Załącznik nr 1 do Zaproszenia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zaproszenia Opis przedmiotu zamówienia w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 907 z późn. zm.) na dostawę oprogramowania do obsługi finansowej i administracyjnej dla Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja, konfiguracja oraz wdrożenie Zamawiającemu: Lubelskiemu Centrum Konferencyjnemu w Lublinie, programu do obsługi finansowej i administracyjnej wraz z przeszkoleniem personelu Zamawiającego w zakresie użytkowania ww. oprogramowania. Wykonawca zobowiązany będzie do udzielenia stosownych licencji, w tym: 1) dostarczenia programów zapisanych na nośnikach danych, wydania pełnej dokumentacji użytkownika w języku polskim, 2) udzielenie licencji na czas nieokreślony na sieciowe użytkowanie programu przez maksymalnie 5 użytkowników (z możliwością korzystania i pracy z programem przez wszystkich użytkowników jednocześnie). Oferowany system i bazy danych będą zainstalowane i skonfigurowane na serwerach i stacjach roboczych wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do zorganizowania i przeprowadzenia szkolenia w siedzibie Zamawiającego (w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym) z zakresu obsługi wszystkich systemów zakupionych oraz w zakresie procedur technicznych dotyczących archiwizowania i odtwarzania danych dla wyznaczonych przez Zamawiającego pracowników/użytkowników (3 osoby) w wymiarze 6 godzin dla każdego użytkownika systemu z każdego dostarczonego i zainstalowanego systemu/modułu. Oferowany system musi być zgodny z obowiązującymi przepisami, w tym w szczególności z: 1) Ustawą z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.) 2) Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1182), 3) Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2010 r., Nr 241, poz. 1616), 4) Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119), 5) Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. z 2010 r., Nr 247, poz.1622), 6) Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. z 2014 r., poz.82). Strona 1 z 10

2 System/moduł finansowo-księgowy: Oprogramowanie do obsługi księgowości i finansów powinno być łatwe w obsłudze, intuicyjne i funkcjonalne, ograniczać ryzyko popełnienia pomyłki, oferować użytkownikowi kompleksową pomoc na każdym etapie pracy i współpracować z innymi modułami systemu. Program/moduł do obsługi finansowo-księgowej musi umożliwiać wykonywanie zadań takich jak: 1) realizacja przelewów, 2) tworzenie rejestru VAT sprzedaż i zakupy, 3) budowa wydzielonych rejestrów księgowych (w dowolnej ilości) zgodnych ze specyfiką działalności jednostki (definiowanie przez użytkownika odrębnych planów kont, z odrębną analityką, możliwością sporządzania zestawień wg. potrzeb), 4) plan kont wielopoziomowy (min. 6 poziomów i 15 znaków), analityka z możliwością powiązania ze słownikami (danymi z innych miejsc systemu, w tym własnymi) na dowolnym miejscu i w dowolnej liczbie analityk; konta walutowe w standardzie; możliwe konta wielowalutowe, uwzględnienie klasyfikacji budżetowej w budowie kont, 5) rozliczenie międzyokresowe kosztów (RMK), 6) możliwość określenia sposobu budowy kodów kont analitycznych, 7) możliwość filtrowania zapisów w dziennikach i zestawieniu obrotów i sald, 8) możliwość ręcznego wprowadzania kodów kont analitycznych na podstawie zdefiniowanego przez użytkownika zestawu grup analitycznych: katalog kontrahentów, katalog pracowników, katalog ośrodków powstawania kosztów, źródeł finansowania działalności, 9) zbiorcza ewidencja dokumentów, 10) cechy/atrybuty dokumentów 11) możliwość zdefiniowania planu kont zgodnie z własnymi potrzebami oraz możliwość modyfikacji, rozbudowy i usuwania nieczynnych kont w dowolnym momencie pracy z systemem, 12) bieżąca informacja o obrotach i stanie konta, z możliwością uwzględnienia obrotów niezaksięgowanych 13) automatyczne przenoszenie i aktualizacja bilansu otwarcia kont księgi głównej nowego roku na podstawie bilansu zamknięcia poprzedniego roku, 14) możliwość wprowadzenia dokumentów z ręcznym określeniem sposobu dekretacji 15) Możliwość wprowadzania dokumentów z automatycznym określeniem sposobu dekretacji poprzez zdefiniowanie przez użytkownika schematy księgowania dokumentów dla określonych operacji gospodarczych, 16) możliwość sporządzania raportów obejmujących dane z kilku kont księgowych w określonym zakresie np. projektu, zadania lub podzadania w dowolnym momencie roku, 17) bieżące sprawdzanie poprawności wprowadzanych dokumentów kontrola poprawności wprowadzanych dekretów przed ich ostatecznym zatwierdzeniem poprzez kontrolę bilansowania pozycji i zgodności kont przeciwstawnych, 18) automatyczne przeksięgowanie obrotów wybranych kont, Strona 2 z 10

3 19) automatyczne rozksięgowanie kosztów na konta ośrodków powstawania kosztów zgodnie z określonym kluczem rozdziału, 20) możliwość wykorzystania dodatkowych słowników nie stanowiących analityki kont przy dekretacji dokumentów (np. ewidencja kosztów wg samochodów), 21) możliwość wprowadzenia planów kont, grup Kont księgi głównej dla celów budżetu zadaniowego, 22) gromadzenie informacji o stanie rozrachunków z kontrahentami i ich obsługa, 23) gromadzenie informacji identyfikacyjnych kontrahentów (kartoteka kontrahentów), 24) możliwość syntetycznej/analitycznej informacji o stanie rozliczeń z kontrahentem, 25) możliwość przeglądu stanu w aktualnym miesiącu, w danym roku rozrachunkowym i historii poszczególnych transakcji z kontrahentem, 26) możliwość wydruku dokumentu potwierdzenia sald z kontrahentem, 27) możliwość naliczenia odsetek i wydruku dokumentu noty odsetkowej dla wybranych należności od kontrahenta, 28) możliwość automatycznego generowania dokumentu naliczania odsetek, 29) możliwość wydruku dokumentu wezwania do zapłaty, 30) możliwość zmiany terminu zapłaty, 31) możliwość określenia dla należności terminu przedawnienia, 32) wydruk raportu należności i raportu zaległości, 33) możliwość importu wyciągu bankowego do systemu ewidencji księgowej-automatyczne księgowanie wyciągów bankowych na podstawie plików otrzymanych z systemu bankowego, 34) automatyczne dekretowanie zapisów na konta pozabilansowe przy wprowadzaniu do ewidencji finansowo-księgowej wyciągu bankowego, 35) wydruk: kont księgi głównej (zestawienie stanu kont), zestawienie obrotów i sald księgi głównej, wydruk zestawienia obrotów i sald ksiąg pomocniczych, 36) automatyczne tworzenie sprawozdań budżetowych na podstawie zapisów księgowych na kontach, 37) automatyczne tworzenie sprawozdań finansowych rocznych bilans, rachunek zysków i strat, zmiany na funduszu, 38) automatyczne tworzenie sprawozdań GUS, 39) F 03 sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych, 40) wydruk sprawozdań w formacie zdefiniowanym w rozporządzeniu o sprawozdawczości, 41) wprowadzenie dokumentu ustawa budżetowa dla wielu użytkowników w układzie budżetu tradycyjnego i budżetu zadaniowego, 42) import dokumentu do ewidencji księgowej z wprowadzeniem dekretacji na konta, 43) mechanizmy ochrony zapewniające rejestracje i kontrolę pracy osób obsługujących system oraz kontrolę wprowadzanych dokumentów, 44) data wprowadzenia, modyfikacji, zatwierdzenia oraz data dokumentu, 45) rejestrowanie operacji gospodarczych w dowolnej kolejności, z korektą błędnych zapisów, z możliwością przeglądania, drukowania i poprawiania przed ostatecznym zatwierdzeniem, 46) możliwość księgowania na czerwono, 47) wyszczególnione poziomy dostępu do systemu przez administratora i użytkowników, Strona 3 z 10

4 48) archiwizacja i odtwarzanie danych (dysk twardy, dyskietka, cd-rom), 49) możliwość całkowitego usunięcia błędnie wprowadzonego dokumentu przed ostatecznym zaksięgowaniem, 50) możliwość wprowadzenia bilansu otwarcia na etapie wdrażania systemu, 51) oferowany system musi posiadać funkcjonalność umożliwiającą rozliczanie budżetu zadaniowego oraz wspomagać proces projektowania tego budżetu, 52) możliwość stwarzania standardowego układu typów dokumentów np. Polecenie Księgowania, Wyciąg bankowy, Raport kasowy, Noty księgowe, itp., 53) możliwość tworzenia własnych słowników użytkownika, 54) możliwość wyszukiwania dokumentów według wybranych kryteriów, takich jak: zakres dat, typ dokumentu, numer konta na wybranym poziomie analityki, identyfikatora, kwoty, numer kontrahenta, nazwa kontrahenta, numer NIP, 55) informowanie użytkownika o możliwości przekroczenia planów w poszczególnych pozycjach wydatków budżetowych w okresach tygodniowych lub na żądanie użytkownika, 56) możliwość definiowania własnych raportów, zestawień, wydruków przez użytkownika 57) możliwość prowadzenia kont pozabilansowych, bez obowiązku zachowania zasady podwójnego księgowania, 58) współpraca z arkuszem kalkulacyjnym Excel poprzez udostępnianych danych. Moduł do obsługi sprzedaży i zakupu musi umożliwiać wykonywanie zadań takich jak: 1) emisja faktur sprzedaży oraz faktur korygujących, 2) tworzenie hierarchicznego wykazu towarów i usług, 3) możliwość definiowania szczególnych cech charakteryzujących sprzedawane produkty i usługi, 4) dokumentacja sprzedaży w obcych walutach, 5) tworzenie cenników ogólnych oraz indywidualnych - dedykowanych dla wybranych klientów, 6) korygowanie cen zawartych na fakturze za pomocą rabatów, 7) stosowanie rabatów cenowych dla wskazanych grup kontrahentów, 8) prowadzenie dowolnej liczby rejestrów dla wystawionych faktur, 9) automatyczne księgowanie faktur, 10) sporządzanie zestawień sprzedaży na podstawie wyemitowanych faktur, 11) ewidencjonowanie faktur zakupowych, 12) prowadzenie dowolnej liczby rejestrów dla otrzymanych faktur, 13) obsługa VAT: kontrola wyliczanych stawek, rozbicie podatku VAT na odliczany i nieodliczany, 14) obsługa podatku do rozliczenia w przyszłym miesiącu, 15) dokumentowanie faktur zakupowych w walutach obcych, 16) automatyczne drukowanie informacji o obrotach na kontach księgowych, 17) tworzenie dowolnych zestawień ze zrealizowanych zakupów, 18) zestawienia handlowe (globalne, grupowe, szczegółowe) za dany okres, według dokumentów, kontrahentów i towarów/usług, Strona 4 z 10

5 19) kontrola rozrachunków i możliwość ich zestawienia według dowolnego kryterium; zestawienie historii rozrachunków z kontrahentem, 20) zestawienie dokumentów niezapłaconych, pomoc w pilnowaniu terminów płatności, 21) zestawienia sprzedaży za dany okres i według osób wystawiających dokumenty, 22) możliwość tworzenia cennika dla wybranych towarów/usług oraz dla określonego kontrahenta, 23) zestawienie stanów magazynowych na koniec dowolnego okresu, 24) możliwość śledzenia ruchu towarów w magazynach (w ujęciu historycznym), 25) tworzenie formularzy i zestawień inwentaryzacyjnych, 26) możliwość zapisu zestawień i dokumentów w postaci plików w formacie PDF i wysyłania ich pocztą elektroniczną, 27) szybkie i proste wyszukiwanie informacji w kartotekach według różnych kryteriów, np. po kodzie, nazwie, numerze, serii dokumentu, 28) możliwość tworzenia własnych raportów za pomocą narzędzi wbudowanych w program, 29) możliwość elastycznego konfigurowania programu przez system parametrów i praw Użytkowników, 30) definiowanie własnych dokumentów na podstawie dokumentów wzorcowych, wbudowanych w program, 31) definiowany szablon i sposób numeracji dokumentów (roczny, miesięczny, dzienny), 32) możliwość wyboru metody rozliczania towarów w magazynach: FIFO, LIFO oraz metodą szczegółowej identyfikacji, 33) możliwość określenia warunków sprzedaży: sposobu i terminu płatności, cen sprzedaży, wysokości rabatu, wielkości kredytu w kartotece kontrahentów (dla kontrahenta, grupy kontrahentów), 34) indywidualne ceny i upusty dla kontrahenta na dany towar, 35) możliwość określenia kwotowych i procentowych upustów ilościowych dla wybranych towarów, 36) zarządzanie promocjami okresowymi, 37) możliwość prowadzenia cenników w walutach, 38) możliwość przeprowadzania operacji grupowych, np. zmiana cen dla grupy towarów/usług lub zmiana warunków sprzedaży w grupie wybranych kontrahentów. System/moduł do obsługi kadrowo-płacowej: Oprogramowanie do obsługi kadrowo-płacowej powinno być łatwe w obsłudze, intuicyjne i funkcjonalne, ograniczać ryzyko popełnienia pomyłki, oferować użytkownikowi kompleksową pomoc na każdym etapie pracy i współpracować z innymi systemami. Ponadto musi być w pełni dostosowane do specyfiki działania instytucji samorządowej. Opis właściwości i funkcjonalności, jakie musi posiadać program do obsługi kadrowo płacowej: 1) program musi posiadać słowniki kadrowe (wymagane: kody ZUS, kwalifikacja Strona 5 z 10

6 zawodów, gminy, urzędy skarbowe, oddziały NFZ), możliwość definiowania dodatkowych słowników użytkownika, 2) kartoteka osobowa powinna zawierać szeroko pojęte dane: osobowe (identyfikacyjne), zawodowe, o osobach spokrewnionych i uzupełniające, w tym również między innymi: wykształcenie, kierunek, specjalność, tytuły naukowe, wykształcenie uzupełniające, nazwa ukończonej szkoły, data ukończenia szkoły, posiadane uprawnienia zawodowe, poziom znajomości języków obcych, posiadane certyfikaty językowe, dane wojskowe oraz posiadać możliwość definiowania dodatkowych pól przez użytkownika, 3) rejestrowanie dodatkowych danych o pracowniku umożliwiające automatyzację rozliczeń ZUS: historia zatrudnienia i inne zatrudnienia aktualne, dane o uprawnieniach emerytalnych, rentowych, niepełnosprawności, jednostki ZUS, 4) kontrola zgodności wprowadzanych danych: formaty i poprawność PESEL, NIP, 5) automatyczne, na podstawie zdefiniowanych zasad zaliczanie wykształcenia, okresów zatrudnienia i umów, wyliczanie stażu pracownika oraz pokazanie algorytmu wyliczenia stażu, przysługujących wymiarów urlopów, dodatków (nagród) zależnych od stażu pracy, 6) rejestrowanie danych w systemie: data zatrudnienia, stanowisko, komórka organizacyjna, okres zatrudnienia (próbny, określony, nieokreślony), wynagrodzenie zasadnicze (kwota i grupa zaszeregowania), wynagrodzenie ryczałtowe, premia, dodatki (%, kwotę wylicza program) wraz z informacją o czasie, na jaki jest przyznany (funkcyjny, stażowy, specjalny), 7) zapamiętywanie his torii zmian związanych z okresem obowiązywania danej informacji -dotyczy to praktycznie wszystkich informacji mających charakter zmienny, w szczególności zmian stanowiska pracy, zmiany komórki organizacyjnej, 8) możliwość przeglądania przebiegu zatrudnienia pracownika szczegółowo, dla każdego warunku umowy, 9) możliwość definiowania różnych rodzajów nieobecności, limitowanych (np. urlopy) lub nielimitowanych, 10) grupowanie rodzajów nieobecności w kategorie dla celów zestawień, obliczeń i kontroli, 11) rejestrowanie danych o nieobecności, okresie, dokumentach uprawniających (np. L-4), 12) automatyczne wyliczanie dni kalendarzowych lub roboczych przypadających w okresie nieobecności, 13) kontrola kolizji wprowadzanych nieobecności: wykrywanie próby wprowadzenia nieobecności z dwóch różnych przyczyn w tym samym okresie czasu (np. jednoczesny urlop wypoczynkowy i zwolnienie lekarskie), 12) automatyczne obliczanie wymiaru należnego urlopu z uwzględnieniem ukończonej szkoły i historii zatrudnienia, 13) możliwość zarejestrowania ilości dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego (w tym na żądanie) za dany rok w poprzednim zakładzie pracy oraz uwzględnienie tej informacji w automatycznym wyliczaniu wymiaru urlopu za rok bieżący, 14) możliwość zarejestrowania ilości dni wykorzystanego wynagrodzenia chorobowego za dany rok w poprzednim zakładzie pracy oraz uwzględnienie tej informacji do naliczania okresu zasiłkowego, Strona 6 z 10

7 15) kontrola wykorzystania urlopów wypoczynkowych (w tym urlopu na żądanie), zamykanie roku i naliczanie urlopów zaległych, 16) automatyczne rozliczanie urlopów i innych absencji (zwolnień lekarskich) w płacach, 17) możliwość wprowadzania badań lekarskich wg rodzaju, wprowadzanie terminów badań oraz innych informacji zawartych w zaświadczeniu lekarskim, 18) ewidencjonowanie czasu pracy w okresach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych, 19) obliczanie i pobieranie składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy, 20) a. automatyczne informowanie o zwolnieniach przysługujących z Funduszu Pracy, tj. w okresie 36 miesięcy po powrocie z urlopu macierzyńskiego i wychowawczego, kobiety po 55 roku życia i mężczyźni po 60 roku życia, b. umożliwienie w części płacowej braku naliczeń Funduszu Pracy dla osób wymienionych w pkt. 19 a, c. naliczenie Funduszu Pracy od umów-zlecenia zawartych z własnymi pracownikami, a za których przysługuje zwolnienie z tytułu powrotu z urlopu macierzyńskiego i wychowawczego. 21) obliczanie daty uprawnienia do nagrody jubileuszowej i daty do emerytury z możliwością wykluczania okresów nakładających się na siebie na podstawie wprowadzonych świadectw pracy, 22) możliwość wydrukowania skierowania na badania lekarskie, 23) możliwość wprowadzania odbytych przez pracowników szkoleń bhp do programu, 24) możliwość generowania sprawozdań do GUS: Z-03, Z-05, Z- 06, Z-12, 25) możliwość generowania sprawozdań wewnętrznych: a) lista pracowników z podziałem na stanowiska, datę zatrudnienia itp., b) lista osób zwolnionych w określonym czasie, c) lista osób zatrudnionych w określonym czasie, d) lista osób zbliżających się do wieku emerytalnego. 30) dodatkowo, możliwość tworzenia własnych raportów i zestawień, definiowanych przez użytkownika, 31. sporządzanie zestawień o przypadających w danym miesiącu: a) terminie wygaśnięcia umów na czas określony, b) terminie nabycia uprawnień do nagrody jubileuszowej, c) terminie nabycia uprawnień do dodatku za wysługę lat i jego zwiększenia, d) terminie badań lekarskich oraz szkoleń bhp, 32) wystawianie dokumentów i zaświadczeń, 33) możliwość eksportu generowanego dokumentu do pakietu Microsoft Office, 34) możliwość generowania: a) umowy o pracę, aneksy, b) powołanie na stanowisko, c) zmiana stawki, zmiana stanowiska, d) zaświadczenie o dodatku za staż pracy (wysługa lat), e) zaświadczenie o nagrodzie jubileuszowej, f) świadectwo pracy, g) listy obecności z podziałem na poszczególne wydziały, Strona 7 z 10

8 h) karty urlopowe, 35) możliwość definiowania własnych dokumentów użytkownika, 36) rejestracja szkoleń pracowników przeprowadzanych przez firmy szkoleniowe, 37) rejestracja szkoleń wewnętrznych, 38) prowadzenie archiwum odrębnie dla pracowników zwolnionych i obecnie pracujących, w przypadku ponownego przyjęcia do pracy osoby zwolnionej, możliwość łatwego przywrócenia danych, 39) możliwość samodzielnego generowania raportów na poziomie użytkownika i administratora z dowolnie wybranych elementów za różne okresy za pomocą generatorów raportów, 40) wbudowany moduł raportowania z możliwością stworzenia dowolnych raportów w postaci formatki wydruku, 41) możliwość wydrukowania sprawozdania z przeprowadzonych szkoleń za dany rok, 42) prognozowanie skutków podwyżek wynagrodzeń, 43) eksport danych do PŁATNIKA, 44) możliwość generowania zgłoszeń na podstawie danych zgromadzonych w programie do programu PŁATNIK, 45) baza istniejących Urzędów Skarbowych, 46) naliczanie płac na podstawie wprowadzonych danych kadrowych (wynagrodzeń na podstawie angaży pracowniczych, świadczeń z ZUS, pomniejszenie wynagrodzenia w razie nieobecności pracownika), 47) rejestracja i obsługa wypłat z tytułu umów-zlecenia i o dzieło, 48) wprowadzanie potrąceń od wynagrodzeń tj. pożyczek z PKZP, ZFM, za prywatne rozmowy telefoniczne, związki zawodowe, zajecia komornicze itp., 49) możliwość definiowania własnych składników płacowych, 50) a. możliwość ewidencjonowania (prowadzenia kartotek) świadczeń z ZFŚŚ, b. umożliwienie kontroli kwoty wolnej od podatku z tytułu wypłat z ZFŚS (obecnie 380 zł), c. możliwość wypłat dofinansowań do wypoczynku i zapomóg. 51) tworzenie asygnat i wydruk kart zasiłkowych, 52) możliwość automatycznego wyliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz pomniejszania przez program podstawy jej naliczania poprzez pobranie danych z części kadrowej, 53) możliwość automatycznego wyrównania wynagrodzenia w przypadku podwyżek z datą wstecz, 54) możliwość wyrównania zasiłku w przypadku np. wypadku przy pracy, w drodze do pracy lub ciąży, 55) współpraca z programem do tworzenia przelewów wynagrodzeń, składkowopodatkowych, 56) naliczanie nadgodzin, premii i średnich urlopowych na podstawie danych z części kadrowych, 57) naliczanie ekwiwalentu za urlop, nagrody jubileuszowej, nagrody uznaniowej, różnego typu odpraw, 58) wydruk zaświadczenia Rp-7, ZUS Z-3, Strona 8 z 10

9 59) naliczenie podatku dochodowego zgodnie z obowiązującymi przepisami, 60) automatyczna zmiana progu podatkowego, jak również umożliwienie zwiększenia lub zmniejszenia jego procentu, 61) możliwość elektronicznego przekazania PIT-ów do Urzędów Skarbowych i pracowników, zleceniobiorców a zwłaszcza PIT 11, PIT 40, PIT 4R, PIT C, PIT 8R, 62) możliwość symulacji dodatkowego wynagrodzenia rocznego i podwyżek, 63) wydruk informacji o składach za cały rok (RMUA lub inna forma), 64) wydruk kartotek wynagrodzeń, podatkowych i ubezpieczeń pracowników i zleceniobiorców, 65) możliwość tworzenia kilku list dla jednego pracownika, 66) możliwość podziału wynagrodzenia pracownika według źródeł finansowania, 67) wydruk zbiorczych zestawień pojedynczych list płac oraz zbiorczych za wybrany okres. Oferowany przez Wykonawcę program musi spełniać wymogi wynikające z Ustawy dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1182), a system identyfikatorów, haseł i uprawnień do wykonywania określonych czynności w programie musi uniemożliwiać dostęp osób niepowołanych. Wykonawca zobowiązany będzie udzielić co najmniej 12 miesięcznej gwarancji na dostarczone programy (na sprawność nośnika dystrybucyjnego na okres 12 miesięcy od jego dostarczenia. Niesprawny nośnik dystrybucyjny Wykonawca wymieni nieodpłatnie na sprawny, w terminie do 14 dni od zwrotu niesprawnego nośnika przez Zamawiającego. Ponadto Wykonawca zobowiązany będzie do udzielenia gwarancji na prawidłowe działanie oprogramowania). Okres gwarancji będzie liczony od daty odbioru całości przedmiotu zamówienia bez zastrzeżeń W ramach realizowanego zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć przez okres trwania gwarancji nadzór autorski oraz gwarancyjne usługi serwisowe, które będą obejmować: 1) usuwanie błędów w oprogramowaniu, dostawę poprawionych wersji wraz z niezbędną dokumentacją, instalacje wersji wolnych od błędów, 2) dokonywanie upgrade oprogramowania do nowszych wersji wynikających ze zmian obowiązujących przepisów prawa oraz rozszerzających funkcjonalność modułów, 3) bezpośrednią diagnostykę w docelowej lokalizacji, 4) pomoc telefoniczną (hot-line) w dni robocze w godzinach , 5) konsultacje/wizyty w zakresie obsługi technicznej i użytkowej oprogramowania narzędziowego i aplikacyjnego z czasem reakcji do 8-godzin od momentu przyjęcia zgłoszenia, 6) Wykonawca będzie jedyną stroną odpowiedzialną za świadczenie usług gwarancyjnych obejmujących dostarczone przez Wykonawcę produkty i usługi. W okresie gwarancyjnym Wykonawca zapewni bezpłatną aktualizację oprogramowania lub umożliwi nieodpłatne samodzielne pobierania aktualizacji ze strony internetowej producenta lub wskazanej przez Wykonawcę, 10 godz./m-c konsultacji wdrożeniowej (tzw. Strona 9 z 10

10 help desk) w okresie gwarancji świadczony poprzez bezpośrednie osobiste wsparcie konsultanta Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego Po okresie pogwarancyjnym, przez okres 36 miesięcy, Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia opieki serwisowej polegającej na: 1) nowelizacji użytkowanego oprogramowania wynikającej ze zmian legislacyjnych, 2) nowelizacji użytkowanego oprogramowania wynikającej z wprowadzonych przez Wykonawcę zmian funkcjonalnych, 3) udzielaniu bieżącej pomocy telefonicznej, owej, lub osobistej dotyczącej eksploatacji oprogramowania. Zapłata za program nastąpi po jego dostarczeniu, zainstalowaniu, wdrożeniu, przeszkoleniu użytkowników oraz podpisaniu przez strony protokołu odbioru bez zastrzeżeń. Zapłata nastąpi w formie przelewu, na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej Zamawiającemu faktury (7-dniowy termin płatności liczony od dnia wpływu faktury do Zamawiającego), przy zachowaniu czynności określonych w zdaniu poprzednim. Natomiast wynagrodzenie za aktualizacje i wsparcie techniczne oprogramowania w okresie pogwarancyjnym, płatne będzie przelewem bankowym z dołu w okresach comiesięcznych (po wykonaniu obowiązków umownych przez Wykonawcę). Uwaga: Wraz z ofertą, Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia Zamawiającemu/przedstawienia wersji demonstracyjnej oferowanego systemu (zawierającego wszystkie wymagane przez Zamawiającego funkcjonalności/moduły) np. poprzez podanie adresu stosownej strony WWW, gdzie Zamawiający będzie mógł skorzystać z wersji demo systemu. Przy wyborze oferty, Zamawiający będzie stosował kryterium: cena oferowanego programu (70%) oraz kryterium: łatwość obsługi oraz funkcjonalność systemu i intuicyjny interfejs (30%). Jednocześnie Zamawiający zastrzega sobie, iż na etapie oceny złożonych ofert, w przypadku wątpliwości będzie prosił Wykonawców o wyjaśnienia ewentualnych powstałych wątpliwości. Ponadto Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji warunków realizacji zamówienia z Wykonawcami/Wykonawcą, którzy/który przedstawią/przedstawi najkorzystniejszą ofertę. Termin realizacji zamówienia: do 19 grudnia 2014 r. (jest to termin wykonania wszystkich czynności związanych z wdrożeniem programu i do którego należy przeszkolić użytkowników systemu). Strona 10 z 10