Zasady organizacji oraz wykonywania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Złotowie i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Złotów

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 195/10 Burmistrza Miasta Złotowa z dnia 15 listopada 2010 r. Zasady organizacji oraz wykonywania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Złotowie i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Złotów 1. Niniejszy regulamin określa: 1) cele i zadania kontroli zarządczej, 2) elementy systemu kontroli zarządczej, 3) zakres i formę kontroli finansowej. 2. Ilekroć w regulaminie mowa jest o: 1) burmistrzu oznacza to Burmistrza Miasta Złotowa, 2) czynnościach kontrolnych należy przez to rozumieć czynności polegające na sprawdzeniu legalności, gospodarności, rzetelności, przejrzystości, celowości, jawności podejmowanych działań poprzez badanie operacji bieżących oraz stanu faktycznego, 3) kierowniku komórki organizacyjnej oznacza to Zastępcę Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz Komendanta Straży Miejskiej, 4) kierowniku jednostki kontrolowanej oznacza to kierownika komórki organizacyjnej lub kierownika jednostki organizacyjnej, 5) kierowniku jednostki organizacyjnej oznacza to kierownika/dyrektora jednostki organizacyjnej, samorządowego zakładu budżetowego Gminy Miasto Złotów lub instytucji kultury, 6) kontroli należy przez to rozumieć czynność polegającą na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach) oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanego podmiotu, 7) kontrolowanym należy przez to rozumieć komórkę /osobę, której kontrola dotyczy oraz kierownika jednostki kontrolowanej, 8) kontrolującym należy przez to rozumieć osobę upoważnioną przez burmistrza do przeprowadzania czynności kontrolnych, 9) podmiocie kontrolowanym należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu Miejskiego w Złotowie, kierownika komórki organizacyjnej lub kierownika jednostki organizacyjnej Gminy Miasto Złotów, w której przeprowadza się kontrolę, 10) procedurze należy przez to rozumieć takie zaprogramowanie przez kierownictwo pracy urzędu w instrukcjach i regulaminach wewnętrznych, aby postępowanie urzędników samorządowych było zgodne nie tylko z obowiązującymi ustawowymi regulacjami prawnymi, lecz również ze standardami kontroli, 11) procedurze finansowej należy przez to rozumieć procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych i z ustawy o rachunkowości, 12) procedurze okołofinansowej należy przez to rozumieć procedury wskazane w innych niż finansowe aktach prawnych regulujących pracę samorządu, 13) procedurach kontroli należy przez to rozumieć procedury obowiązujące w urzędzie o dwojakim znaczeniu: a) jest to zaprogramowany przez kierownictwo jednostki (w obowiązującej instrukcji wewnętrznej lub regulaminie) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla urzędników sposób postępowania, a dla osób kontrolujących procedurę kontroli, (np. regulamin udzielania zamówień publicznych, instrukcja kasowa, instrukcja w sprawie zasad zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, instrukcja obejmująca procedury nadzoru w zakresie gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych), b) wielopoziomowa kontrola dowodu księgowego od celowości dokonania zakupu i sposobu jego dokonania sprawdzenie pod względem merytorycznym (zastosowany tryb ustawy Prawo zamówień publicznych), poprzez przyjęcie mienia na stan urzędu, sprawdzenie dowodu pod

2 względem formalno rachunkowym, dokonanie kontroli przez głównego księgowego lub skarbnika gminy do zatwierdzenia wypłaty przez burmistrza lub osoby przez niego upoważnione (np. instrukcja sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dowodów księgowych, polityka rachunkowości), 14) regulaminie oznacza to Regulamin Kontroli Zarządczej w Urzędzie Miejskim w Złotowie i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Złotów, 15) ustawie oznacza ustawę z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz ze zm.), 16) wniosku pokontrolnym należy przez to rozumieć propozycję wprowadzenia zmiany w kontrolowanej jednostce, mającej na celu usprawnienie lub poprawę organizacji pracy, 17) zaleceniu pokontrolnym należy przez to rozumieć polecenie podjęcia działania zmierzającego do usunięcia nieprawidłowości, niezgodności z normami prawnymi, regulaminami lub instrukcjami, 18) zarządzającym kontrolę oznacza to Burmistrza Miasta Złotowa lub osobę przez niego upoważnioną Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych przez burmistrza i kierowników komórek organizacyjnych oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Złotów, dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny, rzetelny, gospodarny, jawny, przejrzysty i terminowy. 2. Kontrola zarządcza to również ogół działań podejmowanych w celu osiągnięcia zgodności między stanem faktycznym a wymaganym. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. 4. Burmistrz oraz kierownicy komórek organizacyjnych i kierownicy jednostek organizacyjnych, ponoszą odpowiedzialność za zespół procesów, których celem jest nadzorowanie i kontrolowanie operacji i działań w kierowanych przez nich komórkach w sposób dający zapewnienie, iż: 1) działania podległych im komórek pozostają w zgodzie z przepisami prawa oraz zasadami i procedurami przyjętymi w Urzędzie Miejskim w Złotowie lub w jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Złotów, 2) zasoby są używane oszczędnie i w sposób przynoszący pożytek, a jakość usług ma odpowiednią rangę, 3) plany działalności komórek organizacyjnych, programy, zamierzenia i cele są osiągane, 4) dane i informacje publikowane lub udostępniane są wiarygodne i aktualne, 5) zasoby komórek organizacyjnych (pracownicy, systemy, dane, informacje) są dostatecznie zabezpieczone i nadzorowane, 6) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów. 5. Każdy kierownik jednostki organizacyjnej Gminy Miasto Złotów zobowiązany jest do opracowania w formie pisemnej i stałego uaktualniania: 1) procedur finansowych, 2) procedur okołofinansowych Nadzorowanie i kontrolowanie jest funkcją kierowania i pozostaje integralną częścią procesu zarządzania. W związku z tym do obowiązków osób kierujących komórkami organizacyjnymi Urzędu Miejskiego w Złotowie należy: 1) identyfikowanie i ocena ryzyka niepowodzenia związanego z konkretnym obszarem działań, 2) udział w czynnościach mających na celu opracowanie zasad, polityk, planów, standardów działań, systemów i innych środków, zminimalizowanie, ograniczenie lub usunięcie ryzyka związanego ze zidentyfikowaniem zagrożeń, 3) wprowadzanie praktyczne procesów, narzędzi, procedur nadzorowania i kontrolowania, które

3 zachęcają i wymagają od podległych pracowników wykonania swoich obowiązków w sposób zapewniający osiągnięcie celów kontroli zarządczej, 4) zapewnienie skutecznego wykonania kontroli zarządczej i dbanie o ciągłą poprawę realizowanych procesów. 2. Do obowiązków burmistrza należy ustalanie pisemnych zasad, polityk, planów, standardów działań, systemów i innych środków, aby zminimalizować, ograniczyć lub usunąć ryzyko związane ze zidentyfikowanym zagrożeniem, określanych w szczególności w formie procedur, instrukcji, zarządzeń. 3. Działania określone w ust. 1 należą również do obowiązków kierowników podległych jednostek. 7. System kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Złotowie jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący: 1) kontrolę instytucjonalną realizowana przez uprawnione podmioty zewnętrzne, tj. Regionalna Izba Obrachunkowa, Najwyższa Izba Kontroli, lub prowadzona przez osobę upoważnioną przez burmistrza do prowadzenia czynności kontrolnych, 2) audyt wewnętrzny, w szczególności w zakresie zarządzania ryzykiem praz w trakcie czynności doradczych, 3) kontrolę funkcjonalną sprawowaną przez osoby znajdujące się na stanowiskach kierowniczych, 4) kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną, sprawowaną przez urzędników wymienionych w 14 niniejszego zarządzenia, 5) samokontrolę Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Urzędu Miejskiego w Złotowie bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. 2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z zakresu czynności służbowych z uwzględnieniem postanowień zawartych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Złotowie. 3. Samokontrola obejmuje sprawdzanie, akceptację rozliczania kosztów i wydatków, badania prawidłowości projektów, umów i planów, zaleceń, zamówień i innych dokumentów skutkujących powstaniem zobowiązania. 4. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany: 1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości 2) niezwłocznie poinformować o tych nieprawidłowościach swojego przełożonego. 5. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest podjąć niezwłocznie decyzję w sprawie dalszego postępowania Kontrola funkcjonalna oznacza bieżące podejmowanie działań zapewniających realizację celów i zadań, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi pracownik ds. księgowości budżetowej zatrudniony w Urzędzie Miejskim w Złotowie, zwany w dalszej treści niniejszego regulaminu koordynatorem. 3. Koordynator w imieniu burmistrza sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Złotów. 4. Kontrola zarządcza funkcjonalna realizowana jest poprzez: 1) działanie zgodnie z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) zapewnienie wiarygodności sprawozdań, 3) prowadzenie skutecznych i efektywnych działań, 4) ochronę zasobów oraz stosowanie fizycznych środków kontroli nad majątkiem, 5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, 6) odpowiedni przydział zadań dla pracowników stosownie do posiadanych przez nich zakresów czynności, ich kwalifikacji i cech osobowych, 7) bieżące aktualizowanie zakresów czynności pracowników i upoważnień, 8) rozdzielenie funkcji decyzyjnych, kontrolnych i operacyjnych, 9) zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji, 10) monitoring działań, 11) zarządzanie ryzykiem, 12) zachowanie ciągłości nadzoru kierownictwa nad pracą podległych komórek organizacyjnych Nadzór nad prawidłowością funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Złotowie

4 oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Złotów powierza się audytorowi wewnętrznemu urzędu. 2. Audyt wewnętrzny prowadzony w urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie burmistrza i kierowników jednostek organizacyjnych w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze, zastrzeżeniem ust Oceną, o której mowa w ust. 2, dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. 4. Plan audytu oraz sprawozdanie z wykonania planu audytu stanowi, udostępnianą na wniosek, informację publiczną w rozumieniu ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. 5 Audytor prowadzący audyt wewnętrzny przy udziale koordynatora kontroli zarządczej dokonuje okresowej oceny stanu kontroli zarządczej, z zastrzeżeniem ust Ocena dokonywana jest na koniec każdego roku obrachunkowego i przedkładana do akceptacji burmistrzowi. 7. Ocena, o której mowa w pkt. 6 przeprowadzana jest w trakcie odrębnego zadania audytowego, z zastrzeżeniem ust Informacji publicznej nie stanowią inne niż wymienione w ust. 4 niniejszego paragrafu dokumenty wytworzone przez audytora wewnętrznego w trakcie prowadzenia audytu wewnętrznego. 11. Podstawowe funkcje kontroli zarządczej to: 1) sprawdzenie czy wydatki publiczne są dokonywane: a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, 2) porównaniu stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami, 3) ocenianie prawidłowości pracy, 4) wydawania zaleceń i wniosków pokontrolnych. 12. Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu, obejmują: 1) porównanie stanu faktycznego (efektu) z założeniami oraz ze stanem określonym w normach prawnych, technicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania, 2) ustalenie nieprawidłowości, 3) ustalenie przyczyn nieprawidłowości (obiektywnych niezależnych od działania kierownika jednostki kontrolowanej, subiektywnych zależnych od jego działania), 4) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów, 5) omówienie wyników kontroli z kierownikiem jednostki kontrolowanej, 6) analizowanie informacji zarządczych o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów lub zadań (projektów) i inicjowanie działań: korekcyjnych, korygujących, naprawczych bądź wspomagających. 13. Kontrola zarządcza może być prowadzona jako: 1) kompleksowa polegająca na badaniu całokształtu działalności jednostki organizacyjnej oraz wszystkich operacji gospodarczych i odpowiadających im czynności, dokumentów i zapisów ewidencyjnych, 2) problemowa polegająca na badaniu wybranego odcinka działalności lub wybranego zagadnienia, 3) sprawdzająca polegająca na sprawdzeniu realizacji zaleceń pokontrolnych, wydanych w wyniku stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień podczas kontroli, 4) doraźna polegająca na badaniu, związanych z bieżącą działalnością jednostki wybranych operacji, czynności i odpowiadających im dokumentów. 14. Kontrolę zarządczą sprawowaną przez burmistrza wykonywać mogą również: 1) kierownicy komórek organizacyjnych zgodnie z właściwością, 2) pracownicy urzędu na polecenie bezpośredniego przełożonego, po pisemnym upoważnieniu przez burmistrza lub wyznaczonego przez niego pracownika, 3) podmioty zewnętrzne (również osoby fizyczne) na zasadzie zawarcia umowy cywilno prawnej, które zawodowo prowadzą działania kontrolne lub audytowe Kontrola przeprowadzana jest na podstawie rocznego planu kontroli zatwierdzanego przez

5 burmistrza do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego rok, na który opracowywany jest plan kontroli. 2. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniany przez burmistrza, jeżeli wynika to z obiektywnych potrzeb kontroli. 3. Plan kontroli opracowywany jest przez koordynatora w uzgodnieniu z kierownikami komórek organizacyjnych. 4. Plan kontroli obejmuje podstawowy zakres kontroli. 5. Roczny plan kontroli, o którym mowa w ustępie 1 stanowi załącznik A do niniejszego regulaminu. 6. Kontrolujący sporządza i przedkłada burmistrzowi sprawozdanie z realizacji planu kontroli z uwzględnieniem: rodzajów przeprowadzonych kontroli, przedmiotu kontroli oraz wyniku kontroli, w tym ujawnionych nieprawidłowości i ich rodzaju Kontrolujący przeprowadza kontrolę na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydanego przez burmistrza lub wyznaczonego przez niego pracownika. 2. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik B do niniejszego regulaminu. 3. Po zakończeniu kontroli upoważnienie dołącza się do akt kontroli. Stanowi ono załącznik do protokołu kontroli. 4. Burmistrz w uzasadnionych przypadkach, może przedłużyć, zawiesić lub odwołać zarządzoną kontrolę. 5. W przypadku przedłużania się czasu trwania czynności kontrolnych burmistrz na wniosek kontrolującego przedłuża kontrolującemu upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Kontrole przeprowadzane są w dniach i w godzinach pracy obowiązujących w podmiocie kontrolowanym. 2. W razie konieczności przeprowadzenia kontroli poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy kierownik podmiotu kontrolowanego, na wniosek kontrolującego, umożliwia kontrolującemu przeprowadzenie kontroli poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy Kontrolowany jest obowiązany: 1) umożliwić kontrolującemu wykonywanie czynności kontrolnych, 2) udzielać wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, a na żądanie kontrolującego również w formie pisemnej, 3) przedstawić, na żądanie kontrolującego, posiadane dowody i inne materiały w terminie wyznaczonym przez kontrolującego, 4) zapewnić wgląd w dokumentację i ewidencję, objęte zakresem kontroli, 5) sporządzać oraz potwierdzać za zgodność z oryginałem kopie dokumentów; odpisy i wyciągi dokumentów wskazane przez kontrolującego oraz zestawienia i obliczenia zgodności kopii, odpisów, wyciągów, zestawień i obliczeń finansowo księgowych potwierdza osoba do tego upoważniona wewnętrznymi przepisami podmiotu kontrolowanego. 2. Odmowa udzielenia wyjaśnień, o których mowa w ust. 1 pkt 2, lub odmowa przedstawienia dokumentów, dowodów i ewidencji, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4 może nastąpić jedynie w formie pisemnej w przypadkach, gdy dotyczą danych zawartych w dokumentacji ustawowo chronionej, a kontrolujący nie posiada właściwego poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych Kontrolowany podczas trwania kontroli ma prawo do czynnego udziału w czynnościach kontrolnych, poprzez: 1) składanie kontrolującemu ustnych lub pisemnych oświadczeń dotyczących przedmiotu kontroli pisemne oświadczenia i notatki z ustnych oświadczeń, dołączane są do akt kontroli, 2) wnioskowanie o dołączenie do akt kontroli określonych dokumentów, dowodów, zestawień i sprawozdań, 3) wnioskowanie o pobranie wyjaśnień od innych pracowników kontrolowanej komórki. 20. Kontrolujący jest obowiązany do: 1) przygotowania się do kontroli w celu wykonania jej zgodnie z procedurą i tematyką, 2) rzetelnego i obiektywnego ustalenia stanu faktycznego, 3) zapewnienie kontrolowanemu czynnego udziału w kontroli, w tym poprzez możliwość wypowiedzenia się kontrolowanego na piśmie w kwestiach stanowiących przedmiot kontroli, 4) wskazania przepisów, które obowiązywały w okresie objętym kontrolą, a także ustalenia czy przepisy te były stosowane,

6 5) ustalenia przyczyn i skutków nieprawidłowych działań lub braku działań podmiotu kontrolowanego i w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień ustalenie ich przyczyn i skutków finansowych (w miarę możliwości) oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych, w razie stwierdzenia osiągnięć i przykładów godnych upowszechniania wskazanie osób, które przyczyniły się do nich w sposób szczególny, 6) właściwego dokumentowania przebiegu i ustaleń kontroli, 7) ustalenia i wskazania osób odpowiedzialnych za realizację zadań objętych kontrolą. 21. Kontrolujący ma prawo do: 1) wstępu do pomieszczeń i obiektów jednostki kontrolowanej z wyjątkiem pomieszczeń, do których mają zastosowanie przepisy o informacjach tajnych i niejawnych, 2) wglądu, z zachowaniem zasady ochrony dóbr osobistych, do urządzeń ewidencyjnych, planów, sprawozdań, analiz oraz wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, a także sporządzania odpisów i wyciągów z tych dokumentów, 3) przeprowadzania oględzin stanu faktycznego dotyczącego przedmiotu kontroli, 4) przeprowadzania rozmów wyjaśniających, żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników kontrolowanej komórki, 5) sporządzania odpisów, wyciągów i kopii z badanych dokumentów, 6) zabezpieczania dokumentów, dowodów i kopii z badanych dokumentów, 7) korzystania za zgodą zarządzającego kontrolę z pomocy rzeczoznawców, specjalistów, biegłych, 8) dokonywania innych czynności uzasadnionych potrzebami kontroli. 2. W sprawach niejawnych i tajnych przepisy zawarte w ust. 1 nie mają zastosowania Ustaleń faktów kontrolnych, kontrolujący dokonuje jedynie na podstawie dowodów, do których zalicza się: dokumenty, dowody rzeczowe, protokoły oględzin, dane ewidencji sprawozdawczości, opinie specjalistów i biegłych, zdjęcia, szkice, oświadczenia i wyjaśnienia złożone na piśmie, itp. 2. Dowody, o których mowa w ust. 1, załącza się do protokołu kontroli, z tym, że dowody w postaci odpisów, kserokopii i wyciągów dokumentów winny być, przed włączeniem, potwierdzone za zgodność z oryginałem. 3. Ustalenia bieżącego stanu faktycznego kontrolujący dokonuje w kontrolowanych dziedzinach przez oględziny, w obecności osoby odpowiedzialnej za kontrolowany odcinek lub dział pracy, w razie jej nieobecności, w obecności kierownika jednostki kontrolowanej lub upoważnionego przez niego pracownika i osoby asystującej. 4. W przypadku kontroli kasy kontrolujący dokonuje kontroli w obecności osób materialnie odpowiedzialnych, a w razie ich nieobecności w obecności komisji powołanej przez kierownika kontrolowanej jednostki. 5. Pobranie dowodów rzeczowych kontrolujący dokumentuje pokwitowaniem. 23. W wypadku ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa: 1) kontrolujący: - niezwłocznie zawiadamia o tym burmistrza, - zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa. Kopię zawiadomienia kontrolujący załącza do dokumentacji kontroli. 2) burmistrz: - niezwłocznie zawiadamia o tym organy powołane do ścigania przestępstw, ustala jakie warunki i okoliczności umożliwiłyby przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu, - bada, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli zarządczej przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków Kontrolujący zobowiązany jest sporządzić protokół z przeprowadzonych czynności kontrolnych. W protokole winien przedstawić ustalenia kontroli w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodny ze stanem faktycznym. 2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, jest podstawowym dowodem dokumentującym wykonanie kontroli i winien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolującego fakty dotyczące kontrolowanego przedmiotu, w tym nieprawidłowości i uchybienia w działaniu, ich przyczyny i skutki, będące podstawą do oceny kontrolowanej działalności w badanym okresie oraz informacje m. in. o dokonaniu oględzin, zabezpieczeniu dowodów, itp.

7 3. Wzór protokołu kontroli stanowi załącznik C do niniejszego regulaminu Protokół kontroli należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, chyba, że zarządzający kontrolę postanowi inaczej. 2. Wszystkie strony protokołu kontroli winny być parafowane przez kontrolującego oraz kierownika komórki organizacyjnej, który objęty był kontrolą. 3. Protokół kontroli wraz z załącznikami stanowi dokumentację kontroli zarządczej Po zakończeniu kontroli kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 7 dni zobowiązany jest do podpisania protokołu bez zastrzeżeń lub złożenia kontrolującemu pisemnej odmowy podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy. Może także skorzystać z prawa złożenia zastrzeżeń, dokonując odpowiedniej adnotacji w protokole kontroli. 2. Wniesione zastrzeżenia, winny być udokumentowane i załączone do protokołu kontroli. 3. Kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest do podpisania protokołu kontroli po wyczerpaniu procedury, o której mowa w Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego. 5. Podpisany protokół wraz z dokumentacją kontroli i dokumentami, o których mowa w ust. 2, lub odmową podpisania protokołu, o której mowa w ust. 1, kontrolujący niezwłocznie przekazuje burmistrzowi Kierownikowi komórki kontrolowanej lub osobie upoważnionej przysługuje prawo zgłoszenia, w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli. 2. Wniesione zastrzeżenia, o których mowa w 26 ust. 1: 1) nie podlegają rozpatrzeniu, jeżeli zostały złożone przez osobę nieuprawnioną lub zostały złożone po upływie terminu określonego w 26 ust. 1, 2) podlegają rozpatrzeniu przez kontrolującego, który obowiązany jest dokonać analizy tych zastrzeżeń: a) w przypadku nieuwzględnienia w części lub całości zastrzeżeń, o których mowa w 27 ust. 1, kontrolujący przekazuje na piśmie swoje stanowisko kierownikowi jednostki kontrolowanej wraz z pouczeniem o prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń burmistrzowi, w terminie 7 dni od dnia otrzymania stanowiska kontrolującego, b) wniesione zastrzeżenia, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. a, podlegają rozpatrzeniu przez burmistrza, który podejmuje decyzję wraz z uzasadnieniem w terminie do 30 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń. 3) Decyzja burmistrza, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b: a) jest ostateczna i nie przysługuje od niej zażalenie, b) w terminie do 7 dni od daty podjęcia decyzji winna być przekazana do wiadomości kierownikowi kontrolowanej jednostki, c) winna być dołączona do protokołu kontroli, d) w przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, kontrolujący winien ponownie przeanalizować ustalenia zawarte w protokole kontroli i w miarę potrzeby, podjąć dodatkowe czynności kontrolne. 3. Wniesione zastrzeżenia, winny być udokumentowane i załączone do protokołu kontroli Kontrolujący na podstawie wyników kontroli, opracowuje projekt wniosków i zaleceń pokontrolnych, który przedstawia burmistrzowi. 2. Burmistrz, w oparciu o projekt, o którym mowa w ust. 1, wydaje zalecenia w formie wystąpienia pokontrolnego. W treści formułuje konkretne zalecenia, zobowiązujące kierownika jednostki kontrolowanej do podjęcia działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości. 3.Wystąpienie pokontrolne, o którym mowa w ust. 2 powinno zawierać: 1) wnioski z kontroli, wraz z uzasadnieniem, 2) wykaz stwierdzonych nieprawidłowości ze wskazaniem naruszonych przepisów, 3) wskazanie przyczyn ujawnionych nieprawidłowości i osób odpowiedzialnych za ich powstanie, ze wskazaniem zakresu odpowiedzialności, 4) zalecenia dotyczące sposobu i terminu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w czasie kontroli, 5) osiągnięcia i przykłady godne upowszechniania, jeżeli zostały stwierdzone. 4. Wystąpienie pokontrolne podpisuje burmistrz lub osoba bezpośrednio zastępująca.

8 5. W terminie do 30 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolnych, kierownik komórki kontrolowanej winien powiadomić burmistrza o realizacji poszczególnych zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, w tym o ich wykonaniu, o stopniu realizacji poleceń będących w toku realizacji. W wypadku niezrealizowania poleceń podać konkretne powody, uniemożliwiające ich zrealizowanie Wykonanie zaleceń pokontrolnych winno być egzekwowane i podlegać kontroli sprawdzającej dla ustalenia: 1) stopnia realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych, 2) rzetelności odpowiedzi na polecenia pokontrolne, 3) zmiany zakwestionowanego w trakcie poprzedniej kontroli stanu faktycznego w kierunku stanu pożądanego. 2. Ogólne zasady i tryb przeprowadzania kontroli, określone w niniejszym zarządzeniu, odnoszą się również do kontroli wymienionej w ust Pracownik ds. księgowości budżetowej prowadzi akta kontroli. 2. Akta kontroli gromadzone są zgodnie z tokiem dokonywanych czynności. 31. Zobowiązuje się koordynatora do przedkładania burmistrzowi rocznych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli w terminie do 31 stycznia za rok poprzedni Do spraw nie znajdujących rozwiązania w niniejszym regulaminie należy stosować aktualnie obowiązujące przepisy. 2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2010 r.

9 Załącznik A Roczny Plan Kontroli na. rok Oznaczenie kontroli Planowany termin kontroli Nazwa kontrolowanej jednostki Temat kontroli Przewidywany czas trwania kontroli (liczba dni roboczych) Kontrolujący Dodatkowe informacje

10 Załącznik B Złotów, dnia UPOWAŻNIENIE Nr... Działając na podstawie 16 ust. 1 Zasad organizacji oraz wykonywania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Złotowie i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Złotów stanowiących załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 195/10 Burmistrza Miasta Złotowa z dnia 15 listopada 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Urzędzie Miejskim w Złotowie i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Złotów: Upoważniam (imię i nazwisko) (stanowisko służbowe) legitymującą/ego się dowodem osobistym o numerze... Do przeprowadzenia kontroli... (rodzaj kontroli) w... (pełna nazwa jednostki podlegającej kontroli) w zakresie:... Termin rozpoczęcia przeprowadzenia działań kontrolnych i termin ich zakończenia: Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dowodu osobistego.... (podpis burmistrza lub osoby przez niego upoważnionej) Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia (podpis burmistrza lub osoby przez niego upoważnionej)

11 Załącznik C Złotów, dnia (nazwa jednostki kontrolowanej, imię i nazwisko kierownika jednostki) P R O T O K Ó Ł K O N T R O L I W dniach... działając na podstawie upoważnienia Nr... wydanego przez... Kontrolujący: (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe) (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe) Przeprowadzili kontrolę w zakresie:... Termin poprzedniej kontroli:... Stopień realizacji zaleceń pokontrolnych:... Kontrolą został objęty okres:... Ustalono:... Dokonano oględzin:... Zabezpieczono dowody:... Podsumowanie wyników kontroli: Uwagi dodatkowe: (ewentualne wzmianki o odmowie udzielenia wyjaśnień i przyczynach tej odmowy, jak też odmowie podpisania protokołu i złożenia wyjaśnień dot. przyczyn nie podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej lub osobę przez niego upoważnioną oraz omówienie poprawek) Pouczenie: Kierującemu jednostką przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w

12 terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Załączniki do protokołu: (podpisy osób przeprowadzających kontrolę)... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej lub osoby przez niego upoważnionej)