I Postanowienia ogólne II Zasady i tryb przeprowadzania kontroli i dokumentowanie jej ustaleń III Postępowanie pokontrolne IV Postanowienia końcowe

Transkrypt

1 REGULAMIN KONTROLI Komisji Rewizyjnych Polskiego Związku Działkowców wprowadzony Uchwałą Nr 1/II/2006 Krajowej Komisji Rewizyjnej Polskiego Związku Działkowców z dnia 15 listopada 2006 r. I Postanowienia ogólne II Zasady i tryb przeprowadzania kontroli i dokumentowanie jej ustaleń III Postępowanie pokontrolne IV Postanowienia końcowe I Postanowienia ogólne 1 Regulamin określa zasady i tryb przeprowadzania kontroli, a w szczególności: 1. cel i zadania kontroli w jednostkach organizacyjnych i organach Związku, 2. zasady i tryb przeprowadzenia kontroli 3. dokumentowanie ustaleń z kontroli, 4. zasady i tryb postępowania pokontrolnego. 2 Celem kontroli jest badanie działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych i organów Związku w zakresie: 1. legalności tj. zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa, ustawy, statutu, regulaminu i uchwał organów statutowych 2. gospodarności tj. celowego, oszczędnego dysponowania środkami na zasadach 1 / 8

2 rachunku ekonomicznego oraz wykazania dbałości o właściwe zabezpieczenie majątku 3. rzetelności tj. dokumentowania wszystkich czynności zgodnie ze stanem faktycznym 3 1. Ogrodowe Komisje Rewizyjne dokonują okresowych ocen całokształtu działalności Zarządu ROD, przeprowadzają, co najmniej dwa razy w roku kalendarzowym kontrole działalności statutowej w tym finansowej zgodnie z 96 Statutu PZD. 2. Okręgowe Komisje Rewizyjne, co najmniej dwa razy w roku przeprowadzają kontrolę działalności statutowej OZ, a kontrole w ROD w miarę potrzeb. Ponadto Okręgowe Komisje Rewizyjne dokonują badań i weryfikacji sprawozdań finansowych zarządu oraz zbiorczych sprawozdań finansowych ROD zgodnie z 129 Statutu. 3. Krajowa Komisja Rewizyjna sprawuje kontrolę nad działalnością statutową i finansową PZD, przeprowadza, co najmniej dwa razy w roku kontrolę działalności statutowej i finansowej Krajowej Rady, w tym gospodarki finansami, a kontrole okręgów i ROD w miarę potrzeby zgodnie z 155 i 156 Statutu. II Zasady i tryb przeprowadzania kontroli i dokumentowanie jej ustaleń 4 1. Kontrole mogą być przeprowadzane jako: 1. badanie całokształtu działalności jednostek PZD, 2. badanie zagadnień problemowych, 3. badanie rocznych sprawozdań finansowych, 4. badanie skarg. 5. Zakres kontroli ustala przewodniczący komisji rewizyjnej. 6. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej oraz w miejscu wykonywania jej zadań. 7. W przypadku braku siedziby, w której jednostka kontrolowana wykonuje swoje zadania 2 / 8

3 (np. domu działkowca) kontrolę przeprowadza się w siedzibie innej jednostki organizacyjnej PZD. 8. Wykonywanie czynności kontrolnych należy tak zorganizować, aby nie utrudniać w jednostce kontrolowanej wykonywanie bieżących czynności Kontrole przeprowadza zespół składający się co najmniej z dwóch członków komisji rewizyjnej. 2. Zespół kontrolny i jego kierownika powołuje przewodniczący komisji rewizyjnej lub zastępujący go w pełnieniu obowiązków zastępca przewodniczącego. 3. Członkowie komisji rewizyjnych nie mogą przeprowadzać kontroli w tych jednostkach, gdzie pełnią funkcje członków zarządu, a także, jeśli są współmałżonkami, względnie krewnymi w linii prostej pracownika zajmującego kierownicze stanowisko w kontrolowanej jednostce. 4. W skład zespołu kontrolnego mogą być powoływani specjaliści (prawnicy, księgowi, specjaliści ds. inwestycyjnych i ogrodniczych) nie będący członkami komisji rewizyjnych. 5. Kierownik zespołu ustala podział zadań między członków i kieruje tym zespołem Przed rozpoczęciem kontroli kierownik zespołu kontrolnego przedstawia prezesowi (przewodniczącemu) tematykę kontrolną. 2. Członkowie zespołu kontrolnego przeprowadzający kontrolę uprawnieni są do: 1. przeglądu wszystkich pomieszczeń i urządzeń kontrolowanej jednostki, 2. wglądu do wszystkich akt i dokumentów oraz sporządzenia odpisów i wyciągów, 3. sprawdzenia stanu składników majątkowych, 4. występowania do członków organów i pracowników kontrolowanych jednostek o udzielenie wyjaśnień ustnych i pisemnych. 5. Kierownicy kontrolowanych jednostek mają obowiązek zapewnić kontrolującym możliwość wykonywania powyższych czynności W trakcie kontroli zespół kontrolny ma obowiązek zbadać realizację zaleceń wydanych na 3 / 8

4 podstawie poprzednich kontroli i ustalić osoby odpowiedzialne w przypadku ich nie wykonania. 2. W trakcie kontroli członkowie zespołu kontrolnego mają obowiązek udzielania instruktażu, a w szczególności w zakresie kontrolowanych zagadnień. 3. Zespół kontrolny nie jest upoważniony do wydawania zarządzeń i zaleceń podczas przeprowadzania kontroli Ustalenia kontroli powinny wynikać z dokumentów, oględzin obiektów i urządzeń oraz oświadczeń osób udzielających wyjaśnień z ramienia jednostki kontrolowanej. 2. Dokumenty i ich ewidencję członkowie zespołu kontrolnego sprawdzają pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, a w szczególności badają ich legalność, kompletność i rzetelność sporządzania. 3. Odpisy i wyciągi dokumentów sporządzone dla potrzeb kontrolujących poświadcza osoba kierująca kontrolowaną jednostką, w której dokument się znajduje, z tym że dokumenty finansowe poświadcza osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości. 9 Członkowie zespołu kontrolnego w toku kontroli mają prawo wnioskować o komisyjne sprawdzenie stanu środków pieniężnych w kasie i innych składników majątkowych w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za sprawdzane składniki majątkowe, a w razie jej nieobecności komisji powołanej przez kierownika jednostki. Z czynności sprawdzenia stanu środków pieniężnych i innych składników majątkowych sporządza się oddzielnie protokoły, które podpisuje osoba materialnie odpowiedzialna oraz osoby obecne przy sprawdzeniu i dołącza się je do protokołu z kontroli Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół. 2. Protokół z kontroli powinien zawierać: 1. Informacje wstępne, a w tym: - pełną nazwę kontrolowanej jednostki i jej adres, - datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, - imiona i nazwiska członków zespołu kontrolnego prowadzących kontrolę oraz nazwę 4 / 8

5 jednostki zarządzającej kontrolę, - określenie zakresu kontroli oraz okresu objętego kontrolą, - imiona i nazwiska osób kierujących kontrolowaną jednostką oraz udzielających z jej ramienia wyjaśnień i informacji. - Ustalenia kontroli, a w tym: - jakie dokumenty były badane i z jakiego okresu czasu, - realizacja zaleceń pokontrolnych, - realizacja zadań wynikających z zakresu kontroli, - stan faktyczny kontrolowanych zagadnień i ich odzwierciedlenie w dokumentacji, - realizacja zadań statutowych, - rzetelność i zgodność z prawem dokumentacji (finansowej, organizacyjnej, prawnej) - Informacje końcowe: - wykaz załączników, - datę podpisania protokołu, - potwierdzenie odbioru protokołu i kontroli, - ilość sporządzonych egzemplarzy Ustalenia kontroli należy formułować zwięźle i ujmować w protokole w grupach tematycznych. 2. W protokole nie należy ujmować własnych ocen i ustaleń dotyczących uchybień, które zostały usunięte w trakcie kontroli. 3. W razie stwierdzenia istotnych nieprawidłowości należy: 1. określić na czym one polegają oraz podać ich rozmiary i częstotliwość, 2. wskazać konkretne fakty (przykłady), przyczyny i okoliczności ich powstania, 3. ujemne skutki, a w szczególności możliwe do ustalenia rozmiary spowodowanych szkód i strat, 4. wskazać osoby odpowiedzialne oraz współodpowiedzialne za spowodowanie szkód i strat, 5. pobrać od tych osób pisemne wyjaśnienie oraz ustosunkować się do rzetelności tych wyjaśnień, jeśli dotyczą faktów sprawdzonych. 5 / 8

6 12 1. Protokół z kontroli podpisują: - członkowie zespołu kontrolnego, - osoba uprawniona z kontrolowanej jednostki lub organu, - osoba prowadząca księgowość, jeśli kontrola obejmuje sprawy finansowe i rachunkowe, - osoby udzielające wyjaśnień i informacji. - Podpisy osób reprezentujących jednostkę kontrolowaną wobec przeprowadzających kontrolę powinny być złożone pod klauzulą: Kontrolowany ma prawo wnieść w ciągu 14 dni od dnia zakończenia kontroli zastrzeżenia oraz złożyć wyjaśnienia do ustaleń zawartych w protokole. Wyjaśnienia (zastrzeżenia) składa się na piśmie do powołującego zespół kontrolny. III Postępowanie pokontrolne Kierownik zespołu kontrolnego przekazuje protokół z kontroli wraz z załącznikami powołującemu zespół przewodniczącemu komisji rewizyjnej. 2. Przewodniczący, w zależności od ustaleń zawartych w protokole: 1. w razie niestwierdzenia podczas kontroli nie stwierdzono naruszeń obowiązujących przepisów, ani działań sprzecznych z ustalonym w Związku porządkiem prawnym i przypisanymi zadaniami, pozostawia protokół w aktach komisji rewizyjnej, 2. w razie stwierdzenia naruszenia przepisów, niewykonywanie powierzonych obowiązków, działania i zaniechania mające negatywny wpływ na prawa działkowców lub Związku, przekazuje protokół wraz z załącznikami organowi sprawującemu nadzór nad kontrolowanym, 3. w razie stwierdzenia w jednostce kontrolowanej rażące naruszenia przepisów, nadużycia finansowe, działania na szkodę działkowców lub Związku, przekazuje protokół wraz z załącznikami organowi sprawującemu nadzór nad kontrolowanym informując o konieczności podjęcia przez ten organ natychmiastowych działań przewidzianych statutem PZD oraz prawem 6 / 8

7 powszechnie obowiązującym Gdy zespół kontrolny Krajowej Komisji Rewizyjnej dokonywał kontroli działalności komisji rewizyjnej ROD, Przewodniczący Krajowej Komisji Rewizyjnej: 1. w razie niestwierdzenia uchybień, pozostawia protokół w aktach komisji, 2. jeżeli stwierdzono naruszenia przepisów, niewykonywanie zadań statutowych, zaniechania lub działania niezgodne z kompetencjami, przekazuje protokół wraz z załącznikami do okręgowej komisji rewizyjnej w celu podjęcia działań i decyzji zgodnie z kompetencjami określonymi statutem PZD, 3. W przypadku, gdy zespół kontrolny Krajowej Komisji Rewizyjnej dokonywał kontroli działalności okręgowej komisji rewizyjnej, Przewodniczący Krajowej Komisji Rewizyjnej: 1. w razie niestwierdzenia uchybień, pozostawia protokół w aktach komisji, 2. jeżeli stwierdzono naruszenia przepisów, niewykonywanie zadań statutowych, zaniechania lub działania niezgodne z kompetencjami, przedstawia wyniki kontroli na posiedzeniu plenarnym Krajowej Komisji Rewizyjnej w celu podjęcia działań i decyzji zgodnie z kompetencjami określonymi statutem PZD. 3. Do postępowania pokontrolnego, gdy kontrolę komisji rewizyjnej ROD wykonywała okręgowa komisja rewizyjna, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio. IV Postanowienia końcowe 15 Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia 1 stycznia 2007 r. 7 / 8

8 Krajowa Komisja Rewizyjna Polskiego Związku Działkowców Warszawa, dnia 15 listopada 2006 r. {backbutton} 8 / 8