Zasady przeprowadzania kontroli. w Urzędzie Miasta Nowy Targ oraz w miejskich jednostkach organizacyjnych. podległych Burmistrzowi Miasta.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr /07 Burmistrza Miasta Nowy Targ z dnia 26 stycznia 2007 r. Zasady przeprowadzania kontroli w Urzędzie Miasta Nowy Targ oraz w miejskich jednostkach organizacyjnych podległych Burmistrzowi Miasta Niniejszy dokument określa zasady i tryb przeprowadzania kontroli finansowej w Urzędzie Miasta Nowy Targ oraz w miejskich jednostkach organizacyjnych podległych Burmistrzowi Miasta w zakresie przestrzegania realizacji procedur dotyczących celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. 2 1.Określenie Burmistrz odnosi się do Burmistrza Miasta Nowy Targ. 2.Określenie jednostka odnosi się do Urzędu Miasta Nowy Targ oraz do miejskich jednostek organizacyjnych, podległych Burmistrzowi Miasta 3.Określenie kierownik jednostki" odnosi się do kierownika miejskiej jednostki organizacyjnej Przy opracowaniu niniejszego dokumentu kierowano się niżej podanymi przepisami: ustawa z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005r. nr 249, poz z późn. zm.),

2 Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. z 2001r. nr 142, poz z późn. zm.), Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 1994 r. nr 121, poz. 591 z późn. zm.), Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2004r. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2006r. nr 115, poz. 781) W jednostkach prowadzi się następujące kontrole: a)wewnętrzną, b)zewnętrzną. 2.Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za organizację i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej oraz za nadzór w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości. 3.W celu wykonywania nadzoru, o którym mowa w ust. 2, kierownik jednostki ustala: a)procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, w tym ich zgodności z planem finansowym, b)zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki, c)sposób wykorzystania wyników kontroli i oceny, o których mowa w pkt. a i b Kontrolę zewnętrzną w jednostkach prowadzą: a)komisja Rewizyjna Rady Miasta w sprawach zleconych przez Radę na podstawie zatwierdzonego planu pracy, b)organy uprawnione do prowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów, c)upoważnieni przez Burmistrza pracownicy Urzędu Miasta.

3 6 1. Kontrola winna obejmować szereg czynności polegających na porównaniu stanu faktycznego w zakresie działalności jednostki kontrolowanej, ze stanem wynikającym z dokumentacji, których głównym celem będzie: a)badanie działalności jednostki pod względem legalności, gospodarności i celowości, b)ocena realizacji wydatków jednostki, które winny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania jak najlepszych efektów, a jednocześnie w sposób umożliwiający terminową realizację zadań. c)rzetelne udokumentowanie działalności kontrolowanej działalności, 2. W szczególności celem kontroli jest: a)sprawdzenie przestrzegania realizacji procedur i zasad określonych w 4 ust.3, b)badanie i ocena wydatków publicznych pod względem zgodności z planem finansowym jednostki, c)wstępna ocena kontroli celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki, d)ocena ponoszonych wydatków zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych, e)zbieranie informacji służących Burmistrzowi i kierownikom jednostek do doskonalenia działalności w Urzędzie Miasta i miejskich jednostkach, f)badanie zgodności funkcjonowania i działania jednostki z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności funkcjonowania kontroli wewnętrznej w jednostce, g)wykrywanie i ujawnianie wszelkich nieprawidłowości w wykonywaniu zadań, niegospodarności i marnotrawstwa mienia komunalnego, h)ustalanie przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych, i)wskazanie sposobów umożliwiających usunięcie wykrytych uchybień nieprawidłowości Finansową kontrolę wydatków wykonuje w Urzędzie Miasta oraz w miejskich jednostkach organizacyjnych podległych Burmistrzowi, osoba upoważniona przez Burmistrza, w zakresie przyznanych pełnomocnictw.

4 2.Kontrola o której mowa w ust. 1 dokonywana jest w oparciu o plan kontroli sporządzony do 31 stycznia każdego roku i zatwierdzony przez Burmistrza lub na pisemne polecenie Burmistrza. 3.Plan kontroli opracowuje się wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia. 4.Tematyka kontroli doraźnych uzgadniana jest każdorazowo z Sekretarzem Miasta. 5.Zmiana kolejności przeprowadzania kontroli nie wymaga pisemnej zgody Burmistrza. 6.Działalność kontrolna jest ewidencjonowana w dzienniku przeprowadzonych kontroli wg wzoru zamieszczonego w załączniku nr Podległe jednostki organizacyjne winny zostać objęte kontrolą finansową co najmniej raz na rok. 2.Kontrolą, o której mowa w ust. 1, należy objąć w każdej jednostce co najmniej 5% poniesionych wydatków tej jednostki. 3.Ewidencję jednostek podlegających kontroli zewnętrznej prowadzi się wg wzoru zawartego w załączniku nr Osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli finansowej, prowadzą ją na podstawie imiennego jednorazowego upoważnienia, wydanego i podpisanego przez Burmistrza. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 4. 2.Upoważnienie do kontroli zawiera: nazwę jednostki kontrolowanej, imię, nazwisko i stanowisko kontrolującego, przedmiot kontroli i jej zakres, czas trwania oraz tryb jej przeprowadzenia Kontrolującym nie może być małżonek, krewny i powinowaty kierownika jednostki kontrolowanej. 2.O wyłączeniu pracownika z przeprowadzenia kontroli decyduje Burmistrz. 3.Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.

5 11 1. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej Kontrolujący, na 3 dni przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, powiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o przedmiocie, zakresie, trybie i czasie trwania kontroli. 2.Kierownicy jednostek kontrolowanych mają obowiązek przedstawić, na żądanie kontrolującego, wszelkie dokumenty i materiały niezbędne do przygotowania i przeprowadzenia kontroli, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. 3.Kontrolujący ma prawo do: a)swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostek kontrolowanych, b)wglądu do wszelkich dokumentów i innych materiałów dowodowych, związanych z działalnością jednostek kontrolowanych, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, c)przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych oraz przebiegu określonych czynności, d)żądania od pracowników jednostek kontrolowanych ustnych i pisemnych wyjaśnień, e)zabezpieczania materiałów dowodowych Kontrolujący dokonuje ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów. 2.Dowodami są w szczególności: dokumenty, zabezpieczone rzeczy, wyniki oględzin, pisemne wyjaśnienia i oświadczenia. 3.Przy oględzinach magazynu, kontroli kasy i podobnych czynnościach jest niezbędna obecność osoby odpowiedzialnej za dany odcinek pracy, a w razie jej nieobecności - komisji powołanej przez kierownika jednostki kontrolowanej. Z przebiegu czynności kontrolnych kasy i magazynu sporządza się odpowiednie dokumenty tj.

6 protokół kontroli kasy i magazynu wraz z załącznikami w miarę potrzeb wg wzorów stanowiących załączniki odpowiednio nr 5 i 6. 4.Kontrolujący może żądać od kierownika jednostki kontrolowanej sporządzenia niezbędnych do kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń opartych na dokumentach. 5.Zgodność odpisów i wyciągów oraz zestawień i obliczeń potwierdza kierownik jednostki, lub kierownik komórki organizacyjnej, której one dotyczą. 6.Pracownicy kontrolowanej jednostki są obowiązani udzielić w wyznaczonym terminie pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu i zakresu kontroli. Każdy pracownik kontrolowanej jednostki może w związku z kontrolą złożyć z własnej inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenie w sprawach związanych z przedmiotem i zakresem kontroli Kontrolujący informuje kierownika jednostki kontrolowanej o ustaleniach wskazujących na ujawnione nieprawidłowości i uchybienia w działalności tej jednostki W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienia przestępstwa, kontrolujący bezzwłocznie zawiadamia na piśmie Burmistrza o stwierdzonych faktach i postępuje zgodnie z jego wytycznymi W szczególnie uzasadnionych okolicznościach kontrolujący może zwołać w toku kontroli naradę z pracownikami jednostki kontrolowanej w celu omówienia kwestii związanych z przeprowadzana kontrolą. 2.O planowanym zwołaniu narady kontrolujący uprzedza kierownika jednostki kontrolowanej, uzgadniając z nim czas i miejsce narady.

7 17 1.Wyniki przeprowadzonej kontroli kontrolujący przedstawia w protokole kontroli. Ramowy wzór protokołu kontroli zawiera załącznik nr 7. 2.Protokół kontroli zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli działalności jednostki kontrolowanej, w tym ustalonych nieprawidłowości, z uwzględnieniem przyczyn ich powstania, zakresu i skutków tych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych. 3.Protokół kontroli powinien zawierać ponadto: a)nazwę jednostki kontrolowanej w jej pełnym brzmieniu i adres, imię i nazwisko kierownika jednostki i głównego księgowego oraz datę objęcia przez nich tych stanowisk, b)datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, z wymienieniem ewentualnych przerw w kontroli, c)imiona, nazwiska i stanowiska osób kontrolujących oraz datę i numer upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, d)określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą, e)spis załączników stanowiących składową część protokołu, f)wzmiankę o poinformowaniu kierownika jednostki kontrolowanego przysługujących mu prawie zgłoszenia zastrzeżeń i składania wyjaśnień do protokołu, o których mowa w 18 i 19. g) datę i miejsce podpisania protokołu, h) podpisy na końcu protokołu - kontrolującego, kierownika jednostki i głównego księgowego Protokół kontroli podpisują osoby kontrolujące, kierownik jednostki kontrolowanej, a w razie jego nieobecności osoba pełniąca jego obowiązki oraz główny księgowy. 2.Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole. 3.W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust.2, kontrolujący jest zobowiązany dokonać ich analizy i, w miarę potrzeby, podjąć dodatkowe czynności

8 kontrolne, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń zmienić lub uzupełnić odpowiednia część protokołu kontroli. 4.W razie nie uwzględnienia zastrzeżeń, w całości lub w części, kontrolujący przekazuje na piśmie stanowisko zgłaszającemu zastrzeżenia. 5.Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo złożenia wyjaśnień, co do przyczyn i okoliczności powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pełniąca jego obowiązki może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 3 dni roboczych od daty jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy. 2.O odmowie podpisania protokołu kontroli i złożeniu wyjaśnienia kontrolujący czyni wzmiankę w protokole oraz dołącza do protokołu złożone przez kierownika jednostki lub osobę pełniąca jego obowiązki pisemne uzasadnienie przyczyn odmowy. 3.Odmowa podpisania protokołu przez osobę wymieniona w ust.1 nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i realizacji ustaleń kontroli. 4.Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego W razie stwierdzenia w toku kontroli istotnych nieprawidłowości i uchybień, organ sprawujący nadzór nad jednostką kontrolowaną, w terminie 20 dni od otrzymania protokołu, kieruje do tej jednostki wystąpienie pokontrolne. 2.Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać zwięzły opis wyników kontroli, ze wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, osób odpowiedzialnych za ich powstanie, wnioski i zalecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień. 3.W wypadkach uzasadnionych wynikami kontroli wystąpienie pokontrolne powinno również zawierać wnioski o pociągnięcie do określonej prawem odpowiedzialności, a w szczególnych przypadkach wnioski o odwołanie lub zwolnienie z zajmowanych

9 stanowisk osób odpowiedzialnych za ujawnione nieprawidłowości, a także wszczęcie postępowania o odszkodowanie w stosunku do osób odpowiedzialnych za wyrządzoną szkodę. 4.Wystąpienie pokontrolne otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej. 5.Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zawiadamia na piśmie Burmistrza o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania Kontrola jednostki może zostać przeprowadzona przy zastosowaniu trybu uproszczonego. 2.Do kontroli, o której mowa w ust. 1, stosuje się przepisy o trybie przeprowadzenia kontroli z wyjątkiem Tryb uproszczony może być stosowany w szczególności w razie potrzeby: a)przeprowadzenia doraźnych kontroli w celu sporządzenia odpowiedniej informacji dla kierownika jednostki, b)zbadania określonych spraw wynikających ze skarg i wniosków oraz listów mieszkańców, c)przeprowadzenia kontroli sprawdzającej, zwłaszcza w zakresie sprawdzenia rzetelności odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, d)przeprowadzenia badań dokumentów i innych materiałów otrzymanych z jednostek podległych kontroli. 4.Z kontroli, o której mowa w ust. 1, sporządza się sprawozdanie, które podpisuje kontrolujący. Do sprawozdania załącza się dowody związane z jego treścią. 5.Kontrolujący niezwłocznie informuje pisemnie kierownika jednostki kontrolowanej o wynikach przeprowadzonej kontroli Ustalenia poczynione w czasie kontroli, a wychodzące poza jej zakres lub spostrzeżenia i informacje, które ze względu na interes miasta nie powinny być znane kontrolowanemu i z tego też powodu nie mogą się znaleźć w protokole,

10 należy ująć w notatce służbowej opatrzonej klauzulą: Wyłącznie do użytku służbowego" i przekazać Burmistrzowi. 2.Pracownicy przeprowadzający zewnętrzną kontrolę finansową na podstawie ustaleń dokonanych podczas kontroli, sporządzają roczne sprawozdania, które przedkładają Burmistrzowi w terminie do 15 lutego za rok ubiegły. 3.Sprawozdanie powinno uwzględniać ocenę wykonania zadań wynikających z rocznego planu kontroli, omówienie najczęściej spotykanych w jednostkach niedociągnięć, zaniedbań i naruszeń prawa, wyszczególnienie wnioskowanych kar w stosunku do osób winnych naruszenia prawa oraz omówienie czynności podjętych przez jednostki celem wyeliminowania stwierdzonych uchybień. Sprawozdanie to może również sugerować określone zmiany organizacyjne. 4.Integralną część niniejszej instrukcji stanowią następujące załączniki: Załącznik nr 1 Plan kontroli. Załącznik nr 2 Dziennik prowadzonych kontroli. Załącznik nr 3 Karta informacyjna jednostki kontrolowanej. Załącznik nr 4 Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Załącznik nr 5 Protokół z kontroli kasy. Załącznik nr 6 Protokół z kontroli magazynu. Załącznik nr 7 Protokół z przeprowadzonej kontroli

11