Uchwała nr 1/2015. z dnia 15 maja 2015 r.

Transkrypt

1 Uchwała nr 1/2015 Zespołu ds. koordynacji działań w obszarze e-administracji, udostępniania informacji sektora publicznego oraz rozwoju kompetencji cyfrowych z dnia 15 maja 2015 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Zespołu ds. koordynacji działań w obszarze e-administracji, udostępniania informacji sektora publicznego oraz rozwoju kompetencji cyfrowych Na podstawie 5 ust. 4 zarządzenia nr 16 Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 20 marca 2015 roku w sprawie powołania Zespołu do spraw koordynacji działań w obszarze e- administracji, udostępniania informacji sektora publicznego oraz rozwoju kompetencji cyfrowych, uchwala się, co następuje: Przyjmuje się Regulamin prac Zespołu, który stanowi załącznik nr 1 do uchwały. Uchwała wchodzi w życie z dniem przyjęcia. 1 2 Przewodniczący Zespołu

2 Załącznik do projektu uchwały nr 1/2015 Zespołu do spraw koordynacji działań w obszarze e-administracji, udostępniania informacji sektora publicznego oraz rozwoju kompetencji cyfrowych z dnia 15 maja 2015 roku REGUALMIN ZESPOŁU DO SPRAW KOORDYNACJI DZIAŁAŃ W ZAKRESIE E-ADMINISTRACJI, UDOSTĘPNIANIA INFORMACJI SEKTORA PUBLICZNEGO ORAZ ROZWOJU CYFROWYCH KOMPETENCJI 1 Postanowienia ogólne Regulamin określa: 1) organizację pracy Zespołu do spraw koordynacji działań w obszarze e-administracji, udostępniania informacji sektora publicznego oraz rozwoju kompetencji cyfrowych zwany dalej Zespołem ; 2) tryb pracy Zespołu; 3) sposób podejmowania decyzji. 2 Organizacja prac Zespołu 1. Zespół działa na zasadach: 1) współpracy; 2) konsensu; 3) wymiany poglądów i doświadczeń; 4) wspólnego podejmowania wiążących rekomendacji. 2. Miejscem posiedzeń Zespołu jest co do zasady siedziba Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, zwanego dalej Ministerstwem. Za zgodą wszystkich członków Zespołu w wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach posiedzenia mogą odbywać się poza siedzibą Ministerstwa. 3. Członkowie Zespołu mogą brać udział w jego posiedzeniach również za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności w formie wideokonferencji. 4. Członkowie są obowiązani do rzetelnej i merytorycznej pracy, w tym do uczestnictwa w posiedzeniach Zespołu oraz przygotowywania materiałów i stanowisk. 5. Kandydatury osób zaproszonych do udziału w posiedzeniu Zespołu w trybie 2 ust. 6 zarządzenia nr 16 Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 20 marca 2015 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw koordynacji działań w obszarze e-administracji, udostępniania informacji sektora publicznego oraz rozwoju kompetencji cyfrowych, zwanego dalej zarządzeniem mogą być zgłaszane przez członków Zespołu

3 do sekretarza w terminie umożliwiającym zaproszenie eksperta nie później jednak niż 5 dni przed posiedzeniem. Ww. osoby zwane są dalej ekspertami. 6. Członkowie Zespołu oraz eksperci mają prawo do wyrażania opinii w każdej sprawie dyskutowanej na posiedzeniu Zespołu. 7. Członek Zespołu powinien poinformować sekretarza Zespołu zwanego dalej sekretarzem o swojej nieobecności na co najmniej 3 dni kalendarzowe przed datą posiedzenia. W przypadku dwóch następujących po sobie nieusprawiedliwionych nieobecnościach członka oraz jego zastępcy Przewodniczący może wystąpić do podmiotu delegującego o jego odwołanie i wyznaczenie nowego przedstawiciela i zastępcy. 8. Za obsługę organizacyjno-merytoryczną odpowiedzialny jest sekretarz, który nie ma prawa głosu. 9. Sekretarz wykonuje swoje zadania przy wsparciu sekretariatu. Obsługę zadań sekretarza i sekretariatu zapewnia komórka organizacyjna w urzędzie obsługującym Ministra, zgodnie z Regulaminem organizacyjnym tego urzędu. 10. Zespół obraduje w obecności Przewodniczącego lub Zastępcy Przewodniczącego i co najmniej połowy członków. 11. Każdy członek Zespołu lub osoba zastępująca członka Zespołu dysponuje jednym głosem podczas głosowania nad uchwałą. 3 Przewodniczący Zespołu 1. Przewodniczący Zespołu pełni swoją funkcję z poszanowaniem zasady partnerstwa. 2. Do zadań Przewodniczącego Zespołu, poza wymienionymi w 2 ust. 6, 4 oraz 5 ust. 2, zarządzenia należy: 1) koordynowanie prac Zespołu, mające na celu zapewnienie efektywności, skuteczności i rzetelności realizowanych zadań; 2) reprezentowanie Zespołu w sprawach dotyczących jego działalności; 3) wprowadzanie lub wyrażanie zgody na wprowadzanie dodatkowych punktów posiedzenia, w tym proponowanie szczegółowych zagadnień dyskutowanych na posiedzeniu; 4) udzielanie głosu członkom Zespołu oraz innym osobom biorącym udział w posiedzeniu; 5) zarządzanie głosowań; 6) podpisywanie protokołów i sprawozdań; 7) zlecenie sekretarzowi prezentacji i publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra sprawozdania z działalności Zespołu; 8) zlecanie za pośrednictwem sekretarza wykonania ekspertyz, analiz niezbędnych do realizacji zadań Zespołu.

4 4 Organizacja posiedzeń Zespołu 1. Posiedzenia zwołuje Przewodniczący lub osoba zastępująca Przewodniczącego, o której mowa w 2 ust. 1 pkt 2 zarządzenia. 2. W sprawach niecierpiących zwłoki Przewodniczący lub osoba zastępująca Przewodniczącego, o której mowa w 2 ust. 1 pkt 2 zarządzenia może zwołać posiedzenie na umotywowany wniosek członka Zespołu, który powinien wpłynąć do sekretarza nie później niż na 7 dni kalendarzowych przed planowanym terminem posiedzenia. 3. Osoba przewodnicząca posiedzeniu może w jego trakcie wprowadzić do porządku obrad sprawy nieprzewidziane w tym porządku. 4. Wszystkie posiedzenia są dokumentowane w formie protokołów z posiedzeń podpisywanych przez Przewodniczącego lub osobę zastępującą Przewodniczącego. Posiedzenia mogą być dodatkowo dokumentowane w formie nagrań audiowizualnych. 5. Zaproszenie na posiedzenie Zespołu jest przekazywane jego członkom najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem posiedzeniem. Niezbędne materiały wysyłane są, co do zasady, drogą elektroniczną w terminie umożliwiającym zapoznanie się z nimi, co najmniej na 5 dni robocze przed terminem posiedzenia. W szczególnie uzasadnionych sytuacjach możliwe jest również przekazywanie materiałów na posiedzeniu Zespołu, o ile członkowie Zespołu zostaną o tym fakcie poinformowani przed posiedzeniem. 6. Każdy projekt uchwały jest przedmiotem debaty na posiedzeniu. 7. Dyskusje oraz uchwały podejmowane na posiedzeniu Zespołu są zgodne z przyjętym porządkiem posiedzenia. 8. Zmiany w Regulaminie można dokonać uchwałą podjętą większością 2/3 głosów członków Zespołu, przy obecności co najmniej połowy członków. Z propozycją zmiany Regulaminu może wystąpić Przewodniczący lub 1/3 członków Zespołu. 5 Tryb pracy Zespołu poza posiedzeniami 1. Opinie, wnioski, w tym dotyczące tematyki podzespołu, kolejności powołania poszczególnych podzespołów, lub projekty uchwał mogą być zgłaszane, akceptowane i uzgadniane przez członków Zespołu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, bez konieczności zwoływania posiedzeń Zespołu. Powyższy tryb nie oznacza przyjęcia uchwały przez członków Zespołu. 2. Przewodniczący, za pośrednictwem sekretarza Zespołu, przesyła drogą elektroniczną projekt opinii, wniosku lub projektu uchwały do wszystkich członków Zespołu. Przesłana propozycja jest uznawana za zaakceptowaną, jeśli żaden z członków Zespołu

5 nie prześle w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni roboczych, pisemnych zastrzeżeń do otrzymanej propozycji. W uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec skróceniu. 3. W przypadku zastrzeżeń lub uwag do otrzymanej propozycji, przedstawionych w wyznaczonym terminie, projekt uchwały musi zostać ponownie przesłany członkom Zespołu do uzgodnień. 4. Członkowie Zespołu mogą w terminie wyznaczonym na zgłaszanie uwag wycofać przesłane zastrzeżenia. Jeśli wszystkie otrzymane zastrzeżenia zostaną wycofane projekt uchwały, opinię, wniosek uważa się za zaakceptowany. 5. Brak odpowiedzi ze strony Członka na przesłaną do akceptacji propozycję oznacza jej akceptację. 6 Organizacja oraz zadania Podzespołów 1. Zespół może w razie potrzeby powoływać podzespoły tematyczne zwane dalej Podzespołami na wniosek Przewodniczącego lub członka Zespołu. 2. Na czele Podzespołu stoi Przewodniczący Podzespołu powołany przez Przewodniczącego Zespołu na wniosek członka zespołu odpowiedzialnego za koordynację danego obszaru. Członków Podzespołu wyznaczają właściwi członkowie Zespołu. 3. Członkowie Podzespołu są obowiązani do rzetelnej i merytorycznej pracy, w tym uczestnictwa w posiedzeniach podzespołu oraz przygotowywania materiałów i stanowisk. 4. Podzespoły przygotowują stanowiska oraz rekomendacje w sprawach związanych z ich dziedziną działania w zakresie e-administracji, udostępniania informacji sektora publicznego oraz rozwoju cyfrowych kompetencji. 5. Przewodniczący Podzespołu lub osoba przez niego wskazana przedstawia na posiedzeniu Zespołu lub drogą pisemną opinie lub rekomendacje wypracowane na posiedzeniach Podzespołu. 6. Nieobecność członka Podzespołu powinna być zgłaszana do sekretarza, na co najmniej 3 dni przed dniem posiedzenia. 7. W przypadku dwóch następujących po sobie nieusprawiedliwionych nieobecności członka Podzespołu lub zastępcy, Przewodniczący Podzespołu może wystąpić do członka Zespołu delegującego o jego odwołanie i wyznaczenie nowego przedstawiciela lub jego zastępcy. 8. Obsługę Podzespołów zapewnia sekretarz za pomocą sekretariatu. 9. Zaproszenie na posiedzenie Podzespołu jest przekazywane jego członkom najpóźniej na 7 dni roboczych przed planowanym posiedzeniem. Na wniosek Przewodniczącego Podzespołu lub w sytuacjach szczególnie uzasadnionych możliwe jest skrócenie tego terminu do 2 dni roboczych.

6 10. Niezbędne materiały są wysyłane wyłącznie droga elektroniczną w terminie umożliwiającym zapoznanie się z nimi, co najmniej na 3 dni robocze przed terminem posiedzenia. Na wniosek Przewodniczącego Podzespołu lub w sytuacjach szczególnie uzasadnionych możliwe jest przekazanie materiałów na posiedzeniu Podzespołu. 7 Współpraca z innymi podmiotami 1. Zespół, a także Podzespoły, współpracują w zakresie koordynacji obszarów, w których wdrażane będą e-usługi publiczne i udostępniane będą informacje sektora publicznego, z zespołami i grupami roboczymi, powołanymi do koordynacji tych obszarów, w szczególności z: 1) powołanym przez Ministra Zdrowia Komitetem Sterującym do spraw koordynacji interwencji EFSI w sektorze zdrowia w aspekcie dotyczącym e-zdrowia; 2) powołanym przez Głównego Geodetę Kraju Zespołem do spraw aktualizacji bazy danych obiektów topograficznych (BDOT10k), tworzenia standardowych opracowań kartograficznych, rozwoju krajowego systemu zarządzania bazą danych obiektów topograficznych (KSZBDOT) oraz bieżącej koordynacji działań dotyczących realizacji projektów w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych i Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. 8 Postanowienia końcowe 1. Ministerstwo nie zapewnia zwrotu kosztów delegacyjnych związanych z udziałem w posiedzeniach Zespołu lub poszczególnych Podzespołów. 2. Dokumenty dotyczące prac Zespołu oraz poszczególnych Podzespołów tematycznych są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym zasadami dotyczącymi postępowania z dokumentacją w Ministerstwie. 3. Finansowanie prac Zespołu odbywa się w ramach środków pomocy technicznej Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa.