3310/3311/118/DZ/AM/2016-OZP/22 Gdańsk,

Transkrypt

1 3310/3311/118/DZ/AM/2016-OZP/22 Gdańsk, Zapytanie ofertowe na Przeprowadzenie jednodniowego szkolenia grupowego pt. Ochrona danych osobowych w ramach perspektywy Opis sposobu przygotowania oferty: 1.1. należy ją złożyć pisemnie, drogą faksową lub elektroniczną, 1.2. oferty należy kierować: pisemnie na adres Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku ul. Podwale Przedmiejskie 30, Gdańsk, lub fax , lub elektronicznie zamowienia@wup.gdansk.pl, 1.3. ceny w niej podane muszą być wyrażone liczbowo i słownie, 1.4. ma być napisana w języku polskim, czytelną i trwałą techniką, 1.5. ma obejmować całość zamówienia. 2. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie jednodniowego szkolenia grupowego pt.: Ochrona danych osobowych w ramach perspektywy Warsztaty praktyczne z uwzględnieniem zmian przepisów przeznaczone dla maksymalnie 30 pracowników WUP w Gdańsku zajmujących się wdrażaniem RPO oraz PO WER. Szkolenie odbędzie się w siedzibie WUP w Gdańsku w terminie r. Zagadnienia konieczne do omówienia podczas szkolenia: 1. Zasady przetwarzania danych osobowych, np.: - podstawowe definicje, - podstawa prawna przetwarzania, - obowiązki wynikające z przetwarzania danych osobowych (np.: zabezpieczenie, zgoda do przetwarzania, dokumentacja), - powierzenie danych osobowych. 2. Prawa osoby której dane dotyczą, np.: - obowiązek informacyjny. 3. Zabezpieczenie danych osobowych, np.: - zabezpieczenie danych osobowych w systemie papierowym i informatycznym.

2 4. Sankcje karne. 5. Prawa i obowiązki osób chroniących dane osobowe w projektach finansowanych w ramach EFS. 6. Dopuszczalność udostępniania dokumentów zawierających dane osobowe w przypadku podmiotów prywatnych i jednostkach sektora finansów publicznych. Szkolenie powinno zostać przeprowadzone w formie wykładu oraz praktycznych warsztatów, szkolenie powinno trwać 1 dzień, łącznie 7,5 godzin dydaktycznych zajęć, w godz. 8:30-15:00. Wykonawca przygotuje materiały szkoleniowe dla każdego uczestnika (opracowane i wydrukowane materiały w wersji papierowej oraz notatnik i długopis) oraz jeden dodatkowy komplet dla Zamawiającego (materiały w wersji papierowej). Wykonawca przygotuje zaświadczenia poświadczające udział w szkoleniach dla każdego uczestnika. Koszty związane z dojazdem, wyżywieniem i noclegiem specjalisty leżą po stronie Wykonawcy. Dodatkowe informacje Zamawiającego: Zamawiający oświadcza, że szkolenie będzie realizowane jako usługa kształcenia zawodowego służąca podnoszeniu wiedzy i kwalifikacji zawodowych pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku oraz zostanie sfinansowane w całości ze środków publicznych, zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o podatku od towarów i usług z dnia r. (Dz. U. z 2016 r., poz. 710 ze zm.). Źródłem finansowania przedmiotu zamówienia są środki Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego, Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, w ramach projektów realizowanych w 2016 roku oraz inne środki pozostające w dyspozycji WUP w Gdańsku. Przed podpisaniem umowy, Zamawiający wymaga telefonicznych konsultacji prowadzącego szkolenie z osobą wyznaczoną ze strony Zamawiającego w celu doprecyzowanie programu szkolenia. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego powierzyć wykonania przedmiotu Umowy osobie innej niż zaakceptowanej przez Zamawiającego. Zmiana trenera, zaakceptowanego przez Zamawiającego zgodnie z przedstawioną ofertą, może nastąpić tylko po wcześniejszym przedstawieniu Zamawiającemu przez Wykonawcę pisemnej (drogą faksową lub elektroniczną) informacji o proponowanej zmianie wraz z wyjaśnieniem, a następnie pisemnej (drogą faksową lub elektroniczną) zgody Zamawiającego. Nowo zaproponowany trener musi spełniać minimum takie warunki,

3 jakie spełnił trener przedstawiony w ofercie. Zmiana zaproponowanego trenera nie może spowodować ryzyka niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. 3. Kod CPV: Wymagany termin wykonania zamówienia: r. w godz. od 8.30 do godz Informacja na temat możliwości składania ofert częściowych (wypełnić, jeśli dotyczy) - nie dotyczy. 6. Kryteria wyboru oferty: (należy określić wagi punktowe lub procentowe do poszczególnych kryteriów) L.p. Nazwa kryterium Waga oceny 1 Cena oferty brutto 10% 2 Doświadczenie zaproponowanego trenera w 40% prowadzeniu w latach szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych z uwzględnieniem zasad realizacji projektów współfinasowanych ze środków UE 3 Publikacje naukowe (trenera wskazanego do 20% przeprowadzenia szkolenia) wydane w latach dotyczące ochrony danych osobowych 4 Program szkolenia 30% 7. Kryteria z zakresu klauzul społecznych (w szczególności kryteria dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych, bezrobotnych lub osób, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, oraz ograniczenia możliwości złożenia oferty przez podmioty ekonomii społecznej minimum w przypadku zamówień, których przedmiotem jest zakup usług cateringowych w związku z działaniami realizowanymi w ramach projektu pomocy technicznej POWER lub RPO na lata ), jeśli dotyczy: nie dotyczy 8. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium. ΣPK = PC + PD + PP + PS, gdzie:

4 PK ilość punktów za wszystkie kryteria, PC ilość punktów za kryterium cena oferty, PD ilość punktów za kryterium Doświadczenie zaproponowanego trenera w prowadzeniu w latach szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych z uwzględnieniem zasad realizacji projektów współfinasowanych ze środków UE, PP ilość punktów za kryterium Publikacje naukowe, wydane w latach dotyczące ochrony danych osobowych, PS ilość punktów za kryterium Program szkolenia (PC) W ramach kryterium ceny oferty przyjęto następujący wzór: najniższa oferowana cena brutto PC = x 100 x 10 % cena brutto oferty badanej Liczba punktów zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Cena oferty musi zawierać: wszelkie koszty i składniki niezbędne do zrealizowania zamówienia, obowiązujący podatek od towarów i usług VAT (PD) - Ocena doświadczenia zaproponowanego trenera w prowadzeniu w latach szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych z uwzględnieniem zasad realizacji projektów współfinasowanych ze środków UE 40 %. Podstawą do oceny w ramach ww. kryterium będą informacje przedstawione przez Wykonawcę w ofercie. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia listy zrealizowanych szkoleń z ww. zakresu o czasie trwania nie krótszym niż 8 godzin zajęć dydaktycznych, na potwierdzenie których dołączy program szkolenia oraz referencje. Jeżeli Wykonawca w wykazie szkoleń wykaże szkolenia nie związane z tematyką będącą przedmiotem zamówienia, tj. wykaże szkolenia w zakresie tylko ochrony danych osobowych, bez uwzględnienia zasad realizacji projektów współfinasowanych ze środków UE, Wykonawca za takie szkolenie otrzyma 0 punktów. Podobnie w przypadku nie przedstawienia programu szkolenia bądź referencji usługa nie zostanie przez Zamawiającego uwzględniona. Sposób obliczania liczby punktów za sumę przeprowadzonych szkoleń:

5 0 szkoleń - 0 punktów, 1-5 szkoleń - 5 punktów, 6-10 szkoleń - 10 punktów, szkoleń - 15 punktów, powyżej 15 szkoleń - 20 punktów. Obliczenie oceny oferty w ramach kryterium PD nastąpi wg. następującego wzoru: ilość uzyskanych punktów badanej oferty PD = x 100 x 40 % najwyższa ilość uzyskanych punktów spośród badanych ofert Liczba punktów zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku (PP) Publikacje wskazanego trenera 20%: Zamawiający przyzna maksymalnie 20 punktów za publikacje naukowe (trenera wskazanego do przeprowadzenia szkolenia) wydane w latach dotyczące ochrony danych osobowych, przyznając 5 punktów za każdą wydaną książkę której jest autorem lub współautorem oraz 1 punkt za każdy opublikowany artykuł (w gazetach, czasopismach branżowych, naukowych, prawniczych). Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia listy książek i artykułów wraz z podaniem informacji, gdzie i kiedy zostały opublikowane. Obliczenie oceny oferty w ramach kryterium PP nastąpi wg. następującego wzoru: ilość uzyskanych punktów badanej oferty PP = x 100 x 20 % najwyższa ilość uzyskanych punktów spośród badanych ofert Liczba punktów zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Na potrzeby postępowania Zamawiający przyjmuje następującą definicję: Publikacja naukowa artykuł w czasopiśmie naukowym lub w formie książki, opisujący oryginalne badania naukowe i wynikające z nich wnioski, lub zbierający w formie przeglądu wnioski z wcześniej opublikowanych prac. (źródło: Wikipedia) (PS) Program szkolenia 30% Ocena zaproponowanego programu szkolenia. Zamawiający przyzna maksymalnie 100 punktów.

6 Ocena zaproponowanego programu szkolenia, w tym zagadnienia merytoryczne zaproponowane przez Wykonawcę z uwzględnieniem: - specyfiki odbiorców szkolenia, - celu szkolenia określonego przez Zamawiającego, - zagadnienia konieczne do omówienia podczas szkolenia. Zagadnienia konieczne do omówienia podczas szkolenia: 1. Zasady przetwarzania danych osobowych, np.: - podstawowe definicje, - podstawa prawna przetwarzania, - obowiązki wynikające z przetwarzania danych osobowych (np.: zabezpieczenie, zgoda do przetwarzania, dokumentacja), - powierzenie danych osobowych. 2. Prawa osoby której dane dotyczą, np.: - obowiązek informacyjny. 3. Zabezpieczenie danych osobowych, np.: - zabezpieczenie danych osobowych w systemie papierowym i informatycznym. 4. Sankcje karne. 5. Prawa i obowiązki osób chroniących dane osobowe w projektach finansowanych w ramach EFS. 6. Dopuszczalność udostępniania dokumentów zawierających dane osobowe w przypadku podmiotów prywatnych i jednostkach sektora finansów publicznych. Obliczenie oceny oferty w ramach kryterium PS nastąpi wg. następującego wzoru: ilość uzyskanych punktów badanej oferty PS = x 100 x 30 % najwyższa ilość uzyskanych punktów spośród badanych ofert Liczba punktów zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Odbiorcy: odbiorcami szkolenia będą pracownicy zajmujący się wdrażaniem RPO oraz PO WER (ocena wniosków, opiekunowie projektów, kontrola i rozliczanie projektów).

7 Cel: Podstawowym celem szkolenia jest pogłębienie wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych w ramach perspektywy Uczestnikom szkolenia zostaną przedstawione zasady w odniesieniu do projektów realizowanych w ramach EFS. W efekcie szkolenia uczestnicy powinni uzyskać wiedzę i praktyczne umiejętności m. in. w zakresie właściwej interpretacji przepisów w procesie wdrażania. 9. Opis sposobu obliczania ceny w składanej ofercie: (cena oferty musi zawierać wszelkie koszty i składniki niezbędne do zrealizowania zamówienia) 1. Wykonawca uwzględniając wszystkie wymogi, o których mowa w zapytaniu ofertowym, powinien w cenie brutto ująć wszelkie koszty niezbędne do prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia w tym koszty związane z dojazdem, wyżywieniem i ewentualnym noclegiem oraz uwzględnić inne opłaty i podatki, a także ewentualne upusty. 2. Wykonawca poda cenę oferty w Formularzu ofertowym sporządzonym według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego. 3. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN). 4. Cena musi być wyrażona liczbowo, z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku. 5. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. 6. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe. 10. Oferta ma zawierać: Formularz ofertowy wg załączonego wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego (Wykonawca może sporządzić własny dokument pod warunkiem, że zamieści w nim wszystkie elementy wymagane przez Zamawiającego). 11. Wymagania niezbędne wobec Wykonawcy/warunki udziału w postępowaniu: (wypełnić, jeśli dotyczy). Wykonawca zapewni trenera do przeprowadzenia szkolenia:

8 posiadającego minimum wykształcenie wyższe magisterskie, na poświadczenie czego Wykonawca składa pisemne oświadczenie w Formularzu ofertowym, posiadającego co najmniej 5 - letnie doświadczenie w prowadzaniu szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych, na poświadczenie czego Wykonawca składa pisemne oświadczenie w Formularzu ofertowym, który w latach przeprowadził minimum 5 szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych, na poświadczenie czego Wykonawca składa wykaz szkoleń w Formularzu ofertowym. 12. Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy złożyć w terminie do dnia r. do godz pisemnie, faxem lub drogą elektroniczną. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed terminem upływu jej składania. Ofertę złożoną w postaci elektronicznej uważa się za skutecznie doręczoną, gdy Zamawiający dokona potwierdzenia jej otrzymania. W tym celu Wykonawca powinien żądać potwierdzenia odbioru przez Zamawiającego. 13. Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcą są: Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są: w zakresie przedmiotu zamówienia: Piotr Spławnik, Aneta Madejska w zakresie Zapytania ofertowego: Joanna Opalińska, od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Zamawiającego. 14. Termin związania ofertą: Ustala się, że składający ofertę pozostaje nią związany przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 15. Informacja na temat terminu, w jakim winna nastąpić ocena i wybór oferty: do r. 16. Istotne dla zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy (w tym określenie warunków zmian umowy) jeśli dotyczy: wzór umowy stanowi załącznik nr 2.

9 Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków tych zmian: ewentualne doprecyzowanie programu szkolenia. Przed podpisaniem umowy Zamawiający wymaga telefonicznych konsultacji prowadzącego szkolenie z osobą wyznaczoną ze strony Zamawiającego w celu doprecyzowania programu szkolenia. 17. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania przesłanych dokumentów. 18. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny. 19. Z udziału w postępowaniu Zamawiający wyklucza wykonawcę powiązanego z nim osobowo lub kapitałowo. Kierownik Wydziału ds. Zamówień Publicznych i Administracji W załączeniu: 1.Wzór formularza ofertowego, 2. Wzór umowy. Barbara Piegat