SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA w postpowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na: dostaw i wdroenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i zestawów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego na potrzeby projektu pn. e-powiat Elektroniczny System Obiegu Dokumentów oraz PIAP w Starostwie Powiatowym w Krasnymstawie nr Z/2.06/I/1.5/744/05 współfinansowanego ze rodków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego Priorytet 1, Działanie 1.5 Infrastruktura społeczestwa informacyjnego. Zamawiajcy: Powiat Krasnostawski ul. Sobieskiego 3, Krasnystaw tel. 082/ do 13 fax: 082/ Opracował: Piotr Dudek Cezary Szymaski Zatwierdził: Janusz Szpak Starosta Krasnostawski Krasnystaw, sierpie 2006

2 1. Nazwa i adres Zamawiajcego Zamawiajcym w niniejszym postpowaniu przetargowym jest: Powiat Krasnostawski, ul. Sobieskiego 3, Krasnystaw, tel. (082) do 88, do 13, fax. (082) , 2. Tryb udzielenia zamówienia Postpowanie o udzielenie zamówienia jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego o wartoci szacunkowej poniej euro Ogłoszenie o niniejszym zamówieniu zostało przesłane do Urzdu Zamówie Publicznych w celu opublikowania na stronach portalu internetowego Urzdu Zamówie Publicznych w dniu r. oraz umieszczone na stronie internetowej i tablicy ogłosze Zamawiajcego. 3. Opis przedmiotu zamówienia. 3.1.Dostawa i wdroenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów w Starostwie Powiatowym w Krasnymstawie dla 60 stanowisk jednoczenie pracujcych w sieci lub 70 zarejestrowanych w systemie uytkowników szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załczniku Nr 5 do siwz. CPV Dostawa zestawów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego 16 szt. - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załczniku Nr 5 do siwz. CPV Dostawa drukarki etykiet 1 szt. - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załczniku Nr 5 do siwz. CPV Dostawa czytnika kodów kreskowych 1 szt. - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załczniku Nr 5 do siwz. CPV

3 4. Termin wykonania zamówienia Wymagany termin wykonania zamówienia: Dostawa i wdroenie przedmiotu zamówienia opisanego w pkt 3 siwz od dnia podpisania umowy do r. 5. Opis warunków udziału w postpowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków O udzielenie zamówienia mog ubiega si Wykonawcy, którzy spełniaj warunki zawarte w art. 22 ust. 1 Ustawy - prawo zamówie publicznych oraz nie podlegaj wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 Ustawy - prawo zamówie publicznych Minimalne kryteria kwalifikacyjne dla Wykonawców przystpujcych do przetargu s nastpujce: Wykonawca winien by osob fizyczn, osob prawn, jednostk organizacyjn nieposiadajc osobowoci prawnej lub konsorcjum firm, zdoln do wykonania okrelonych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dostaw Dysponowa dowiadczeniem zawodowym rozumianym jako zrealizowanie z naleyt starannoci w okresie ostatnich 3 lat (liczc wstecz od daty otwarcia ofert), a jeeli okres prowadzenia działalnoci jest krótszy w tym okresie, co najmniej 3 zamówie polegajcych na instalacji i wdroeniu systemu obiegu dokumentów dla co najmniej 50 uytkowników oraz co najmniej 3 zamówie polegajcych na dostawie i wdroeniu podpisu elektronicznego Posiada zawiadczenie podmiotu uprawnionego do kontroli jakoci potwierdzajcego, i wykonawca spełnia okrelone wymogi jakociowe zgodnie z norm ISO 9001:2000 w zakresie projektowania, wytwarzania, sprzeday wyrobów i usług informatycznych oraz szkole lub równowany dokument potwierdzajcy jako wiadczonych usług Dysponuj co najmniej 2 osobami posiadajcymi certyfikat inyniera systemu operacyjnego Microsoft Windows Serwer Wykonawca moe wystpowa tylko w jednej Ofercie, (indywidualnie czy te jako Partner Konsorcjum) w odniesieniu 3

4 do tego samego zadania inwestycyjnego. W przeciwnym wypadku Oferta zostanie wykluczona z dalszego postpowania W celu potwierdzenia spełnienia opisanych wyej warunków Wykonawca musi załczy do oferty dokumenty okrelone w pkt. 6 niniejszej SIWZ na podstawie których zostanie dokonana ocena spełnienia warunków okrelonych w pkt na zasadzie spełnia/nie spełnia. 6. Informacja o owiadczeniach i dokumentach, jakie maj dostarczy Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postpowaniu Wraz ze swoja ofert Wykonawcy musz dostarczy nastpujce informacje i dokumenty: Formularz oferty przetargowej. (Załcznik Nr 1 do siwz) Owiadczenie w trybie art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówie publicznych (Załcznik Nr 2 do siwz) Aktualny odpis z właciwego rejestru albo aktualne zawiadczenie o wpisie do ewidencji działalnoci gospodarczej, jeeli odrbne przepisy wymagaj wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalnoci gospodarczej wystawione nie wczeniej ni 6 miesicy przed upływem terminu składania ofert Pełnomocnictwo do podpisywania dokumentów oferty i podpisania umowy, o ile nie wynika ono z innych złoonych dokumentów. W przypadku konsorcjum pełnomocnictwo dla ustanowionego przez Wykonawców pełnomocnika do reprezentowania ich w postpowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postpowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. (Załcznik Nr 3 do siwz) Wykaz wykonanych w cigu ostatnich 3 lat przed dniem wszczcia postpowania o udzielenie zamówienia, a jeeli okres prowadzenia działalnoci jest krótszy w tym okresie, zrealizowanych co najmniej 3 zada polegajcych na wdroeniu Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów dla co najmniej 50 uytkowników. Do wykazu naley dołczy dokumenty (referencje od inwestorów) potwierdzajce, e dostawy te zostały wykonane naleycie. (Załcznik Nr 6a do siwz). 4

5 Wykaz wykonanych w cigu ostatnich 3 lat przed dniem wszczcia postpowania o udzielenie zamówienia, a jeeli okres prowadzenia działalnoci jest krótszy w tym okresie, zrealizowanych co najmniej 3 zada polegajcych na wdroeniu podpisu elektronicznego. Do wykazu naley dołczy dokumenty (referencje od inwestorów) potwierdzajce, e zamówienia te zostały wykonane naleycie. (Załcznik Nr 6b do siwz) Certyfikat ISO 9001:2000 posiadany przez producenta Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów w zakresie projektowania, wytwarzania, sprzeday wyrobów i usług informatycznych oraz szkole lub równowany dokument potwierdzajcy jako wiadczonych usług Wypełniony formularz Wykaz personelu odpowiedzialnego za realizacj zamówienia, zgodny ze wzorem stanowicym - załcznik nr Wszystkie dokumenty wymienione w pkt. 6.1 musz zosta złoone w oryginale lub kserokopii powiadczonej za zgodno z oryginałem przez osoby upowanione. 7. Informacje o sposobie porozumiewania si Zamawiajcego z Wykonawcami oraz przekazywania owiadcze i dokumentów a take wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania si z Wykonawcami. 7.1 Owiadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiajcy i Wykonawcy przekazuj pisemnie lub faxem z jednoczesnym przesłaniem oryginału poczt. Kada ze stron na danie drugiej w przypadku przekazania owiadcze, wniosków, zawiadomie oraz informacji faxem niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 7.2 Wykonawca moe zwróci si do Zamawiajcego o wyjanienie treci specyfikacji istotnych warunków zamówienia zgodnie z art. 38 ust.1 Prawa zamówie publicznych. 7.3 Wykonawcy mog składa zapytania na pimie lub faxem najpóniej w terminie 6 dni przed upływem terminu składania ofert. 7.4 Wynienia dotyczce SIWZ, bez ujawnienia ródła zapytania, zostan przesłane wszystkim Wykonawcom, którym Zamawiajcy przekazał specyfikacj istotnych warunków zamówienia oraz zamieszczone na stronie internetowej na której udostpniona jest siwz. 5

6 7.5 Zamawiajcy moe w kadym czasie, przed upływem terminu do składania ofert zmodyfikowa tre specyfikacji istotnych warunków zamówienia. O kadej dokonanej modyfikacji treci SIWZ Wykonawcy, którym przekazano siwz zostan niezwłocznie poinformowani na pimie przez Zamawiajcego. Informacja o modyfikacji siwz zostanie równie zamieszczona na stronie internetowej, na której udostpniona jest siwz. 7.6 Modyfikacja treci SIWZ nie moe dotyczy kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postpowaniu oraz sposobu oceny ich spełnienia. 7.7 Zamawiajcy moe, jeli to konieczne, przedłuy termin składania ofert aby Wykonawcy mogli uwzgldni w swoich ofertach zmiany wynikajce z modyfikacji treci SIWZ. 7.8 Wykonawcy ponosz wyłczn odpowiedzialno za zapoznanie si z nalen starannoci z treci specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W sytuacji, gdy Wykonawca wgrał przetarg, reklamacje dotyczce zmiany wartoci Oferty, nie bd rozpatrywane. 7.9 Osob uprawnion do porozumiewania si z Wykonawcami s: w sprawach formalnych: Pan Piotr Dudek Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich w Starostwie Powiatowym w Krasnymstawie, tel. 082/ do 13 wew. 62, fax; 082/ , w godz w sprawach merytorycznych: Pan Cezary Szymaski Informatyk w Starostwie Powiatowym w Krasnymstawie, tel. 082/ do 13 wew. 67, fax; 082/ , w godz Wymagania dotyczce wadium nie dotyczy. 9. Termin zwizania ofert oferenci pozostaj zwizani ofert przez okres 30 dni, liczc od dnia ostatecznego terminu składania ofert. 10. Opis sposobu przygotowania oferty przetargowej Oferta winna by sporzdzona w jzyku polskim i napisana na maszynie lub komputerowo. 6

7 10.2. Dokumenty składajce si na ofert naley złoy zgodnie z treci i w kolejnoci podanej w pkt 6.1. siwz Zaleca si ponumerowa kolejno wszystkie strony oferty Kada strona Oferty winna by opatrzona podpisem osoby lub osób upowanionych do podpisania. Wszystkie strony, na których wprowadzono poprawki winny by opatrzone parafk osób upowanionych obok tych poprawek Oferta winna by dostarczona w dwóch zaklejonych kopertach (zewntrznej i wewntrznej), listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub osobicie. W przypadku złoenia oferty osobicie Wykonawca otrzyma od Zamawiajcego potwierdzenie złoenia oferty z dat i godzin przyjcia Koperta zewntrzna winna by opatrzona nastpujcymi danymi: a. Nazw i adresem Zamawiajcego zgodnie z pkt. 1 SIWZ; b. Nazw przedmiotu zamówienia zgodnie z pkt. 3. SIWZ; c. Słowami: Nie otwiera przed dniem...roku, godzin Koperta wewntrzna oprócz informacji podanych w pkt a, b i c powinna dodatkowo zawiera nazw i adres Oferenta. 11. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert Wszystkie oferty musz by dostarczone do siedziby Zamawiajcego, tj. Kancelaria Starostwa Powiatowego w Krasnymstawie, pok. Nr 116, ul. Sobieskiego 3, Krasnystaw do dnia r. do godz Wykonawca moe, przed upływem terminu do składania ofert zmieni lub wycofa ofert. W tym celu Wykonawca winien zawiadomi o tym na pimie Zamawiajcego. Oferta przetargowa nie moe zosta zmieniona po upływie terminu składania ofert Ofert złoona po terminie zwraca si bez otwierania koperty wewntrznej po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu Otwarcie ofert nastpi w siedzibie Zamawiajcego tj. Sala Konferencyjna Starostwa Powiatowego w Krasnymstawie, I pitro, w dniu r. o godz Otwarcie ofert jest jawne Bezporednio przed otwarciem ofert zamawiajcy podaje kwot, jak zamierza przeznaczy na sfinansowanie zamówienia. 7

8 Podczas otwarcia ofert zostan podane nazwy Wykonawców oraz ich adresy i ceny ofert Informacje, o których mowa w pkt przekazuje si niezwłocznie Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich wniosek. 12. Opis sposobu obliczenia ceny W ofercie naley poda ceny zgodnie z formularzem ofertowym bdcym Załcznikiem Nr 1 do niniejszej siwz Cena musi obejmowa: Warto przedmiotu zamówienia. Dostaw do siedziby zamawiajcego Instalacj i uruchomienie w miejscu uytkowania Przeszkolenie personelu 13. Opis kryteriów, którymi Zamawiajcy bdzie si kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert cena ofertowa znaczenie 100% Kryteria oceny ofert nie podlegaj zmianie w toku postpowania przetargowego Sposób oceny ofert Przy dokonaniu analizy Ofert Komisja przetargowa w szczególnoci sprawdzi: - kompletno oferty, - zgodno oferty z minimalnymi kryteriami kwalifikacji okrelonymi w SIWZ W przypadku zgodnoci ofert z wymogami SIWZ Komisja dokona oceny ofert stosujc kryteria ofert podane w pkt 13.1 SIWZ W toku badania i oceny ofert Zamawiajcy moe da od wykonawców wyjanie dotyczcych treci złoonych ofert Zamawiajcy poprawi w tekcie oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, zawiadamiajc o tym wszystkich Wykonawców, którzy złoyli oferty. Omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny Zamawiajcy poprawia w przypadkach okrelonych w art. 88 Prawa zamówie publicznych. 8

9 Jeeli warto podanej ceny ryczałtowej nie odpowiada cenie ryczałtowej podanej słownie, przyjmuje si za prawidłow cen ryczałtow podan słownie Za najkorzystniejsz ofert zostanie uznana nie odrzucona oferta, z najnisz cen obejmujc dan cz zamówienia Odrzucenie ofert Zamawiajcy odrzuci ofert jeeli: - jest niezgodna z ustaw, - jej tre nie odpowiada treci SIWZ, - jej złoenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji; - zwiera raco nisk cen w stosunku do przedmiotu zamówienia, - została złoona przez Wykonawc wykluczonego z udziału postpowaniu o udzielenie zamówienia, - zawiera omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, których nie mona poprawi na podstawie art. 88 lub błdy w obliczeniu ceny, - Wykonawca w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie zgłosił si na poprawienie omyłki rachunkowej w obliczeniu ceny, - jest niewana na podstawie odrbnych przepisów Zamawiajcy, w celu ustalenia czy oferta zawiera raco nisk cen w stosunku do przedmiotu zamówienia zwraca si do Wykonawcy, w formie pisemnej, o udzielenie w okrelonym terminie wyjanie dotyczcych elementów oferty majcych wpływ na wysoko ceny. Jeli Wykonawca nie udzieli wyjanie w podanym terminie jego oferta zostanie odrzucona Zamawiajcy uniewania postpowanie o udzielenie zmówienia w przypadkach okrelonych w art. 93 Prawa zamówie publicznych. 14. Informacje o formalnociach, jakie powinny zosta dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiajcy zawiadomi Wykonawców, którzy złoyli oferty o: wyborze najkorzystniejszej oferty podajc nazw i adres Wykonawcy, którego ofert wybrano i uzasadnienie jej wyboru; 9

10 wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podajc uzasadnienie faktyczne i prawne; wykonawcach którzy zostali wykluczeni z postpowania o udzielenia zamówienia, podajc uzasadnienie faktyczne i prawne Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiajcy zamieszcza informacje, o których mowa w pkt równie na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostpnym w swojej siedzibie Przed upływem okresu zwizania ofert Zamawiajcy zaprosi Wykonawc, którego Oferta została uznana za najkorzystniejsz do podpisania umowy w terminie nie krótszym ni 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. Powiadomienie to w szczególnoci bdzie zawiera dat i miejsce podpisania umowy oraz wyszczególnienie spraw, jakie Wykonawca musi dopełni przed podpisaniem umowy. 15. Wymagania dotyczce zabezpieczenia naleytego wykonania umowy nie dotyczy. 16. Istotne dla stron postanowienia, które zostan wprowadzone do treci zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego Ogólne warunki umowy o zamówienie publiczne zawarte s w umowie bdcej załcznikiem Nr 4 do niniejszej siwz. Harmonogramy wdroenia ESOD oraz podpisu elektronicznego zostan uzgodnione z Wykonawc i bd stanowiły integraln cz podpisanej umowy. Ostateczny termin wykonania całego przedmiotu zamówienia przypada na dzie 1 grudnia 2006r. 17. Pouczenie o rodkach ochrony prawnej przysługujcych Wykonawcy w toku postpowania o udzielenie zamówienia Wykonawcom, których naruszony został interes prawny w uzyskaniu zamówienia, przysługuj rodki ochrony prawnej opisane w dziale VI ustawy prawo zamówie publicznych. 18. Maksymalna liczba wykonawców, z którymi Zamawiajcy zawrze umow ramow Zamawiajcy nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 19. Zamówienia uzupełniajce Zamawiajcy nie przewiduje udzielania zamówie uzupełniajcych. 10

11 20. Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych Zamawiajcy nie dopuszcza moliwoci składania ofert wariantowych. 22. Adres poczty elektronicznej lub strony internetowej, jeli Zamawiajcy dopuszcza porozumiewaniem si drog elektroniczn SIWZ, zapytania do siwz i udzielone odpowiedzi, modyfikacja siwz, informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty, ofertach odrzuconych, wykonawcach wykluczonych z postpowania umieszczane bd na stronie internetowej Zamawiajcego: Zamawiajcy nie dopuszcza porozumiewania si za porednictwem poczty elektronicznej. 23. Informacje dotyczce walut w jakich mog by prowadzone rozliczenia midzy Zamawiajcym a Wykonawc Walut przetargu jest PLN. Wszystkie kwoty podane przy wycenionej ofercie przetargowej i innych dokumentach stanowicych ofert winny by podane w PLN Płatno bdzie dokonywana w PLN Cał korespondencj dotyczc płatnoci wraz z fakturami naley wysła do Zamawiajcego w jzyku polskim. 24. Zamawiajcy nie przewiduje aukcji elektronicznej. 25. Zamawiajcy nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postpowaniu 26. Zamawiajcy nie dopuszcza moliwoci składania ofert czciowych. 11

12 .. (nazwa oferenta) Załcznik Nr 1do siwz FORMULARZ OFERTY PRZETARGOWEJ Nazwa przedmiotu zamówienia: dostawa i wdroenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i zestawów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego dla potrzeb realizacji projektu pn. e-powiat Elektroniczny System Obiegu Dokumentów oraz PIAP w Starostwie Powiatowym w Krasnymstawie 1. Owiadczenie Wykonawcy 1.1.Niniejszym owiadczamy, e: - Zapoznalimy si ze SIWZ i przyjmujemy j bez zastrzee oraz zdobylimy konieczne informacje do przygotowania oferty, - Oferujemy si wykona przedmiot zamówienia zgodnie z warunkami zawartymi w SIWZ 1.2.Uwaamy si za zwizanych ofert na czas wskazany w SIWZ. 1.3.Zawarty w SIWZ wzór umowy został przez nas zaakceptowany i zobowizujemy si w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na wymienionych we wzorze umowy warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiajcego. 2. Oferowana cena wykonania zadania: Lp. Nazwa 1. Dostawa i Wdroenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów 2. Dostawa zestawów do składania bezpiecznych podpisów elektronicznych Cena netto Kwota VAT Cena brutto 3. Dostawa drukarki etykiet 1 4. Dostawa czytnika kodu kreskowego Ilo Warto brutto Razem Razem słownie: Data i podpis osób upowanionych 12

13 Załcznik Nr 2 do siwz (piecztka firmy) OWIADCZENIE Przystpujc do postpowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na: dostaw i wdroenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i zestawów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego dla potrzeb realizacji projektu pn. e-powiat Elektroniczny System Obiegu Dokumentów oraz PIAP w Starostwie Powiatowym w Krasnymstawie (imi i nazwisko) jako upowaniony wpisem w rejestrze przedsibiorców. z dnia w imieniu reprezentowanej przeze mnie firmy owiadczam, e spełniamy wymogi art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówie publicznych oraz nie podlegamy wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 tzn.: 1. Posiadamy uprawnienia do wykonywania okrelonej działalnoci. 2. Posiadamy niezbdn wiedz i dowiadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 3. Znajdujemy si w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniajcej wykonanie zamówienia. 4. Nie podlegamy wykluczeniu z postpowania o udzielenie zmówienia.... (data podpis upowanionego przedstawiciela wykonawcy) 13

14 Załcznik Nr 3 do siwz PEŁNOMOCNICTWO Upowaniam Pana/ Pani imiona i nazwiska oraz stanowiska słubowe do reprezentowania w postpowaniu o udzielenie zamówienia i zawarcia umowy w przetargu nieograniczonym na: dostaw i wdroenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i zestawów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego dla potrzeb realizacji projektu pn. e-powiat Elektroniczny System Obiegu Dokumentów oraz PIAP w Starostwie Powiatowym w Krasnymstawie Data i podpis osoby upowaniajcej Uwaga: Niniejsze Pełnomocnictwo naley dołczy w przypadku podpisywania oferty przez osoby nie wymienione w Rejestrze Przedsibiorstwa lub w przypadku Konsorcjum. 14

15 Załcznik Nr 4 do siwz Umowa 15

16 Załcznik Nr 5 do siwz Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I. Dostawa i wdroenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów ESOD. Oferta powinna obejmowa swoim zakresem dostaw i wdroenie Elektronicznego Sytemu Obiegu Dokumentów (ESOD) w Starostwie Powiatowym w Krasnymstawie. Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (ESOD) wymagania ogólne Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja i wdroenie zintegrowanego systemu oprogramowania komputerowego do zarzdzania dokumentami wraz ze szkoleniem pracowników. Licencja na uytkowanie zintegrowanego systemu oprogramowania komputerowego do zarzdzania dokumentami dla Starostwo Powiatowego w Krasnymstawie powinna by udzielona przez Wykonawc na 60 stanowisk jednoczenie pracujcych w sieci lub dla 70 uytkowników zarejestrowanych w ESOD. Zintegrowany system oprogramowania do zarzdzania dokumentami, korespondencj, sprawami, poleceniami oraz czasem pracy pracowników i do informacji o terminach, okrelany dalej jako SYSTEM, przeznaczony powinien by dla urzdów administracji samorzdowej i rzdowej. SYSTEM musi by oparty o rzeczowy wykaz akt, oraz instrukcj obiegu dokumentów dla organów gminnych i powiatowych, tworzc centraln, uporzdkowan baz dokumentów i informacji: pism przychodzcych i wychodzcych, polece słubowych, umów, uchwał, regulacji wewntrznych itp. SYSTEM musi umoliwia sprawny dostp do dokumentów i informacji, kontrolowa drog ich obiegu oraz stan realizacji, usprawnia obsług interesantów. System powinien rozwizywa problem przepływu informacji wewntrz Starostwa Powiatowego oraz pomidzy urzdem a jego otoczeniem. Budowa SYSTEMU powinna by modułowa, gdy musi zapewnia moliwo wdraania kolejnych funkcjonalnoci zgodnie ze sposobem pracy uytkowników. W kadej chwili musi by moliwe dowolne włczanie / wyłczanie poszczególnych modułów, udostpnianie funkcjonalnoci wybranym osobom. Wraz z SYSTEMEM Wykonawca zobowizany jest dostarczy niezbdn dokumentacj oprogramowania dla administratora systemu oraz Instrukcje obsługi dla bezporednich uytkowników na stanowiskach pracy dla kadego modułu i dla kadego z 60 stanowisk. 1. SYSTEM musi by zgodny z nastpujcymi wymogami prawnymi: rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. nr 160, poz. 1074) z dnia 18 grudnia 1998 r. z póniejszymi zmianami, 16

17 ustawa o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133 Poz. 883) z dnia 29 sierpnia 1997 r., rozporzdzenie ministra spraw wewntrznych i administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie okrelenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiada urzdzenia i systemy informatyczne słuce do przetwarzania danych osobowych (DZ. U. Nr 100 Poz. 1024), ustawa o informatyzacji działalnoci podmiotów realizujcych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565) z dnia 17 lutego 2005 r. 2. SYSTEM musi posiada jednolity i przejrzysty interfejs graficzny dla kadego z modułów. 3. SYSTEM powinien w sposób czytelny pokazywa poszczególne etapy obiegu dokumentów oraz mie moliwo wprowadzenia struktury organizacyjnej urzdu (schematu organizacyjnego) 4. SYSTEM musi zawiera w pełni polskojzyczny interfejs uytkownika. 5. SYSTEM powinien by zaprojektowany w architekturze trójwarstwowej: - warstwa prezentacji, obejmujca interfejsy uytkownika klienta (np. WWW) - warstwa aplikacji, obejmujc serwer systemu, - warstwa danych, zawierajc serwer bazy danych. 6. SYSTEM musi zapewnia obieg dokumentów zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej stosowanej przez Zamawiajcego 7. System powinien posiada budow modułow, umoliwiajc jego etapowe wdraanie. 8. Moduły systemu musz w szczególnoci: umoliwia rozproszon rejestracj wszelkiej korespondencji kadego typu wpływajcej do Zamawiajcego wraz z załcznikami oraz jej automatycznym numerowaniem i asygnowaniem w postaci kodu kreskowego oraz tworzeniem raportów i zestawie umoliwia wielostronicowe skanowanie dokumentów z poziomu aplikacji oraz rejestrowanie ich formy elektronicznej umoliwia optyczne rozpoznawanie tekstu w dokumentach przechowywanych w formie graficznej i konwersj tych dokumentów do plików tekstowych (obróbka OCR) umoliwia rejestracj treci skanowanych dokumentów pod obróbce OCR umoliwia rejestracj i nadzorowanie obiegu korespondencji wewntrznej Zamawiajcego (pomidzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi) udostpnia baz nadawców i odbiorców korespondencji w celu sprawnej obsługi systemu da moliwo wielopoziomowej dekretacji wpływajcej korespondencji z moliwoci niezalenego kierowania oryginałów dokumentów i sporzdzania dowolnej iloci ich kopii, tworzonych na dowolnym etapie 17

18 ich obiegu. Kada z utworzonych kopii dokumentów powinna by nadzorowana rejestrowa kad czynno zwizan z poszczególnym dokumentem, np. w postaci historii i da moliwo szybkiego odczytania tych informacji posiada moliwo nadania polece i terminów realizacji zwizanych z korespondencj oraz ich kontroli posiada moliwo przydzielania zada samemu sobie oraz innym uytkownikom zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami oraz umoliwia nadzorowanie terminu i sposobu realizacji posiada jednolity terminarz organizacji z moliwoci wpisywania terminów i rocznic poszczególnym uytkownikom i grupom pracowników oraz ich powiadamiania wraz z potwierdzeniem posiada moliwo tworzenia i przegldania terminarzy grupowych oraz zarzdzania nimi posiada moliwo udzielania zastpstw przez pracowników i pracy w zastpstwie zapewnia jednoznaczne przypisanie odpowiedzialnoci za kady z dokumentów 9. SYSTEM musi ewidencjonowa i nadzorowa dokumenty wewntrzne jednostki Zamawiajcego wraz z ich stanami i wersjami. Powinna by moliwo odtworzenia wersji dokumentu obowizujcej w danym dniu, jeeli dokument w SYSTEMIE zmienił wersj. 10. Obsługa korespondencji wychodzcej musi by wyposaona w moliwo wykorzystania szablonów ułatwiajcych przygotowanie dokumentów. Tworzenie szablonów powinno by proste i moliwe do samodzielnego definiowania i modyfikowania przez przeszkolonego pracownika Zamawiajcego. 11. SYSTEM musi umoliwia rejestrowanie i prowadzenie spraw wraz z dokumentami zwizanymi. Powinna by moliwo kontrolowania stanu sprawy (stopnia realizacji) i poszczególnych terminów realizacji wraz z powiadamianiem o opónieniach. Sprawy musz by trwale gromadzone w teczkach i podteczkach rzeczowego wykazu akt i udostpniane zgodnie z uprawnieniami. SYSTEM powinien da moliwo przekazywania prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia. 12. SYSTEM musi by wyposaony w wyszukiwark, która w prosty i szybki sposób znajduje odpowiednie dokumenty. Wyszukiwarka musi umoliwia zarówno przeszukiwanie metryk dokumentów, jak i treci dokumentów (plików dokumentów) w formatach przynajmniej MS Word, MS Excel i HTML. 13. Klient SYSTEMU musi posiada interfejs, którego aktualizacja odbywa si w sposób automatyczny. Logowanie do SYSTEMU musi by moliwe z dowolnej stacji roboczej, równie nowo włczonej do sieci Zamawiajcego bez przeprowadzania instalacji klienta SYSTEMU. 14. Instrukcja obsługi SYSTEMU i inne jego dokumenty musz by polskojzyczne, SYSTEM musi równie mie moliwo przechowywania polskojzycznych danych. 18

19 15. Uprawnieni uytkownicy musz mie moliwo sumarycznej kontroli dotyczcej iloci korespondencji przychodzcej, terminów realizacji i przydzielonych zada poszczególnych uytkowników oraz ich grup. Kontrola dotyczca terminów realizacji powinna te by moliwa z odpowiednim wyprzedzeniem (stan na dany dzie). 16. SYSTEM powinien by elastyczny i umoliwia samodzielne dostosowanie do konkretnych potrzeb na stanowisku, SYSTEM musi równie zapamitywa profile pracy poszczególnych uytkowników w kadym z modułów i udostpnia je po zalogowaniu na dowolnej stacji roboczej. 17. SYSTEM musi by wyposaony w moliwo tworzenia procedur postpowania zwizanych z obiegiem dokumentów przy odpowiednim typie sprawy. Tworzenie procedur musi by jasne i umoliwia tworzenie osobnych kroków. Kroki powinny by niezalenie kontrolowane przez uytkownika prowadzcego. Procedura powinna by na tyle elastyczna, aby była moliwo wprowadzenia zmiany do jej biegu w trakcie pracy. Tworzenie procedur musi by moliwe do samodzielnego wykonania przez odpowiednio wyszkolonych administratorów po stronie Zamawiajcego. 18. SYSTEM musi cechowa si rozbudowanym modułem bezpieczestwa zarzdzajcym dostpem uytkowników zarówno do odpowiedniego typu dokumentów (grup dokumentów, teczek), jak i funkcji SYSTEMU. 19. Baza danych, w której przechowane s dokumenty moe by ograniczona jedynie zasobami sprztowymi serwera, system operacyjny serwera powinien zapewni kontrolowany dostp do zasobów bazy danych. 20. SYSTEM musi by wyposaony w komunikator typu Instant Messaging, pozwalajcy na wymian wiadomoci tekstowych zarówno midzy uytkownikami SYSTEMU, jak i przekazywanie uytkownikowi komunikatów przez SYSTEM. Komunikator musi przekazywa wiadomoci równie wtedy, gdy uytkownik nie ma uruchomionego SYSTEMU na swojej stacji roboczej. 21. SYSTEM musi by wyposaony w mechanizmy dokonujce eksportu wybranych danych do Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowizujcymi standardami formatu danych. SYSTEM powinien udostpnia otwarty interfejs integracji z dowolnym systemem BIP. Interfejs powinien zapewnia dostp do informacji o sprawach i dokumentach wyznaczonych do publikowania w BIP. SYSTEM powinien informowa o dacie umieszczenia dokumentu i informacji o sprawach w BIP oraz dacie aktualizacji tych dokumentów. 22. SYSTEM musi zapewnia integracj z aplikacj Cyfrowy Urzd umoliwiajc załatwianie spraw drog elektroniczn. Aplikacja zapewni: składanie pism i wniosków w formie elektronicznej (mailem lub za porednictwem specjalnego formularza), opatrzonych podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub niekwalifikowanym, sprawdzanie stanu i przebiegu sprawy poprzez Internet, pobieranie dokumentów i informacji, komunikacj z interesantem w zwizku z prowadzon spraw, inne czynnoci ułatwiajce obsług interesantów i kontrahentów. SYSTEM bdzie automatycznie wymieniał dokumenty i informacje z elektronicznym urzdem. 19

20 Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (ESOD) wymagania szczegółowe Zamawiajcy sugeruje modułow budow SYSTEMU. Cało poniszych wymaga moe by równie spełniona przy innej architekturze. 1. Identyfikacja uytkownika System musi zapewni: Logowanie uytkownika do systemu przy pomocy indywidualnego hasła, Moliwo indywidualnego ustalania hasła uytkownika, Mechanizm wymuszania na uytkowniku okresowej zmiany hasła z okrelonym stopniem złoonoci hasła, Moliwo zastpowania uytkownika bez koniecznoci ujawniania hasła dostpu, Hasła uytkowników musz by szyfrowane, 2. Zarzdzanie czasem pracowników. Podstaw modułu powinien by zintegrowany kalendarz i terminarz. Moduł musi umoliwia realizacj takich funkcji, jak: Rejestrowanie i sygnalizowanie terminów własnych pracownika oraz zaplanowanych przez kierownictwo (pojedynczych i cyklicznych), Rejestrowanie i sygnalizowanie rocznic własnych pracownika i zaplanowanych przez kierownictwo, Kojarzenie terminów i rocznic z dokumentami, sprawami i pismami, Definiowane terminarzy grupowych, Przegldanie terminów w układzie dziennym i grupowym, Graficzne obrazowanie terminów i czasu ich trwania, Sporzdzanie notatek. Moduł zarzdzania czasem pracowników musi by w pełni zintegrowany z innymi modułami SYSTEMU. Musi take umoliwia pełn wymian dokumentów pomidzy modułami oraz swobodn nawigacj pomidzy dokumentami powizanymi ze sob. 3. Zarzdzanie zadaniami Moduł musi umoliwia realizacj takich funkcji, jak: Definiowanie zada własnych pracownika oraz zlecanie zada zaplanowanych przez innych pracowników Zamawiajcego Kierowanie zada do komórek organizacyjnych z moliwoci dekretowania ich na wskazanych pracowników komórki 20