3310/3311/6/DOA/JŻ/2016-DZP/47 Gdańsk, dnia r. Zapytanie ofertowe na Usługi sprzątania pomieszczeń biurowych

Transkrypt

1 3310/3311/6/DOA/JŻ/2016-DZP/47 Gdańsk, dnia r. Zapytanie ofertowe na Usługi sprzątania pomieszczeń biurowych 1. Opis sposobu przygotowania oferty: 1.1. należy ją złożyć pisemnie, drogą faksową lub elektroniczną, 1.2. oferty należy kierować: pisemnie na adres zawarty w zapytaniu ofertowym lub fax , lub elektronicznie zamowienia@wup.gdansk.pl, 1.3. ceny w niej podane muszą być wyrażone liczbowo i słownie, 1.4. ma być napisana w języku polskim, czytelną i trwałą techniką, 1.5. ma obejmować całość zamówienia. 2. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia są usługi sprzątania (z użyciem sprzętu, środków i materiałów Wykonawcy) pomieszczeń biurowych w budynkach Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku przy ul. Podwale Przedmiejskie 30, oraz przy ul. Heweliusza 11, bez pomieszczeń sanitarnych oraz bez części wspólnych budynków, w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r. A. Charakterystyka obiektu przy ul. Podwale Przedmiejskie 30 w Gdańsku: Budynek czteropiętrowy z windą, pomieszczenie gospodarcze dla pracowników obsługi (osób sprzątających) znajduje się w części piwnicznej obiektu. Łączna powierzchnia biurowa do sprzątania 1337,77 m2, z czego: 48 m2 parkiet, 1289,77 m2 wykładzina dywanowa, Okna 92 szt. o wymiarach 125 x 190 cm, łączna powierzchnia 218,50 m2, Parapety 92 szt., Biurka 148 szt., Stoły konferencyjne 8 szt., Stoły i stoliki 56 szt., Zabudowa kuchenna ze zlewem 1 szt., Niszczarki dokumentów 37 szt., Kosze na śmieci 116 szt. Zakres prac do wykonania w dniach świadczenia usługi wg harmonogramu: odkurzanie wykładzin dywanowych, wycieranie kurzu z powierzchni biurek, szaf, szafek, stołów, półek, parapetów z użyciem środków antystatycznych, bezzapachowych lub o delikatnym naturalnym zapachu odpowiednich dla rodzaju powierzchni, opróżnianie pojemników na śmieci i wymiana worków foliowych, wymiana worków w niszczarkach dokumentów, czyszczenie klamek. Zakres prac do wykonania raz w tygodniu we wszystkich pomieszczeniach: wycieranie na mokro drzwi wewnętrznych i ościeżnic, mycie przeszkleń mebli. Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój

2 Mycie okien (wraz z ramami) dwa razy w czasie trwania umowy. Pranie wykładzin podłogowych szorowarką niskoobrotową w miarę potrzeb zgłaszanych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku (np. plamy po rozlanych napojach, zabrudzenia od błota). Każde pomieszczenie sprzątane będzie dwa razy w tygodniu, za wyjątkiem pomieszczeń 25, 124, 214, 218, 219 (sprzątanie codzienne). Kosze opróżniane w dniach sprzątania. Powierzchnia pomieszczeń biurowych w budynku przy ul. Podwale Przedmiejskie 30, tygodniowy harmonogram sprzątania: Nr pokoju Powierzchnia w m , , , , , , , , , , ,01 PARTER 241, , , , , , A i B 32, ,71 I PIĘTRO 229, , A i B, , A 26, B 13,04 5 korytarz 209 A i B 6, , , , , , A 25, B 17, , , ,32

3 ,05 II PIĘTRO 439, , A 13, B 14,09 4 korytarz 303 A i B 2, A 13, B 13,20 7 korytarz 307 A i B 2, , , , , A 17, B 25, A i B 46, ,40 III PIĘTRO 277, , , , , A 13, B 16,21 IV PIĘTRO 150,01 Łączna powierzchnia: 1337,77 m2 Harmonogram sprzątania: 1 codziennie 2 poniedziałek i czwartek 3 wtorek i piątek środa- mycie drzwi i przeszkleń 4 meblowych B. Charakterystyka obiektu przy ul. Heweliusza 11 w Gdańsku: Pomieszczenia na I piętrze budynku z windą. Łączna powierzchnia biurowa do sprzątania wraz z korytarzykiem (między pokojami 1 i 2), 307,76 m2, z czego: 277,50 m2 wykładzina dywanowa, Dodatkowa powierzchnia (szatnia, powierzchnia magazynowa) 30,26 m2, Okna 18 szt., łączna powierzchnia 149,57 m2, Parapety 26 szt., Biurka 14 szt., Stoły, stoły regulowane 16 szt.,

4 Zabudowa kuchenna ze zlewem 1 szt., Niszczarki dokumentów 3 szt., Kosze na śmieci 16 szt. Zakres prac do wykonania w dniach świadczenia usługi wg harmonogramu: odkurzanie wykładzin dywanowych, wycieranie kurzu z powierzchni biurek, szaf, szafek, stołów, półek, parapetów z użyciem środków antystatycznych, bezzapachowych lub o delikatnym naturalnym zapachu odpowiednich dla rodzaju powierzchni, opróżnianie pojemników na śmieci i wymiana worków foliowych, wymiana worków w niszczarkach dokumentów, czyszczenie klamek. Zakres prac do wykonania raz w tygodniu we wszystkich pomieszczeniach: wycieranie na mokro drzwi wewnętrznych i ościeżnic, mycie przeszkleń mebli. Mycie okien (wraz z ramami) dwa razy w czasie trwania umowy. Pranie wykładzin podłogowych szorowarką niskoobrotową w miarę potrzeb zgłaszanych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku (np. plamy po rozlanych napojach, zabrudzenia od błota). Każde pomieszczenie sprzątane będzie dwa razy w tygodniu, kosze we wszystkich pomieszczeniach opróżniane codziennie. Powierzchnia pomieszczeń biurowych w budynku przy ul. Heweliusza 11, tygodniowy harmonogram sprzątania: Nr pokoju Powierzchnia w m2 1 40, ,53 Korytarz 1 i 2 3, , , , ,14 7 i 8 44,44 9 i 10 69,97 Szatnia i powierzchnia 30,26 magazynowa Łączna powierzchnia: 307,76 m2 Harmonogram sprzątania: Poniedziałek, czwartek Wtorek, piątek Środa

5 C. Usługi sprzątania będą wykonywane poza godzinami urzędowania Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku. Godziny pracy WUP w Gdańsku 7:30 15:30. D. Zamawiający zastrzega sobie prawo do codziennej oceny i kontroli usługi będącej przedmiotem zamówienia. E. Usługi sprzątania będą wykonywane z wykorzystaniem sprzętu, środków i materiałów Wykonawcy. F. Zamawiający zapewni na czas wykonywania usługi dostęp do wody, energii elektrycznej oraz udostępni właściwe pomieszczenia dla potrzeb osób wykonujących usługę sprzątania. G. Wykonując przedmiot zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do wyposażenia pracowników w jednolity ubiór roboczy oraz imienne identyfikatory wraz ze zdjęciem, które należy nosić w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. H. Pracownicy wykonujący czynności sprzątania będą musieli posiadać zaświadczenie o ukończeniu szkolenia o ochronie danych osobowych. I. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia aneksu do umowy w przypadku: zmiany metrażu powierzchni biurowej zajmowanej przez Zamawiającego w okresie jej obowiązywania. Cena za 1m2 sprzątania zwiększonej powierzchni biurowej będzie ceną jaką zaproponował Wykonawca w swojej ofercie, natomiast jej zmniejszenie będzie skutkowało zmniejszeniem wartości przedmiotu zamówienia o wartość różnicy m2. Przedmiot zamówienia współfinansowany jest ze środków finansowych: Planu Budżetu Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku. Projektu Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na rok 2016 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Projektu Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego na rok 2016 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. 3. Kod CPV: Wymagany termin wykonania zamówienia: Termin wykonania zamówienia: od r. do r. 5. Informacja na temat możliwości składania ofert częściowych (wypełnić, jeśli dotyczy). nie dotyczy 6. Kryteria wyboru oferty: (należy określić wagi punktowe lub procentowe do poszczególnych kryteriów). Lp. Nazwa kryterium Waga oceny 1. Cena oferty brutto 70 % 2. Doświadczenie 30 %

6 7. Kryteria z zakresu klauzul społecznych (w szczególności kryteria dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych, bezrobotnych lub osób, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, oraz ograniczenia możliwości złożenia oferty przez podmioty ekonomii społecznej minimum w przypadku zamówień, których przedmiotem jest zakup usług cateringowych w związku z działaniami realizowanymi w ramach projektu pomocy technicznej POWER lub RPO na lata ), jeśli dotyczy: nie dotyczy. 8. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium. Oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. ΣPK = PC + PD, gdzie: PK- ilość punktów za wszystkie kryteria, PC- ilość punktów za kryterium Cena oferty, PD- ilość punktów za kryterium Doświadczenie (PC) Ocena ceny oferty 70% W ramach kryterium ceny oferty przyjęto następujący wzór: najniższa oferowana cena brutto PC = x 100 x 70 % cena brutto oferty badanej Liczba punktów zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Cena oferty musi zawierać: wszelkie koszty i składniki niezbędne do zrealizowania zamówienia, obowiązujący podatek od towarów i usług VAT (PD) - Ocena doświadczenia wykonawcy polegające na świadczeniu usług sprzątania w budynkach użyteczności publicznej 30 %. Punkty za doświadczenie zostaną przyznane, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) samodzielnie wykonał, tj. zrealizował, zakończył, a w przypadku świadczeń wykonywanych okresowo lub ciągłych wykonuje, powyżej trzech zamówień, polegających na świadczeniu usług sprzątania w budynkach użyteczności publicznej o powierzchni nie mniejszej jak 50% powierzchni Zamawiającego (tj. co najmniej 822,77 m2), każde trwające przez okres minimum 12 kolejnych miesięcy. W przypadku umów będących w trakcie wykonywania, okres już zrealizowanych usług nie może być krótszy niż 12 miesięcy. Podstawą do oceny w ramach ww. kryterium będą informacje przedstawione przez Wykonawcę w ofercie (Formularz ofertowy pkt. 2). Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia listy zrealizowanych usług ww. zakresu, z podaniem ich odbiorców, okresu wykonywania usługi oraz powierzchni objętej usługą, na potwierdzenie których dołączy referencje (w przypadku braku referencji, przedstawiona usługa nie zostanie przez Zamawiającego uwzględniona).

7 Sposób obliczania liczby punktów za sumę przeprowadzonych usług: 1-3 usług - 0 punktów, 4-6 usług - 5 punktów, 7-9 usług - 10 punktów, usług - 15 punktów, powyżej punktów. Obliczenie oceny oferty w ramach kryterium PD nastąpi wg. następującego wzoru: ilość uzyskanych punktów badanej oferty PD = x 100 x 30 % najwyższa ilość uzyskanych punktów spośród badanych ofert Liczba punktów zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Na potrzeby postępowania Zamawiający przyjmuje następującą definicję: Budynek użyteczności publicznej należy przez to rozumieć budynek przeznaczony na potrzeby administracji publicznej, wymiaru sprawiedliwości, kultury, kultu religijnego, oświaty, szkolnictwa wyższego, nauki, wychowania, opieki zdrowotnej, społecznej lub socjalnej, obsługi bankowej, handlu, gastronomii, usług, w tym usług pocztowych lub telekomunikacyjnych, turystyki, sportu, obsługi pasażerów w transporcie kolejowym, drogowym, lotniczym, morskim lub wodnym śródlądowym, oraz inny budynek przeznaczony do wykonywania podobnych funkcji; za budynek użyteczności publicznej uznaje się także budynek biurowy lub socjalny, zgodnie z 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. poz. 1422). 9. Opis sposobu obliczania ceny w składanej ofercie: (cena oferty musi zawierać wszelkie koszty i składniki niezbędne do zrealizowania zamówienia) 1. Wykonawca uwzględniając wszystkie wymogi, o których mowa w zapytaniu ofertowym, powinien w cenie brutto ująć wszelkie koszty niezbędne do prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia oraz uwzględnić inne opłaty i podatki, a także ewentualne upusty. 2. Wykonawca poda cenę oferty w Formularzu ofertowym sporządzonym według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego. Cena podana w Formularzu ofertowym służy do porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty. 3. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN). 4. Cena musi być wyrażona liczbowo, z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku. 5. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. 6. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe. Zamawiający za oczywistą omyłkę rachunkową uzna: a) błędne przemnożenie ilości m2 danego przedmiotu zamówienia przez cenę jednostkową brutto, b) błędną wartość łączną za wykonanie przedmiotu zamówienia w związku ze złym zsumowaniem wartości poszczególnych elementów.

8 10. Oferta ma zawierać: Formularz ofertowy wg załączonego wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego (Wykonawca może sporządzić własny dokument pod warunkiem, że zamieści w nim wszystkie elementy wymagane przez Zamawiającego). 11. Wymagania niezbędne wobec Wykonawcy/warunki udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy spełniający następujący warunek: samodzielnie wykonali, tj. zrealizowali, zakończyli, a w przypadku świadczeń wykonywanych okresowo lub ciągłych wykonują, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie), co najmniej trzy zamówienia, polegające na świadczeniu usług sprzątania w budynkach użyteczności publicznej o powierzchni nie mniejszej jak 50% powierzchni Zamawiającego (tj. co najmniej 822,77 m2), każde trwające przez okres minimum 12 kolejnych miesięcy, z podaniem ich odbiorców, okresu wykonywania usługi oraz powierzchni objętej usługą. W przypadku umów będących w trakcie wykonywania, okres już zrealizowanych usług, nie może być krótszy niż 12 miesięcy. Na poświadczenie spełnienia warunku Wykonawca składa pisemne oświadczenie w Formularzu ofertowym do którego dołącza referencje wykonanych usług. W przypadku braku referencji, przedstawiona usługa nie zostanie przez Zamawiającego uwzględniona. Spełnienie ww. warunku oceniane będzie na zasadzie 0-1; spełnia nie spełnia. W przypadku nie wykazania spełnienia ww. warunku, oferta Wykonawcy podlegać będzie odrzuceniu. 12. Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy złożyć w terminie do dnia r. do godz pisemnie, faxem lub drogą elektroniczną. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed terminem upływu jej składania. Ofertę złożoną w postaci elektronicznej uważa się za skutecznie doręczoną, gdy Zamawiający dokona potwierdzenia jej otrzymania. W tym celu Wykonawca powinien żądać potwierdzenia odbioru przez Zamawiającego. 13. Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcą są: Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są: w zakresie przedmiotu zamówienia: Joanna Żukowska w zakresie Zapytania ofertowego: Agnieszka Chmaruk - Król, od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Zamawiającego. 14. Termin związania ofertą: Ustala się, że składający ofertę pozostaje nią związany przez 15 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 15. Informacja na temat terminu, w jakim winna nastąpić ocena i wybór oferty: do r. 16. Istotne dla zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy (w tym określenie warunków zmian umowy) jeśli dotyczy:

9 Wzór umowy stanowi Załącznik nr W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania przesłanych dokumentów. 18. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny. 19. Zamawiający przewiduje wzrost wartości udzielonego zamówienia do wysokości 50 % wartości określonej w umowie z Wykonawcą (nie więcej niż 50%) na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym i umowie z Wykonawcą. 20. Z udziału w postępowaniu Zamawiający wyklucza wykonawcę powiązanego z nim osobowo lub kapitałowo. Kierownik Zespołu ds. Zamówień Publicznych Barbara Piegat W załączeniu: 1. Wzór formularza ofertowego 2. Wzór Umowy