OBSŁUGA ZGŁOSZEŃ WOLONTARIUSZY W SYSTEMIE SUPERW

Transkrypt

1 OBSŁUGA ZGŁOSZEŃ WOLONTARIUSZY W SYSTEMIE SUPERW Liderze, w tej prezentacji przeprowadzimy Cię po tym jak krok po kroku obsłużyć zgłoszenie kandydata na wolontariusza. Życzymy owocnej lektury!

2 KROK 1 Wejdź na stronę: następnie zaloguj się danymi z Twojego konta (jak w formularzu zgłoszeniowym i hasło).

3 KROK 2 W zależności od programu, w którym działasz, na głównym panelu, po lewej stronie będzie zakładka Wolontariusze AP lub SZP. Po kliknięciu w nią pojawi się lista kandydatów w Twoim rejonie/kolegium. Możesz tam znaleźć takie informacje jak: datę ostatniej zmiany statusu (1) (w przypadku nowego kandydata jest to data jego zgłoszenia), czy obecny status rekrutacji (2) kandydata. Aby zobaczyć szczegóły zgłoszenia kliknij w pole z imieniem i nazwiskiem (3).

4 KROK 3 Po wcześniejszym kliknięciu w Imię i Nazwisko pojawi się nowe okno z danymi ze zgłoszenia kandydata. W zakładce Dane Podstawowe (1) widzisz dane kontaktowe zgłaszającego się. Pozostałe informacje ze zgłoszenia (takie jak np. odpowiedzi na pytania z dużego formularza, status nowy, doświadczony wolontariusz ) znajdziesz w zakładce 2016 (2).

5 KROK 4 Wejdź w zakładkę Rekrutacja (1). To miejsce obsługi zgłoszenia. Zmieniaj status rekrutacji kandydata w oknie Status (2) oraz wysyłaj maile informujące o dalszym przebiegu rekrutacji (3). Pamiętaj o wysłaniu maila po zmianie statusu! LINK do wzorów maili. Przypisz kandydatowi odpowiednio Kolegium nadane (4)/ Rejon, w którym będzie działał. Jeżeli chcesz przenieść zgłoszenie do innego kolegium/rejonu, to zmień to również w tym miejscu (4). Nadaj role, które wolontariusz będzie pełnił w Twoim rejonie/kolegium okno Rola wybrana (5) oraz (jeśli to wolontariusz SZP) zaznacz projekty PACZKI+, w których będzie brał udział.

6 Zmiana statusów rekrutacji Statusy rekrutacji odpowiadają ścieżce rekrutacji, jaką przechodzi Wolontariusz. Zmiana statusów na bieżąco informuje m.in. Twojego Koordynatora na jakim etapie są kandydaci, czy mogą mieć już dostęp do systemu, ile wdrożeń jeszcze będzie potrzebnych do zrealizowania. Poniżej schemat obrazujący ścieżkę rekrutacji kandydata.

7 KROK 5 Możesz wejść w kolejne zakładki: Duży formularz (1) i Wdrożenie (2). DUŻY FORMULARZ WDROŻENIE W tej zakładce znajdą się dane, z których warto skorzystać podczas spotkania rekrutacyjnego z kandydatem. Tutaj zobaczysz informacje o ukończonych przez wolontariusza e-learningach. Zobaczysz tam dane o doświadczeniu kandydata oraz dane demograficzne. W przypadku nowego kandydata znajdują się tam również odpowiedzi na pytania otwarte.

8 OBSŁUGA SZKOLEŃ KANDYDATÓW NA WOLONTARIUSZY

9 KROK 1 Wracając do panelu po lewej stronie, prócz zakładki Wolontariusze AP/SZP, widnieje również zakładka Szkolenia wolontariuszy (1). Klikając w nią zobaczysz listę szkoleń SuperW organizowanych w całej Polsce. Aby znaleźć szkolenia w pobliżu Twojej lokalizacji, skorzystaj z filtrów, wyszukiwarki oraz informacji widocznych na liście (2). Pamiętaj, że uczestników możesz zapisywać jedynie na szkolenia, które mają wpisany status Zapisy otwarte (3) oraz w polu Opis (4) zawierają nazwę Twojego rejonu/kolegium.

10 KROK 2 Jak więc zapisać wolontariusza na szkolenie? We wcześniejszym kroku możesz zobaczyć ikonkę postaci, po kliknięciu której wyświetli się okno do zapisywania uczestników z określoną liczbą zakładek (możesz zapisać max.12 osób). By usprawnić wpisywanie konkretnych osób, wystarczy w okienku Nowy uczestnik wpisać rejon/kolegium/imię/nazwisko, dzięki czemu szybko odnajdziesz osobę, którą chcesz zapisać na szkolenie.

11 KROK 3 Chcąc podglądnąć listy zapisanych uczestników oraz listy obecności wystarczy, że klikniesz w ikonkę ołówka (widnieje ona nad ikonką postaci). W zakładce Zapisy na szkolenie (1) możesz podejrzeć zapisane dotąd osoby oraz podział na grupy szkoleniowe.

12 KROK 4 Jeśli jesteś Logistykiem Szkolenia, pamiętaj o wysyłce maila z informacjami o szkoleniu do uczestników (wzór takiego maila znajdziesz we wcześniej pobranym LINKU z szablonami). Zrób to najpóźniej 3 dni przed szkoleniem. W DW takiej wiadomości daj KdsL-a i KR-a z Twojego regionu. Proces budowania bazy mailingowej: Aby nie wpisywać ręcznie adresów maili, wystarczy kliknąć i zaznaczyć pola z danymi w oknie Zapisani na szkolenie. Następnie wcisnąć klawisze Ctrl+C, by skopiować ten fragment i Ctrl+V, by wkleić go do arkusza kalkulacyjnego. Potem z arkusza możesz na podobnej zasadzie skopiować adresy mailowe do listy adresatów maila o szkoleniu. UWAGA: Pamiętaj o wolontariuszach spóźnialskich, którzy będą zapisani po wysłaniu maila przez Lidera. Oni także czekają na informację o szkoleniu!

13 KROK 5 Zakładka Lista obecności (2) ujawni obecność na szkoleniu Twoich Wolontariuszy oraz światło nadane im przez AdsW (światło rekomendacja co do dalszej współpracy).

14 KROK 6 Ostatnim krokiem, zanim ucieszysz się i upewnisz, że masz wolontariusza gotowego do działania jest nadanie mu uprawnień i zmiana statusu. Jeśli zdecydowałeś się ostatecznie włączyć Wolontariusza do swojej drużyny i podpisałeś z nim umowę, nadaj mu status Uprawnienia. Jeśli podjąłeś decyzję o niewłączaniu go do drużyny, lub jego motywacja, aby zostać SuperW zmieniła się, nadaj mu status odpowiednio Odrzucony po decyzji lub Zrezygnował po decyzji. Pamiętaj, aby po każdej zmianie kliknąć Zapisz! Pozdrawiamy Zespół SZLACHETNEJ PACZKI I AKADEMII PRZYSZŁOŚCI