AudaParts OpenMarket opis procedury

Transkrypt

1 AudaParts OpenMarket opis procedury luty W dokumencie znajdziesz niezbędne informacje nt. procesu, jego etapów oraz czynności związanych z podstawową konfiguracją oprogramowania w celu poprawnego przejścia zamówienia części wykorzystaniem AudaParts. AudaParts instrukcja stanowiskowa warsztat

2 S t r o n a 1 1. WPROWADZENIE DEFINICJE I SKRÓTY GRAF PROCESU ZAMÓWIENIA CZĘŚCI Z UŻYCIEM AUDAPARTS CZYNNOŚCI NIEZBĘDNE DO PRAWIDŁOWEGO WYKONANIA PROCESU ZAMÓWIENIA CZĘŚCI Z WYKORZYSTANIEM AUDAPARTS Zakładanie sprawy Audanet Identyfikacja pojazdu Wybór stawek do kontraktu Przeliczenie kalkulacji Zdjęcia uszkodzonych elementów Wysłanie sprawy do AudaParts utworzenie zapytania ofertowego OFERTOWANIE CZĘŚCI ZAMIENNYCH PRZEZ DOSTAWCÓW INFORMACJA O ZAKOŃCZENIU AUKCJI LISTA KALKULACJI NOWA KALKULACJA Z WYNIKAMI AUDAPARTS WEJŚCIE DO AUDAPARTS ZAMÓWIENIE CZĘŚCI AUDAPARTS ODEBRANIE CZĘŚCI I POTWIERDZENIE W AUDAPARTS PROCEDURA REKLAMACYJNA W AUDAPARTS WSPARCIE TECHNICZNE PROJEKTU

3 S t r o n a 2 1. Wprowadzenie Dokument ten opisuje proces zamówienia części z wykorzystaniem platformy AudaParts. 2. Definicje i skróty System jest przygotowany do obsługi wycen części zamiennych do napraw powypadkowych pojazdów. Główne z zastosowanych skrótów to: 1. AudaParts jest platformą internetową (dla użytkowników AudaNet jest to platforma zintegrowana), stosowaną przez zaangażowane w proces likwidacji szkody komunikacyjnej na pojeździe strony, służącą do zebrania ofert rynkowych na dostawę części, złożenia do wybranych dostawców zamówienia dostawy części do zakładu naprawczego. 2. Części zamienne: 2.1. O części oryginalne, oznaczone logiem producenta pojazdu 2.2. Q części oryginalne, nieoznaczone logiem producenta pojazdu, ale z logiem producenta części 2.3. PC części zamienne o porównywalnej jakości z oryginałem O, posiadające certyfikat przynajmniej jednego z instytutów: Centro Zaragoza, Thatcham, TÜV Rheinland 2.4. PJ części zamienne nieposiadające certyfikatu instytutu, ale polecane przez dostawcę 2.5. P części zamienne nieposiadające certyfikatu i bez rekomendacji ze strony dostawcy 2.6. ZJ części zamienne nieposiadające certyfikatu, najniższej jakości, ale rekomendowane przez dostawcę (nie wykorzystywane w aukcjach) 2.7. Z części zamienne najniższej jakości bez certyfikatu i rekomendacji dostawcy (nie wykorzystywane w aukcjach) 3. Zapytanie o ceny przesłany w AudaParts wniosek o przesłanie oferty dostawy części do warsztatu 4. Wycena odpowiedź dostawcy na zapytanie o ceny części 5. Zamówienie przygotowany w oparciu o wyceny i przesłane przez Warsztat do Dostawcy części autoryzowany wniosek o dostarczenie części 6. Uczestnicy procesu likwidacji szkody 6.1. Zakład Naprawczy warsztat, który naprawia uszkodzony pojazd; inicjuje zapytanie o ceny AudaParts 6.2. Dostawca części oryginalnych Dostawca, który w swoim asortymencie posiada tylko części O, Q 6.3. Dostawca zamienników Dostawca, który dostarcza tylko części typu Q, PC, PJ, P, ZJ, Z

4 S t r o n a 3 3. Graf procesu zamówienia części z wykorzystaniem AudaParts

5 S t r o n a 4 4. Czynności niezbędne do prawidłowego wykonania procesu z wykorzystaniem AudaParts 4.1. Zakładanie sprawy Audanet Warsztat naprawczy dysponując numerem szkody, nadanym uprzednio i przesłanym przez PZU, zakłada sprawę bezpośrednio na platformie Audanet ( Po zalogowaniu do systemu, za pośrednictwem unikalnego loginu oraz hasła, konieczne jest podanie danych niezbędnych do założenia sprawy rys. 1. Rys. 1 Zakładanie sprawy AudaNet

6 S t r o n a Identyfikacja pojazdu W celu identyfikacji pojazdu użytkownik może skorzystać z dodatkowej usługi AudaVIN lub, dla pojazdów których dane nie zostały umieszczone w bazie Audatex, zidentyfikować pojazd wybierać z listy Producenta, Model oraz Typ. Rys. 2 Identyfikacja pojazdu UWAGA! Koniecznie uzupełnij dane dotyczące daty I rejestracji pojazdu ułatwi do proces doboru poprawnych warunków aukcji AudaParts. Jest to czynność niezbędna do wykonania podczas wprowadzania sprawy na AudaParts. Brak uzupełnionej daty I rejestracji pojazdu uniemożliwia wysłanie zapytania ofertowego AudaParts Wybór stawek do kontraktu Kolejnym krokiem, po identyfikacji pojazdu, jest wprowadzenie wartości stawek kontraktowych i ewentualnie pożądanych kodów warunkowych do kalkulacji. Dla przyspieszenia procesu oraz usprawnienia pracy w systemie, Audatex wprowadził na platformie indywidulane wartości kontraktów dla warsztatów naprawczych dedykowany dla procesu AudaParts Open Market. UWAGA! Jeśli warunki kontraktu (stawki godzinowe) są błędne lub nie są dostępne na liście rozwijanej na karcie STAWKI skontaktuj się niezwłocznie ze wsparciem technicznym Audatex.

7 S t r o n a 6 Rys. 3 Wybór kontraktu (stawek) 4.4. Przeliczenie kalkulacji Po wykonaniu kwalifikacji uszkodzonych elementów w Obrazie Uszkodzeń, aby uzyskać dokument kosztorysu naprawy należy wykonać przeliczenie kalkulacji. Aby przeliczyć kalkulację należy skorzystać z klawisza PRZELICZ na karcie Warianty kalkulacji na Audanet. UWAGA! Dla kalkulacji napraw z uwzględnieniem procesu AudaParts NIE NALEŻY wykonywać Optymalizacji kalkulacji z użyciem części alternatywnych. Dobór części zamiennych odbywa się już bezpośrednio na aukcjach AudaParts. 4.5 Zdjęcia uszkodzonych elementów Nową kategorią zdjęć-załączników na Audanet, przygotowaną specjalnie dla obsługi procesu AudaParts, są zdjęcia uszkodzonych elementów rys 5. Nowa kategoria załączników nosi nazwę AudaParts Zdjęcia uszkodzonych elementów. W tej kategorii powinny znaleźć się zdjęcia uszkodzonych elementów w formie ułatwiającej poprawną identyfikację części zamiennych po stronie dostawcy AudaParts. Podczas wyboru zdjęć do tej kategorii zwróć uwagę na informacje dostępne na fotografiach związane z ochroną danych osobowych (nr rejestracyjny jest również traktowany jako informacja poufna) i wybierz tylko te zdjęcia, które pomogą w identyfikacji części dla dostawcy i zminimalizują ryzyko wystąpienia błędnego doboru części. Zdjęcia, które zostaną zamieszczone w tej kategorii zostaną automatycznie wyeksportowane na AudaParts w momencie wystawienia listy części dla pozyskania ofert bezpośrednio od Dostawców.

8 S t r o n a 7 Rys. 4 Nowa kategoria załączników AudaParts Zdjęcia uszkodzonych elementów

9 S t r o n a Wysłanie sprawy do AudaParts utworzenie zapytania ofertowego Zgodnie z opisem procesu, po wykonaniu kalkulacji oraz dołączeniu dokumentacji zdjęciowej (uszkodzenia pojazdu oraz dodatkowe zdjęcia uszkodzonych elementów dla aukcji AudaParts), warsztat naprawczy zobowiązany jest do wystawienia kosztorysu na AudaParts celem pozyskania ofert na dostawę części do wykonywanej naprawy. Rys. 5. Zakładka AudaParts w sprawie AudaNet Użytkownik wystawiając aukcję AudaParts powinien także zwrócić uwagę na klasy jakościowe dla części poddawanych ofertowaniu. Zakres jakościowy powinien zostać określony przez warsztat. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych użytkownik powinien kliknąć klawisz WYŚLIJ do AUDAPARTS zlokalizowany w dolnej części okna karty AudaParts - rys. 6. Rys. 6. Klawisz umożliwiający wysłanie sprawy na AudaParts.

10 S t r o n a 9 Poprawne wysłanie sprawy na AudaParts skutkuje pojawianiem się komunikatu w górnej części okna karty AudaParts rys. 7. Rys. 7. Potwierdzenie poprawnego eksportu sprawy do AudaParts 5. Ofertowanie części zamiennych przez Dostawców Wysłana przez warsztat naprawczy sprawa trafia do AudaParts. Sprawa jest dostępna tylko dla tych dostawców, które maja umowę z Audatex Polska na ofertowanie części. Czas trwania aukcji jest ograniczony czasowo (5h w dni robocze w godzinach ) lub aukcja kończy się w momencie kiedy wszyscy dostawcy mogący wziąć udział w aukcji zaoferują części zamienne lub wycofają się z aukcji nie składając ofert. Każdy z aktywnych dostawców otrzymuje stosowną notyfikację mailową o pojawieniu się nowego zapytania ofertowego, treść takiego zapytania została przedstawiona poniżej na rys. 8. Rys. 8 Wiadomość wysyłana do Dostawcy z informacja o nowym zapytaniu ofertowym Oferta złożona przez Dostawce jest ważna przez okres 14 dni od jej utworzenia. W tym czasie Dostawca ma obowiązek rezerwacji oferowanego towaru do zapytania ofertowego złożonego przez warsztat naprawczy.

11 S t r o n a Informacja o zakończeniu aukcji Po zakończeniu aukcji warsztat naprawczy wystawiający aukcję na AudaParts jest informowany drogą mailową o zakończeniu aukcji. Powiadomienie o zakończeniu aukcji jest generowana automatycznie przez system i nie należy na nią odpowiadać. Treść wiadomości jest następująca: Rys. 9 Treść wiadomości o zakończeniu aukcji W załączniku tej wiadomości adresat znajdzie także załącznik PDF w postaci Raportu. Otrzymanie tej wiadomości jest jednocześnie znakiem, że aktualizacji uległa sprawa w Audanet, której obecny status został zmieniony na OFERTA AUDAPARTS rys 10. Użytkownik może przejść na stronę główną Audanet i z listy spraw wybrać właściwą sprawę. Rys. 10 Lista spraw Oferta AudaParts

12 S t r o n a 11 Rys. 11 Raport Załącznikach (kategoria Pozostałe) Rys. 12 Raport 7. Lista kalkulacji nowa kalkulacja z wynikami AudaParts Po wejściu w sprawę na liście kalkulacji karty WYNIK KALKULACJI, warsztat znajdzie kalkulację zawierającą ceny części zamiennych deklarowane przez dostawców rys 13. Rys. 13. Kalkulacja z cenami po zakończeniu aukcji AudaParts

13 S t r o n a 12 Propozycje cenowe części są uwidocznione w kalkulacji jako ceny z H. Są to ceny, które zostały zaproponowane przez Dostawców. 8. Wejście do AudaParts Kolejnym krokiem nowego procesu likwidacji z jest wejście do AudaParts w celu zamówienia oferowanych przez Dostawców części. Jest to możliwe dla warsztatu z poziomu karty AudaParts w Audanet, klikając LPM klawisz Otwórz w AudaParts rys. 17. System automatycznie przekieruje użytkownika do platformy AudaParts dzięki integracji platform. Rys. 14 Klawisz AudaParts przekierowanie na platformę AudaParts z AudaNet 9. Zamówienie części w AudaParts Po wejściu na platformę AudaParts z poziomu Audanet, warsztat naprawczy wybiera zamówienia oraz wskazuje, do której szkody będzie zamawiał części. Aby wyszukać szkodę z możliwością zamówienia części, użytkownik powinien wskazać: ZAMÓWIENIA>>> WYSZUKAJ ZAMÓWIENIE Czynność ta została przedstawiona na rys. 15.

14 S t r o n a 13 Rys. 15 Wyszukiwanie zamówienia Na liście wszystkich spraw/ ofert złożonych przez warsztat należy znaleźć, tę w której ma zostać zrealizowane zamówienie części rys. 16. Szkody, do których Dostawcy złożyli ofertę sprzedaży części są oznaczone jako Propozycje zamówienia w kolumnie Status. Za pośrednictwem statusów użytkownik w bardzo szybki i łatwy sposób może zlokalizować wszystkie szkody, gdzie zamówienia części nie zostało jeszcze wykonane. Rys. 16 Wskazanie oferty dostawcy do szkody na AudaParts Po wskazaniu szkody, w celu zamówienia części zaproponowanych przez Dostawcę/ Dostawców należy skorzystać z klawisza ZAMAWIAM CZĘŚCI, co pokazano na rys. 17. Rys. 17 Zamówienie części na AudaParts Aktywacja i potwierdzenie zamówienia części na AudaParts powoduje, ze status sprawy zmienia się automatycznie na Zlecono dostawę części, co jest widoczne dla Dostawcy i jest dla niego równoznaczne ze zleceniem konfekcji i wysłania towaru do wskazanego warsztatu naprawczego.

15 S t r o n a 14 W momencie kiedy warsztat dokona zamówienia wszystkich części zaoferowanych przez Dostawców, na etapie potwierdzenia odbioru części wysłanych przez Dostawcę, warsztat ma prawo do uzyskania premii. 10. Odebranie części i potwierdzenie w AudaParts Po zleceniu wysłani części do warsztatu, Dostawca realizuje przesyłkę. Warsztat w chwili otrzymania dostawy części powinien sprawdzić, czy wszystkie zamówione przez niego części dotarły w zamówieniu od dostawcy/ dostawców. Następnie, aby uzyskać premię za zamówienie części, warsztat ponownie powinien wejść w sprawę na AudaNet, uruchomić AudaParts (klawisz Otwórz w AudaParts na karcie AudaParts w szkodzie Audanet) oraz wyszukać sprawę. Wchodząc w tę sprawę warsztat musi zmienić jej status klikając LPM na klawiszu Odbieram części, potwierdzając w ten sposób odbiór wszystkich części. rys. 18. Rys. 18. Potwierdzenie odebrania części na AudaParts Operacja ta powoduje zmianę statusu na Odebrałem części. 11. Procedura reklamacyjna w AudaParts Specjalnie na potrzeby procesu AudaParts został opracowany jeden spójny proces związany z obsługa reklamacji/ zwrotów części dostarczanych jako zamówienia AudaParts. Procedura reklamacji została uproszczona i znormalizowana dla wszystkich Dostawców, którzy maja obowiązek jej przestrzegania. Złożenie reklamacji może nastąpić po odbiorze części przez warsztat Inicjowanie zgłoszenia przez warsztat naprawczy Aby dodać nowe zgłoszenie dotyczące reklamacji/zwrotu części należy odszukać na liście dostępnych spraw/zamówień w AudaParts tę, w której użytkownik zamierza wprowadzić zgłoszenie. Widok pustej zakładki przedstawiono na rys. 19. Rys. 19. Zakładka reklamacje wprowadzenie nowego zgłoszenia

16 S t r o n a 15 Aby dodać zgłoszenie należy LPM kliknąć na klawisz DODAJ NOWĄ REKLAMACJĘ rys. 20. Rys. 20. Inicjowanie reklamacji na platformie AudaParts przez warsztat Powoduje to przejście do panelu zgłoszenia reklamacji, który przedstawiono na rys. 21. Rys. 21. Ekran wprowadzenia zgłoszenia reklamacji/zwrotu Aby poprawnie wprowadzić nowe zgłoszenie należy z dostępnych list wybrać następujące parametry: - nazwę reklamowanej części, - wskazać przyczynę reklamacji/zwrotu - wprowadzić zdjęcia ilustrujące przedmiot reklamacji ze szczególnym uwzględnieniem potwierdzenia przyczyny reklamacji (o ile możliwa), UWAGA! - wprowadzić komentarz stanowiący krótki opis przedmiotu reklamacji. Każde nowe zgłoszenie reklamacji/zwrotu jest automatycznie numerowane. Możliwe jest wprowadzenie kilku zgłoszeń reklamacji w obrębie jednego zamówienia od jednego lub kilku dostawców. Kompletny formularz poprawnie wypełnionej karty zgłoszenia reklamacji/zwrotu przedstawiono na rys. 22, gdzie obok danych wskazujących na reklamowaną część, zostały sprecyzowane dane jednoznacznie opisujące przedmiot reklamacji.

17 S t r o n a 16 Rys.22. Wypełniona karta zgłoszenia reklamacji/zwrotu Aby reklamacja stała się widoczna w systemie dla Dostawcy, którego dotyczy, użytkownik powinien LPM kliknąć klawisz WYŚLIJ (rys. 22.) Prezentacja informacji o nowej reklamacji Po wysłaniu reklamacji w głównym oknie zamówień pojawi się znacznik który informuje o zgłoszonej reklamacji rys. 23. Rys. 23. Prezentacja zrealizowanych zamówień ze zgłoszoną reklamacją Notyfikacja mailowa części o zgłoszeniu reklamacji/zwrotu W momencie zgłoszenia reklamacji po stronie serwisu naprawczego, Dostawca, którego element został wprowadzony do formularza, zostanie poinformowany drogą elektroniczną (na adres mailowy podany w bazie AudaParts) o wprowadzeniu zgłoszenia reklamacji.

18 S t r o n a 17 Treść wiadomości została przedstawiona na rys. 24. Rys.24. Notyfikacja mailowa o zgłoszonej reklamacji/ zwrocie części. Wiadomość identycznej treści zostanie także automatycznie wysłana na adres mailowy warsztatu naprawczego, który zgłosił reklamację/zwrot Przyjęcie lub odrzucenie reklamacji jako niezasadnej Po podjęciu decyzji w zakresie przyjęcia/ odrzucenia reklamacji, Dostawca obowiązkowo umieszcza komentarz zawierający kompleksową i jednoznaczną informację dotycząca wydanej decyzji ws. reklamowanego/zwracanego towaru. Niezależnie od podjętej przez Dostawcę decyzji, zarówno warsztat oraz Dostawca otrzymują kolejną informację mailową z chronologicznym zapisem procesu rozpatrywania reklamacji. Treść tych wiadomości przedstawiona odpowiednio na rys. 25 oraz 26. Rys. 25. Powiadomienie o przyjęciu (zrealizowaniu) reklamacji/zwrotu

19 S t r o n a 18 Rys. 26. Powiadomienie o odrzuceniu reklamacji 12. Wsparcie techniczne projektu W przypadku wystąpienia problemów technicznych lub wątpliwości związanych z obsługa zleceń z wykorzystaniem aukcji AudaParts, Audatex zaleca kontakt telefoniczny lub mailowy: - Hotline Audatex hotline@audatex.pl sprawy związane z problemami technicznymi z platformami AudaNet i AudaParts