Andrzej Jagodziñski* Organizowanie s³u b personalnych w kasach chorych

Transkrypt

1 76 Komunikaty Andrzej Jagodziñski* Organizowanie s³u b personalnych w kasach chorych Wraz z wejœciem w ycie nowej reformy ochrony zdrowia (1 stycznia 1999 roku), dzia³alnoœæ swoj¹ rozpoczê³y Kasy Powszechnego Ubezpieczenia Zdrowotnego. KPUZ, zwane zgodnie z tradycj¹ przedwojenn¹ kasami chorych to potê ne instytucje finansowe, budowane od podstaw, których nadrzêdnym celem by³o dostarczenie w ramach w³asnego bud etu najlepszej opieki medycznej wszystkim ubezpieczonym ze swojego terytorium dzia³ania. Na podstawie ustawy o nowym podziale administracyjnym kraju obszar zosta³ podzielony na 16 regionów, podporz¹dkowanych terytorialnie odpowiednim kasom chorych i ich oddzia³om. Dla s³u b mundurowych powo³ano instytucjê o zasiêgu ogólnokrajowym, Bran ow¹ Kasê Chorych 1. Za³o enia i metoda badañ Zgodnie z koncepcj¹ cyklu ycia organizacji punktem wyjœcia do dzia³añ empirycznych by³a data powstania kas chorych, tj. 1 stycznia 1999 r., kiedy organizacje te usankcjonowane prawnie rozpoczê³y sw¹ ustawow¹ dzia³alnoœæ. Za poœrednictwem dyrektorów kas chorych kwestionariusz ankiety zosta³ skierowany do szefów dzia³ów personalnych. Narzêdzie badawcze zastosowane w I etapie dzia³añ empirycznych podzielono na cztery czêœci, które zawiera³y ³¹cznie 8 pytañ. Czêœæ ogólna dotyczy³a organizacji s³u b personalnych. Przedmiotem badañ by³ proces rekrutacji i selekcji pracowników kas chorych. Czêœæ trzecia dotyczy³a podzia³u ról w realizacji procesu kadrowego, a celem ostatniej by³o zebranie informacji na temat rozwoju pracowników. Badaniem objêto 16 kas chorych (zakres przestrzenny), a prezentowane dane w niniejszym komunikacie dotycz¹ czêœci I organizacji s³u b personalnych. Celem poznawczym badania by³a identyfikacja dzia³añ podejmowanych w kasach chorych na rzecz organizacji funkcji personalnej na dzieñ 1 stycznia 1999 roku. G³ównymi problemami badawczymi by³y nastêpuj¹ce zagadnienia: 1. Jak wygl¹da³o umiejscowienie komórek personalnych (stanowisk) i jej szefów w strukturze organizacyjnej?. Kim by³ statystyczny pracownik dzia³u personalnego i jego szef? * mgr Andrzej Jagodziñski jest doktorantem w WSPiZ im. L. KoŸmiñskiego w Warszawie 1 Ze wzglêdu na odmienn¹ formê organizacyjn¹ w I etapie badañ Bran owa Kasa Chorych nie by³a w krêgu zainteresowañ autora. Ca³e przedsiêwziêcie badawcze sk³ada³o siê z III etapów badañ i zosta³o przeprowadzone przez autora w ramach pracy nad rozpraw¹ doktorsk¹.

2 Komunikaty Jakie najwa niejsze zadania wyznaczono dzia³om personalnym w kasach chorych w fazie ich organizacji? Operacjonalizacja pojêæ Ze wzglêdu na ex professo funkcji personalnej przyjêto, e organizacja s³u b personalnych polega na przyporz¹dkowaniu zadañ personalnych odpowiednim komórkom organizacyjnym oraz ustaleniu miêdzy nimi zale noœci hierarchicznych i funkcjonalnych [Pocztowski, 1998, s. 37]. Natomiast dla oznaczenia komórek personalnych umownie stosowano pojêcia dzia³y personalne lub s³u by personalne. Te wa ne ogniwa organizacyjne zdefiniowano w sposób nastêpuj¹cy: Dzia³ personalny jest komórk¹ organizacyjn¹, wyodrêbnion¹ w ramach ca³oœci organizacji, która z uwagi na przypisany jej zakres uprawnieñ, zadañ i odpowiedzialnoœci w sprawach pracowniczych powinna posiadaæ wzglêdn¹ samodzielnoœæ oraz okreœlony poziom w hierarchii organizacyjnej. Przez s³u bê personaln¹ rozumiano zespó³ pracowników zatrudnionych w dziale personalnym oraz w innych komórkach organizacyjnych, wykonuj¹cych zadania z obszaru funkcji personalnej. Omówienie wyników badañ Organizacja dzia³ów personalnych Liczbê zatrudnionych pracowników w kasach chorych na dzieñ 1 stycznia 1999 roku oraz podzia³ na œrednie i du e organizacje przedstawia tabela 1. Tabela 1. Zatrudnienie a formy organizacyjne funkcji personalnej Regionalne Kasy Lp. Chorych 1. Œl¹ska Kasa Chorych z siedzib¹ w Katowicach. Mazowiecka Kasa Chorych z siedzib¹ w Warszawie 3. ódzka Kasa Chorych z siedzib¹ w odzi Liczba zatrudnionych pracowników Wielkoœæ organizacji Nazwa dzia³u personalnego 17 Du a Wydzia³ Œrednia Departament i Spraw Socjalnych 133 Œrednia Wydzia³ Spraw Pracowniczych Liczba zatrudnionych pracowników w dziale personalnym

3 78 Komunikaty Regionalne Kasy Lp. Chorych 4. Dolnoœl¹ska Kasa Chorych z siedzib¹ we Wroc³awiu 5. Pomorska Kasa Chorych z siedzib¹ w Gdañsku 6. Œwiêtokrzyska Kasa Chorych z siedzib¹ w Kielcach 7. Wielkopolska Kasa Chorych z siedzib¹ w Poznaniu 8. Kujawsko-Pomorska Kasa Chorych z siedzib¹ w Bydgoszczy 9. Lubelska Kasa Chorych z siedzib¹ w Lublinie 10. Opolska Kasa Chorych z siedzib¹ w Opolu 11. Zachodniopomorska Kasa Chorych z siedzib¹ w Szczecinie 1. Podlaska Kasa Chorych z siedzib¹ w Bia³ymstoku 13. Lubuska Kasa Chorych z siedzib¹ w Zielonej Górze 14. Ma³opolska Kasa Chorych z siedzib¹ w Krakowie 15. Warmiñsko-Mazurska Kasa Chorych z siedzib¹ w Olsztynie 16. Podkarpacka Kasa Chorych z siedzib¹ w Rzeszowie Liczba zatrudnionych pracowników Wielkoœæ organizacji Nazwa dzia³u personalnego 107 Œrednia Departament 98 Œrednia Biuro 95 Œrednia Departament Organizacyjno- -owy 9 Œrednia Departament 85 Œrednia Wieloosobowe Stanowisko ds. 77 Œrednia Departament i Szkoleñ 70 Œrednia Departament 59 Œrednia Departament 54 Œrednia Departament 45 Œrednia Wydzia³ i Szkoleñ 41 Œrednia Departament 36 Œrednia Samodzielne Stanowisko ds. i Szkolenia 4 Œrednia Dzia³ Liczba zatrudnionych pracowników w dziale personalnym Razem: 1399 Razem:

4 Komunikaty 79 W fazie adaptacji funkcji personalnej badania prowadzono w œrednich i du ych organizacjach 3. Najwiêksze zatrudnienie mia³a Œl¹ska Kasa Chorych (17 pracowników), a najmniejsze Podkarpacka Kasa Chorych (4 pracowników). Z danych zawartych w tabeli wynika, e w dzia³ach personalnych w skali kraju zatrudnionych by³o ogó³em 41 osób. To oznacza³oby, e na 1 pracownika tego dzia³u przypada³o œrednio 34 innych pracowników. Na podstawie tej informacji nie mo na jednak wnioskowaæ o skali obci¹ eñ s³u b personalnych w danej kasie, poniewa np. w wypadku Mazowieckiej Kasy Chorych na 1 pracownika dzia³u personalnego przypada³o 83 pracowników, natomiast, dla porównania, w Kasie Podkarpackiej by³ to stosunek 1 do 1. Ogólna liczba pracowników zatrudniona w poszczególnych kasach chorych nie mia³a wiêc wp³ywu na poziom zatrudnienia w dziale personalnym. Analiza prezentowanej tabeli upowa nia równie do wniosku, e 1 stycznia 1999 roku na 16 kas chorych 14 z nich (tj. 87,5%) zaprojektowa³o w swoich strukturach komórki organizacyjne zajmuj¹ce siê sprawami personalnymi. W pozosta³ych kasach (tj. 1,5%) zaproponowano inne rozwi¹zania: w Kujawsko-Pomorskiej Kasie Chorych powo³ano w tym celu Wieloosobowe Stanowisko ds. w Kasie Warmiñsko-Mazurskiej Samodzielne Stanowisko ds. i Szkolenia. Zebrany materia³ w tabeli sugeruje kolejne stwierdzenie, i rozmiar organizacji nie by³ wskaÿnikiem rozstrzygaj¹cym o przyjêtym nazewnictwie w obrêbie omawianych komórek organizacyjnych. Nazewnictwo dzia³ów personalnych 1 stycznia 1999 r. przedstawia wykres 1. Wykres 1. Nazewnictwo dzia³ów personalnych w kasach chorych na dzieñ 1 stycznia 1999 r. 1,50% 6,5% 6,5% 18,75% 56,5% Departament Wydzia³ Dzia³ Biuro Stanowisko 3 Dla okreœlenia wielkoœci kas chorych wykorzystano klasyfikacjê zaproponowan¹ przez zespó³ z PAN i GUS pod kierunkiem J. Zienkowskiego, który zajmowa³ siê organizacjami o charakterze nieprzemys³owym.

5 80 Komunikaty Przytoczone dane informuj¹ nas, e dla okreœlenia dzia³ów personalnych najczêœciej stosowano nazwê Departament, co œwiadczy o wysokiej randze, jak¹ przypisano s³u bom personalnym w strukturze organizacyjnej. Przy organizacji dzia³ów personalnych kasy chorych nie korzysta³y z pomocy agencji doradztwa personalnego. Umiejscowienie dzia³ów personalnych w hierarchii organizacyjnej O wysokiej randze dzia³ów personalnych w stosunku do innych komórek organizacyjnych œwiadczy fakt, i 13 z nich (tj. 81,%) oraz Wieloosobowe Stanowisko ds. i Samodzielne Stanowisko ds. i Szkolenia (tj. 1,5%) podlega³y bezpoœrednio dyrektorowi danej kasy. Jedynie w przypadku Pomorskiej Kasy Chorych (tj. 6,%) dzia³ personalny podlega³ cz³onkowi zarz¹du ds. informacji i administracji. Schemat 1. Podporz¹dkowanie dzia³u personalnego dyrektorowi kasy chorych Dyrektor Kasy Dzia³ Personalny Zastêpca Dyrektora ds. medycznych Zastêpca Dyrektora ds. finansowo- -administracyjnych Inne komórki podleg³e bezpoœrednio Dyrektorowi Kasy Kim byli szefowie s³u b personalnych? Analizie poddano 16 ankiet i stwierdzono, e na dzieñ 1 stycznia 1999 roku w 7 kasach chorych (tj.43,7%) szef s³u by personalnej by³ w randze dyrektora, w 4 (tj.5,0%) w randze kierownika, w (tj.1,5%) w randze specjalisty. Natomiast w pozosta³ych 3 kasach (tj.18,7%) nie by³o takiego stanowiska. Charakterystyczne, e s³u by personalne zarz¹dzane by³y w wiêkszoœci przez kobiety. Jedynie w Mazowieckiej Kasie Chorych dzia³em tym kierowa³ mê czyzna. Dziewiêciu z tych pracowników (tj. 69,%) to osoby z wy szym wykszta³ceniem. W jednym przypadku (tj. 7,6%) szef s³u by personalnej legitymowa³ siê wykszta³ceniem œrednim ogólnym, ale posiada³ najwiêksze z kolei, a 3-letnie doœwiadczenie w prowadzeniu spraw pracowniczych. Trzy dzia³y (tj. 3,0%) nie udzieli³y odpowiedzi dotycz¹cej tej grupy zawodowej. Sta pracy w prowadzeniu spraw personalnych tych osób by³ bardzo zró nicowany i waha³ siê od 1 roku do 3 lat. Na uwagê zas³uguje fakt, i omawiane stanowisko nie pretendowa³o do grona œcis³ego kierownictwa organizacji, tzn. szefowie s³u b personalnych nie

6 Tabela. Charakterystyka szefów s³u b personalnych w badanych organizacjach (1 stycznia 1999 roku) Lp. Regionalne Kasy Chorych Nazwa dzia³u personalnego stanowisko wykszta³cenie Doœwiadczenie w prowadzeniu spraw personalnych Wiek P³eæ 1. Œl¹ska Kasa Chorych z siedzib¹ w Katowicach Wydzia³ kadr kierownik œrednie 3 lata 50 lat K. Mazowiecka Kasa Chorych z siedzib¹ w Warszawie 3. ódzka Kasa Chorych z siedzib¹ w odzi 4. Dolnoœl¹ska Kasa Chorych z siedzib¹ we Wroc³awiu 5. Pomorska Kasa Chorych z siedzib¹ w Gdañsku 6. Œwiêtokrzyska Kasa Chorych z siedzib¹ w Kielcach 7. Wielkopolska Kasa Chorych z siedzib¹ w Poznaniu 8. Kujawsko-Pomorska Kasa Chorych z siedzib¹ w Bydgoszczy 9. Lubelska Kasa Chorych z siedzib¹ w Lublinie 10. Opolska Kasa Chorych z siedzib¹ w Opolu 11. Zachodniopomorska Kasa Chorych z siedzib¹ w Szczecinie Departament i Spraw Socjalnych dyrektor Wydzia³ Spraw Pracowniczych kierownik wy sze psychologiczne wy sze ekonomiczne 1 rok 8 lat M 0 lat 44 lata K Departament dyrektor wy sze 8 lat 34 lata K Biuro kierownik wy sze administracyjne Departament Organizacyjno- -owy 6 lat 38 lat K dyrektor b. d. b. d. b. d. b. d. Departament dyrektor b. d. b. d. b. d. b. d. Wieloosobowe Stanowisko ds. brak szefa Departament i Szkoleñ brak szefa Departament dyrektor b. d. b. d. b. d. b. d. Departament dyrektor wy sze 1 lat 45 lat K Komunikaty 81

7 Lp. Regionalne Kasy Chorych Nazwa dzia³u personalnego stanowisko wykszta³cenie 1. Podlaska Kasa Chorych z siedzib¹ w Bia³ymstoku 13. Lubuska Kasa Chorych z siedzib¹ w Zielonej Górze 14. Ma³opolska Kasa Chorych z siedzib¹ w Krakowie 15. Warmiñsko-Mazurska Kasa Chorych z siedzib¹ w Olsztynie 16. Podkarpacka Kasa Chorych z siedzib¹ w Rzeszowie Departament dyrektor wy sze ekonomiczne Doœwiadczenie w prowadzeniu spraw personalnych Wiek P³eæ 0 lat 48 lat K Wydzia³ i Szkoleñ specjalista wy sze 5 lat 7 lat K Departament specjalista wy sze ekonomiczne Samodzielne Stanowisko ds. i Szkolenia 0 lat 53 lata K brak szefa Dzia³ kierownik wy sze 4 lata 48 lat K 8 Komunikaty

8 Komunikaty 83 byli cz³onkami zarz¹du. Tylko szef s³u by personalnej w Mazowieckiej Kasie Chorych by³ czêsto zapraszany na posiedzenia zarz¹du (tj.7,6%). Natomiast w Wielkopolskiej Kasie Chorych, Œl¹skiej, Podlaskiej i Zachodniopomorskiej szefowie omawianych dzia³ów uczestniczyli rzadko w posiedzeniach zarz¹du (tj. 30,7%). Pozostali zaœ (tj.61,5%) nigdy nie byli zapraszani na jego posiedzenia. Informacje zawarte w tabeli pozwalaj¹ przedstawiæ sylwetkê szefa s³u by personalnej (wykorzystano dane 10 pracowników, tj. 76,9%). Statystycznym szefem dzia³u by³a wiêc kobieta w wieku ok. 4 lat, z ponad 15-letnim doœwiadczeniem w tym zawodzie. Kim byli pracownicy s³u b personalnych? Na podstawie uzyskanych wyników stwierdzono, e na dzieñ 1 stycznia 1999 roku w dzia- ³ach personalnych kas chorych, z wy³¹czeniem ich szefów, zatrudnionych by³o 8 osób. Na pytanie dotycz¹ce bli szej charakterystyki poszczególnych pracowników s³u b personalnych odpowiedzia³o 15 dzia³ów personalnych, co stanowi 93,7% i dotyczy pracowników. Siedmiu pracowników z tej grupy (tj. 31,8%) by³o zatrudnionych na stanowisku specjalisty, 7 innych (tj. 31,8%) na stanowisku referenta, 6 (tj. 7,%) starszego referenta. Jedna osoba (tj. 4,5%) by³a inspektorem, a jedna g³ównym specjalist¹. Kobiety stanowi³y 100% zatrudnienia w tych komórkach organizacyjnych. Liczbê zatrudnionych pracowników w danej grupie wiekowej i ich wykszta³cenie przedstawia tabela 3: Tabela 3. Liczba pracowników w danej grupie wiekowej oraz ich wykszta³cenie Wiek pracowników (w latach) Liczba zatrudnionych pracowników w dziale personalnym w %. Wykszta³cenie Œrednie Wy sze ,4% 8 osób osoby ,% 5 osoby 1 osoba 41-50,7% 4 osoby 1 osoba ,5% 1 osoba Wiêkszoœæ pracowników, tj. 77,%, mia³a wykszta³cenie œrednie. Wy szym wykszta³ceniem legitymowa³o siê 5 osób (tj.,7%). Dwie z nich mia³y wiedzê z zakresu prawa, osoby z dziedziny administracji, politologii. Jedna osoba mia³a wykszta³cenie wy - sze techniczne. Na podstawie analizy zebranego materia³u badawczego mo na równie przedstawiæ sylwetkê pracownika s³u by personalnej. Statystycznym pracownikiem omawianej ko-

9 84 Komunikaty mórki organizacyjnej by³a wiêc kobieta w wieku ok. 35 lat, maj¹ca wykszta³cenie œrednie i 8-letnie doœwiadczenie w prowadzeniu spraw pracowniczych. Najwa niejsze zadania dzia³ów personalnych Najwa niejsze zadania dzia³ów personalnych w fazie narodzin kas chorych przedstawia wykres : Wykres. Najwa niejsze zadania dzia³ów personalnych kas chorych na dzieñ 1 stycznia 1999 r Liczba dzia³ów personalnych I II III IV V VI VII V IX Zadania I administrowanie personelem VI rachunkowoœæ p³acowa II zatrudnianie pracowników VII projektowanie struktur organizacyjnych III rekrutacja pracowników VIII wspó³praca ze zwi¹zkami zawodowymi IV obs³uga socjalna pracowników IX ocena pracowników V szkolenie i doskonalenie pracowników Przeprowadzone badania wskazuj¹, e administrowanie sprawami pracowniczymi i zatrudnianie pracowników by³o najczêœciej wymieniane spoœród pozosta³ych funkcji dzia³u personalnego w 16 kasach chorych (tj. 100%). Na tym etapie rozwoju kasy chorych wykonywa³y wiêc takie czynnoœci, jak: zatrudnianie pracowników, w tym sprawdzanie i wype³nianie dokumentów zwi¹zanych z przyjêciem do pracy ustalanie wstêpnych warunków pracy i p³acy prowadzenie dokumentacji personalnej (teczki personalne), p³acowej, ubezpieczeniowej i socjalnej

10 Komunikaty 85 kontrola wykorzystania urlopów kontrola przestrzegania dyscypliny pracy i czasu pracy zadania z zakresu bhp doradztwo prawne i inne. W 1 dzia³ach (tj. 75,0%) zajmowano siê administrowaniem zak³adowym funduszem œwiadczeñ socjalnych. Czêstym, lecz mniej powszechnym zajêciem ni np. administrowanie personelem by³y czynnoœci zwi¹zane z rekrutacj¹ i rozwojem pracowników, wykonywane przez 10 dzia³ów (tj. 6,5%). Rachunkowoœæ p³acowa, czyli administrowanie p³acami, oraz projektowanie struktur organizacyjnych realizowane by³y w 5 dzia³ach (tj. 31,%). Wspó³praca ze zwi¹zkami zawodowymi, jako kolejna sfera odpowiedzialnoœci tych komórek za zarz¹dzanie ludÿmi, mia³a miejsce w 3 kasach chorych (tj. 18,7%). Niezwykle wa nym elementem nowoczesnej polityki personalnej jest ocena pracowników. Na tym etapie rozwoju kas chorych jedynie w Pomorskiej Kasie Chorych oraz w Dolnoœl¹skiej Kasie Chorych takie zadanie przypisano dzia³owi personalnemu (tj. 1,5%). Podsumowanie i wnioski Z analizy przedstawionego materia³u dotycz¹cego organizacji funkcji personalnej w kasach chorych na dzieñ 1 stycznia 1999 roku nasunê³y siê nastêpuj¹ce spostrze enia i wnioski: 1. Wszystkie kasy chorych w fazie powstawania zaprojektowa³y w swoich strukturach dzia³y personalne lub samodzielne stanowiska odpowiedzialne za prowadzenie spraw kadrowych. Wniosek: liderzy kas chorych stworzyli przyjazne otoczenie dla dalszej adaptacji funkcji personalnej;. Nazewnictwo przyjête dla okreœlenia dzia³u personalnego sprowadza³o siê do zastosowania pojêæ typu: kadry lub sprawy pracownicze. Wniosek: brak w przyjêtym nazewnictwie nowych pojêæ typu zasoby ludzkie czy kapita³ ludzki, mo na wyjaœniæ w dwojaki sposób, a mianowicie: a) filozofia zarz¹dzania oparta na idei zasobów ludzkich / kapita³u ludzkiego by³a mniej popularna wœród liderów kas chorych od tradycyjnego zarz¹dzania ludÿmi, b) stosowana terminologia w praktyce kas chorych ilustruje podejœcie kierownictwa do czynnika ludzkiego w organizacji;