1) w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad:

Transkrypt

1 Załącznik nr l do Zarządzenia Nr 14 /2014 Zasady i procedury postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk w Krakowie (IFJ PAN) Przepisy ogólne 1 1. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w IFJ PAN muszą być prowadzone w oparciu o obowiązujące akty prawne: a) Ustawę Prawo zamówień publicznych (ustawa Pzp) z dnia 29 stycznia 2004 r. (tekst jedn. Dz.U r., poz. 907 ze zmianami) zwanej dalej ustawą Pzp wraz z aktami wykonawczymi; b) Ustawę o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (tekst jedn. Dz.U r., poz. 885 ze zmianami). 2. Zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp jest IFJ PAN, który reprezentuje Dyrektor IFJ PAN lub osoba przez niego upoważniona. 3. Wykonawcą jest osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego. 4. Osobą odpowiedzialną merytorycznie jest osoba dla której jest realizowany zakup powołana do komisji przetargowej, osoba wyznaczona przez Dyrektora IFJ PAN do udziału w pracach komisji przetargowej lub, w przypadku zamówień ogólnoinstytutowych wskazanych w 3 ust. 4 Zasad, osoby tam wskazane. 5. Przez środki publiczne należy rozumieć środki określone w art. 5 ustawy o finansach publicznych. 6. Wydatki publiczne z posiadanych przez IFJ PAN środków publicznych, zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, powinny być dokonywane: 1) w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów 2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, 3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 7. Przepisy Zasad stosuje się do zamówień publicznych tj. do umów odpłatnych zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych

2 w całości lub części finansowane ze środków ujętych w aktualnie obowiązującym planie rzeczowo finansowym IFJ PAN. Wartość szacunkowa zamówienia 2 1. Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonuje się z należytą starannością i w oparciu o art ustawy Pzp. 2. Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonuje i odpowiada za jego poprawność osoba odpowiedzialna merytorycznie. Plan zamówień publicznych 3 1. Dział Zaopatrzenia i Inwentaryzacji (DZI) w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku kalendarzowego sporządza plan zamówień publicznych IFJ PAN, przewidzianych do realizacji w danym roku kalendarzowym. 2. Plan zamówień publicznych sporządzany jest na podstawie planów zamówień publicznych poszczególnych jednostek organizacyjnych IFJ PAN, obejmujących dostawy, usługi i roboty budowlane w danym roku kalendarzowym, przekazanych przez ich kierowników lub osoby odpowiedzialne merytorycznie do DZI w terminie do dnia 15 grudnia. 3. Z-ca Dyrektora ds. Administracyjno-Ekonomicznych IFJ PAN, w porozumieniu z DZI i DZP, w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku kalendarzowego określi zakres ogólnoinstytutowych zamówień publicznych realizowanych centralnie dla wszystkich jednostek IFJ PAN. 4. Zamówienia ogólnoinstytutowe obejmować będą w szczególności: 1) dostawy materiałów biurowych, tonerów, środków czystości, mebli osoba odpowiedzialna merytorycznie: kierownik DZI, 2) dostawy komputerów stacjonarnych i przenośnych, serwerów, części komputerowych itp. osoba odpowiedzialna merytorycznie: kierownik DSK, 3) dostawy materiałów elektrycznych i budowlanych, energii elektrycznej, wody, ciepła, gazu, usługi wywozu śmieci osoba odpowiedzialna merytorycznie: kierownik DOT, 4) usługi telefonii stacjonarnej i komórkowej, kurierskie, poczty, Internetu, ubezpieczeń mienia oraz osób osoba odpowiedzialna merytorycznie: osoba wyznaczona przez Zastępcę Dyrektora ds. Naukowo Technicznych, kierownik DZI, 5) W przypadku zamówień na roboty budowlane osobą odpowiedzialną merytorycznie jest kierownik DIE. 5. Plan zamówień publicznych podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora IFJ PAN. 6. Jeżeli po uchwaleniu planu zamówień publicznych nastąpiła zmiana wartości

3 zamówień planowanych do udzielenia w danym roku kalendarzowym, DZI na podstawie informacji otrzymanych od kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych IFJ PAN sporządza korektę planu, podlegającą zatwierdzeniu przez Dyrektora IFJ PAN. Opis przedmiotu zamówienia 4 1. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, zgodnie z art. 29 i następnymi ustawy prawo zamówień publicznych. 2. Za przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia odpowiedzialna jest osoba odpowiedzialna merytorycznie. Dyrektor IFJ PAN w szczególności: Dyrektor IFJ PAN 5 1) występuje w imieniu IFJ PAN do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych i innych instytucji w sprawach dotyczących zamówień publicznych, 2) zatwierdza plan zamówień publicznych i jego korekty, 3) zatwierdza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, 4) zatwierdza uzasadnienie wyboru innego trybu niż przetarg nieograniczony lub ograniczony, sporządzone przez osobę odpowiedzialną merytorycznie, po zaopiniowaniu go przez Dział Zamówień Publicznych, 5) powołuje komisje przetargowe, zgodnie z Regulaminem powoływania oraz trybu pracy komisji przetargowych, 6) zatwierdza dokumenty związane z postępowaniami, zgodnie z zasadami obiegu dokumentów, 7) podpisuje umowy w sprawach zamówień publicznych. Dział Zamówień Publicznych 6 1. Dział Zamówień Publicznych (DZP) jest jednostką odpowiedzialną za prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz doradztwo w zakresie aktualnie obowiązujących przepisów prawa z tego zakresu. 2. DZP realizuje zlecone przez osoby odpowiedzialne merytorycznie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności w zakresie:

4 1) rejestracji zatwierdzonych przez Dyrektora IFJ PAN wniosków o uruchomienie postępowania składanych przez osoby odpowiedzialne merytorycznie, 2) opiniowania uzasadnienia wyboru innego trybu niż przetarg nieograniczony lub ograniczony, sporządzonego przez osobę odpowiedzialną merytorycznie, 3) przygotowania pod względem formalno prawnym dokumentacji niezbędnej do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (poza ustaleniem wartości szacunkowej, opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert), 4) ustalenia składu komisji przetargowej na podstawie zgłoszenia osoby odpowiedzialnej merytorycznie, 5) zamieszczania lub przekazywania do publikacji ogłoszeń wymaganych przepisami Pzp, 6) obsługi formalno prawnej postępowań, 7) przygotowywania pod względem formalno prawnym projektów odpowiedzi na informacje o niezgodnej z przepisami ustawy czynności podjętej przez zamawiającego lub zaniechaniu czynności, do której jest on zobowiązany oraz odwołania złożone w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 8) prowadzenia i przechowywania dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, 9) przygotowywania umów w sprawie zamówień publicznych. 3. DZP, poza obowiązkami wymienionymi w ust. 2: 1) sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach (w zakresie postępowań o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 tys. euro) i przesyła je do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca każdego roku, 2) prowadzi rejestr zamówień publicznych i umów w sprawie zamówień publicznych o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 tys. euro, na podstawie składanych przez osoby odpowiedzialne merytorycznie wniosków o uruchomienie postępowania, 3) przygotowuje projekty przepisów wewnętrznych IFJ PAN w zakresie zamówień publicznych i aktualizuje już obowiązujące, 4) prowadzi korespondencję z Urzędem Zamówień Publicznych i innymi instytucjami w zakresie dotyczącym zamówień publicznych. Osoba odpowiedzialna merytorycznie 1. Osoba odpowiedzialna merytorycznie w szczególności jest odpowiedzialna za: 7 1) przekazanie DZI informacji niezbędnych do sporządzenia planu zamówień publicznych IFJ PAN oraz jego korekt, 2) zgłoszenie ewentualnych członków komisji przetargowej,

5 3) prawidłowe wypełnienie wniosku i zebranie podpisów na wniosku o uruchomienie postępowania, w tym m.in. poprawne ustalenie wartości szacunkowej zamówienia, prawidłowe sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia, informowanie DZP o źródle finansowania zakupu i wynikających z tego tytułu dodatkowych obowiązkach przy postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, np. obowiązku umieszczania logotypu projektu na dokumentacji, 4) sporządzenie uzasadnienia zastosowania innego trybu niż przetarg nieograniczony lub ograniczony, 5) podjęcie decyzji o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego poprzez złożenie wniosku, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, do DZP, 6) ustalenie warunków udziału w postępowaniu, sposobu dokonywania ich oceny oraz kryteriów oceny ofert, 7) prowadzenie negocjacji z wykonawcą w trybie zamówienia z wolnej ręki, 8) ocenę merytoryczną złożonych w postępowaniu ofert, 9) przygotowanie pod względem merytorycznym projektów odpowiedzi na informacje o niezgodnej z przepisami ustawy czynności podjętej przez zamawiającego lub zaniechaniu czynności, do której jest on zobowiązany oraz odwołania złożone w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 10) przygotowanie opinii dotyczących wniosków Wykonawców o zmianę umowy w sprawie zamówienia publicznego, 11) nadzór nad prawidłową realizacją umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz właściwym opisem faktur, 12) podjęcie decyzji o zwolnieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy i przekazanie tej informacji do DZP. 2. W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych z udziałem komisji przetargowej osoba odpowiedzialna merytorycznie musi być jej członkiem. Tryb postępowania 8 1. Podstawowymi trybami udzielania zamówień publicznych są przetarg nieograniczony i ograniczony. 2. W przypadku wyboru innego trybu niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony osoba odpowiedzialna merytorycznie sporządza uzasadnienie zastosowania tego trybu, które po zaopiniowaniu przez DZP, zatwierdza Dyrektor IFJ PAN. 3. Wszelkie czynności w postępowaniu o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 tys. euro muszą być udokumentowane zgodnie z Pzp.

6 Komisja przetargowa 9 Komisja jest powoływana i działa w oparciu o Regulamin powoływania oraz trybu pracy komisji przetargowych. Odpowiedzialność Za organizację, wdrożenie i nadzór nad prawidłowym stosowaniem w IFJ PAN przepisów dotyczących zamówień publicznych odpowiada Dyrektor IFJ PAN, realizując te zadania przy pomocy DZP. 2. Za przestrzeganie i realizację powyższych Zasad odpowiedzialny jest DZP. 3. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiadają także inne osoby, w zakresie jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Przepisy końcowe 11 Zmiany i uzupełnienia niniejszych zasad spowodowane wydaniem aktu prawnego związanego z zamówieniami publicznymi będą wprowadzane na bieżąco i wydawane w formie nowego zarządzenia.