. Partnerem projektu jest Związek Gmin Lubelszczyzny. 3. Projekt dofinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre Rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej oraz ze środków własnych jednostek samorządowych. 4. Uczestnicy szkoleń w ramach Projektu nie ponoszą żadnych kosztów uczestnictwa w Projekcie (są delegowani na szkolenia przez jednostki samorządowe zatrudniające). 5. Projekt jest realizowany w terminie od 01.03.2009 r. do 28.02..2011 r. 6. Projekt jest skierowany do 10 urzędów gmin w województwie lubelskim. 7. W projekcie weźmie udział kadra kierownicza i pracownicy: Urzędu Gminy w Drelowie Urzędu Gminy w Wisznicach Urzędu Gminy w Jabłoni Urzędu Gminy w Józefów nad Wisłą Urzędu Gminy w Milanowie Urzędu Gminy w Adamowie Urzędu Gminy w Niedrzwicy Dużej Urzędu Miejskiego w Poniatowej Urzędu Gminy w Krasnymstawie Urzędu Gminy w Wólce Lubelskiej 8. W ramach projektu realizowane będą następujące działania: Wdrożenie Sytemu Zarządzania Jakością wg normy ISO 9001: przeprowadzenie diagnozy wstępnej w gminach szkolenie dla kadry kierowniczej urzędów gmin w zakresie podstaw zarządzania jakością, najnowszych standardów zarządzania i odpowiedzialności kierownictwa szkolenie dla pracowników urzędów gmin w zakresie opracowania i wdrażania systemu jakości oraz procedur jakości, obsługi klienta szkolenie dla pełnomocnika i zespołu wiodącego w zakresie dokumentowania systemu jakości, misji, polityki, procedur jakości, instrukcji systemowych, zarządzania systemem i utrzymania go, nadzoru nad dokumentacją, tworzenia punktu pierwszego kontaktu, zasad obsługi klienta konsultacje w zakresie tworzenia dokumentacji systemowej i wdrażania procedur SZJ ISO 9001 dla pełnomocnika i zespołu wiodącego
szkolenie dla auditorów wewnętrznych w zakresie auditu jakości, procedury, dokumentowania i planu auditu, działań korygujących i zapobiegawczych Szkolenia i konsultacje w zakresie wdrażania budżetu zadaniowego i planowania finansowego Strategiczne planowanie finansowe (dla kadry kierowniczej) Budżet zadaniowy (dla kadry kierowniczej i pracowników) Warsztaty w zakresie wdrożenia systemu mierzenia satysfakcji klienta i pracowników urzędu. 9. Ogólny nadzór nad realizacją Projektu, a także rozstrzyganie spraw, które nie są uregulowane niniejszym Regulaminem pozostaje w gestii Koordynatora Projektu. 10. Decyzje Koordynatora Projektu są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie. 2 Warunki uczestnictwa w projekcie 1. Beneficjentami Ostatecznymi projektu będzie kadra kierownicza oraz pracownicy: Urzędu Gminy w Drelowie, Urzędu Gminy w Wisznicach, Urzędu Gminy w Jabłoni, Urzędu Gminy w Józefów nad Wisłą, Urzędu Gminy w Milanowie, Urzędu Gminy w Adamowie, Urzędu Gminy w Niedrzwicy Dużej, Urzędu Miejskiego w Poniatowej, Urzędu Gminy w Krasnymstawie, Urzędu Gminy w Wólce Lubelskiej 2. Uczestnicy szkoleń specjalistycznych w ramach Projektu muszą być zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę co najmniej na czas planowanego udziału w projekcie. 3. Uczestnikami szkoleń w Projekcie nie mogą być osoby zatrudnione w ramach umów cywilno-prawnych oraz stażyści, uczniowie (np. odbywający praktyki), wolontariusze, itp. 4. Uczestnicy zakwalifikowani do udziału w Projekcie mogą brać udział w więcej niż jednym szkoleniu zgodnie z tematyką szkoleń przedstawioną w Regulaminie uczestnictwa. 5. Dopuszcza się zmianę ilości jednostek samorządowych i uczestników w wyniku rekrutacji po zatwierdzeniu zmian przez Instytucję Wdrażającą (MSWiA). 3 Zasady rekrutacji 1. Informacja o naborze do projektu zostanie umieszczona w poszczególnych urzędach gmin oraz przekazana pracownikom przez ich bezpośrednich przełożonych. 2. W trakcie rekrutacji tworzone będą grupy szkoleniowe zgodnie z zatwierdzoną w Projekcie tematyką szkoleń, liczebnością oraz z uwzględnieniem harmonogramem projektu. 3. Zgłoszenia będą zbierane przez specjalistów ds. personalnych w danym urzędzie i przekazane do Biura Projektu. 4. Liczba osób, które będą mogły wziąć udział w szkoleniach z poszczególnych urzędów, zgodnie z porozumieniem Rady Partnerów została ustalona proporcjonalnie do liczby zatrudnionych pracowników.
a) Nabór do modułów wdrożeniowych będzie miał charakter otwarty, niemniej jednak będzie przebiegał przy udziale konsultantów i kadry kierowniczej. b) Do szkoleń o charakterze specjalistycznym dopuszcza się wyłącznie pracowników zatrudnionych w urzędzie gminy gdzie prowadzone będzie dane szkolenie oraz wykonywanie pracy zbliżonej z tematyką szkolenia. 4. Organizacja rekrutacji: a) Jednostki Samorządu Terytorialnego wytypują własnych przedstawicieli. Koordynator projektu będzie utrzymywał bieżący kontakt w sprawach rekrutacji z przedstawicielami JST. b) Deklaracje przystąpienia do projektu oraz zgłoszenia na szkolenia dostępne będą w siedzibie Fundacji Inicjatyw Menedżerskich, na jej na stronie internetowej projektu http://www.fim.lublin.pl/akademia oraz w JST. c) Formularze aplikacyjne należy wydrukować, wypełnić czytelnie, podpisać, opieczętować. Przedstawiciel JST jest odpowiedzialny za dostarczenie kompletnie wypełnionych formularzy aplikacyjnych do jednostki realizującej Projekt, osobiście lub drogą pocztową na adres: Fundacja Inicjatyw Menedżerskich 20-078 Lublin ; ul. I Armii Wojska Polskiego 5/7. 5. Zasady kwalifikacji uczestników (Beneficjentów Ostatecznych) do udziału w projekcie: 1) Kwalifikację Beneficjentów Ostatecznych prowadzi właściwa JST 2) Kwalifikacja Beneficjentów Ostatecznych na szkolenia nastąpi na podstawie: a) analizy informacji zawartych w kwestionariuszu zgłoszeniowym spełnienia warunków Regulaminu uczestnictwa w Projekcie. b) kolejności dostarczania zgłoszeń na szkolenia. c) w przypadku szkoleń specjalistycznych sprawdzenia zgodności z warunkami dopuszczenia do udziału w szkoleniu. 3) Lista osób rezerwowych zostanie utworzona spośród tych uczestników rekrutacji, którzy z powodu wyczerpania limitu miejsc nie zakwalifikowali się do udziału w szkoleniu. 5) Osoby z listy rezerwowej zostaną włączone do uczestnictwa w projekcie wg. kolejności na liście rezerwowej w przypadku rezygnacji lub uznania niespełnienia warunków uczestnictwa przez osoby wcześniej zakwalifikowane. 6) Decyzję o włączeniu do uczestnictwa w projekcie kandydatów z listy rezerwowej podejmie Koordynator Projektu. 4 Organizacja zajęć 1. Udział w Projekcie jest całkowicie bezpłatny i współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego 2. Organizacja zajęć szkoleniowych w projekcie.
a) Zajęcia szkoleniowe będą odbywały się w uzgodnionych z przedstawicielami JST uczestniczących w Projekcie terminach i miejscach zgodnie z harmonogramem projektu. b) Zajęcia szkoleniowe będą odbywać się w salach szkoleniowych udostępnionych nieodpłatnie przez jednostki samorządowe uczestniczące w projekcie. d) Fundacja Inicjatyw Menedżerskich zapewni dostarczenie poczęstunku (kawa, herbata, ciastka itp.) na miejsce realizacji szkoleń. Za przygotowanie poczęstunku oraz potwierdzenie jego odbioru przez uczestników szkoleń odpowiadają przedstawiciele JST. e) Na miejsce odbywania zajęć uczestnicy szkoleń dojeżdżają we własnym zakresie w ramach delegowania przez własne jednostki. 3. Obowiązki uczestnika Projektu. Uczestnik zobowiązany jest do: a) Punktualnego i aktywnego uczestnictwa w zajęciach. b) Potwierdzania uczestnictwa w zajęciach na liście obecności. c) Wypełniania ankiet ewaluacyjnych i monitorujących. d) Udziału w co najmniej 80% czasu trwania zajęć objętych programem szkolenia. 4. Uczestnicy szkoleń otrzymują zaświadczenie o ukończeniu modułu szkoleniowego: a) po zaliczeniu co najmniej 80% obecności na zajęciach, b) po zdaniu egzaminu. 5. Dopuszcza się usprawiedliwione nieobecności spowodowane chorobą lub ważnymi sytuacjami losowymi. Usprawiedliwienie jest dokonywane na podstawie przedstawionego zwolnienia lekarskiego, karty leczenia szpitalnego lub stosownego wyjaśnienia w formie pisemnej. Za kontrolę frekwencji na zajęciach organizowanych w jednostkach uczestniczących w Projekcie odpowiada przedstawiciel JST i każdorazowo poinformuje przedstawiciela Fundacji Inicjatyw Menedżerskich o absencji pracownika na szkoleniach. 6. W przypadku przekroczenia dozwolonego limitu nieobecności uczestnik jest zobowiązany do uzyskania zgody Koordynatora Projektu na kontynuację uczestnictwa. 7. Uczestnik zostaje skreślony z listy uczestników w przypadku: a) Przekroczenia dozwolonego limitu nieobecności i nie uzyskania od Koordynatora Projektu zgody na kontynuację uczestnictwa w projekcie. b) Odmowy wypełniania ankiet ewaluacyjnych i monitorujących. c) Złożenia pisemnej rezygnacji z uczestnictwa. d) Odmowy przystąpienia do egzaminu, jeśli jest on przewidziany w danym module szkoleniowym.
5 Zasady monitoringu i ewaluacji szkoleń 1. Uczestnik zobowiązuje się do wypełniania listy obecności oraz ankiet ewaluacyjnych i monitorujących poszczególne formy wsparcia prowadzone w ramach projektu. 2. Uczestnik zobowiązuje się podać dane niezbędne do wypełnienia kwestionariusza PEFS (Podsystem monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego). 6 Zasady rezygnacji z uczestniczenia w projekcie 1. W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w projekcie przed rozpoczęciem zajęć, przedstawiciel JST zobowiązuje się niezwłocznie dostarczyć informację o tym fakcie, pisemnie bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej, do Fundacji Inicjatyw Menedżerskich. 2. W przypadku rezygnacji uczestnika z zajęć w trakcie ich trwania przedstawiciel JST zobowiązany jest niezwłocznie dostarczyć informację o tym fakcie, pisemnie bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej, do Fundacji Inicjatyw Menedżerskich. Uczestnik zobowiązany jest do złożenia pisemnego oświadczenia dotyczącego przyczyn rezygnacji. 3. Organizator zastrzega sobie prawo skreślenia Beneficjenta Ostatecznego z listy uczestników Projektu w przypadku naruszenia przez Beneficjenta Ostatecznego niniejszego regulaminu oraz zasad współżycia społecznego. 7 Postanowienia końcowe 1. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej projektu. 2. Fundacja Inicjatyw Menedżerskich zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian Regulaminu w czasie trwania projektu w porozumieniu z przedstawicielami JST biorącymi udział w projekcie oraz uczestnikami szkoleń. 3. Komunikacja w projekcie będzie odbywać się drogą elektroniczną, pocztową, telefoniczną, fax., w trakcie spotkań Fundacji Inicjatyw Menedżerskich z przedstawicielami JST. 4. Wraz ze złożeniem podpisu pod deklaracją uczestnictwa w Projekcie niniejszy regulamin zyskuje za obopólną zgodą moc umowy. 5. Ewentualne spory wynikłe na tle niniejszego regulaminu będą rozstrzygane na drodze postępowania sądowego. W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. 6. Powyższy regulamin udziału w Projekcie wchodzi w życie z dniem złożenia podpisu pod deklaracją uczestnictwa w Projekcie i obowiązuje przez okres realizacji Projektu.