Załcznik nr 15 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załcznik nr 15 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1

2 Spis treci: I. ELEKTRONICZNY SYSTEM OBIEGU DOKUMENTÓW (ESOD)... 3 II. ELEKTRONICZNA SKRZYNKA PODAWCZA III. PORTAL INTERNETOWY DO ELEKTRONICZNEJ OBSŁUGI INTERESANTÓW IV. ZESTAWY DO SKŁADANIA BEZPIECZNYCH PODPISÓW ELEKTRONICZNYCH. 22 V. DEDYKOWANA INSTALACJA ZASILAJCA VI. SYSTEM OKABLOWANIA STRUKTURALNEGO KAT. 5e UTP PVC VII. SPRZT KOMPUTEROWY I OPROGRAMOWANIE VIII. ZESTAWIENIE SPRZTU

3 Przedmiotem zamówienia jest dostawa sprztu komputerowego wraz z oprogramowaniem, wdroenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów, dostawa i wdroenie zestawów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego wraz z potwierdzeniem tosamoci osób certyfikowanych (uruchomieniem punktu rejestracji u Zamawiajcego), uruchomienie elektronicznych skrzynek podawczych w jednostkach samorzdu terytorialnego z terenu Powiatu Makowskiego. Projekt obejmuje take dostaw i uruchomienie portalu internetowego do elektronicznej obsługi interesantów w: Starostwie Powiatowym w Makowie Mazowiecki, Urzdzie Miasta Maków Mazowiecki oraz Urzdzie Gminy Róan. W ramach Projektu, w Urzdzie Miejskim w Makowie Mazowieckim, Urzdzie Gminy Szelków, Urzdzie Gminy Sypniewo, Urzdzie Gminy Młynarze oraz Urzdzie Gminy Karniewo zostan wykonane sieci komputerowe i niezalene sieci zasilania w energi elektryczn; w Starostwie Powiatowym w Makowie Mazowieckim zostanie wykonana niezalena sie zasilania w energi elektryczn Przedmiotem zamówienia jest take dostawa i monta infomatu w budynku Urzdu Gminy w Róanie. I. ELEKTRONICZNY SYSTEM OBIEGU DOKUMENTÓW (kod: ESOD) Licencje na uytkowanie zintegrowanego systemu oprogramowania komputerowego do zarzdzania dokumentami dla Urzdu Miasta w Makowie Mazowieckim i innych jednostek powinny by udzielone przez wykonawc na: stanowisk jednoczenie pracujcych w sieci w Starostwie Powiatowym w Makowie Mazowieckim stanowisk jednoczenie pracujcych w sieci w Urzdzie Miasta w Makowie Mazowieckim stanowisk jednoczenie pracujcych w sieci w Urzdzie Gminy w Karniewie stanowisk jednoczenie pracujcych w sieci w Urzdzie Gminy w Krasnosielcu stanowisk jednoczenie pracujcych w sieci w Urzdzie Gminy w Młynarzach stanowisk jednoczenie pracujcych w sieci w Urzdzie Gminy w Płoniawie-Bramurach stanowisk jednoczenie pracujcych w sieci w Urzdzie Gminy w Rzewniu stanowisk jednoczenie pracujcych w sieci w Urzdzie Gminy w Sypniewie stanowisk jednoczenie pracujcych w sieci w Urzdzie Gminy w Szelkowie stanowisk jednoczenie pracujcych w sieci w Urzdzie Miasta i Gminy w Róanie. Zintegrowany System oprogramowania do zarzdzania dokumentami, korespondencj, sprawami, poleceniami oraz czasem pracy pracowników i do informacji o terminach, okrelany dalej jako SYSTEM, przeznaczony powinien by dla urzdów administracji samorzdowej i rzdowej. SYSTEM musi by oparty o rzeczowy wykaz akt, oraz instrukcj obiegu dokumentów dla organów gminnych i powiatowych, tworzc centraln, uporzdkowan baz dokumentów i informacji: pism przychodzcych i wychodzcych, polece słubowych, umów, uchwał, regulacji wewntrznych itp. SYSTEM musi umoliwia sprawny dostp do dokumentów i informacji, kontrolowa drog ich obiegu oraz stan realizacji, usprawnia obsług interesantów. System powinien rozwizywa problem przepływu informacji wewntrz Urzdu oraz pomidzy urzdem a jego otoczeniem. Budowa SYSTEMU musi zapewnia moliwo wdraania kolejnych funkcjonalnoci zgodnie ze sposobem pracy uytkowników. W kadej chwili musi by moliwe dowolne włczanie / wyłczanie poszczególnych modułów, udostpnianie funkcjonalnoci wybranym osobom. SYSTEM powinien by dostarczony w dwóch niezalenie od siebie działajcych instalacjach, gdzie na wersji testowej bdzie mona dowolnie dokonywa wszystkich czynnoci i sprawdza wszystkie nowe moliwoci Systemu. Wraz z SYSTEMEM Wykonawca zobowizany jest dostarczy niezbdn dokumentacj oprogramowania dla administratora Systemu oraz Instrukcje obsługi dla bezporednich uytkowników na stanowiskach pracy dla kadego modułu i dla kadego stanowiska. WYMAGANIA OGÓLNE DOTYCZCE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. SYSTEM musi by zgodny z nastpujcymi wymogami prawnymi: rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. nr 160, poz. 1074) z dnia 18 grudnia 1998 r. z pó niejszymi zmianami, 3

4 rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319) z dnia 22 grudnia 1999 r. z pó niejszymi zmianami, rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorzdu województwa (Dz. U. nr 160, poz. 1073) z dnia 18 grudnia 1998 r. z pó niejszymi zmianami, ustawa o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133 Poz. 883) z dnia 29 sierpnia 1997 r., rozporzdzenie ministra spraw wewntrznych i administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie okrelenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiada urzdzenia i Systemy informatyczne słuce do przetwarzania danych osobowych (DZ. U. Nr 100 Poz. 1024), ustawa o informatyzacji działalnoci podmiotów realizujcych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565) z dnia 17 lutego 2005 r. 2. SYSTEM musi posiada jednolity i przejrzysty interfejs graficzny dla kadego z modułów. 3. SYSTEM powinien w sposób czytelny pokazywa poszczególne etapy obiegu dokumentów oraz mie moliwo wprowadzenia struktury organizacyjnej urzdu (schematu organizacyjnego) 4. SYSTEM musi zawiera w pełni polskojzyczny interfejs uytkownika. 5. SYSTEM powinien by zaprojektowany w architekturze trójwarstwowej: - warstwa prezentacji, obejmujca interfejsy uytkownika klienta WWW, - warstwa aplikacji, obejmujc serwer Systemu, - warstwa danych, zawierajc serwer bazy danych. 6. SYSTEM musi zapewnia obieg dokumentów zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej stosowanej przez Zamawiajcego 7. SYSTEM powinien posiada budow modułow, umoliwiajc jego etapowe wdraanie. 8. Moduły Systemu musz w szczególnoci: umoliwia rozproszon rejestracj wszelkiej korespondencji kadego typu wpływajcej do Zamawiajcego wraz z załcznikami oraz jej automatycznym numerowaniem i asygnowaniem w postaci kodu kreskowego oraz tworzeniem raportów i zestawie umoliwia wielostronicowe skanowanie dokumentów z poziomu aplikacji oraz rejestrowanie ich formy elektronicznej umoliwia optyczne rozpoznawanie tekstu w dokumentach przechowywanych w formie graficznej i konwersj tych dokumentów do plików tekstowych (obróbka OCR) umoliwia rejestracj treci skanowanych dokumentów pod obróbce OCR umoliwia rejestracj i nadzorowanie obiegu korespondencji wewntrznej Zamawiajcego (pomidzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi) udostpnia baz nadawców i odbiorców korespondencji w celu sprawnej obsługi Systemu da moliwo wielopoziomowej dekretacji wpływajcej korespondencji z moliwoci niezalenego kierowania oryginałów dokumentów i sporzdzania dowolnej iloci ich kopii, tworzonych na dowolnym etapie ich obiegu. Kada z utworzonych kopii dokumentów powinna by nadzorowana rejestrowa kad czynno zwizan z poszczególnym dokumentem, np. w postaci historii i da moliwo szybkiego odczytania tych informacji posiada moliwo nadania polece i terminów realizacji zwizanych z korespondencj oraz ich kontroli posiada moliwo przydzielania zada samemu sobie oraz innym uytkownikom zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami oraz umoliwia nadzorowanie terminu i sposobu realizacji posiada jednolity terminarz organizacji z moliwoci wpisywania terminów i rocznic poszczególnym uytkownikom i grupom pracowników oraz ich powiadamiania wraz z potwierdzeniem posiada moliwo tworzenia i przegldania terminarzy grupowych oraz zarzdzania nimi posiada moliwo udzielania zastpstw przez pracowników i pracy w zastpstwie zapewnia jednoznaczne przypisanie odpowiedzialnoci za kady z dokumentów 9. SYSTEM musi ewidencjonowa i nadzorowa dokumenty wewntrzne jednostki Zamawiajcego wraz z ich stanami i wersjami. Powinna by moliwo odtworzenia wersji dokumentu obowizujcej w danym dniu, jeeli dokument w SYSTEMIE zmienił wersj. 10. Obsługa korespondencji wychodzcej musi by wyposaona w moliwo wykorzystania szablonów ułatwiajcych przygotowanie dokumentów. Tworzenie szablonów powinno by proste i moliwe do samodzielnego definiowania i modyfikowania przez przeszkolonego pracownika Zamawiajcego. 4

5 11. SYSTEM musi umoliwia rejestrowanie i prowadzenie spraw wraz z dokumentami zwizanymi. Powinna by moliwo kontrolowania stanu sprawy (stopnia realizacji) i poszczególnych terminów realizacji wraz z powiadamianiem o opó nieniach. Sprawy musz by trwale gromadzone w teczkach i podteczkach rzeczowego wykazu akt i udostpniane zgodnie z uprawnieniami. SYSTEM powinien da moliwo przekazywania prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia. 12. SYSTEM musi by wyposaony w wyszukiwark, która w prosty i szybki sposób znajduje odpowiednie dokumenty. Wyszukiwarka musi umoliwia zarówno przeszukiwanie metryk dokumentów, jak i treci dokumentów (plików dokumentów) w formatach przynajmniej MS Word, MS Excel i HTML. 13. Interfejs SYSTEMU powinien by oparty na przegldarce internetowej (pełna - łcznie z wprowadzaniem danych - obsługa musi by moliwa przy uyciu przegldarki). 14. Instrukcja obsługi SYSTEMU i inne jego dokumenty musz by polskojzyczne, SYSTEM musi równie mie moliwo przechowywania polskojzycznych danych. 15. Uprawnieni uytkownicy musz mie moliwo sumarycznej kontroli dotyczcej iloci korespondencji przychodzcej, terminów realizacji i przydzielonych zada poszczególnych uytkowników oraz ich grup. Kontrola dotyczca terminów realizacji powinna te by moliwa z odpowiednim wyprzedzeniem (stan na dany dzie). 16. SYSTEM powinien by elastyczny i umoliwia samodzielne dostosowanie do konkretnych potrzeb na stanowisku, SYSTEM musi równie zapamitywa profile pracy poszczególnych uytkowników w kadym z modułów i udostpnia je po zalogowaniu na dowolnej stacji roboczej. 17. SYSTEM musi by wyposaony w moliwo tworzenia procedur postpowania zwizanych z obiegiem dokumentów przy odpowiednim typie sprawy. Tworzenie procedur musi by jasne i umoliwia tworzenie osobnych kroków. Kroki powinny by niezalenie kontrolowane przez uytkownika prowadzcego. Procedura powinna by na tyle elastyczna, aby była moliwo wprowadzenia zmiany do jej biegu w trakcie pracy. Tworzenie procedur musi by moliwe do samodzielnego wykonania przez odpowiednio wyszkolonych administratorów po stronie Zamawiajcego. 18. SYSTEM musi cechowa si rozbudowanym modułem bezpieczestwa zarzdzajcym dostpem uytkowników zarówno do odpowiedniego typu dokumentów (grup dokumentów, teczek), jak i funkcji SYSTEMU. 19. Baza danych, w której przechowane s dokumenty moe by ograniczona jedynie zasobami sprztowymi serwera, System operacyjny serwera powinien zapewni kontrolowany dostp do zasobów bazy danych. 20. SYSTEM musi by wyposaony w komunikator typu Instant Messaging, pozwalajcy na wymian wiadomoci tekstowych zarówno midzy uytkownikami SYSTEMU, jak i przekazywanie uytkownikowi komunikatów przez SYSTEM. Komunikator musi przekazywa wiadomoci równie wtedy, gdy uytkownik nie ma uruchomionego SYSTEMU na swojej stacji roboczej. 21. SYSTEM musi by wyposaony w mechanizmy dokonujce eksportu wybranych danych do Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowizujcymi standardami formatu danych. SYSTEM powinien udostpnia otwarty interfejs integracji z dowolnym Systemem BIP. Interfejs powinien zapewnia dostp do informacji o sprawach i dokumentach wyznaczonych do publikowania w BIP. SYSTEM powinien informowa o dacie umieszczenia dokumentu i informacji o sprawach w BIP oraz dacie aktualizacji tych dokumentów. 22. SYSTEM musi zapewni importowanie korespondencji elektronicznej z sieci Internet do wewntrznej, oddzielonej galwanicznie sieci urzdu Zamawiajcego. 23. SYSTEM musi zapewnia integracj z aplikacj E-urzd umoliwiajc załatwianie spraw drog elektroniczn. Aplikacja zapewni: składanie pism i wniosków w formie elektronicznej (mailem lub za porednictwem specjalnego formularza), opatrzonych podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub niekwalifikowanym, sprawdzanie stanu i przebiegu sprawy poprzez Internet, pobieranie dokumentów i informacji, komunikacj z interesantem w zwizku z prowadzon spraw, inne czynnoci ułatwiajce obsług interesantów i kontrahentów. SYSTEM musi automatycznie wymienia dokumenty i informacje z elektronicznym urzdem. 5

6 WYMAGANIA DOTYCZCE POSZCZEGÓLNYCH ELEMENTÓW / MODUŁÓW SYS- TEMU Zamawiajcy sugeruje modułow budow SYSTEMU. Cało poniszych wymaga moe by równie spełniona przy innej architekturze. 1. Identyfikacja uytkownika System musi zapewni: Logowanie uytkownika do Systemu przy pomocy indywidualnego hasła, Moliwo indywidualnego ustalania hasła uytkownika, Mechanizm wymuszania na uytkowniku okresowej zmiany hasła z okrelonym stopniem zło- onoci hasła, Moliwo zastpowania uytkownika bez koniecznoci ujawniania hasła dostpu, Hasła uytkowników musz by szyfrowane. 2. Zarzdzanie czasem pracowników Podstaw modułu powinien by zintegrowany kalendarz i terminarz. Moduł musi umoliwia realizacj takich funkcji, jak: Rejestrowanie i sygnalizowanie terminów własnych pracownika oraz zaplanowanych przez kierownictwo (pojedynczych i cyklicznych), Rejestrowanie i sygnalizowanie rocznic własnych pracownika i zaplanowanych przez kierownictwo, Kojarzenie terminów i rocznic z dokumentami, sprawami i pismami, Definiowane terminarzy grupowych, Przegldanie terminów w układzie dziennym i grupowym, Graficzne obrazowanie terminów i czasu ich trwania, Sporzdzanie notatek. Moduł zarzdzania czasem pracowników musi by w pełni zintegrowany z innymi modułami SYSTEMU. Musi take umoliwia pełn wymian dokumentów pomidzy modułami oraz swobodn nawigacj pomidzy dokumentami powizanymi ze sob. 3. Zarzdzanie zadaniami Moduł musi umoliwia realizacj takich funkcji, jak: Definiowanie zada własnych pracownika oraz zlecanie zada zaplanowanych przez innych pracowników Zamawiajcego Kierowanie zada do komórek organizacyjnych z moliwoci dekretowania ich na wskazanych pracowników komórki Nadzorowanie terminu i sposobu realizacji zada przez zlecajcego z moliwoci odrzucania zada wykonanych niewłaciwie. Kojarzenie zada z dokumentami i sprawami Moduł zarzdzania czasem pracowników i informowania o terminach musi by w pełni zintegrowany z innymi modułami SYSTEMU. Musi take umoliwia pełn wymian dokumentów pomidzy modułami oraz swobod nawigacj pomidzy dokumentami powizanymi ze sob. 4. Zarzdzanie zasobami Moduł musi umoliwia realizacj takich funkcji, jak: Definiowanie zasobów zamawiajcego Łczenie zasobów w grupy (np. sale, samochody słubowe, rzutniki multimedialne itp.) Ustalanie uprawnionych do rezerwowania zasobów Rezerwowanie wybranych zasobów w okrelonym dniu i przedziale czasowym z sygnalizowaniem konfliktów (próby jednoczesnego wykorzystania w tym samym czasie) Przegldanie historii wykorzystania wybranego zasobu lub grupy zasobów Raportowanie Moduł powinien umoliwia sporzdzanie notatek w formie: 6

7 Niestandardowych i zestandaryzowanych druków i formularzy sporzdzanych w postaci plików w dowolnym formacie Odpowiednio przygotowanych formularzy interaktywnych, które mona sporzdza poza Systemem i przesyła je bezporednio do Systemu. 5. Sygnalizowanie zdarze System powinien umoliwia informowanie uytkownika, oraz kierownictwo wszystkich szczebli o zdarzeniach i terminach wynikajcych z prowadzonych spraw, dokumentów i wykonywanych zada. System musi umoliwia: Sygnalizowanie przeterminowanych dokumentów, spraw i zada oraz automatyczne generowanie ich wykazów, przy czym dokumenty i sprawy przeterminowane powinny by wywietlane np. wyrónionym kolorem, Sygnalizowanie zdarze z zadanym okresem wyprzedzenia, oraz automatyczne generowanie ich wykazów, Sygnalizowanie zdarze zachodzcych na bieco dotyczcych kadego uytkownika poprzez komunikator Systemowy typu Instant Messaging równie wówczas, gdy uytkownik nie jest zalogowany w SYSTEMIE. Sygnalizacja zdarze biecych powinna obejmowa informowanie uytkownika o zdarzeniach i terminach takich jak: Otrzymanie nowego pisma do załatwienia Pojawienie si nowego terminu wpisanego do terminarza przez innego uytkownika. Sygnalizowanie terminu przekroczonego. Zlecenie nowego zadania do wykonania przez innego uytkownika. Pojawienie si zadania do akceptacji przez zlecajcego. Pojawienie si zadania do zadekretowania (dla kierownika). Przeterminowanie zadania (własnego lub powierzonego). Wyznaczenie pracownika do zastpowania. Pojawienie si w kancelarii (sekretariacie) wycofanego pisma. Pojawienie si nowych pism do zadekretowania (dla kierowników wszystkich szczebli). Pojawienie si nowej sprawy, dla której uytkownik jest wyznaczony jako współpracujcy. Przeterminowanie sprawy. Pojawienie si nowego dokumentu, dla którego uytkownik jest wyznaczony jako współpracujcy. Pojawienie si nowego pisma, dla którego uytkownik jest wyznaczony jako współpracujcy. Pojawienie si nowego pisma do akceptacji (dla osoby posiadajcej uprawnienia do akceptacji). Pojawienie si pisma ju zaakceptowanego (tych, które uytkownik wysłał do akceptacji). Oznaczenie dokumentu lub sprawy komentarzem. System powinien zapewni uytkownikowi natychmiastowe wylistowanie dokumentów sygnalizowanych. 6. Funkcje uzupełniajce System musi zapewni uytkownikowi: Szybki dostp do regulacji i procedur wewntrznych. Zarzdzanie własnymi dokumentami oraz sprawami poprzez tworzenie grup dokumentów podrcznych. Przekazywanie dokumentów i spraw pomidzy pracownikami Zamawiajcego. Ustalanie pracowników zastpujcych na czas nieobecnoci w pracy innych pracowników (na bieco i z wyprzedzeniem). Logowanie si do Systemu pracownika w zastpstwie innego z uprawnieniami pracownika zastpowanego. 7. Obsługa korespondencji przychodzcej Obsługa korespondencji przychodzcej powinna by modułem SYSTEMU, przeznaczonym do rejestracji i zarzdzania obiegiem pism wpływajcych w dowolnej postaci (papierowej, faksowej, e, telefonogramy itp.). Powinna wspomaga prac kancelarii i sekretariatów Zamawiajcego. Musi 7

8 umoliwia rejestrowanie i nadzorowanie obiegu korespondencji przychodzcej wewntrz instytucji Zamawiajcego. We współpracy z innymi modułami zintegrowanego pakietu oprogramowania, powinna wspomaga kontrolowanie obiegu dokumentów i informacji. Moduł ten musi realizowa nastpujce funkcje: Rejestrowanie pism wpływajcych w wielu, dowolnie zdefiniowanych dziennikach (rejestrach) korespondencji wpływajcej, Automatyczn rejestracj poczty elektronicznej odebranej na oficjalnym koncie pocztowym Zamawiajcego oraz na indywidualnych kontach pocztowych pracowników (wraz z załcznikami i identyfikacj danych adresowych nadawcy). Rejestracja powinna si odbywa bezporednio z klienta poczty (obsługa przynajmniej MS Outlook, MS Outlook Express oraz Mozilla Thunderbird), czyli wiadomoci musz by pobierane przez System bez koniecznoci wczeniejszego zapisywania ich kopii, Automatyczn rejestracj faksów elektronicznych, Jednoczesne rejestrowanie korespondencji na wielu stanowiskach pracy, Automatyczn numeracj rejestrowanych pism, Rejestrowanie wielu nadawców pisma, Rejestrowanie załczników do pism, Skanowanie pism i załczników i udostpnianie obrazów tych dokumentów pracownikom Zamawiajcego, stosownie do ich uprawnie, Obróbk OCR z uwzgldnieniem polskich znaków diakrytycznych i rejestrowanie treci dokumentu po tej obróbce z poziomu systemu, Dołczanie dokumentów w formie dowolnych plików elektronicznych, Drukowanie pieczci wpływu i sygnowanie korespondencji np. za pomoc drukarki etykiet samoprzylepnych, znakowanych kodem kreskowym, Identyfikowanie pism przy pomocy czytników kodu kreskowego, Drukowanie potwierdzenia przyjcia pisma przyniesionego osobicie przez zainteresowanego do kancelarii lub sekretariatu Zamawiajcego, Drukowanie pokwitowania przekazania pism do komórek organizacyjnych i pracowników Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanego przez uytkownika słownika Pełna obsługa obiegu wewntrznego korespondencji: wielopoziomowe dekretowanie i przekazywanie pism (oryginałów) do podległych komórek organizacyjnych i pracowników wycofywanie niewłaciwie zadekretowanej i przekazanej korespondencji dekretowanie i przekazywanie kopii pism kierowanych do wiadomoci pracowników i komórek organizacyjnych Dołczanie dyspozycji dekretujcego pismo w postaci formatki okrelonej w instrukcji kancelaryjnej (okrelonej w rozporzdzeniach Prezesa Rady Ministrów: - w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. nr 160, poz. 1074) z dnia 18 grudnia 1998 z pó niejszymi zmianami, - w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319) z dnia 22 grudnia 1999 z pó niejszymi zmianami -w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorzdu województwa (Dz.U. nr 160, poz. 1073) z dnia 18 grudnia 1998 r. z pó niejszymi zmianami Dołczanie do pisma nieusuwalnych adnotacji z rejestracj czasu i autora tych adnotacji, Automatyczne rejestrowanie historii ycia pisma od momentu zarejestrowania go w Systemie oraz drogi obiegu pomidzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami Zamawiajcego oraz czasów zatrzymania, Zaawansowane wyszukiwanie pism zarejestrowanych w Systemie, Gromadzenie bazy danych o nadawcach pism i kontrahentach, Klasyfikowanie nadawców i kontrahentów, Ustalanie terminów rozpatrywania i załatwiania spraw zwizanych z pismem, 8

9 Definiowanie formatek wprowadzania danych w zalenoci od rodzaju pisma wpływajcego, Zestawianie statystyk i raportów dotyczcych korespondencji przychodzcej oraz drukowanie tych raportów. Moduł obsługi korespondencji przychodzcej musi by w pełni zintegrowany z innymi modułami SYSTEMU. 8. Obsługa spraw Obsługa prowadzonych spraw powinna by modułem SYSTEMU przeznaczonym do ewidencjonowania spraw prowadzonych przez Zamawiajcego. Moduł musi umoliwia realizacj typowych funkcji kancelaryjnych wykonywanych w kadej jednostce organizacyjnej, prowadzcej sprawy interesantów oraz sprawy wewntrzne. Moduł musi realizowa nastpujce funkcje: Zakładanie spraw w oparciu o pisma wpływajce do Zamawiajcego, pisma wychodzce, pisma wewntrzne, notatki i inne dokumenty. System powinien zapewni utworzenie wielu spraw w oparciu o jeden dokument, Dołczanie dowolnych dokumentów do sprawy pism przychodzcych i wychodzcych, dokumentów wewntrznych, ustalanie i dołczanie do sprawy danych adresowych stron zainteresowanych, Definiowanie Systemu numerowania spraw w sposób odpowiadajcy Zamawiajcemu i automatyczna numeracja zakładanych spraw, Grupowanie dokumentów tworzonych i rejestrowanych w wyspecjalizowanych modułach w segregatory teczki i podteczki, Przenoszenie spraw pomidzy teczkami i podteczkami, Usuwanie spraw, Klasyfikowanie spraw zgodnie z rzeczowym wykazem akt lub analogicznym Systemem klasyfikacji stosowanym przez Zamawiajcego, Modyfikowanie rzeczowego wykazu akt stosowanie do potrzeb Zamawiajcego poprzez łczenie kategorii i ich rozbudowywanie Klasyfikowanie spraw za pomoc słowników definiowanych przez uytkownika, ułatwiajce wykonywanie prac pracownikom, Dołczanie dokumentów do sprawy pism przychodzcych i wychodzcych, dokumentów wewntrznych Zamawiajcego, ustalanie i dołczanie do sprawy danych adresowych stron zainteresowanych, Tworzenie grup pracowników współpracujcych przy realizacji spraw z moliwoci definiowania uprawnie kadego z uytkowników w poszczególnych sprawach, Nadzorowanie przebiegu spraw przez kierownictwo poprzez: Sygnalizowanie spraw o okrelonym terminie załatwienia, (dla których upłynł termin załatwienia, termin załatwienia upływa w dniu biecym, termin załatwienia upłynie za jaki czas itp.), Kontrolowanie sposobów realizacji, Moliwo bezporedniego wgldu do kadego dokumentu sprawy, Nadawanie priorytetów sprawom, ledzenie historii przebiegu sprawy od chwili zarejestrowania jej w Systemie oraz drogi obiegu dokumentów sprawy pomidzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami. Definiowanie standardowych procedur postpowania przy załatwianiu spraw poprzez przydzielanie zada do wykonania przez komórki organizacyjne i pracowników organizacji, nadzorowanie stanu realizacji zada i terminów, Archiwizowanie dokumentacji spraw ostatecznie zakoczonych przekazywanie ich do archiwum zakładowego. Sporzdzanie wykazów przekazywanych akt spraw, Sporzdzanie zestawie prowadzonych spraw, statystyk i raportów, Przeszukiwanie spraw wg kryteriów dowolnie definiowanych przez uytkownika, Eksportowanie danych o stanie realizacji spraw do Biuletyny Informacji Publicznej Zamawiajcego z moliwoci definiowania zakresu tych informacji i sposobu identyfikacji sprawy, Automatyczne numerowanie dokumentów w sprawie i sygnowanie dokumentów numerem sprawy, 9

10 Generowanie nowych dokumentów z poziomu sprawy (pism wychodzcych, notatek, pism wewntrznych itp.). Moduł musi by w pełni zintegrowany z innymi modułami SYSTEMU. Umoliwia powinien pełn wymian dokumentów pomidzy modułami oraz swobod nawigacj pomidzy dokumentami powizanymi ze sob. 9. Ewidencja dokumentów SYSTEM musi posiada moduł ewidencji (rejestrów) dokumentów powstajcych i gromadzonych przez organizacj, które nie s kierowane do okrelonych adresatów (interesantów bd kontrahentów) takich jak regulaminy, statuty, uchwały, protokoły, umowy itp. Moduł powinien wspomaga prac organów stanowicych i wykonawczych Zamawiajcego (biura obsługi rady miasta i burmistrza). Powinien umoliwia rejestrowanie i nadzorowanie dokumentów gromadzonych w segregatorach, teczkach i podteczkach. Moduł powinien realizowa typowe funkcje kancelaryjne wykonywane w zwizku z obsług dokumentacji Zamawiajcego. Moduł musi realizowa nastpujce funkcje: Definiowanie i prowadzenie rejestrów dokumentów: uchwał, protokołów, zarzdze, umów itp., Definiowanie rodzajów ewidencjonowanych dokumentów (np. umowy, uchwały, pozwolenia na budow itp.) wraz z okreleniem ich atrybutów (odrbnie dla kadego z rodzajów dokumentów!). Minimalny zestaw atrybutów powinien obejmowa: Definiowalny zakres danych opisujcych dokument (opisy, daty, słowniki itp.) Definiowalne parametry pól danych opisujcych (długo pół, wymagalno, warto- ci domylne, format wywietlania, kolejno wywietlania itp.) Definiowalny wygld formatek wprowadzania danych, Definiowalna maska numeru dokumentu (z parametrami kontroli unikalnoci numeru, numeracji automatycznej bd rcznej itp.) Definiowalne statusy dokumentu Domylne szablony dokumentu, klasyfikacja Wywietlanie danych o dokumentach (rejestrów) w układzie tabelarycznym standardowym i zdefiniowanym przez uytkownika. Definiowanie widoku uytkownika powinno obejmowa przynajmniej: Definiowania widoków indywidualnych pracownika i publicznych (dostpnych dla innych uytkowników systemu) przypisanych do okrelonych rodzajów dokumentów. Definiowanie układu tabeli (liczby kolumn, szerokoci, tytułów nagłówków), Dynamiczne modyfikowanie widoków (grupowanie danych, przesuwnie kolumn, sortowanie po nagłówkach kolumn itp..) Przechowywanie treci dokumentów utworzonych w dowolnym formacie lub skanowanych, Obróbk OCR z uwzgldnieniem polskich znaków diakrytycznych i rejestrowanie treci dokumentu po tej obróbce z poziomu systemu, Definiowanie Systemu numerowania dokumentów w sposób obowizujcy u Zamawiajcego, Tworzenie Systemu powiza i zalenoci pomidzy dokumentami, Klasyfikowanie dokumentów z godnie z rzeczowym wykazem akt lub podobnym Systemem klasyfikacji stosowanym przez Zamawiajcego, Wersjonowanie dokumentów oraz przechowywanie treci dokumentów i załczników dla kadej z wersji, Zapewnienie dostpu do treci dokumentu w okrelonej wersji obowizujcej w okrelonym czasie, Nadzorowanie dokumentów przez kierownictwo terminów i statusów. Moliwo bezporedniego wgldu do treci kadego dokumentu, ledzenie historii ycia dokumentu od chwili zarejestrowania w SYSTEMIE oraz wszystkich czynnoci wykonywanych na dokumencie przez pracowników, Archiwizowanie dokumentów przekazywanie ich do archiwum zakładowego. Sporzdzanie wykazów przekazywanych dokumentów, Przeszukiwanie dokumentów zwizanych wg kryteriów dowolnie definiowanych przez uytkownika, Generowanie dokumentów na podstawie zdefiniowanych szablonów, 10

11 Sygnowanie dokumentów kodem kreskowym, Identyfikowanie dokumentów przy pomocy czytnika kodów kreskowych. Moduł musi by w pełni zintegrowany z innymi modułami SYSTEMU. Musi take umoliwia pełn wymian dokumentów pomidzy modułami oraz swobod nawigacj pomidzy dokumentami powizanymi ze sob. 10. Obsługa korespondencji wychodzcej Obsługa korespondencji wychodzcej powinna by modułem SYSTEMU, przeznaczonym do rejestracji i zarzdzania obiegiem pism wychodzcych od Zamawiajcego. Moduł ten powinien wspomaga prac pracowników Zamawiajcego oraz kancelarii i sekretariatów. Moduł musi realizowa nastpujce funkcje: Rejestrowanie pism wychodzcych na kadym stanowisku pracy Rejestrowanie załczników do pism wychodzcych Generowanie treci pism wychodzcych i załczników w oparciu o zdefiniowane szablony Automatyczne numerowanie pism. Skanowanie pism i załczników i udostpnianie obrazów tych dokumentów pracownikom Zamawiajcego, stosownie do ich uprawnie Dołczanie dokumentów w formie plików elektronicznych i skanów Autoryzowanie i zatwierdzanie treci pism przez osoby uprawnione Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanego przez uytkownika słownika Wersjonowanie pisma na kadym etapie jego opracowywania Gromadzenie bazy danych o adresatach pism i kontrahentach Zamawiajcego Klasyfikowanie adresatów i kontrahentów Wspomaganie kancelarii Zamawiajcego w zakresie adresowania, kopertowania i zestawiania wykazów pism poleconych Moduł musi by w pełni zintegrowany z innymi modułami SYSTEMU i zapewnia swobodn nawigacj pomidzy dokumentami powizanymi. 11. Obsługa korespondencji wewntrznej Obsługa korespondencji wewntrznej powinna by modułem SYSTEMU, przeznaczonym do rejestracji i zarzdzania obiegiem pism w obiegu wewntrznym (pomidzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi Zamawiajcego. Moduł musi realizowa nastpujce funkcje: Rejestrowanie pism wewntrznych na kadym stanowisku pracy, Rejestrowanie załczników do pism wewntrznych, Generowanie treci pism wychodzcych i załczników w oparciu o zdefiniowane szablony, Automatyczne numerowanie pism, Skanowanie pism i załczników i udostpnianie obrazów tych dokumentów pracownikom Zamawiajcego, stosownie do ich uprawnie, Dołczanie dokumentów w formie plików elektronicznych i skanów, Autoryzowanie i zatwierdzanie treci pism przez osoby uprawnione, Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanego przez uytkownika słownika, Kierowanie pism jednoczenie do wielu pracowników i komórek organizacyjnych, Kontrolowanie wersji dokumentu na kadym etapie jego opracowywania, SYSTEM powinien wspomaga prac kancelarii Zamawiajcego w zakresie adresowania i ekspedycji pism wychodzcych. Powinien generowa wykazy pism poleconych i dostarczanych przez goców. Moduł powinien by w pełni zintegrowany z innymi modułami SYSTEMU. Musi by niezbdny dla prawidłowej pracy modułu obsługi spraw - przeznaczonego do ewidencjonowania i nadzorowania przebiegu spraw prowadzonych przez pracowników Zamawiajcego. 12. Hierarchiczny dostp do dokumentów i spraw System musi umoliwia definiowanie grup uytkowników, którzy posiadaj zrónicowane uprawnienia dostpu do dokumentów i spraw, a w szczególnoci: Grupa uytkowników z dostpem do rejestrów dokumentów i spraw. 11

12 Grupa uytkowników z dostpem do treci dokumentów. 13. Wspomaganie pracy biura rady SYSTEM musi posiada moduł / narzdzie wspomagajce prac biura obsługi rady i zarzdu. Struktura gromadzonych danych powinna by całkowicie dowolna i mie moliwo dostosowywania do specyficznych potrzeb Zamawiajcego. SYSTEM musi umoliwia prowadzenie rejestrów: składu osobowego rady i zarzdu z uwzgldnieniem zmian zachodzcych w tych składach odwołanie, wyganiecie mandatu itp., składów osobowych komisji rady z uwzgldnieniem zmian zachodzcych w tych składach, składów osobowych klubów radnych z uwzgldnieniem zmian zachodzcych w tych składach, posiedze rady, komisji, zarzdu, list obecnoci radnych i osób zaproszonych na posiedzenia, dokumentów rozpatrywanych i podejmowanych na tych posiedzeniach projektów uchwał, uchwał podjtych, protokołów, interpelacji i wniosków itp., gromadzenie i wyszukiwanie informacji dotyczcych radnych (np. według okrgów wyborczych, zamieszkania, przynalenoci do komisji lub klubu, przebiegu działalnoci radnego, historii przynalenoci do komisji i klubów, monitorowania aktywnoci radnego obecnoci na posiedzeniach, ilo zgłaszanych interpelacji, zapyta itp. SYSTEM musi dawa moliwo budowania takich struktur dla poszczególnych kadencji odrbnie. 14. Definiowanie szablonów dokumentów System musi zapewnia realizowanie nastpujcych funkcji: Definiowanie szablonów MS Word i OpenOffice z poziomu SYSTEMU w moliwoci wstawiania do treci pisma znaczników, których zawarto jest automatycznie odczytywana z bazy danych dokumentów, interesantów i kontrahentów. System powinien zapewni automatyczne wstawianie nastpujcych danych do treci pisma: Danych adresata (minimum: nazwisko, imi, instytucj, kod pocztowy, nazw miejscowoci, nazw ulicy, numer domu i lokalu) Danych strony zainteresowanej (minimum: nazwisko, imi, instytucj, kod pocztowy, nazw miejscowoci, nazw ulicy, numer domu i lokalu) Tematu dokumentu Numeru dokumentu, Znaku sprawy z któr dokument jest zwizany, Dat utworzenia, Dane autora dokumentu, Symbol komórki organizacyjnej autora dokumentu, Kod kreskowy jednoznacznie identyfikujcy dokument Dołczanie dokumentów w formie plików elektronicznych i skanów Moliwo łczenia szablonów w grupy i podgrupy 15. Wyszukiwanie dokumentów Wyszukiwanie dokumentów powinno by integraln czci / modułem SYSTEMU, przeznaczonym do wyszukiwania dokumentów utworzonych i zarejestrowanych w SYSTEMIE. Moduł powinien umoliwia realizacj nastpujcych funkcji: Zestawianie prostych i złoonych warunków wyszukiwania dokumentów według ich metryk, Pełnotekstowe przeszukiwanie treci dokumentów (plików dokumentów) w formatach przynajmniej MS Word, MS Excel i HTML z uwzgldnieniem polskiej fleksji (odnajdywanie wyrazów niezalenie od ich formy gramatycznej), Zestawianie wykazów wyszukanych dokumentów wraz z prezentacj kontekstu i wskazania wystpie poszukiwanych wyrazów w przypadku przeszukiwania plików dokumentów, Zestawianie zakresu informacji o wyszukanych dokumentach, Zestawianie statystyk o dokumentach, Wywietlanie informacji szczegółowych o wyszukanych dokumentach, 12

13 Identyfikowanie i wyszukiwanie dokumentów na podstawie sygnowania w SYSTEMIE np. poprzez kod kreskowy, Przeszukiwanie bazy interesantów. 16. Pomoc SYSTEM powinien by wyposaony w podsystem pomocy. Powinien on składa si z: pomocy podrcznej uytkownik po wywołaniu tej funkcji przeglda cał instrukcj obsługi SYS- TEMU, pomocy kontekstowej na kadym z ekranów musi by moliwo zobaczenia instrukcji przeznaczonej wyłcznie dla danego ekranu, moliwoci wydruku całej dokumentacji w formie ksiki, poprzez pojedynczy wydruk odpowiednio sformatowanego pliku. 17. Integracja z biuletynem informacji publicznej System musi zapewni eksportowanie danych o dokumentach (łcznie z dokumentami i załcznikami do nich) oraz o stanie realizacji spraw do Biuletyny Informacji Publicznej Zamawiajcego z moliwoci definiowania zakresu tych informacji. System powinien informowa o dacie umieszczenia dokumentu i informacji o sprawach w BIP oraz dacie aktualizacji informacji. 18. Raportowanie SYSTEM musi posiada zestaw raportów oraz zapewni moliwo ich modyfikowania przez przeszkolonego pracownika oraz umoliwia definiowanie całkowicie nowych raportów. 19. Administrowanie Systemem System musi zapewni moliwo administrowania przez uprawnionych pracowników, a w szczególnoci: Umoliwia odwzorowanie wieloszczeblowej struktury organizacyjnej Zamawiajcego z moliwoci jej dowolnej modyfikacji. Struktura powinna umoliwia definiowanie: jednostek organizacyjnych, komórek organizacyjnych, pracowników zatrudnionych w komórkach, ich funkcje i stanowiska. Moliwo modyfikacji powinna zapewnia przemieszczanie dowolnego elementu struktury (łcznie z całymi gałziami) w dowolne inne miejsce struktury. Tworzenie grup uytkowników, definiowanie ich uprawnie do wykonywania funkcji. Definiowanie uprawnie kadego z pracowników w zakresie: dostpu do dokumentów i spraw oraz uprawnie do aktualizacji i przegldania ich zawartoci. Kopiowanie uprawnie uytkowników. System powinien rejestrowa histori zmian dokonywanych w strukturze organizacyjnej i uprawnieniach oraz umoliwia wywietlenie stanu struktury w okrelonym dniu oraz histori zmian kadego z elementów struktury. SYSTEM powinien zapewni moliwo administrowania przez uprawnionych pracowników poszczególnymi modułami Systemu w zakresie zawartoci słowników, edycji szablonów itp. Administrowanie SYSTEMEM w zakresie aktualizacji wersji powinno ogranicza si wyłcznie do obsługi aplikacji na serwerze, bez koniecznoci wykonywania jakichkolwiek czynnoci na stacjach roboczych. 20. Urzdzenia wspomagajce System musi zapewni współprac z urzdzeniami wspomagajcymi rejestracj dokumentów, a w szczególnoci: Skanerami automatycznymi, Czytnikami kodów kreskowych, Drukarkami etykiet adresowych i kodów kreskowych. 21. Komunikator Systemowy SYSTEM musi by wyposaony w komunikator typu Instant Messaging (IM), pozwalajcy na wymian wiadomoci tekstowych w czasie rzeczywistym. Komunikator Systemowy powinien zapewnia: 13

14 wymian wiadomoci zarówno midzy uytkownikami SYSTEMU, jak i przekazywanie uytkownikowi komunikatów przez SYSTEM, przekazywanie wiadomoci równie wtedy, gdy uytkownik nie ma uruchomionego Systemu na swojej stacji roboczej, jednolity dostp do usług IM oraz usług Systemu elektronicznego obiegu dokumentów za pomoc wspólnej bazy uytkowników i haseł, rejestrowanie w SYSTEMIE zapisów rozmów przeprowadzonych w trakcie trwania sesji klientów IM w postaci dokumentu / notatki. 22. Baza danych System musi zapewni prac na bezpłatnej bazie danych. Wykonawca powinien zapewni, na danie Zamawiajcego, bezpłatn migracj danych do innych, komercyjnych baz danych, co najmniej do MS SQL Server 2000 lub Oracle 9. Baza danych powinna by oddzielona od bazy dokumentów. 23. Podpis elektroniczny W zakresie integracji z podpisem elektronicznym SYSTEM musi umoliwia: sygnalizowanie, e dany dokument jest podpisany elektronicznie, bez koniecznoci otwierania tego dokumentu, weryfikacj podpisu elektronicznego z poziomu SYSTEMU (bez koniecznoci rcznego uruchamiania dodatkowego oprogramowania), podpisywanie plików podpisem elektronicznym z poziomu SYSTEMU (bez koniecznoci rcznego uruchamiania dodatkowego oprogramowania), podpisywanie dokumentów przygotowanych w dowolnym formacie. SYSTEM musi współpracowa z dostarczonymi w ramach zamówienia zestawami do składania podpisu elektronicznego. 24. Aktywne formularze System powinien zapewni moliwo przesyłania danych za porednictwem aktywnych formularzy, udostpnionych na stronie informacyjnej urzdu i w BIP, z moliwoci automatycznego rejestrowania tych danych w bazie Systemu obiegu dokumentów. Technologia formularzy powinna zapewni moliwo podpisywania ich kwalifikowanym i niekwalifikowanym podpisem elektroniczny. 25. Urzdowe powiadczenie odbioru System powinien umoliwia: automatyczne generowanie urzdowych powiadcze odbioru dla elektronicznej korespondencji przychodzcej w formie i oraz formularzy interaktywnych, automatyczne generowanie urzdowych powiadcze odbioru dla elektronicznej korespondencji wychodzcej w formie i oraz formularzy interaktywnych, dokonywanie selekcji elektronicznej korespondencji przychodzcej i generowanie urzdowych powiadcze odbioru dla wybranej korespondencji. Funkcje Urzdowego Powiadczenia Odbioru mog by realizowane przez Elektroniczn Skrzynk Podawcz wystpujc jako moduł ESOD lub odrbna aplikacja w pełni zintegrowana z oferowanym Elektronicznym Systemem Obiegu Dokumentów. Szczegółowe wymagania jakie powinna spełnia Elektroniczna Skrzynka Podawcza zostały opisane szczegółowo w punkcie II niniejszego załcznika: Elektroniczna Skrzynka Podawcza. 26. Instalacja wersji wiczebnej Oprócz wersji uytkowej SYSTEMU, Wykonawca zainstaluje na okres wdraania SYSTEMU, jego wersj wiczebn, funkcjonalnie w pełni odpowiadajc wersji uytkowej. Wersja testowa bdzie wykorzystywana przez Zamawiajcego w okresie wdraania do prowadzenia szkolenia uytkowników i administratorów SYSTEMU. 27. wiadczenie usług w zakresie wdroenia Systemu Wymagany okres realizacji zamówienia: 14

15 1) dostawa SYSTEMU w pełni zgodnego z wymaganiami niniejszej specyfikacji i instalacja urzdze wspomagajcych 14 dni od daty zawarcia umowy, 2) termin wdroenia Systemu zgodnie z harmonogramem ale nie pó niej ni do dnia r. Przed przystpieniem do instalacji SYSTEMU w ramach prac przedwdroeniowych Wykonawca zobowizany jest zaprojektowa i wprowadzi struktur organizacyjn, ustali uprawnienia uytkowników oraz po zapoznaniu si z instrukcj obiegu dokumentów i istniejc praktyk wprowadzi i uaktualni słowniki Systemu. Analiza taka winna by wykonana przez zespół mieszany składajcy si z pracowników Zamawiajcego i pracowników Wykonawcy. W wyniku tych prac powinien powsta odpowiedni System klasyfikacji dokumentów, wyznaczane powinny by cieki obiegu dokumentów, powsta nowe dzienniki. Dodatkowo moe zosta sporzdzony raport obejmujcy wykaz niezbdnych przedsiwzi organizacyjnych do wprowadzenia u Zamawiajcego przed wdroeniem Systemu. W ramach prac przedwdroeniowych naley wykona: ustalenie cieek obiegu prowadzonej dokumentacji ustalenie odpowiedzialnoci za dokumenty identyfikacj prowadzonych dzienników i rejestrów identyfikacj klasyfikacji stosowanych u Zamawiajcego raport obejmujcy wykaz niezbdnych przedsiwzi organizacyjnych do wprowadzenia przed wdroeniem Systemu. W ramach prac wdroeniowych naley: zaprojektowa i wprowadzi struktur organizacyjn urzdu, ustali uprawnienia dostpu uytkowników do dokumentów, spraw, terminarzy itp. ustali i wprowadzi parametry startowe Systemu niezbdne do rozpoczcia eksploatacji pomoc na stanowiskach uytkowników w zakresie obsługi Systemu gotowo do rozwizywania problemów zwizanych z eksploatacj Systemu nadzór merytoryczny nad prac Systemu Prace przedwdroeniowe i wdroeniowe przebiega powinny w trybie i terminach okrelonych w szczegółowym harmonogramie uzgodnionym z Zamawiajcym. Harmonogram powinien wyznacza kamienie milowe, umoliwiajce kontrolowanie przebiegu wdroenia. Prace przedwdroeniowe i wdroeniowe obligatoryjnie musz by zrealizowane przez wykonawc osobicie z wyłczeniem osób trzecich (podwykonawców). 28. Szkolenia pracowników Wdroenie przedmiotowego SYSTEMU wymaga przeszkolenia niezbdnej iloci pracowników Zamawiajcego tj.: 1) 60 pracowników w Starostwie Powiatowym w Makowie Mazowieckim, 2) 40 pracowników w Urzdzie Miasta w Makowie Mazowieckim, 3) 20 pracowników w Urzdzie Gminy w Karniewie, 4) 20 pracowników w Urzdzie Gminy w Krasnosielcu, 5) 16 pracowników w Urzdzie Gminy w Młynarzach, 6) 20 pracowników w Urzdzie Gminy w Płoniawie-Bramurach, 7) 15 pracowników w Urzdzie Gminy w Rzewniu, 8) 15 pracowników w Urzdzie Gminy w Sypniewie, 9) 15 pracowników Urzdzie Gminy w Szelkowie, 10) 30 pracowników w Urzdzie Miasta i Gminy w Róanie w zakresie obsługi dostarczonej aplikacji. Szkolenie prowadzone bdzie w grupach osobowych. Czas szkolenia jednej grupy nie dłuszy ni 4 godziny dziennie. Przewidziany czas szkolenia szeregowego pracownika minimum 30 godzin, pracowników sekretariatów i kancelarii min. 16 godzin, kierownictwa i osobno cisłego kierownictwa min. 20 godzin. Szkolenie dla administratorów min. 16 godzin. Musi by zagwarantowana moliwoci doszkolenia pracowników po wstpnym okresie eksploatacji programu. Szkolenie pracowników odbywa si powinno w trybie i terminach okrelonych w harmonogramie uzgodnionym z zamawiajcym. Szkolenie pracowników powinno by przeprowadzane w siedzibie Zamawiajcego. Szkolenia obligatoryjnie musz by zrealizowane przez wykonawc osobicie z wyłczeniem osób trzecich (podwykonawców). W okresie wdraania Systemu Wykonawca zapewni bezpłatne konsultacje telefoniczne oraz za porednictwem poczty internetowej w zakresie rozwizywania problemów eksploatacyjnych 15

16 i metodologicznych w godzinach pracy Zamawiajcego. Cena przedstawiona w ofercie powinna zawiera roczny koszt utrzymania (obsługi) Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów! II. ELEKTRONICZNA SKRZYNKA PODAWCZA (kod: ESP) 1. Wymagania ogólne Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) powinna by aplikacj udostpnian przez Internet, pełnic funkcje elektronicznej skrzynki podawczej w rozumieniu rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków organizacyjno technicznych dorczania dokumentów elektronicznych do jednostki administracji publicznej. Powinna by przeznaczona dla urzdów administracji samorzdowej i rzdowej, zobowizanych do przyjmowania i obsługi wniosków składanych drog elektroniczn, dostarczanych: poczt elektroniczn, przesłanych poprzez formularz elektroniczny, pobrany przez klienta ze strony internetowej jednostki, na noniku danych. Elektroniczna Skrzynka Podawcza powinna by zintegrowana z dostarczonym przez Wykonawc elektronicznym systemem obiegu dokumentów (ESOD) oraz zawiera przygotowane na zlecenie Zamawiajcego formularze elektroniczne. Tre formularzy bdzie uzgodniona z Wykonawc na etapie realizacji zamówienia. Kady z wymienionych poniej urzdów otrzyma w ramach zamówienia pakiet 10 formularzy interaktywnych. Elektroniczna skrzynka podawcza powinna umoliwia utworzenie repozytorium dokumentów elektronicznych i ułatwi ich kontrolowanie. Dostawca musi zapewni zastosowanie najwyszej klasy urzdze HSM oraz polityki bezpieczestwa gwarantujcej wysoki poziom bezpieczestwa wiadczonych usług. Elektroniczna skrzynka podawcza zostanie uruchomiona dla: Urzdu Gminy Karniewo, Urzdu Gminy Krasnosielc, Urzdu Gminy Młynarze, Urzdu Gminy Płoniawy-Bramura, Urzdu Gminy Rzewnie, Urzdu Gminy Sypniewo, Urzdu Gminy Szelków. 2. Zgodno z wymogami prawnymi ESP musi zapewnia zgodno ze stanem prawnym na dzie dostawy, a w szczególnoci spełnia wymagania: ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postpowania administracyjnego, ustawy z dnia 18 wrzenia 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 poz. 1450), ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalnoci podmiotów realizujcych zadania publiczne (Dz. U nr 64 poz. 565), rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 wrzenia 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych dorczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U nr 200 poz. 1651), ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133 Poz. 883) z dnia 29 sierpnia 1997 r., rozporzdzenia ministra spraw wewntrznych i administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie okrelenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiada urzdzenia i systemy informatyczne słuce do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100 Poz. 1024), ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o wiadczeniu usług drog elektroniczn (Dz. U. Nr 144 poz. 1204), rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. nr 160, poz. 1074) z dnia 18 grudnia 1998 r. z pó niejszymi zmianami, rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319) z dnia 22 grudnia 1999 r. z pó niejszymi zmianami, 16

17 rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorzdu województwa (Dz. U. nr 160, poz. 1073) z dnia 18 grudnia 1998 r. z pó niejszymi zmianami, Wykonawca musi zagwarantowa dostosowanie systemu do zgodnoci ze stanem prawnym na dzie 1 maja 2008 (uwzgldni wymagania prawne, które pojawi si po dostarczeniu systemu i w trakcie jego eksploatacji). 3. Wymagania szczegółowe 1. ESP powinna by zaprojektowana i wykonana w architekturze trójwarstwowej. W systemie powinna by moliwo wyrónienia trzech podstawowych warstw: warstwy prezentacji, obejmujcej interfejs uytkownika udostpniany poprzez przegldark WWW bezpiecznymi kanałami SSL, warstwy aplikacji, obejmujcej serwer systemu zlokalizowany u dostawcy usług, warstwy danych, zawierajcej serwer bazy danych zlokalizowany u dostawcy usług. 2. ESP powinna wspiera co najmniej przegldarki Mozilla Firefox od wersji 1.0, MS Internet Explorer w wersji minimum 6 oraz Netscape Browser 8, pod systemami operacyjnymi MS Windows oraz Linux. 3. ESP powinna posiada w pełni polskojzyczny interfejs uytkownika. Równie wszelkie informacje wprowadzane przez uytkowników systemu i przechowywane w bazie danych powinny by zgodne z formatami odpowiadajcymi polskiej normie (sortowanie alfabetyczne, daty, liczy arabskie i rzymskie itp.). Format wprowadzania i prezentacji danych powinien by niezaleny od ustawie lokalizacyjnych kadego ze stanowisk pracy uytkowników. System musi zapewni moliwo przechowywania polskojzycznych danych. 4. Elektroniczna Skrzynka Podawcza musi by wyposaona w dokumentacj w jzyku polskim. Instrukcja powinna by dostarczona w postaci elektronicznej i powinna istnie moliwo przegldania jej z poziomu systemu. Na yczenie Zamawiajacego powinna istnie moliwo dostarczenia instrukcji w postaci drukowanej. 5. System musi by elastyczny i umoliwia samodzielne dostosowanie do specyficznych potrzeb kadego stanowiska. Uytkownik nie moe by przypisany do adnego konkretnego komputera. Indywidualne profile kadego z uytkowników powinny by zapamitywane i udostpniane po zalogowaniu z dowolnej stacji roboczej, z której jest dostpny Internet. 6. Podpis elektroniczny w ESP powinien by oparty o mechanizm S/MIME (ang. Secure Multipurpose Internet Mail Extensions), charakteryzujcy si nastpujcymi cechami: wykorzystanie do formatowania podpisu składni CMS (RFC3852), wykorzystanie do potwierdzania autentycznoci certyfikatów X.509 (RFC3280), uycie uznawanych obecnie jako bezpieczne mechanizmów szyfrujcych, takich jak 3DES- EDE3-CBC,RSA,X9.42-DSS,SHA1. 7. Materiał kryptograficzny kluczy prywatnych urzdów, uywany do generowania "piecztki elektronicznej", musi by przechowywany w bezpiecznym rodowisku HSM spełniajcym normy FIPS W przypadku hostingu oprogramowania ESP na serwerach Wykonawcy, Wykonawca zapewni dodatkowo ochron wszystkich urzdze wchodzcych w skład aplikacji w pomieszczeniach spełniajcych normy SA4. 8. Komunikacja z panelem administracyjnym oraz z przegldark dokumentów ESP powinna odbywa si poprzez przegldark WWW bezpiecznymi kanałami SSL. 9. Dostp sieciowy do orodka obliczeniowego Wykonawcy realizujcego funkcje "piecztki elektronicznej" w modelu hostingu powinien by zabezpieczony poprzez protokół BGP-4 zestawiony z co najmniej trzema niezalenymi dostawcami Internetu. Ponadto Dostawca powinien posiada własn pul adresów Internetowych, co pozwoli na stabilne i bezpieczne skalowanie usług sieciowych Zamawiajcego. 10. Elektroniczna Skrzynka Podawcza musi zapewnia bezpieczestwo danych osobowych. ESP powinna zawiera mechanizm bezpieczestwa wspierajcy: szyfrowanie transmisji komunikacja powinna odbywa si poprzez przegldark WWW bezpiecznymi kanałami SSL, autoryzowany dostp do systemu ESP powinna posiada definiowalne reguły tworzenia haseł i czstotliwoci ich aktualizacji, dostp do danych i dokumentów powinien by realizowany za porednictwem szyfrowanego kanału SSL, 17

18 ESP musi zapewnia monitoring operacji wykonywanych przez uytkowników w systemie, dokumenty z danymi powinny by przechowywane w systemie tylko do czasu przeniesienia ich do repozytorium lokalnego jednostki (systemu obiegu dokumentów lub innego),reguły złoonoci haseł oraz ich administracja musi spełnia wymagania rozporzdzenia w sprawie wymaga dla systemów informatycznych przetwarzajcych dane osobowe. 11. System powinien tworzy rejestr dokumentów elektronicznych wraz z załcznikami i przechowa ich tre. Dokumenty powinny by odbieranie z dowolnej liczby elektronicznych skrzynek pocztowych, wskazanych przez Zamawiajcego do obsługi klientów. Dokument odebrany od klienta musi by trwale powizany z urzdowym powiadczeniem odbioru wysłanym klientowi. 12. ESP musi przechowywa dokumenty i ich opisy do czasu przeniesienia ich do docelowego repozytorium dokumentów (np. system obiegu dokumentów lub wskazanego folderu), z jednoczesnym usuniciem przenoszonych plików i zachowaniem danych o dokumentach. ESP musi umoliwia przegldanie, filtrowanie i wyszukiwanie dokumentów co najmniej według sposobu dostarczenia, stanu dokumentu i daty dostarczenia. 13. System powinien przyjmowa i rejestrowa równie dokumenty elektroniczne, dla których nie jest wymagane generowanie urzdowego powiadczenia odbioru. 14. ESP musi rejestrowa kad czynno wykonan przez pracowników zwizan z dokumentem w postaci historii ycia dokumentu oraz umoliwia szybkie odczytanie tych informacji. W przypadku integracji z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów historia ycia dokumentu w rozpoczta w ESP powinna by kontynuowana w systemie obiegu dokumentów. 15. ESP musi by wyposaona w wyszukiwark, która w prosty i szybki sposób bdzie znajdowa odpowiednie dokumenty, w szczególnoci umoliwiajc: zestawianie prostych i złoonych warunków wyszukiwania dokumentów, zestawianie wykazów wyszukanych dokumentów, zestawianie zakresu informacji o wyszukanych dokumentach, zestawianie statystyk o dokumentach, 16. System musi umoliwia weryfikowanie podpisu elektronicznego złoonego na otrzymanym dokumencie oraz rejestrowa wyniki weryfikacji. 17. ESP musi generowa dla dokumentów elektronicznych urzdowe powiadczenie odbioru. Urzdowe powiadczenie odbioru musi zawiera dane wymagane ustawowo, dodatkowo informacj o numerze, pod jakim dokument został zarejestrowany w elektronicznej skrzynce podawczej Zamawiajcego. 18. System musi tworzy i udostpnia jednolit baz nadawców korespondencji. ESP musi posiada moliwo gromadzenia danych o klientach, umoliwiajc ich jednoznaczn identyfikacj. ESP musi posiada moliwo przeszukiwanie bazy adresowej według dowolnie zdefiniowanych kryteriów. 19. ESP musi automatycznie identyfikowa znanego nadawc (na podstawie danych z bazy adresowej) oraz identyfikowa nowego nadawc (na podstawie danych zawartych w formularzu). 20. Musi istnie moliwo uzupełniania danych nadawcy, jeeli s niepełne. 21. System powinien posiada zestaw zdefiniowanych wydruków umoliwiajcych raportowanie stanu elektronicznej skrzynki podawczej. 22. ESP musi by zintegrowana z formularzami interaktywnymi realizujcymi koncepcj bezpiecznego dokumentu z podpisem elektronicznym. Formularze mog by pobierane ze repozytorium formularzy umieszczonego w BIP, internetowym portalu do elektronicznej obsługi interesantów lub na stronach WWW Zamawiajcego. 23. System musi zapewnia przetwarzanie i wykorzystywanie danych zawartych w formularzach. 24. Elektroniczna Skrzynka Podawcza powinna by oparta o relacyjn baz danych. 25. Dokumenty powinny by przechowywane poza baz danych. Baza powinna zawiera wyłcznie dane o nadawcach i opisy dokumentów (metryki). 26. Elektroniczna Skrzynka Podawcza musi by zintegrowana z dostarczonymi przez Wykonawc ESOD oraz systemem do obsługi interesantów drog elektroniczn, tworzc łcznie zintegrowan i kompleksow platform obsługi interesantów drog elektroniczn. 27. System musi zapewnia rozbudowane metody zarzdzania aplikacj poprzez moduł administracyjny. Musi istnie moliwo ustalenia wielu uytkowników systemu o zrónicowanych uprawnieniach. 28. Administrowanie systemem w zakresie aktualizacji wersji powinno ogranicza si wyłcznie do obsługi aplikacji na serwerze, bez koniecznoci wykonywania jakichkolwiek czynnoci na stacjach roboczych. 29. Moduł administracyjny musi oferowa nastpujce funkcje: ustalanie uytkowników systemu, ustalanie uprawnie uytkowników, 18

19 definiowanie reguł generowania urzdowego powiadczenia odbioru, definiowanie reguł weryfikacji podpisu elektronicznego. 30. Konfiguracja systemu powinna obejmowa: ustalenie uytkowników i ich uprawnie, ustalenie prowadzonych rejestrów dokumentów, spraw i dzienników korespondencji, ustalenie zawartoci słowników systemu, ustalenie zasad generowania urzdowego powiadczenia odbioru. Prace te powinny by wykonane przez firm wdraajc system lub przez uprzednio przeszkolonych administratorów własnych jednostki. 31. ESP nie moe wymaga wykonywania jakichkolwiek prac instalacyjnych na komputerach uytkownika. Zamawiajcy powinien otrzyma adres aplikacji, hasło oraz login i natychmiast móc rozpocz uytkowanie systemu. 32. Zamawiajcy wymaga przeszkolenia niezbdnej iloci pracowników jednostki w zakresie obsługi udostpnionej aplikacji. 33. Szkolenie musi obj: prezentacje funkcjonalnoci systemu z wykorzystaniem rzutnika multimedialnego, szkolenia na stanowiskach pracy. 34. Szkolenia powinny by prowadzone z podziałem na grupy uytkowników: administratorzy systemu, pracownicy sekretariatów i kancelarii. 35. Czas szkolenia jednej grupy nie moe by dłuszy ni 6 godzin. 36. Poza szkoleniami pracowników, Dostawca musi zapewni asyst wdroeniow, tj. gotowo do udzielenia pomocy merytorycznej podczas pracy uytkowników w systemie. 4. Wymagania dodatkowe 1) Wykonawca dostarczy niezbdne owiadczenia potwierdzajce: Posiadanie urzdzenia kryptograficznego HSM o wydajnoci min 300 podpisów/sekund, zgodnego z wymaganiami technicznymi zawartymi w rozporzdzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 wrzenia 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych dorczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U nr 200 poz. 1651), w szczególnoci spełniajcego normy FIPS level 3. Posiadanie pomieszczenia, w którym zlokalizowany jest HSM, zabezpieczonego systemem kontroli dostpu klasy SA4. Posiadanie urzdze pamici masowej klasy FC/SAN z redundantnymi ciekami dostpu. Dostp sieciowy do infrastruktury wiadczonych usług zabezpieczony poprzez zestawienie łcza, z co najmniej dwoma niezalenymi dostawcami Internetu w oparciu o protokół BGP-4. 2) Wykonawca zagwarantuje dopuszczaln przerw konserwacyjn nie dłusz ni 6 godzin na miesic dla elektronicznej krzynki podawczej. W trakcie przerwy konserwacyjnej musi by zapewniony odpowiedni komunikat dla klienta. 5. Wymagania szczegółowe dla elektronicznych formularzy interaktywnych 1. Formularze powinny spełnia wymogi ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalnoci podmiotów realizujcych zadania publiczne (Dz. U nr 64 poz. 565), 2. Korzystanie z formularza musi by zapewnione przez aplikacj udostpniajc funkcjonalno formularza, realizujc logik zapisan w formularzu bdc bezpiecznym urzdzeniem do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego zgodnie z wymaganiami Ustawy o podpisie elektronicznym. 3. Dokument formularz elektroniczny musi by zabezpieczony podpisami autoryzujcymi, i podpisami uytkowników (wiele podpisów, kady podpis moe obejmowa wiele czci formularza oraz kontrasygnowa inne podpisy) zgodnymi ze specyfikacjami W3C. 4. Musi istnie moliwo wykorzystania formularza w sposób autonomiczny, bez współpracy z innymi systemami (z wykorzystaniem jedynie poczty elektronicznej) jak i w sposób zintegrowany z innymi systemami z wykorzystaniem mechanizmów usług sieciowych, w szczególnoci z oferowanym przez Do- 19

20 stawc Elektronicznym Systemem Obiegu Dokumentów, portalem internetowym do elektronicznej obsługi interesantów. 5. Musi istnie moliwo wymiany informacji poprzez wbudowane mechanizmy komunikacji z wykorzystaniem poczty elektronicznej oraz wymiany informacji z uyciem protokołu SOAP 6. Musi istnie moliwo zapisu formularza w formacie PDF. 7. Proponowane rozwizanie powinno by rozwizaniem niezalenym od platformy systemowej, uytkownicy formularza mog posiada dowolny system operacyjny i nie naley narzuca im uywania adnego z nich. 8. W pliku wzoru formularza powinny by zapisywane informacje dotyczce reguł weryfikacji poszczególnych pól formularza, wraz opisami sytuacji błdnych. Opisy powinny by wywietlane przez aplikacj do uywania formularza podczas procesu weryfikacji poprawnoci danych wprowadzanych do formularza. 9. Naley przewidzie moliwo uruchomienia okrelonych działa na formularzu w nastpstwie decyzji uytkownika (zgodnie z zaprojektowanym wzorem formularza) takich jak: złoenie/usunicie podpisu, ustawienie wartoci domylnej okrelonego pola, wykonanie weryfikacji poprawnoci danych w polu/polach formularza, wysłanie wiadomoci z wykorzystaniem poczty elektronicznej (równie w postaci zaszyfrowanej), wymiana wiadomoci z serwerem z wykorzystaniem protokołu SOAP (RPC i MSG). 10. Aplikacja do korzystania z formularza powinna realizowa wymian informacji z otoczeniem z wykorzystaniem poczty elektronicznej (SMTP) oraz protokołu usług sieciowych SOAP (Web Services) zgodnie z logik zapisan we wzorze formularza. Dostawca musi udostpni ESP w pełnej funkcjonalnoci w cigu 14 dni od podpisania umowy. W okresie wdraania i eksploatacji systemu musi zapewni bezpłatne konsultacje telefoniczne oraz za porednictwem poczty internetowej w zakresie rozwizywania problemów eksploatacyjnych i metodologicznych w godzinach pracy jednostki. Cena przedstawiona w ofercie powinna zawiera roczny koszt utrzymania (obsługi) elektronicznych skrzynek podawczych! III. PORTAL INTERNETOWY DO ELEKTRONICZNEJ OBSŁUGI INTERESAN- TÓW (kod: EPOR) 1. Wymagania ogólne Przedmiotem zamówienia jest uruchomienie portalu internetowego do obsługi interesantów drog elektroniczn dla: 1) Starostwa Powiatowego w Makowie Mazowieckim, 2) Urzdu Miasta w Makowie Mazowieckim, 3) Urzdu Miasta i Gminy w Róanie. Portal powinien by zintegrowany z dostarczonym przez Wykonawc elektronicznym systemem obiegu dokumentów (ESOD), Elektroniczn Skrzynk Podawcz. W portalu naley osadzi formularze dostarczone wraz z Elektroniczn Skrzynk Podawcz. 2. Wymagania prawne dla systemu System komunikacji musi zapewnia zgodno ze stanem prawnym na dzie dostawy, a w szczególnoci musi by zgodny z: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postpowania administracyjnego Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalnoci podmiotów realizujcych zadania publiczne (Dz. U nr 64 poz. 565) Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 wrzenia 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych dorczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U nr 200 poz. 1651) Rozporzdzenie Rady Ministrów z dnia 11 pa dziernika 2005 r. w sprawie minimalnych wymaga dla systemów teleinformatycznych (Dz. U nr 212 poz. 1766) Rozporzdzenie Rady Ministrów z dnia 11 pa dziernika 2005 r. w sprawie minimalnych wymaga dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz. U nr 214 poz. 1781) Ustawa o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133 Poz. 883) z dnia 29 sierpnia 1997 r., Rozporzdzenie ministra spraw wewntrznych i administracji z dnia 20