Laboratorium 2. 1 Wczytywanie danych. tekst do przepisania. PODSTAWY INFORMATYKI laboratorium arkusz kalkulacyjny: MS Excel

Transkrypt

1 Laboratorium 2 Legenda: aplikacja, program opcja menu, funkcja plik, folder, ścieżka pole, kod pola KLAWISZ tekst do przepisania Celem poniższych ćwiczeń jest zdobycie umiejętności grupowania i prezentowania danych w aplikacji MS Excel tak, by zwiększyć ich czytelność i przydatność dla osób, które chcą odczytać z arkuszy istotne dla nich informacje. Wykorzystamy do tego celu fikcyjne dane mówiące o sprzedaży samochodów dziesięciu różnych marek na pięciu rynkach europejskich (krajach) w ciągu 12 miesięcy (styczeń grudzień). 1 Wczytywanie danych 1. Zapisz na dysku plik tekstowy z danymi cars.txt ze strony WWW przedmiotu. 2. Uruchom aplikację MS Excel Zaimportuj dane z pliku cars.txt do arkusza Arkusz1 w Excelu. Niech lewy górny narożnik importowanych danych znajdzie się w komórce A1 (w dalszej części ćwiczeń zakładamy, że tak właśnie jest). Podczas importowania upewnij się, że wybrane są następujące opcje: Typ danych źródłowych: Rozdzielany Rozpocznij import danych od wiersza: 1 Pochodzenie pliku: 1250 : Europa Środkowa (Windows) Ograniczniki: Tabulator Format danych w kolumnach: Ogólny Rysunek 1 Importowanie danych zewnętrznych z pliku tekstowego. 4. Zmień nazwę arkusza Arkusz1 na samochody. 5. Dla komórek A1:N1, w których znajdują się etykiety (nagłówek) danych, ustaw wypełnienie na szare. Rysunek 2 Wyróżnienie komórek nagłówka danych (A1:N1:). 6. Skoroszyt zapisz jako Nazwisko-cars i wykonuj w tym pliku pozostałe zadania (w miejsce Nazwisko wpisz swoje nazwisko). Jakie rozszerzenie MS Excel 2007 nadał zapisanemu przez Ciebie plikowi? 1/9

2 2 Formatowanie warunkowe PODSTAWY INFORMATYKI laboratorium Formatowanie warunkowe to narzędzie pozwalające dla zaznaczonego zakresu komórek ustalić reguły związane z wartościami tam wpisanymi, dla których te komórki przybiorą określony wygląd (kolor desenia, format czcionki). Formatowanie warunkowe działa dynamicznie, tj. reaguje na zmiany wartości komórek, które nastąpią po użyciu tego narzędzia. Rysunek 3 Formatowanie warunkowe na wstędze Narzędzia główne reguły wyróżniania komórek. Narzędzia formatowania warunkowego znajdują się na wstędze Narzędzia główne w sekcji Style. W wersji 2007 aplikacji MS Excel znacznie rozbudowano możliwości formatowania warunkowego. Na początek poznamy najprostsze zastosowania, które dostępne są też w starszych wersjach Excela. 1. Zaznacz komórki zawierające liczby sprzedanych samochodów (C2:N51). Punkty 2 4 wykonuj dodając kolejne warunki. 2. Sformatuj czcionką czerwoną na żółtym tle wszystkie zaznaczone komórki, których wartość jest pomiędzy a Sformatuj czcionką pogrubioną, czarną na jasnozielonym tle wszystkie komórki, których wartość jest mniejsza od Sformatuj białą czcionką na czarnym tle komórki, których wartość jest większa od miliona (zamiast wpisywać bezpośrednio w regule, wpisz tę wartość do komórki Q2 i w samej regule daj tylko odwołanie do komórki Q2). Efekt działania formatowania warunkowego powinien przypominać to, co pokazuje Rysunek 4. 2/9

3 Rysunek 4 Efekt działania formatowania warunkowego. Teraz spróbujemy użyć formatowania warunkowego, którego nie znajdziemy w Excelu starszym niż wersja Najpierw wyczyść istniejące formatowanie warunkowe (Narzędzia główne Style Formatowanie warunkowe Wyczyść reguły Wyczyść reguły z całego arkusza). 2. Zaznacz komórki zawierające liczby sprzedanych samochodów (C2:N51). 3. Przejrzyj efekty formatowania warunkowego z grup: Paski danych, Skale kolorów, Zestawy ikon. Zwróć uwagę, że w każdej z tych grup dostępna jest opcja Więcej reguł 4. Gdy skończysz przyglądaniu się efektom, wyczyść formatowanie warunkowe z całego arkusza. 3/9

4 3 Sortowanie UWAGA! Sortowanie tylko jednej lub paru kolumn zamiast całej tabeli doprowadzi do tego, że część danych przemieści się, a część pozostanie na swoim miejscu. Czy tak powinno być? Wyobraź sobie, do czego doprowadziłoby na liście studentów posortowanie imion, gdyby kolumna z nazwiskami w tym czasie była wyłączona z obszaru sortowania. Wykonaj następujące 5 niezależnych sortowań (to jest każdy punkt 1 5 traktuj jako zadanie posortowania tabeli A1:N51 nie przejmując się tym, że za każdym razem dane są układane na nowo to tylko ćwiczenie) w arkuszu samochody: Wiersz 1 traktujemy jako nagłówek danych. Jeśli kursor znajduje się na którejś z komórek z danymi, to włączenie sortowania spowoduje automatyczne zaznaczenie całego zakresu i wybranie 1. wiersza jako nagłówka. 1. Posortuj dane alfabetycznie względem kolumny z nazwą koncernu i regionu sprzedaży. 2. Posortuj dane od największej wartości do najmniejszej wg sprzedaży w lipcu. 3. Posortuj dane od najmniejszej wartości do największej wg sprzedaży w grudniu. 4. Posortuj dane koncernu Citroen, tak aby ułożone były od największej do najmniejszej wg sprzedaży w marcu (nic złego się nie stanie, jeśli przy okazji posortują się i inne marki aut). 5. Posortuj rosnąco dane o sprzedaży koncernu Volkswagen względem sprzedaży w czerwcu (zadanie bardzo podobne do poprzedniego). 4/9

5 4 Sumy częściowe (Konspekt) Program Microsoft Excel może automatycznie obliczyć sumy częściowe (w starszych wersjach: sumy pośrednie) i końcowe wartości znajdujących się na liście. Podczas wstawiania automatycznych sum częściowych program Microsoft Excel tworzy konspekt listy, co umożliwia wyświetlanie i ukrywanie wierszy szczegółów dla każdej sumy częściowej. Aby wstawić sumy częściowe, należy najpierw posortować listę, tak aby wiersze, dla których mają zostać obliczone sumy częściowe, zostały pogrupowane razem. Potem można już obliczyć sumy częściowe dla każdej kolumny zawierającej liczby. W tym zadaniu będziemy chcieli dowiedzieć się, ile wynosi łączna sprzedaż (suma) każdej z marek na wszystkich rynkach w każdym z 12 miesięcy. Następnie podsumujemy dane stosując funkcję liczącą średnią, a potem wartość maksymalną. W tym celu wykonaj następujące polecenia: 1. Posortuj ponownie dane o sprzedaży aut by były ułożone według marki, a następnie (w ramach tego samego sortowania) wg regionu sprzedaży. 2. Na podstawie danych w tabeli wyświetl sumy częściowe z regionów dla każdego koncernu pokazujące sumę sprzedanych aut w każdym z miesięcy. Osiągniesz to ustawiając w oknie sum częściowych (Dane Konspekt Suma częściowa) następujące dane: Dla każdej zmiany w: marka Użyj funkcji: Suma Dodaj sumę częściową do: styczeń, luty, marzec, kwiecień, maj, czerwiec lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad, grudzień Zamień bieżące sumy częściowe: włączone Podział strony pomiędzy grupami: wyłączone Podsumowanie poniżej danych: włączone Rysunek 5 Ustawienia i efekt działania sum częściowych. 3. Zwiń sumy częściowe (użyj mechanizmu suwaków, który pojawił się przy lewej krawędzi okna), by widoczne było tylko podsumowanie poszczególnych marek oraz całości sprzedaży. 5/9

6 Jeśli Excel zacznie niektóre liczby wyświetlać w postaci 2E+06 lub podobnej, to znaczy, że kolumna jest zbyt wąska, by wyświetlić wartość w zapisie normalnym i zamiast tego stosowany jest format naukowy. Wystarczy rozszerzyć kolumnę, by przywrócić normalne wyświetlanie. 4. Spróbuj przekopiować otrzymaną listę do Arkusz2. Jaki jest efekt? 5. Przekopiuj sumy pośrednie do Arkusz2 w taki sposób, aby w wierszach znalazły się wartości z poszczególnych miesięcy (czyli obrócone o 90 względem danych źródłowych), jak na ilustracji poniżej (podczas wklejania danych niech wybrana będzie komórka A1): UWAGA! Będziesz musiał(a) wykorzystać umiejętnie techniki zaznaczania zakresów komórek (zaznaczanie pojedynczych wierszy z użyciem klawisza Control ) oraz opcję Wklej specjalnie z zaznaczonymi opcjami: Wartości oraz Transpozycja. Podczas zaznaczania pierwszego wiersza nie przyciskaj jeszcze klawisza Control. 6. Zmień nazwę Arkusz2 na wyniki. 7. Wróć do arkusza samochody. Każ teraz za pomocą narzędzia sum częściowych Excelowi obliczyć wartości średnie sprzedaży w poszczególnych miesiącach dla każdego z koncernów (zamiast sum, jak poprzednio wystarczy zmienić jedną opcję w Sumach pośrednich). 8. Otrzymane sumy pośrednie skopiuj do arkusza wyniki, by znalazły się za kolumnami z sumami marek (na prawo od nich). 9. Skopiuj do arkusza wyniki wartości maksymalne sprzedaży koncernów z poszczególnych miesięcy (za kolumnami z wartościami średnimi, tj. na prawo od poprzednich danych). Wpierw, rzecz jasna, trzeba te wartości maksymalne uzyskać za pomocą narzędzia sum częściowych. 5 Filtrowanie danych 5.1 Filtr prosty (Autofiltr) 1. Wróć do arkusza samochody i wyłącz funkcję Suma częściowa. 2. Korzystając z funkcji Filtruj (symbol lejka, w starszych wersja MS Excel Autofiltr) zobacz, sprzedaż których marek samochodów we Włoszech w grudniu mieściła się w przedziale pomiędzy a /9

7 3. Wyniki autofiltru skopiuj i wklej do Arkusz3. 4. Wyłącz autofiltr (duży symbol lejka). 5.2 Filtr zaawansowany 5. Na podstawie tabeli sprzedaży koncernów samochodowych (arkusz samochody) wykonaj filtrowanie zaawansowane, tak aby obok lub poniżej tabeli znalazły się informacje o koncernach, których sprzedaż na Ukrainie w lipcu była mniejsza od 2000, a w grudniu mniejsza od W tym celu do dowolnych komórek w arkuszu musisz wpisać zakres kryteriów filtrowania (obok pokazano kryteria wpisane do komórek Q5:S6). Zakres listy to oczywiście kompletne dane o sprzedaży samochodów. Pole Kopiuj do określa lewy górny róg tabeli, która pojawi się jako efekt filtrowania. 6. Wynik zapytania (filtru) przekopiuj do Arkusz3 poniżej wyników z autofiltru. 7. Sprawdź, co się stanie, jeśli warunek <10000 przeniesiesz o jeden wiersz niżej i zmienisz zakres kryteriów filtru tak, aby obejmowały i ten warunek (czyli, w opisanym tu przykładzie, Q5:S7). 8. Przemianuj Arkusz3 na filtry. 6 Wykresy 1. Utwórz kolejny arkusz w ramach skoroszytu. Wklej tam dane dotyczące sprzedaży marki Citroen w każdym z 5 regionów sprzedaży w styczniu i lutym (jak widać poniżej). 2. Każ Excelowi narysować wykres kołowy pokazujący sprzedaż marki Citroen w poszczególnych krajach w styczniu (tzn. wycinki koła oznaczają kraje). 3. Niech tytuł wykresu brzmi: Sprzedaż aut Citroen w styczniu. 4. Niech legenda do wykresu znajduje się po jego lewej stronie. 5. Niech na wykresie znajdą się wartości procentowe umieszczone na środku wycinków koła. 7/9

8 6. Jeśli chcesz, możesz zmienić domyślne kolory wycinków koła. Efekt może wyglądać tak: Sprzedaż aut Citroen w styczniu Austria Francja Niemcy Ukraina Włochy 12% 9% 12% 8% 59% 7. Zmień typ wykresu na słupkowy i pozbądź się legendy z obszaru wykresu. Co stało się z procentami? 8. Posortuj dane źródłowe wykresu tak, by na górze wykresu znalazł się najdłuższy słupek, a na dole najkrótszy (skorzystaj z sortowania danych źródłowych, czyli znajdujących się w komórkach). 9. Pozbądź się z wykresu danych z Francji bez usuwania danych o Francji z komórek (zobacz, co dzieje się z komórkami źródłowymi, gdy zaznaczasz słupki danych). 10. Zmień skalę na osi, by minimum wynosiło 0, maksimum: 25000, jednostka główna: 5000, jednostka pomocnicza: Niech liczby pokazujące sprzedaż przy słupkach będą wyrównane do końca wewnętrznego. 12. Do wykresu dodaj słupki odpowiadające sprzedaży w lutym. 13. Zmień nazwę wykresu na Sprzedaż aut Citroen. 14. Każ Excelowi automatycznie dopasować ekstrema osi oraz jednostki: główną oraz pomocniczą (czyli przełącz w opcjach osi je na pozycję Automatycznie). 15. Zmniejsz szerokość przerwy między parami słupków różnych krajów na 50%, a nakładanie serii (w starszej wersji Excela: zakładkę) na -10%. 16. Zamień kolejność serii, by słupki oznaczające luty były niżej niż styczniowe. 17. Zmień wygląd słupków oznaczających luty, by efekt ich wypełnienia stanowił obraz car_icon.gif (dostępny w materiałach pomocniczych na stronie WWW). 18. Zamień układ danych, by słupki oznaczały kraje, a na osi wymienione były miesiące. W tym celu jeszcze raz będzie trzeba zaznaczyć dane źródłowe wykresu. 19. Włącz pokazywanie legendy. Sprzedaż aut Citroen Włochy Ukraina Niemcy Austria luty styczeń /9

9 7 Praca domowa PODSTAWY INFORMATYKI laboratorium Wykonane ćwiczenia z poprzednich stron odeślij na adres prowadzącego laboratorium. 8 Pytania sprawdzające wiedzę i umiejętności Sprawdź, czy potrafisz odpowiedzieć na poniższe pytania. Pomocą, poza wykonanymi ćwiczeniami, służy też polecana niżej literatura. 1. Jak skorzystać z formatowania warunkowego, by zmieniał się wygląd komórki zależnie od jej zawartości? 2. Jak skorzystać z formatowania warunkowego, by na podstawie zawartości jednej komórki zmieniał się wygląd innej komórki? 3. Jak można zarządzać (zmieniać, usuwać) już istniejącym formatowaniem warunkowym na poziomie komórki, arkusza i skoroszytu? 4. Co jest celem sortowania danych? 5. O czym należy pamiętać określając zakres danych, które mają być posortowane? 6. Czym się różni sortowanie wielopoziomowe od jednopoziomowego? 7. Czy można w Excelu sortować dane nie według kolumn, ale według wierszy? Jak to zrobić? 8. Po co i jak stosuje się sumy częściowe? 9. Jak zaznacza się, kopiuje i wkleja w Excelu wiele obszarów komórek jednocześnie? 10. Co w narzędziu Wklej specjalnie oznaczają różne metody wklejania (Wszystko, Formuły, Wartości ), operacje (Dodaj, Odejmij ) oraz polecenia (Pomijaj puste, Transpozycja)? 11. Do czego służy filtrowanie danych? 12. Jeśli mielibyśmy w arkuszu listę zawierającą w jednej z kolumn imiona osób, to w jaki sposób za pomocą filtra prostego moglibyśmy wyświetlić tylko kobiety, zakładając w uproszczeniu, że wszystkie żeńskie i tylko żeńskie imiona kończą się na literę a? A jak przy tych samych założeniach uzyskać listę wyłącznie mężczyzn? (Możesz do prób wykorzystać listę studentów opublikowaną na witrynie wydziałowej.) 13. Jak w filtrze zaawansowanym uzyskać koniunkcję warunków, a jak alternatywę? 14. Z jakich elementów składa się wykres i do czego one służą? 15. W jaki sposób ustawia się, by Excel sam dobrał skale osi? 16. który typ wykresu jest najlepszy do rysowania funkcji matematycznych jednej zmiennej? Dlaczego? 17. W jaki sposób stosowanie wykresów trójwymiarowych zwiększa czytelność prezentowanych danych? 9 Literatura Kopiowanie i przenoszenie danych: Filtrowanie, sortowanie i warunkowe formatowanie danych: Sumy częściowe (konspekty): John Walkenbach. Excel 2007 PL. Biblia. Helion, Gliwice 2007, s Wykresy: John Walkenbach. Excel 2007 PL. Biblia. Helion, Gliwice 2007, s Jinjer Simon. Excel. Profesjonalna analiza i prezentacja danych. Helion, Gliwice 2006, s /9