Regulamin kontroli instytucjonalnej

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr 3/2007 Wójta Gminy Osiecznica z dnia 2 stycznia 2007 r. Regulamin kontroli instytucjonalnej Gmina Osiecznica Osiecznica 2007

2 CZĘŚĆ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin kontroli wewnętrznej, zwany dalej regulaminem, określa organizację, zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w gminnych jednostkach organizacyjnych, wymienionych w załączniku nr 2 do Uchwały Nr VI/44/2003 Rady Gminy Osiecznica z dnia 27 marca 2003 r. w sprawie przyjęcia Statutu Gminy Osiecznica, oraz w innych jednostkach, dotowanych z budżetu gminy, w zakresie otrzymanych środków. 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: Gminie rozumie się przez to Gminę Osiecznica, Wójcie Gminy rozumie się przez to Wójta Gminy Osiecznica, Urzędzie Gminy rozumie się przez to Urząd Gminy w Osiecznicy, Jednostce rozumie się przez to gminną jednostkę organizacyjną, bądź jednostkę organizacyjną dotowaną z budżetu gminy, Kierowniku jednostki rozumie się przez to kierownika gminnej jednostki organizacyjnej, bądź jednostki organizacyjnej dotowanej z budżetu gminy, Głównym księgowym rozumie się przez to głównego księgowego jednostki organizacyjnej, bądź jednostki organizacyjnej dotowanej z budżetu gminy, Kontrolującym rozumie się przez to pracownika samodzielnego stanowiska ds. kontroli wewnętrznej, bądź innego pracownika Urzędu Gminy w Osiecznicy, upoważnionego przez Wójta Gminy do przeprowadzenia kontroli. 3. Regulamin opracowano na podstawie: 1. Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 poz. 2104) 2. Komunikatu nr 1 Ministra finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. nr 3 poz. 13)

3 CZĘŚĆ II SZCZEGÓŁOWA Cele kontroli Kontrola wewnętrzna jest to działanie polegające na wykrywaniu nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostki na każdym odcinku jej działania, podniesieniu sprawności działania jednostki, poprzez eliminację w przyszłej pracy ujawnionych uchybień, ujawnieniu przyczyn i źródeł ich powstawania. 2. Kontrola wewnętrzna ma na celu w szczególności: a) ustalenie stanu faktycznego działalności kontrolowanej jednostki i dokonanie oceny tej działalności, b) badanie zgodności kontrolowanego postępowania z obowiązującymi przepisami prawa, przyjętymi procedurami, c) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych, d) wskazanie sposobów i metod umożliwiających likwidację stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w zaleceniach pokontrolnych, e) nadzorowanie terminowości wykonania przez jednostki kontrolowane wniosków i zaleceń pokontrolnych. Przedmiot kontroli Kontroli podlegają następujące obszary działalności jednostki kontrolowanej: gromadzenie dochodów, wydatkowanie środków publicznych, gospodarka mieniem komunalnym, realizacja ustawy o zamówieniach publicznych. 2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych. 3. Kontroli podlegają również inne aspekty funkcjonowania jednostek, a w szczególności zagadnienia wynikłe ze skarg obywateli, obserwacji własnych kontrolujących i Wójta Gminy.

4 Rodzaje kontroli 6. Ze względu na zakres merytoryczny przeprowadza się kontrole: a) kompleksowe obejmujące całokształt działalności kontrolowanej jednostki, b) problemowe obejmujące wybrane zagadnienia z działalności kontrolowanej jednostki, c) doraźne mające charakter interwencyjny, wynikające z potrzeby pilnego zbadania wybranych operacji lub czynności, d) sprawdzające mające na celu zbadanie wykonania zaleceń pokontrolnych. Przygotowanie kontroli oraz tryb jej przeprowadzania Czynności kontrolne realizowane są w oparciu o plan kontroli, zatwierdzony przez Wójta Gminy. 2. Kontrole doraźne przeprowadzane są na polecenie Wójta Gminy, poza planem kontroli Plan kontroli opracowywany jest przez pracownika ds. kontroli wewnętrznej. 2. Pracownik ds. kontroli wewnętrznej przedkłada plan kontroli do zatwierdzenia Wójtowi Gminy w terminie do 31 grudnia roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy. 3. Plan kontroli opracowywany jest z uwzględnieniem propozycji przedstawionych przez pracowników merytorycznych Urzędu Gminy, sprawujących nadzór nad poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi. Propozycje winny być złożone pracownikowi ds. kontroli wewnętrznej w terminie do 30 listopada każdego roku, celem objęcia wskazanych jednostek planem kontroli na rok następny. 4. Plan kontroli zawiera w szczególności: a) określenie rodzaju kontroli, b) określenie jednostki kontrolowanej, c) przedmiot kontroli, d) miejsce kontroli, e) termin kontroli, f) cel kontroli. 5. Wójt Gminy może wprowadzać zmiany w planie kontroli.

5 9. 1. Pracownik ds. kontroli wewnętrznej sporządza sprawozdania z realizacji wszystkich zarządzonych kontroli, zarówno ujętych w planie kontroli, jak i doraźnych. 2. Sprawozdania przekazywane są Wójtowi Gminy w terminach: a) do 31 lipca za okres I półrocza b) do 31 stycznia za rok poprzedni. 3. Sprawozdania zawierają zwięzłe informacje o: a) liczbie przeprowadzonych kontroli, z wyszczególnieniem rodzajów i przedmiotu kontroli, b) stwierdzonych nieprawidłowościach, c) liczbie zawiadomień o ujawnionym naruszeniu dyscypliny finansów publicznych skierowanych do rzecznika finansów publicznych, d) sposobie wykonania wniosków i zaleceń Czynności kontrolne, oprócz Wójta Gminy, który odpowiada za zorganizowanie i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej oraz wykorzystywanie jej wyników, wykonują także: a) Skarbnik Gminy b) pracownik ds. kontroli wewnętrznej na podstawie imiennego upoważnienia wydanego przez Wójta Gminy. 2. Upoważnienie określa w szczególności jednostkę kontrolowaną, rodzaj i przedmiot kontroli oraz okres ważności upoważnienia. 3. Upoważnienie powinno być wystawione w dwóch egzemplarzach: jeden dla jednostki kontrolowanej, drugi załącza się do protokołu z kontroli. 11. Kontrolujący, o których mowa w 10. pkt.1, podlegają wyłączeniu od udziału w kontroli, na wniosek własny lub z urzędu, jeżeli wyniki kontroli mogłyby dotyczyć praw, obowiązków lub roszczeń jego samego lub jego małżonka, krewnych i powinowatych oraz osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, bądź też w razie wystąpienia innych okoliczności mogących mieć wpływ na bezstronność jego postępowania. 12. Najpóźniej 3 dni przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontrolujący zawiadamia kierownika jednostki o planowanym terminie rozpoczęcia, przedmiocie i czasie trwania

6 kontroli, zobowiązując jednocześnie kierownika i głównego księgowego jednostki do przygotowania wskazanych dokumentów. 13. Bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kontrolujący przedkłada kierownikowi jednostki upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Kontrolę przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej, w miejscu i czasie wykonywania jej zadań, a w wyjątkowych przypadkach, jeżeli wymaga tego dobro kontroli, także w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy. 2. Kontrola może być przeprowadzona w siedzibie Urzędu Gminy, po uprzednim pisemnym wezwaniu jednostki kontrolowanej do złożenia wymaganych dokumentów Kontrolujący ma prawo do: a) swobodnego poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej, b) wglądu do dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli lub mających istotne znaczenie dla obiektywnego ustalenia stanu faktycznego oraz pobierania tych dokumentów i materiałów w celu ich zabezpieczenia, c) przeprowadzania oględzin obiektów i innych składników majątkowych oraz przebiegu określonych czynności, d) żądania udzielania ustnych lub pisemnych wyjaśnień od kierownika, pracowników, a także byłych pracowników jednostki kontrolowanej, e) udziału w naradach i szkoleniach tematycznie związanych z kontrolą. 2. Kierownik jednostki zobowiązany jest zapewnić kontrolującemu warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności: a) przygotować kontrolującemu odpowiednie pomieszczenie, b) udostępnić niezwłocznie żądane dokumenty, dotyczące przedmiotu kontroli, c) umożliwić dokonanie oględzin, d) zobowiązać pracowników do udzielania wyjaśnień Ustaleń faktów kontrolnych kontrolujący dokonuje na podstawie dowodów, do których można zaliczyć: dokumenty i dowody księgowe, dowody rzeczowe, protokoły z oględzin, dane z ewidencji i sprawozdawczości, opinie specjalistów biegłych, zdjęcia fotograficzne,

7 szkice, oświadczenia i wyjaśnienia złożone przez kierownika, głównego księgowego i pracowników jednostki kontrolowanej. 2. Dowody, o których mowa w pkt.1, załącza się do protokołu z kontroli, z tym że dowody w postaci odpisów lub kserokopii powinny być, przed włączeniem, potwierdzone za zgodność z oryginałem. Potwierdzenia zgodności kopii (odpisu) z oryginałem dokonuje kierownik jednostki, kontrolujący, bądź inny, upoważniony przez kierownika jednostki, pracownik sporządzający kopię (odpis). 17. Przy dokonywaniu przez kontrolującego oględzin, kontroli magazynów i kasy niezbędna jest obecność pracownika materialnie odpowiedzialnego, a w razie jego nieobecności - kierownika jednostki lub osoby przez niego wyznaczonej Wykorzystywane w toku kontroli dokumenty kontrolujący zabezpiecza poprzez: a) zabranie ich z jednostki kontrolowanej, za potwierdzeniem odbioru, i zdeponowanie w Urzędzie Gminy, b) przechowywanie ich w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym i zabezpieczonym pomieszczeniu. 2. O zwolnieniu dokumentów spod zabezpieczenia decyduje kontrolujący Pracownicy jednostki są zobowiązani udzielić, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień ustnych lub pisemnych oraz sporządzić zestawienia, wyliczenia, wykazy lub analizy w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli. 2. Pracownicy jednostki mogą złożyć z własnej inicjatywy pisemne lub ustne wyjaśnienie w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli. 3. Z ustnych wyjaśnień kontrolujący sporządza notatkę, którą podpisują kontrolujący oraz pracownik udzielający wyjaśnień W razie ujawnienia w toku kontroli faktów i okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa, kontrolujący zawiadamia o tym pisemnie Wójta Gminy. 2. Kontrolujący zabezpiecza zebrane w tej sprawie materiały dowodowe. 3. Podejmowanie decyzji o powiadomieniu organów powołanych do ścigania przestępstw należy do Wójta Gminy.

8 W razie ujawnienia w toku kontroli nieprawidłowości skutkujących naruszeniem dyscypliny finansów publicznych Wójt Gminy, na podstawie art. 93 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. nr 14 poz. 114), decyduje o sporządzeniu zawiadomienia o ujawnionym naruszeniu do rzecznika dyscypliny finansów publicznych. 2. Zawiadomienie o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych przygotowuje pracownik ds. kontroli wewnętrznej, podpisuje Wójt Gminy. Protokół z kontroli Ustalenia, dokonane w wyniku kontroli, kontrolujący opisuje w protokole, który powinien zawierać fakty stanowiące podstawę do oceny działalności jednostki w badanym okresie, a w szczególności konkretne nieprawidłowości i uchybienia, ich przyczyny i skutki oraz nazwiska osób odpowiedzialnych za ich powstanie, jak również może zawierać osiągnięcia i przykłady działań godnych upowszechnienia. 2. Ponadto protokół z kontroli powinien zawierać: a) nazwę jednostki kontrolowanej oraz jej adres, b) imię i nazwisko kierownika jednostki, a razie potrzeby imię i nazwisko poprzedniego kierownika i datę zaprzestania pełnienia przez niego tej funkcji, c) imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby kontrolującej (osób kontrolujących) oraz datę pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, d) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli z podaniem ewentualnych przerw w kontroli, e) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą, f) określenie rodzaju kontroli i sposobu badania (np.: pełne, wyrywkowe), g) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłaszania zastrzeżeń do protokołu oraz o prawie odmowy podpisania protokołu z kontroli, h) spis załączników stanowiących część składową protokołu, i) miejsce i datę podpisania protokołu, j) dane o liczbie sporządzonych egzemplarzy protokołu oraz wzmiankę o dostarczeniu jednego egzemplarza kierownikowi jednostki kontrolowanej. 3. Kontrolujący, po sporządzeniu protokołu, omawia jego treść z kierownikiem jednostki oraz głównym księgowym, jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowe, ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości.

9 4. Przed podpisaniem protokołu kierownik i główny księgowy jednostki mogą zgłosić zastrzeżenia, co do jego treści. W takim przypadku kontrolujący powinien dodatkowo zbadać zasadność tych zastrzeżeń i w uzasadnionych przypadkach wprowadzić zmiany lub uzupełnienia w protokole. 5. Protokół kontroli podpisują kontrolujący, kierownik jednostki oraz główny księgowy jednostki, jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowe. 6. Jeżeli kierownik lub główny księgowy jednostki odmawiają podpisania protokołu z kontroli są zobowiązani złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy. 7. Protokół, którego podpisania odmówili kierownik lub główny księgowy jednostki, podpisuje kontrolujący czyniąc w protokole wzmiankę o odmowie podpisania protokołu oraz dołączając złożone, pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy. 8. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody wszczęcia postępowania pokontrolnego. 9. Kierownik jednostki kontrolowanej może zgłosić Wójtowi Gminy, w ciągu 7 dni roboczych od daty podpisania protokołu, pisemne wyjaśnienie, co do zawartych w protokole ustaleń. Wystąpienie pokontrolne W razie stwierdzenia w toku kontroli istotnych nieprawidłowości i uchybień należy skierować do tej jednostki wystąpienie pokontrolne, podpisane przez Wójta Gminy. 2. Wystąpienie pokontrolne sporządza kontrolujący, w terminie do 30 dni od dnia podpisania protokołu z kontroli. 3. Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać zwięzły opis wyników kontroli, ze wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, ich rozmiarów, wnioski i zalecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz do usprawnienia badanej działalności. 4. W wypadkach uzasadnionych wynikami kontroli wystąpienie pokontrolne winno również zawierać wnioski o pociągnięcie określonej prawem odpowiedzialności, w tym także o wszczęcie postępowania o odszkodowanie w stosunku do osób odpowiedzialnych za wyrządzoną szkodę. 5. Wystąpienie pokontrolne otrzymuje kierownik jednostki, za potwierdzeniem odbioru.

10 6. Wystąpienie pokontrolne winno zawierać określony termin wykonania, w którym kierownik jednostki zawiadamia Wójta Gminy o realizacji poszczególnych zaleceń. W przypadku niezrealizowania zaleceń podaje konkretne przyczyny niewykonania. Dokumentacja kontroli Kontrolujący dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych zakładając i prowadząc akta kontroli. 2. Akta kontroli obejmują w szczególności: a) upoważnienie imienne do przeprowadzenia kontroli, b) protokoły z kontroli wraz z załącznikami, c) wystąpienia pokontrolne, d) informacje z realizacji poleceń pokontrolnych, e) zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, f) pozostałą korespondencję związaną z przedmiotem kontroli. 3. Akta kontroli gromadzi i przechowuje pracownik ds. kontroli wewnętrznej. 4. Akta kontroli służą wyłącznie do użytku służbowego. 5. Akta kontroli mogą być udostępniane innym osobom lub instytucjom w trybie przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 nr 112 poz. 1198). 25. Po zakończeniu czynności kontrolnych protokół z kontroli, przetworzony stosownie do wymogów ustawy o dostępie do informacji publicznej, przekazywany jest do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Postanowienia końcowe Za przestrzeganie niniejszego regulaminu odpowiedzialni są kontrolujący, o których mowa w 10. pkt.1, oraz kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych dotowanych z budżetu gminy. 2. Do spraw nie uregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa. 3. Wszelkie zmiany w regulaminie wymagają pisemnego opracowania.