Zintegrowany System Zarządzania Firmą. humansoft HermesSQL MODUŁ ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Zintegrowany System Zarządzania Firmą humansoft HermesSQL MODUŁ ZAMÓWIENIA Radom, listopad 2008

2 Powielanie w jakiejkolwiek formie, całości lub fragmentów podręcznika, bez pisemnej zgody Humansoft Sp. z o.o. jest zabronione. Copyright Humansoft Sp. z.o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. Microsoft, MS-DOS, Windows, Visual FoxPro, SQL Server 2000, Microsoft Server Database Engine (MSDE) są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation. Opracowanie: Humansoft Sp. z o.o. Radom XI, 2008 Humansoft Sp. z o. o Radom, ul. Wernera 29/31 tel/fax (048) , , biuro@humansoft.pl 2

3 SPIS TREŚCI 1. OBIEG DOKUMENTÓW WDRAŻANIE MODUŁU ZAMÓWIEŃ ZAPYTANIE OFERTOWE (ZF) OFERTA DLA KLIENTÓW (OF) ZAMÓWIENIA NA SPRZEDAŻ (ZS) ZAMÓWIENIA NA ZAKUP (ZZ) REALIZACJA ZAMÓWIEŃ REALIZACJA ZAMÓWIEŃ NA SPRZEDAŻ REALIZACJA ZAMÓWIEŃ NA ZAKUP REZERWACJE ZWALNIANIE REZERWACJI BILANS ZAMÓWIEŃ GENEROWANIE ZAMÓWIEŃ ANALIZY ANALIZA ZAMÓWIEŃ NA SPRZEDAŻ ANALIZA ZAMÓWIEŃ NA ZAKUP EDI KONFIGURACJA EDI W HERMESIE EDI W MODULE ZAMÓWIEŃ

4 Moduł Zamówienia nie funkcjonuje samodzielnie, może być używany tylko z Pakietem Podstawowym (modułem Sprzedaż) systemu, gdzie powstają dokumenty, rozrachunki, stany magazynowe. Moduł Zamówień wchodzi w skład zintegrowanego systemu zarządzania firmą humansoft HermesSQL. humansoft HermesSQL jest wielomodułowym zintegrowanym systemem klasy ERP automatyzującym i optymalizującym procesy biznesowe we wszystkich obszarach działalności przedsiębiorstwa. Jest to wysokiej klasy oprogramowanie, będące wydajnym i funkcjonalnym rozwiązaniem dla firm handlowych, usługowych i produkcyjnych. Moduł Zamówień ze względu na swoją specyfikę dedykowany jest głównie dla firm handlowych. Przeznaczony jest do obsługi zamówień związanych ze sprzedażą. Moduł Zamówień dostarcza przedsiębiorstwu bogatą funkcjonalność pozwalającą w sposób prosty i skuteczny zarządzać zamówieniami przyjętymi od klientów oraz zamówieniami własnymi. Zawiera szereg funkcji, które ułatwią i przyspieszą proces zamówień. W dużej mierze nastawiony jest na raportowanie, dzięki funkcją analiz dostępnych w głównym menu oraz przy konkretnych dokumentach. 4

5 1. Obieg dokumentów Pełny obieg dokumentów w module Zamówienia 1. Zapytanie ofertowe (ZF). Proces sprzedaży rozpoczynamy od zarejestrowania zapytania ofertowego od klienta. Może być ono przekształcone w ofertę dla klienta. 2. Oferta dla klienta (OF). Dokument oferty jest wysyłany do klienta. Oferta może być odrzucona lub zaakceptowana. Jeżeli klient przyjmuje ofertę może być ona przekształcona w zamówienie na sprzedaż (również WZ i F) lub powiązana z nim w inny sposób 3. Zamówienie na sprzedaż (ZS). Jeżeli mamy potrzebne ilości artykułu na magazynie możemy zrealizować zamówienie. Jeżeli na magazynie brakuje zamówionego towaru, składamy zamówienie na zakup. 4. Zamówienia na zakup (ZZ) Zamówienia ZZ możemy generować z kilku poziomów. Z poziomu zamówień na zakup, zamówienia na sprzedaż, z bilansu zamówień, z opcji Generowanie 5. Realizacja Zamówienia na zakup Zamówienie na zakup realizujemy poprzez przyjęcie towaru dokumentem PZ lub wyfakturowanie zamówienia. 6. Realizacja Zamówienia na sprzedaż Realizacja zamówienia możliwa jest poprzez wydanie towaru dokumentem WZ lub wyfakturowanie zamówienia. Powyżej został przedstawiony pełny obieg dokumentów w module Zamówienia, od zapytania ofertowego do faktury. Nie oznacza to, że praca w module, musi przebiegać według tego schematu. W zależności od specyfiki poszczególnych firm, można obieg dokumentów rozpocząć od dowolnego momentu i wybrać ścieżkę działania dostosowaną do potrzeb własnej firmy. 5

6 2. Wdrażanie modułu zamówień Wdrożenie Zamówień jest ważnym momentem, gdyż od tego czy i jak zostanie przeprowadzone, zależy dalsza praca w systemie. Jednak nie jest to proces skomplikowany i obszerny. W procesie wdrożenie modułu Zamówień należy wykonać następujące operacje: 1. Zdefiniowanie nowych rejestrów dokumentów. W pierwszej kolejności musimy w Definicji dokumentów stworzyć nowe rejestry niezbędne do obsługi modułu zamówień. Jest to czynność niezbędna dla dalszego funkcjonowania modułu. Należy zdefiniować następujące dokumenty: Zapytanie ofertowe (ZF), Oferta dla klienta (OF), Zamówienie na sprzedaż (ZS), Zamówienie na zakup (ZZ), Bilans Zamówień (BZ). Rejestry te nie wyróżniają się niczym szczególnym w stosunku do pozostałych dokumentów systemu. Dokumentem, na który należy zwrócić szczególną uwagę jest Zamówienie na sprzedaż (ZS). Definicja zawiera pole Rezerwacja towaru, gdzie wybieramy sposób rezerwacji towaru. Mamy do wyboru trzy możliwości: Brak automatycznej rezerwacji (rezerwacja ręczna) Wynikiem wybrania tej opcji będzie brak automatycznej rezerwacji, jednak istnieją mechanizmy pozwalające zarezerwować na takim dokumencie towar ręcznie. Automatyczna po każdej pozycji z pytaniem Na dokumencie będzie się wykonywała rezerwacja automatycznie. Po każdej pozycji dokumentu system zada pytanie czy chcemy dokonać rezerwacji. Rezerwacja nie będzie wykonywana oraz nie pojawi się pytanie, jeżeli wybrany artykuł był bez rezerwacji. Automatyczna po każdej pozycji bez pytania Rezerwacja będzie się wykonywała automatycznie po każdej pozycji, jednak system nie będzie sygnalizował tego żadnym komunikatem. Towar nie zostanie zarezerwowany, tylko jeżeli miał ustawienie, że nie podlega rezerwacji. 6

7 2. Uzupełnienie informacji w kartotece Artykułów. W kartotece artykułów znajduje się zakładka Zamówienia, która skupia wszystkie informacje o artykule związane z zamówieniami. Uzupełnianie tych informacji nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu. Jednakże uzupełnienie ich na wstępie usprawni prace w programie. Główny dostawca Wskazujemy głównego dostawcę danego artykułu. Wskazanie głównego dostawcy jest konieczne do automatycznego wygenerowania zamówień na zakup. Jeżeli nie uzupełnimy tej informacji, nie zostaną wygenerowane dokumenty w trakcie automatycznego generowania zamówień na zakup. 7

8 Średni czas dostawy Średni czas jaki trzeba czekać na dostawę towaru. Informacja ta ma odzwierciedlenie w terminie realizacji zamówienia. System posiadając taką informacje automatycznie wyliczy na dokumencie ZS czas realizacji tego dokumentu. Minimalna ilość zakupu Minimalna ilość jaką możemy zakupić u dostawcy np. wynikająca ze sposobu jej pakowania. Informacja wykorzystywana w trakcie generowania zamówień na zakup. Średni czas rezerwacji Średni czas rezerwacji danego towaru. Możemy określić go w dniach, godzinach lub minutach. Uzupełnienie tej informacji, automatycznie wyliczy nam okres ważności rezerwacji tego artykułu na pozycji zamówienia. Domyślny sposób rezerwacji Możemy wybrać jedną z trzech możliwości: Nie podlega rezerwacji Zgodnie z ustawioną metoda rozchodowania (FIFO-LIFO) Rezerwacja wskazanych dostaw 3. Statusy w zamówieniach Wszystkie dokumenty w module zamówień poza bilansem zamówień, mają definiowalne statusy dokumentu. Oznacza to że oprócz fabrycznych grup statusów, użytkownik, w ramach danej grupy może utworzyć, dziewięć statusów własnych. Grupy są oznaczane liczbami całkowitymi zapisanymi znakowo z zakresu od 00 do 99. Statusy mają definiowalne symbole oraz nazwy. Pierwsza cyfra oznacza grupę statusów i wg niej program zezwala lub nie na określone działania użytkownika. Grupy dla statusów dokumentów ZF: -1x odrzucone, 0x nie weryfikowane, 1x potwierdzone. Grupy dla statusów dokumentów ZS: 0x otwarte, 1x do kontroli ilościowej, 2x do realizacji, 3x w realizacji, 8x anulowane, 9x zamknięte. Grupy statusów dla dokumentów ZZ: 0x nie weryfikowane, 1x potwierdzone, 8x odrzucone. Fabrycznie są zdefiniowane statusy o symbolach 00, 10,, 90. 8

9 9

10 3. Zapytanie ofertowe (ZF) Jest to dokument, którym rejestrujemy pierwszy kontakt klienta. Zapytanie ofertowe, jak inne dokumenty systemu posiada nagłówek oraz pozycję. Pozycją jest opis operatora na temat zapytania od klienta. Nagłówek natomiast zawiera status oraz wszystkie niezbędne dane do przekształcenia go w ofertę. Status Dokumenty ZF wyposażone są w trzy grupy statusów, które umożliwiają uzyskanie informacji na temat zarejestrowanych, potwierdzonych i odrzuconych zapytań. Statusy są definiowalne i dla każdej grupy możemy stworzyć 9 statusów własnych. Rodzaje statusów w dokumentach ZF: nie weryfikowane - status nadawany automatycznie po utworzeniu dokumentu potwierdzone nadawany przez operatora odrzucone nadawany przez operatora. Po wyborze tego statusu program pozwala określić przyczyny odrzucenia. Program umożliwia przy pomocy funkcji Przekształć dokument, przekształcić zapytanie w ofertę dla klienta (OF). Aby umożliwić przekształcanie dokumentów OF należy w definicji rejestru w parametrze Przekształcany w dokument wskazać: domyślny rodzaj dokumentu, w jaki zostanie przekształcony dokument OF oraz domyślny rejestr dokumentu dla przekształceń. Ustawienia te Użytkownik może zmieniać w trakcie rejestracji dokumentu w opcji Pozostałe dane. 10

11 4. Oferta dla klientów (OF) Oferta dla klienta jest dokumentem podobnym do faktury i może być wystawiona w walucie (cała oferta w jednej walucie lub poszczególne pozycje oferty w różnych walutach). W przeciwieństwie do faktury nie dokonuje jednak rozchodu towarów z magazynu, nie wpływa na rozrachunki ani nie wchodzi do rejestru VAT. Oferta może powstać poprzez przekształcenie zapytania ofertowego od klienta. Taki dokument będzie miał wypełniony nagłówek, trzeba będzie natomiast wprowadzić pozycje. Z tego względu, że przy dokumencie (ZF), pozycją jest tylko opis. Na ofercie możemy obejrzeć pozycję zapytania ofertowego, z którego powstała oferta. Statusy Dokumenty OF wyposażone są w statusy, które umożliwiają uzyskanie informacji na temat zarejestrowanych, potwierdzonych i odrzuconych ofert. Rodzaje statusów w dokumentach OF: nie weryfikowana - status nadawany automatycznie po utworzeniu dokumentu przyjęta nadawany przez operatora, tylko ten status pozwala przekształcić OF w dokument ZS odrzucona nadawany przez operatora. Po wyborze tego statusu program pozwala określić przyczyny odrzucenia. Program umożliwia przy pomocy funkcji Przekształć dokument, przekształcić ofertę w zamówienie na sprzedaż (ZS), dokument WZ lub fakturę sprzedaży (F). Aby dokument OF mógł być przekształcony w (ZS), musi mieć status Przyjęta. 11

12 Aby umożliwić przekształcanie dokumentów OF należy w definicji rejestru w parametrze Przekształcany w dokument wskazać: domyślny rodzaj dokumentu, w jaki zostanie przekształcony dokument OF oraz domyślny rejestr dokumentu dla przekształceń. Ustawienia te Użytkownik może zmieniać w trakcie rejestracji dokumentu w opcji Pozostałe dane. W opcji Operacje znajdują się: Drzewo przekształceń pokazuje łańcuch dokumentów powstałych z przekształceń, z jakimi jest powiązana Oferta dla klienta. 12

13 5. Zamówienia na sprzedaż (ZS) Zamówienie na sprzedaż (ZS) jest dokumentem podobnym do faktury i może zostać zarejestrowane w walucie (całe zamówienie w jednej walucie lub poszczególne pozycje zamówienia w różnych walutach). W przeciwieństwie do faktury nie dokonuje jednak rozchodu towarów z magazynu. Może co najwyżej rezerwować zamawiany towar. W zamówieniu dokonuje się przeliczanie cen sprzedaży według aktualnej tabeli rabatów dla danego klienta. W celu zachowania łańcucha dokumentów Zamówienie na sprzedaż (ZS), powinno powstać z przekształcenia (OF). Przepiszą się do niego wszelkie informacje zawarte w przekształcanym dokumencie. Dokument (ZS) powstały z przekształcenia możemy modyfikować. Zamówienie możemy również wystawić ręcznie Zamówienie od klienta - formularz Formularz Zamówienia od klienta ma wiele charakterystycznych cech dokumentu sprzedaży. patrz rozdział Sprzedaż > Dokumenty sprzedaży > Dokument sprzedaży - formularz 13

14 Dane nagłówkowe charakterystyczne dla dokumentu Zamówień na sprzedaż (ZS) Termin realizacji Termin realizacji znajdujący się w nagłówku dokumentu ZS dotyczy całego zamówienia. Program pozwala określić także terminy realizacji dla poszczególnych pozycji zamówienia. Na ich podstawie możliwe jest automatyczne wygenerowanie zamówienia na zakup (dokument ZZ). Numer zewnętrzny Pole umożliwiające wprowadzenie numeru oryginalnego zamówienia.. W przypadku gdy pole to nie zostanie wypełnione, po zapisaniu dokumentu program uzupełni je automatycznie numerem dokumentu nadawanym prze humansoft HermesSQL. Rezerwacja ważna Od do Dla rezerwacji można określić okres obowiązywania. Okres obowiązywania rezerwacji brany jest pod uwagę podczas wykonywania zestawień oraz podczas bieżącego wystawiania dokumentów. Status W chwili utworzenia dokumentu Zamówienie na sprzedaż (ZS) program automatycznie nadaje mu status Otwarte. Następnie na każdym etapie realizacji zamówienia otrzymuje kolejne statusy, dzięki którym możliwe staje się szczegółowe śledzenie stanu realizacji zarejestrowanych w systemie zamówień. Dokumenty Zamówień na sprzedaż posiadają sześć grup statusów: Otwarte - status nadawany automatycznie po utworzeniu dokumentu Do kontroli ilościowej nadawany przez operatora. Pojawia się na liście wyboru tylko wówczas gdy w definicji dokumentu w opcji Kontrola ilościowa wskazano Tak. Status ten powstał z myślą o firmach, w których rejestrowaniem zamówień od klientów i kontrolą zajmują się odrębne komórki firmy Do realizacji status nadawany przez operatora, np. w celu akceptacji realizacji zamówienia W realizacji - nadawany automatycznie po wyfakturowaniu (F) lub wydaniu (WZ) jakiejkolwiek pozycji z zamówienia Zamknięte - nadawany automatycznie po zrealizowaniu wszystkich pozycji lub Ręcznie przez operatora w dowolnym momencie Anulowane - Anulowane zamówienia pozostają w systemie, jednak nie mają wpływu np. na analizę niezrealizowanych zamówień. W przypadku gdy pozycje na zamówieniu posiadają rezerwacje, zatwierdzenie zmiany statusu będzie możliwe dopiero po zwolnieniu rezerwacji. Statusy są definiowalne i dla każdej grupy możemy stworzyć 9 statusów własnych. 14

15 Pozycje zamówienia do dostawcy Oprócz ustawień ogólnych w nagłówku dla całego dokumentu, możemy dla każdej pozycji zamówienia indywidualnie ustawić następujące opcje: termin realizacji, Ważna od.do. W takiej sytuacji system będzie brał pod uwagę ustawienia przy pozycji. Na formularzu pozycji artykułu mamy ważne informacje dotyczące jego zasobów: Rezerwacja system pokazuje jaka ilość towaru jest już zarezerwowana Zapas wolny zapas jaki mamy do rozdysponowania, czyli ilość towaru jaka możemy bezpiecznie zarezerwować. Zapas wolny jest to zapas na magazynie pomniejszony o rezerwacje. Dodatkowe informacje opcja ta zwiera najważniejsze informacje dotyczące artykułu z punktu widzenia zamówień: 15

16 Magazyn. magazyn bieżący, wyświetlane informacje dotyczą tylko tego magazynu Główny dostawca.. główny dostawca artykułu ustawiony w kartotece artykułu Średni czas dostawy średni czas dostawy artykułu ustawiony w kartotece artykułu Ilość na magazynie. zapas jaki jest na magazynie Zamówione u dostawcy. ilość artykułu jaka jest już zamówiona dokumentami ZZ u dostawcy Ilość dostępna na magazynie. zapas wolny, czyli zapas na magazynie pomniejszony o ilość zarezerwowaną Rezerwacja zasobów. ilość towaru jaka jest zarezerwowana Z poziomu Dodatkowych informacji możemy zobaczyć dla kogo dany artykuł jest zarezerwowany, w jakiej ilości oraz do kiedy rezerwacja obowiązuje. Z tego poziomu możemy również dokonać zwolnienia rezerwacji co jest istotne, kiedy wystawiamy zamówienie dla strategicznego klienta, a towar jest już zarezerwowany. 16

17 Operacje dla formularza Zamówień na sprzedaż Kontrola ilościowa opcja dostępna, jeżeli w definicji dokumentów, w opcji Kontrola ilościowa jest wybrane TAK, dokument jest bez rezerwacji oraz posiada status Do kontroli ilościowej. Formularz do kontroli zawiera tabelkę z dwoma kolumnami: kod kreskowy, ilość. Pozycje mogą być wczytane z kolektora danych lub czytane czytnikiem (obsługa analogiczna do wprowadzania numerów seryjnych na dokumentach). Po wczytaniu pozycji pod przyciskiem "Zatwierdź" dokonane jest sprawdzenie czy są one zgodne z pozycjami na dokumencie. W zależności od wyników weryfikacji, odpowiednio zmieniony zostanie status kontroli ilościowej. Dostępne statusy to: o do kontroli, o ilość zgodna, o ilość niezgodna, o ilość niezgodna odrzucone. o ilość niezgodna akceptacja. Raport różnic Jeżeli weryfikacja Kontroli ilościowej się nie powiodła wyświetlony zostanie raport różnic zawierający następujące opcje: o zatwierdź - ilość niezgodna zmienia status na ilość niezgodna - akceptacja i zamyka dokument, o powrót do kontroli zmienia status na do kontroli i zamyka dokument, o odrzuć zmienia status na ilość niezgodna odrzucone i zamyka dokument, o drukuj wydruk raportu, o rezygnacja zamyka dokument bez zmiany statusu. Użycie przycisków powoduje nadanie odpowiedniego statusu i zamknięcie dokumentu, lub wydrukowanie raportu. Przycisk rezygnacja zamyka dokument bez zmiany statusu. 17

18 Ścieżka magazynowa pokazuje łańcuch dokumentów z jakimi jest powiązane zamówienie na sprzedaż. Rezerwacja wskazanych dostaw rezerwacja towaru ze wskazanych dostaw. Opcja wykorzystywana do ręcznej rezerwacji artykułu, dotyczy rezerwacji tylko wybranej pozycji. Rezerwacja FIFO-LIFO rezerwacja zgodnie z ustawioną metodą rozchodowania. Opcja wykorzystywana do ręcznej rezerwacji artykułu, dotyczy rezerwacji tylko wybranej pozycji. Zwalnianie rezerwacji możliwość zwolnienia rezerwacji zasobów dla wybranej pozycji Opcja Operacje dla tabeli Zamówienia na sprzedaż Raport rezerwacji Pokazuje stan rezerwacji danego zamówienia. Informuje o ilości zamówionej, zarezerwowanej oraz dostępnej na magazynie. Z tego poziomu możemy również dokonać rezerwacji zgodnie z ustawioną metodą rozchodowania czyli FIFO -LIFO. Pokaż zamówienia na zakup Opcja pokazuje listę zamówień na zakup, związanych z wybranym zamówienie na sprzedaż. Na liście możemy sprawdzić, które artykuły zostały zamówione, jakim zamówieniem, jaka jest ilość na ZS, jaka ilość została zamówiona oraz jaki jest przewidywany czas dostawy. 18

19 Generuj zamówienia na zakup Z tego poziomu możemy wygenerować automatycznie zamówienie na zakup. Musimy zaznaczyć dokumenty dla których chcemy wygenerować zamówienia, wybrać rejestr i zaakceptować. Automatycznie powinno się wygenerować zamówienie na zakup. Jeżeli brakuje nam danych niezbędnych do stworzenia takiego dokumentu, wtedy pokażę się plik raportu GenZam.txt z informacją, dlaczego zamówienie nie zostało stworzone. Na przykład, gdy w artykule nie ma wskazanego głównego dostawcy, zamówienie na zakup nie zostanie wygenerowane, a w raporcie pojawi się informacja, że przy danym artykule jest brak głównego dostawcy. Drzewo przekształceń pokazuje łańcuch dokumentów powstałych z przekształceń, powiązanych z zamówieniami na sprzedaż. Opcja ta pozwala nam sprawdzić na jakim jesteśmy etapie procesu zamówień. 19

20 Zamówienia wewnętrzne Od wersji 3.06 moduł zamówień poszerzono o nowy rodzaj dokumentów, a mianowicie zamówienia wewnętrzne. Zamówienie wewnętrzne służy głównie do zarządzania zapasami i rezerwacjami towarów w ramach zapotrzebowania poszczególnych działów lub oddziałów wewnątrz firmy. Odbiorcą na takim zamówieniu jest magazyn zdefiniowany w systemie, zatem może być to również oddział oddalony, który zamawia w centrali towary. Takie zamówienie może być zrealizowane dokumentem MM - Przesunięcie Międzymagazynowe lub R - Rozchód. Zaadoptowanie tej funkcjonalności umożliwia: - logistyczne rozplanowanie obsługi oddziałów firmy pod względem wysyłki towarów - obsługę rezerwacji towarów na potrzeby wewnętrzne firmy. - automatyczne realizacje tych dokumentów poprzez przywołanie ich pozycji na dokument MM lub R. Aby móc wystawiać zamówienia wewnętrzne należy: - utworzyć nowy rejestr dokumentów ZS Zamówienie wewnętrzne - w menu Zamówienia w zakładce Zamówienia na sprzedaż dodać nowy dokumenty ZS. Najważniejsze w tym dokumencie to poprawnie wskazać magazyn, z którego chcemy zamówić towary. 20

21 Realizacja zamówienia przeprowadzana jest na magazynie, z którego zamówiliśmy towar. Skorzystanie z opcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia pozwala w pełni zautomatyzować proces realizacji zamówień przenosząc pozycje z zamówień wewnętrznych na dokument MM bądź R. 21

22 6. Zamówienia na zakup (ZZ) Zamówienia na zakup można tworzyć ręcznie lub generować automatycznie. Automatyczne generowanie możemy podzielić na dwie grupy: te które trzymają powiązania ZS z ZZ i te które tych powiązań nie mają. Do pierwszej grupy należy generowanie z poziomu: - zamówień na sprzedaż - bilansu zamówień Do grupy, która nie trzyma powiązań należy generowanie z poziomu: - zamówień na zakup - generowanie ZZ ze statystyki sprzedaży - generowanie ZZ w celu dopełnienia do zapasów Dokumenty ZZ mogą zostać zarejestrowane w walucie. Wyboru waluty i kursu dokonuje się w nagłówku dokumentu ZZ w opcji Pozostałe dane Zamówienie na zakup formularz Dodając nowe zamówienie pojawia się poniższy formularz. Termin realizacji Określenie terminu realizacji w nagłówku dokumentu ZZ, obowiązywać będzie dla całego dokumentu, o ile w poszczególnych pozycjach nie podano innych terminów. 22

23 Numer zewnętrzny Pole umożliwiające wprowadzenie numeru oryginalnego zamówienia.. W przypadku gdy pole to nie zostanie wypełnione, po zapisaniu dokumentu program uzupełni je automatycznie numerem dokumentu nadawanym prze humansoft HermesSQL. Statusy Dokumenty ZZ wyposażone są w statusy, które umożliwiają uzyskanie informacji na temat zarejestrowanych, potwierdzonych i odrzuconych zamówień na sprzedaż. Rodzaje grup statusów w dokumentach ZZ: nie weryfikowane - status nadawany automatycznie po utworzeniu dokumentu potwierdzone nadawany przez operatora odrzucone nadawany przez operatora. Po wyborze tego statusu program pozwala określić przyczyny odrzucenia. zamknięte - nadawany automatycznie po zrealizowaniu wszystkich pozycji lub Ręcznie przez operatora w dowolnym momencie Pozycje zamówienia do dostawcy Pozycje zamówienia do dostawcy można: 1. wpisać ręcznie 2. wygenerować automatycznie na podstawie - statystyki sprzedaży - dopełnienia zapasów. Przy ręcznym wpisywaniu pozycji zamówienia (opcja Dodaj) pojawia się poniższe okno: Zaznaczenie opcji Tylko artykuły tego dostawcy, zawęża nam listę artykułów tylko do artykułów dostawcy wybranego na dokumencie ZZ. Po wybraniu towaru, który ma być zamówiony w oknie wypełniane są pola: Bieżący łączny zapas - zapas we wszystkich magazynach 23

24 Zapas w magazynie Mxxxxx zapas w aktualnym magazynie, w tym w którym wystawiany jest dokument ZW Ostania cena zakupu cena zakupu z ostatniej dostawy, dostępna do edycji. W polu Zamawiana ilość należy wpisać ilość towaru jaką chcemy zamówić. W określeniu tej liczby może być pomocny przycisk Ile zamówić?... Program proponuje tu wielkość zamówienia uwzględniając bieżący stan oraz analizując rozchody tego towaru. Aby automatycznie wygenerować zamówienie do dostawcy należy, będąc w tabeli pozycji, użyć funkcji Generowanie zamówienia w opcji Operacje. Opcji tej należy użyć zanim dodasz jakikolwiek towar do zamówienia. Później opcja staje się niedostępna. Po uruchomieniu automatycznego generowania pojawia się okno z wyborem sposobu generacji: Opisy wszystkich wariantów znajdziesz w następnych rozdziałach. Istnieje możliwość śledzenia realizacji zamówienia dzięki powiązaniu zamówień z dokumentami dostaw. PZ lub FZ do zamówienia można utworzyć automatycznie przy użyciu funkcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia w opcji Operacje na tym dokumencie. 24

25 Generowanie zamówienia na podstawie statystyki sprzedaży Opcja ta pozwala wygenerować gotowe zamówienie, analizując sprzedaż / rozchody towarów pochodzących od wskazanego lub wszystkich dostawców uwzględniając bieżące zapasy magazynowe tych towarów. Umiejętne jej wykorzystanie umożliwia utrzymanie zapasów magazynowych na rozsądnym poziomie, tak aby z jednej strony nie zachwiać płynności sprzedaży, zaś z drugiej strony uniknąć niepotrzebnego i kosztownego magazynowania. Opcja ta sprawdza się głównie w firmach handlujących w miarę stałym asortymentem oraz przy dużej dynamice sprzedaży. Parametry analizy Przed uruchomieniem analizy należy podać kilka parametrów wstępnych. Zaplanuj zapas na.. Liczba dni na jaką chcemy zaplanować zapas towaru w magazynie. Liczba ta zależy od częstotliwości dostaw u danego dostawcy. Przeanalizuj rozchody z. Ilość dni które będą wzięte pod uwagę przy analizie sprzedaży / rozchodów. Liczba ta nie musi być równa poprzedniej, zwłaszcza gdy sam wskazujesz okres do analizy. Przykład Planujesz zapas na 7 dni. Możesz wybrać dłuższy np. 14-to dniowy okres analizy rozchodów, aby mieć precyzyjniejszy obraz sprzedaży. Program wyliczając propozycję zamówienia uwzględni połowę (14/7) sprzedaży. Dodatkowo zadawane jest pytanie: Czy program sam ma wybrać okres do analizy? Preferowana odpowiedź brzmi Tak. Jak program wybiera okres do analizy 25

26 Patrz Opis algorytmu. Jeśli odpowiesz Nie, to program spyta dodatkowo o datę początkową analizy. Przykład. Zadeklarowano liczbę dni analizy jako 10 oraz datę początkową W takim przypadku program będzie analizował "na sztywno" rozchody poszczególnych towarów w okresie od do Jest to rozwiązanie bardziej zawodne zwłaszcza przy krótkich (kilkudniowych) okresach analizy. Przy sztywnym określeniu okresu analizy rozchodów zdarzać się mogą przekłamania. Jakiś towar, pomimo ewidentnego zapotrzebowania na niego, mógł być w tym okresie nie sprzedawany, gdyż nie było go w magazynie. Propozycja zamówienia będzie więc mało precyzyjna. W jakim więc celu pozostawiono w programie taką opcję? Opcja ta pozwala np. planować zakupy towarów sezonowych. Pierwsze zamówienie na początku sezonu można sporządzić na podstawie analizy sprzedaży w analogicznym okresie roku poprzedniego. Z magazynu Do analizy można wybrać tylko jeden lub wszystkie magazyny. Uwzględniaj Określa się tu czy w analizie mają uczestniczyć: tylko dokumenty sprzedaży Program będzie analizował wyłącznie: o faktury rozchodowe o wydania WZ. wszelkie rozchody Oprócz dokumentów wymienionych powyżej, zostaną uwzględnione również rozchody R i przesunięcia międzymagazynowe MM. Innymi słowy rozchody R i MM zostaną potraktowane jak sprzedaż. W związku z tym program wyklucza następującą kombinację parametrów: "wszystkie magazyny" i "wszelkie rozchody", gdyż nastąpiłoby sumowanie przesunięć z magazynu centralnego i sprzedaży w pozostałych magazynach. Analizuj towary Określa się tu czy analizowane mają być towary: tylko bieżącego dostawcy (dostawca, do którego tworzone jest zamówienie) wszystkich dostawców Parametr ten został umieszczony po to, aby możliwe było planowanie zakupów dla wszystkich towarów. Jest to szczególnie użyteczne w oddziałach, które otrzymują towar wyłącznie z własnej centrali. Program zainstalowany w takiej firmie nie zna dostawców towaru, gdyż dostawy realizowane są tam przeważnie dokumentem P. Symbol artykułu Wskazanie konkretnego towaru lub towarów z wybranej grupy, gdzie wyróżnikiem grupy są pierwsze znaki symbolu Grupa artykułów Wybranie grupy towarów Dopełnij do zakupów min. Określa się tu czy w trakcie analizy ma być dokonane dopełnienie do zakupów minimalnych u danego dostawcy czy też nie 26

27 Uwzględnij zamówienia na zakup Parametr może przyjmując wartości Tak i Nie. Domyślną wartością jest Nie. Po przestawieniu parametru na Tak i wykonaniu analizy, od proponowanej ilości do zamówienia zostanie odjęta ilość już zamówiona u dostawców. Wynik analizy Po ustaleniu parametrów analizy i wyborze przycisku Wykonaj uruchamia się opisany w dalszej części rozdziału algorytm. Wynik analizy prezentowany jest w tabeli. Przedstawione artykuły i ilości program traktuje jako propozycję zamówienia, pozwalając użytkownikowi ostatecznie zdecydować, które towary chce zamówić. W podjęciu decyzji pomagają prezentowane w tabeli informacje: Zapas w magazynie, Rozchód od do, Rozchód sumaryczny, Średni rozchód, Najwyższy rozchód, Ilość transakcji. Wynik analizy można wydrukować używając przycisku Drukuj. Przenoszenie propozycji na formularz zamówienia Na zamówienie przenoszone są tylko zaznaczone pozycje. Przy dużej ilości pozycji pomocne mogą być tu przyciski: Usuń zerowe.usuwa znaczniki dla pozycji z zerową propozycją zamówienia. Usuń niesprzedawalne... Usuwa znaczniki dla towarów, których ostatnia sprzedaż odbyła się przed wskazaną datą. Datę wskazuje się w kolejnym oknie dialogowym. Można dzięki temu wyeliminować towary, którymi już nie handlujesz. Przycisk jest niedostępny dla "ręcznego" wskazywania okresu analizy rozchodów. Pokaż tylko zaznaczone... Wybór przycisku powoduje ukrycie pozycji niezaznaczonych. Zaznacz wszystkie... Zaznacza wszystkie pozycje. Usuń znaczniki... Usuwa wszystkie znaczniki. Pokaż wszystkie...anuluje działanie przycisku Pokaż tylko zaznaczone Rejestr...wybór rejestru ZZ na którym mają być wygenerowane Zamówienie na zakup Generuj zamówienia...generuje Zamówienia na zakup. Zostanie wygenerowane tyle zamówień ilu dostawców było przypisanych do artykułów. Jeżeli w kartotece artykułów nie było wskazanego głównego dostawcy, wtedy dokument ZZ nie zostanie wygenerowany. Opis algorytmu Krok 1. Program w pierwszym kroku odczytuje podane przez użytkownika parametry. Krok 2. W kolejnym kroku program sumuje w pętli rozchody każdego towaru z zadeklarowanej ilości dni. Porównując bieżący zapas z wielkością rozchodu otrzymujemy wielkość 27

28 zamówienia. Ponadto program zaokrągla w górę propozycję zamówienia do pełnych opakowań zbiorczych dla zamówień. Przykład Bieżący zapas magazynowy wynosi 10 szt. Z analizy rozchodu wynika, że sprzedano go 40 szt w przykładowym okresie. Propozycja zamówienia wyniosłaby 30 szt. W związku z tym, że dostawca realizuje zamówienia wyłącznie w pełnych kartonach po 12 szt, propozycja zamówienia wyniesie 36 szt. W jaki sposób program samodzielnie wybiera okres analizy? Program robi to indywidualnie dla każdego towaru. Sprawdza datę ostatniej transakcji (sprzedaży) na danym towarze. W ten sposób określa datę końcową analizy. Data początkowa jest przesunięta o liczbę dni analizy. Ponadto program wychwytuje dni bezruchu (niedziele, święta) o ile odnajdzie takie w analizowanych okresie i zwiększa indywidualnie dla każdego towaru liczbę dni do analizy. Ten sposób eliminuje niedoskonałość pierwszego algorytmu. Szukając dni bezruchu program nie opiera się na kalendarzu tylko sprawdza daty dokumentów Generowanie zamówienia w celu dopełnienia do zapasów Opcja ta pozwala wygenerować gotowe zamówienie porównując zdefiniowany przy towarze zapas minimalny lub maksymalny z bieżącym zapasem magazynowym. patrz Podręcznik Podstawowy Część II -> rozdział Kartoteki -> Artykuły Parametry analizy Dopełniać do 28

29 Możliwość dopełnienia do zapasu minimalnego lub zapasu maksymalnego Gdy zapas min. przekroczono o [%] W pole to należy wpisać odpowiedni procent przekroczenia zapasu minimalnego lub maksymalnego, jaki ma być wzięty do analizy. Z grupy towarów Wybranie do analizy towarów ze wskazanej grupy. Analizuj towary Analizie mogą być poddane towary: tylko bieżącego dostawcy (dostawca, do którego tworzone jest zamówienie) wszystkich dostawców. Parametr ten został umieszczony po to, aby możliwe było planowanie zakupów dla wszystkich towarów. Jest to szczególnie użyteczne w oddziałach, które otrzymują towar wyłącznie z własnej centrali. Program zainstalowany w takiej firmie nie zna dostawców towaru, gdyż dostawy realizowane są tam przeważnie dokumentem P. Symbol artykułu Wskazanie konkretnego towaru lub towarów z wybranej grupy, gdzie wyróżnikiem grupy są pierwsze znaki symbolu Dopełnij do zakupów min. Określa się tu czy w trakcie analizy ma być dokonane dopełnienie do zakupów minimalnych u danego dostawcy czy też nie Z magazynu Wybór magazynu, dla którego chcemy zrobić dopełnienie do zapasu Wynik analizy Po ustaleniu parametrów i wyborze przycisku Wykonaj program porównuje zapas minimalny lub maksymalny z bieżącym zapasem towarów. Wynik analizy prezentowany jest w tabeli. Przedstawione artykuły i ilości program traktuje jako propozycję zamówienia, pozwalając użytkownikowi ostatecznie zdecydować, które towary chce zamówić. Wynik analizy można wydrukować używając przycisku Drukuj. Przenoszenie propozycji na formularz zamówienia Na zamówienie przenoszone są tylko zaznaczone pozycje. Przy dużej ilości pozycji pomocne mogą być tu przyciski: Usuń zerowe...usuwa znaczniki dla pozycji z zerową propozycją zamówienia. Usuń niesprzedawane... Usuwa znaczniki dla towarów, których ostatnia sprzedaż odbyła się przed wskazaną datą. Datę wskazuje się w kolejnym oknie dialogowym. Można dzięki temu wyeliminować towary, którymi już nie handlujesz. Przycisk jest niedostępny dla "ręcznego" wskazywania okresu analizy rozchodów. Pokaż tylko zaznaczone... Wybór przycisku powoduje ukrycie pozycji niezaznaczonych. Zaznacz wszystkie... Zaznacza wszystkie pozycje. Usuń znaczniki... Usuwa wszystkie znaczniki. Pokaż wszystkie...anuluje działanie przycisku Pokaż tylko zaznaczone 29

30 Rejestr...wybór rejestru ZZ na którym mają być wygenerowane Zamówienie na zakup Generuj zamówienia...generuje Zamówienia na zakup. Zostanie wygenerowane tyle zamówień ilu dostawców było przypisanych do artykułów. Jeżeli w kartotece artykułów nie było wskazanego głównego dostawcy, wtedy dokument ZZ nie zostanie wygenerowany. 30

31 7. Realizacja zamówień 7.1. Realizacja zamówień na sprzedaż Aby wystawić fakturę lub dokument WZ do zamówienia (kilku zamówień), należy będąc w tabeli pozycji dokumentu sprzedaży lub WZ użyć funkcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia na sprzedaż w opcji Operacje. Opcji tej należy użyć zanim doda się jakikolwiek towar do dokumentu. Później opcja staje się niedostępna. Możliwe jest automatyczne sporządzenie dokumentu na podstawie jednego lub kilku zamówień. Program odszuka wszystkie niezrealizowane zamówienia od danego klienta wszystkich kontrahentów i pokaże je w formie listy z podaniem terminu realizacji. lub Od wersji 3.11 możliwe jest przywołanie zamówień na fakturę bez wydania. Generowane są wtedy dokumenty WZ realizujące zamówienia (po jednym na każdy magazyn występujący w pozycjach zamówień) i pozycje faktury bez wydania, które rozliczają wygenerowane dokumenty WZ. 31

32 Rola statusów w realizacji zamówień Aby zamówienie mogło być realizowane musi posiadać status z grupy Do realizacji. Jeżeli wystawimy dokument F lub WZ na całość zamówienia, program automatycznie nadaje Zamówieniu na sprzedaż status Zamknięte. Jeżeli z takiego dokumentu usuniemy pozycję lub pomniejszymy ilość, czyli będą różnice w stosunku do dokumentu ZS, program automatycznie zmieni status zamówienia na sprzedaż na Do realizacji. Jeżeli zrealizujemy tylko część zamówienia będzie on posiadał status W realizacji. Realizacja zamówienia od klienta może odbyć się także przy pomocy funkcji Przekształć dokument, która pozwala przekształcić zamówienie w fakturę (F) lub dokument WZ. W przypadku przekształcania dokumentów ZS w WZ, program umożliwia również automatyczne przekształcanie wygenerowanych dokumentów WZ w fakturę sprzedaży (F) (program pyta Czy wygenerowany WZ ma zostać przekształcony w fakturę ). Po zakończeniu operacji przekształcania system przedstawia listę wszystkich dokumentów powstałych w wyniku przekształcania z możliwością ich podejrzenia i wydrukowania. Procedurze przekształcania może zostać poddanych kilka zamówień lub pojedyncze zamówienie. W sytuacji kiedy na zamówieniu są pozycje z więcej niż jednego magazynu, jest tworzony wtedy dokument WZ dla każdego magazynu osobno. Jeżeli takie zamówienie przekształcane jest w fakturę, tworzone są dokumenty WZ jak w poprzednim przypadku i są automatycznie fakturowane. Jeżeli w konfiguracji przekształcania w fakturę, jest ustawiony dokument sprzedaży z wydaniem, system wygeneruje dokumenty WZ i fakturę bez wydania. 32

33 Aby umożliwić przekształcanie dokumentów ZS należy w definicji rejestru w parametrze Przekształcany w dokument wskazać: domyślny rodzaj dokumentu, w jaki zostanie przekształcony dokument ZS oraz domyślny rejestr dokumentu dla przekształceń. Ustawienia te Użytkownik może zmieniać w trakcie rejestracji dokumentu w opcji Pozostałe dane. Przekształcony może zostać tylko dokument ZS o statusie Do realizacji lub W realizacji Niezrealizowane zamówienia na sprzedaż Tabela zawiera domyślnie wszystkie niezrealizowane zamówienia od danego klienta. 33

34 Możemy również wybrać dokumenty wszystkich kontrahentów lub jednego wybranego z listy. Tabela zawiera datę, numer, kontrahenta oraz termin realizacji zamówienia. Z tego poziomu korzystając z przycisku możemy obejrzeć zamówienie. Opcja Przejdź do pozycji zamówień przenosi nas do tabeli pozycji wybranych zamówień. Jeżeli ilość tych informacji jest dość duża, możemy przefiltrować pozycje dla jednego wybranego zamówienia, korzystając z opcji Pokaż pozycje zamówienia. Na liście pozycji zamówień mamy podane informacje na temat ilości zamówionej, ilości do realizacji i ilości już zrealizowanej. Jest również podany zapas wolny dla artykułu. Zamówienie możemy zrealizować w całości lub częściowo. Jeżeli chcemy zrealizować część zamówienia zmieniamy zaproponowaną ilość w polu Do realizacji. I tak np., jeśli zamówiono 10 szt. jakiegoś towaru, a wydajemy tylko 8, to pozostałe 2 szt. będą dalej figurować jako niezrealizowane a zamówienie będzie miało status W realizacji Gdy mamy już przefiltrowane pozycje, zaznaczamy które z nich chcemy pobrać do zamówienia. W trakcie program zadaje pytania: Program może pobrać ceny sprzedaży wprost z zamówienia. Jeśli wybierzemy odpowiedź Przeliczyć ponownie, to każdy towar wystąpi tylko raz na fakturze, a jego cena zostanie pobrana wg aktualnego cennika dla danego klienta. Podczas generowania zamówienia może pojawić się komunikat o niemożności rozchodowania jakiegoś towaru czego powodem może być: brak dostatecznej ilości 34

35 w magazynie lub brak zapasu wolnego, czyli zapas na magazynie jest zarezerwowany na inne zamówienia. Tak sporządzony dokument można uzupełnić o towary lub usługi, których klient nie zamawiał a chce zakupić Realizacja zamówień na zakup Zamówienie na zakup można zrealizować poprzez przywołanie w trakcie wystawiania dokumentu dokument FZ, FI lub PZ opcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia na zakup. Opcji tej należy użyć zanim dodasz jakikolwiek towar do faktury. Później opcja staje się niedostępna. Program odszuka wszystkie niezrealizowane zamówienia i umożliwi automatyczne sporządzenie dokumentu na podstawie jednego lub kilku zamówień. Rola statusów w realizacji zamówień Jeżeli dokument ZZ zrealizujemy w całości status dokumentu zmieni się na Zamknięty. Jeżeli realizacja będzie częściowa status dokumentu ZZ nadal będzie Potwierdzone. W sytuacji gdy wystawimy dokument PZ na całość zamówienia, a następnie go usuniemy, to aby ponownie to zamówienie pojawiło się jako niezrealizowane, należy wejść w dokument ZZ i zmienić ręcznie status na Potwierdzone. Zamówienia na zakup można również zrealizować korzystając z opcji przekształcania. Przy pomocy funkcji Przekształć w dokument można przekształcić ZZ w dokument PZ, fakturę zakupu (FZ) lub w fakturę importową pod warunkiem, ze zamówienie na sprzedaż zostało sporządzone w walucie. Aby umożliwić przekształcanie dokumentów ZZ należy w definicji rejestru w parametrze Przekształcany w dokument wskazać: domyślny rodzaj dokumentu, w jaki zostanie przekształcony dokument ZZ oraz domyślny rejestr dokumentu dla przekształceń. Ustawienia te Użytkownik może zmieniać w trakcie rejestracji dokumentu w opcji Pozostałe dane. 35

36 Niezrealizowane zamówienia do dostawcy Tabela zawiera domyślnie wszystkie niezrealizowane zamówienia do danego dostawcy. Możemy również wybrać dokumenty wszystkich kontrahentów lub jednego wybranego z listy. Tabela zawiera datę, numer, kontrahenta oraz termin realizacji zamówienia. Z tego poziomu korzystając z przycisku możemy obejrzeć zamówienie. Opcja Przejdź do pozycji zamówień przenosi nas do tabeli pozycji wybranych zamówień. Jeżeli ilość tych informacji jest dość duża, możemy przefiltrować pozycje dla jednego wybranego zamówienia, korzystając z opcji Pokaż pozycje zamówienia. Na liście pozycji zamówień mamy podane informacje na temat ilości zamówionej, ilości do realizacji i ilości już zrealizowanej. Zamówienie możemy zrealizować w całości lub częściowo. Jeżeli chcemy zrealizować część zamówienia zmieniamy zaproponowaną ilość w polu Do realizacji. I tak np., jeśli zamówiono 10 szt. jakiegoś towaru, a 36

37 wydajemy tylko 8, to pozostałe 2 szt. będą dalej figurować jako niezrealizowane a zamówienie będzie miało status Potwierdzone Gdy mamy już przefiltrowane pozycje, zaznaczamy które z nich chcemy pobrać do zamówienia. Automatycznie rezerwuj przychody dla zamówień z bieżącego magazynu automatycznie rezerwuje zasoby na dokument ZS z bieżącego dokumentu Rezerwacja zasobów z poziomu dokumentów PZ/FZ Realizując dostawę dokumentem PZ lub FZ możemy automatycznie zarezerwować zasoby na zamówieniach. Możemy to zrobić w następujący sposób: korzystając z opcji Automatycznie rezerwuj przychody dla zamówień z bieżącego magazynu przywołując niezrealizowane zamówienia. Opcja automatycznie rezerwuje zasoby na dokument ZS, na podstawie którego powstał realizowany dokument ZZ. Wykorzystanie tej opcji pozwala zachować łańcuch dokumentów ZS -> ZZ -> PZ. Rezerwacja automatyczna Opcja dostępna jest na dokumentach PZ pod przyciskiem F12. Rezerwacja może być dokonana dopiero po uaktualnieniu stanu magazynowego. W trakcie wystawiania dokumentu należy w pierwszej kolejności przyjąć artykuł na magazyn korzystając z opcji Uaktualnianie magazynu. Opcja dokonuje rezerwacji automatycznie po zamówieniach z bieżącego magazynu według daty rejestracji zamówienia lub terminu realizacji pozycji zamówienia. Od wersji 3.10 dostępny jest trzeci sposób rezerwacji. Można teraz zarezerwować towar pod zamówienia na sprzedaż powiązane z zamówieniami na zakup, z których powstał dokument przychodowy. Program, dla każdej pozycji dokumentu przychodowego, odszukuje pozycje zamówień na zakup, a następnie powiązane z nimi pozycje zamówień na sprzedaż i dla tych pozycji dokonuje rezerwacji. Dzięki temu rozwiązaniu zamówiony towar trafia do właściwego odbiorcy, nie jest bowiem ważna data rejestracji albo termin realizacji. Zamówienia innych kontrahentów w tym przypadku zostają pominięte. 37

38 Domyślnie zaznaczona jest opcja ostatnio wybrana. Rezerwacja dotyczy pozycji na, której znajduje się kursor. Rezerwacja dla wskazanych zamówień Dostępna pod przyciskiem F12, uaktywnia się również dopiero po uaktualnieniu magazynu. Korzystając z tej opcji możemy rozdysponować całość lub część przyjętego artykułu na konkretne zamówienie. Rezerwacja dotyczy tylko pozycji na której znajduje się kursor. Rezerwuj pod zamówienia Opcja pozwala automatycznie rozdysponować towar z kilku wybranych pozycji na zamówienia w kolejności według daty rejestracji zamówienia lub terminu realizacji zamówienia 38

39 8. Rezerwacje W zamówieniach na sprzedaż występują dwa sposoby rezerwacji: Zgodnie z ustawiona metodą rozchodowania (FIFO-LIFO) Rezerwacja wskazanych dostaw Rezerwacje można wykonać automatycznie lub ręcznie Można określić okres obowiązywania rezerwacji, poprzez podanie dwóch dat: obowiązuje od do. Nie podanie którejś z dat będzie oznaczało, że okres obowiązywania nie będzie od tej strony zamknięty. Jeżeli użytkownik nie określi żadnej z dat, rezerwacja będzie bezterminowa. Okres obowiązywania rezerwacji jest brany pod uwagę podczas wykonywania zestawień oraz bieżącego wystawiania dokumentów (sprzedaży). Po przekroczeniu okresu obowiązywania, rezerwacja jest automatycznie zwalniana. System w zależności od ustawień jakie są w definicji dokumentu ZS oraz w kartotekach artykułów, będzie podawał komunikaty o rezerwacji, bądź nie. Poniżej zostały rozpatrzone możliwe kombinacje ustawień kartoteki artykułu i definicji dokumentu. 1. Definicja ZS -> Rezerwacja: Brak automatu, Bez względu na to którą z opcji mamy wybraną w kartotece artykułów, system nie rezerwuje automatycznie towaru. Mamy jednak możliwość wykonania rezerwacji ręcznie. W tym celu możemy wykorzystać dla wybranej pozycji opcje dostępne pod F12: Rezerwacja wskazanych dostaw, Rezerwacja FIFO-LIFO, jak również Rezerwuj zasoby dla kilku wybranych pozycji 39

40 2. Definicja ZS -> Rezerwacja: Automatycznie po każdej pozycji z pytaniem Ten sposób rezerwacji polega na tym, że po każdej pozycji, która ma być rezerwowana pojawia się pytanie o rezerwację. w artykułach: nie podlega rezerwacji - w takiej sytuacji program nie zadaje pytania o rezerwację i towar nie jest rezerwowany, w artykułach: zgodnie z ustawiona metoda rozchodowania FIFO-LIFO po wybraniu pozycji i kliknięciu przycisku OK pojawi się poniższy komunikat. Jeżeli klikniemy TAK, zostanie automatycznie wykonana rezerwacja towaru w artykułach: wskazanie dostaw po wybraniu pozycji i kliknięciu przycisku OK pojawi się pytanie o rezerwację. Jeżeli klikniemy TAK, pojawi się poniższe okno, w którym możemy wskazać, które dostawy i w jakiej ilości chcemy zarezerwować. 3. Definicja ZS: Automatycznie po każdej pozycji bez pytania Ten sposób rezerwacji polega na tym, że po każdej pozycji, dla której powinna być rezerwacja, jest ona wykonywana, ale nie jest zadawane pytanie. w artykułach: nie podlega rezerwacji w takiej sytuacji towar nie będzie rezerwowany, w artykułach: zgodnie z ustawioną metodą rozchodowania FIFO-LIFO po wybraniu pozycji i kliknięciu przycisku OK, zostanie automatycznie wykonana rezerwacja 40

41 w artykułach: wskazanie dostaw po wybraniu pozycji i kliknięciu przycisku OK, pojawi się poniższe okno, w którym możemy wskazać, które dostawy i w jakiej ilości chcemy zarezerwować. Dla każdej z opisanych wyżej sytuacji możemy wykonać również rezerwację ręczną. 41

42 9. Zwalnianie rezerwacji Opcja ta służy do zwalniania przeterminowanych rezerwacji. Jednocześnie należy dodać, że zwolnienie rezerwacji następuje również po usunięciu całego zamówienia od klienta lub poszczególnych jego pozycji. Zwolnienie rezerwacji niezrealizowanych artykułów następuje także po zamknięciu zamówienia oraz jego anulowaniu. W opcji Zwalniania rezerwacji nie widoczne będą artykuły z dokumentów o statusach otwarte, anulowane i zamknięte, a także poza okresem obowiązywania rezerwacji. Po wybraniu opcji Zwalnianie rezerwacji, jeśli program nie odnajdzie niezrealizowanych zamówień, to kończy działanie z komunikatem Brak niezrealizowanych zamówień. Po wybraniu opcji Zwalniania rezerwacji zasobów pojawia się poniższy formularz: W nagłówku dokumentu, mamy możliwość przefiltrowania pozycji po kontrahencie oraz okresie. W tabeli zawarte są informacje na temat kontrahenta, numeru zamówienia, daty zamówienia, artykułu, ilości zamówionej i zarezerwowanej oraz nr dokumentu przychodowego. Klawisz spacji służy do "ręcznego" zaznaczania pozycji, dla których chcemy zwolnić rezerwacje. Pod tabelą znajdują się przyciski sterujące zaznaczaniem pozycji. Zaznacz przeterminowane o Pozwala zaznaczyć pozycje przeterminowane o określoną liczbę dni. Zaznacz jeden dokument... Przycisk jest aktywny tylko wówczas, gdy program odnajdzie więcej niż jeden dokument. Jeśli chcesz zaznaczyć jednocześnie kilka zamówień, to możesz używać tego przycisku 42

43 ponownie. Działa on na zasadzie zaznaczania kolejnych dokumentów. Zaznacz wszystkie...zaznacza wszystkie pozycje w tabeli. Usuń znaczniki...usuwa wszystkie znaczniki. Pokaż tylko zaznaczone...filtruje tabelę i pokazuje tylko zaznaczone pozycje. Pokaż wszystkie...usuwa filtr i pokazuje wszystkie pozycje. Zwolnij rezerwacje...zwalnia rezerwację dla zaznaczonych pozycji i kończy działanie. Opcja Zwalnianie rezerwacji zasobów dostępna jest również z poziomu dokumentu ZS (F12), gdzie możemy zwolnić rezerwację poszczególnych pozycji zamówienia. Możemy również zwolnić rezerwację dla wybranych zamówień z poziomu tabeli zamówień na sprzedaż. 43

44 10. Bilans zamówień Bilans zamówień jest dokumentem zawierającym wszelkie informacje na temat stanu zamówień wskazanych w bilansie towarów. Na podstawie zawartych w nim informacji możemy dokładnie przygotować zamówienie. Zamówienia zawarte już w jakimś bilansie nie pokażą się w kolejnych. Dane nagłówkowe charakterystyczne dla dokumentu Bilans zamówień (BZ) Stan bilansu Są dwa stany bilansu zamówień: otwarty i zamknięty. Stan otwarty jest ustawiany automatycznie przy tworzeniu nowego bilansu. Stan zamknięty ustawiany jest automatycznie po wygenerowaniu zamówień, na wszystkie artykuły zawarte w bilansie. Z bilansu ze stanem zamkniętym nie wygenerujemy zamówień. Zamówienia użyte w bilansie są nieedytowalne. W tabeli bilansu zawarte są następujące informacje: Ile zamówić propozycja ile powinniśmy zamówić (suma ilości z zamówień oraz ilości dodatkowej) Ilość zam. (ZS) ilość zamówiona artykułu na Zamówieniu na sprzedaż Ilość zreal. (ZS) ilość już zrealizowana Ilość zam. (ZZ) ilość zamówiona artykułu na Zamówieniu na zakup Ilość real. (ZZ) ilość zrealizowana artykułu z Zamówień na zakup Rezerwacja zas. (zam z bil.) ilość towaru zarezerwowana na zamówieniach znajdujących się w bilansie Zapas zapas artykułu na magazynie 44

45 Ilość zam. (wszystkie ZZ) suma ilości zamówionej artykułu na wszystkich dokumentach ZZ Ilość zrealiz. (wszystkie ZZ) suma zamówień artykułu na wszystkich dokumentach ZZ Rezerwacja zas. (wszystkie ZS) suma rezerwacji artykułu na wszystkich dokumentach ZS Pozycje Bilansu zamówień Pozycjami bilansu są artykuły. Po wejściu w pozycję znajduje się lista niezrealizowanych zamówień na sprzedaż, na których zamówiony jest dany artykuł. Po wejściu w pozycję pojawia się następujący formularz. W tabeli mamy informacje o zamówieniu, termin realizacji, ilość zamówioną na dokumentach ZS oraz ZZ, ilość zrealizowaną, ilość zarezerwowaną. Należy zwrócić uwagę na pole Ile zamówić. Znajduje się w nim propozycja programu ile zamówić artykułu. Pole Ile zamówić jest wyliczane: ilość zamówiona - ilość zrealizowana. Pole to jest edytowalne i możemy zaakceptować proponowaną ilość lub wpisać samemu ilość jaką chcemy zamówić. Ilość do zamówienia nie będzie nigdy wyższa od ilości zamówionej na dokumencie ZS. Poniżej tabeli mamy umieszczone informacje na temat zapasu minimalnego i maksymalnego dla danego artykułu oraz jaką minimalną ilość możemy kupić u dostawcy. Jest również informacja na temat zapasu. Program wyposażony jest w opcję Ilość dodatkowa, w której możemy wpisać ilość jaką chcemy dodatkowo zamówić powyżej ilości zamówionej na ZS. Suma z pól Ile zamówić oraz Ilość dodatkowa, daje nam pełną wartość jaką mamy zamówić. Pojawia się ona w tabeli bilansu zamówień Generowanie zamówień Z poziomu bilansu zamówień możemy wygenerować zamówienie na zakup. Służy do tego opcja Generuj ZZ. W tabeli zaznaczamy które artykuły chcemy zamówić, następnie wybieramy rejestr dokumentów ZZ i generujemy zamówienie. Jeżeli przy wszystkich zaznaczonych artykułach jest wskazany dostawca, powinno się 45

46 wygenerować w tle zamówienie na zakup. Zamówienie wygenerowane z danego bilansu zamówień o raz ich pozycje możemy odpowiednio oglądać przy użyciu opcji Zamówienia ZZ i Pozycje ZZ. Jeżeli przy artykule nie ma wpisanego dostawcy, w trakcie automatycznego generowania zamówienia pokaże się okno zawierające artykuły z bilansu zamówień, które nie mają wskazanego głównego dostawcy. Z tego poziomu możemy przypisać głównego dostawcę i kontynuować generowanie zamówienia. Głównego dostawcę możemy również zmienić lub przypisać korzystając z opcji F12-> Zmiana głównego dostawcy artykułu. 46

47 11. Analizy Moduł zamówień w dużej mierze skoncentrowany jest na raportowaniu. Zawiera szereg analiz związanych z poszczególnymi funkcjami, dostępnych w opcjach przy dokumentach jak również analizy dotyczące zamówień na sprzedaż i na zakup Analiza zamówień na sprzedaż Analiza ta odpowiada na podstawowe pytania dotyczące zamówień na sprzedaż, m.in: - co zamawiał dany klient - kto zamawiał dany towar - które zamówienia są zrealizowane, a które nie - jakie ilości towaru zostały zamówione - jak kształtuje się aktualny zapas magazynowy w porównaniu z ilościami zamówionymi itp. Aby znaleźć odpowiedzi na powyższe pytania należy ustalić parametry analizy Parametry analizy 47

48 Kontrahent wybór zamówień jednego lub wszystkich klientów. Oddział kontrahenta wskazanie oddziału klienta. Okres wybór okresu do analizy. Stan realizacji możliwość wyboru zamówień: - tylko niezrealizowanych - tylko zrealizowanych - wszystkich. Towar wskazanie do analizy: - wszystkich towarów - towarów z wybranej grupy, gdzie wyróżnikiem grupy są pierwsze znaki symbolu - konkretnego towaru. Grupa artykułów wybór grupy towarów. Magazyn wskazanie magazynu, z którego mają pochodzić zamówienia do analizy. Rezerwacja wskazanie do analizy: - niezarezerwowane - zarezerwowane częściowo - zarezerwowane całkowicie - wszystkie Przeterminowane (dni) wskazanie do analizy zamówień: - tylko z rezerwacją - tylko bez rezerwacji - wszystkich. Wynik pokaże o ile dni Przycisk Wykonaj analizę wygeneruje wynik zestawienia według zadanych parametrów. Wynik zestawienia można wydrukować używając przycisku Drukuj Analiza zamówień na zakup Analiza ta odpowiada na podstawowe pytania dotyczące zamówień do dostawców: co zamówiono u danego dostawcy u którego dostawcy zamówiono dany towar które zamówienia są zrealizowane, a które nie jakie ilości towaru zostały zamówione. 48

49 Aby znaleźć odpowiedzi na powyższe pytania należy ustalić parametry analizy Parametry analizy Kontrahent wybór zamówień jednego lub wszystkich klientów. Oddział kontrahenta wskazanie oddziału klienta. Okres wybór okresu do analizy. Stan realizacji możliwość wyboru zamówień: - tylko niezrealizowanych - tylko zrealizowanych - wszystkich. Towar wskazanie do analizy: - wszystkich towarów - towarów z wybranej grupy, gdzie wyróżnikiem grupy są pierwsze znaki symbolu - konkretnego towaru. Grupa artykułów wybór grupy towarów. Magazyn wskazanie magazynu, z którego mają pochodzić zamówienia do analizy. Przeterminowane (dni) wskazanie do analizy zamówień: - tylko z rezerwacją - tylko bez rezerwacji - wszystkich. Wynik pokaże o ile dni 49

50 Przycisk Wykonaj analizę wygeneruje wynik zestawienia według zadanych parametrów. Wynik zestawienia można wydrukować używając przycisku Drukuj. 50

51 12. EDI Elektroniczna wymiana danych, określana dalej EDI (ang. Electronic Data Interchange), to sposób wymiany informacji pomiędzy kontrahentami, polegający na przesyłaniu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej ("bezpapierowej"). Dane będące przedmiotem elektronicznej wymiany są odpowiednikami tradycyjnych dokumentów handlowych takich jak: faktura, zamówienie, itp. Zaletami zastosowania tej formy komunikacji z kontrahentami jest m.in.: usprawnienie współpracy z partnerami handlowymi, redukcja błędów przy wprowadzaniu danych do systemu, przyśpieszenie i usprawnienie procesu przesyłania informacji. Jeden plik wymiany zawiera jeden dokument. Moduł EDI jest produktem cały czas rozwianym dla potrzeb klientów firmy Humansoft i dostosowywanym do aktualnych specyfikacji dla plików komunikacyjnych elektronicznej wymiany danych Konfiguracja EDI w Hermesie W celu wprowadzenia tej formy komunikacji kontrahenci muszą posługiwać się Globalnym Numerem Lokalizacyjnym ILN. Należy zwrócić się do ILiM - GS1 Polska w celu przydzielenia numeru lokalizacyjnego. Więcej informacji Oferowany asortyment musi posiadać swoje kody towarowe EAN. Konfigurację rozpoczynamy od wprowadzenia w Danych podatkowych firmy numeru ILN naszej firmy. 51

52 Jeżeli zachodzi taka potrzeba możemy również wypełnić numery ILN dla własnych oddziałów firmy w menu Konfiguracja Oddziały. Następnie przechodzimy do uzupełniania danych naszych kontrahentów. W tabeli Kontrahenci wprowadzamy numer ILN centrali naszego kontrahenta i/lub jego oddziałów na zakładce Adresy. 52

53 Dodatkowo na zakładce Pozostałe dane możemy wprowadzić kod pod jakim jesteśmy rozpoznawani u naszych odbiorców/dostawców. Podobnie rzecz się ma przy artykułach. W tym przypadku, w tabeli artykułów wprowadzamy symbolikę artykułu u naszych kontrahentów. Opcja dostępna pod przyciskiem Symbol u kontrahenta na formularzu wprowadzania artykułu. 53

54 Ostatnią czynnością konfiguracyjną jest zdefiniowanie w Ustawieniach globalnych Folderu plików EDI EDI w module zamówień W celu przeprowadzenia importu Zamówienia należy skorzystać z opcji Import EDI dostępnej z poziomu listy dokumentów ZS pod przyciskiem F12 Zestawienia i inne operacje. 54