IDENTYFIKACJA PROBLEMÓW DECYZYJNYCH W POLSKICH PRZEDSIĘBIORSTWACH TRANSPORTOWO-SPEDYCYJNYCH. PIERWSZY KROK DO USPRAWNIENIA

Transkrypt

1 Jacek Żak, Piotr Sawicki, Adam Redmer Instytut Logistyki i Magazynowania Poznań ul. E. Estkowskiego 6 tel. (061) , w.221 jacek_zak@ilim.poznan.pl, piotr_sawicki@ilim.poznan.pl adam_redmer@ilim.poznan.pl IDENTYFIKACJA PROBLEMÓW DECYZYJNYCH W POLSKICH PRZEDSIĘBIORSTWACH TRANSPORTOWO-SPEDYCYJNYCH. PIERWSZY KROK DO USPRAWNIENIA Wstęp Umiejętność sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem przejawia się głównie w sposobie podejmowania decyzji, czyli postanowień (łac. decisio, decidere postanowienie, ustalenie). W nauce o zarządzaniu stwierdza się, że [1, 2, 3]: zarządzanie jest sekwencyjnym, wieloetapowym procesem podejmowania decyzji. Okazuje się więc, że nowoczesne zarządzanie można bez większego uproszczenia rozpatrywać jako jeden ciąg decydowania, tworzenia warunków dla skutecznej realizacji decyzji oraz kontroli efektów ich realizacji. Aby możliwe było podejmowanie racjonalnych decyzji w przedsiębiorstwach transportowospedycyjnych, konieczne jest określenie czego powyższe decyzje powinny dotyczyć. W związku z tym naturalną potrzebą jest rozpoznanie głównych problemów decyzyjnych, jakie występują na co dzień w przedsiębiorstwach transportowo spedycyjnych. Określenie tych problemów oraz zaproponowanie dla nich odpowiednich procedur decyzyjnych, prowadzących do uzyskania decyzji optymalnych, powinno prowadzić do usprawnienia procesu zarządzania w przedsiębiorstwach transportowo spedycyjnych i w konsekwencji do poprawy ich funkcjonowania. Zgodnie ze współczesną teorią zarządzania i podejmowania decyzji [1, 2] problemy decyzyjne występujące w przedsiębiorstwach transportowo spedycyjnych można sklasyfikować według różnorodnych kryteriów podziału. Autorzy opracowania sugerują następujący zestaw kryteriów klasyfikujących problemy decyzyjne [1, 4, 5, 6, 7, 8, 9]: szczebel organizacyjny i horyzont czasowy podejmowanych decyzji, obszar funkcjonalny, z którym problemy decyzyjne są związane, zakres przedmiotowy problemów decyzyjnych, rodzaj informacji, która jest dostępna w fazie strukturyzowania i rozwiązywania problemu decyzyjnego, charakter problemu decyzyjnego,

2 liczba i sformułowanie funkcji kryterium, oceniającej jakość uzyskanych rozwiązań, zmienność czasowa problemów decyzyjnych. Identyfikacja problemów decyzyjnych w przedsiębiorstwach transportowo - spedycyjnych Zastosowana metoda identyfikacji problemów decyzyjnych Celem zidentyfikowania głównych problemów decyzyjnych występujących w przedsiębiorstwach transportowo - spedycyjnych przygotowano ankietę zawierającą 54 pytania. Ankieta został skonstruowana w taki sposób, aby oprócz bezpośrednich odpowiedzi uzyskanych od respondentów można było również zweryfikować wiarygodność tych odpowiedzi. Stąd też część pytań odnosi się bezpośrednio do wyboru spotykanych w przedsiębiorstwach problemów decyzyjnych z określonej listy. Inne pytania weryfikują udzielone odpowiedzi poprzez analizę odpowiednich wskaźników, których poziom może świadczyć o występowaniu określonych problemów w przedsiębiorstwach transportowych. Kolejna grupa pytań odnosi się do identyfikacji codziennych problemów decyzyjnych w poszczególnych działach (komórkach organizacyjnych) badanego przedsiębiorstwa. Ostatnia grupa pytań analizuje sposób rozwiązywania omawianych problemów decyzyjnych, z wykorzystaniem lub bez wykorzystania technologii informatycznej. W rezultacie analizy omawianej ankiety uzyskano hierarchizację problemów decyzyjnych występujących w przedsiębiorstwach transportowo - spedycyjnych. Przy wyborze przedsiębiorstw transportowo - spedycyjnych do ankietyzacji autorzy założyli, że przedsiębiorstwa te powinny spełniać następujące kryteria: realizować przewozy w ramach różnych gałęzi transportu, reprezentować pełen przekrój przewoźników pod względem wielkości, mierzonej: liczebnością użytkowanego taboru, liczbą zatrudnionych pracowników, zasięgiem działania i obrotami, oferować zarówno wąski, jak i szeroki zakres usług obejmujących: transportowanie, spedycję, doradztwo w zakresie transportu i spedycji, magazynowanie, obsługę celną itp., realizować transport możliwie wszystkich rodzajów ładunków, pod względem postaci (masowe, drobnicowe, całopojazdowe itd.), jak i ich specyfiki branżowej, reprezentować możliwie wszystkie formy prawne, reprezentować zarówno kapitał krajowy, jak i zagraniczny, reprezentować przedsiębiorstwa we wszystkich stadiach rozwoju, od nowo powstałych do przedsiębiorstw o wieloletnich doświadczeniach. W wyniku tak przeprowadzonej selekcji, spośród 400 przedsiębiorstw wybrano grupę 84, z czego ankietyzacją objęto 40 przedsiębiorstw. Przyjęta metoda bezpośredniej ankietyzacji (osobiste wizyty ankieterów w przedsiębiorstwach), wykazała wysoką skuteczność, sięgającą 48%

3 Charakterystyka badanych przedsiębiorstw Na podstawie przeprowadzonej ankiety można stwierdzić, iż typowe przedsiębiorstwo transportowo - spedycyjne, funkcjonujące na polskim rynku w 1998 roku to przedsiębiorstwo, którego roczne obroty wynoszą od 10 do 40 mln. zł i zatrudniające do 200 pracowników. Przedsiębiorstwo takie realizuje głównie przewozy towarów: całopojazdowych, masowych oraz drobnicy (rzadziej przesyłek celnych, paczek, ładunków ponadgabarytowych i innych). Tabor jakim dysponuje, złożony jest głównie z pojazdów ciężarowych (pojazdy skrzyniowe, ciągniki siodłowe z naczepami), dostawczych i osobowych; rzadziej występują pojazdy specjalizowane czy specjalistyczne (np. autocysterny), a posiadane środki transportowe niemal w 85% pochodzą od producentów zagranicznych. Struktura własności środków transportowych sugeruje, że w 50% stanowią one własność przedsiębiorstwa, a w 50% są dzierżawione. Analizowane przedsiębiorstwa w ponad połowie przypadków dysponują własnym zapleczem technicznym. Typowe przedsiębiorstwo transportowo - spedycyjne realizuje przewozy głównie na terenie Polski i Europy, rzadziej występują przewozy o zasięgu pozaeuropejskim oraz przewozy lokalne. Większość realizowanych przewozów posiada wyraźnie zróżnicowaną strukturę lokalizacji punktów przeznaczenia towaru, co oznacza brak dominujących kierunków przewozu. Przewozy te w 50% przypadków realizowane są na podstawie stałych umów z klientami, a w pozostałych przypadkach na podstawie jednorazowych zleceń przewozowych. Przeprowadzone przez autorów badania wskazują na dysproporcję pomiędzy typowymi przedsiębiorstwami transportowo - spedycyjnymi, funkcjonującymi na polskim rynku, a największymi przewoźnikami na tym rynku. Za miarę tej dysproporcji uznać można fakt, że średnio 60% analizowanych przedsiębiorstw lokuje się poniżej wartości średniej szeregu zbadanych wskaźników techniczno organizacyjno ekonomicznych. Wskazuje to na fakt istnienia na polskim rynku kilku dużych przewoźników i szeregu pomniejszych. Lista problemów decyzyjnych Na podstawie informacji wynikających z odpowiedzi udzielonych przez przedsiębiorstwa transportowo spedycyjne, a dotyczących: typowych decyzji oraz najczęściej podejmowanych decyzji, stworzono listę problemów decyzyjnych występujących w przedsiębiorstwach transportowospedycyjnych, funkcjonujących na polskim rynku (patrz rysunek 1). Kolejność problemów decyzyjnych na opracowanej liście została ustalona na podstawie ich częstości występowania w przedsiębiorstwach (odsetek przedsiębiorstw, w których występuje dany problem decyzyjny). Zestawienie to stanowi połączenie rezultatów uśrednienia częstości występowania wskazywanych przez ankietowane przedsiębiorstwa problemów oraz analizy wartości podstawowych wskaźników techniczno organizacyjno ekonomicznych

4 (1) Na jakim poziomie ustalić liczbę pracowników? (2) Jaki zakres usług zaoferować klientowi? (3) Który pojazd przydzielić do napływającego zlecenia? (4) Przyjąć, czy odrzucić napływające zlecenie? (5) Jak zaplanować trasy przewozów? (6) Na jakim poziomie ustalić liczebność taboru? (7) Jaką cenę usługi ustalić z klientem lub podwykonawcą? (8) Jak zbudować ofertę dla klienta? (9) Jakie pojazdy zakupić? (10) Jak wybrać podwykonawcę? (11) Jak planować obsługi pojazdów? (12) Jak zaplanować zakup części i materiałów eksploatacyjnych? (13) Ile posiadać stanowisk obsługowych zaplecza technicznego? (14) Jak składować towar? (15) Którego kierowcę przydzielić do zadania przewozowego? (16) Jak konsolidować przesyłki? (17) Jaki ustalić termin realizacji przewozu? (18) Jak wybrać nowego pracownika? (19) W którym miejscu dokonać załadunku towaru? Udział procentowy [%] Rysunek 1. Lista problemów decyzyjnych w polskich przedsiębiorstwach transportowo - spedycyjnych Analiza zidentyfikowanych problemów wskazuje, że wśród wszystkich pojawiających się w przedsiębiorstwach transportowo-spedycyjnych problemów decyzyjnych można wyróżnić problemy związane z: zarządzaniem zasobami ludzkimi (problemy: 1, 15 i 18), zarządzaniem taborem jego użytkowaniem i obsługiwaniem (problemy: 3, 5, 6, 9, 11, 12 i 13), poziomem usługi i jej ceny (problemy: 2, 4, 7, 8 i 17), ładunkiem (problemy: 14, 16 i 19), inne, związane np. z wyborem podwykonawcy (problem 10). Przedstawiona lista nie wyczerpuje oczywiście wszystkich problemów decyzyjnych mogących występować w przedsiębiorstwach transportowo spedycyjnych. Wskazuje ona jednak, że najczęściej problemy dotyczą funkcjonowania całego przedsiębiorstwa, a w szczególności relacji: zlecenie przewozowe środki realizacji zlecenia (tabor) pracownicy realizujący zlecenie

5 Rozwiązanie wybranych problemów decyzyjnych Autorzy artykułu w swojej działalności konsultingowej w przedsiębiorstwach transportowo spedycyjnych przeprowadzili szereg prac doradczych, w których zastosowali własną metodykę rozwiązywania złożonych problemów decyzyjnych. Wśród tych problemów można wymienić następujące zagadnienia: dobór środków transportowych do zadań, ustalenie liczebności taboru w przedsiębiorstwie transportowo-spedycyjnym. Poniżej przedstawiono charakterystykę zastosowanej metodyki rozwiązywania wspomnianych problemów decyzyjnych w przedsiębiorstwach transportowo spedycyjnych (patrz tablica 1) Tablica 1. Metody rozwiązywania wybranych problemów decyzyjnych [10, 11, 12] Problem decyzyjny - zmienna decyzyjna Problem decyzyjny: Przydział środków transportowych do napływającego zlecenia przewozowego [10]: Który pojazd przydzielić do napływającego zlecenia? Czy przyjąć, czy odrzucić zlecenie? Zmienna decyzyjna: Numer pojazdu przyporządkowanego do pojawiającego się zlecenia transportowego. Metoda rozwiązania Dwuetapowy sposób rozwiązania: 1. Odrzucenie pojazdów aktualnie realizujących inne zlecenie oraz nie spełniających ograniczeń: - Maksymalna wartość współczynnika wykorzystania ładowności pojazdu nie większa niż 1, - Maksymalny stosunek objętości ładunku i przestrzeni ładunkowej pojazdu nie większy niż 1, - Rentowność realizacji zlecenia nie mniejsze niż przyjęty próg rentowności, 2. Uporządkowanie pozostałych pojazdów od najlepszych do najgorszych, z punktu widzenia realizacji rozpatrywanego zadania przewozowego, zgodnie z proponowanymi kryteriami: - Wartość współczynnika wykorzystania ładowności, - Koszt tonokilometra, - Średnia prędkość techniczna, - Odległość pojazdu od miejsca załadunku, - Iloraz liczby kół pojazdu i ładowności pojazdu. Uzyskane rezultaty Wybór najlepszego pojazdu (numer pojazdu), z punktu widzenia przyjętych kryteriów i przy założonym modelu preferencji decydenta. Problem decyzyjny: Ustalenie liczebności taboru w przedsiębiorstwie transportowo - spedycyjnym [11, 12]: Na jakim poziomie ustalić liczebność taboru w przedsiębiorstwie? Zmienna decyzyjna: Liczba pojazdów technicznie sprawnych. Dwuetapowy sposób rozwiązania: 1. Wygenerowanie zbioru rozwiązań sprawnych, na podstawie zestawu kryteriów: - Współczynnika wykorzystania pojazdów technicznie sprawnych, - strat ponoszonych z tytułu odrzucanych zleceń, - współczynnika średniego wykorzystania podstawowych stanowisk zaplecza technicznego, oraz zestawu ograniczeń, mówiących, że: - wartość współczynnika wykorzystania pojazdów technicznie sprawnych nie może być większa niż 1, - straty z tytułu odrzucanych zleceń powinny być nie mniejsze niż średni koszt utrzymania niepracującego pojazdu, - współczynnik wykorzystania podstawowych stanowisk zaplecza technicznego nie powinien być większy niż Porządkowanie zbioru rozwiązań sprawnych, od najlepszego do najgorszego, zgodnie z modelem preferencji decydenta. Dobór liczby pojazdów w przedsiębiorstwie. Rezultat jest najlepszy z punktu widzenia przyjętych kryteriów i przy założonym modelu preferencji decydenta

6 Podsumowanie W przedsiębiorstwach transportowo spedycyjnych istnieją liczne problemy decyzyjne, których rozwiązanie może prowadzić do usprawnienia funkcjonowania tych przedsiębiorstw, a w konsekwencji do zwiększenia ich konkurencyjności na rynku usług transportowych. Charakter zidentyfikowanych problemów dowodzi istotności zarówno problemów na poziomie operacyjnym (ustalenie liczby pracowników realizujących zadania, przydział pojazdów do zleceń, planowanie tras przejazdów, itp.), jak i na poziomie strategicznym/taktycznym (ustalenie zakresu świadczonych usług, określenie liczebności taboru, polityka obsługowa pojazdów, itp.). Autorzy artykułu zaprezentowali możliwe rozwiązania dwóch wybranych problemów decyzyjnych (problemy: 3, 4 i 6), występujących w przedsiębiorstwach transportowo spedycyjnych. Jednocześnie pragną zwrócić uwagę na konieczność poszukiwania rozwiązań pozostałych zidentyfikowanych problemów decyzyjnych oraz stworzenie inteligentnego systemu wspomagania decyzji dla przedsiębiorstw transportowo spedycyjnych. System taki powinien umożliwiać sprawne i kompleksowe rozwiązywanie wymienionych w artykule problemów decyzyjnych. Bibliografia [1]. Bell D., Schleifer A.: Decision Making Under Uncertainty. Course Technology Inc., Albany, [2]. Stoner J., Freeman R., Gilbert D.: Management. Prentice Hall, Englewood Cliffts, [3]. Żak J.: Analiza decyzyjna. Skrypt dla Programu MBA. Akademia Ekonomiczna w Poznaniu - Georgia State University w Atlancie, Poznań, [4]. Bell D., Schleifer A.: Risk Management Course Technology Inc., Albany, [5]. Hillier F., Lieberman G.: Introduction to Operations Research. McGraw Hill, New York, [6]. Narayanan V., Nath R.: Organization Theory. A Strategic Approach. Irwin, Homewood Boston, 1993, [7]. Roy B.: Decisions Aid and Decisions Making. EJOR, 1990, vol. 45 s [8]. Słowiński R., Teghem J.: Stochastic vs. Fuzzy Approaches to Multiobjective Mathematical Programming Under Uncertainty. Kluwer Academic Publishers, Dordrecht, [9]. Vincke P.: Multicriteria decision-aid. John Wiley & Sons, Chichester [10]. Redmer A., Żak J. The assignment of vehicles to transportation jobs in a freight transportation company. Conference Proceedings TRANSCOM 99, Section 1: Telecommunications and Transportation, Žilina, June 1999, s [11]. Żak J., Redmer A.: Optymalizacja wielokryterialna liczebności taboru w przedsiębiorstwie transportowym. XVII Ogólnopolska Konferencja: Polioptymalizacja i komputerowe wspomaganie projektowania, Zeszyty WMPK, Nr 26, Mielno, 1999, s [12]. Żak J., Sawicki P.: Ranking rozwiązań sprawnych dla problemu doboru liczebności taboru w przedsiębiorstwie transportowym. XVII Ogólnopolska Konferencja: Polioptymalizacja i komputerowe wspomaganie projektowania, Zeszyty WMPK, Nr 26, Mielno, 1999, s