1SBDPXOJLCJVSPXZ [BXÍET[LPMOZ5FDIOJLQSBDCJVSPXZDI 1SBDPXOJDZCJVSPXJ

Transkrypt

1 1SBDPXOJLCJVSPXZ [BXÍET[LPMOZ5FDIOJLQSBDCJVSPXZDI 1SBDPXOJDZCJVSPXJ

2 Publikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Sektorowy Program Operacyjny Rozwój Zasobów Ludzkich, projekt Opracowanie i upowszechnienie krajowych standardów kwalifikacji zawodowych. KRAJOWY STANDARD KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH Pracownik biurowy (zawód szkolny: Technik prac biurowych) (419101) Autorzy mgr Donata Andrzejczak Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych nr 5, Łódź mgr Beata Rzeźnik Zespół Szkól Ponadgimnazjalnych nr 5, Łódź Konsultant ds. metodologii mgr Bożena Miazek Studex Poland Ltd. Sp. z o.o., Łódź Recenzenci dr Radosław Knap Szkoła Wyższa Pawła Włodkowica, Płock mgr Ewa Kawczyńska-Kiełbasa Zespół Szkół nr 1 im J.St. Cezaka, Zgierz Ewaluatorzy zewnętrzni mgr Teresa Bogusławska Zespół Szkół nr 1 im J.St. Cezaka, Zgierz mgr Mariola Orlińska IMPALL Sp. z o.o., Łódź mgr Zofia Sepkowska Polskie Towarzystwo Ekonomiczne, Oddział Łódź Komisja zatwierdzająca mgr Mirosław Janicki przewodniczący Polskie Towarzystwo Ekonomiczne, Łódź mgr Elżbieta Czarnul Wojewódzki Urząd Pracy, Łódź mgr Kazimierz Jurak P.P.H.U. FEDRA, Łódź mgr Anna Mozalewska Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Oddział Łódź mgr Michał Szalewski Zespół Szkół nr 1 im J.St. Cezaka, Zgierz Copyright by Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, 2007 ISBN [129] Wydawnictwo Instytutu Technologii Eksploatacji PIB Radom, ul. K. Pułaskiego 6/10, tel. (048) , fax (048) instytut@itee.radom.pl 2

3 SPIS TREŚCI Wstęp Podstawy prawne wykonywania zawodu Syntetyczny opis zawodu Stanowiska pracy Zadania zawodowe Składowe kwalifikacji zawodowych Korelacja między zadaniami zawodowymi a składowymi kwalifikacji zawodowych Kwalifikacje ponadzawodowe Specyfikacja kwalifikacji ogólnozawodowych, podstawowych i specjalistycznych dla zawodu

4 Wstęp Gospodarka oparta na wiedzy i współczesny rynek pracy potrzebują instrumentów wspierających rozwój zasobów ludzkich. W związku z tym duże nadzieje wiąże się z ustanowieniem norm kwalifikacyjnych, które pozwoliłyby z jednej strony zwiększyć przejrzystość kwalifikacji zawodowych potrzebnych gospodarce, a z drugiej strony mogłyby być wykorzystywane do poprawy jakości kształcenia i doskonalenia zawodowego w systemie szkolnym i pozaszkolnym. Podstawę prawną tworzenia w Polsce systemu krajowych standardów kwalifikacji zawodowych stanowi Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2004 r. Nr 99, poz z późn. zm.), w której określono m.in. (Art. 4), że: Minister właściwy do spraw pracy realizuje zadania na rzecz rynku pracy przez dążenie do uzyskania wysokiego poziomu i rozwoju zasobów ludzkich, w szczególności przez: prowadzenie badań i analiz rynku pracy, ustalanie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy, koordynowanie opracowywania standardów kwalifikacji zawodowych dla zawodów występujących w klasyfikacji zawodów i specjalności oraz prowadzenie baz danych o standardach kwalifikacji. W Polsce nadzorem i koordynacją opracowywania standardów kwalifikacji zawodowych o randze krajowej zajmuje się Departament Rynku Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Będą one uaktualniane okresowo w miarę potrzeb i zmian w wykonywaniu zawodu. Zbiór sukcesywnie opracowywanych krajowych standardów kwalifikacji zawodowych jest udostępniany w internetowej bazie danych, założonej na serwerze Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej Opis standardu zawiera następujące elementy: 1. Podstawy prawne wykonywania zawodu (zawierają przepisy związane ściśle z wykonywaniem zawodu). 2. Syntetyczny opis zawodu. 3. Wykaz stanowisk pracy z przyporządkowaniem do pięciu poziomów kwalifikacji. 4. Wykaz zadań zawodowych. 5. Wykaz składowych kwalifikacji zawodowych. 6. Zbiory umiejętności, wiadomości i cech psychofizycznych pracownika przyporządkowane do: pięciu poziomów kwalifikacji zawodowych, grup kwalifikacji: ponadzawodowych, ogólnozawodowych, podstawowych i specjalistycznych. W obecnym stanie prawnym standardy kwalifikacji zawodowych nie są obligatoryjnym dokumentem. Aktualnie opracowane standardy funkcjonują na zasadzie dokumentu rekomendowanego przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej i mogą być wykorzystywane przez zainteresowane osoby i instytucje do różnych celów, np. poradnictwa zawodowego, dostosowania ofert pracy do kwalifikacji 4

5 osób poszukujących pracy, oceny luki kwalifikacyjnej osób bezrobotnych i poszukujących pracy, opracowania programów staży i praktyk zawodowych w ramach przygotowania zawodowego, przygotowania podstaw programowych kształcenia w zawodzie, programów kształcenia i doskonalenia zawodowego. Model krajowych standardów kwalifikacji zawodowych przedstawia rys. 1. KLASYFIKACJA ZAWODÓW I SPECJALNOŚCI Standard kwalifikacji dla zawodu 1 Standard kwalifikacji dla zawodu 2! Nazwa zawodu zgodnie z klasyfikacją! Słownik pojęć! Podstawy prawne wykonywania zawodu! Syntetyczny opis zawodu! Stanowiska pracy! Zadania zawodowe! Składowe kwalifikacji zawodowych! Specyfikacja kwalifikacji zawodowych według grup i poziomów: POZIOM 1 Standard kwalifikacji dla zawodu 3 Standard kwalifikacji dla zawodu 4 ponadzawodowe ogólnozawodowe podstawowe specjalistyczne POZIOM 2 umiejętności wiadomości cechy psychofizyczne ponadzawodowe kolejne zawody... ogólnozawodowe podstawowe umiejętności wiadomości cechy psychofizyczne specjalistyczne (itd....) POZIOM 5 ponadzawodowe ogólnozawodowe podstawowe umiejętności wiadomości cechy psychofizyczne specjalistyczne Rys. 1. Model krajowych standardów kwalifikacji zawodowych 5

6 * * * Krajowy standard kwalifikacji zawodowych powstaje w oparciu o analizę zawodu, która polega na wyodrębnieniu zakresów pracy w zawodzie oraz typowych zadań zawodowych Z-n (n = 1, 2, 3 ). Przyjęto, że zakres pracy ma odpowiadać potrzebom rynku pracy, tzn. powinna istnieć możliwość zatrudnienia pracownika w danym zakresie pracy, na jednym lub kilku stanowiskach. Zakresom prac przyporządkowano tzw. składowe kwalifikacji zawodowych K-i (i = 1, 2, 3 ). Każdej składowej kwalifikacji zawodowych przyporządkowano co najmniej jedno (najczęściej kilka) zadań zawodowych. Korelację między zadaniami zawodowymi a składowymi kwalifikacji zawodowych przedstawia tabela 2 opisu standardu. W kolejnym kroku analizy każde zadanie zawodowe rozpisane zostało na zbiory: umiejętności, wiadomości i cech psychofizycznych. W grupie kwalifikacji podstawowych dla zawodu i specjalistycznych poszczególnym umiejętnościom, wiadomościom i cechom psychofizycznym przyporządkowano oznaczenia tych składowych kwalifikacji zawodowych K-i, w których dana umiejętność, wiadomość i cecha jest wykorzystywana. W grupie kwalifikacji ogólnozawodowych i ponadzawodowych nie indeksuje się umiejętności, wiadomości i cech psychofizycznych symbolami K-i, gdyż z definicji są one przypisane do wszystkich składowych kwalifikacji zawodowych K-i. Rysunek 2 przedstawia etapy analizy zawodu. ZAWÓD ZAKRES PRACY (SKŁADOWA KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH) ZADANIE ZAWODOWE UMIEJĘTNOŚCI WIADOMOŚCI CECHY PSYCHOFIZYCZNE Rys. 2. Etapy analizy zawodu Zbiory umiejętności, wiadomości i cech psychofizycznych przypisane zostały do czterech grup kwalifikacji: ponadzawodowych, ogólnozawodowych, podstawowych dla zawodu i specjalistycznych, które różnią się zasięgiem i stopniem ogólności. Kwalifikacje ponadzawodowe opisane są zbiorami umiejętności, wiadomości i cech psychofizycznych wspólnych dla branży lub sektora gospodarki, w której zawód funkcjonuje (np. branża budowlana, informatyczna). Kwalifikacje ponadzawodowe obejmują także kwalifikacje kluczowe, które definiuje się jako wspólne dla wszystkich zawodów. Kwalifikacje ogólnozawodowe są wspólne dla wszystkich zakresów pracy w zawodzie, czyli dla tzw. składowych kwalifikacji 6

7 zawodowych K-i. Kwalifikacje podstawowe dla zawodu są charakterystyczne dla jednej lub kilku (ale nie wszystkich) składowych kwalifikacji zawodowych. Kwalifikacje specjalistyczne także są charakterystyczne dla jednej lub kilku (ale nie wszystkich) składowych kwalifikacji zawodowych, ale ponadto są to umiejętności, wiadomości i cechy psychofizyczne rzadziej występujące w zawodzie, które wykonuje stosunkowo mała grupa pracowników wyspecjalizowanych w dość wąskiej działalności w ramach zawodu. Rysunek 3 przedstawia zasięg poszczególnych rodzajów kwalifikacji zawodowych. W Krajowym Standardzie Kwalifikacji Zawodowych zdefiniowano pięć poziomów kwalifikacji. Uporządkowanie kwalifikacji zawodowych według poziomów ma na celu ukazanie złożoności pracy, stopnia trudności i ponoszonej odpowiedzialności. Zasadą było niemieszanie ze sobą dwóch kwestii: wykształcenia towarzyszącego zdobywaniu kwalifikacji zawodowych oraz umiejętności wymaganych do wykonywania pracy na typowych stanowiskach pracy w zakładach pracy. Przyjęto nadrzędność wymagań stawianych pracownikom na stanowiskach pracy nad wymaganiami określonymi w podstawach programowych kształcenia w zawodzie i wynikającymi z nich wymaganiami programów nauczania oraz wymaganiami zewnętrznych egzaminów potwierdzających kwalifikacje zawodowe. GOSPODARKA (Klasyfikacja zawodów i specjalności) BRANŻA (SEKTOR GOSPODARKI) ZAWÓD Kwalifikacje ogólnozawodowe Kwalifikacje ponadzawodowe ZAKRES PRACY (SKŁADOWA KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH) ZADANIE ZAWODOWE Kwalifikacje podstawowe i specjalistyczne Kwalifikacje podstawowe i specjalistyczne Kwalifikacje kluczowe (np. porozumiewanie się w języku obcym, umiejętność wyszukiwania i przetwarzania informacji, przedsiębiorczość, umiejętność pracy zespołowej itp.) Rys. 3. Zasięg rodzajów kwalifikacji zawodowych Na poziomie pierwszym umieszcza się umiejętności towarzyszące pracom prostym, rutynowym, wykonywanym pod kierunkiem i pod kontrolą przełożonego. Najczęściej jest to praca wykonywana indywidualnie. Do wykonywania pracy na poziomie pierwszym wystarcza przyuczenie. Osoba wykonująca pracę ponosi za nią indywidualną odpowiedzialność za działania zawinione. 7

8 Poziom drugi wymaga samodzielności i samokontroli przy wykonywaniu typowych zadań zawodowych. Pracownik potrafi pracować w zespole pod nadzorem kierownika zespołu. Ponosi indywidualną odpowiedzialność za działania zawinione. Na poziomie trzecim kwalifikacji zawodowych pracuje pracownik, który wykonuje złożone zadania zawodowe. Złożoność zadań generuje konieczność posiadania umiejętności rozwiązywania nietypowych problemów towarzyszących pracy. Pracownik potrafi kierować małym, kilku- lub kilkunastoosobowym zespołem pracowników. Ponosi odpowiedzialność zarówno za skutki własnych działań, jak i za działania kierowanego przez siebie zespołu. Poziom czwarty wymaga od pracownika umiejętności wykonywania wielu różnorodnych, często skomplikowanych i problemowych zadań zawodowych. Zadania te mają charakter techniczny, organizacyjny i specjalistyczny oraz wymagają samodzielności powiązanej z poczuciem ponoszenia wysokiej osobistej odpowiedzialności. Pracownik musi potrafić kierować zespołami średniej i dużej liczebności, od kilkunastu do kilkudziesięciu osób, podzielonymi na podzespoły. Poziom piąty reprezentują pracownicy, którzy kierują organizacjami i podejmują decyzje o znaczeniu strategicznym. Potrafią diagnozować, analizować i prognozować złożoną sytuację gospodarczą i ekonomiczną oraz wdrażać swoje pomysły do praktyki organizacyjnej i gospodarczej. Są w pełni samodzielni, działający w sytuacjach przeważnie problemowych, ponoszący odpowiedzialność i ryzyko wynikające z podejmowanych decyzji i działań. Pracownicy ci ponoszą także odpowiedzialność za bezpieczeństwo i rozwój zawodowy podległych im osób i całej organizacji. 8

9 1. Podstawy prawne wykonywania zawodu 1 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.). Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2006 r., Nr 121, poz. 844). Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 253, poz z późn. zm.). Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (Dz. U. Nr 86, poz. 959 z późn. zm.). Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 z późn. zm.). Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.). Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 8 lutego 1999 r. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.). Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225, poz. 1635). Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973). Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (MP Nr 4, poz. 31). Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z dnia 23 października 1998 r. Nr 129, poz. 858 z późn. zm.) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2005 r. w sprawie postępowania z dokumentami związanymi z dokonywaniem niektórych czynności regulowanych ustawą o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. z 2005 r. Nr 242, poz. 2041). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. z 2005 r. Nr 165, poz. 1373). 1 Stan prawny na dzień 31 marca 2007 r. 9

10 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z dnia 16 lutego 2005 r. Nr 28, poz. 240). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowanego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 165, poz. 1373). Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375). Branżowe instrukcje kancelaryjne. 2. Syntetyczny opis zawodu Pracownik biurowy jest zawodem uniwersalnym, ponieważ prace biurowo- -administracyjne, jako funkcje usługowe, występują w różnym zakresie, w każdym przedsiębiorstwie i instytucji. Pracownicy zatrudnieni w biurze posiadają umiejętność gromadzenia, przetwarzania, analizowania informacji oraz prawidłowego wnioskowania. Do realizacji tego zadania wykorzystują nowoczesny sprzęt biurowy oraz komputery wyposażone w gotowe pakiety oprogramowania użytkowego i narzędziowego. Do podstawowych zadań zawodowych pracowników biurowych należy sporządzanie wszelkiego rodzaju sprawozdań, protokołów i notatek służbowych dla udokumentowania podejmowanych działań i zaistniałych zdarzeń w przedsiębiorstwie, prowadzenie korespondencji w języku polskim i obcym, dbałość o wewnętrzną koordynację przepływu informacji i dokumentacji oraz wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości w obiegu dokumentów. Pracownicy biurowi sporządzają dokumentację kancelaryjno-biurową oraz finansowo-księgową. Ich zadaniem jest także bieżąca, sprawna realizacja prac administracyjno-biurowych oraz kreowanie pozytywnego wizerunku firmy w kontaktach z klientem zewnętrznym, a także dbałość o właściwą atmosferę i organizację pracy. Od pracowników biurowych wymaga się umiejętności obsługi urządzeń biurowych takich, jak telefony, telefaksy, teleksy, komputer itp. Pracownik biurowy wykazuje się dużą samodzielnością i odpowiedzialnością w działaniu. Dąży do samodoskonalenia i podnoszenia kwalifikacji zgodnie z polityką firmy, w której jest zatrudniony. Od pracowników zatrudnionych w biurze wymaga się wysokiej kultury osobistej, umiejętności jasnego formułowania przekazu, znajomości zasad komunikacji werbalnej i niewerbalnej, zasad negocjacji, dokładności w wykonywaniu powierzonych zadań, odpowiedzialności oraz lojalności. Większość działań wymaga także dużej systematyczności oraz odporności na stres. Pracownik biurowy powi- 10

11 nien mieć również zdolność koncentracji uwagi, logicznego rozumowania, analizowania oraz umiejętności organizacyjne. Ponadto ze względu na rozwijającą się współpracę międzynarodową wymagane jest, aby biegle posługiwał się co najmniej jednym językiem obcym w mowie i piśmie. Pracownicy biurowi pracują w pomieszczeniach biurowych przy stanowiskach wyposażonych w komputery i nowoczesne urządzenia biurowe. Praca wykonywana jest najczęściej w systemie jedno- lub dwuzmianowym. Pracownicy biurowi zatrudniani są na różnych stanowiskach pracy jako specjalista do spraw osobowych, referent w biurze obsługi klienta, specjalista do spraw zaopatrzenia i sprzedaży, specjalista ds. planowania i organizacji pracy, referent w dziale księgowości oraz kierownik ds. administracyjno-gospodarczych. 3. Stanowiska pracy Tabela 1. Przyporządkowanie stanowisk pracy do poziomów kwalifikacji zawodowych Poziom kwalifikacji Typowe stanowiska pracy zawodowych 1 * ) 2 * ) 3 Referent. 4 5 * ) Specjalista. Kierownik. * ) Nie zidentyfikowano w badaniach. UWAGI Dla stanowisk pracy specjalista i kierownik występuje specjalizacja w zakresie pracy biurowej, np. specjalista do spraw, kierownik działu 4. Zadania zawodowe Z-1. Organizowanie pracy własnej zgodnie z zasadami ergonomii, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej i ochrony środowiska. Z-2. Przyjmowanie i obsługiwanie interesantów. Z-3. Organizowanie spotkań z kontrahentami, pracownikami i klientami oraz innych prac związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Z-4. Zapewnianie przepływu informacji i dokumentów wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Z-5. Redagowanie korespondencji biurowej w języku polskim i obcym. Z-6. Prowadzenie dokumentacji prawnej i spraw kancelaryjno-biurowych organizacji zgodnie z przyjętym systemem kancelaryjnym. Z-7. Sporządzanie umów, dokumentacji spraw kancelaryjno-biurowych, pracowniczej oraz finansowej związanej z działalnością jednostki gospodarczej. Z-8. Przechowywanie i archiwizowanie informacji, dokumentów oraz akt spraw. 11

12 Z-9. Tworzenie i prowadzenie bazy danych kontrahentów. Z-10. Kierowanie zespołem pracowników administracyjno-biurowych. Z-11. Dokonywanie samooceny jakości wykonywanych zadań zawodowych. 5. Składowe kwalifikacji zawodowych K-1. Organizowanie pracy w biurze. K-2. Organizowanie przepływu informacji. K-3. Organizowanie prac związanych z konserwacją sprzętu, urządzeń i pomieszczeń. K-4. Prowadzenie dokumentacji kancelaryjno-biurowej oraz finansowo-księgowej i pracowniczej. K-5. Obsługiwanie interesantów. K-6. Obsługiwanie urządzeń biurowych. K-7. Kontrolowanie efektywności pracy. 6. Korelacja między zadaniami zawodowymi a składowymi kwalifikacji zawodowych Tabela 2. Korelacja między zadaniami zawodowymi a składowymi kwalifikacji zawodowych Zadania Składowe kwalifikacji zawodowych zawodowe K-1 K-2 K-3 K-4 K-5 K-6 K-7 Z-1 X X X X Z-2 X X X X X Z-3 X X X X X X X Z-4 X X X X X X X Z-5 X X X Z-6 X X X Z-7 X X X X Z-8 X X X Z-9 X X X X Z-10 X X X X X Z-11 X X X 12

13 7. Kwalifikacje ponadzawodowe UWAGA: Kwalifikacje na poziomie wyższym zawierają kwalifikacje z poziomów niższych Tabela 3. Przyporządkowanie kwalifikacji ponadzawodowych do poziomów kwalifikacji Poziom kwalifikacji Kwalifikacje ponadzawodowe zawodowych UMIEJĘTNOŚCI 1 * ) 2 * ) Organizuje stanowisko pracy zgodnie z zasadami bhp, przeciwpożarowymi, ergonomii i ochrony środowiska. Kształtuje estetykę własnego miejsca pracy. Komunikuje się ze współpracownikami i kontrahentami bezpośrednio lub z wykorzystaniem środków technicznych. Dzieli się doświadczeniem zawodowym z innymi członkami zespołu pracowniczego. Motywuje siebie i innych członków zespołu do efektywnej, odpowiedzialnej 3 i bezpiecznej pracy. Przygotowuje bieżące i okresowe informacje dotyczące realizacji zadań oraz sprawozdania z wykonanej pracy. Stosuje przepisy prawne niezbędne do realizacji zadań zawodowych. Korzysta z różnych źródeł informacji (literatura krajowa i zagraniczna, Internet). Przestrzega zasad etyki zawodowej. Przestrzega zasad kultury pracy. Tworzy atmosferę współpracy, zaufania i akceptacji. Udziela pomocy przedmedycznej. Planuje wyposażenie stanowisk pracy. Określa zakres obowiązków dla poszczególnych pracowników i zespołów. Planuje pracę własną i podległych pracowników. Opracowuje harmonogramy prac. Kieruje zespołem pracowników. Stosuje odpowiednie metody motywacyjne. Dokonuje oceny pracy zespołu oraz wykorzystuje wnioski do doskonalenia pracy zespołu. 4 Analizuje i rozwiązuje konflikty w grupie pracowniczej. Wykorzystuje umiejętności negocjacyjne w rozwiązywaniu problemów pracowniczych. Odpowiada za przestrzeganie przepisów oraz zasad bhp, ochrony przeciwpożarowej i ochrony środowiska oraz wydaje stosowne polecenia. Kształtuje zasady kultury pracy. Tworzy klimat zaufania i bezpieczeństwa w środowisku pracy. Wyznacza cele zawodowe oraz określa sposoby ich realizacji. 5 * ) 1 * ) 2 * ) WIADOMOŚCI 13

14 Poziom kwalifikacji Kwalifikacje ponadzawodowe zawodowych Podstawy organizacji pracy. Zasady organizacji pracy biurowej. Praca w zespole pracowniczym. Podstawowe zagadnienia z zakresu humanizacji pracy. Techniki komunikowania się. Zasady sporządzania dokumentacji biurowej. 3 Planowanie pracy. Techniki i technologie informacyjne. Zasady etyki zawodowej. Zasady współżycia społecznego. Przepisy bhp, ochrony przeciwpożarowej i ochrony środowiska na poziomie umożliwiającym sprawowanie nadzoru. Zasady i metody udzielania pomocy przedmedycznej. Organizacja stanowisk pracy oraz pracy zespołów pracowniczych. Znajomość ergonomii. Struktura organizacyjna firmy. Kierowanie zespołami pracowników. Proces pracy. Podstawy psychologii i socjologii pracy. Sposoby motywowania pracowników. 4 Metody oceniania pracowników. Metody rozwiązywania problemów w zespołach pracowniczych. Techniki negocjacji. Techniki komunikacji interpersonalnej w kierowaniu i zarządzaniu. Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej i ochrony środowiska na poziomie kierownika organizacji. Elementy zarządzania strategicznego. 5 * ) CECHY PSYCHOFIZYCZNE 1 * ) 2 * ) Ostrość wzroku. Dobra pamięć. Podzielność uwagi. Zdolność współpracy w zespole. Spostrzegawczość. 3 Cierpliwość. Systematyczność. Wytrwałość. Dokładność. Kultura osobista. Wyobraźnia i myślenie twórcze. Uzdolnienia organizacyjne. 4 Operatywność i skuteczność. Odpowiedzialność za innych. 5 * ) * ) Nie zidentyfikowano w badaniach. 14

15 8. Specyfikacja kwalifikacji ogólnozawodowych, podstawowych i specjalistycznych dla zawodu UWAGA: Kwalifikacje na poziomie wyższym zawierają kwalifikacje z poziomów niższych Nie zidentyfikowano. POZIOM 1 Nie zidentyfikowano. POZIOM 2 Umiejętności POZIOM 3 Kwalifikacje ogólnozawodowe Sporządza pisma w edytorze tekstu. Oznacza dokumenty symbolami komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Prowadzi i oznacza teczki akt. Obsługuje nowoczesne środki łączności. Prowadzi korespondencję elektroniczną w języku polskim. Wyszukuje informacje dotyczące kontrahentów i konkurentów, korzystając z zasobów Internetu i innych źródeł. Tworzy i aktualizuje bazy danych. Stosuje przepisy prawa dotyczące ochrony danych osobowych. Wyszukuje, przechowuje i aktualizuje posiadane akty prawne. Porządkuje i zabezpiecza dane oraz programy na komputerze. Niszczy dokumenty, które utraciły ważność. Kreuje wizerunek przedsiębiorstwa. Mierzy efektywność działań własnych zgodnie z przyjętymi procedurami. Weryfikuje działania zawodowe zgodnie z wynikami badań. Wiadomości Zasady sporządzania pism w edytorze tekstu. Zasady znakowania dokumentacji biurowej. 15

16 Zasady sporządzania dokumentów. Komputerowe programy do prowadzenia korespondencji biurowej. Zasady użytkowania urządzeń łączności. Źródła pozyskiwania informacji. Komputerowe programy bazodanowe. Przepisy prawa dotyczące ochrony danych osobowych. Zasady zabezpieczania dokumentów. Public relations. Mierzenie efektywności działań na poszczególnych stanowiskach pracy. Cechy psychofizyczne Koncentracja uwagi. Zdolność nawiązywania kontaktów. Dyspozycyjność. Samokontrola. Umiejętności Kwalifikacje podstawowe dla zawodu Organizuje sposób przepływu informacji i dokumentów pomiędzy stanowiskami pracy i komórkami organizacyjnymi (K-1, K-2, K-4, K-5, K-6). Sporządza pisma w języku polskim z uwzględnieniem zasad korespondencji służbowej (K-1, K-4, K-5, K-6). Sporządza w języku polskim umowy cywilnoprawne i handlowe, dotyczące współpracy z kontrahentami (K-1, K-4, K-5, K-6). Zakłada dziennik korespondencji (K-1, K-4, K-6). Przyjmuje korespondencję przychodzącą i ewidencjonuje ją w dzienniku (K-1, K-4, K-6). Rozdziela korespondencję zgodnie z przyjętym obiegiem dokumentów (K-1, K-4, K-6). Przyjmuje i ewidencjonuje korespondencję wychodzącą (K-1, K-4, K-6). Wysyła korespondencję oraz prowadzi książkę nadawczą pism poleconych (K-1, K-4, K-6). Kompletuje i porządkuje akty prawne i dokumenty przedsiębiorstwa (K-1, K-4, K-6). Segreguje dokumenty według kategorii archiwalnych (K-1, K-4, K-6). Archiwizuje dokumenty i akty spraw (K-1, K-4, K-6). Przechowuje pisma zgodnie z instrukcją kancelaryjną (K-1, K-4, K-6). Sporządza dokumenty finansowe i księgowe (K-1, K-4, K-5, K-6). Sporządza dokumenty dotyczące pracowników przedsiębiorstwa (K-1, K-4, K-5, K-6). 16

17 Przygotowuje informacje i dokumenty niezbędne do przeprowadzenia spotkań służbowych (K-2, K-4, K-5, K-6, K-7). Tworzy zestawienia w arkuszach kalkulacyjnych (K-1, K-4, K-6). Sporządza zamówienia dotyczące artykułów biurowych (K-1, K-3, K-4, K-6). Wiadomości Obieg dokumentów i informacji w przedsiębiorstwie (K-1, K-2, K-4, K-5, K-6). Zasady korespondencji służbowej (K-1, K-4, K-5, K-6). Przepisy prawa dotyczące umów handlowych i cywilnoprawnych (K-1, K-4, K-5, K-6). Zasady prowadzenia dziennika korespondencji (K-1, K-4, K-6). Zasady sporządzania dokumentów i rejestru wydruków (K-1, K-4, K-5, K-6). Kategorie archiwalne (K-1, K-4, K-6). Zasady archiwizowania dokumentów i danych komputerowych (K-1, K-4, K-6). Przepisy prawa dotyczące okresu przechowywania dokumentacji (K-1, K-4, K-6). Instrukcja kancelaryjna (K-1, K-4, K-6). Regulacje prawne dotyczące sporządzania dokumentów finansowych i księgowych (K-1, K-4, K-5, K-6). Arkusz kalkulacyjny (K-4, K-6). Dokumenty pracownicze (K-4, K-5, K-6). Zasady prowadzenia teczek akt osobowych (K-4, K-5, K-6). Procedury zamówień wyposażenia biura (K-1, K-3). Cechy psychofizyczne Uzdolnienia rachunkowe (K-1, K-4, K-5, K-6). Odpowiedzialność (K-2, K-4, K-5, K-7). Samodzielność (K-1, K-4, K-5, K-6). Umiejętności Kwalifikacje specjalistyczne dla zawodu Zabezpiecza, dostarcza dokumenty tajne i poufne (K-1, K-4, K-6). Zabezpiecza pieniądze przechowywane w przedsiębiorstwie (K-1, K-4, K-6). Prowadzi korespondencję elektroniczną w języku obcym (K-2, K-4, K-5, K-6). Sporządza pisma w języku obcym z uwzględnieniem zasad korespondencji służbowej (K-2, K-4, K-5, K-6). Prowadzi rozmowy i negocjacje z klientami w języku polskim (K-1, K-2, K-5, K-6, K-7). Obsługuje spotkania służbowe (K-1, K-2, K-4, K-5, K-6, K-7). Dokonuje samokontroli na stanowisku pracy zgodnie z przyjętymi procedurami jakości pracy (K-1, K-5, K-7). 17

18 Wiadomości Procedury dotyczące pism tajnych i poufnych (K-1, K-4, K-6). Zasady przechowywania pieniędzy (K-1, K-4, K-6). Zasady redagowania korespondencji w języku obcym (K-2, K-4, K-5, K-6). Zasady etykiety (K-2, K-4, K-5, K-6). Cechy psychofizyczne Dykcja (K-2, K-5, K-6, K-7). Łatwość wypowiadania się w mowie i piśmie (K-1, K-4, K-6). Zdolność przekonywania i negocjowania (K-2, K-5, K-7). Potrzeba samodoskonalenia (K-1, K-5, K-7). Umiejętności POZIOM 4 Kwalifikacje ogólnozawodowe Dokonuje wyboru kontrahentów na podstawie analizy dostępnych informacji. Analizuje dane dotyczące konkurentów. Przetwarza i dokonuje wymiany informacji zawartych w bazach danych. Dobiera zespoły pracownicze. Wdraża procedury zapewnienia jakości pracy. Wiadomości Analiza treści i obsługa baz danych. Kryteria oceny kontrahentów i konkurentów. Zasady doboru grup zadaniowych. Zasady podziału pracy. Harmonogram pracy. Regulamin pracy. Normy zapewnienia jakości pracy. Cechy psychofizyczne Zdolności kierownicze. Zdolność podejmowania szybkich i trafnych decyzji. Praworządność. Empatia. Gotowość do wprowadzania zmian. 18

19 Umiejętności Kwalifikacje podstawowe dla zawodu Sporządza umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne dotyczące zatrudnienia (K-1, K-4, K-5, K-6). Sporządza świadectwa pracy (K-1, K-4, K-5, K-6). Ustala harmonogram spotkań z kontrahentami, pracownikami i klientami (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5, K-6). Określa zakres współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi w przedsiębiorstwie (K-1, K-2, K-4, K-5, K-7). Planuje przebieg narad, spotkań i konferencji (K-1, K-2, K-5, K-7). Sporządza raporty i sprawozdania (K-1, K-4, K-6). Sprawdza poprawność dokumentów pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym (K-1, K-5, K-7). Analizuje sprawność opracowywania dokumentów i równomiernego ich obiegu (K-1, K-2, K-5, K-7). Opracowuje procedury dotyczące zapewnienia jakości świadczonych usług (K-1, K-7). Monitoruje poziom jakości pracy biura (K-1, K-7). Kontroluje przebieg realizacji świadczonych usług biurowych (K-1, K-7). Wiadomości Zasady sporządzania umów cywilnoprawnych, handlowych i o pracę (K-1, K-4, K-5, K-6). Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę (K-1, K-4, K-5, K-6). Zarządzanie czasem pracy (K-1, K-7). Struktura organizacyjna w przedsiębiorstwie (K-1, K-2, K-4, K-5, K-7). Organizacja narad, spotkań i konferencji (K-1, K-2, K-5, K-7). Zasady sporządzania raportów i sprawozdań (K-1, K-4, K-6). Kontrola formalna i merytoryczna dokumentów (K-1, K-5, K-7). Systemy kontroli jakości pracy (K-1, K-7). Mierzenie jakości pracy (K-1, K-7). Cechy psychofizyczne Zdolności analityczne (K-2, K-4, K-7). Odporność na działanie pod presją czasu (K-2, K-4, K-5). Odporność emocjonalna i zrównoważenie (K-2, K-5). 19

20 Umiejętności Kwalifikacje specjalistyczne dla zawodu Sporządza w języku obcym umowy cywilnoprawne i handlowe dotyczące współpracy z kontrahentami (K-1, K-4, K-5, K-6). Prowadzi rozmowy i negocjacje z klientami w języku obcym (K-1, K-2, K-4, K-5, K-6). Nadzoruje realizację prac na stanowiskach administracyjno-biurowych (K-1, K-2, K-4, K-7). Analizuje ilość i rodzaj skarg dotyczących pracy pracowników biurowych (K-1, K-7). Analizuje sposoby rozpatrywania skargi i ich wpływ na efektywność działań przedsiębiorstwa (K-1, K-7). Analizuje możliwości doskonalenia pracy biura (K-1, K-7). Wiadomości Regulacje prawne dotyczące sporządzania umów cywilnoprawnych i handlowych z kontrahentami zagranicznymi (K-1, K-4, K-5, K-6). Zasady negocjacji z kontrahentami zagranicznymi (K-1, K-2, K-4, K-5, K-6). Procedura obsługi klientów i kontrahentów (K-1, K-7). Systemy kontroli efektywności pracy (K-1, K-7). Analiza efektywności pracy przedsiębiorstwa (K-1, K-7). Normy ISO (K-1, K-7). Cechy psychofizyczne Elastyczność i otwartość na zmiany (K-1, K-2, K-5, K-7). Niezależność (K-1, K-2, K-4, K-5, K-6). Nie zidentyfikowano. POZIOM 5 20