Kiedy pojawiają się zatory płatnicze, przydatny jest elektroniczny indykator.

Transkrypt

1 Kiedy pojawiają się zatory płatnicze, przydatny jest elektroniczny indykator. Dożyliśmy czasów, kiedy każdy każdemu siedzi w kieszeni. Nierozliczone faktury piętrzą się, zatory płatnicze rosną, księgowość traci nerwy, wszyscy myślą, że to już koniec. Ekonomiści ostrzegają, że najgorszą rzeczą w takiej sytuacji jest brak działania w oczekiwaniu, że klient zapłaci. Kiedy pojawiają się zatory płatnicze, menedżerowie zaczynają poszukiwać sposobów na usprawnienie zarządzania windykacją długów. Przedsiębiorca ma do dyspozycji szereg sposobów działania, między innymi: rozmowy telefoniczne, monitowanie, zerwanie kontaktów handlowych i w ostateczności wytoczenie sprawy sądowej dłużnikowi lub odsprzedanie wierzytelności. Zarządzanie długami jest proste, jednak tylko w przypadku firmy małej, mającej kilku kontrahentów. W takiej organizacji osoba odpowiedzialna za windykację lub sam przedsiębiorca może cały ten proces objąć pamięcią i kontrolować. W gąszczu dat Sytuacja komplikuje się w organizacjach obsługujących wielu kontrahentów. Proces windykacji w takich firmach to prawdziwy gąszcz dat, kwot należności, wielu umów i zdarzeń związanych z windykacją, które w równej mierze są ważne dla powodzenia całego postępowania. Duża złożoność takiego procesu powoduje znaczy wzrost kosztów jego obsługi. W takim 1 / 7

2 przypadku może nas ocalić wyłącznie dobrze zaprojektowane i wdrożone rozwiązanie informatyczne. Windykacja w księgowości System wspierający windykację musi być częścią składową programu księgowego, a jego mechanizm powinien być zaprojektowany tak, aby sprostać rosnącym potrzebom. Z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem bardzo ważnym elementem, na który należy zwrócić uwagę wybierając system, jest dostępność danych o windykacji. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest instalacja zintegrowanego rozwiązania informatycznego, w którym funkcjonalność windykacyjna stanowi część modułu księgowego. Zaletą takiego umiejscowienia oprogramowania jest możliwość przekazania kompetencji windykacyjnych samodzielnemu pracownikowi lub pozostawienie ich w gestii księgowości. Integracja wszystkich danych w systemie zarządzania pozwala na automatyczne przekazywanie istotnych informacji o zadłużeniu klientów do aplikacji CRM, modułów magazynowych i analitycznych. Bardzo ważną cechą oprogramowania windykacyjnego jest możliwość dostosowania go do zmieniających się potrzeb organizacji. Polityka windykacyjna ewoluuje wraz ze wzrostem firmy oraz formalizowaniem obowiązujących w niej procedur. Dobre oprogramowanie powinno być na tyle elastyczne, aby uwzględniać wzrost i umożliwić w razie potrzeby wprowadzenie wewnętrznych norm jakościowych. 2 / 7

3 Równie ważną zmienną jest możliwość działania oprogramowania windykacyjnego w wielooddziałowej konfiguracji i analiza firmy w rozbiciu na podmioty. Delikatna sprawa System windykacji należności powinien współgrać nie tylko z naszą wewnętrzną organizacją, na przykład księgowością... Windykacja bowiem to przede wszystkim dziedzina bardzo delikatna, wymagająca od nas stanowczości z jednej strony oraz dużej znajomości kontrahenta z drugiej. Z tego powodu jedną z ważniejszych dziedzin zarządzania relacjami z klientami (CRM) jest właśnie wypracowanie procedur kontroli płatności. Osiągamy je dzięki wytworzeniu takich relacji z klientami, dzięki którym respektują oni pożądaną dyscyplinę płatności. Oprogramowanie windykacyjne powinno pomóc nam osiągnąć taki efekt. Przede wszystkim program powinien pozwalać użytkownikowi samodzielnie różnicować klientów według wybranych zmiennych, np. obrotów, typów umów, czasu współpracy, charakterystyki płatności, przynależności do segmentów rynku itp. Zdefiniowane schematy powinny być zapamiętane przez system i gotowe do wielokrotnego użycia. Dobrych relacji z kontrahentami nigdy nie ułożymy bez szczegółowej wiedzy o nich. Dlatego program windykacyjny powinien automatycznie rejestrować nowych klientów, przyporządkowując ich do odpowiednich grup. Dzięki temu windykator będzie dysponował pełną historią płatności firmy wraz możliwością wglądu w charakter poszczególnych kontaktów. 3 / 7

4 Takie śledzenie płatności daje możliwość modyfikacji i ewolucji miejsca klienta w windykacyjnej hierarchii. W miarę wzrostu zaufania do partnera można np. wydłużać czas terminu płatności lub objąć go programem lojalnościowym. Automatyzacja procedur Każdy windykator działa z wykorzystaniem mniej lub bardziej wyraźnie wyznaczonych procedur. Mogą to być schematy grupowania klientów, sposoby i terminy rozpoczęcia postępowania windykacyjnego itp. Dla utrzymania należytego porządku oprogramowanie powinno automatycznie nadzorować ich realizację. Ma to szczególne znaczenie w przypadku działów księgowości małych przedsiębiorstw, gdzie automatyzacja nadzoru pozwala na prowadzenie windykacji bez konieczności tworzenia oddzielnych etatów. Automatyzacja działań powinna zacząć się już na poziomie pozycjonowania klientów umożliwiającego położenie w różnym stopniu nacisku na windykację. Przy obsłudze dużych grup dłużników program powinien obsługiwać korespondencję seryjną. Oczywiście najnowsze programy dysponują takimi możliwościami łącznie z przechowywaniem szablonów pism monitujących, np. przypomnień, próśb o zapłatę, monitów przedsądowych. Korespondencja powinna być generowana i przyporządkowywana na podstawie przynależności firmy do grupy kontrahentów i stanu jej zadłużenia. 4 / 7

5 Podział kompetencji Automatyzacja procesów ma pomóc, natomiast nie może stanowić niepotrzebnego balastu. Osoba nadzorująca windykację powinna dysponować możliwością ustawienia trybu monitowania, z kolei program powinien przypominać o czasie kolejnego monitowania i automatyzować druk korespondencji. Funkcja monitowania powinna być powiązana z możliwością ustawienia automatycznego blokowania kontrahenta (zawieszenia dla niego sprzedaży) w przypadku generowania monitu przedsądowego. W przypadku systemów zintegrowanych blokada może być połączona z blokadą konta i wyświetleniem takiej informacji na pulpicie zamówień handlowca. W ten sposób program może sam tworzyć czarną listę" klientów. Jednak i tu, w przypadku najbardziej opornych dłużników, windykator musi także dysponować możliwością podziału ich na grupy, na przykład na firmy, którym można sprzedawać warunkowo i którym pod żadnym pozorem sprzedawać nie należy. Przy wyborze programu należy zwrócić uwagę na to, czy program pozostawia do dyspozycji windykatora możliwość wyłączania poszczególnych klientów z grup lub konkretnych faktur. Ma to kolosalne znaczenie w momencie jednostkowego porozumienia dotyczącego spłaty należności. 5 / 7

6 Kwoty minimalne, odsetki karne W celu nieużywania energii windykatorów na błahe sprawy, program powinien dysponować funkcją ustalania poziomu kwot minimalnych lub minimalnych poziomów rozrachunków z klientem. Niemniej ważną sprawą dla zarządzania kontaktami z klientami jest przyporządkowywanie różnych kwot odsetek karnych różnym grupom klientów. Oprogramowanie windykacyjne musi pozostawiać możliwość samodzielnego definiowania tabel odsetkowych w zależności od rodzaju klienta. Automatyzacja procesu powinna występować dopiero przy wystawianiu not. Ważnym elementem, na który warto zwrócić uwagę jest możliwość obsługi umów kompensacyjnych, faktoringowych oraz sprzedaży wierzytelności. Windykator wszystko widzi! Dobra aplikacja windykacyjna oszczędza czas windykatora. Z tego powodu należy zwracać szczególną uwagę na funkcjonalność i dostęp do danych z poziomu pulpitu windykatora". Prócz standardowych informacji teleadresowych i odwołań do handlowców, pulpit powinien zapewniać m.in. dostęp do: 6 / 7

7 - analiz w podziale na datę, walutę, oddziały firmy, - analiz rozrachunków przed terminem, - analiz rozrachunków po terminie w przedziałach czasowych, - analiz poszczególnych grup kontrahentów, - analiz wstecznych płatności poszczególnych kontrahentów, - analiz salda należności, - analiz średnich płatności kontrahentów po terminie, - analiz najbardziej przeterminowanych należności metodą drill down. Z poziomu pulpitu windykator powinien dysponować mechanizmem parowania", w przypadku gdy któraś z zaksięgowanych płatności nie została rozbita na faktury. Funkcjonalność pulpitu powinna także umożliwiać zewidencjonowanie kontaktu i umowy, wysłanie korespondencji seryjnej, zablokowanie lub odblokowanie kontrahenta, sporządzenie noty odsetkowej, aktualizację danych do analizy, potwierdzenie sald. W dobie wzrastającego znaczenia internetu należy się spodziewać, że w niedługim czasie z poziomu pulpitu windykatora" będzie można automatycznie łączyć się z bazami danych o dłużnikach, np. Krajowym Rejestrem Długów i sprawdzać, czy kontrahent jest wiarygodny oraz wymieniać dane z własnych czarnych list". Z pewnością pomoże to zorientować się, z kim warto utrzymywać kontakty handlowe. 7 / 7