Kontrola pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia

Transkrypt

1 Kontrola pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia Zielona Góra dn. 06 października 2009 r.

2 Plan prezentacji Rola Wojewody Lubuskiego we rażaniu wd PL - BB Programu Cel, przedmiot oraz elementy kontroli pierwszego stopnia Proces weryfikacji wydatków (kontrola administracyjna) Kontrola na miejscu

3 Rola Wojewody Lubuskiego we wdrażaniu Programu PLBB Porozumienie w sprawie ienia ustanowwojewody Lubuskiego Kontrolerem, o órym kt mowa w art. 16 Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 mentu Parla Europejskiego i Rady z dnia lipca r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999, (DZ. Urz. UE L z r. z óźn. p zm.) zosta ło zawarte w dniu 24 października 2008 r.

4 Rola Wojewody Lubuskiego Wojewoda Lubuski przeprowadza kontrolę zgodnie z następującymi dokumentami: Programem Operacyjnym Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) - Brandenburgia Podręcznikiem Beneficjenta Wiod ącego dla Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) - Brandenburgia Wytycznymi Ministra Rozwoju gionalnego Re w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Wojew ództwo Lubuskie) - Brandenburgia

5 Rola Wojewody Lubuskiego Krajowymi wytycznymi dotyczącymi kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalny ch i Funduszu ójności Sp w okresie programowania Wytycznymi Ministra Rozwoju gionalnego Re dotyczącymi kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Wsp ółpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach

6 Rola Wojewody Lubuskiego Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowi ązków Instytucji Zarz ądzającej Programem Operacyjnym Wytycznymi Ministra Rozwoju gionalnego Re dotycz ącymi informowania o nieprawid łowościach finansowych w ramach Programów Europejskiej ółpracy Wsp Terytorialnej dla Kontrolerów z art. 16 Rozporz ądzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rad y z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z r.) oraz ólnych Wsp Technicznych Sekretariat ów

7 Szczegółowe zadania Kontrolera Do zadań Kontrolera należy: 1. weryfikacja kwalifikowalności wydatków, w tym: a) weryfikacja dostarczenia współfinansowanych towarów i usług, b) weryfikacja zgodno ści zadeklarowanych przez benef icjenta wydatków z zatwierdzonym wnioskiem dofinansowanie o projektu, umową o dofinansowanie i umową partnerską, a) weryfikacja zgodności poniesionych wydatk ów z przepisami krajowymi i wsp ólnotowymi, w tym z Prawem ówień zam publicznych i regulacjami dotyczącymi pomocy publicznej. Prawidłowość przeprowadzenia zamówienia publicznego weryfikowana jest poprzez kont rolę ex-ante oraz kontrol ę ex-post zamówień publicznych,

8 Szczegółowe zadania Kontrolera 2. weryfikacja raportów beneficjentów, 3. wystawianie Certyfikatów kontroli pierwszego stopnia (w tym dla kosztów wspólnych), 4. przekazywanie do WST informacji dotyczących przeprowadzonych kontroli, 5. sporządzanie i aktualizacja rocznychplanów kontroli oraz sprawozdawanie z ich wykonania, 6. przekazywanie do IZ informacji o nieprawidłowościach

9 Cel kontroli Celem działań Kontrolera jest upewnienie się, że: - zadeklarowane przez beneficjenta wydatki zosta ły rzeczywiście poniesione - towary i usługi zostały dostarczone zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie - projekt i wydatki s ą zgodne z zasadami kwalifikowalności wspólnotowymi i krajowymi

10 Przedmiot kontroli Podstawą do zweryfikowania wydatków poniesionych przez beneficjenta są następujące dokumenty: - zestawienie faktur i dokumentów o równoważnej wartości - poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur i innych dokumentów księgowych potwierdzających dokonanie wydatków - raport beneficjenta

11 Elementy kontroli Kontrola składa się z dwóch elementów: kontrola administracyjna (po każdorazowym złożeniu przez beneficjenta dokumentów do poświadczenia) kontrola na miejscu realizacji projektu i/lub w siedzibie beneficjenta

12 Kontrola administracyjna (1/6) Na podstawie dostarczonego Zestawienia Kontroler dobiera próbę wydatków. Próba obejmuje minimum 25 % wszystkich wydatk ów i zawiera nie mniej niż 5 pozycji z zestawienia wydatków.

13 Kontrola administracyjna (2/6) Kontrola zostaje przeprowadzon a na podstawie informacji zawartych w: umowie o dofinansowanie projektu, wniosku o dofinansowanie, umowie partnerskiej zawartej omiędzy p Wiodącym i Partnerem w ramach projektu, Beneficjentem raporcie beneficjenta wraz z z ałącznikiem w postaci Zestawienia faktur i dokumentów o równoważnej wartości,

14 Kontrola administracyjna (3/6) Kontrola zostaje przeprowadzon a na podstawie informacji zawartych w: dokumentach księgowych, umowach z wykonawcami robót i usług, protokołach i usług, odbioru/przyj ęcia dostarczonych towar ów oświadczeniu o kwalifikowalności VAT/informacji właściwego organu o tym, ż ibeneficjent nie może dokonać odliczeń podatku VAT

15 Kontrola administracyjna (4/6) W trakcie kontroli administracyjnej Kontroler sprawdza prawidłowość dokumentacji w szczególności weryfikuje czy: - Raport beneficjenta rzetelnie przedstawia postęp projektu, w tym czy wskaźniki produktu są osiągane, - Faktury oraz inne dokumenty finansowe potwierdzają dokonane wydatki, - Wydatki są zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie przez Komitet Monitorujący, - Wydatki są zgodne z przepisami krajowymi i wspólnotowymi (np. z prawem zamówień publicznych).

16 Kontrola administracyjna (5/6) Po dokonaniu weryfikacji dokum entów, Kontroler zatwierdza wydatki, óre kt spe łniły powy ższe wymagania poprzez wystawienie dwóch egzemplarzy Certyfikatów Kontroli I Stopnia, z których jeden przekazuje do Beneficjenta.

17 Kontrola administracyjna (6/6) Kontrola administracyjna wydatków w projektach parasolowych Euroregion weryfikuje kwalifikowalność wszystkich wydatków w małych/sieciowych projektach i przekazuje do Kontrolera: Zestawienie projektów małych i sieciowych, kopię budżetów rozliczanych projektów, Na podstawie zbiorczego Zestawienia projekt ów ma łych i sieciowych Kontroler dobiera pr óbę wydatków do kontroli minimum 5% liczby projekt ów projektu parasolowego tj. małych/sieciowych

18 Kontrola na miejscu (1/2) Kontrola na miejscu obejmuje: kontrolę w trakcie realizacji projektu, kontrolę na zakończenie realizacji projektu, wizytę monitorującą. W trakcie kontroli na miejscu Kontroler sprawdza dokumenty dotyczące projektu oraz dokonuje ędzin ogl towarów/usług. dostarczonych

19 Kontrola na miejscu (2/2) W trakcie kontroli na miejscu weryfikowane są: 1. wykonanie działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie, 2. osiągnięcie wskaźników, 3. wydatki poniesione na realizację projektu, 4. prowadzenie ewidencji księgowej, 5. udzielenie zamówienia publicznego, 6. wykonywanie działań informacyjnych i promocyjnych, 7. przestrzeganie zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans, 8. sposoby archiwizacji.

20 Kontrola w trakcie realizacji projektu Kontrola w trakcie realizacji projektów dotyczy minimum: 5 % projektów dotyczących dostaw i robót budowlanych, 5 % projektów miękkich. Kontrola powinna być przeprowadzona po przedstawieniu przez beneficjenta wydatków do poświadczenia obejmujących łącznie kwotę przynajmniej 25% wydatków przewidzianych do poniesienia przez beneficjenta w ramach projektu.

21 Kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu (1/2) Kontrola ma miejscu na zakończenie realizacji projektu dotyczy: 100% projektów obejmujących roboty budowlane i dostawy minimum 5% projektów miękkich.

22 Kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu (2/2) W przypadku gdy : w projekcie uczestniczy ęcej wi z terenu wojew ództwa, ni ż jeden beneficjent żdy ka z beneficjent ów, u którego znajdują się dokumenty finansowe, musi zostać skontrolowany, beneficjent jest zaanga żowany w realizacj ę więcej niż jednego projektu w ramach ramu, Prog musi zosta ć skontrolowany na miejscu przynajmniej raz.

23 Wizyta monitorująca (1/2) Wizyty monitorujące są elementem kontroli projektów miękkich wizytacje szkoleń, warsztatów itp. Termin wizyty monitoruj ącej nie jest ązany powi z terminem kontroli na miejscu po zako ńczeniu realizacji projektu, natomiast jest ściśle uzależniony od harmonogramu realizacji projektu. Beneficjent jest powiadomiony o terminie wizyty monitoruj ącej na minimum 5 dni roboczych przed przeprowadzeniem wizyty.

24 Wizyta monitorująca (2/2) Wizytę monitorującą może przeprowadzić jeden pracownik Kontrolera/Euroregionu. Z wizyty monitoruj ącej sporządzana jest notatka, órą kt podpisuje Kontroler i beneficj ent. Dwustronne podpisanie notatki może nastąpić podczas wizyty monitorującej.

25 Kontrola na miejscu w projekcie parasolowym 1. Euroregion przeprowadza kon trole na miejscu minimum 10% projektów małych i sieciowych rocznie na zakończenie ich realizacji. 2. Kontroler przeprowadza kont rolę na miejscu minimum 10% projektów małych i sieciowych w ramach ektu proj parasolowego na zakończenie realizacji projektu.

26 Czynności formalne związane z przeprowadzeniem kontroli na miejscu W przypadku gdy w trakcie kont roli na miejscu zostaną wykryte uchybienia i/lub nieprawidłowości, Kontroler wraz z informacj ą pokontrolną przekazuje do beneficjenta zalecenia pokontrolne. W zaleceniach określany jest także termin, w którym beneficjent jest zobowiązany do pisemnego poinformowan ia o sposobie wykorzystania uwag i wniosk ów oraz realizacji zalece ń pokontrolnych lub o przyczynach niepodjęcia działań nałożonych na niego w ramach zaleceń pokontrolnych. Kontroler weryfikuje wykonanie zaleceń pokontrolnych poprzez wykonanie kontroli następczej

27 Kontrola zamówień publicznych (1/5) Kontroler ma obowi ązek przeprowadzenia Kontroli ex-ante (przed rozpocz ęciem procedury zam ówienia) i ex-post. Kontrolę ex-ante i ex-post zamówień w przypadku małych projektów i projektów sieciowych przeprowadza Euroregion.

28 Kontrola ex-ante Kontrola zamówień publicznych (2/5) Nie złożenie przez beneficjenta dokumentów do kontroli ex-ante nie powoduje nałożenia sankcji na beneficjenta przez Kontrolera. Kontroler weryfikuje projekty: ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do negocjacji, innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia procedury zamówienia publicznego.

29 Kontrola zamówień publicznych (3/5) Kontroler weryfikuje dokumentację w szczególności pod względem: zgodności z przepisami ustawy Prawo amówień z publicznych, w szczeg ólności zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, zgodności zakresu zam ówienia z zakresem przewidziany m w projekcie, możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia, możliwości nie podania kryteri ów wyboru i udzielenia zamówienia w ogłoszeniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, prawidłowości wyboru trybu zamówienia, przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji.

30 Kontrola zamówień publicznych (4/5) Jeżeli Kontroler ma zastrze żenia do dokumentacji, w śmie pi informuje beneficjenta, że nie wprowadzenie zmian do dokumentacji może skutkować uznaniem części lub łości ca wydatku za niekwalifikowalny oraz zobowiązuje beneficjenta do poinformowania Kontrolera o sposobie wykorzystania uwag. Kontroler nie weryfikuje órnie powt dokumentacji poprawionej przez beneficjenta na etapie kontrol i exante.

31 Kontrola zamówień publicznych (5/5) Kontrola ex-post co do zasady odbywa ę si w trakcie kontroli administracyjnej.

32 Kontrola doraźna W przypadku uzyskania informac ji o zaistnieniu nieprawidłowości w realizacji projektu oler Kontr może przeprowadzić kontrolę doraźną.

33 Kontrola następcza Kontrola następcza polega na weryfikacji wdrożenia zaleceń pokontrolnych. W zależności od przedmiotu zaleceń, kontroler przeprowadza kontrolę następczą dokumentacji zza biurka lub kontrolę następczą na miejscu realizacji projektu. W obu przypadkach kontroler orządza sp pokontrolną z kontroli następczej. informacj ę

34 Dziękuję za uwagę Monika Lehmann Oddział Programów Współpracy Transgranicznej WZFE LUW