Współpraca Comarch ERP ifaktury24 i Comarch ERP e-sklep. Instrukcja Użytkownika

Transkrypt

1 Współpraca Comarch ERP ifaktury24 i Comarch ERP e-sklep Instrukcja Użytkownika

2 Spis treści 1 WSTĘP ZAMÓWIENIE E-SKLEPU WYSYŁANIE PRODUKTÓW DO E-SKLEPU GRUPY USTAWIENIA NA KARCIE PRODUKTU DANE DO WSZYSTKO.PL WYSŁANIE PRODUKTÓW DO E-SKLEPU IMPORT ZAMÓWIEŃ... 9 Instrukcja Użytkownika 2 Comarch ERP e-sklep

3 1 Wstęp e-sklep to płatny system e-commerce, który zapewnia łatwą sprzedaż towarów w Internecie. Użytkownicy, którzy posiadają e-sklep skonfigurowany ze swoim kontem ifaktury24, mają bezpłatnie przedłużaną licencję na wybrany pakiet przez cały czas, kiedy ich e-sklep jest aktywny. Współpraca pomiędzy Comarch ifaktury24 a Comarch ERP e-sklep opiera się na wymianie danych pomiędzy aplikacjami. Z Comarch ERP ifaktury24 wysyłane są dane o produktach. Sam decydujesz, które towary i usługi chcesz sprzedawać w swoim sklepie internetowym. Natomiast z e-sklepu importowane są informacje o złożonych zamówieniach. Na tej podstawie wystawiasz faktury sprzedaży, a Klient na bieżąco wie, jaki jest stan realizacji jego zamówienia. Instrukcja Użytkownika 3 Comarch ERP e-sklep

4 2 Zamówienie e-sklepu Aby zamówić Comarch ERP e-sklep Użytkownik musi podsiadać swój numer ID Klienta Comarch. Numer ten jest nadawany automatycznie po kompletnym wypełnieniu danych firmy w Konto/ Moje dane (wszystkie pola oznaczone *). Po wypełnieniu pieczątki i zapisaniu danych Użytkownik jest rejestrowany w systemie Comarch i zwrotnie otrzymuje numer ID, który może zobaczyć w Moich danych. Nadanie numeru ID trwa zazwyczaj do 2 dni roboczych. W menu konfiguracyjnym Użytkownik widzi opcję e-sklep. Po wejściu może z tego poziomu zamówić swój sklep internetowy, wciskając przycisk Zamów e-sklep (wcześniej powinien zaznaczyć parametr Sprzedaję w e-sklepie). Istnieje również możliwość zamówienia e-sklepu z poziomu okna z wyborem pakietu (Konto: Moje pakiety). Może tutaj wybrać pakiet powiązany ze sklepem standard lub light, klikając odpowiednio w link: Podczas zamawiania e-sklepu musi podać następujące dane: wersja e-sklepu może zamówić wersje standard lub light. W wersji light istnieje ograniczenie co do ilości produktów, które mogą być wystawione w e-sklepie (jednocześnie do e-sklepu może być wystawione 50 produktów). domena jeśli Użytkownik posiada własną domenę może zamówić e-sklep działający w tej domenie. Wtedy powinien wybrać opcję własna i wpisać adres zakładanego sklepu. Jeśli Użytkownik nie posiada własnej domeny może wybrać opcję isklep24.pl. Wtedy podaje tylko nazwę sklepu internetowego, który zostanie założony Po wciśnięciu przycisku Wyślij składane jest zamówienie na e-sklep. Wtedy Użytkownik widzi komunikat: Twoje zamówienie na e-sklep zostało zarejestrowane. O jego realizacji zostaniesz poinformowany droga mailową. O realizacji zamówienia i założeniu sklepu Użytkownik informowany jest drogą mailową. Wtedy też po wejściu do konfiguracji e-sklepu widzi informację, że współpracuje z e-sklepem. Równocześnie w konfiguracji pojawia się przycisk Wyślij, który powoduje wysłanie do e-sklepu przygotowanych wcześniej produktów. Użytkownik, który zamówił e-sklep korzystając z formularza zamówienia dostępnego na stronach Comarch, nie składa dodatkowo zamówienia z poziomu ifaktur24. Wraz z e-sklepem jest dla niego zakładane i konfigurowane połączenie z kontem ifaktury24. Po zalogowaniu do programu widzi on od razu opcje wysyłania produktów Uwaga: Aby prowadzić jednocześnie sprzedaż w e-sklepie oraz serwisie wszystko.pl, należy w pierwszej kolejności skonfigurować w Comarch ERP ifaktury24 sprzedaż w e-sklepie, a następnie uruchomić sprzedaż na wszystko.pl z poziomu e -Sklepu. Uruchamiając sprzedaż w e-sklepie, dotychczasowa sprzedaż na wszystko.pl z poziomu Comarch ERP ifaktury24 (jeżeli była skonfigurowana) zostanie dezaktywowana - można ją ponownie skonfigurować w Comarch ERP e-sklep. Instrukcja Użytkownika 4 Comarch ERP e-sklep

5 3 Wysyłanie produktów do e-sklepu Grupy Towary sprzedawane w sklepie internetowym dzielone są na kategorie. Przed udostępnieniem produktów w e-sklepie Użytkownik musi w ifakturach24 przygotować listę grup, w których chce sprzedawać towary. Lista ta następnie będzie wysyłana do e-sklepu jako zestaw kategorii. Może to zrobić wciskając w Konfiguracji/ e-sklep kafelek Grupy w e-sklep. Z tego poziomu może dodawać, modyfikować i usuwać poszczególne grupy asortymentowe. Lista grup ma strukturę drzewa. Aby dodać grupę na pierwszym poziomie Użytkownik musi wcisnąć przycisk Dodaj. Aby dodać podgrupę do utworzonej grupy musi ustawić na konkretnej grupie kliknąć prawy przycisk myszy (lub w przypadku urządzenia z ekranem dotykowym dłużej przytrzymać wybraną grupę). Wtedy w nagłówku pojawi się nowe menu kontekstowe: i z tego menu powinien wybrać przycisk Dodaj. Z poziomu takiego menu kontekstowego grupy, widocznego po wciśnięciu prawego przycisku myszy, Użytkownik może również: modyfikować definicje grupy, usunąć wcześniej założoną grupę pod warunkiem, że nie ma do niej przypisanego żadnego produktu oraz nie zawiera ona żadnych podgrup (wówczas należy uprzednio usunąć podgrupy). Podczas tworzenia grupy oprócz jej nazwy Użytkownik może zdefiniować dodatkowe parametry: Zdjęcie. Zdjęcie przypisane do grupy będzie wyświetlane w e-sklepie podczas przeglądania i wyszukiwania asortymentu Atrybuty. Atrybuty to cechy, po których będzie wyszukiwany produkt w danej grupie. Na karcie grupy Użytkownik definiuje zestaw atrybutów, charakterystycznych dla danej grupy produktów, bez podania konkretnych wartości. Wartości atrybutów (cech) są przypisywane dopiero na karcie konkretnego produktu. Lista atrybutów wykorzystywanych na kartach grup i produktów jest wspólna i tworzona automatycznie podczas uzupełniania danych dla kolejnych grup i produktów: jeśli dany atrybut nie był jeszcze wprowadzony na żadnej karcie grupy/ produktu można go dodać wprowadzając jego nazwę bezpośrednio w pole. Przy zapisie grupy zostanie on automatycznie dodany do wspólnej listy i Użytkownik będzie mógł wybrać go z listy podczas wprowadzania kolejnych grup i produktów. jeśli dany atrybut był już wcześniej wprowadzony na jakiejś karcie można go wybrać korzystając z rozwijanej listy Instrukcja Użytkownika 5 Comarch ERP e-sklep

6 aby usunąć atrybut z zestawu dla danej grupy należy ustawić kursor na danej pozycji i kliknąć w przycisk, widoczny obok. Meta dane. W panelu Pozycjonowanie można zdefiniować meta dane dla strony prezentującej produkty z wybranej grupy. Dane te prezentowane są w wynikach wyszukiwania: Tytuł tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Zalecana długość do 50 znaków, Słowa kluczowe słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka. Zaleca ilość słów to od 6 do 10, Meta Opis opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy. Zalecana długość do 250 znaków, Link - dedykowane pole dla wprowadzania nazw linków w celu efektywniejszego budowania linków URL, Ustawienia na karcie produktu Na karcie produktu, który ma być wysyłany do e-sklepu należy zaznaczyć parametr Sprzedawaj towar w e-sklepie. Po zaznaczeniu parametru poniżej pojawi się opcja uzupełnij dane. Opis. Istniej możliwość zdefiniowania opisu HTML dla produktu. Jeśli na karcie produktu jest już wprowadzony opis można go skopiować jako opis do e-sklepu. Natomiast należy pamiętać, że zmiany wprowadzane w opisie na karcie produktu nie będą automatycznie uwzględniane w opisie do e-sklepu i należy je wprowadzić odrębnie. Grupa. Produkt wysyłany do e-sklepu musi być przypisany do konkretnej grupy asortymentowej (drzewo grup tworzone jest w konfiguracji e-sklepu). Atrybuty. Po wskazaniu grupy dla produktu na jego kartę automatycznie przenoszone są atrybuty, jakie wcześniej zostały zdefiniowane dla tej grupy. Wystarczy określić wartości poszczególnych atrybutów dla danego produktu. Jeśli dany atrybut może mieć kilka równych wartości (na przykład wiele kolorów albo rozmiarów), należy ten atrybut dopisać do listy tyle razy, ile przyjmuje wartości: Instrukcja Użytkownika 6 Comarch ERP e-sklep

7 Zaproponowana lista może być modyfikowana. Użytkownik może usunąć zaproponowane atrybuty z grupy, może również dopisać nowe. Obowiązują identyczne zasady jak podczas wprowadzania atrybutów dla grup. Lista atrybutów dla wszystkich grup i produktów jest wspólna, jeśli więc dany atrybut był już wcześniej wprowadzony na jakiejś karcie można go wskazać wybierając z rozwijanej listy. Inne. Dla każdego produktu można zdefiniować również inne dane typu wartość KGO (koszt gospodarowania odpadami) czy wagę. Ponadto może zdefiniować status dostępności danego produktu, który będzie widoczny w e-sklepie: zapowiedź, dostępny, dostępny na zamówienie, niedostępny. W przypadku statusu Dostępny należy zdefiniować status dostępności: dostępny od ręki, do 24 h, do 7 dni itd. Status przypisany do towaru jest widoczny dla Klienta w e-sklepie. Pozycjonowanie. Dla każdego produktu można określić meta dane dla strony prezentującej produkty z wybranej grupy. Dane te prezentowane są w wynikach wyszukiwania: Szukaj - podczas wyszukiwania towarów w Comarch ERP e-sklep uwzględniane są słowa wpisane w tym polu. Słowa kluczowe słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka. Zaleca ilość słów to od 6 do 10. Tytuł Tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Zalecana długość do 50 znaków. Meta Opis Opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy. Zalecana długość do 250 znaków. Link - dedykowane pole dla wprowadzania nazw linków w celu efektywniejszego budowania linków URL. Producent. Dla każdego produktu można określić dane odnośnie jego wytwórcy. Dane te są wykorzystywane w e-sklepie podczas współpracy z porównywarkami cen. Uzupełnić można tam takie pola jak: Producent osoba lub przedsiębiorstwo, które wyprodukowało dany towar Kod producenta - kod towaru u wytwórcy. Dany produkt powinien mieć zawsze ten sam kod producenta, niezależnie sprzedawcy. Marka znak produktu, określający danego producenta. www strona internetowa producenta. Oprócz powyższych danych, zdefiniowanych wyłącznie na potrzeby e-sklepu, wysyłane są również dane wprowadzane bezpośrednio na karcie produktu: nazwa zdjęcie opis cena brutto sprzedaży Instrukcja Użytkownika 7 Comarch ERP e-sklep

8 stan towaru opcja jest obsługiwana tylko w przypadku korzystania z pakietów zawierających Magazyn. Stan jest wtedy wysyłany dla produktów określonych na karcie jako towar z zaznaczona opcją kontroli stanu w magazynie. Aby wysłać produkt do e-sklepu należy określić przynajmniej grupę oraz cenę sprzedaży. Pozostałe informacje nie są wymagane, jednak mogą ułatwić wyszukiwanie towaru w e-sklepie. Jeśli Użytkownik chce chwilowo wykluczyć towar ze sprzedaży w sklepie internetowym, może odznaczy na karcie produktu parametr Sprzedawaj w e-sklepie. Po ponownym zaznaczeniu parametru większość danych zdefiniowanych dla e-sklepu będzie nadal uzupełniona i wystarczy uzupełnić jedynie informacje związane z grupą Dane do wszystko.pl Użytkownik e-sklepu ma możliwość równoczesnego udostępniania swoich produktów w galerii wszystko.pl. Zakładanie i konfiguracja konta na wszystko.pl przeprowadzana jest z poziomu e-sklepu. Natomiast z poziomu Comarch ERP ifaktury24 konieczne jest ustalenie parametrów sprzedaży dla poszczególnych produktów w wszystko.pl. Można to zrobić klikając w przycisk: Na potrzeby wszystko.pl należy dodatkowo ustalić: kategorię lista kategorii jest pobierana z wszystko.pl. Użytkownik nie możliwości ingerowania w zestaw kategorii. Ustalenie kategorii jest wymagane, jeśli produkt ma się pojawić w galerii wszystko.pl atrybuty zestaw atrybutów jest skojarzony z wybraną kategorią i Użytkownik nie może jej modyfikować. Uzupełnienie atrybutów nie jest wymagane, jednak znacznie ułatwia potem wyszukiwanie produktu w wszystko.pl. Część atrybutów ma wartości predefiniowane wtedy Użytkownik wybiera wartość w kolumnie wartość predefiniowana. Część atrybutów przeznaczona jest do uzupełnienia przez Użytkownika wtedy wartość należy wprowadzić w kolumnie wartość użytkownika. Uzupełnienie tych danych nie jest konieczne do współpracy z samym e-sklepem. Jeśli Użytkownik nie chce wystawiać swoich produktów w wszystko.pl może pozostawić kategorię wszystko.pl pustą Wysłanie produktów do e-sklepu Podczas codziennej pracy z programami informacje o towarach są wysyłane do e-sklepu na kilka sposobów: synchronizacja pełna wysyłane są wszystkie informacje o towarach i grupach, niezależnie od tego czy uległy zmianie od momentu ostatniego wysłania. Synchronizacja pełna jest wykonywana na życzenie, po wciśnięciu przycisku Wyślij w konfiguracji e-sklepu. synchronizacja różnicowa jest wykonywana automatycznie co 2 godziny. Obejmuje tylko produkty lub grupy, na których dokonano zmian danych związanych ze sprzedażą w e-sklepie. synchronizacja stanów magazynowych co 60 minut do e-sklepu automatycznie wysyłane są informacje o stanie magazynowym produktów, jaki jest ustalony w programie ifaktury24. Informacja wysyłana jest tylko dla produktów o typie towar z zaznaczoną kontrolą stanów magazynowych. Po założeniu e-sklepu i przygotowaniu listy produktów do wysłania należy bezwzględnie wykonać pierwszą pełną synchronizację. Dopiero wtedy towary pojawią się w e-sklepie i zacznie działać mechanizm różnicowego wysyłania zmian. Instrukcja Użytkownika 8 Comarch ERP e-sklep

9 3.2 Import zamówień Zamówienia z e-sklepu są importowane do programu ifaktury24 jako faktury proforma. Aby złożone zamówienia pojawiły się w programie należy z poziomu listy faktur proforma wcisnąć przycisk Aktualizuj zamówienia z e-sklepu. Na fakturze proforma, która jest tworzona w ifaktury24, oprócz produktów, które zamówił Klient pojawia się dodatkowy element związany ze sposobem i kosztem dostawy. Na fakturze proforma istnieje możliwość wprowadzania ilości produktu z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Natomiast w e-sklepie istnieje możliwość składania zamówień w ilościach z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. W takim przypadku po zaimportowaniu zamówienia na tworzonej fakturze proforma mogą wystąpić niezgodności dotyczące ilości i wartości zamówienia. Forma płatności na dokumencie jest przypisana zgodnie z mapowaniem zapisanym w konfiguracji e-sklep: W przypadku, jeśli formy płatności nie będą skonfigurowane, na tworzonych fakturach proforma będzie widoczna forma płatności gotówka. Klient, składający zamówienie w e-sklepie, może być zalogowany na swoje konto (i wtedy dane na zamówienie pobierane są z konta) lub wpisać swoje dane bezpośrednio na zamówieniu. Podczas importu zamówienia do ifaktur24: jeśli Klient składający zamówienie ma swoje konto w e-sklepie podczas importu pierwszego zamówienia do e-sklepu zakładana jest automatycznie dla tego Klienta karta kontrahenta. Odtąd wszystkie faktury proforma, które będą tworzone w programie, będą rejestrowane dla tego kontrahenta. jeśli klient składający zamówienie podaje swoje dane bezpośrednio na zamówieniu (bez logowania się na konto e-sklep) podczas importu zamówienia jego dane są wprowadzane bezpośrednio na tworzoną fakturę proforma, bez zakładania karty kontrahenta. W trakcie realizacji zamówienia z ifaktur24 do e-sklepu wysyłane są informacje o zamówieniu, które Klient może zobaczyć w e-sklepie w momencie utworzenia faktury proforma do e-sklepu wysyłany jest status zamówienia potwierdzone, w momencie, gdy na podstawie faktury proforma zostanie utworzona faktura sprzedaży lub faktura zaliczkowa do e-sklepu zostaje wysłany status zamówienia zrealizowane, jeśli po imporcie zamówienia faktura proforma zostanie usunięta w programie do e-sklepu wysyłany jest status zamówienia anulowane. Instrukcja Użytkownika 9 Comarch ERP e-sklep

10 Status anulowane wysyłane jest do e-sklepu bezpośrednio po usunięciu faktury proforma z programu. Natomiast statusy dotyczące realizacji: potwierdzone i zrealizowane są wysyłane do e-sklepu dopiero w momencie wykonania aktualizacji stanu zamówień z e -Sklepu Instrukcja Użytkownika 10 Comarch ERP e-sklep