PRZEDMIOT DZIAŁALNOŚCI DZIAŁÓW POMOCNICZYCH INSTYTUTU PION DYREKTORA /ND/

Transkrypt

1 PRZEDMIOT DZIAŁALNOŚCI DZIAŁÓW POMOCNICZYCH INSTYTUTU PION DYREKTORA /ND/ DZIAŁ ORGANIZACYJNO-PRAWNY Obejmuje stanowiska pracy podlegające bezpośrednio Dyrektorowi Instytutu. Są to: SEKCJA SEKRETARIAT DYREKTORA (NS) Do obowiązków sekretariatu należy prowadzenie kalendarza spotkań Dyrektora, koordynowanie i organizowanie jego spotkań na terenie Instytutu i poza nim, organizowanie posiedzeń dyrekcji, kierowników i innych gremiów na zlecenie Dyrektora, prowadzenie korespondencji oraz przyjmowanie interesantów i udzielanie podstawowych informacji. SEKRETARIAT RADY NAUKOWEJ (NRN) Do obowiązków sekretariatu należy organizacja i protokołowanie posiedzeń Rady Naukowej, przygotowywanie i opracowywanie dokumentacji związanej z nadawaniem tytułów i stopni naukowych oraz innych dokumentów potrzebnych do realizacji uprawnień i obowiązków Rady wynikających ze statutu Instytutu. Sekretariat zajmuje się prowadzeniem spraw stypendiów i nagród naukowych. SEKCJA OBRONY CYWILNEJ (NOC) Współpracuje ze służbami miejskimi i resortowymi w sprawach związanych z obroną cywilną, prowadzi korespondencję z organami administracji państwowej w zakresie tych spraw. STANOWISKO DS. OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH (NIN) Stanowisko to zajmuje Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych, którego zadaniem jest zapewnienie ochrony informacji, które stanowią tajemnicę państwową lub służbową, niezależnie od formy i sposobu ich wyrażania, także w trakcie ich opracowywania. KANCELARIA TAJNA Podlega jej nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych. Szczegółowe jej zadania określają odrębne przepisy. DZIAŁ SPRAW PRACOWNICZYCH i ADMINISTRACYJNYCH (DSP) Prowadzi akta osobowe pracowników i doktorantów, dokumentację związaną z ich przyjmowaniem i zwalnianiem oraz rejestrowaniem pracowników w ZUS i aktualizacją tej rejestracji. Nadzoruje staże finansowane przez Urząd Pracy. Prowadzi bazy danych zawierające ewidencję zatrudnienia, wynagradzania, nieobecności w pracy (wyjazdy służbowe, urlopy, zwolnienia lekarskie) i przekazuje wymagane dane i dokumenty do Działu Finansowo- Księgowego. W oparciu o dane dostarczone przez Dział Finansowo-Księgowy przygotowuje dokumenty dla ZUS do wyliczenia emerytur, rent i kapitału początkowego. Administruje zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Dział ściśle współpracuje z Działem Współpracy Europejskiej i Działem Obsługi Badań Naukowych w sprawach ruchu kadrowego pracowników i stypendystów - obywateli obcych państw oraz pracowników Instytutu przebywających na zagranicznych wyjazdach służbowych. 1

2 DZIAŁ WSPÓŁPRACY EUROPEJSKIEJ (DWE) Przygotowuje plany finansowe do projektów zadań ze środków UE wnioskowanych przez Instytut w oparciu o wnioski składane przez kierowników projektów. Gromadzi kopie tych wystąpień, decyzje o przyznaniu lub odmowie finansowania i przygotowywane, a następnie zawarte umowy. Prowadzi bieżącą ewidencję stanu kosztów, ich zgodność z planem i wykorzystanie środków w prowadzonych aktualnie projektach we współpracy z Działem Finansowo-Księgowym. Opracowuje stronę finansową sprawozdań z realizacji prowadzonych zadań i przedstawia ją do audytu. DZIAŁ SIECI KOMPUTEROWYCH (DSK) Rozwija i utrzymuje sieci oraz systemy komputerowe. Administruje oprogramowaniem oraz centralnymi systemami komputerowymi i siecią. Zadaniem Działu jest również poprawianie stanu bezpieczeństwa i integralności sieci poprzez nadzorowanie zakupu całego sprzętu sieciowego. Opiniowanie zakupu sprzętu komputerowego ze szczególnym uwzględnieniem sprzętu wykorzystującego sieć komputerowa LAN. Rozwój oprogramowania użytkowego do monitorowania i konfigurowania sieci komputerowej. Uaktualnianie i rozwój oprogramowania dla serwerów centralnych usługi pocztowej Mail i portalu internetowego WWW. Współpraca z akademickim centrum komputerowym ACK Cyfronet oraz innymi centrami komputerowymi w jednostkach naukowych w kraju i zagranicą. PION ZASTĘPCY DYREKTORA DS. NAUKOWYCH /BD/ DZIAŁ OBSŁUGI BADAŃ NAUKOWYCH (DON) Przygotowuje opracowania merytorycznych dokumentów związanych z działalnością naukową Instytutu. W tym: redaguje wnioski o finansowanie działalności statutowej, plany zadaniowe, sporządza raporty roczne z działalności statutowej, przygotowuje ankiety dotyczące działalności Instytutu, w tym materiały do oceny działalności naukowej. Prowadzi bazy danych publikacji pracowników Instytutu, z uwzględnieniem parametrów potrzebnych do oceny działalności instytucji. Prowadzi rejestr zgłoszeń patentowych z prac badawczych IFJ PAN. Gromadzi i rozpowszechnia informacje na temat pojawiających się nowych możliwości uzyskiwania dodatkowych środków na działalność naukową. Prowadzi ewidencję i gromadzi umowy Instytutu dotyczące współpracy z innymi jednostkami. Prowadzi obsługę międzynarodowej współpracy dwustronnej w ramach konkursów ogłaszanych przez MNiSW oraz PAN. Prowadzi obsługę dotacji z Polskiej Akademii Nauk na współpracę dwustronną i na organizację konferencji naukowych. Administruje stroną internetową Instytutu (aktualizacje, projektowanie grafiki). Zajmuje się projektowaniem materiałów reklamowych Instytutu (współpraca z drukarniami). Wydaje raporty IFJ PAN, w tym prace habilitacyjne; zajmuje się ich wysyłką do bibliotek. Organizuje wycieczki na terenie Instytutu dla szkół, studentów i nauczycieli. Administruje pokojami gościnnych Instytutu. Do Działu Obsługi Badań Naukowych należy: BIBLIOTEKA (BIN) Do zadań Biblioteki należy: gromadzenie, opracowanie i udostępnianie literatury naukowej i dydaktycznej oraz działalność informacyjna, umożliwiająca jak najszersze wykorzystanie księgozbioru biblioteki oraz pozycji dostępnych w wersji elektronicznej. 2

3 Biblioteka prenumeruje czasopisma zagraniczne i polskie, dokonuje zakupu książek. Prowadzi sprawy związane z dostępem do elektronicznych wersji czasopism naukowych (umowy konsorcyjne i licencyjne). Współpracuje z innymi bibliotekami krajowymi w zakresie wymiany międzybibliotecznej (szczególnie z bibliotekami o profilu fizycznym oraz z bibliotekami szkół wyższych). ARCHIWUM (BIN) Archiwum przejmuje z poszczególnych jednostek organizacyjnych Instytutu do przechowania materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, zabezpiecza je oraz prowadzi ich ewidencję. Zgodnie z przepisami udostępnia akta, może również je wycofać z ewidencji w przypadku wznowienia sprawy w jednostce organizacyjnej. Do zadań Archiwum należy również przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Nauki PAN i PAU w Krakowie oraz inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz zgodne z przepisami przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę. PION ZASTĘPCY DYREKTORA ds. NAUKOWO-TECHNICZNYCH /TD/ DZIAŁ OCHRONY ZDROWIA I BEZPIECZEŃSTWA PRACY (DOZ) Obejmuje stanowiska pracy podlegające bezpośrednio Zastępcy Dyrektora ds. Naukowo- Technicznych, związane z ochroną zdrowia i bezpiecznymi warunkami pracy w Instytucie. Są to: SAMODZIELNE STANOWISKO DS. BHP (BHP) Stanowisko to zajmuje inspektor BHP, do którego należy doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz organizacji i metod pracy na stanowiskach, na których występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe. Inspektor BHP bierze obowiązkowo udział w ustalaniu przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy. Szczegółowy zakres działalności służby BHP określają odpowiednie przepisy. SAMODZIELNE STANOWISKO DS. OCHRONY RADIOLOGICZNEJ (BOR) Prowadzi kontrolę narażenia pracowników Instytutu na promieniowanie jonizujące, nadzoruje pracownie izotopowe, akceleratorowe i rentgenowskie w zakresie ochrony radiologicznej. SAMODZIELNE STANOWISKO DS. NADZORU NAD BEZPIECZEŃSTWEM PRACY Z MATERIAŁEM BIOLOGICZNYM I ZWIERZĘTAMI LABORATORYJNYMI (BNB) Doradza w sprawie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy z materiałem biologicznym i zwierzętami laboratoryjnymi. Sprawdza zastosowanie i przestrzeganie instrukcji i procedur bezpiecznej pracy z materiałem biologicznym. Nadzoruje zgodność z obowiązującymi przepisami warunków środowiskowych i wymagań dotyczących personelu obsługującego zwierzęta w laboratorium zwierzęcym Instytutu. DZIAŁ OBSŁUGI TECHNICZNEJ (DOT) Odpowiada za utrzymanie ruchu zakładu tj. wykonuje przeglądy, naprawy i konserwacje infrastruktury Instytutu. Usuwa wszelkie awarie techniczne. Wykonuje prace remontowo budowlane oraz adaptacyjne. Współpracuje z firmami zewnętrznymi w zakresie obsługi technicznej Instytutu oraz konsultuje pod względem technicznym umowy przygotowywane 3

4 przez inne działy. Opiniuje projekty inwestycyjne. Koordynuje i przygotowuje plany remontowe. Dział dzieli się na sekcje: SEKCJA GŁÓWNEGO ENERGETYKA - Prowadzi gospodarkę energetyczną Instytutu i dystrybucję energii elektrycznej. Zajmuje się konserwacją, naprawami i remontami maszyn i urządzeń zasilanych prądem elektrycznym. Nadzoruje sieć elektryczną, telekomunikacyjną, alarmową, odgromową. Dba o stan techniczny urządzeń elektrycznych w tym wind, suwnic i pojazdów transportu wewnętrznego. Współpracuje w tym zakresie z przedsiębiorstwami świadczącymi usługi dla Instytutu. SEKCJA REMONTOWO - BUDOWLANA Wykonuje prace związane z gospodarką wodno-ściekową Instytutu, dostarczaniem energii cieplnej, gazu, wody i sprężonego powietrza. Naprawia maszyny i urządzenia na zlecenia poszczególnych Działów IFJ. Współpracuje przy pracach remontowych oraz modernizacyjnych zlecanych wykonawcom zewnętrznym. Dostosowuje maszyny i urządzenia do wymogów zmieniających się przepisów. Zapewnia ciężki transport. Wykonuje przeglądy, naprawy, konserwacje i remonty obiektów budowlanych. Przeprowadza prace modernizacyjne oraz adaptacyjne w budynkach (instalacji elektrycznych, wodnych, gazowych, kanalizacyjnych, gazów technicznych, podłóg, ścian). Prowadzi dokumentację archiwalną obiektów budowlanych, maszyn i urządzeń. PION ZASTĘPCY DYREKTORA DS. ADMINISTRACYJNO EKONOMICZNYCH /ED/ DZIAŁ INWESTYCJI I EKSPLOATACJI (DIE): Odpowiada za przebieg wszelkich prac remontowo-budowlanych na terenie Instytutu. Nadzoruje prawidłowość i terminowość ich wykonania. Gromadzi wszelką dokumentację i plany budowlane związane z inwestycjami prowadzonymi na terenie Instytutu. Uczestniczy w przygotowaniu projektów remontowo-budowlanych planowanych inwestycji, przygotowaniu przetargów, umów i zleceń w ścisłym porozumieniu z Działem Zamówień Publicznych oraz kierownikiem komórki organizacyjnej wnioskującej o inwestycję. Przygotowuje lub nadzoruje przygotowanie wniosków i sprawozdań o finansowanie lub dofinansowanie takich inwestycji. Odpowiada za prowadzenie gospodarki energetycznej Instytutu (ciepłownictwo, urządzenia wentylacyjne, sprężarki wraz z instalacją, urządzenia i instalacje gazowe). Odpowiada za utrzymanie ruchu maszyn i urządzeń w tym wózków transportowych. Współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi Instytutu oraz służbą BHP w zakresie obsługi technicznej. Odpowiada za współpracę z dostawcami mediów prowadzi analizę kosztów, bieżącą kontrolę mediów i gromadzonych danych na temat zużycia, prowadzi kontrolę sprawności przyłączy. Odpowiada za kontakty z Urzędem Dozoru Technicznego. Prowadzi dokumentację eksploatacji maszyn i urządzeń, budynków i budowli. Współpracuje z serwisami zewnętrznymi w zakresie zlecania napraw, przeglądów i usuwania awarii. Odpowiada za należyty stan budynków i budowli Instytutu poprzez zlecanie koniecznych prac stosownym komórkom w/m lub też podmiotom zewnętrznym. DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (DZP) Koordynuje czynności, które są związane z prawidłowym przygotowaniem zakupów i nadzorem nad ich realizacją zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (Pzp), w szczególności poprzez: obsługę formalno-prawną postępowań o udzielenie zamówień 4

5 publicznych, prowadzenie postępowań zleconych przez jednostki organizacyjne, prowadzenie wymaganej prawem dokumentacji i sprawozdawczości, prowadzenie ewidencji postępowań o zamówienie publiczne, organizację szkoleń i doradztwa dla pracowników Instytutu w zakresie przepisów dotyczących Pzp oraz ich zmian, sprawowanie kontroli nad prawidłowym stosowaniem ustawy Pzp, bieżący monitoring zmian obowiązującego prawa. Przy wykonywaniu zadań ściśle współpracuje z realizującym zakupy Działem Zaopatrzenia i Inwentaryzacji, w szczególności udzielając mu pomocy formalnej w przygotowywaniu rocznego planu zamówień publicznych ustalanego na podstawie wniosków komórek organizacyjnych. Dla zapewnienia zgodności merytorycznej zakupów z planem zadań, na których potrzeby są one dokonywane, współpracuje ściśle z Działami: Współpracy Europejskiej i Planowania Ekonomicznego. Na podstawie oddzielnych upoważnień Dyrektora reprezentuje Instytut w sprawach dotyczących zamówień publicznych, w szczególności w sprawach odwołań przed UZP. DZIAŁ PLANOWANIA EKONOMICZNEGO (DEP) Przygotowuje plany finansowe zadań statutowych, projektów badawczych oraz zadań inwestycyjnych prowadzonych w Instytucie w oparciu o wnioski składane przez kierowników komórek lub poszczególnych projektów. Gromadzi kopie tych wystąpień, decyzje o przyznaniu lub odmowie finansowania, oraz przygotowywane, a następnie zawarte umowy. Prowadzi bieżącą ewidencję stanu kosztów, ich zgodność z planem i wykorzystanie środków w prowadzonych aktualnie projektach badawczych i inwestycjach ze wszystkich źródeł współpracując z Działem Finansowo-Księgowym. Opracowuje stronę finansową sprawozdań rocznych i końcowych z realizacji prowadzonych zadań, przedstawia je do audytu zgodnie z Rozporządzeniem MNiSW. Prowadzi obsługę wyjazdów zagranicznych pracowników i przyjazdów gości zagranicznych (zakupy biletów, ubezpieczenia, rejestr wyjazdów i przyjazdów). DZIAŁ ZAOPATRZENIA I INWENTARYZACJI (DZI) Przygotowuje harmonogram inwentaryzacji składników majątkowych, powołuje zespoły spisowe do inwentaryzacji okresowej, sporządza sprawozdania zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także przygotowuje dla biegłego rewidenta dokumentację w tym zakresie do bilansu rocznego. Na polecenie Dyrektora przeprowadza inwentaryzacje kontrolne w poszczególnych jednostkach organizacyjnych IFJ PAN, dokonuje kontroli kasy i kancelarii. Dokonuje zakupów towarów i usług na potrzeby komórek organizacyjnych Instytutu, prowadzi korespondencję dotyczącą zakupów krajowych i zagranicznych, dokonuje wszelkich formalności związanych z cłem i odbiorem towarów oraz prowadzi statystykę obrotu towarowego wewnątrz Unii Europejskiej Intrastat. Prowadzi rejestr złożonych zapotrzebowań uzgadniając z Działami: Planowania Ekonomicznego i Współpracy Europejskiej dysponowanie środkami potrzebnymi na realizację zamówienia. Przygotowuje zestawienia mające stanowić podstawę do zamówienia zbiorowego. Poszukuje dostawców oferujących najbardziej konkurencyjne warunki. Przygotowuje dokumentację i uczestniczy w postępowaniach dotyczących wyboru dostawcy oferującego realizację zamówienia poniżej Euro zgodnie z Regulaminem postępowania przetargowego oraz zawierania umów na dostawy, usługi i roboty budowlane w IFJ PAN, nie objęte ustawą Prawo Zamówień Publicznych. Przygotowuje umowy poniżej progu określonego w ustawie - prawo zamówień publicznych. Sprawy dostaw powyżej progu określonego w ustawie - prawo zamówień publicznych 5

6 przekazywane są do Działu Zamówień Publicznych. Po zakończeniu procedur przetargowych DZI przejmuje zawarte z Wykonawcami umowy dotyczące zakupów, usług i dostaw ciągłych do realizacji. Nadzoruje zgodność z zamówieniem i terminowość dostaw, dokonuje odbioru zakupów i przekazuje je bezpośrednim użytkownikom, zleca dokonanie zapłaty za dostawę do Działu Finansowo-Księgowego zgodnie z umową i posiadaną fakturą. Prowadzi sprawy związane z reklamacjami gwarancyjnymi i pogwarancyjnymi, naprawami sprzętu i zakupem części zamiennych. Przygotowuje zestawienia i sprawozdania roczne zgodnie z obowiązującymi przepisami. Na podstawie zestawień komórek organizacyjnych przygotowuje roczny plan dostaw i usług dla Instytutu. Dział dysponuje samochodami służbowymi i koordynuje transport. Odbiera i wysyła przesyłki kurierskie krajowe i zagraniczne. KANCELARIA OGÓLNA Do podstawowych czynności należy: obsługa korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej. Kancelaria zajmuje się przyjmowaniem i ewidencjonowaniem wszystkich wpływów w dzienniku korespondencyjnym (podawczym) i kontrolkach wpływu, rozdzieleniem wpływów między poszczególne komórki organizacyjne, rozprowadzaniem zarządzeń oraz pism Dyrektora Instytutu. Realizuje i ewidencjonuje zamówienia poszczególnych jednostek dotyczące: wyrobu pieczątek firmowych, zakupu biletów MPK oraz nadawania ogłoszeń i nekrologów w prasie. Odbiera i wysyła przesyłki kurierskie krajowe i zagraniczne. DZIAŁ OBSŁUGI OGÓLNEJ (DOG) Utrzymuje porządek w budynkach i na terenie Instytutu (sprzątanie, prace porządkowe, ogrodnicze), w tym w pokojach gościnnych. Rejestruje odzież ochronną, wykonuje prace transportowe i inne prace pomocnicze. Koordynuje transport wewnętrzny (wózki widłowe i podnośniki). DZIAŁ OCHRONY OBIEKTÓW i MIENIA (DOO) Strzeże budynków i terenu Instytutu, kontroluje wejście i wjazd do Instytutu, wydaje przepustki na podstawie zezwoleń od upoważnionych pracowników, sprawdza ruch towarów wwożonych i wywożonych z Instytutu. PION GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO DZIAŁ FINANSOWO-KSIĘGOWY (DFK) Dział Finansowo-Ksiegowy IFJ PAN działa na podstawie ustawy o finansach publicznych, prawa bilansowego w tym ustawy o rachunkowości (UOR), ekonomii ogólnej i innych norm prawnych, których stosowanie i przestrzeganie służy prawidłowemu podejmowaniu decyzji przez zarządzających IFJ PAN. Potencjał do prawidłowego podejmowania decyzji tkwi przede wszystkim w rachunkowości. Rachunkowość jest procesem identyfikacji, pomiaru oraz przekazywania informacji pozwalających na formułowanie i sprawne podejmowanie decyzji. Rzetelne informacje dostarczane z działu księgowości stymulują podejmowanie właściwych rozstrzygnięć 6

7 bieżących i przyszłych w tym strategicznych. Rachunkowość wprowadza ład dokumentacyjny i kontroling. Główny Księgowy nadzorując działalność IFJ PAN pełni funkcję kontrolną we wszystkich segmentach rachunkowości. Wewnętrzna kontrola finansowo-księgowa dokonywana przez DFK obejmuje ogół czynności podejmowanych w celu sprawdzenia pod względem legalności, rzetelności i prawidłowości operacji gospodarczych przed ich powstaniem oraz po ich dokonaniu, sposobie dokumentowania i prawidłowości sporządzania tych dokumentów. Dział Finansowo-Księgowy opracowuje, na podstawie danych księgowych, sprawozdania finansowe dla potrzeb: Dyrekcji IFJ, Rady Naukowej IFJ, Kancelarii PAN, Urzędów Skarbowych, Głównego Urzędu Statystycznego, itp. Praca Działu Finansowo-Księgowego ma charakter ciągły, zespołowy, zobligowany terminami ustawowymi do przekazywania deklaracji i środków pieniężnych. Pracownicy zobowiązani są do wzajemnego zastępowania się na stanowiskach pracy i wykonywania czynności koniecznych w każdym zakresie pracy księgowości. Dział podzielony jest na dwie sekcje: księgowości i finansowo-księgową. SEKCJA KSIĘGOWOŚCI zajmuje się ewidencją księgową dokumentów z rozbiciem na poszczególne stanowiska kosztów w oddziałach IFJ PAN, rozliczaniem należności i zobowiązań, ewidencją i kontrolą zakupionych środków trwałych i aparatury, rozliczeniami z Urzędem Skarbowym z tytułu podatku VAT i CIT. SEKCJA FINANSOWO-KSIĘGOWA zajmuje się naliczaniem wynagrodzeń z tytułu umów o pracę i umów cywilno-prawnych, naliczaniem ZUS i podatków, wystawianiem faktur dla odbiorców zewnętrznych, rozliczaniem delegacji krajowych i zagranicznych. 7