Praktyczne doświadczenia po roku stosowania przepisów Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta Łodzi

Transkrypt

1 Praktyczne doświadczenia po roku stosowania przepisów Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta Łodzi IX Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

2 Urząd Miasta Łodzi 1) realizuje zadania miasta na prawach powiatu zadania gminy i powiatu, 2) liczba stanowisk pracy ok. 2000, 3) ok. 20 lokalizacji na terenie miasta, w tym jedna główna kompleks budynków, 4) liczba komórek organizacyjnych 32 Wg stanu na dzień 20 stycznia 2011 r. wydziały i biura oraz Wg stanu na dzień 30 kwietnia 2012 r. 7 departamentów 37 wydziałów i biur 5 delegatur Urzędu Miasta Łodzi realizujących sprawy bezpośredniej obsługi mieszkańców 3 samodzielne komórki organizacyjne 2 samodzielne komórki organizacyjne duża organizacja o złożonej strukturze organizacyjnej i bardzo dużej liczbie zadań o zróżnicowanym charakterze 2

3 Zadania wynikające z IK 20 stycznia 2011 r. Wydział Organizacyjny Wydział Informatyki Wydział Obsługi Administracyjnej Oddział ds. Organizacji Urzędu Miasta Nadzór nad IK Oddział ds. Elektronicznego Urzędu POD, epuap, EAP, podpis elektroniczny Oddział Archiwum Zakładowe Wydział Organizacyjny Od 16 sierpnia 2011 r. Oddział ds. Elektronicznego Urzędu - zarządzanie dokumentacją elektroniczną i papierową Współpraca, uzgodnienia, konsultacje, wymiana informacji 3

4 Dobre praktyki w UMŁ WSPARCIE PRACOWNIKÓW podstawa szkolenia, wsparcie telefoniczne, konsultacje, uzgodnienia, weryfikacja dokumentacji, strona w sieci Intranet, kontrole w wydziałach, pisma oraz e zawierające wytyczne wysyłane przez KCK do wszystkich pracowników UMŁ 4

5 5

6 6

7 Próba uporządkowania dokumentacji w UMŁ 7 10 czerwca 2012

8 Nowe podejście do przygotowania wyciągów z JRWA dla komórek organizacyjnych Urzędu 2012r. Wyciąg z JRWA zawiera: Symbol Hasło Kategoria Uszczegółowienie/ Rodzaj dokumentacji Obowiązkowe 8

9 9

10 10

11 Nad wszystkim czuwa koordynator czynności kancelaryjnych ZARZĄDZENIE Nr 383/W/11 PREZYDENTA MIASTA ŁODZI z dnia 15 grudnia 2011 r. w sprawie wyznaczenia w Urzędzie Miasta Łodzi koordynatora czynności kancelaryjnych Funkcję koordynatora pełni Zastępca Dyrektora Wydziału Organizacyjnego. W czasie nieobecności lub niemożności pełnienia obowiązków przez koordynatora czynności kancelaryjnych jego obowiązki wykonuje Kierownik Oddziału ds. Elektronicznego Urzędu w Wydziale Organizacyjnym. W UMŁ koordynatora czynności kancelaryjnych wspierają pracownicy 11 Oddziału ds. Elektronicznego Urzędu

12 Koordynator czynności kancelaryjnych - przepisy prawa a praktyka Praca koordynatora Często zbyt niskie umocowanie powoduje, iż koordynator nie ma przełożenia - wpływu na prawidłowość postępowania z dokumentacją funkcja zobowiązuje ale nie uprawnia 12

13 Utrudnienia we wdrażaniu i stosowaniu IK w UMŁ 1.Czynnik ludzki brak wiedzy nt. Instrukcji kancelaryjnej (nieświadome przypisywanie symboli i haseł klasyfikacyjnych, nieuwzględnianie kategorii archiwalnych, nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji spraw). 2.Istotne zmiany organizacyjne w ciągu roku w ciągu roku dokumentacja jednej sprawy mogła być kilka razy przenoszona do nowych teczek z uwagi na nowe oznaczenia komórek organizacyjnych. 13

14 Reorganizacja Struktura dwustopniowa przed: r. Wydziały, Delegatury, Biura Samodzielne komórki organizacyjne Oddziały Referaty Zespoły Samodzielne stanowiska pracy 14

15 Reorganizacja r. Struktura od r. Departamenty Wydziały, Biura Samodzielne komórki organizacyjne Oddziały (równorzędne komórki organizacyjne) Zespoły Samodzielne stanowiska pracy Referaty 15

16 Reorganizacja zmiana znaków: Dotychczasowe oznaczenie komórki organizacyjnej w znaku sprawy: Or-VI Oznaczenie Wydziału, Delegatury, Biura Oznaczenie komórki wewnętrznej Nowe oznaczenie komórki organizacyjnej w znaku sprawy: DO Or VI B Oznaczenie Departamentu Oznaczenie Wydziału, Biura, Samodzielnej komórki organizacyjnej Oznaczenie wewnętrznej komórki organizacyjnej (COM) Oznaczenie Referatu 16

17 REORGANIZACJA c.d. Z dniem 2 listopada 2011 r. część zadań geodezji przejął Łódzki Ośrodek Geodezji wraz z pracownikami zatrudnionymi w Urzędzie Miasta Łodzi obsługującymi przekazane zadania. Przekazanie dokumentacji spraw niezakończonych Urząd Miasta Łodzi Łódzki Ośrodek Geodezji Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji. Rozporządzenie nie określa wymagań w zakresie dotyczącym reorganizacji podmiotu, w wyniku której akta spraw zostają przekazane do jednostki organizacyjnej miasta. 17

18 1. Reorganizacja c.d. Z dniem 29 marca 2012 r. zmiany w strukturze wraz ze zmianą lokalizacji Oznaczenie komórki organizacyjnej w znaku sprawy: DO Or VI B Oznaczenie Departamentu symbol dwuliterowy Oznaczenie Referatu Nowe oznaczenie komórki organizacyjnej w znaku sprawy: DOA Or VI Oznaczenie Departamentu symbol trzyliterowy 18

19 Najważniejsza zmiana w organizacji likwidacja delegatur UMŁ Delegatura Łódź-Bałuty Delegatura Łódź-Górna Delegatura Łódź- Śródmieście Delegatura Łódź-Polesie Delegatura Łódź-Widzew COM Łódź-Bałuty Wydział Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami COM Łódź-Śródmieście COM Łódź-Widzew COM Łódź- Górna COM Łódź-Polesie Wydział Organizacyjny Wydział Finansowy Wydział Księgowości Wydział Urbanistyki i Architektury Wydział Budynków i Lokali Biuro Rozwoju Przedsiębiorczości Wydział Majątku Miasta Wydział Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa Wydział Spraw Obywatelskich Wydział Gospodarki Komunalnej Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa 19 Biuro ds. Jednostek Pomocniczych

20 Reorganizacja a problemy IK 1. Przekazywanie akt spraw pomiędzy komórkami/ jednostkami 2. Archiwizacja akt spraw 3. Przeznakowanie akt spraw niezakończonych 4. Stosowania właściwych znaków spraw (pisma na współpracę rozpoczęte przed reorganizacją) Przed reorganizacją Po reorganizacji Znak sprawy: DO-Or-I Pismo wysłane do kilku komórek współpracujących przed reorganizacją DO-Or-I DOA-Or-IV Odpowiedzi pisma ze znakiem: DO-Or-I lub bez znaku 20

21 Zależność między hasłami wykorzystywanymi i niewykorzystywanymi w UMŁ Stan na czerwiec 2011 r. Liczba haseł JRWA niewykorzystywanych w UMŁ Liczba haseł JRWA wykorzystywanych w UMŁ (27%) (73%) 21

22 Zależność między hasłami wykorzystywanymi i niewykorzystywanymi w UMŁ Stan na marzec 2012 r. Liczba haseł JRWA niewykorzystywanych w UMŁ Liczba haseł JRWA wykorzystywanych w UMŁ % % 22

23 Biuro Architekta Miasta Biuro Kontroli i Skarg Biuro Prezydenta Biuro ds. Inwestycji Biuro ds. Polityki Bezpieczeństwa Biuro ds. Promocji Zatrudnienia Biuro Informacji i Komunikacji Biuro Miejskiego Rzecznika Biuro Partnerstwa i Funduszy Biuro Prawne Biuro Promocji, Turystyki i Biuro Rady Miejskiej Biuro Rozwoju Przedsiębiorczości i Delegatura Łódź Bałuty Delegatura Łódź Górna Delegatura Łódź Polesie Delegatura Łódź Śródmieście Delegatura Łódź Widzew Oddział Audytu Wewnętrznego Oddział BHP Oddział Obsługi Piotrkowskiej Wydział Budynków i Lokali Wydział Budżetu Wydział Edukacji Wydział Finansowy Wydział Geodezji, Katastru i Wydział Gospodarki Komunalnej Wydział Gospodarowania Majątkiem Wydział Informatyki Wydział Księgowości Wydział Kultury Wydział Obsługi Administracyjnej Wydział Ochrony Środowiska i Wydział Organizacyjny Wydział Praw Jazdy i Rejestracji Wydział Sportu Wydział Spraw Społecznych Wydział Urbanistyki i Architektury Wydział Zamówień Publicznych Wydział Zarządzania Kryzysowego i Wydział Zdrowia Publicznego Stan na czerwiec 2011 r. 200 Liczba wykorzystywanych haseł JRWA w podziale na komórki organizacyjne i kategorie archiwalne Kategoria archiwalna A,B Kategoria archiwalna Bc czerwca 2012

24 Stan na marzec 2012 r czerwca 2012

25 Rejestr przesyłek wpływających, w tym problematyka rejestrowania wpływów pomiędzy komórkami organizacyjnymi 20 różnych lokalizacji 25

26 Rejestr przesyłek wychodzących dodatkowe obciążenie pracą e, formularze elektroniczne, odbiory osobiste, doręczenia przez gońców - dowody potwierdzenia w aktach sprawy (A, B ) rejestr przesyłek wychodzących (B5) 26

27 Poszukiwanie haseł worków Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania gminy i jej jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym - kat. A służąca do bieżącej wymiany korespondencji z jednostkami podległymi, instytucjami, spółkami w różnych sprawach 27

28 Poszukiwanie haseł worków W załączniku nr 2 do rozporządzenia istnieją klasy końcowe o haśle Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne. - kat. A - potencjalna teczka umożliwiająca gromadzenie śmieci lub spraw dla innych haseł; - służąca do korespondencji z Janem Kowalskim odnośnie wyjaśnienia czegoś, dokumentów potrzebnych, informacji, instytucji, w danej sprawie itp. niekoniecznie adekwatna do nazwy np. pisma informacyjne, pisma do wiadomości, wyjaśnienia i opinie w różnych sprawach 28

29 Spostrzeżenia w zakresie JRWA od 3130 do 3138 OPŁATY Opłaty B Podatki i opłaty publiczne B Opłaty za gospodarcze korzystanie ze środowiska 6725 Roszczenia ( ) w tym opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości B10 BE Opłaty za użytkowanie wieczyste B5 29

30 EGZEKUCJA I WINDYKACJA 076 Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności BE Egzekucja administracyjna prowadzona przez podmiot B Egzekucja administracyjna prowadzona przez inne organy egzekucyjne B Windykacja należności B5 827 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej B Windykacja i egzekucja nienależnie pobranej zaliczki alimentacyjnej 8313 Egzekucja zaliczki alimentacyjnej od dłużników alimentacyjnych B5 B Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego 8325 Egzekucja świadczeń z funduszu alimentacyjnego B10 B czerwca 2012

31 INWESTYCJE - wątpliwości za dużo haseł? 7010 Planowanie inwestycji komunalnych A 7011 Przygotowanie inwestycji komunalnej BE Opiniowanie i zatwierdzanie inwestycji komunalnych BE Realizacja i odbiór inwestycji BE Ewidencja inwestycji komunalnych A 31

32 Wątpliwości za mało haseł działalność bieżąca OSP 5540 Programowanie i analizowanie działalności straży pożarnej 5541 Popularyzacja ochrony przeciwpożarowej A 5542 Szkolenia strażaków BE Wyposażenie w sprzęt służb przeciwpożarowych B10 A skierowania na badania lekarskie notatki z udziału w próbnych ewakuacjach wypłata ekwiwalentu za udział w działaniach ratowniczych lub szkoleniach członka OSP, listy imienne uprawnionych umowy z przekazania sprzętu porozumienia między gminami, pisma w sprawie przeprowadzenia remontu i konserwacji sprzętu, korespondencja w sprawach merytorycznych, inwestycje 32

33 Wątpliwości jakie hasła? 1. Problematyka konkursów w różnych dziedzinach np. dotacje na zadania związane z remontami i konserwacją zabytków, na zadania związane z ochroną środowiska 2. Zamiany nieruchomości oraz bieżące informacje o stanie prawnym nieruchomości 3. Przekazywanie środków finansowych Policji 33

34 Problematyka podpisywania pism przeznaczonych do wysyłki elektronicznej Teoria: Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej. 2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący: 1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej; 2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy). Praktyka: 1) podpisywanie pism papierowych i załączanie skanów do i 2) odpowiedź w treści a podpis klawiaturowy 34

35 Urząd Miasta Łodzi jest urzędem tradycyjnym Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla Urzędu Miasta Łodzi jest system tradycyjny (papierowy) wprowadzony zarządzeniem Nr 320/W/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 14 października 2011 r. Od listopada 2011 r. w UMŁ obowiązują wyjątki od systemu tradycyjnego - określone w załączniku Nr 1 do ww. zarządzenia. Dokumentowanie spraw dla wyjątków prowadzone jest w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), którego rolę w Urzędzie Miasta Łodzi pełni Podsystem Obiegu Dokumentów (POD). 35

36 System wdrożony przed wejściem w życie nowej IK - charakterystyka systemu POD System : 1. Dostosowany do zmian w JRWA wersjonowanie JRWA, 2. Dostosowany do znakowania spraw (separatory, symbole komórek organizacyjnych, tworzenie podteczek ) elastyczna struktura, 3. Umożliwia rejestrowanie przesyłek wpływających i wychodzących, 4. Umożliwia tworzenie akt spraw, 5. Dokumentuje przebieg załatwiania spraw historia pisma, historia sprawy, 6. Umożliwia tworzenie pism bezpośrednio w aplikacji w formie dokumentów elektronicznych, 7. Umożliwia wykonywanie czynności kancelaryjnych: dekretacji, akceptacji, podpisywania pism (modyfikacja podpisywania załączników), 8. Umożliwia przenoszenie spraw - wiązanie akt spraw. 36

37 Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw prowadzone w POD Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej 015 Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania 0146 Doskonalenie systemu zarządzania jakością BE Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością 0632 Planowanie w komórkach organizacyjnych BE Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów 1334 Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów A B5 BE5 142 Ochrona danych osobowych BE10 B Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej 2402 Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach 2601 Zaopatrzenie materiałowe B5 A BE Oszacowanie wartości i wycena nieruchomości A 10 czerwca 2012

38 Wdrażanie wyjątków - praktyka 1. Bezpośrednie konsultacje z punktami kancelaryjnymi oraz z kancelarią Urzędu 2. Bieżąca informacja pisma, e, konsultacje telefoniczne 3. Strona w sieci Intranet 4. Zwrot papieru w punktach kancelaryjnych dla spraw procedowanych wewnątrz Urzędu jako wyjątki 38

39 Symbol klasyfikacyjny Statystyka spraw prowadzonych wyłącznie elektronicznie w okresie od 2 listopada 2011 r. do 30 kwietnia 2012 r. Hasło klasyfikacyjne Kat. arch. Liczba zarejestrowanych spraw Łącznie Usprawnianie organizacji urzędów, A wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania 0146 Doskonalenie systemu zarządzania BE jakością 0147 Prowadzenie i koordynacja działań w B systemie zarządzania jakością 0632 Planowanie w komórkach BE organizacyjnych 1333 Użytkowanie i utrzymanie systemów BE oraz programów 1334 Ustalanie uprawnień dostępu do B danych i systemów 142 Ochrona danych osobowych BE Obsługa merytoryczna Biuletynu A Informacji Publicznej 2402 Szkolenia organizowane we własnym BE zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach 2601 Zaopatrzenie materiałowe B Oszacowanie wartości i wycena A nieruchomości 10 czerwca 2012 Łącznie

40 POD jest system wykorzystywanym przez wiele komórek organizacyjnych pomocniczo Wystarczy na bieżąco prowadzić sprawy w POD, uzupełniać wszystkie metadane, aby móc wygenerować za pomocą kilku kliknięć: Rejestr pism przychodzących, Spis spraw, Metryki spraw, Inne rejestry, wyszukiwania 40

41 Metryka 41

42 PRZYKŁAD Szczególne wykorzystanie POD dla wniosków o udostępnienie informacji publicznej Udostępnianie informacji publicznej jest procedowane papierowo, ale na mocy zarządzenia PMŁ wnioski powinny być obowiązkowo zarejestrowane w POD dzięki temu wnioski i odpowiedzi zostają automatycznie odnotowane w centralnym repertorium wniosków o udostępnienie informacji publicznej Nadzór nad udostępnianiem informacji publicznej 42

43 Rejestry pomoc użytkownika - statystyki DAR-UA-I-II-III - Decyzje o pozwoleniu na budowę DAR-UA-I-II-III - Decyzje o pozwoleniu na rozbiórkę DAR-UA-I-II-III - Odwołania DAR-UA-I-II-III - Wnioski o zarejestrowanie dziennika budowy/rozbiórki DAR-UA-I-II-III-IV - Postanowienia DAR-UA-I-II-III-IV - Skargi DAR-UA-I-II-III-IV - Wnioski o pozwolenie na budowę i rozbiórkę DAR-UA-IV - Rejestr wniosków o wydanie zaświadczenia o samodzielności lokalu DAR-UA-IV - Rejestr zaświadczeń o samodzielności lokali DAR-UA-IV - Zgłoszenia DAR-UA-V - Decyzje o pozwoleniu na budowę DAR-UA-V - Decyzje o pozwoleniu na rozbiórkę DAR-UA-V - Decyzje o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego DAR-UA-V - Decyzje o warunkach zabudowy DAR-UA-V - Decyzje o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej DAR-UA-V - Odwołania do SKO DAR-UA-V - Postanowienia DAR-UA-V - Skargi do WSA DAR-UA-V - Wnioski o pozwolenie na rozbiórkę DAR-UA-V - Wnioski o pozwolenie na budowę DAR-UA-V - Wnioski o ustalenie warunków zabudowy DAR-UA-V - Wnioski o ustaleniu lokalizacji celu publicznego DAR-UA-V - Wnioski o zezwolenie na realizację inwestycji drogowej DAR-UA-V - Zgłoszenia DAR-UA-VI-VII-VIII-IX-X - Decyzje celu publicznego DAR-UA-VI-VII-VIII-IX-X - Decyzje o warunkach zabudowy DAR-UA-VI-VII-VIII-IX-X - Odwołania DAR-UA-XI - Postanowienia podziałowe DAR-UA-VI-VII-VIII-IX-X-XI - Postanowienia Urbanistyki DAR-UA-VI-VII-VIII-IX-X - Wnioski o cel publiczny DAR-UA-XI - Wnioski o podział DAR-UA-VI-VII-VIII-IX-X - Wnioski o warunki zabudowy 43

44 Problematyka systemów dedykowanych Wiele systemów EZD? Integracja EZD z systemami dedykowanymi? Dostosowanie systemów do wymogów IK 44

45 Dekretacje Dekretacja zastępcza Dekretacja zastępcza adnotacja umieszczana na piśmie lub dołączona do pisma, odzwierciedlająca treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzona podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo Urząd Miasta Łodzi obecnie integruje konto poczty elektronicznej uml@uml.lodz.pl z systemem EZD. Niektóre a będę dokumentami w sprawach prowadzonych papierowo. Zakłada się jednak, iż będą one rozdzielane i dekretowane w systemie EZD (dla spraw papierowych system pomocniczy). Dopiero pracownik prowadzący sprawę wydrukuje z systemu historię dekretacji i dołączy do dokumentu, którego te dekretacje dotyczą. 45

46 Składy Składy Chronologiczny Przesyłki wpływające o pełnym odwzorowaniu cyfrowym o częściowym odwzorowaniu cyfrowym Przesyłki wychodzące - drugi egzemplarz pisma wychodzącego (jeżeli został wykonany) Informatycznych nośników danych nośniki, z których skopiowano do EZD przesyłkę w całości, nośniki, z których skopiowano do EZD przesyłkę częściowo Odwzorowania cyfrowe dla pism wewnętrznych, niebędących przesyłkami, stanowiących część akt sprawy prowadzonej w systemie EZD Przykład szkolenia w systemie EZD - lista obecności podpisywana odręcznie. Gdzie ją przechowywać? 46

47 Składy nośników 1. Składy nośników istnieją bez względu na wybór systemu 2. Problemy: - realizacja umów a nośniki zawierające projekty, filmy, zdjęcia, oprogramowanie, itp. - nośniki danych w ofertach składanych w procedurach zamówień publicznych (art Zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność) 3. Rejestracja nośników w systemie ułatwienie dla UMŁ 47

48 Kreatywność urzędnika Kombinowanie urzędnicza logika ABC IV /2012 Symbol wydziału Symbol Oddziału Symbol klasyfikacyjny z JRWA Nr sprawy w 2011 r. Nr sprawy w 2012 r. Oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła Oznaczenie roku bieżącego 48

49 Przywiązanie do numeru Przywiązanie do numeru podteczki zdaniem niektórych numer podteczki przypisany do grupy spraw nie powinien się zmieniać w latach następnych - problem z zapamiętaniem numeru podteczki 49

50 KONTAKT Dziękuję za uwagę Jolanta Rybińska Tel. (42)